10_ Quy trinh quan ly tai san ngay 05-10-2015 (QT_02_KHTV)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I

Hà Nội, tháng 10 năm 2015
0


1. MỤC ĐÍCH
Đưa ra cách thức kiểm sốt và quản lý các loại tài sản cố định thuộc hệ thống tài
sản của Học viện Chính trị khu vực I (Học viện) nhằm đảm bảo các loại tài sản cố
định được quản lý chặt chẽ, hiệu quả, khoa học và đúng với quy định của nhà nước.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng trong lĩnh vực quản lý, sử dụng và thanh lý các tài sản cố
định thuộc nhóm máy móc thiết bị (gọi là tài sản cố định hữu hình) trong Học viện
Chính trị khu vực I.
3. TÀI LIỆU THAM CHIẾU
Luật số 09/2008/QH12 Luật Quản lý và sử dụng tài sản Nhà nước;
Luật Đầu tư công số 49/2014/QH13 ngày 18/06/2014;
Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều Luật quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước; Thông tư 245/2009/TT-BTC
quy định và thực hiện một số điều của Nghị định 52/2009/NĐ-CP.
Nghị định 137/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 quy định việc phân cấp quản lý
Nhà nước đối với tài sản Nhà nước tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập;
Quyết định số 202/2006/QĐ-TTG ngày 31/8/2006 về việc ban hành Qui chế
Quản lý tài sản Nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập; Thông tư 112/2006/TT-BTC
ngày 27/12/2006 hướng dẫn thực hiện Qui chế quản lý tài sản Nhà nước tại đơn vị

công lập ban hành kèm theo Quyết định số 202/2006/QĐ-TTG ngày 31/8/2006;
Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/05/2008 của Bộ Tài chính về việc ban
hành chế độ quản lý tính hao mòn TSCĐ trong các cơ quan Nhà nước đơn vị sự
nghiệp cơng lập và các tổ chức có sử dụng Ngân sách Nhà nước;
Thông tư số 62/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 của Bộ Tài chính về việc ban
hành chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị
sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước;
Thơng tư số 41/2015/TT-BTC ngày 27/3/2015 của Bộ Tài chính về sắp xếp lại,
xử lý nhà, đất thuộc sở hữu nhà nước;
Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/08/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy
định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp công lập, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước
nắm giữ 100% vốn điều lệ.
4. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
4.1. Từ viết tắt
KHTV: Kế hoạch – Tài vụ
PKHTV: phòng Kế hoạch - Tài vụ
PQT&CNTT: phịng Quản trị và Cơng nghệ thơng tin
TP: Trưởng phòng
GĐ: Giám đốc
BGĐ: Ban giám đốc
CSVC: cơ sở vật chất
TSCĐ: tài sản cố định
1


QLTSCĐ: quản lý tài sản cố định
HV: Học viện Chính trị khu vực I
HVCTQGHCM: Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
4.2. Định nghĩa tài sản cố định hữu hình

Là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm
nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức
năng nhất định (nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống khơng thể
hoạt động được), thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn dưới đây:
Có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên
Có giá trị từ 10.000.000 đồng (mười triệu đồng) trở lên; tài sản đặc thù có giá trị
5.000.000 đồng trở lên
5. NỘI DUNG
Cơng tác quản lý tài sản cố định bao gồm các quy trình sau:
- Quy trình quản lý TSCĐ
- Quy trình kiểm kê TSCĐ
- Quy trình thanh lý TSCĐ
5.1. Quy trình quản lý tài sản cố định
5.1.1. Lưu đồ

Các
bước

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Bước 5

Trách nhiệm

Nội dung

Các đơn vị
Bộ phận QLTSCĐ

Phòng Kế hoạch Tài vụ

Bàn giao TSCĐ cho các
đơn vị, cá nhân

Mô tả/Biểu mẫu

Mẫu số C50-HD

Mẫu số S31-H
Ghi sổ theo dõi,
tính hao mịn TSCĐ

Mẫu số S32-H

Bộ phận QLTSCĐ
Phịng KHTV

Ghi mã hiệu kiểm sốt
Dán tem kiểm sốt

Mẫu số C53 – HD

Bộ phận QLTSCĐ
Phịng KHTV

Phịng Kế hoạch
Tài vụ

Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê đột xuất

BM.01/QT-21.02

Báo cáo TSCĐ hàng
năm

2


5.1.2. Mô tả nội dung lưu đồ
5.1.2.1. Bàn giao tài sản cố định cho các đơn vị sử dụng
Bộ phận QLTSCĐ sau khi mua tài sản về sẽ tiến hành bàn giao cho các cá nhân,
đơn vị sử dụng. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản (theo Mẫu số C50-HD).
5.1.2.2. Ghi sổ theo dõi tài sản cố định
Kế toán TSCĐ căn cứ vào số chứng từ và biên bản giao nhận kèm theo để ghi
vào sổ TSCĐ (theo Mẫu số S31-H) và sổ theo dõi TSCĐ và công cụ tại nơi sử dụng
(theo Mẫu số S32-H). Hàng năm tính hao mịn cho từng TSCĐ theo đúng quy định
nhà nước.
5.1.2.3. Ghi mã hiệu kiểm soát và dán tem kiểm soát
Kế toán TSCĐ căn cứ vào chứng từ mua TSCĐ để phân loại, thống kê và đánh
mã hiệu kiểm soát cho TSCĐ trên sổ đồng thời làm tem kiểm soát để dán lên trên tài
sản đó.
Kế tốn TSCĐ có trách nhiệm lập mã quy ước và dán tem cho các tài sản một
cách thống nhất đảm bảo tiện lợi cho việc theo dõi trên sổ sách cũng như trên thực tế

