6-NVMe-Thu thap-tong hop thong tin

CĐ3:Thu thập,tổnghợp thơngtin

Nguyễn Văn Mễ, ngun Trưởng đồn
ĐBQH, ngun Chủ tịch HDND
tỉnh Thừa Thiên-Huế


Các nội dung lớn
I- Thế nào là thu thập, tổng hợp thông tin?
II- Cần thu thập, tổng hợp những thông tin nào?
III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập, tổng hợp thông
tin
1- Lập KH chung về thu thập, tổng hợp thông tin
2- Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện
3- Kỹ năng thu thập, sử lý, tổng hợp thông tin
3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi
4- Sử dụng các dạng biên bản, các phương tiện kỹ
thuật để thu thập,tổng hợp TT.
IV- Kết luận


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
I-

Thế nào là thu thập, tổng hợp thông tin?

1- Thu thập thông tin:
 Thông tin là khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, khái
quát về các điều hiểu biết, tri thức thu nhận được qua
nghiên cứu, khảo sát hoặc trao đổi giữa các đối tượng với
nhau( BKTT Việtnam tập 4).

 Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm, lựa chọn những
tri thức, điều hiểu biết liên quan đến chủ đề nghiên cứu,
khảo sát , trao đổi từ các đối tượng, các nguồn khác nhau;
bằng các hình thức, phương pháp khác nhau.
 Trong thu thập thơng tin cần trả lời các câu hỏi: a- Ai đặt
ra nhu cầu cung cấp TT. b-Đâu là nguồn cung cấp TT. cHình thức, phương pháp nào sẽ được sử dụng.d- Nguồn lực
nào sẽ được huy động.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
I-

Thế nào là thu thập, tổng hợp thông tin?

2- Tổng hợp thông tin:
 Tổng hợp thông tin là hoạt động phân loaị, sắp xếp thông
tin thu thập được một cách có hệ thống theo yêu cầu của
người “ đặt hàng” hoặc của chính cơ quan, cá nhân thực
hiện theo các tiêu chí phân loại, sắp xếp phù hợp ( theo nội
dung; theo phương thức phản ánh của vật mang tin; theo
tính chất của thơng tin; theo mức độ sử dụng ; theo sự phân
cơng trong hệ thống, vv..).Ví dụ: Sắp xếp TT theo nhóm văn
bản;nhóm băng ghi âm; băng hình...
 Trong hoạt động tổng hợp thơng tin cần làm rõ vai trò giữa
người đặt hàng, người thực hiện cũng như các đối tác liên
quan; trách nhiệm; sự phân công giữa các bộ phận và cá
nhân; các phương tiện KT để phân tích, lưu giữ , sử dụng
thơng tin...

CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
II- Cần thu thập, tổng hợp những thông tin nào?


1-

234-

4-

Nhu cầu thu thập thông tin của CQ và ĐBDC rất phong phú,
đa dạng bao gồm:
Nhóm thơng tin liên quan đến các văn kiện của Đảng; các
Luật, Pháp lệnh, nghị quyết của QH, của UBTVQH; các dự án;
các văn bản QPPL của CP và Chính quyền ĐP.
Nhóm thơng tin về tình hình KT-XH, QP&AN của cả nước và
của ĐP.
Nhóm thông tin liên quan đến hoạt động thẩm tra, giám sát.
Nhóm thơng tin liên quan đến tình hình và kết quả thực hiện
các hình thức PC và CR; đặc biệt là các hoạt động tiếp dân,
TXCT trước và sau các kỳ họp; giải quyết đơn thư KN, TC,
kiến nghị của công dân.
Thông tin về hoạt động tư pháp; về xây dựng CQ, thực thi PL.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
II- Cần thu thập, tổng hợp những thông tin nào?
 Tính chất và mức độ thu thập, tổng hợp TT phụ thuộc vào:
1- Các thơng tin đã có liên quan đến chính sách.
2- Phạm vi của chủ đề và các nội dung trọng tâm.

