ĐAKD 1 _ Phân tích Nhân sự CTY TNHH IN BDT VIỆT NAM _ Nhóm Freshmen _ Nguyễn Đoàn Phương Quyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Nhóm Freshmen:
Quách Vy Phương
Trần Thị Minh Thư
Nguyễn Kim Xuyến
Nguyễn Đồn Phương Qun

ĐỀ ÁN KINH DOANH 1
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG PHỊNG NHÂN SỰ
CƠNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM

TP. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2021

i


TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Nhóm Freshmen:
Quách Vy Phương – 43202012TPE2
Trần Thị Minh Thư – 43202010TPE2
Nguyễn Kim Xuyến – 43202007TPE2
Nguyễn Đoàn Phương Quyên – 43202008TPE2

ĐỀ ÁN KINH DOANH 1
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG PHỊNG NHÂN SỰ
CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM

Ngành: Quản trị kinh doanh
Chuyên ngành: Quản trị nhân sự

TP. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2021

i


MỤC LỤC

i


A. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
A. 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
B. Công ty Trách nhiệm hữu hạn In BDT Việt Nam là một trong 16 doanh nghiệp

được đầu tư bởi tập đoàn Baoshen Science & Applied Technologies Co., Ltd
(BSN). Công ty được thành lập tại Việt Nam vào năm 2015, chính thức đi vào
hoạt động từ năm 2017, theo hình thức Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn ngồi Nhà
nước, công ty hoạt động tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp do Quốc hội Nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XI, kỳ họp thứ 8 năm 2005 thơng
qua.
−
−
−
−
−
−

Tên Cơng ty bằng tiếng Việt: CƠNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
Tên Cơng ty bằng tiếng nước ngồi: BDT VIET NAM PRINTING CO.,LTD
Mã số doanh nghiệp: 1101792226
Đăng ký lần đầu vào ngày 14 tháng 05 năm 2015
Đăng ký thay đổi lần thứ 08 vào ngày 13 tháng 10 năm 2020
Địa chỉ trụ sở chính: Lơ số 3, Đường 15, Khu cơng nghiệp Tân Đức, xã Hựu

−
−

Thạnh, huyện Đức Hịa, tỉnh Long An
Điện thoại: 0272 3900866
Vốn điều lệ: 521.775.000.000 đồng

C. 2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
D. Vốn là một công ty thuộc tập đồn chun về lĩnh vực in ấn. Cơng ty TNHH In

BDT Việt Nam là thành viên trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phụ trợ cho
ngành dệt may - giày da tại Việt Nam, ngành nghề chủ lực là sản xuất bao bì
đóng gói, tem treo, tem mác, túi đóng gói chất chống ẩm.

E.
F.
4


G.3. CHIẾN LƯỢC TĂNG TRƯỞNG TRONG 5 NĂM TỚI
H. Để phát triển vững chắc cho những năm tới, bên cạnh việc tập trung hiệu quả

sản xuất kinh doanh các mặt hàng truyền thống, Công ty TNHH In BDT Việt

Nam tiếp tục đặt ra các chiến lược tăng trưởng mới như: đa dạng hố sản phẩm
thơng qua đầu tư sản xuất sản phẩm mới, gia tăng giá trị sản xuất bằng việc chủ
động về khn mẫu, tìm kiếm khách hàng mới, tăng thị phần trong ngành…
Tiếp tục đầu tư thiết bị, cơng nghệ hiện đại, xây dựng hồn thiện hệ thống quản
lý tiên tiến, nâng cao chất lượng đội ngũ kỹ thuật, xây dựng môi trường làm việc
chuyên nghiệp văn minh. Phấn đấu với mục tiêu đưa BDT Việt Nam trở thành
một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công nghiệp phụ trợ, chủ
động tham gia vào chuỗi giá trị cung ứng tồn cầu.

I. 4. SỨ MỆNH CỦA CƠNG TY
J.

Từ khi thành lập công ty đến nay, công ty luôn duy trì khái niệm văn hóa doanh
nghiệp đặc sắc: “thành tâm với khách hàng”, sáng tạo, cam kết “chất lượng thứ
nhất”, “hài lịng khách hàng”, “liên tục cải tiến”, tơn chỉ kinh doanh là đảm bảo
môi trường màu xanh.

K. Nhà máy luôn coi trọng nhân tài, chiến lược nhà máy mạnh về kĩ thuật và lấy

con người làm gốc. Thúc đẩy quản lý khoa học và tiêu chuẩn hóa, đổi mới liên
tục và nghiên cứu phát triển, công nghệ sản xuất cốt lõi.

L. 5. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

5


M.

6

N. 6. CHỨC NĂNG CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY
O. 6.1. BAN GIÁM ĐỐC
P.

Là một công ty chuyên sản xuất – gia công, Công ty TNHH In BDT Việt Nam
sản xuất theo đơn hàng, nguồn khách hàng mới chủ yếu đến từ mối quan hệ của
BOD và nguồn khách hàng cũ. Công ty quan tâm nhiều về tiến độ sản xuất và
tối ưu nguồn lực (vật tư và nhân công).

