CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG NGHỆ HỖ TRỢ QUẢN LÝ THƯ VIỆN
2.1 Ngơn ngữ lập trình Visual Basic và Cơ sở dữ liệu SQL server
2.1.1. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu SQL Server
SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database
Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa
Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases,
database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác
nhau trong RDBMS.
SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên mơi trường cơ sở dữ liệu rất lớn
(Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc
cho hàng ngàn user. SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác
như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy
Server....
Cơng dụng chính của SQL là chọn lọc một số cột nhất định trong bảng dữ
liệu Thường ta không sử dụng tất cả các thông tin của bảng cùng một lúc. Có thể
dùng SQL để tách ra chỉ những cột cần thiết mà thôi.
Lọc các bản ghi theo những tiêu chuẩn khác nhau: như tách riêng các hoá
đơn của một khách hàng nào đó, hay in danh sách nhân viên chỉ của một vài phòng
ban...
Sắp xếp các bản ghi theo những tiêu chuẩn khác nhau: Mỗi loại báo cáo
thường có yêu cầu sắp xếp các bản ghi theo những cột khác nhau để tiện cho việc
theo dõi.
Có báo cáo thống kê sắp xếp theo khách hàng, báo cáo khác lại sắp xếp theo
mặt hàng được bán, mặc dù tất cả thơng tin nằm trong cùng một bảng Bán hàng. Ta
có thể thực hiện sắp xếp theo một hoặc nhiều cột khác nhau bằng SQL.
Cập nhật, xoá các bản ghi trên tồn bảng theo những điều kiện khác nhau: ví
dụ như khi cần xố tồn bộ các hố đơn đã phát hành cách đây 5 năm...
Kết hợp hai hay nhiều bảng theo chiều ngang: Trong CSDL, mỗi bảng lưu trữ
thông tin về một đối tượng và các bảng liên hệ với nhau qua các trường khoá.
Dùng SQL để thực hiện việc kết hợp các bảng này với nhau thông qua các trường
khố như ở ví dụ trên để có được bảng kết quả theo yêu cầu.

Nối hai hay nhiều bảng theo chiều dọc: khi dữ liệu rất lớn hoặc phân tán ở
nhiều nơi ta có thể phải quản lý nhiều bảng theo cùng một mẫu, như mỗi bảng cho
một quý, tháng hoặc một công ty. Khi cần tổng hợp dữ liệu của cả năm hoặc của cả
tổng cơng ty ta có thể dùng SQL để nối các bảng lại với nhau.


Tạo bảng mới, thay đổi cấu trúc bảng đã có: phục vụ cho việc lập trình.
Thực hiện các phép tính tốn thống kê theo từng nhóm: tổng, trung bình, max,
min...
Đây là chức năng thường xuyên được sử dụng để tổng hợp thơng tin trước
khi in báo cáo như tính tổng số lượng của từng mặt hàng, số hàng đã bán cho từng
khách hàng...
Kết nối với dữ liệu trên máy chủ (Server): Khi kho dữ liệu được tập trung
trên máy chủ trong MS SQL Server hay Oracle ... ta phải dùng lệnh SQL để trực
tiếp thâm nhập vào cơ sở dữ liệu.
2.1.2 Cài đặt TCSOFT
Nếu bạn đang lựa chọn các phần mềm quản lý thì khơng nên bỏ quan phần
mềm Online – TCSOFT. Bởi đây chính là phần mềm mang đến nhiều tính năng
nhất hiện nay phù hợp cho từng quy mơ, tính chất từng đơn vị,
Với chức năng tự động hóa, tin học hóa nâng cao chất lượng quản lý. Ngồi ra,
phần mềm này cịn mang đến cho người dùng dễ quản lý, dễ cập nhật thông tin dữ
liệu trên nhiều vị trí khác nhau ở bất kỳ địa điểm nào. Hơn nữa phần mềm Online –
TCSOFT vô cùng an toàn và tiện lợi bảo đảm là phần mềm quản lý chất lượng.

Hình 2.2 Giới thiệu về TCSOFT

2.1.3 ?????????????????????