Ví dụ: Nhu cầu TT của việc GS chương trình XĐGN có phạm vi rộng
hơn so với TT phục vụ GS chương trình bê tơng hố GTNT.
3- Tính chất và mức độ phức tạp của vấn đề được đề cập.
Ví dụ: Để đánh giá kết quả thực hiện các giải pháp kích cầu ĐT ở ĐP
theo chủ trương của CP cần thu thập TT từ chuyêngia.
4- Tính khả thi về thời gian và nguồn lực thực hiện.
Ví dụ: Khoảng thời gian giữa 2 kỳ họp không đủ để thực hiện một
cuộc điều tra XHH để thu thập TT về kết quả thực hiện chính
sách NN-NT-ND ở 1 tỉnh miền núi.
5- Khả năng tổ chức sự phối hợp liên ngành, ĐP và một số điều kiện
khác.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập, tổng hợp thông tin.
1- Lập KH chung về thu thập, tổng hợp thông tin.
 KH thu thập, tổng hợp TT phải gắn liền với KH liên hệ với cử tri và
tham vấn chính sách.
 Nội dung KH thu thập, tổng hợp thông tin bao gồm các phần:
- Tổ chưc, cá nhân đặt ra y/c thu thập, tổng hợp TT.
- Nội dung CS; các vấn đề trọng tâm của CS cần có đủ TT để xem
xét, quyết định.
- Các nhóm đối tượng liên quan đến CS cần được tham vấn để thu
thập thơng tin.
- Các hình thức CR và PC thích hợp để thu thập, tổng hợp TT.
- Phân cơng và tiến độ thực hiện ( ai làm?khi nào bắt đầu và kết
thúc? Nhân lực, kinh phí và phương tiện ai lo?..)
- Các phương pháp tiến hành phân tích, tổng hợp TT,vv...Vídụ: HĐND
Hà tĩnh đặt ra y/c thơng tin liên quan đến quyết định XD trường C3
Vũ quang bằng nhiều cơng cụ CR&PC, cuốicùng bằng HNCBLQ để có

QĐ chính thức.

Bên cạnh KH chung cần lập KH chi tiết cho từng hoạt động thu
thập, tổng hợp TT.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập,tổng hợp thông tin(tt).
2- Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện.
 Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện là việc phân bổ các hoạt
động chi tiết theo trình tự thời gian, trong đó xác định mốc
khởi đầu và kết thúc của mỗi hoạt động( bao gồm cả khoảng
thời gian dự phòng cần thiết). KH tiến độ phải đảm bảo phù
hợp với KH chung về thu thập, tổng hợp TT.
 Trong KH chi tiết về tiến độ, việc thu thập TT phụ thuộc vào
hình thức PC&CR được lựa chọn; trong đó những cơng việc có
tính chất đặc biệt, quan trọng, phức tạp cần được dành nhiều
thời gian hơn. Việc lựa chọn thời điểm thích hợp cho từng hoạt
động thu thập TT cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng.
Ví dụ: Khơng bố trí trùng với thời gian xảy ra các sự kiện quan
trong có liên quan đến các đối tượng cung cấp nguồn tin; khi
đối tượng chính khơng thể thu xếp tham dự; khi ở vùng ĐBDT
có ma chay, cưới hỏi...


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập,tổng hợp thông tin(tt).
2- Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện ( tt ).
 Nên sử dụng bảng để thể hiện KH tiến độ; để theo dõi kết
quả thực hiện và kịp thời điều chỉnh hợp lý khi cần thiết

Ví dụ:
S
T
T

Hoạt động thu thập,
tổng hợpTT

Hình thức
PC hoặc CR

Thực hiện
từ......đến..

Phân công

1

Thu thập TT về kết
quả thực hiện CT 135

Điều tra
XHH

20/230/12/10

Tổ công tác
số 2+ tổ 3

2

Thu thập TT về XD kết Họp đối
25cấu HT các xã ĐBKK
tượng ch.đề 26/4/2010

VP Đ
ĐBQH+HĐ

3

Thu thập TT từ các
nguồn liên quan

Ban KTNS

Hội nghị
điều trần

25/7/2010


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
3- Kỹ năng thu thập, sử lý, tổng hợp thơng tin.
 TT phục vụ ĐBDC có hai loại chủ yếu: chính thức và bổ sung.
- TT chính thức thu nhận được từ các b/c, văn bản giải trình
của cơ quan ĐH; b/c thanh tra, kiểm toán; biên bản HN;đơn
thư...
- TT bổ sung là các dữ liệu thu thập được từ báo chí; tư vân ;
chuyên gia; sổ ghi chép riêng...
 Khi sử lý TT cần :

- Thẩm tra tính chính xác, đầy đủ của TT( tác giả nguồn
tin;tính chất pháp lý; sự khách quan; mức cập nhật). Ghi lại
những nội dung cần bổ sung.
- Xác minh từ nguồn cung cấp hay từ nguồn khác những nội
dung chưa thực sự rõ ràng.
- Nên phân loại theo yêu cầu phân tích, sử dụng TT.( Theo địa
bàn hoặc lĩnh vực; theo phương thức phản ảnh của vật mang
tin; theo tính chất của TT là TT nền hay bổ sung; theo mức
độ phổ biến; theo chức năng...).


