Quản lý hành chính theo lý thuyết của Henri Fayol

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC
KHOA QUẢN LÝ GIÁO DỤC

~~~~~~*~~~~~~

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
LÝ THUYẾT VỀ HÀNH CHÍNH TRONG CÁC TỔ
CHỨC GIÁO DỤC

Sinh viên thực hiện
Lớp
Mã sinh viên

: LÊ THU QUYÊN
: QH-2018-S QTTH
: 18010551

HÀ NỘI – 2022


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................................0
CHƯƠNG 1. LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL...................................1
I. KHÁI NIỆM CHUNG............................................................................................................................ 1
1. QUẢN TRỊ................................................................................................................................................................................. 1
2. HÀNH CHÍNH.......................................................................................................................................................................... 1
3. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH...................................................................................................................................................... 1
II. 14 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL............................................ 1
1. PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG (DIVISION OF WORK)........................................................................................ 1

2. QUYỀN HẠN (AUTHORITY)...................................................................................................................... 2
3. KỶ LUẬT (DISCIPLINE)............................................................................................................................ 3
4. THỐNG NHẤT MỆNH LỆNH (UNITY OF COMMAND)................................................................................ 3
5. THỐNG NHẤT CHỈ ĐẠO (UNITY OF DIRECTION)..................................................................................... 4
6. LỢI ÍCH CÁ NHÂN PHỤ THUỘC VÀO LỢI ÍCH CHUNG CỦA TỔ CHỨC (SUBORDINATION OF INDIVIDUAL
INTERESTS TO THE GENERAL INTEREST).............................................................................................. 4
7. TRẢ CÔNG HỢP LÝ (REMUNERATION).................................................................................................... 4
8. TẬP TRUNG HOÁ QUYỀN LỰC (CENTRALIZATION)................................................................................. 5
9. CHUỖI ĐỊNH HƯỚNG MỆNH LỆNH (SCALAR CHAIN).............................................................................. 5
10. TRẬT TỰ (ORDER)................................................................................................................................. 6
11. CÔNG BẰNG (EQUITY)........................................................................................................................... 6
12. SỰ ỔN ĐỊNH VỀ NHÂN SỰ (STABILITY OF TENURE OF PERSONEL)....................................................... 6
13. SÁNG KIẾN (INITIATIVE)....................................................................................................................... 7
14. TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI (ESPRIT DE’CORPS).......................................................................................... 7
I. KHÁI NIỆM CHUNG............................................................................................................................ 9
II. NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG............................9
1. CƠNG TÁC VĂN THƯ............................................................................................................................................................ 9
2. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ SỔ SÁCH..................................................................................................................................... 10
3. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.......................................................................................................................................................... 10
4. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG NHÀ TRƯỜNG...................................................................................... 10
5. MỐI QUAN HỆ GIỮ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ................................................................................................................. 11
III. HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH......................................... 12
1. NHỮNG U CẦU ĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH.............................................. 12
2. HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG TRƯỜNG PHỔ THƠNG....................12
KẾT LUẬN............................................................................................................................................... 17
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................................ 18


Đề bài
Câu 1: Dựa trên việc tham khảo các tài liệu, hãy trình bày lý thuyết quản lý hành chính

của Henri Fayol, và đề xuất cách thức vận dụng 14 nguyên tác của lý thuyết này trong
quản lý nhà trường.
Câu 2: Trình bày về cơng tác văn thư hành chính trong các nhà trường. Lấy ví dụ từ 4
trường đã quan sát trong khi học học phần Thực tập nghiệp vụ 1 để minh họa.


Mở đầu
Quản trị nhà trường là một quá trình xây dựng các chính sách, kế hoạch và quy
định cho các hoạt động của nhà trường, tổ chức các hoạt động giáo dục như dạy học sinh
thông qua việc huy động và sử dụng các nguồn lực sẵn có. Giám sát và đồng thời thực
hiện công việc đánh giá dựa trên quyền tự chủ. Có trách nhiệm giải trình để có thể phát
triển trường theo tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu đã đề ra. Trong quản trị nhà trường,
những tác động của chủ thể quản trị (hiệu trưởng) là những tác động của tổ chức sư phạm
đối với đối tượng được quản lý nhằm giải quyết các nhiệm vụ giáo dục của tổ chức sư
phạm. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, hiệu trường nhà trường cũng cần phải tuân
theo các nguyên tắc quản trị nhất định. Nguyên tắc quản trị là hệ thống các quy định, quy
tắc quản trị có tính chất ràng buộc đối với các chủ thể quản lý trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó có vai trò đặc biệt quan trọng
trong hoạt động quản lý và quản trị hành chính. Ngày nay, cơng nghệ càng phát triển, thì
các nhiệm vụ liên quan đến chun mơn và kỹ thuật sẽ được thực hiện ít hơn. Thay vào
đó chúng ta sẽ dành nhiều thời gian hơn cho công tác quản trị nội bộ của trường. Cơng tác
hành chính văn phịng là hoạt động quan trọng, khơng thể thiếu trong hoạt động nội bộ
của mọi cơ sở, đơn vị giáo dục. Các đơn vị, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo muốn hoàn
thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt cơng tác văn
thư hành chính, đây là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi
tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của
lãnh đạo.
- Mục tiêu nghiên cứu: Nhằm phân tích những nguyên tắc của lý thuyết quản lý hành chính
của Henri Fayol và phân tích những vấn đề chung của cơng tác văn thư hành chính trong
nhà trường từ đó đưa ra một vài vai trị, cơng việc của nhà quản trị đối với công tác văn

thư trong nhà trường.