Q. Công ty TNHH In BDT Việt Nam luôn duy trì ngun tắc tầm hạn quản trị hẹp,

với mơ hình cơ cấu liên hợp trực tuyến – chức năng theo kiểu tập trung quyền
lực và chế độ một thủ trưởng. Thông tin được truyền đi theo đường thẳng từ nhà
quản trị cao nhất (Giám đốc) tới các cấp dưới (phòng chức năng nghiệp vụ). Cơ
cấu tổ chức được phân thành hai cấp, đứng đầu là Giám Đốc điều hành mọi hoạt
động trong cơng ty, hỗ trợ cho Giám đốc có Phó Giám Đốc và Quản lý cấp cao
được Giám Đốc ủy quyền quản lý toàn bộ hoạt động tại nhà máy ở Việt Nam,
ngồi ra cịn có Ban trợ lý Ban Giám Đốc, và các phòng chức năng nghiệp vụ.
R. 6.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của Giám Đốc, Phó Giám Đốc và Quản lý
cấp cao
S. Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm điều hành

mọi hoạt động kinh doanh của công ty, giám đốc còn là người điều hành xây
dựng chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với
đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống
nhất sự hoạt động của các bộ phận trong công ty.
T.

Quản lý cấp cao và Phó Giám Đốc tham gia cùng Giám đốc trong việc quản lý
điều hành, giải quyết các vấn đề mà Giám đốc giao phó, đồng thời cũng có
quyền chỉ đạo, phân cơng nhiệm vụ cho các phịng ban, theo chức năng và
nhiệm vụ mà Giám Đốc giao, đồng thời Quản lý cấp cao và Phó Giám Đốc là
7


người được uỷ quyền hợp pháp của Giám đốc, được ký kết các giấy tờ thay
giám đốc nếu được uỷ quyền.
U. 6.1.2. Chức năng của Ban Trợ lý BGĐ (3 thành viên)
−

Chức năng: Hỗ trợ, tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc thực hiện chức
năng quản lý và các hoạt động đối nội, đối ngoại. Thay mặt Giám Đốc duy trì
điều hành tồn bộ các mặt hoạt động của Cơng ty với các Phịng ban. Là người

chịu trách nhiệm với Giám Đốc các công việc do Giám Đốc Công ty ủy quyền.
− Nhiệm vụ:
• Tiếp nhận và đánh giá các đề xuất/ giải pháp/báo cáo từ các phòng ban để
trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
• Tham gia vào việc lập và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động, định
hướng phát triển của Cơng ty.
• Tư vấn và hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong việc hoạch định mục tiêu,
kế hoạch, chính sách theo chức năng được Tổng giám đốc phân cơng;
• Tham mưu cho Giám Đốc trong việc triển khai và thực hiện các chiến
lược phát triển Cơng ty.
• Đề xuất giải pháp thực hiện và giúp việc cho Giám Đốc trong các quan
hệ đối nội, đối ngoại.
• Thu thập, cập nhật, phân tích, tóm lược thông tin về các văn bản pháp
luật mới, thông tin báo chí, về xu hướng thị trường, kiến thức quản lý

•

hiện đại trong các ngành nghề mà Cơng ty đang hoạt động cho BGĐ;
Phối hợp với bộ phận chuyên môn khác để thiết lập và trình Giám đốc
phê chuẩn sự tham gia của công ty đối với các sự kiện, hội nghị, hội thảo,
chương trình xúc tiến thương mại, giải thưởng… trong nước/ngồi
nước/các ngành nghề mà Cơng ty đang hoặc sẽ tham gia hoạt động.

V. 6.2. PHÒNG TỔNG VỤ – NHÂN SỰ (15 THÀNH VIÊN)
−

Chức năng: Điều phối công việc hằng ngày trong công ty, tham mưu cho Ban
Giám Đốc về cơng tác nhân sự, hành chính, pháp chế, lương thưởng, tuyển
dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên. Ngoài ra phòng tổng vụ cũng đảm nhận
8


trách nhiệm truyền thơng với bên ngồi. Chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về
các hoạt động trong thẩm quyền được giao.
− Nhiệm vụ:
• Khi Cơng ty có nhu cầu về tuyển dụng lao động hay điều chỉnh lao động,
Phòng Tổng vụ – Nhân Sự có nhiệm vụ tuyển dụng mới trên cơ sở công
bằng, đảm bảo được những yêu cầu cho vị trí cơng việc cần tuyển chọn
và phù hợp với định biên nhân sự của cơng ty
• Nhu cầu tuyển dụng sẽ được thơng báo bằng nhiều hình thức thơng tin
khác nhau nhằm mở rộng phạm vi tìm kiếm. Mọi cá nhân khi tham gia
•

ứng tuyển đều qua giai đoạn phỏng vấn.
Đảm bảo mỗi cá nhân đều thấu hiểu bảng chức danh cơng việc mà mình

đang thực hiện. Những bảng này mô tả sơ lược về trách nhiệm và quyền
hạn tương ứng cho người thực hiện cũng như đưa ra các yêu cầu về trình

độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm…
• Để đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn và nghiệp vụ cho mọi thành viên
trong Công ty, Công ty luôn đảm bảo cung cấp kiến thức mới và nâng
cao nghiệp vụ cho kỹ thuật viên cũng như các nhân viên trực thuộc tại
các bộ phận văn phòng nhằm xây dựng được đội ngũ kỹ thuật viên và
nhân viên vững mạnh. Nhu cầu bổ sung kiến thức cho nhân viên được
triển khai đối với nhiều đối tượng như là CBCNV tân tuyển, CBCNV cần
nâng cao trình độ.
• Phòng Tổng vụ – Nhân Sự lập kế hoạch đào tạo theo yêu cầu của Ban
Lãnh Đạo/ Tổng hợp các nhu cầu đào tạo từ các bộ phận. Tổ chức thực
hiện đào tạo, tiến hành đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngồi.
• Quản lý và đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc nội bộ luôn được giám
sát, bảo trì và sửa chữa khi có sự cố kịp thời khi xảy ra các vấn đề liên
quan mạng máy tính, email, điện thoại nội bộ...
• Đảm bảo thơng tin của khách hàng, các bên hữu quan được chuyển đến
đúng nơi cần được xử lý và kịp thời, chính xác thông qua hệ thống tổng

