Tài liệu CHỨC VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN doc

1
5/6/2007
1
CHNG 2
T chc và qun lý d liu trong
H thng thông tin k toán
5/6/2007
2
Mc tiêu
 Hiu và phân tích đc các nh hng
ca Công ngh thông tin đn H thng
thông tin k toán trong doanh nghip
 Nm bt cách thc t chc d liu, t
chc thu thp d liu và x lý d liu
trong h thng k toán máy.
 ERP, TMT và h thng thông tin k
toán trong doanh nghip
5/6/2007
3
Tng quan
 S phát trin ca CNTT nh hng đn
toàn b hot đng sn xut kinh doanh
 Nhu cu v thông tin k toán
 òi hi v tính kp thi, trung thc, đáng
tin cy ca thông tin k toán
 C hi và thách thc ca hot đng k
toán
5/6/2007
4
Ni dung
 c đim h thng k toán trên nn máy tính

 nh hng ca công ngh thông tin đn h
thng thông tin k toán
 T chc d liu- thu thp và x lý d liu k
toán
 H thng qun lý các ngun lc doanh nghip
ERP
 Thng mi đin t
2
5/6/2007
5
c đim h thng k tốn trên nn máy tính
 Hn ch c bn ca h thng k tốn
th cơng
 Các mc đ ng dng cơng ngh thơng
tin vào cơng tác k tốn
 c đim ghi nhn và hch tốn ban đu
 c đim q trình x lý nghip v
 c đim thơng tin đu ra và q trình
cung cp thơng tin
5/6/2007
6
Hn ch c bn ca h thng k
tốn th cơng
 Trình t x lý d liu k tốn th cơng
Sự kiện kinh tế
Chứng từ gốc
Tạo các DL và được ghi ban
đầu
Sổ nhật ký
Phân loại xác đònh DL sẽ

ảnh hưởng tới đối tượng nào
(ĐK nợ/ có)
Sổ tài khoản
Báo cáo
Tổng hợp tạo thông tin truyền
đạt tới người sử dụng
Chuyển DL vào TK nơi lưu trữ về
đối tượng bò ảnh hưởng
5/6/2007
7
Hn ch c bn ca h thng k
tốn th cơng
 Hn ch trong ghi nhn hot đng ca
doanh nghip
 Hn ch trong cung cp thơng tin cho
ngi s dng
 D liu b trùng lp khi x lý và lu tr
5/6/2007
8
Các mc đ ng dng cơng ngh
thơng tin vào cơng tác k tốn
 Trình t x lý d liu trong h thng k
tốn máy
Sự kiện kinh tế
Chứng từ gốc
Tạo các DL và được
ghi ban đầu trên
chứng từ
Cơ sở dữ liệu
DL được lưu trữ trong

các tập tin liên quan
Báo cáo
Người sử dụng lựa
chọn hay tạo báo
cáo về thông tin
yêu cầu
3
5/6/2007
9
Các mc đ ng dng công ngh
thông tin vào công tác k toán
 Bán t đng
 T đng hoá công tác k toán
 T đng hoá công tác qun lý toàn
doanh nghip
5/6/2007
10
c đim h thng k toán máy
 c đim ghi nhn và hch toán ban đu
 Chng t đc lp bng tay đn t bên
ngoài h thng k toán
 Chng t đc in t phn mm k toán
 Các nghip v k toán đc x lý t đng
 D liu đu vào đc chuyn t các h
thng máy tính khác trong doanh nghip
 Chng t đin t
5/6/2007
11
c đim h thng k toán máy
 c đim quá trình x lý nghip v

 Các du vt ca quá trình x lý nghip v
không quan sát đc bng mt
 Cp nht mt ln, nh hng ti nhiu d
liu
 Quá trình x lý bng máy đc thc hin t
đng
 Kh nng cài đt các tính nng kim soát
trong phn mm k toán
5/6/2007
12
c đim h thng k toán máy
 c đim thông tin đu ra và quá trình
cung cp thông tin
 D liu sn có trong máy tính.
 Thông tin có hay không có ph thuc vào
phn mm k toán và ngi s dng phn
mm.
  chính xác, trung thc và bo mt ca
thông tin cn phi đc kim đnh k.
4
5/6/2007
13
nh hng ca công ngh thông tin
đn h thng thông tin k toán
 Tính trung thc và đáng tin cy ca
thông tin k toán
 Tính kp thi trong quá trình x lý s liu
và cung cp thông tin
 T chc d liu- thu thp- x lý và lu
tr d liu k toán