2.1.4 Giới thiệu về ngơn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic là sản phẩm phần mềm của ông lớn Microsoft, mang tính
hướng đối tượng. Nó được thiết kế với mục đích chính là liên kết mọi đối tượng
trong cùng một ứng dụng, để phát triển thành hệ thống chương trình hồn chỉnh.
Trong ngơn ngữ lập trình Visual Basic, phần Visual được xem là cơng cụ hỗ trợ
q trình thiết kế giao diện cho người dùng, mà chỉ cần thêm những đối tượng đã
được định nghĩa từ trước để hiện thị tại bất kỳ vị trí nào trên màn hình. Cịn đối với
Basic, đây là ngơn ngữ lập trình thơng dụng và được phần lớn Developer sử dụng.
2.2 Công cụ quản lý thư viện:
2.2.1 Cài đặt
???
2.2.2 Quy trình chuẩn bị quản lý thư viện
Bước 1: Trình thẻ thư viện
Khi thành viên của doanh nghiệp, tổ chức được cấp thẻ thư viện sau khi hồn tất
các thủ tục đăng ký thì có thể trình thẻ và sử dụng tài liệu khi có nhu cầu. Tại một
số doanh nghiệp, bước này có thể bị lược bớt do không phải giới hạn tài liệu cho
bất cứ đối tượng nào hay có thể kiểm tra thơng tin trực tiếp bằng thẻ nhân sự hoặc
máy tính.
Bước 2: Tiếp nhận thẻ thư viện, kiểm tra thông tin người mượn và loại tài liệu
Sau khi xác nhận nhân sự và kiểm tra thơng tin chính xác, cán bộ quản lý thư viện
có thể tạm thời giữ thẻ thư viện hoặc đánh dấu thơng tin người mượn. Tiếp đó,
kiểm tra thông tin của các đầu sách, mã tài liệu.
Bước 3: Phát phiếu “Yêu cầu mượn”
Cán bộ quản lý thư viện sẽ phát phiếu yêu cầu mượn tài liệu cho người mượn và
sau khi phiếu được điền đầy đủ thông tin sẽ tổng hợp và nhập thủ công thông tin
vào trong hệ thống máy tính.
Thủ tục này khá rắc rối và “thừa” bởi ngày nay, một số thư viện cho phép quản lý
thư viện nhập trực tiếp các thông tin từ người mượn mà không phải qua bước khai
báo.

Bước 4: Người mượn nhận, kiểm tra và sử dụng tài liệu
Sau khi nhận tài liệu từ cán bộ quản lý thư viện, người mượn kiểm tra và sử dụng
tài liệu trong một khoảng thời gian cố định. Nếu sử dụng quá thời hạn cho phép,
người mượn có thể bị phạt một khoản tiền.
Bước 5: Trả tài liệu và lấy lại thẻ thư viện
Sau khi sử dụng xong hoặc hết thời hạn, người mượn trả tài liệu tại thư viện. Quản
lý thư viện sẽ kiểm tra tài liệu, nhận tài liệu và cập nhật vào máy tính, nếu tài liệu
có hư hỏng, khơng đúng với tài liệu đã mượn thì yêu cầu kiểm tra và trả lại đúng
tài liệu như đã nhận. Trường hợp hư hỏng, rách nát nhiều tùy vào thực tế để thỏa
thuận mức đền bù.
Sau khi cán bộ thư viện nhận tài liệu sẽ trả lại thẻ thư viện cho độc giả, lập báo cáo
tổng hợp số lượt mượn sách của người mượn (vì một số trường hợp người mượn sẽ
bị giới hạn lượt mượn sách) đồng thời lưu trữ hồ sơ mượn – trả theo quy định.

2.2.3 Nạp danh sách quản lý thư viện
* Công cụ của excel trong việc nạp danh sách quản lý thư viện


Cập nhật, thống kê số lượng sách trong thư viện theo từng loại cụ thể.



Phân loại sách theo từng đầu mục



Cập nhật tình trạng sử dụng của từng cuốn sách: đang được sử dụng hay
đang nằm trên kệ. Từ đó người quản lý có thể hướng dẫn bạn đọc được
nhanh chóng và hiệu quả hơn.



Với các thuật tốn đơn giản trong Excel, bạn có thể tính tốn nhanh chóng
số lượng sách trong các trường hợp cụ thể, tránh xảy ra tình trạng mất mát.



Người sử dụng cũng có thể sử dụng Excel để tiện lợi trong việc tra cứu
thông tin, vị trí của từng cuốn sách. Bạn cũng có thể ghi chú thông tin một
cách tiện lợi và hiệu quả đối với từng đối tượng sách để tránh xảy ra nhầm
lẫn trong cơng tác quản lý.



Số lượng sách và tình trạng sử dụng sách cũng có thể được cập nhật rõ ràng
hơn thông qua báo cáo dưới dạng biểu đồ. Qua đó người quản lý có thể đánh


giá được mức độ, tình trạng số lượng sách trong thư viện mà không mất quá
nhiều thời gian cho việc tra cứu thông tin.