9


đài điện thoại nội bộ. Nhân viên trực tổng đài có nhiệm vụ nối máy hoặc
chuyển thơng tin của khách hàng đến người/ bộ phận có liên quan.
• Đảm bảo hoạt động tiếp nhận, chuyển giao, phân phối các văn thư có liên
quan với hệ thống quản lý mơi trường hoặc phục vụ cho hệ thống quản lý
môi trường được chuyển đến đúng người có nhu cầu sử dụng một cách
đầy đủ và kịp thời. Các loại văn thư sẽ được chuyển đến nhân viên quản
lý hồ sơ, từ đây các loại văn thư sẽ được phân loại, cấp số, cập nhật trước

khi chuyển đi theo yêu cầu
• Tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ hệ thống quản lý mơi trường áp dụng tại
Cơng ty.
• Chịu trách nhiệm làm việc với các tổ chức đánh giá bên ngoài khi thực
hiện đánh giá chứng nhận và đánh giá giám sát
• Thực hiện công tác huấn luyện kỹ năng xây dựng, đánh giá và kiểm soát
việc vận hành quản lý hệ thống mơi trường.
• Giám sát và đo lường các khía cạnh mơi trường đáng kể; các rủi ro cao
có thể xảy ra.
• Triển khai việc thực hiện và duy trì đảm bảo tuân thủ các yêu cầu luật
định và các yêu cầu khác về môi trường và quy định làm việc.
• Kiểm sốt an tồn hóa chất trong q trình sử dụng, bảo quản và lưu trữ.
• Lập kế hoạch và phối hợp với các bộ phận liên quan để triển khai và thực
•
•

hiện ứng phó sự cố khẩn cấp hàng năm.
Quản lý ngân sách môi trường hằng năm.
Phát triển các phương án tái chế, tái sử dụng, giảm thiểu ô nhiễm và ngăn

ngừa ô nhiễm
• Đào tạo môi trường cho cán bộ các cấp, hỗ trợ các Bộ phận xây dựng và
•

áp dụng hệ thống quản lý mà Cơng ty áp dụng.
Tổng hợp, lập báo cáo so sánh phân tích kết quả hoạt động mơi trường

của các bộ phận đảm bảo đạt được mục tiêu mơi trường đặt ra.
• Phát triển và thực hiện hệ thống quản lý môi trường để cải tiến liên tục
•

tác động của tổ chức về môi trường;
Cập nhật, ban hành và quản lý hệ thống tài liệu.

W.
10


X. 6.3. PHÒNG NGHIỆP VỤ (17 THÀNH VIÊN)
Y. 6.3.1. Bộ phận Kinh doanh: (8 thành viên)
−

Chức năng: Là nơi tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. Phối hợp với các phòng
ban khác để đảm bảo đơn hàng được giao đến khách hàng đúng hạn, đúng tiêu
chuẩn và đúng số lượng. Tiến hành các hoạt động truyền thông, quản bá thương

hiệu. Tìm kiếm khách hàng mới.
− Nhiệm vụ:
• Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận các yêu cầu của khách
hàng, thảo luận và tiến hành lập hợp đồng (nếu có) cho từng đơn hàng.
Cơ sở để bộ phận kinh doanh thông tin với khách hàng về sản phẩm
Công ty cung cấp đó là giá cả và tình hình năng lực của Cơng ty. Ngồi
ra cũng tiến hành xem xét và triển khai các đơn hàng có được từ nguồn
thơng tin nội bộ, từ Ban Lãnh Đạo.
• Các thơng tin Bộ phận kinh doanh cần xác nhận đối với khách hàng/
người đặt hàng trước khi cam kết thực hiện đơn hàng là:
+ Quy cách sản phẩm;
+ Số lượng;
+ Thời gian giao hàng;
+ Giá cả…

•

Đối với một số đơn hàng đặc biệt (đơn hàng giá trị lớn, đơn hàng dài,
phương thức thanh tốn…), Phịng Kinh Doanh thơng tin kịp thời cho

Ban Lãnh Đạo và các bộ phận liên quan để xin ý kiến chỉ đạo.
• Các thơng tin về đơn hàng đã được làm rõ, Bộ phận kinh doanh sẽ tiến
hành lập các yêu cầu về sản phẩm và chuyển qua Phòng Sinh quản, Nhà
máy để phối hợp triển khai thực hiện đơn hàng.
• Đẩy mạnh chiến lược phát triển hệ thống kinh doanh bằng cách tăng
cường hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu:
+ Triển khai cho đặt bảng hiệu tại các cửa hàng của đối tác, xây dựng lại các

tài liệu bán hàng (catalogue, hồ sơ năng lực, website).
11


+ Chuẩn hóa bộ nhận diện thương hiệu để xây dựng hình ảnh 1 cơng ty

chun nghiệp, bài bản.
Z. 6.3.2. Bộ phận chăm sóc khách hàng: (9 thành viên)
−

Chức năng: Chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng, xử lý khiếu nại

về đơn hàng.
− Nhiệm vụ:
• Đối với các khiếu nại của khách hàng, Bộ phận chăm sóc khách hàng là
đầu mối tiếp nhận, phối hợp cùng bộ phận kinh doanh và bộ phận sản
xuất trong việc xác định nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục và

