TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

C

HƯƠNG 2
TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
TỐN

1


MỤC TIÊU
• Hiểu rõ thế nào là cơ sở dữ liệu.
• Biết cách tạo một cơ sở dữ liệu theo mơ
hình REA.
• Biết cách tổ chức dữ liệu theo hệ CSDL.
• Phân biệt các phương thức xử lý trong hệ
thống xử lý bằng máy.
• So sánh được cách thu thập dữ liệu, xử lý
và lưu trữ dữ liệu bằng thủ cơng và trên
nền máy tính.
2


1. CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.1 Cơ sở dữ liệu là gì?
• Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ ở
các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều
người sử dụng.

A,B,C

Chương trình
1

Chương trình
1
A,B,C
D,E

D,E

Chương trình
2

Hệ quản trị
CSDL
Chương trình
2

3


1. CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.2. Các khái niệm:
a) Thực thể (Entity): là một sự vật, sự việc tồn tại và có
thể phân biệt được. (Ví dụ: hàng hóa, nhân viên, mua
hàng…)
b) Trường dữ liệu (Field): tập hợp tất cả thông tin về một
thuộc tính nào đó của thực thể. (Ví dụ: Màu sắc, kích
cỡ…)
c) Tệp tin (record): tập hợp tồn bộ thơng tin về 1 thực thể

nhất định. (Ví dụ: thông tin về mẫu mã, nơi sản xuất,…
của sản phẩm máy in hiệu Xeron trong dữ liệu hàng tôn
kho).
d) Tập tin (file): tập hợp dữ liệu của nhiều thực thể có
chung một cấu trúc. Thơng thường tập tin được biểu
diễn dưới dạng bảng.
4


Ví dụ: dữ liệu tài sản được thể hiện trên bảng TAISAN
TÀI SẢN

Thực thể

Field (trường)

Tập tin

Record (tệp tin)

MSTS

TÊN TS

NGUYEN NGAYSD THOIGIA
GIA
NKH

…

…

1102

Máy
lạnh

45000 01-01- 10
00
11

1103

Máy
bơm

19720 01-01- 10
00
11

…

…

…

…

…

…

…

…
5


1. CƠ SỞ DỮ LIỆU
– Một sự sắp xếp các tập tin dữ liệu (file) có mối
liên hệ với nhau tạo thành cơ sở dữ liệu
(database).

PHÂN
XƯỞNG

TÀI SẢN
MUA
HÀNG

6


2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
(DATABASE MANAGEMENT SYSTEMS)
2.1. Khái niệm:
Hệ quản trị dữ liệu là một tập hợp các
chương trình và dữ liệu cho phép người
sử dụng tạo lập và cập nhật các tập tin,
tuyển chọn và lấy thông tin, dữ liệu, cũng

như lập các báo cáo dưới nhiều dạng
khác nhau.

7


2.2. Vai trò của Cơ sở dữ liệu:
Database
A B
C D
E F

Hệ quản trị CSDL

Chương trình Chương trình Chương trình
QL nhân viên
HTK
QL mua hàng

• Cơ sở dữ liệu trong hệ
quản trị CSDL được xem
như là trung tâm nguồn
dữ liệu để sử dụng cho
tồn hệ thống chứ khơng
chỉ riêng cho một bộ phận
nào.
• Hệ quản trị CSDL (DBMS)
được xem như là mặt
ngăn cách giữa CSDL và
các ứng dụng khác.

8


Database
A B
C D
E F

Hệ quản trị CSDL

Chương trình Chương trình Chương trình
QL nhân viên
HTK
QL mua hàng

• Sự kết hợp giữa
CSDL, hệ quản trị
CSDL và các
chương trình chức
năng tiếp cận
CSDL được xem
như là hệ thống
CSDL

9


3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG
CSDL

• Hệ thống CSDL cung cấp những tiện ích
như sau:
– Dữ liệu thống nhất.
– Dữ liệu chia sẻ dễ dàng.
– Báo cáo linh hoạt.
– Hạn chế dữ liệu dư thừa và mâu thuẫn.
– Dữ liệu độc lập.
– Tăng hiệu quả quản trị dữ liệu.
– Hỗ trợ chức năng phân tích.
10


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA

4.1.Khái niệm về mơ hình REA:
• Mơ hình dữ liệu REA được phát triển cho
việc thiết kế hệ thống thông tin kế tốn.
– Mơ hình tập trung vào tính logic của các chu
trình kinh doanh.
– Mơ hình cung cấp chỉ dẫn cho việc nhận dạng
các thực thể trong CSDL và thiết lập cấu trúc
mối quan hệ giữa các thực thể

11


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
4.2. Các dạng cơ bản của thực thể:

• Nguồn: thành phần mà hệ thống tiếp nhận hay sử
dụng. Thông thường là những vật có giá trị kinh tế.
• Sự kiện: là hoạt động mà tổ chức tham gia.
• Đối tượng: tham gia vào từng sự kiện. Bao gồm
con người và tổ chức tham gia vào sự kiện và
thông tin cần thiết để thiết lập, kiểm sốt và đánh
giá mục đích.