- Phương pháp nghiên cứu: Phân tích và tổng hợp lý thuyết
- Bài tiểu luận gồm hai chương:
+ Chương 1. Lý thuyết quản trị hành chính của Henri Fayol
+ Chương 2. Cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường.


CHƯƠNG 1. LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL
I. KHÁI NIỆM CHUNG
1. Quản trị
Có tác giả cho rằng “quản trị” là những hoạt động phát sinh từ sự tập hợp nhiều
người một cách có ý thức nhằm hồn thành những mục tiêu chung. Những tập thể đó gọi
là các tổ chức mà các tổ chức là môi trường của quản trị, hay quản trị là hoạt động cần
thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức nhằm thực hiện
các mục tiêu chung. Từ quản trị được dịch từ tiếng Anh nhưng cũng có lúc có nơi người ta
gọi là quản lý. Quản trị và quản lý khác nhau ở cách dùng trong những nội dung và hoàn
cảnh khác nhau. Quản lý thường dùng trong những trường hợp chung, trừu tượng như
quản lý nhà nước, quản lý an ninh quốc phòng, quản lý văn hố giáo dục.v.v. cịn quản trị
thường dùng trong những trường hợp cụ thể như quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự,
v.v...
Quản trị một tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các
nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và
hiệu quả cao trong mơi trường ln biến động.
2. Hành chính
Quan niệm cũ: hành chính là cai trị, cai quản, “ khơng quản được thì cấm, thì phạt
”. Quan niệm hiện đại: hành chính là hoạt động quản lý nhà nước nhằm phục vụ, kiến tạo
cho sự phát triển xã hội và phát triển con người.
Nghĩa hẹp: là hoạt động, công việc của văn phòng để phục vụ, hỗ trợ thực hiện các
mục tiêu của tổ chức, đơn vị. Nghĩa rộng: là hoạt động chấp hành và điều hành thực hiện
các quy định quản lý nhà nước trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội gồm cả hoạt

ông chấp hành và điều hành thực hiện các quy định quản lý là tổ chức, đơn vị nhằm đạt
được mục tiêu xác định.
3. Quản trị hành chính
Quản trị hành chính là một phương pháp quản lý cổ điển tập trung vào các nguyên
tắc mà các nhà quản trị sử dụng để điều phối các công việc nội bộ của một tổ chức. Các
nhà lý thuyết của trường phái này nhấn mạnh sự tập trung vào chun mơn hóa lao động,
quyền lực và hệ thống mệnh lệnh chỉ huy.
II. 14 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL
1. Phân cơng lao động (Division of work)
Là chia nhỏ công tác thành một số bước, mỗi bước được hoàn thành bởi một cá
nhân. Như vậy cá nhân chun mơn hóa khi thực hiện một phần của một hoạt động thay
5


vì tồn bộ hoạt động. Dây chuyền lắp ráp là một thí dụ điển hình của sự phân cơng lao
động. Sự

6


phân công lao động nhằm tạo ra hiệu quả cao trong tổ chức. Ông khuyến nghị rằng tất cả
các loại công việc phải được phân chia và chia nhỏ và giao cho nhiều người khác nhau
theo chuyên môn của họ trong một lĩnh vực cụ thể. Việc chia nhỏ công việc khiến nó trở
nên đơn giản và mang lại hiệu quả. Nó cũng giúp cá nhân đạt được tốc độ, độ chính xác
trong hiệu suất của mình. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc phân công lao động quá mức sẽ
gây ra nhàm chán, mệt mỏi. từ đó giảm sút hiệu quả.
 Muốn áp dụng vào nhà trường, nhà quản lý cần
phải phân công lao động phù hợp dựa trên các tiêu
chí năng lực chun mơn, kỹ năng của từng thành
viên trong tổ chức, nhà quản lý cần hiểu rõ từng

thành viên trong tổ chức để phân việc đúng người,
từ đó thúc đẩy sự tập trung, tinh thần làm việc và
khai thác tối đa điểm mạnh của họ đem lại hiệu quả
cơng việc. Nhân viên được chun mơn hóa, kết quả công việc tạo ra sẽ được đảm bảo cả
về số lượng và chất lượng.
2. Quyền hạn (Authority)
Quyền hạn và trách nhiệm cùng tồn tại. Nếu quyền hạn được trao cho một người,
người đó cũng phải chịu trách nhiệm. Theo
cách tương tự, nếu bất kỳ ai được giao trách
nhiệm cho bất kỳ cơng việc nào, thì người đó
cũng phải có thẩm quyền liên quan. Quyền
hạn là quyền của cấp trên để có được sự
chính xác từ cấp dưới của họ trong khi trách
nhiệm có nghĩa là nghĩa vụ đối với việc thực
hiện cơng việc được giao. Cần có sự cân bằng
giữa cả hai tức là chúng phải song hành với
nhau. Quyền hạn mà khơng có trách nhiệm
dẫn đến hành vi
vơ trách nhiệm trong khi trách nhiệm khơng có thẩm quyền làm cho người đó khơng hiệu
quả.
Nhà quản lý có quyền ra lệnh, nhưng họ phải ghi nhớ rằng quyền chính là trách
nhiệm. Herb Kelleher - cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines cũng cho rằng "các vị
trí và chức danh đều không quan trọng, chất lượng quản lý mới là điều có ý nghĩa hơn hết.