theo dõi hành động khắc phục (nếu có).
• Bất kỳ khiếu nại ở dạng văn bản hoặc qua điện thoại, trao đổi miệng đều
phải được ghi nhận lại và xem xét bởi những người có thẩm quyền. Bộ
phận chăm sóc khách hàng có trách nhiệm chuyển những thơng tin về
khiếu nại khách hàng đến Ban Lãnh Đạo và những cá nhân có liên quan.
Trong những trường hợp các khiếu nại là vơ lý (khơng có căn cứ) thì
Cơng ty sẽ trả lời bằng cách giải thích một cách hợp lý cho khách hàng.
Tất cả các khiếu nại khác phải được phân tích nhằm xác định hành động
sửa chữa nhanh chóng cũng như tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn
đề để có hành động khắc phục thích hợp. Việc kiểm soát phải được thiết
lập để đảm bảo rằng các khiếu nại khách hàng được xử lý có hiệu quả và
kịp thời.
• Định kỳ tiến hành thu thập ý kiến của khách hàng để tiến hành phân tích,
theo dõi sự hài lịng của khách hàng qua thời gian Cơng ty cung cấp sản
phẩm đến cho khách hàng. Các biện pháp mà Cơng ty sử dụng để đo
lường sự hài lịng của khách hàng:
+ Khách hàng thường xuyên: sử dụng các phiếu thăm dò ý kiến;
+ Khách hàng chủ lực: sử dụng các phiếu thăm dò ý kiến và theo dõi qua

doanh số thực hiện.
12


AA.
−

6.4. PHÒNG MUA HÀNG (15 THÀNH VIÊN)

Chức năng: Theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm
hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động

sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một
cách sn sẻ. Bên cạnh đó phịng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế
toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được

thực hiện đúng với các quy định của tổ chức.
− Nhiệm vụ:
• Cùng với việc xác nhận các yêu cầu của khách hàng, các hoạt động liên
quan đến việc mua các nguyên vật liệu, vật tư, dịch vụ phục vụ sản xuất
cũng do Phòng Mua hàng thực hiện.
• Phịng Mua hàng có trách nhiệm xây dựng danh sách các nhà cung cấp
được duyệt dựa trên các kết quả trong quá trình đã giao dịch với nhà
cung cấp. Các nhà cung cấp mới sau khi hợp tác mua bán hàng hóa sẽ
được đánh giá lựa chọn ban đầu theo quy định trong quy trình mua hàng.
• Việc tái đánh giá lại nhà cung cấp sẽ được thực hiện định kỳ nhằm đảm
bảo chất lượng cung cấp tốt nhất đảm bảo cho việc vận hành hệ thống
•

trong cơng ty.
Đối với các nhà cung cấp, cơng ty có cơ chế xác định giá dựa trên giá thị
trường, ngoài ra công ty cũng ưu tiên các nhà cung cấp lâu năm, uy tín
nhằm đảm báo giá cả và chất lượng.

AB.
AC.
AD.
AE.
AF.
−

6.5. PHỊNG KẾ TỐN (7 THÀNH VIÊN)

Chức năng:

13


•

Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế tốn
theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế tốn, ngun tắc kế

•

tốn…
Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi

hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
• Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của
•

chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thơng tin quản lý năng

động, hữu hiệu.
• Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi
−

trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội.
Nhiệm vụ:
• Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử

dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất
•

kinh doanh và sử dụng vốn của Cơng ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu
chi tài chính việc thu, nộp, thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng
tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện

tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Cơng ty.
• Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ
phận liên quan khi cần thiết.
• Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng
tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan
•

AG.
−

hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho BGĐ Cơng ty.
6.6. PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU

Chức năng: Xử lý các thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu, xuất khẩu ngun
vật liệu, hàng hóa. Đảm bảo tính pháp lý trong việc xử lý các nhiệm vụ được

14


giao. Phối hợp với bộ phận mua hàng để thực hiện công việc. Tham mưu cho

Ban Giám Đốc về các quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu.
− Nhiệm vụ:
• Phân tích báo giá nhận được, dự tốn các chi phí nhập khẩu, xuất khẩu
(phí vận tải, thuế nhập khẩu…)
• Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp
đồng
• Chuẩn bị các chứng từ thanh tốn (mở L/C, chuyển tiền…)
• Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho
và xuất hàng khỏi kho.
• Tiến hành khai báo Hải quan
AH.

6.7. XƯỞNG SẢN XUẤT (315 THÀNH VIÊN)

AI.6.7.1. Bộ phận sinh quản: (30 thành viên)
−

Chức năng: Tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất và đôn đốc kiểm tra
việc sản xuất đơn hàng. Tổ chức lưu trữ dữ liệu hỗ trợ cho việc truy xuất thơng

tin.
− Nhiệm vụ:
• Tiếp nhận các đề nghị, u cầu về đơn hàng từ Ban Lãnh Đạo/ Phịng
nghiệp vụ.
• Kiểm tra việc quá trình tạo bán thành phẩm theo yêu cầu của sản xuất,
xác định và phân bổ nguyên vật liệu, bán thành phẩm đưa vào sản xuất
•

cho từng cơng đoạn.
Phịng Sinh quản có trách nhiệm ln cập nhật kịp thời các Lệnh sản xuất

cho từng tổ máy sao cho phù hợp với Kế hoạch sản xuất hàng tuần của
Ban Lãnh Đạo quy định và đáp ứng được các đơn hàng theo u cầu từ

Phịng Kinh Doanh.
• Phịng Sinh quản sẽ luôn cập nhật mọi sự thay đổi so với Kế hoạch sản
xuất và thông báo với Ban Lãnh Đạo và các phịng ban liên quan để có
hướng điều chỉnh kịp thời.
• Đối với các khiếu nại của khách hàng có liên quan đến sản xuất, Phịng
Sinh quản có trách nhiệm hỗ trợ Bộ phận kinh doanh trong việc xác định
15


nguyên nhân liên quan đến việc truy xuất các thông tin sản xuất, thực
hiện hành động khắc phục và theo dõi hành động khắc phục (nếu có).
AJ.
−