Với việc sử dụng Excel cho công việc quản lý sách trong thư viện, bạn cũng
có thể đồng bộ, hợp nhất hóa cơng việc của nhiều người trong nhóm quản lý
mà khơng phải qua giấy tờ, sổ sách.



Đặc biệt, Excel có thể được sử dụng Offline, giúp bạn tra cứu thông tin dễ
dàng hơn mà không phụ thuộc vào Internet.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích cơ bản đó, việc quản lý sách trong thư viện cũng
gặp phải những vấn đề như:


Số lượng bạn đọc lớn và khơng thường xun nên khó khăn trong việc quản
lý.



Sẽ rất phức tạp cho người sử dụng khi quản lý hồ sơ và q trình mượn sách
của bạn đọc



Khó khăn trong việc liên kết với website thư viện để tra cứu và cập nhật
thơng tin.



Excel có thể làm bạn bị hạn chế trong việc cập nhật số lượng và thông tin
các đầu sách lớn. Khó liên kết và tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận, các
đầu mục sách.

2.2.4 Đặt cấu hình quản lý thư viện
???


CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
3.2. XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

3.2.1. Cơ sở vật chất và môi trường xây dựng hệ thống
Trên phần mềm quản lý Thư viện tích hợp, các thơng tin, báo cáo về nguồn học
liệu, mượn trả, bạn đọc được lữu trữ trên CSDL chuyên dụng MSSQL trên hệ
thống Server của hệ thống thông tin PVU, đảm bảo thông tin được lưu trữ an toàn.
Đối với CSDL điện tử OnePetro, trang web cung cấp thông tin về các lượt truy cập
tài liệu điện tử, từ đó có thể đánh giá được mức độ sử dụng nguồn học liệu trực
tuyến này. Từ năm 2015 đến 2018 tổng kinh phí PVU đã đầu tư cho nguồn học
liệu, CSDL trực tuyến và thiết bị hỗ trợ giảng dạy là 877,985 triệu, gồm kính phí
mua tài liệu sách và kinh phí Thư viện điện tử để đáp ứng các nhu cầu đào tạo,
NCKH và PVCĐ. Cụ thể, trong giai đoạn trên PVU đã mua 230 cuốn sách tiếng
Anh chuyên ngành và đại cương, và 177 quyển sách chuyên ngành và đại cương
tiếng Việt. Đối với CSDL điện tử, trong năm 2017, 2018 PVU đã mua quyền truy
cập CSDL điện tử OnePetro cho chuyên ngành Dầu khí. Trong năm 2019, PVU
cũng được phê duyệt nguồn kinh phí để mua sắm sách và quyền truy cập CSDL
điện tử với tổng giá trị là 150 triệu. Về phần mềm, thiết bị hỗ trợ các hoạt động của
Thư viện, năm 2016, PVU đã trang bị phần mềm quản lý Thư viện tích hợp để
quản lý nguồn học liệu và nghiệp vụ lưu thông tài liệu. Phần mềm này đã giúp việc
quản lý và trích xuất các báo cáo, thống kê nhanh chóng phục vụ cơng tác quản trị.
3.2.2 Xây dưng website quản lý thư viện
Dù ở Việt Nam hay thế giới thì CNTT vẫn là ngành mũi nhọn để khai thác. Chúng
ta có thể thấy, ngày nay hầu hết các ngành nghề đều thay đổi phương thức quản lý
bằng hệ thống máy tính. Chỉ cần xuất hiện trên internet google facbook , amazon,
firefox, internet explorer, Opera, …) và sử dụng chương trình quản lý bằng máy
tính là có thể làm được việc này.
3.2.3 Xây dựng các bộ test cho đáp án


?

3.2.4 Tích hợp hệ thống

?????????
3.3 Đánh Giá Kết Quả Triển Khai
Thực trạng hoạt động quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam
cịn có nhiều tồn tại. Có nhiều lý do khác nhau dẫn đến những tồn tại
này. Để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý trong các thư viện hiện
đại Việt Nam cần tiến hành đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau.
Trước hết là sự đổi mới về mơ hình cơ cấu tổ chức, mơ hình cơ cấu tổ
chức ma trận là một mơ hình quản lý hiện đại, áp dụng mơ hình này
vào quản lý thư viện sẽ mang đến nhiều lợi ích. Những ưu điểm vượt
trội của mơ hình cơ cấu tổ chức ma trận đã đáp ứng được những yêu
cầu đặt ra đối với quản lý thư viện hiện đại. Thực tế này đã được
nhiều nhà nghiên cứu về mơ hình tổ chức quản lý thư viện khẳng
định và nhiều thư viện trên thế giới đã lựa chọn mơ hình này áp
dụng. Giải pháp tiếp theo là cần tăng cường hiệu lực quản lý nhà
nước trong đó tập trung vào các nội dung chính như hoàn thiện
chiến lược phát triển thư viện, các văn 186 bản qui phạm pháp luật
và xây dựng các tiêu chuẩn định mức lao động khoa học trong lĩnh