Bất kỳ ai, đang đảm nhận cương vị hay chức danh nào cũng có thể là một nhà lãnh đạo
qua hành động của mình".
 Tất cả những thành viên trong nhà trường đều phải có trách nhiệm đối với cơng việc
của mình. Vì vậy, đối với những người tận tụy, có trách nhiệm cao với công việc nhà quản
trị cần phải đánh giá khách quan, công bằng để kịp thời động viên, khen thưởng. Những
người thiếu trách nhiệm trong công việc hoặc để xảy ra hậu quả làm ảnh hưởng đến số

lượng, chất lượng cơng việc thì phải xử lý theo quy định; hoặc bố trí, sắp xếp lại cơng
việc.


3. Kỷ luật (Discipline)
Theo Fayol, “Kỷ luật có nghĩa là chân thành, tuân theo, tôn trọng quyền hạn và
tuân thủ các quy tắc và quy định của doanh nghiệp”. Nguyên tắc này được áp dụng là cấp
dưới phải tôn trọng cấp trên và tuân theo mệnh lệnh của họ. Nhân viên phải tuân thủ và
tôn trọng những luật lệ của tổ chức. Nó là điều kiện tiên quyết quan trọng để doanh
nghiệp vận hành trơn tru. Kỷ luật không chỉ được yêu cầu đối với cấp dưới mà còn ở cấp
quản lý.
Thực hiện kỷ luật dựa trên một hệ
thống chi tiết bao gồm các nguyên
tắc, quy chế, quy định được thống
nhất với nhau và đảm bảo các thành
viên trong tổ chức phải tuân thủ đầy
đủ. Kỷ luật phải được tôn trọng và
đề cao tính thực thi trong mọi tổ
chức, doanh nghiệp.
Tổng quan thì kỷ luật là một
trong các yếu tố thúc đẩy sự liên kết
và hoạt động mềm mại hơn của
doanh nghiệp.
 Nguyên tắc này khi áp dụng với nhà trường nó được thể hiện ở nội quy, quy định của
nhà trường. Nội quy nhà trường hay là quy định nhà trường có lẽ là điều khơng thể thiếu
trong mọi môi trường giáo dục. Bởi lẽ, nhờ vào những nội quy, quy định này, nhà trường
mới có thể nhanh chóng xây dựng được một môi trường học nếp cùng văn hóa học đường
tốt nhất dành cho học sinh, giáo viên, nhân viên trong nhà trường.
4. Thống nhất mệnh lệnh (Unity of command)

Nguyên tắc này có nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một cấp quản lý
mà thôi. Cách thức quản lý cần đề cao tính thống nhất, đặc biệt là hiện nay khi trong một
tổ chức áp dụng rất nhiều các phương pháp và mơ hình quản lý khác nhau đòi hỏi nhân
viên phải nghe lệnh và thực hiện nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo, khách hàng cùng một
lúc. Sẽ xuất hiện các trường hợp các nhà quản lý đưa ra ý kiến trái ngược nhau và nhân
viên rơi vào tính huống khơng biết phải làm theo ý kiến của ai. Do đó, nên tránh để cho
nhiều mệnh mệnh được đưa xuống nhân viên cùng lúc trừ khi và cho đến khi nó thực sự
cần thiết. Sự thống nhất của chỉ huy cung cấp cho tổ chức một sự tồn tại có kỷ luật, ổn
định và có trật tự. Nó tạo ra mối quan hệ hài hòa giữa cấp trên và cấp dưới.
 Trong trường học, nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ, mỗi Tổ chun mơn lại có một
Tổ trưởng tổ chun mơn


5. Thống nhất chỉ đạo (Unity of direction)
Đội ngũ nhân viên có cùng năng
lực chun mơn, kỹ năng thì cần phải
được làm việc dưới sự lãnh đạo của một
nhà quản lý, cấp trên để cùng thực hiện và
hoàn thành một mục tiêu chung, theo một
kế hoạch chung và đảm bảo phối hợp
công việc được nhịp nhàng, thuần thục
trong từng bước hoạt động. Có nghĩa là
các hoạt động liên quan nên được nhóm
lại với
nhau. Cần có một kế hoạch hành động cho họ và họ phải do một người quản lý cụ thể phụ
trách. Theo nguyên tắc này, nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức phải hướng tới
mục tiêu chung. Nếu khơng có sự thống nhất về phương hướng thì khơng thể đạt được sự
thống nhất của hành động. Trên thực tế, sự thống nhất về mệnh lệnh là khơng thể thực
hiện được nếu khơng có sự thống nhất về chỉ đạo.
 Nguyên tắc này được thể hiện ở mỗi nhà trường lại có những tổ chuyên mơn khác nhau,

làm những cơng việc khác nhau.
6. Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích chung của tổ chức (Subordination of
Individual Interests to the General Interest)
Lợi ích của bất kỳ một cá nhân hay một nhóm nhân viên nào trong tổ chức không
được vượt quá quyền lợi của tổ chức. Trong bộ nguyên tắc quản trị doanh nghiệp của
Fayol cũng chỉ ra rằng lợi ích chung của tổ chức phải được đặt lên trên hết. Khi mà
nguyên tắc được xây dựng với lý thuyết mọi lợi ích đề có tính trung lập thì chắc chắn u
cầu về lợi ích của từng cá nhân không được đề cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Nhà
quản lý phải thực hiện nhiệm vụ hòa giải nếu như trong việc thực hiện lợi ích tổ chức và
lợi ích cá nhân có xảy ra mâu thuẫn xung đột và khơng có sự thống nhất.