6.7.2. Các tổ sản xuất (188 thành viên)

Chức năng: Sản xuất sản phẩm theo kế hoạch sản xuất. Đảm bảo an toàn vệ

sinh lao động trong q trình sản xuất.
− Nhiệm vụ:
• Thực hiện quá trình tạo thành phẩm theo Lệnh sản xuất, kiểm sốt q
trình các dây chuyền, máy móc trong phạm vi làm việc hoạt động ổn định
theo các Quy định.
• Thơng báo cho Giám Đốc Nhà Máy/ Phòng Sinh quản các vấn đề liên
quan đến chất lượng thành phẩm, kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Kịp thời xác định những nguyên nhân gây ra các bán thành phẩm không
phù hợp, phát hiện và thông báo kịp thời các trường hợp hư hỏng của

máy móc cho Bộ Phận Cơng vụ kịp thời can thiệp.
• Thơng báo kịp thời các tình huống sự cố máy móc cho Bộ Phận Cơng vụ
•

tiến hành sửa chữa nhằm đáp ứng khả năng sản xuất.
Bám sát Lệnh sản xuất cũng như Kế hoạch sản xuất của Công ty, thơng
tin kịp thời đến Giám Đốc Nhà Máy/ Phịng Sinh quản để kịp thời điều

•

chỉnh nhằm đáp ứng phù hợp với yêu cầu sản xuất.
Theo dõi, phân tích các nguyên nhân gây ra các sản phẩm không phù hợp
để từ đó có những hành động khắc phục, phịng ngừa hoặc đối sách nhằm

giảm và hạn chế các sản phẩm khơng phù hợp.
• Quản lý các thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác sản xuất, đảm bảo
không bị mất mát, hư hỏng và các thiết bị luôn ở trong tình trạng tốt để
tiến hành sản xuất. Trường hợp phát hiện sự hỏng hóc, khơng đạt u cầu
đối với các thiết bị đo phục vụ các công đoạn sản xuất, bộ phận sản xuất
có trách nhiệm thơng báo cho bộ phận QC để kiểm tra và xác nhận lại
•

tính đúng đắn của thiết bị đo.
Bộ phận Sản xuất còn phải đảm bảo:

+ Thiết lập các chuẩn mực của quá trình sản xuất;
16


+ Cung cấp thiết bị và con người phù hợp;

+ Sử dụng các hướng dẫn công việc cụ thể và chi tiết cho các cơng đoạn liên

quan;
+ Duy trì các hồ sơ cho các hoạt động kiểm tra và theo dõi q trình sản xuất.

AK.
−

6.7.3. Bộ phận Cơng vụ (15 thành viên)

Chức năng: Bảo trì và sửa chữa máy móc. Liên hệ, phối hợp với các phòng ban
giải quyết các vấn đề về máy móc, thiết bị trong nhà máy và văn phòng. Chịu
trách nhiệm với Ban Giám Đốc về các vấn đề trong phạm vi nhiệm vụ được

giao.
− Nhiệm vụ:
• Chịu trách nhiệm thiết lập chương trình bảo trì định kỳ để đảm bảo tất cả
thiết bị và phương tiện được hoạt động một cách liên tục đáp ứng tình
hình sản xuất. Đối với một số hạng mục máy chương trình bảo trì sẽ do
nhà cung cấp máy thực hiện, nội dung của việc thực hiện bảo trì của nhà
cung cấp sẽ được Ban Lãnh Đạo/ bộ phận cơ điện theo dõi và giám sát.
• Mọi trường hợp máy móc hư hỏng đột xuất nhân viên cơ điện có trách
nhiệm xem xét và sửa chữa kịp thời đảm bảo cho sản xuất.
• Trường hợp các chi tiết hư hỏng có liên quan đến các hoạt động bảo trì,
sửa chữa của người cung cấp máy, nhân viên cơ điện kịp thời thơng báo
cho Phịng Kế Hoạch/ Phịng Mua hàng/ Ban Lãnh Đạo để có hướng giải
quyết.
AL.
−
−

6.7.4. Bộ phận QC (45 thành viên)

Chức năng: Kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Nhiệm vụ:
• QC theo dõi và kiểm tra sản phẩm khi nhận và đảm bảo chỉ có sản phẩm
nào đạt mới cho phép nhập kho.
• QC tiến hành thu thập thống kê dữ liệu về các dạng lỗi của sản phẩm,
tiến hành phân tích và phối hợp với các bộ phận liên quan để theo dõi xu
17


thế của quá trình tạo sản phẩm, làm cơ sở cho các hành động khắc phục,
phịng ngừa (nếu cần thiết).
• Hiện tại Cơng ty đang tiến hành kiểm sốt các thơng số quan trọng trong
q trình sản xuất thơng qua các thiết bị đo lường đã được hiệu chuẩn,
trách nhiệm theo dõi sẽ do những kỹ thuật viên có kinh nghiệm thực
•

hiện.
Độ chính xác của các thiết bị kiểm tra và đo lường được sử dụng trong
quá trình sản xuất mà ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm được giám
sát định kỳ về độ chính xác của thiết bị thông qua các hoạt động kiểm