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
3- Kỹ năng thu thập, sử lý, tổng hợp thông tin (tt).
 Vận dụng cách tổng hợp, tập hợp TT theo cấu trúc sẵn theo
các bước: a- Tập hợp các nội dung cùng một nhóm; b- Loại
bỏ TT trùng. Kết hợp chia ra: TT định tính để xác định mức
độ tác động và TT định lượng để khẳng định tính phổ biến.
Ví dụ: Ở tỉnh L. khi thu phiếu LYK cử tri về hiệu quả sử dụng
các công trình nước sạch, có 54/72 phiếu cho rằng hiệu quả
rất thấp.
 Khi có những đoạn biên bản ghi khơng rõ ý cần phúc tra
băng ghi âm để chỉnh sửa.
 Lưu ý không để xảy ra những lỗi khi tổng hợp như:
- Bỏ sót thơng tin quan trọng.
- Ghi nhầm tên người và địa danh.
- Đưa thông tin chưa được kiểm chứng vào b/c tổng hợp.
- Lồng YK chủ quan của người tổng hợp.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin

3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi
 Khảo sát XHH bằng bảng hỏi là một phương pháp KH tiếp cận
trực tiếp người cần tham vấn để tìm câu trả lời khách quan,
chính xác, trung thực về vấn đề mà người khảo sát quan tâm.
 Bộ câu hỏi hoặc bảng hỏi là tập hợp các câu hỏi được xếp đặt
một cách logic mà người thu thập TT chuẩn bị trao đổi để yêu
cầu người được tham vấn trả lời. Ví dụ: Bộ câu hỏi do TTHĐ
chuẩn bị để điều hành một Hội nghị nhóm chuyên đề LYK về
giải quyết v/đ nhà ở cho CN các khu CN.
 Cấu trúc của một bảng hỏi gồm có:

- Phần mở đầu: Giới thiệu tổ chức; mục tiêu khảo sát; chỉ
dẫn cách trả lời; nêu qui tắc đảm bảo khuyết danh, bảo mật,
tự nguyện

- Phần nội dung: gồm một số câu hỏi chung; câu hỏi về đề
tài; về cá nhân người trả lời;

- Phần kết thúc: Câu hỏi kết thúc; thưởng là câu hỏi mở như
hỏi q vị có YK gì khác khơng?+ Cảm ơn, ghi nhận sự hợp tác.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi (tt)
 Một số điểm cần lưu ý:
- Bảng hỏi cần ngắn gọn, đơn giản. (Không tham nhiều, phức tạp)
- Nên bắt đầu bằng những câu hỏi gây hứng thú.
- Nên đặt những câu hỏi liên quan vào vị trí gần nhau để tạo mạch
trả lời.
- Nếu phải hỏi những câu hỏi khó, nhạy cảm thì nên xếp vào cuối

bảng hỏi.
 Một số loại câu hỏi có thể sử dụng:
- Câu hỏi đóng: nêu sẵn một số PA trả lời để người được tham vấn
lựa chọn.
- Câu hỏi mở: để cho người được tham vấn tự tìm kiếm câu trả lời.
- Câu hỏi định lượng: hỏi về số lượng. Ví dụ: Ơng/ Bà hiện có bao
nhiêu m2 đất ở?


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi ( tt ).
 Một số loại câu hỏi có thể sử dụng:
- Câu hỏi định tính: để xác định mức độ tác động; để định
danh.
Ví dụ: Quý vị là doanh nhân hay công nhân viên chức? Ở
nông thôn hay đô thị?
- Câu hỏi về sự kiện thực tế: Anh/ chị có biết vụ cá ni bị
chết hàng loạt vừa xảy ra ở xã X. không?
- Câu hỏi về quan điểm, thái độ: Q vị có hài lịng với công
việc đang làm không?
- Một số dạng câu hỏi khác.
 Áp dụng nguyên tắc SMART và một số nguyên tắc khác
khi đặt câu hỏi: a- Ngắn gọn; b- Dễ hiểu( không nước
đôi, lờ mờ);c-Đơn giản; d-Vô tư ( không thiên vị, mớm
lời);e-Chỉ đặt câu hỏi để đạt mục tiêu đã xác định; không
tranh thủ hỏi thêm, hỏi thừa; g- Đặt mình vào vị trí
người được hỏi để xem có trả lời được không?


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin

4- Sử dụng các dạng biên bản, các phương tiện kỹ thuật để thu
thập,tổng hợp TT.
 ĐB / người chủ trì phải biết” đặt hàng ; VP phải biết cách lập
các loại BB để thu thập, tổng hợp TT phục vụ ban hành CS.
 Có nhiều loại BB:a- Biên bản hành chính và thủ tục.b- Biên
bản cấu trúc.c- Biên bản tóm tắt ( báo cáo nhanh ); d- Một
số loại biên bản khác.
a- Biên bản HC và thủ tục gồm các phần chính sau:
•
•
•
•
•
•