 Trong nhà trường, dù có bất kì tình huống hay xung đột nào nhà quản trị cũng cần phải
đặt lợi ích của nhà trường lên trên hết.
7. Trả công hợp lý (Remuneration)
Số lượng và phương thức trả công cho người lao động phải công bằng, hợp lý, thỏa
đáng và xứng đáng với những nỗ lực. Thù lao phải được xác định trên cơ sở giá cả sinh
hoạt, công việc được giao, tình hình tài chính của doanh nghiệp, mức lương hiện hành,
v.v. Mức lương hợp lý và phù hợp và phương thức trả lương của họ làm giảm căng thẳng
và khác biệt giữa người lao động và cấp quản lý, tạo ra mối quan hệ hài hòa và bầu khơng
khí làm việc vui vẻ. Fayol cũng khuyến nghị cung cấp các lợi ích khác như giáo dục miễn


phí, cơ sở y tế và nhà ở cho người lao động. Thù lao hay chế độ lương thưởng là những
yếu tố


được quan tâm hàng đầu. Doanh nghiệp cần đảm bảo mức thù lao hay chế độ đãi ngộ công
bằng và xứng đáng cho từng thành viên, nhà quản lý trong tổ chức.
 Đây chính là địn bẩy quan trọng vừa là động lực của tập thể giáo viên, nhân viên trong
nhà trường để họ làm việc với trách nhiệm, khả năng, tinh thần, kỷ luật và sự cống hiến.
8. Tập trung hố quyền lực (Centralization)

Mức độ tập trung hóa hoặc phân quyền hợp
lý phụ thuộc vào từng tình huống. Mục tiêu là tối đa
hoa việc sử dụng năng lực của cá nhân. Tập trung
có nghĩa là tập trung quyền lực ở cấp cao nhất. Nói
cách khác, tập trung hóa là một tình huống trong đó
lãnh đạo cao nhất giữ lại phần lớn quyền ra quyết
định. Phi tập trung có nghĩa là chuyển giao quyền ra
quyết định cho tất cả các cấp của tổ chức. Nói cách
khác, chia sẻ quyền hạn xuống dưới là phân quyền.
Tập trung hóa là một trong những nguyên tắc cơ bản của quản trị doanh nghiệp, nó
đem tới hệ quả tất yếu cho doanh nghiệp là q trình cơ cấu. Ngay cả khi doanh nghiệp có
cấu trúc phẳng thì phân chia quyền lực nên chỉ tập trung vào một đội ngũ nhất định mà
thôi. Đây là nguyên tắc thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ
cấu. Ngay cả ở trong những tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa
(decentralization), quyền hành nói chung vẫn tập trung vào tay một số người mà thôi.
Trong những tổ chức kiểu này, việc từng cá nhân được tự do đến đâu và hệ lụy từ việc
phân tán quyền hành lớn đến mức nào chưa bao giờ được bỏ khỏi bàn tranh luận.
 Trong nhà trường Hiệu trưởng vẫn là người có quyền hành cao nhất, đưa ra quyết định
cuối cùng. Sau khi quyết định được đưa ra, các mệnh lệnh sẽ được chuyển xuống từ Hiệu
trưởng thông qua quá trình ủy quyền, tức là HT trao quyền cho cấp dưới để hoàn thành
một số nhiệm vụ nhất định. HT vẫn nắm được kiểm soát và phối hợp, giám sát và đánh
giá tất cả các hoạt động cần thiết để tuân thủ mệnh lệnh. Tuy nhiên, tập trung hay phân
quyền tuyệt đối là không khả thi. HT nên linh hoạt để đạt được nhiều lợi ích giữa tập
trung hố và phi tập trung hoá.
9. Chuỗi định hướng mệnh lệnh (Scalar chain)
Trong quản trị phải có sự kết nối từ cấp
cao nhất đến cấp thấp nhất. Phải đảm bảo
nguyên tắc, không được đi trật khỏi đường dây.
Sự vận dụng phải linh hoạt, không cứng nhắc.
Mối quan hệ trong công việc của nhân

viên và nhà quản lý phải đảm bảo sự chặt chẽ và
luôn tốt đẹp. Việc giao mệnh lệnh cho cấp dưới
cũng cần theo nguyên tắc hợp lý, rõ ràng giữa hai bên để quá trình thực hiện đảm bảo kết
quả tốt, có thể triển khai linh hoạt khơng cứng nhắc theo quy định.


 Cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường cần phải nắm rõ vị trí của mình trong hệ
thống phân cấp của nhà cũng như các mệnh lệnh từ cấp trên cần được đảm bảo rõ ràng,
hợp lý, hai bên cùng nắm rõ.
10. Trật tự (Order)
Trật tự hay sắp xếp người và vật vào đúng chỗ cần thiết: H.Fayol cho rằng vật nào,
người nào cũng có chỗ riêng của nó. Phải đặt cho đúng vật nào, người nào vào chỗ nấy.
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong việc sắp xếp, sử dụng người và dụng cụ, máy
móc. Nguyên tắc này liên quan đến sự sắp xếp hợp lý và có hệ thống của mọi thứ và con
người. Sự sắp xếp của mọi thứ được gọi là trật tự vật chất và sắp xếp của con người được
gọi là trật tự xã hội.