định và hiệu chuẩn định kỳ.
• Bộ phận QC lập chương trình hiệu chuẩn cho tất cả các thiết bị cần hiệu
chuẩn. Các thiết bị này tùy theo tính chất hiệu chuẩn sẽ do cơ quan có
chức năng độc lập thực hiện hoặc thực hiện hiệu chuẩn nội bộ.
• Các kết quả của kiểm định được lập hồ sơ và được bộ phận QC lưu trữ.
Các thiết bị được hiệu chuẩn sẽ được sử dụng phù hợp với mục đích sử

dụng và được gắn nhãn hiệu chuẩn có thời hạn hiệu lực của thiết bị.
• Giấy chứng nhận hiệu chuẩn hoặc các hồ sơ cung cấp truy tìm và nhận
dạng đến các tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế phải được kiểm
•

sốt.
Bộ phận QC có trách nhiệm hỗ trợ cho Sản xuất và Phịng Kinh doanh
thơng qua việc xác định các ngun nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng

•

sản phẩm, giải quyết khiếu nại khách hàng.
Bên cạnh đó việc thực hiện và theo dõi các quy định của pháp luật, ngành
có liên quan đến chất lượng sản phẩm cũng được bộ phận QC cập nhật và
triển khai. Việc kiểm tra quá trình đặc biệt và các đặc tính của sản phẩm
bộ phận QC sẽ phối hợp với Bộ Phận Sản Xuất để đảm bảo sự phù hợp
của sản phẩm.

AM.

6.7.5. Bộ phận Môi trường (Mỗi phân xưởng) (5 thành viên)

18


−

Chức năng: Tham mưu về công tác quản lý môi trường và cảnh quan của đơn
vị tới Ban Giám Đốc/Phòng tổng vụ, thực hiện và đảm bảo tính pháp lý của
công tác quản lý môi trường và cảnh quan của đơn vị, quan trắc, kiểm tra và xử

lý chất thảy tại đơn vị.
− Nhiệm vụ:
• Lập mục tiêu mơi trường của đơn vị, triển khai việc thực hiện và kiểm tra
•

các vấn đề mơi trường tại đơn vị.
Cập nhật và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và các bên liên

quan.
• Quản lý chất thải, nhận diện và kiểm sốt các khía cạnh mơi trường tại bộ
•

phận.
Thực hiện đánh giá tác động đến môi trường, đảm bảo quản lý và kiểm

sốt hiệu quả các rủi ro mơi trường tại bộ phận.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để giám sát và đo lường thông số mơi
•

trường theo kế hoạch kiểm sốt mơi trường
Báo cáo sự thay đổi môi trường và thực hiện hành động khắc phục phịng

ngừa.
• Thực hiện và báo cáo kết quả hoạt động môi trường và kết quả thực hiện
mục tiêu môi trường.
AN.

6.7.6. Bộ phận kho (32 thành viên)

−

Chức năng: quản lý tồn kho bằng các phương pháp và công cụ hiệu quả nhằm

−

đảm bảo việc xuất nhập hàng nhanh chóng, hiệu quả.
Nhiệm vụ:
• Nhân viên Kho chịu trách nhiệm ghi nhận các bằng chứng cho quá trình
nhập kho để làm cơ sở cho quá trình đánh giá nhà cung cấp. Phối hợp
•

cùng Phịng Mua hàng theo dõi và truy xuất (khi cần thiết).
Đảm bảo nguyên vật liệu, sản phẩm, vật tư thiết bị trong kho khơng bị
thất thốt, hư hỏng, giảm giá trị và đảm bảo quá trình giao nhận hàng chỉ
được thực hiện khi kiểm tra đầy đủ các chứng từ có liên quan.

19


•

Các hàng hóa lưu trữ tại khu vực và yêu cầu phải phù hợp với các quy
định về bảo toàn sản phẩm. Tại kho khi có các sản phẩm khơng phù hợp

•

thì phải có các dấu hiệu nhận biết rõ ràng để tránh sử dụng vơ tình.
Các sản phẩm sẽ được đặt trong kho theo cách thích hợp và điều kiện mặt
bằng để hoạt động xuất nhập hàng hợp lý, tuân thủ quy định của Ban lãnh

•

đạo về quản lý hiện trường và tồn kho.
Định kỳ thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho. Trong q trình kiểm kê,

Thủ Kho kiểm tra lại điều kiện vật chất lưu kho cho các mặt hàng.
• Hiện tại Cơng ty khơng sử dụng đến những tài sản của khách hàng cho
quá trình sản xuất, do đó khơng có các u cầu nhận biết, kiểm tra xác
nhận và bảo toàn tài sản của khách hàng. Trong trường phát sinh và sử
dụng đến tài sản của khách hàng, Công ty sẽ xác định trực tiếp và cụ thể
cách thức quản lý tài sản của khách hàng tránh mất mát hoặc thất thốt ra
bên ngồi.

B. HOẠT ĐỘNG NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY
AO.

1. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG NHÂN SỰ CỦA CƠNG

TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
AP.

1.1. TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY

AQ.

1.1.1. Số lượng lao động từ 2018 – 2021

AR.

Biểu đồ dưới đây trình bày bức tranh tổng thể về sự thay đổi số lượng

nhân sự trong 4 năm (2018 - 2021).
AS.
AT.
AU.

Biểu đồ 1: Số lượng lao động qua từng năm 2018 - 2021

Nhìn nhanh vào biểu đồ cột trên, khơng khó để thấy rõ tổng số nhân sự

của từng mốc thời gian lần lượt là 356 người trong năm 2018, sang 2019 là 367
người, đến 2020 lên con số 379 người. Cụ thể, mỗi năm tăng từ 11 - 12 người.
20


Riêng năm 2021, tổng nhân sự là 383 người, chỉ tăng 4 nhân sự so với các năm
trước, nguyên nhân có thể do ảnh hưởng dịch bệnh khiến kinh tế bị trì trệ và
người lao động trong tình thế hiện nay làm việc với với tâm lý giữ việc thay vì
chuyển việc. Xét về biên chế lao động, số lượng nhân viên qua từng năm dao
động ở mức vẫn đảm bảo biên chế dưới 390 người. Xét về mức độ tăng trưởng
nhân sự thì tương đối ổn định, tăng đều. Điều này chứng tỏ công ty đang càng
ngày phát triển và có thể kiểm sốt tốt định mức biên chế lao động trong 4 năm.
Nói cách khác, việc hoạch định, duy trì và thu hút nhân sự tiến hành khá tốt. Việc
này cũng đồng nghĩa bộ phận nhân sự phải làm việc năng suất hơn dành nhiều
thời gian cho việc tuyển dụng, q trình đào tạo và hịa nhập của nhân viên.
AV.