và được sự đồng ý của KTT.
5.1.2.4. Kiểm kê tài sản cố định
Tổ kiểm kê TSCĐ được thành lập theo quyết định của Giám đốc Học viện.
Thành phần của Tổ kiểm kê bắt buộc phải có KTT, kế tốn TSCĐ và thành viên của
Bộ phận QLTSCĐ.
Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, hoặc bất thường (các trường hợp bàn giao,
chia tách, sáp nhập, giải thể đơn vị hoặc tổng kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo chủ
trương của nhà nước). Tổ kiểm kê phải tiến hành kiểm kê TSCĐ của tất cả các đơn vị
trong Học viện, ghi rõ các số liệu vào Bảng kiểm kê TSCĐ theo mẫu BM/QT-TV-0304 và lập Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo Mẫu số C53 – HD.
5.1.2.5. Báo cáo tài sản cố định hàng năm
Cuối năm kế toán TSCĐ phải lập báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ
trong năm.
3


5.2. Quy trình kiểm kê tài sản
5.2.1. Lưu đồ
Các
bước

Trách nhiệm

Bước 1

PKHTV

Bước 2

PKHTV;
PQT&CNTT

Bước 3

BGĐ

Nội dung

Thành lập hội đồng
kiểm kê

Xây dựng kế hoạch kiểm kê

Mô tả/Biểu mẫu

BM/QT-TV-03-06

BM/QT-TV-03-07

Phê duyệt

Bước 4

PKHTV;
PQT&CNTT

Bước 5

PKHTV;
PQT&CNTT

Thực hiện kiểm kê

BM/QT-TV-03-04

C53 – HD
Báo cáo kết quả kiểm kê

5.2.2. Mô tả nội dung lưu đồ
5.2.2.1. Thành lập Hội đồng kiểm kê
Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê, đánh giá tài sản: Căn cứ kế hoạch công
tác năm, PKHTV tham mưu đề xuất BGĐ Học viện phê duyệt quyết định thành lập
hội đồng kiểm kê, đánh giá TSCĐ năm (N). Thời gian thực hiện tháng 12 hàng năm.
5.2.2.2. Xây dựng kế hoạch kiểm kê
Xây dựng kế hoạch kiểm kê, thực hiện kiểm kê: Thường trực Hội đồng kiểm kê
xây dựng kế hoạch kiểm kê trình Chủ tịch Hội đồng phê duyệt BM/QT-TV-03-07.
5.2.2.3. Phê duyệt kế hoạch kiểm kê
Trình Chủ tịch hội đông kiểm kê được thông qua sẽ tiến hành công tác kiêm kê;
Nếu khơng được thơng qua thì phải làm lại.
5.2.2.4. Thực hiện công tác kiểm kê
Căn cứ kế hoạch kiểm kê được phê duyệt, Hội đồng kiểm kê tổ chức công tác
kiểm kê đảm bảo tuân thủ các qui định của nhà nước về công tác kiểm kê đánh giá tài
sản. Thời gian thực hiện tháng 1 hàng năm.
5.2.2.5. Báo cáo công tác kiểm kê
4


Báo cáo kết quả kiểm kê: Thường trực hội đồng kiểm kê, căn cứ kết quả kiểm
kê, xây dựng dự thảo báo cáo kết quả kiểm kê, thông qua tại cuộc họp hội đồng kiểm
kê; chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện trình Chủ tịch hội đồng kiểm kê ký duyệt. Thời gian
thực hiện sau khi kết thúc đợt kiểm kê.

5.2.2.6. Lưu hồ sơ kiểm kê
Hội đồng kiểm kê chuyển hồ sơ lưu tại PKHTV và PQT&CNTT.
5.3. Quy trình thanh lý tài sản cố định
Tài sản thanh lý là những tài sản hết hạn sử dụng, khơng có nhu cầu sử dụng; tài
sản hư hỏng không thể sử dụng được hoặc chi phí sửa chữa quá lớn.
5.3.1. Lưu đồ
Các
bước