 Trong nhà trường, Nhà quản lý cần phải sắp xếp sao cho tất cả mọi người và thiết bị,
nguyên liệu được bố trí đúng nơi, đúng lúc. Điều này sẽ khiến cho các thành viên trong
nhà trường thấy được tơn trọng, có tiếng nói riêng và có cơ hội thể hiện năng lực của cá
nhân mình. Mỗi cá nhân đều nên có chỗ đứng riêng, có trách nhiệm phù hợp và có vai trị
nhất định trong từng tổ chức để ln cảm thấy mình có ích đối với hoạt động phát triển
của tập thể.
11. Công bằng (Equity)
Người quản lý cần đối xử ân cần và công bằng với những người cấp dưới của họ.
Sự công bằng trong cách đối xử với cấp dưới và nhân viên cũng như lòng tử tế đối với họ
là sự cần thiết tạo nên lòng trung thành và sự tận tụy của
nhân viên đối với xí nghiệp. Cơng bằng là điều cần thiết
để tạo ra và duy trì mối quan hệ thân ái giữa người quản
lý và người dưới quyền.
Nhưng công bằng khơng có nghĩa là hồn tồn

khơng có sự khắc nghiệt. Fayol có ý kiến rằng: “đơi khi
vũ lực và sự khắc nghiệt có thể trở nên cần thiết vì lợi ích
cơng bằng”. Tính chất cơng bằng phải được đề cao trong
mọi tổ chức, đặc biệt là trong tư tưởng, nguyên tắc hay hành động của cả nhân viên và đội
ngũ quản lý. Điều này sẽ giúp nâng cao lòng trung thành của nhân viên với công ty.
 Hiệu trưởng nhà trường cần công bằng với tất cả các thành viên trong nhà trường cả trong
nguyên tắc lẫn hành động.
12. Sự ổn định về nhân sự (Stability of tenure of Personel)
Fayol nhấn mạnh rằng không nên di chuyển nhân viên thường xun từ vị trí cơng
việc này sang vị trí công việc khác, tức là thời gian phục vụ trong cơng việc phải được cố
định.
Do đó, nhân viên nên được bổ nhiệm sau khi tuân thủ các nguyên tắc tuyển dụng và
lựa chọn nhưng một khi họ được bổ nhiệm thì các dịch vụ của họ phải được phục vụ.


Theo Fayol. “Nhân viên
cần có thời gian để làm quen với
công việc mới và thành công để
làm tốt công việc đó nhưng nếu
anh ta bị loại bỏ trước đó thì anh
ta sẽ không thể cung cấp các
dịch vụ đáng giá”. Kết quả là
thời gian, công sức và tiền bạc
dành cho việc đào tạo người lao
động sẽ bị lãng phí.
Tính ổn định của công việc tạo ra tinh thần đồng đội và cảm giác thân thuộc giữa
người lao động, điều này cuối cùng làm tăng chất lượng cũng như số lượng cơng việc.
Nhân viên cần phải có điều kiện làm quen, thích ứng với cơng việc để thực hiện cơng việc
đúng quy trình và đảm bảo hiệu quả nhất. Ổn định nhiệm vụ nên được thực hiện với mục
tiêu rõ ràng và có thời gian chuẩn bị chi tiết.

 Sự ổn định nhiệm vụ là nguyên tắc cần thiết trong quản trị. Nó đảm bảo cho sự hoạt
động với mục tiêu rõ ràng và có điều kiện để chuẩn bị chu đáo. Sự thay đổi luôn luôn
không cần thiết và thiếu căn cứ tạo nên những nguy hiểm do thiếu ổn định kèm theo
những lãng phí và phí tổn to lớn. Sự ổn định về nhiệm vụ thúc đẩy lòng trung thành với
mục đích và giá trị của tổ chức.
13. Sáng kiến (Initiative)
Cấp dưới được tự do xây dựng và thực hiện những kế hoạch do họ tạo ra. Sáng
kiến được quan niệm là sự nghĩ ra và thực hiện công việc một cách sáng tạo. Điều này rất
có lợi cho công việc. Tạo ra ý tưởng sáng tạo trong công việc là cách để nhân viên thể
hiện sự nhiệt huyết và tinh thần làm việc cao nhất. Thông qua các sáng kiến trong cơng
việc nhà quản lý có thể đánh giá chất lượng làm việc của từng cá nhân.
 Hiệu trưởng nhà trường nên tạo cơ hội cho các thành viên trong nhà trường đề xuất ý
tưởng, kinh nghiệm và phương pháp làm việc mới từ đó giúp cho các thành viên có cơ hội
hiểu biết và gần gũi với nhau hơn.
14. Tinh thần đồng đội (Esprit De’Corps)
Nguyên tắc này nói rằng đồn kết ln tạo ra sức mạnh (tức là sự hịa hợp trong
các nhóm làm việc và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên). Sự thống nhất, sự đồn
kết nhất trí trong cộng đồng mang lại những hiệu quả to lớn. Fayol cảnh báo các nhà quản
lý khơng nên chia nhân viên thành các nhóm cạnh tranh vì điều đó có thể gây tổn hại đến
đạo đức của người lao động và lợi ích của cơng việc về lâu dài. Việc xây dựng và duy trì
gắn kết giữa các mối quan hệ trong công việc là điều quan trọng đối với doanh nghiệp.