1.1.2. Nhân sự trong các bộ phận năm 2021

AW.
AX.
AY.

Biểu đồ 2: Nhân sự nam nữ trong các phòng ban năm 2021

Nhìn vào số liệu ở biểu đồ 2.2 có thể thấy ngay phòng ban chiếm số lao

động nhiều nhất là Xưởng sản xuất (XSX), có 315 người (chiếm 82,24% tổng
nhân sự) với sự chênh lệch tỉ lệ nam nữ khơng đáng kể. Đây cũng là phịng ban
chủ lực, nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm đem lại doanh thu cho công ty, thể hiện
quy mô của công ty, nơi tập trung nhiều bộ phận nhất, gồm có các tổ sản xuất
(chiếm gần 60% nhân sự trong XSX) và các bộ phận: sinh quản; cơng vụ; QC;
mơi trường (chỉ có 1.6% trong XSX); kho. Do tính chất cơng việc nên một số bộ
phận như công vụ, môi trường, kho sẽ có tỉ lệ nhân sự nam nhiều hơn nữ. Ngược
lại, ở những phịng ban mang tính chất hành chính văn phịng, cần những nhân
viên có tính tỉ mỉ, cẩn thận, uyển chuyển thì sẽ có số nhân sự nữ cao hơn như
phòng tổng vụ - nhân sự; nghiệp vụ; xuất nhập khẩu; riêng phịng kế tốn khơng
có nhân viên nam. Đặc biệt, Ban giám đốc (BGĐ) các cấp quản lý lãnh đạo hầu
hết đều là nhân sự nam, chỉ có duy nhất 1 trợ lý BGĐ là nữ. Nhìn chung, xét về
quy mơ cơng ty thì số lượng lao động hiện tại ở mỗi phòng gần đầy đủ so với
21


biên chế nhân sự của các phòng ban. Tuy nhiên bộ phận môi trường hiện đang
gặp vấn đề thiếu hụt lao động, so với biên chế vẫn còn thiếu 4 người (cụ thể sẽ
được làm rõ ở mục công tác tuyển dụng). Xét về giới tính nhân sự, mặc dù đặc
thù ngành nghề của công ty không phân biệt giới tính nhưng sự phân bố lao động
ở các phịng cũng phù hợp và đồng đều với tính chất chức năng của từng bộ
phận. Những điều trên cho thấy tiến trình hoạch định nhân sự và giai đoạn phân

tích cơng việc được thực hiện khá tốt.
AZ.

1.1.3. Cơ cấu nhân sự năm 2021
•

Nhân sự theo giới tính từ năm 2018 – 2021

BA. Bảng 1: Cơ cấu lao động theo giới tính của Công ty từ 2018 - 2021
BB. Chỉ
tiêu
BG.

BC. 2018
BH.
Số

BE. 2020

BF. 2021

BJ.
Số

BK.
Cơ

BL.
Số

BM.
Cơ

BN.
Số

BO.
Cơ

BP. Tổn
BQ.
BR.
BS.
g số
35
10
36
LĐ
BY. Số lượng lao động theo giới tính
BZ. Na
CA.
CB.
CC.
m
15
44.
17

BT.
100

BU.
37

BV.
10

BW.
38

BX.
10

CD.
46.

CE.
18

CF.
47.

CG.
18

CH.
48.

CI. Nữ

CM.
53.

CN.
19

CO.
52.

CP.
19

CQ.
51.

CJ.
19

BI.
Cơ

BD. 2019

CK.
55.

CL.
19

CR.

CS.

Quan sát các thông số trong Bảng 2.1, cho thấy trong 4 năm cơ cấu phần

trăm nhân sự nữ cao hơn so với nam nhưng do tính chất cơng việc khơng q
phân biệt giới tính nên sự chênh lệch này khơng đáng kể. Tuy nhiên, nhân sự nữ
có xu hướng nghỉ hoặc chuyển việc nhiều hơn nam vì các lý do cá nhân như kết
hôn, sinh con,.... họ cần môi trường làm việc mới để phù hợp với nhu cầu cuộc
sống chăm lo cho gia đình từ đó dẫn đến sự biến động lớn trong nhân sự nữ.
22


Nhìn chung, đánh giá tổng quát về cơ cấu nhân sự theo giới tính thì khơng có sự
chênh lệch q xa giữa các năm. Chênh lệch mỗi năm chỉ dao động trong khoảng
từ 11-12 lao động. Điều này thể hiện sự đồng bộ và cân bằng hợp lý trong cơ cấu
nhân sự. Riêng sự chênh lệch năm 2021/2020 là 4 nhân sự vì ảnh hưởng yếu tố
bên ngồi là dịch bệnh làm đình trệ nền kinh tế trong nước nói riêng và thế giới
nói chung.
CT.
CU.

Biểu đồ 3: Biểu đồ giới tính lao động từ 2018 – 2021
CV.
CW.
CX.

Nhân sự theo độ tuổi năm 2021
CY.
CZ.
DA.