vực thư viện. Vận dụng tốt các phương thức quản lý, khai thác hiệu
quả các công cụ quản lý cũng như áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 cũng là những giải pháp hữu ích
nâng cao hiệu quả quản lý trong các thư viện hiện đại Việt Nam.

KẾT LUẬN
Sự phát triển của KH&CN và những ứng dụng của nó vào hoạt động
thư viện đã tạo ra thư viện hiện đại. Nhữngkhác biệt trong cách thức
thu thập, xử lý, tổ chức và phân phối thông tin của thư viện hiện
đạiđã có sự ảnh hưởng đến tổ chức quản lý.Những thay đổi trong tổ
chức quản lý thư viện hiện đại tập trung vào việc thực hiện các chức

năng của tổ chức quản lý; Các nội dung của tổ chức quản lý và mơ
hình cơ cấu tổ chức. Quản lý thư viện hiện đại có nhiều điểm tương


đồng với quản lý thư viện nói chung, tuy nhiên những đặc trưng của
thư viện hiện đại đã đặt ra nhiều vấn đề đối với việc thực hiện các
chức năng quản lý cũng như việc thực hiện các nội dung quản lý.
Những thay đổi nhanh chóng trong mơi trường thư viện địi hỏi phải
có một mơ hình cơ cấu tổ chức mềm dẻolinh hoạt, phương thức quản
lý khoa học, kết hợp khéo léo các công cụ quản lý. Quản lý thư viện
hiện đại vẫn chịu sự tác động từ nhiều yếu tố trong đó cần đặc biệt
quan tâm đến những thay đổi nhanh chóng của mơi trường cơng
nghệ. Để đánh giá hiệu quả quản lý trong thư viện hiện đại cần căn
cứ vào nhiều yếu tố, trong đó cần đặc biệt quan tâm đến kêt quả của
việc thực hiện các nội dung quản lý trong thư viện như quản lý nhân
lực, các hoạt động chuyên môn và quản lý tài chính. Trong những
thập niên gần đây với chủ trương đổi mới hội nhập quốc tế của
Đảng, Nhà nước và sự ứng dụng mạnh mẽ các thành tựu tiến bộ của
KH&CN các thư viện Việt Nam đã có rất nhiều thay đổi. Nhìn tổng
thể có thể thấy các thư viện Việt Nam đã và đang chuyển dịch mạnh
mẽ từ mơ hình thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại. Sự
chuyển dịch này mang đến nhiều lợi ích cho bạn đọc cũng như các
thư viện, tuy nhiên nó đặt ra nhiều 24 yêu cầu đối với tổ chức quản
lý các thư viện. Những yêu cầu đặt ra ở nhiều nội dung của tổ chức
quản lý thư viện như: Cơ cấu tổ chức; Cơ cấu nguồn nhân lực; Cơ


chế quản lý; Phương thức quản lý cũng như việc quản lý các hoạt
động chuyên môn trong thư viện. Nghiên cứu thực trạng quản lý
trong các thư viện hiện đại Việt Nam có thể nhận thấy bên cạnh

những thành quả đạt được còn nhiều hạn chế. Những thay đổi trong
tổ chức quản lý nói chung và trong việc thực hiện các chức năng
quản lý tại các thư viện Việt Nam chưa theo kịp sự thay đổi nhanh
chóng của mơi trường thư viện hiện đại.
Vì vậy, hoạt động quản lý cịn tồn tại nhiều bất cập, trong đó tập
trung vào những yếu kém trong việc thực hiện chức năng lập kế
hoạch; Sự lạc hậu của mơ hình tổ chức quản lý, hệ thống văn bản
pháp qui; Những hạn chế của đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý trong
việc tiếp cận, sử dụng các cơng cụ quản lý mới có ứng dụng công
nghệ; Hạn chế trong việc sử dụng kết hợp các phương pháp quản lý
và thực hiện các chức năng kiểm tra. Những tồn tại này đã có sự ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của các thư viện hiện đại
Việt Nam. Để nâng cao hiệu quả quản lý trong các thư viện hiện đại
Việt Nam cần tiến hành đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau. Cần có
sự đổi mới về cơ cấu tổ chức, mơ hình cơ cấu tổ chức ma trận là một
mơ hình quản lý khoa học, áp dụng mơ hình này vào quản lý thư
viện sẽ mang đến nhiều lợi ích. Những ưu điểm vượt trội của mô