Thống nhất trong mục tiêu hành động, đoàn kết thực thi sẽ mang lại những kết quả ấn
tượng, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Fayol nhấn mạnh rằng, việc xây dựng và


duy trì sự hịa hợp giữa các mối quan hệ trong cơng việc là vơ cùng cần thiết. Có một câu
danh ngôn rằng:


"Sự khác biệt giữa đội bóng xồng và đội bóng có tầm cỡ là sự cảm thơng giữa các đồng

đội với nhau. Nhiều người gọi đó là tinh thần đồng đội. Khi ai cũng thấm nhuần tinh thần
đó thì đội bóng sẽ trở nên vững mạnh".
 Hiệu trưởng cần khích lệ tinh thần đồng đội, tức là tạo tính đồn kết trong nhà trường.
Sự đồn kết khơng chỉ mang lại kết quả tốt đẹp cho chúng ta mà nó cịn trở thành sợi dây
vơ hình gắn kết mọi người lại gần nhau hơn, từ đó tạo nên những mối quan hệ xã hội tốt
đẹp trong nhà trường.
Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức
quản lý, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với
các chức năng cơ bản của nhà quản lý. Ơng cho rằng thành cơng của quản lý không chỉ
nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành
động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng.


CHƯƠNG 2. CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG
I. KHÁI NIỆM CHUNG
Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV, công tác văn thư bao gồm những nội dung:
soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong q trình thực hiện
các nội dung cơng việc cơng tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các u cầu: nhanh
chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Cơng tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn
và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: phân
loại tài liệu lưu trữ, ñánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài
liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá
trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: tính
khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế
hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt cơng nghệ thơng
tin sẽ hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản.
* Vị trí, vai trị của cơng tác hành chính - quản trị trong nhà trường
Trong nhà trường, công tác hành chính - quản trị có vị trí hết sức quan trọng. Cơng

tác hành chính - quản trị kết nối mọi hoạt động bên trong nhà trường cũng như kết nối nhà
trường với các lực lượng tham gia giáo dục ngoài nhà trường. Công tác quản trị chủ yếu
tạo ra, sử dụng, bảo quản các điều kiện cơ sở vật chất, tài chính, thực hiện các chế độ
chính sách nhằm phục vụ công tác giáo dục của nhà trường. Công tác hành chính chủ yếu
là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin trong nội bộ nhà trường và bên ngồi nhà
trường.
Cơng tác hành chính có các vai trị sau:
- Bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều
hành trong nhà trường;
- Là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan
điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
- Giúp giải quyết mọi cơng việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có năng suất và
chất lượng, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý chặt chẽ, đúng nguyên tắc, chính sách và
chế độ.
Trong phạm vi tiểu luận này em chỉ tìm hiểu cơng tác hành chính, đảm bảo các
điều kiện thơng tin trong công tác quản lý trường học, bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
•
•
•

Cơng tác văn thư
Cơng tác lập hồ sơ, sổ sách
Cơng tác lưu trữ

II. NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG


1. Công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư Nội dung của cơng tác văn thư đã được hội đồng chính
phủ quy định tại nghị quyết số142/CP ngày 28/09/1963 ban hành điều lệ về công tác công
văn giấy tờ và công tác lưu trữ
• Xây dựng và ban hành văn bản
• Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
• Cơng tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ
• Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu
* Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, một tổ chức là do
nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định.
2. Công tác lập hồ sơ sổ sách
Hồ sơ: hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn
bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức
hoặc của một cá nhân.
Lập hồ sơ: lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp
xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Sổ sách: là những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ về một sự việc hay cá nhân nhưng
đã được xử lý và lưu trữ. Sổ sách trong nhà trường là những hồ sơ ghi sổ, chúng cũng
được lưu trữ và bảo quản theo những quy định chung của nhà nước.
3. Công tác lưu trữ
Nội dung của công tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu
lưu hiệu quả. Đó là: phân loại tài liệu lưu trữ; đánh giá tài liệu lưu trữ; bổ sung tài liệu lưu
trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp
ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ.
- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương xuống cơ sở, có sự chỉ đạo chặt chẽ
và thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.
4. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng nhà trường
Trong nhà trường, văn phòng có vai trị rất quan trọng. Văn phịng nhà trường là
nơi trực tiếp giúp hiệu trưởng quản lý công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài sản vật tư, thực
hiện các chế độ chính sách, tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh thực hiện tốt các


nhiệm vụ dạy và học. Chính vì vậy, văn phịng nhà trường vừa thực hiện chức năng quản
trị vừa thực


hiện chức năng hành chính. Với chức năng hành chính, văn phịng nhà trường là trạm
thơng tin. Để thực hiện vai trị là một trạm thơng tin, văn phịng phải thực hiện một số
chức năng sau:
4.1. Chức năng tiếp nhận và truyền đạt thơng tin
- Văn phịng tiếp nhận và chuyển giao tồn bộ cơng văn giấy tờ trong nội bộ nhà trường
hoặc giữa nhà trường với các cơ quan khác, thực hiện đầy đủ các khâu của công tác văn
thư.
- Văn phòng là nơi tiếp giáo viên, nhân viên, học sinh và các đối tượng khác đến liên hệ
công việc.
- Sắp xếp các cuộc gặp gỡ, giao tiếp giúp hiệu trưởng chủ động làm việc.
- Văn phòng là nơi đặt điện thoại để tiếp nhận và truyền đạt thông tin.