 Ni dung, hình thc và tính pháp lý ca
thông tin k toán
5/6/2007
14
Tính trung thc và đáng tin cy ca
thông tin k toán
 Sai sót và gian ln trong môi trng k
toán máy tính
 Sai sót và gian ln v nhp liu
 Sai sót và gian ln v x lý nghip v
 Sai sót và gian ln v thông tin đu ra
 Sai sót và gian ln v lu tr và bo mt
thông tin
5/6/2007
15
Tính trung thc và đáng tin cy ca
thông tin k toán
 Ri ro đi vi thông tin k toán
 Phn mm đc lp trình sai
 Phn mm không phù hp vi ch đ k
toán
 Thông tin k toán b mt hay không đúng do
li thit b, li ngi dùng
 Thông tin k toán b đánh cp, b l bí mt
 H thng b phá hu
5/6/2007
16
Tính trung thc và đáng tin cy ca
thông tin k toán
 Thông tin k toán trung thc hp lý và

đáng tin cy ph thuc vào tính kim
soát, đ n đnh ca h thng và nng
lc ca ngi s dng h thng
 ánh giá tính trung thc và đáng tin cy
ca thông tin k toán trong môi trng
máy tính thng gp nhiu khó khn
 Nhn thc, k nng và các hiu bit v
CNTT ca ngi s dng rt quan trng
5
5/6/2007
17
Tính kp thi trong quá trình x lý s
liu và cung cp thông tin
 Kh nng tính toán, tc đ x lý, kh nng
truy cp, chia s, truyn ti d liu trên mng
máy tính giúp cho vic x lý d liu và cung
cp thông tin nhanh chóng, kp thi.
 Các gii hn v khi lng nghip v, khon
cách đa lý, … không còn quan trng khi t
chc công tác k toán
 Nu mt ngày không có máy tính và không có
internet…?
5/6/2007
18
T chc d liu- thu thp- x lý và
lu tr d liu k toán
 S thay đi vai trò ca s k toán và hình thc
k toán
 S bin mt dn ca các tài liu k toán giy
 S xut hin các khái nim, các phm trù mi:

c s d liu, tp tin, bng d liu, …
 D liu k toán đc thu thp và x lý không
ch bng vic lp chng t và ghi s k toán
 Công vic nhp liu có th không do nhân
viên k toán thc hin
5/6/2007
19
T chc d liu- thu thp- x lý và
lu tr d liu k toán
 Mi quan h gia k toán tng hp, k toán
chi tit, gia ghi Nht ký và ghi S Cái
 Kim tra, đi chiu d liu, thông tin k toán
có th không theo các phng pháp truyn
thng.
 Mt s các phng pháp, nguyên tc k toán
có th b vi phm
 D liu k toán ca c 1 niên đ có th đc
to và x lý nhiu ln cho đn khi đáp ng
yêu cu
 Kim soát?
5/6/2007
20
Ni dung, hình thc và tính pháp lý
ca thông tin k toán
 Tính đa dng v ni dung và hình thc
ca thông tin k toán
 Tính pháp lý ca thông tin k toán vn
da trên quan đim truyn thng: In trên
giy, ký tên và đóng du
 Thông tin k toán d dàng đáp ng các

yêu cu ca ngi dùng, tuy nhiên thông
tin k toán trên giy và d liu k toán
trên máy có thng nht vi nhau?
6
5/6/2007
21
T chc d liu- thu thp và x lý
d liu k tốn
 T chc d liu
 T chc thu thp d liu
 Phng pháp t chc x lý d liu
5/6/2007
22
T chc d liu
 D liu là các s vic, s kin ban đu,
các nghip v đc ghi chép mt cách
ri rc, cha đc x lý.
 D liu đc th hin bng con s, ký t
(Letters), ký hiu (Symbol), hình v
 X lý d liu là vic chuyn d liu
thành thơng tin
 Tt c các d liu ca DN to thành c
s d liu ca DN.
5/6/2007
23
T chc d liu
 Tt c các d liu đc lu tr và đc
s dng bi doanh nghip to thành c
s d liu ca doanh nghip.
 D liu đc t chc logic theo: vùng

d liu, mu tin, tp tin, CSDL
Ký tự Vùng DLï Mẩu tin Tập tin CSDL
5/6/2007
24
T chc d liu
 T chc d liu theo h qun tr d liu
Cơ sở dữ
liệu
(Data
base)
Hệ quản
trò CSDL
(DBMS)
Chương
trình ứng
dụng 1
Chương
trình ứng
dụng 2
Chương
trình ứng
dụng 3
Người
sử
dụng
7
5/6/2007
25
T chc d liu
C s d liu quan h