hình cơ cấu tổ chức ma trận đã đáp ứng được những yêu cầu đặt ra
đối với quản lý thư viện hiện đại. Thực tế này đã được nhiều nhà
nghiên cứu về mơ hình tổ chức quản lý thư viện khẳng định và nhiều
thư viện trên thế giới đã lựa chọn mơ hình này áp dụng. Việc áp
dụng mơ hình cơ cấu tổ chức ma trận và các giải pháp đề xuất sẽ
khắc phục được những tồn tại trong tổ chức quản lý thư viện hiện
đại Việt Nam. Bên cạnh đó nhiều giải pháp khác như tăng cường
hiệu lực quản lý nhà nước, nâng cao chất lượng nhân lực, đổi mới
phương thức và công cụ quản lý cũng cần được thực hiện kịp thời.
Thực hiện đồng bộ các giải pháp này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả
quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của các thư viện nhằm phát

triển sự nghiệp thư viện Việt Nam phục vụ cho cơng cuộc cơng
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:


1. Nguyễn Văn Thiên (2010), “Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO tại các thư viện”, Tạp chí Văn hóa Nghệ thuật (314), tr. 95-97.
2. Nguyễn Văn Thiên (2011), Xây dựng hệ thống quản lý thư viện
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ,
Bộ Giáo dục và Đào tạo, Hà Nội.
3. Nguyễn Văn Thiên (2011), “Xây dựng thư viện hạt nhân – giải
pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các thư viện đại học Việt
Nam”, Tạp chí Nghiên cứu văn hóa (6), tr. 63- 67.
4. Nguyễn Văn Thiên (2013), “Đào tạo nguồn nhân lực thông tin thư
viện tại Việt Nam hiện nay và một số vấn đề đặt ra đối với cơ quan
quản lý nhà nước”, Tạp chí Nghiên cứu văn hóa (6), tr. 15-19.
5. Nguyễn Văn Thiên (2013), “Những thách thức đối với các thư viện
Việt Nam trong giai đoạn hiện nay”, Tạp chí Nghiên cứu văn hóa (4),
tr. 94-97.
6. Nguyễn Văn Thiên (2013), “Một vài ý kiến về chính sách đầu tư
phát triển đối với các thư viện đại học Việt Nam”, Chính sách đầu tư
của nhà nước đối với các thư viện Việt Nam, Bộ Văn hóa, Thể thao
và Du lịch, Hà Nội.


7. Nguyễn Văn Thiên (2014), Quản lý các thư viện điện tử ở Việt
Nam hiện nay, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Bộ Văn hóa, Thể
thao và Du lịch, Hà Nội.
8. Nguyễn Văn Thiên (2015), “Áp dụng một số lý thuyết quản lý hiện

đại nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong các thư viện Việt Nam
hiện nay”, Tạp chí Thư viện Việt Nam (2), tr. 7-10.
9. Nguyen Van Thien (2015), “The Application of Information
Technology in Libraries in VietNam and Requirements for
Organisational Models”, Asian Aspiration: Libraries for Sustainable
Advancemen, Bangkok Thailand.
10. Nguyễn Văn Thiên (2015), “Vì sao các thư viện đại học Việt Nam
nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, Thư viện đại học
Việt Nam, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Hà Nội.
11. Nguyễn Văn Thiên (2015), “Xu hướng phát triển của thư viện và
những vấn đề đặt ra đối với hoạt động đào tạo nhân lực thông tin
thư viện tại Việt Nam”, Nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện phục
vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội đáp ứng yêu cầu phát triển bền
vững đất nước, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Hà Nội.


12. Nguyễn Văn Thiên (2016), “Sự phát triển của các thư viện, trung
tâm thông tin tại Việt Nam và những vấn đề đặt ra đối với quản lý
nhà nước”, Tạp chí Thơng tin và tư liệu (1), tr. 11-18.
13. Nguyễn Văn Thiên (2016), “Sự phát triển của các thư viện Việt
Nam hiện nay và những yêu cầu đặt ra đối với mơ hình cơ cấu tổ
chức”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (2) tr. 7-13.