- Văn phòng là nơi ghi nhớ đầy đủ các sự việc cần thiết, góp phần giải quyết cơng việc
đúng lúc, kịp thời, không bị trùng lập.
4.2. Chức năng theo dõi và phối hợp
- Văn phòng nhà trường là bộ phận trực tiếp giúp Hiệu trưởng theo dõi, liên lạc và phối hợp
với các tổ chức, bộ phận và các chức danh trong nhà trường.

- Với vị trí là đầu mối giao lưu thơng tin, qua văn phịng các tổ chức, bộ phận trong nhà
trường sẽ hỗ trợ, tương tác nhau thực hiện nhiệm vụ.
5. Mối quan hệ giữ văn thư và lưu trữ
Cơng tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong q trình xử lý thơng tin.
Vì thế trong điều lệ cơng tác, cơng văn giấy tờ
ban hành kèm theo nghị định 142 / CP ngày
29/09/1963 của hội đồng Chính Phủ đã quy định
“ Cơng văn giấy tờ là một trong những phương
tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước.
Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là
hai cơng tác không thể thiếu được đối với quản lý
Nhà nước ”. Do vậy mà công tác văn thư càng
làm tốt và làm chính xác bao nhiêu thì cơng tác
lưu trữ cảng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo
điều kiện cho việc xử lý thơng tin một cách khoa
học chính xác và có hiệu quả. Ngược lại lưu trữ
là sự tích luỹ kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục
vụ cho công tác văn thư. Do vậy cần phải quan
tâm đến chất lượng công tác văn thư và kết hợp
luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận
văn thư lưu trữ. Như vậy
việc tìm hiểu lý luận về cơng tác văn thư lưu trữ là việc nghiên cứu, tìm hiểu về khái
niệm, vị trí, vai trị của cơng tác văn thư lưu trữ đối với sự tồn tại, phát triển của cơ quan,


đơn vị. Nghiên cứu nội dung của công tác văn thư lưu trữ là một quá trình bao gồm: việc
xây dựng


và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, công tác lập hồ sơ và nộp hồ

sơ, công tác tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. Việc tổ chức công tác văn thư như vậy
trong một cơ quan, đơn vị là do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ
trưởng cơ quan quy định. Đối với công tác lưu trữ của một cơ quan, đơn vị là việc lựa
chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học, những văn bản có giá trị được hình thành trong q
trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thơng tin q khứ, nó
bao gồm các nội dung cơ bản sau: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị của tài liệu
lưu trữ, bộ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chính lý tài liệu lưu trữ,
bao quan tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng, tài liệu lưu trữ.
III. HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
1. Những u cầu đối với việc quản lý cơng tác văn thư hành chính
1.1 Thực hiện cải cách hành chính
Trong nhà trường, hiệu trưởng cần vận dụng tinh thần cải cách hành chính để đổi
mới cơng tác quản lý giáo dục. Đối với một nhà trường, cải cách hành chính là quy định
rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các đối tượng quản lý, có cơ chế phối hợp rõ
ràng, tránh trùng lập, chồng chéo. Cải cách hành chính trong nhà trường cần bảo đảm tính
ổn định, phát huy các thành quả, nề nếp đã có. Chỉ thay đổi những khâu yếu, những bất
hợp lý trong công việc nhằm hướng đến việc đạt hiệu lực, hiệu quả trong cơng việc.
Nội dung cải cách hành chính vận dụng trong việc quản lý cơng tác văn thư hành
chính bao gồm một số các vấn đề chính sau:
- Thực hiện nghiêm túc đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước;
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cho các đơn vị, cá nhân trong nhà trường;
- Đơn giản hố các thủ tục hành chính trên cơ sở bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra;
- Hiện đại hóa các trang thiết bị và phương tiện hoạt động phục vụ cơng tác văn thư hành
chính trong nhà trường;
- Ứng dụng khoa học – công nghệ trong cơng tác văn thư hành chính.
- Để thực hiện tốt cải cách hành chính áp dụng trong nhà trường cần nghiên cứu kỹ thực
trạng cụ thể, riêng biệt của từng trường từ đó đề ra nội dung và cách thức thích hợp.
1.2 Thực hiện các nguyên tắc quản lý
Nguyên tắc tuân thủ pháp

luật Nguyên tắc mục tiêu
Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả
2. Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư hành chính trong trường phổ thơng
Nội dung hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành chính được trình bày theo cách
tiếp cận các chức năng quản lý.
2.1 Xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành chính
Đối với bất kỳ một nhà trường, xây dựng kế hoạch là cơng việc có vai trị và ý nghĩa
quan trọng trong công tác quản lý. Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư hành chính cũng


phải bắt đầu từ việc xây dựng kế hoạch cho công việc này. Kế hoạch là phương tiện hoạt
động của nhà trường nhằm bảo đảm cho những hoạt động đó được thực hiện liên tục,
thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra; là cơ sở để hiệu trưởng chỉ đạo, điều hành
công việc trong từng thời gian, vừa bảo đảm chủ động, qn xuyến tồn diện các mặt
cơng tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, bảo đảm thực hiện công việc đúng
tiến độ.
Xây dựng kế hoạch cho cơng tác văn thư hành chính là việc đề ra các mục tiêu cụ
thể cần đạt được trong hoạt động cũng như các biện pháp để thực hiện các mục tiêu này.
Kế hoạch này phải gắn bó mật thiết với kế hoạch chung của toàn trường cũng như gắn với
các kế hoạch hoạt động khác.