 Có nhiu kiu cu trúc CSDL (mô hình d
liu)
 Cu trúc phân cp hình cây
 Cu trúc mng
 Cu trúc quan h
 CSDL kiu quan h là mô hình d liu ( cp
khái nim) đc lu tr di dng bng hay
còn gi là các quan h (relation)
5/6/2007
26
430421210-001
115 Nguyn Hu
KHTN-01
KPMG Vit Nam
430121280-001
29 Lê Dun,
Q.01
KHNN-01Chase Mahattan
Mã s thua ch
Mã KHTên khách hàng
56725.000.0003PR-002KHNN-01154/047870
KHTN-01
KHTN-01
Mã KH
20.000.000
10.000.000
Giá
3452PC-00213/4/047869
3451PC-00113/4/047869
HSLMã hàngNgày hđnS hđn

Khóa chính
Khóa ngoi
Thuctính
T chc d liu
5/6/2007
27
T chc d liu
Yêu cu mt quan h
 Mt quan h ch có mt vùng khóa chính
 Tt c các thuc tính mô t trong quan h phi
ph thuc vào vùng khoá chính .
 Tt c các thuc tính ngoài tên gi phi đc
lp ch không ph thuc vào nhau.
  có th liên kt các quan h vi nhau, cn
có vùng khoá liên kt (thuc tính liên kt).
 Th t các ct không quan trng
5/6/2007
28
T chc d liu
Mi liên kt ca D Liu
 Liên kt 1:1
Ví d: Nhân viên và Bng chm công
 Liên kt 1:n
Ví d: Khách hàng và Hoá đn
 Liên kt n:m
Ví d: Hàng hoá và hoá đn
8
5/6/2007
29
T chc d liu

Mơ hình mi liên kt thc th
Ví d
HÀNG HÓA ĐẶT HÀNG
CHI TIẾT
ĐẶT HÀNG
KHÁCH
HÀNG
5/6/2007
30
T chc d liu
 ng dng mơ hình quan h
 Trong vic thit k c s d liu
 Trong vic kim sốt d liu k tốn
 Nhp liu
 Cp nht d liu
 Xố d liu
 Bo trì d liu
5/6/2007
31
T chc d liu
Ví d: Mt doanh nghip thng mi có các đc đim sau:
- Khi khách hàng cn mua hàng s gi đn đt hàng cho doanh
nghip. Cn c đn đt hàng doanh nghip s lp lnh bán
hàng. Mi đn đt hàng s đc lp 1 lnh bán hàng và ngc
li. Sau đó cn c vào lnh bán hàng đ lp phiu giao hàng,
phiu xut kho và hố đn. Mi lnh bán hàng s có 1 phiu giao
hàng, 1 phiu xut kho, 1 hố đn và ngc li. Trên mi chng
t có nhiu mt hàng
đc bán. Khách hàng có th đt mua
hàng nhiu ln trên các đn đt hàng khác nhau.

- Hàng hố có th đc xut t nhiu kho, nhng mi phiu xut
kho ch dùng đ xut hàng ti 1 kho hàng nht đnh.
- Khách hàng thanh tốn tin hàng bng séc. Mi ln có th thanh
tốn cho nhiu hố đn, và 1 hố đn có th đc thanh tốn
nhiu ln.
Hãy xác đnh các mi liên kt d liu, v s đ quan h và nêu các
d liu cn nhp khi nhp liu nghip v bán hàng cho doanh
nghip trên
5/6/2007
32
T chc thu thp d liu
 Phân tích các chu trình hot đng ca doanh
nghip
 Xác đnh các thơng tin đu ra cn cung cp, t đó
xác đnh các d liu đu vào cn đc nhp liu.
 Xác đnh các chng t cn thit cho vic nhp
liu, chng t nào đc dùng làm c s nhp
liu, chng t nào đc dùng đ đi chiu, kim
tra; chng t nào cn đc in sau khi kt thúc
nhp liu
 Xác đnh các d liu cn đc nhp vào h thng
trên các chng t liên quan.
9
5/6/2007
33
T chc thu thp d liu
Ví d:
Da vào ví d phn T chc d liu, hãy xác đnh
các d liu cn thu thp trong 2 trng hp sau:
- Phn mm nhp liu t đn đt hàng ca khách

hàng, nhp liu và in Lnh bán hàng. Sau đó cn
c vào d liu ca lnh bán hàng đ in các chng
t khác và cp nht s k toán có liên quan
- Phn mm nhp liu t hoá đn bán hàng, t
đng cp nht nghip v xut kho, sau đócp
nht s k toán có liên quan.
5/6/2007
34
Phng pháp t chc x lý d liu
Có 2 phng pháp t chc x lý d liu
 X lý theo lô
 Nghip v cùng loi, cùng ni dung đc
tp hp, sau đó đc nhp liu và lu
tm thi, cha cp nht
 nh k cp nht d liu
 Sau khi cp nht d liu mi xem, in đc
các báo cáo
 u nhc đim? iu kin vn dng?
5/6/2007
35
Phng pháp t chc x lý d liu
Có 2 phng pháp t chc x lý d liu
 X lý trc tuyn theo thi gian thc
 D liu riêng l đc nhp liu ngay khi
nghip v phát sinh và đc cp nht
ngay sau khi nhp liu
 Báo cáo có th xem, in ngay sau khi nhp
liu
 u nhc đim? iu kin vn dng?
5/6/2007