12


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
4.3. Mối quan hệ cấu trúc trong mơ hình
REA:
– Mơ hình dữ liệu REA mơ tả một sơ đồ mối
quan hệ cơ bản của 3 loại thực thể là nguồn,
sự kiện và đối tượng.
– 3 quy tắc trong mối quan hệ cấu trúc:
• Quy tắc 1: mỗi sự kiện được liên kết ít nhất một
nguồn có ảnh hưởng đến sự kiện đó.
• Quy tắc 2: mỗi sự kiện được liên kết với ít nhất
một sự kiện khác.
• Quy tắc 3: mỗi sự kiện liên kết ít nhất 2 đối tượng.
13


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA

Nguồn A

Sự kiện A

Đối tượng A

Đối tượng B

Nguồn B

Sự kiện B

Đối tượng C
14


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
• Quy tắc 1: mỗi sự kiện được liên kết ít
nhất một nguồn có ảnh hưởng đến sự
kiện đó.
• Sự kiện ảnh hưởng đến nguồn:
– Nếu sự kiện xảy ra làm cho nguồn tăng lên, gọi là sự
kiện “nhận”.
– Nếu sự kiện xảy ra làm cho nguồn giảm xuống, gọi là sự
kiện “cho”.

15

4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
• Ví dụ: Mua hàng trả bằng tiền mặt
- Sự kiện “nhận” là hoạt động nhận hàng.
- Sự kiện “cho” là hoạt động chi tiền mua hàng.
- Nguồn hình thành là Hàng tồn kho và Tiền.

Hàng tồn
kho

Nhận
Hàng tồn
kho

16


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
• Khơng phải các sự kiện xảy ra cũng làm cho
nguồn thay đổi.
• Nếu khách hàng đặt hàng nhưng chưa trả tiền và
nhận hàng ta gọi là sự kiện “dự bị” Sự kiện này
cũng được ghi nhận trong mơ hình như là một sự
kiện gián tiếp làm thay đổi nguồn lực.

17


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN

MƠ HÌNH REA
• Quy tắc 2: mỗi sự kiện được liên kết
với ít nhất một sự kiện khác.
– Sự kiện “cho” và “nhận” được liên kết với
nhau được gọi là mối quan hệ đối ngẫu.
– Mối quan hệ này thể hiện quy luật căn bản
trong kinh doanh đó là khi tham gia một hoạt
động nào đó đều phải đánh đổi 1 hay nhiều
nguồn lực để có được nguồn lực khác.
– Mỗi chu trình kinh doanh đều có thể được mơ
tả bằng mối quan hệ cho – nhận này.
18


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
• Ví dụ: Mua hàng trả bằng tiền mặt
- Sự kiện “nhận” là hoạt động nhận hàng.
- Sự kiện “cho” là hoạt động chi tiền mua hàng.

Chi tiền

Nhận
hàng

19


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA

• Khơng phải tất cả mối quan hệ giữa 2 sự
kiện đều mang tính đối ngẫu cho – nhận.
– Sự kiện “dự bị” được liên kết với các sự kiện
khác nhằm phản ánh mối quan hệ nguyên
nhân – hệ quả.
– Ví dụ:
• Nhận đặt hàng của khách hàng (sự kiện giả), sẽ
dẫn đến:
• Nhận hàng (sự kiện nhận) và chi tiền (sự kiện
cho).
20


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA
• Quy tắc 3: mỗi sự kiện liên kết ít nhất 2
đối tượng.
– Tất cả mọi hoạt động của đơn vị đều có sự
góp mặt của nhân viên trong đơn vị với đối
tượng bên ngoài nên mỗi sự kiện diễn ra đều
có ít nhất 2 đối tượng tham gia.

21


4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU DỰA TRÊN
MƠ HÌNH REA

4.4. Lập mơ hình REA cho chu trình
nghiệp vụ :

• Để phát triển mơ hình REA cho một chu
trình nào đó bất kỳ, chúng ta có 3 bước:
– Bước 1: nhận dạng sự kiện cần lấy thông tin.
– Bước 2: Nhận dạng nguồn lực chịu sự tác
động bởi sự kiện và đối tượng tham gia sự
kiện đó.
– Bước 3: quyết định dạng cho các mối quan
hệ. (một – một, một – nhiều, nhiều – nhiều)
22


Bước 1: nhận dạng sự kiện cần lấy
thơng tin
• Trong mơ hình REA, ít nhất phải có 2 sự
kiện cho và nhận.
• Các sự kiện mà nhà quản lý cần cho việc
hoạch định, kiểm soát hoặc giám sát cũng
được đưa vào mơ hình.
• Ví dụ: Ghi nhận thời gian nhân viên làm việc để
tính lương.

23


Bước 1: nhận dạng sự kiện cần lấy
thơng tin
• Ví dụ: Một số công việc tiêu biểu về hoạt động
bán hàng – thu tiền.
–
–

–
–
–

Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
Điền thơng tin mua hàng.
Gửi đơn đặt hàng.
Thu tiền.
Giao hàng
•
•
•
•
•

Trong đó:
Sự kiện “nhận” là hoạt động thu tiền.
Sự kiện “cho” là hoạt động giao hàng.
Sự kiện “dự bị” là nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Điền thông tin mua hàng và gửi đơn hàng không được xem
là sự kiện cho hay nhận hay sự kiện dự bị vì khơng làm cho
nguồn lực tăng hay giảm một cách gián tiếp hay trực tiếp.
24


Bước 1: nhận dạng sự kiện cần lấy
thông tin
Đặt hàng

Bán hàng

• Các thực
thể sự
kiện được
vẽ lần
lượt từ
trên
xuống
dưới

Nhận tiền
25