Tên thủ tục/ hội nghị ( nêu rõ CS đưa ra tham vấn)
Danh sách các tài liệu (phát và thu); DS người tham dự, địa chỉ
Thứ tự các mục việc xảy ra của hoạt động PC&CR; giờ theo dõi (để
kiểm tra, đối chiếu băng ghi âm)
Kết luận của Chủ toạ
Những vấn đề ngoài thủ tục
Người ghi và ký xác nhận của Chủ toạ


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thơngtin
b-Biên bản cấu trúc: Ví dụ: ghi theo các nội dung trọng tâm
của CS XĐGN/ Dùng các thẻ để ghi YK phát biểu.
Nội dung
Thứtự;t Tóm tắt YK
Mã số

ên ng.
Phbiểu
1- Cấp đất sản
xuất cho người
nghèo

1- NVA
2-TThB
3-PVQ

001

2- Cấp VTD ưu
đãi

12-

002

3- Đào tạo
nghề

123-

003


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thơngtin
BB cấu trúc địi hỏi phải xác định trước các nội dung trọng tâm
liên quan đến chủ đề. Mỗi nội dung được đặt một mã số riêng(

có thể dựa vào mã số của hệ thống TKKH; theo phần mềm
chuyên dụng hay mã số do cơ quan thu thập TT tự chọn).
 Nếu có điều kiện thẻ ghi YK có màu khác nhau theo từng nội
dung trọng tâm để dễ tổng hợp; cũng có thể là phiếu ghi YK
từng người sau đó tập hợp theo từng nội dung trọng tâm.
c-BB báo cáo nhanh phục vụ điều hành là BB tổng hợp ở dạng tóm
tắt gởi chủ toạ để điều hành HNTV và có những đặc điểm sau:
- Do người làm biên bản cấu trúc thực hiện.
- Nêu những kết luận chính,YK chủ đạo, những phát hiện mới.
- Ngắn gọn,khơng quá 1 trang; có thể kèm theo thuyết minh
ngắn hoặc số liệu minh hoạ.



CĐ3:Thu thập,tổnghợp thơngtin


-

Có nhiều loại phương tiện kỹ thuật được sử dụng để thu thập,
tổng hợp thông tin:
Các kỹ thuật văn bản thông thường( viết tay; sử dụng máy
chữ, máy tính..).
Ghi âm: Thơng tin ghi âm có thể dùng để đối chiếu với văn bản
viết; để lưu trữ; để làm chứng cứ ( với sự đồng thuận của người
được TV)
Ghi hình: thường dùng khi đi GS, khảo sát; khi thực hiện phỏng
vấn hoặc một số hoạt động PC& CR...
Chụp ảnh: để ghi lại sự kiện, nhân chứng, cứ liệu. Trông một số
trường hợp chụp dữ liệu thành micro phim để lưu trữ lâu dài

Các phần mềm chuyên dụng: dùng để phân nhóm dữ liêu; để
tổng hợp nhanh...
Một số phương tiện KT khác.
Một số vấn đề cần lưu ý:
Phân công công việc rõ ràng cho nhóm; cho từng người; có
người chịu trách nhiệm chính về lập BB; về quản lý, sử dụng
phương tiện KT.


CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin
Một số vấn đề cần lưu ý ( tt ):
Nên mẫu hoá các loại BB; sử dụng các bản KH chi tiết;
kịch bản điều hành; chương trình, nội qui các HN tham
vấn, LHCT để đối chiếu các công việc đang triển khai.
Ln có phương án dự phịng những tình huống ngồi ý
muốn để có KH chủ động sử lý. Ví dụ: Sự cố mất điện;
phương tiện KT bị trục trặc khi sử dụng; thất lạc tài liệu...
IV- Kết Luận:

Thu thập, tổng hợp thông tin phục vụ cơ quan và ĐBDC có
vị trí hết sức quan trọng, thường xun và có u cầu cao;
địi hỏi người chịu trách nhiệm thực hiện phải có kiến thức
; kỹ năng cần thiết; có tinh thần tận tuỵ, hết lịng vì cơng
việc được giao.

Thu thập, tổng hợp TT phải luôn bám sát yêu cầu xây
dựng chính sách; phù hợp với hình thức PC & CR đã lựa
chọn; bám kịch bản nhưng kịp thời điều chỉnh khi cần
thiết.
XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!


-


BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
 Hội đồng nhân dân tỉnh H. đang xem
xét đề án Qui hoạch và quản lý, khai
thác tài ngun trên địa bàn Tỉnh do
UBND Tỉnh trình.
Để có cơ sở quyết định tại kỳ họp sắp
tới, theo Anh/ Chị cần thu thập thơng
tin gì? Từ nguồn nào? Với đối tượng
nào?Bằng hình thức gì? Sử dụng nguồn
lực nào?
 Thảo luận nhóm: 20 phút. Nhóm trưởng
trình bày, cả lớp tham gia 7 phút/nhóm.
 Giảng viên bình luận.