36
H thng qun lý các ngun lc
doanh nghip ERP
 Gii thiu các h thng ERP VN và
nc ngoài
 Rinpoche (SSP), IRP (AZ Solution), …
 SAP, Oracle, Solomon, …
 Nhn đnh?
10
5/6/2007
37
H thng qun lý các ngun lc
doanh nghip ERP
 nh ngha ERP và các đc đim ERP
 ERP- Enterprise Resource Planning System- H
thng hoch đnh/ qun tr các ngun lc ca
doanh nghip. H thng Hoch đnh/ qun tr các
ngun lc doanh nghip là mt thut ng đc
dùng đ mô t mt lot các hot đng do phn
mm máy tính h tr. Các hot đng này s giúp
mt doanh nghip qun lý các tác nghip chính bao
gm k toán, phân tích tài chính, qun lý mua
hàng, qun lý tn kho, hoch đ
nh và qun lý sn
xut
5/6/2007
38
H thng qun lý các ngun lc
doanh nghip ERP
 nh ngha ERP và các đc đim ERP

 c đim ERP:
 ERP là mt h thng tích hp qun tr sn xut kinh doanh. Tích
hp có ngha là mi công đon, mi ngi, mi phòng ban chc
nng đu đc liên kt, cng tác vi nhau trong mt quá trình
hot đng sn xut kinh doanh thng nht.
 ERP là mt h thng do con ngi làm ch vi s h tr ca
máy tính. Nhng cán b chc nng, nghip v mi là chính, còn
phn mm và máy tính ch là h tr.
 ERP là mt h thng hot đng theo quy tc, có ngha là h
thng phi hot đng theo các quy tc và các k hoch rõ ràng.
K hoch sn xut phi đc lp theo ra theo nm, tháng, tun.
H thng s không hot đng khi không có k hoch.
 ERP là h thng vi các trách nhim đc xác đnh rõ. Ai làm
vic gì, trách nhim ra sao phi đc xác đnh rõ trc.
 ERP là h thng liên kt gia các phòng ban trong công ty. Các
phòng ban làm vic, trao đi, cng tác vi nhau ch không phi
mi phòng ban là mt cát c.
5/6/2007
39
H thng qun lý các ngun lc
doanh nghip ERP
 nh ngha ERP và các đc đim ERP
 Tính phân h ca ERP: Phn mm có cu trúc phân h là mt tp
hp gm nhiu phn mm riêng l, mi phn mm có mt chc
nng riêng. Tng phân h có th hot đng đc lp nhng do bn
cht ca h thng ERP, chúng kt ni vi nhau đ t đng chia s
thông tin vi các phân h khác nhm to nên mt h thng mnh
h
n.
 Các phân h c bn ca mt phn mm ERP đin hình có th nh

sau:
 K toán
 Mua hàng
 Hàng tn kho
 Sn xut
 Bán hàng
 Qun lý nhân s và tính lng.
 Qun lý quan h khách hàng
 …
5/6/2007
40
H thng qun lý các ngun lc
doanh nghip ERP
 ERP và H thng thông tin k toán trong
doanh nghip
 Công vic k toán và t chc công tác k
toán
 Luân chuyn chng t
 Nhp liu và x lý d liu k toán
 Kim tra và soát xét d liu và thông tin k
toán
 Chia s d liu và lu tr d liu
11
5/6/2007
41
Thng mi đin t
 Khái nim và các đc đim TMT
 TMT là gì?
 c đim TMT
 Các loi hình giao dch TMT

 B2B: giao dch gia doanh nghip vi doanh nghip, ví d
www.ecvn.gov.vn
 B2C: giao dch gia doanh nghip vi khách hàng, ví d
www.megabuy.com.vn
 C2C: giao dch gia khách hàng vi khách hàng, ví d
www.1001shoppings.com
 i tng kinh doanh trong lnh vc TMT
5/6/2007
42
Thng mi đin t
 Các giao dch thng mi đin t
 Hot đng qung cáo, khuyn mãi
 Hot đng bán hàng
 Hot đng thanh toán
 T chc sàn giao dch
5/6/2007
43
Thng mi đin t
 T chc ghi nhn d liu k toán t các
giao dch TMDT
 Chng t đin t
 Thi đim ghi nhn nghip v
 S thay đi ca mt vài phng pháp k
toán
 Bo mt và tính pháp lý ca thông tin k
toán