Trách nhiệm

Bước 1

Các đơn vị

Bước 2

Phịng KHTV

Bước 3

Phịng KHTV

Bước 4

Cơ quan chủ
quản/BGĐ

Nội dung

Mơ tả/Biểu mẫu

Đề nghị thanh lý TSCĐ
đơn vị, cá nhân

Bảng tổng hợp danh mục
tài sản đề nghị thanh lý

BM.02/QT-21.02

Công văn báo cáo HVCTQG/BGĐ

Phê duyệt

Bước 5

PKHTV và
PQT&CNTT

Bước 6

PKHTV và
PQT&CNTT

Bước 7

Phòng KHTV

Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản

Tổ chức bán đấu giá tài sản TSCĐ

Ghi sổ kế toán

5


5.3.2. Mô tả nội dung lưu đồ
5.3.2.1. Đề nghị thanh lý tài sản
TSCĐ hết thời gian khấu hao sử dụng, tài sản hư hỏng khơng cịn sử dụng được
hoặc nếu tiếp tục sử dụng phải chi phí sửa chữa quá lớn thì các đơn vị sử dụng TSCĐ
gửi đề nghị thanh lý tài sản
5.3.2.2. Bảng tổng hợp danh mục tài sản đề nghị thanh lý
Kế toán TSCĐ căn cứ vào các đề nghị và tình hình kiểm kê thực tế sẽ lập Bảng
tổng hợp danh mục tài sản nhà nước đề nghị thanh lý theo biểu mẫu BM/QT-TV-03-08
gửi Giám đốc Học viện.
5.3.2.3. Gửi hồ sơ thanh lý cho đơn vị chủ quản
Kế toán TSCĐ tập hợp hồ sơ xin thanh lý tài sản để báo cáo Vụ Kế hoạch – Tài
chính của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn đề nghị thanh lý tài sản
- Bảng tổng hợp danh mục tài sản đề nghị thanh lý (tài sản có nguyên giá từ 500
triệu đồng trở lên), BM/QT-TV-03-09
Bộ hồ sơ này phải có chữ ký nháy của lãnh đạo PKHTV và PQT&CNTT trước
khi trình cho Giám đốc Học viện ký và gửi báo cáo Vụ Kế hoạch - Tài chính của Học
viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
5.3.2.4. Phê duyệt
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh sẽ có ý kiến trả lời bằng văn bản gửi
cho Học viện. Căn cứ vào văn bản đó kế tốn TSCĐ lập bảng danh mục tài sản được
thanh lý.
5.3.2.5. Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản

Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Giám
đốc, phòng KHTV, Bộ phận QLTS của PQT&CNTT, đại diện cơng đồn, các đơn vị,
cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý theo Quyết
định của Giám đốc Học viện do PKHTV và PQT&CNTT soạn thảo.
Căn cứ vào bảng danh mục tài sản được thanh lý, Hội đồng thanh lý tài sản sẽ
tiến hành định giá từng tài sản hoặc từng nhóm tài sản.
5.3.2.6. Thơng báo thu hồi tài sản và tổ chức bán/đấu giá tài sản
Căn cứ vào Quyết định của Giám đốc Học viện, phịng QT&CNTT gửi thơng
báo danh mục tài sản thanh lý cho các đơn vị đồng thời tiến hành thu hồi tài sản các
đơn vị quản lý theo thời gian, địa điểm, tên tài sản, số lượng...
Hội đồng thanh lý tài sản tổ chức việc bán tài sản thanh lý hoặc huỷ tài sản theo
quy định.
5.3.2.7. Ghi sổ kế toán

6


Kế toán TSCĐ căn cứ vào biên bản thanh lý, xử lý tài sản và các chứng từ liên
quan khác để ghi giảm TSCĐ theo quy định hiện hành của nhà nước.
6. BIỂU MẪU
TT

Tài liệu/biểu mẫu

Mã số

Nơi lưu

1

Biên bản giao nhận TSCĐ

Mẫu số C50-HD;
BM/QT- TV-03-01

Phòng KHTV

2

Sổ tài sản cố định

Mẫu số S31-H;
BM/QT- TV-03-02

Phịng KHTV

3

Sổ theo dõi TSCĐ và cơng
cụ tại nơi sử dụng

Mẫu số S32-H;
BM/QT- TV-03-03

Phòng KHTV

4

Bảng kiểm kê TSCĐ

BM/QT- TV-03-04

Phòng KHTV

5

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Mẫu số C53 – HD;
BM/QT- TV-03-05

Phòng KHTV

6

Quyết định thành lập hội
đồng kiểm kê

BM/QT- TV-03-06

Phòng KHTV

7

Kế hoạch kiểm kê

BM/QT- TV-03-07

Phòng KHTV

8

Đề nghị thanh lý tài sản
gửi GĐ Học viện CTKVI

BM/QT- TV-03-08

Phòng KHTV

9

Bảng tổng hợp danh mục
tài sản đề nghị thanh lý
gửi GĐ HVCTQGHCM

BM/QT- TV-03-09

Phòng KHTV

10

Phương án thanh lý tài sản

BM/QT-TV-03-10

Phịng KHTV

11

Thơng báo mời thầu

BM/QT-TV-03-11

Phịng KHTV

12

Cơng văn tham gia đấu
thầu

BM/QT-TV-03-12

Phòng KHTV

13

Biên bản đấu thầu và xác
định người trúng thầu

BM/QT-TV-03-13

Phịng KHTV

Thời gian lưu
Theo luật
kế tốn
Theo luật
kế tốn
Theo luật
kế toán

Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán
Theo luật
kế toán

7