Tài liệu Bảy lời kuyên khi lựa chọn phần mềm kế toán pptx

Bảy lời kuyên khi lựa chọn phần mềm kế toán
Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn
lựa chọn. Thế nhưng bạn lại băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ
thích hợp nhất với công ty. Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh
doanh của bạn.
Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ
não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như
báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn
kho, liệt kê danh sách khách hàng và các mối quan hệ với công ty…
Có hai loại chính của phần mềm kế toán là Phần mềm chung và Phần mềm chuyên biệt cho từng
ngành. Những phần mềm kế toán được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực kinh
doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá sẽ cao hơn nhiều, chưa
kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn. Những phần mềm kế toán chung
thường là lựa chọn tốt nhất đối với các chủ doanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể chi
phí đầu vào khi gói dịch vụ thường rẻ hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đa dạng hơn.
Muốn lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình, bạn nên
quan tâm tới 7 yếu tố sau đây:
1. Quy mô kinh doanh. Một công ty có doanh số bán hàng 50.000 USD/năm sẽ có những nhu
cầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu nhiều triệu USD. Nếu chỉ là một công ty quy mô
nhỏ, bạn đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại, có nhiều tính năng đa
dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều điều phức tạp hơn nhu cầu thực tế của mình.
2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh. Bạn kinh doanh trong lĩnh vực, ngành công nghiệp
nào? Một vài ngành công nghiệp có những phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cần đến, do nó
được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần lớn các trường hợp,
một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề có thể sẽ đắt hơn, nhưng các lợi ích có được sẽ bù
đắp chi phí bỏ ra, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ
phần mềm kế toán nào.
3. Các thành phần bạn cần. Bạn mong muốn những thành phần nào trong phần mềm kế toán?
Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản; trong khi
có những phần mềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính toán ngân quỹ, hoá đơn, giao
diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng... Thậm chí có phần mềm còn phân tích được sự

dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn
cụ thể hơn về sự biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng một mặt
hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp.
4. Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng. Việc mua sắm phầm mềm chỉ là bước đi đầu tiên trong một
quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là bạn phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bán hàng hiệu
quả, bao gồm nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại, đào tạo...
5. Các nguồn lực tài chính.Bạn có những nguồn lực tài chính nào để đầu tư cho phần mềm kế
toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chi phí -
lợi nhuận nhất định. Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất với công ty
bạn, hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn
sẵn sàng bỏ ra.
6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp. Hãy tham khảo ý kiến của các nhân viên kế
toán trong công ty khi lựa chọn phần mềm kế toán, bởi vì họ là một trong những nguồn lực chính
mà bạn sẽ phải trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử dụng phần mềm đó. Hơn nữa,
nhân viên kế toán của bạn nên xác nhận phần mềm kế toán bạn dự định mua là đáng tin cậy và
đảm bảo việc quản lý dữ liệu tài chính được hiệu quả nhất. Điều quan trọng là nhân viên kế toán
và phần mềm kế toán phải phối kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần vào thành công chung
của công ty bạn.
7. Dễ dàng sử dụng. Đây là yếu tố này thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm kế
toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huy hiệu
quả tối đa. Cho dù phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ, song
nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua. Đừng quá nhiệt tình với
việc mua sắm các gói phần mềm cung cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự
cần đến, chẳng hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in barcode, máy
scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo biểu. Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn
mua phải đơn giản, có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn.
Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhập
khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng.
Tổng kết
Bảy nhân tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn tiến hành mua sắm một phần mềm tài chính kế

toán cho công ty. Hãy nhớ rằng, việc có một công cụ thích hợp trợ giúp bạn trong các hoạt động
quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí không nên được xem là nhân tố hàng đầu
khi lựa chọn phần mềm kế toán.
Lời khuyên cuối cùng: Bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng với bất cứ phần mềm mới nào, vì
vậy, hãy cẩn thận khi lựa chọn phần mềm đó và nên nhớ lại tất cả những lời khuyên ở trên để
sửa chữa sai lầm. Điều đó sẽ giúp bạn có một hệ thống tài chính có tổ chức, cung cấp cho bạn
những số liệu tài chính có chất lượng để thực thi một cách hiệu quả kế hoạch phát triển kinh
doanh.
Admin (Theo
www.bwportal.com / Entrepreneur
)