2.1.1 Căn cứ lập kế hoạch
Để xây dựng mục tiêu kế hoạch cho công tác văn thư hành chính cần dựa vào một
số các căn cứ sau:
- Phương hướng, nhiệm vụ đặt ra cho năm học của nhà trường
- Thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường
- Những yêu cầu bức thiết cho công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu
trữ.
- Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động cơng tác văn thư hành chính
- u cầu cải cách hành chính đối với cơng tác này.
Từ những vấn đề trên, đề ra các mục tiêu cần đạt trong củng cố và hoàn thiện cơ

cấu tổ chức, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ v.v... cho cơng tác văn thư hành chính.
Trên cơ sở mục tiêu kế hoạch đề ra, hiệu trưởng cho xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư
hành chính.
2.1.2 u cầu đối với kế hoạch
- Phải bám sát và bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường và chỉ đạo của cơ
quan quản lý cấp trên.
- Nêu rõ công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hồn thành
- Cơng việc phải được sắp xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hồn, có trọng tâm,
trọng điểm.
- Phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm của tồn trường. Bảo đảm có tính khả thi, tránh
ôm đồm quá nhiều nội dung mà khả năng thực hiện được ít; phân bổ quỹ thời gian cho
hợp lý.
2.1.3 Quy trình lập kế hoạch
Bước 1- Nghiên cứu, chọn cơng việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào kế
hoạch:
- Thu thập đầy đủ các thông tin, dữ liệu có liên quan. Cần rà sốt hồ sơ về những hoạt động
trước đó nhằm xác định những cơng việc cịn tồn đọng và trình tự ưu tiên giải quyết trong
thời gian dự kiến sắp tới.
- Tham khảo ý kiến các bộ phận liên quan về sự cần thiết của các vấn đề dự liệu, tính khả
thi của việc thực hiện, quyết định và chỉ đạo từ quản lý cấp trên..v.v....


Bước 2- Xây dựng dự thảo trong đó nêu rõ: Tên các công việc cần thực hiện, tên
người, bộ phận chịu trách nhiệm, hình thức, thời gian thực hiện
Bước 3- Ban hành chính thức để tổ chức thực hiện.
Việc xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành chính giúp hiệu trưởng nắm bắt và
quản lý tồn bộ cơng việc này một cách chi tiết, cụ thể từ đó có sự phân phối nguồn lực
hợp lý cho các hoạt động giáo dục trong nhà trường. Xây dựng kế hoạch công tác văn thư
hành chính cịn giúp các bộ phận và cá nhân chủ động trong cơng việc. Ngồi ra, kế hoạch
năm học của cơng tác văn thư hành chính sẽ đảm bảo tính ổn định tương đối tránh lúc quá

nhàn rỗi lúc lại quá bận rộn.
2.2 Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường
2.2.1 Xây dựng bộ máy
- Đìều lệ trường Tiểu học (điều 18) và Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định hiệu
trưởng quản lý hành chính trong nhà trường
- Điều lệ trường Tiểu học (điều 17) và Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định nhà
trường phổ thơng có tổ hành chính-quản trị. Tổ hành chính - quản trị giúp hiệu trưởng
thực hiện các công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác trong
nhà trường.
- Tổ hành chính - quản trị có tổ trưởng và một hay hai tổ phó do hiệu trưởng chỉ định. Tuỳ
theo quy mô trường lớp và các điều kiện vật chất, hiệu trưởng xác định chức năng, nhiệm
vụ và biên chế sau đó đề nghị cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. Cụ thể là: Bộ phận văn
thư hoạt động dưới sự điều hành của tổ trưởng tổ hành chính quản trị hay dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Hiệu trưởng.
Cán bộ văn thư ngoài những u cầu về trình độ chun mơn cần phải có các phẩm
chất cần thiết như trung thực, cẩn thận, cần cù, lịch sự, điềm đạm. Lựa chọn nhân sự thích
hợp đáp ứng được u cầu, địi hỏi của cơng tác văn phòng
2.2.2 Xây dựng quy chế làm việc và phân cơng cơng việc
Để quản lý có hiệu quả cơng tác văn thư hành chính, Hiệu trưởng cần: 1) chỉ đạo
xây dựng quy chế làm việc trong đó qui định rõ chức năng, nhiệm vụ cho tổ văn phòng
cũng như cho từng người trong bộ phận này. 2) Thiết kế và phân công công việc phù hợp.
Thực tế cho thấy, ở những nơi có những quy định cụ thể, phù hợp với cơng việc và thẩm
quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. Trái lại, ở những nơi chức
năng, nhiệm vụ chỉ được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành cơng việc hay
gặp khó khăn và kém hiệu quả. Thiết kế cơng việc khoa học thì quản lý cơng việc sẽ
thuận lợi. Thiết kế cơng việc có ý nghĩa quan trọng là tạo ra khả năng chun mơn hố
cơng việc. Khi phân công công việc cần chú ý đến đặc điểm nổi trội của cá nhân, bảo đảm
thực hiện đúng các quy định của pháp luật và qui định của ngành GD-ĐT.
2.2.3 Xây dựng cơ chế phối hợp
Nhà trường là một hệ thống mở và các đơn vị chức năng trong nhà trường cũng tạo

nên một hệ thống quan hệ mở ở nhiều cấp độ khác nhau. Nếu tạo được sự phối hợp, hợp