Biểu đồ 4: Độ tuổi lao động năm 2021

Theo số liệu thống kê từ phòng Nhân sự, cơ cấu độ tuổi lao động của

cơng ty tính đến năm 2021 như sau:
DB.

Tổng số lao động của công ty là 383 người, trong đó:

DC.

Từ 18 – 21 tuổi có 5 lao động, chiếm 1.31%

DD.

Từ 22 – 31 tuổi có 168 lao động, chiếm 43.86%

DE.

Từ 32 – 41 tuổi có 154 lao động, chiếm 40.21%

DF.

Từ 42 – 51 tuổi có 56 lao động, chiếm 14.62%

DG.

Nhìn vào số liệu trên và biểu đồ 2.4 có thể thấy đa số lao động của công

ty là lao động trẻ. Cơ cấu lao động đang có sự phối hợp giữa tính năng động,
nhiệt tình của người trẻ có tuổi đời từ 18 – 31 tuổi và nhóm lao động đã đạt được
nền tảng chun mơn nhất định từ 32 – 41 tuổi. Nhìn chung, do một phần số
lượng cầu nhân sự lớn ở Xưởng sản xuất cần các lao động trẻ nhiều sức khỏe,
23


đáp ứng được tính chất cơng việc vì vậy tỉ lệ lao động trẻ chiếm phần trăm cao
nhất gần 85%, đây cũng là nguồn nhân lực kế thừa trong tương lai. Cịn lại là các
lao động có thâm niên cao trong ngành, nhiều kinh nghiệm thực tế, am hiểu
tường tận công việc, sẵn sàng hướng dẫn nhân viên mới vậy nên họ giữ vai trị ở
các vị trí cấp quản lý hoặc lãnh đạo. So với đặc điểm sản xuất kinh doanh của
cơng ty thì cơ cấu lao động theo độ tuổi hiện tại tương đối phù hợp, đáp ứng
được nhu cầu cơng ty.
•

Nhân sự theo trình độ

DH.
DI.
DJ.

Biểu đồ 5: Trình độ lao động từ năm 2018 – 2021

Biểu đồ 2.5 thể hiện chi tiết các thông số của 3 cấp bậc trình độ trong

cơng ty từ năm 2018 đến 2021 là đại học; cao đẳng và trung cấp; lao động phổ
thơng. Nhìn nhanh vào biểu đồ cột khơng khó để thấy, do đặc điểm ngành nghề
của công ty nên năm nào tỉ lệ lao động phổng thông cũng chiếm ưu thế về dân số
hơn, cụ thể là hơn 50% trong tổng lao động. Qua mỗi năm, lao động trình độ đại

học và lao động phổ thơng có tỷ lệ tăng dần, còn lao động bậc cao đẳng và trung
cấp có chiều hướng giảm xuống. Điều này thể hiện sự phát triển về việc kinh
doanh lẫn trình độ văn hóa của cơng ty trong 4 năm. Bên cạnh đó khi trình độ đại
học tăng cũng đồng nghĩa cơng tác đào tạo nghiệp vụ hành chính văn phịng cũng
được giãn lược hơn, trình độ nhân viên cũng cao hơn, dễ dàng tiếp thu và ứng
dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật cơng nghệ mới vào cơng việc. Nhìn xuống
biểu đồ 2.6, đây là biểu đồ thể hiện tỉ lệ phần trăm trình độ lao động của riêng
năm 2021. Cho đến năm nay dù đã qua lần lượt các đợt dịch bệnh, lao động phổ
thông vẫn giữ vững vị thế chiếm 50% tổng lao động, dự kiến số lao động này sẽ
tiếp tục tăng trưởng khi công ty vượt qua đợt dịch lớn nhất này và càng phát
triển.
24


DK.
DL.
DM.

Biểu đồ 6: Trình độ lao động theo phần trăm năm 2021

1.1.4. Mối quan hệ giữa tăng nhân sự và tăng sản lượng

DN.
Biểu đồ 7. Mối quan hệ giữa tăng nhân sự và tăng sản lượng năm

DO.

2020
DP.

Nhìn vào biểu đồ số liệu thống kê so sánh giữa sản lượng và số lượng

nhân viên trong năm 2020 ta thấy giữa số lượng nhân lực và sản lượng có mối
quan hệ tương quan cùng chiều, nghĩa là khi nhân lực nhiều sẽ tạo ra một sản
lượng hàng hoá cao hơn. Tuy nhiên, vì là cơng ty gia cơng theo đơn đặt hàng nên
sẽ có những giai đoạn trong năm có số lượng đơn hàng ít, cơng ty sẽ thực hiện
giãn thợ, giảm giờ làm cho công nhân ở xưởng để giảm bớt chi phí mà vẫn đảm
bảo được sản lượng, nên khi nhìn vào biểu đồ ta thấy có những đoạn nhân công
không chênh lệch nhưng sản lượng lại chênh lệch đáng kể như giai đoạn tháng 6
và tháng 7. Bên cạnh đó, có một giai đoạn sản lượng tháng 4 giảm mạnh là khi
công ty không nhập được nguyên liệu sản xuất đồng thời đơn hàng bị chuyển
sang chi nhánh công ty ở các nước khác do tình hình dịch bệnh ở Việt Nam diễn
biến phức tạp.
DQ.
DR.

1.2. CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TỪ 2018 – 2021
Bảng 2: Biến động nhân sự từ năm 2018 - 2021
DS. N

DT. Thời

ă
m

điểm

DU. Số lượng lao động
DZ. Nam
EA. Nữ

25

DV. Nam

tuyển
/Nam
nghỉ
(trong
năm)

DW.

Nữ
tuyể
n/N
ữ
nghỉ
(tron
g
năm