báo cáo ưu điểm của app kiot việt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ , ĐHQGHN
KHOA ĐÀO TẠO VÀ BỒI DƯỠNG NGOẠI NGỮ

BÀI BÁO CÁO
NGHIÊN CỨU CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đ ƯỢC THI ẾT
KẾ GIÚP ĐỠ HOẠT Đ ỘNG C ỦA DOANH NGHI ỆP

Lớp: SNHU20E3
Môn học : IT 210
Tên nhóm : Fineas and Ferb
Thành viên :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Phạm Thị Thúy Quỳnh
Đặng Khánh Vy
Nguyễn Xuân Trường
Nguyễn Thị Ngọc Khánh
Lê Anh Minh
Nguyễn Lan Phương

1


Table of Contents

Table of Figures

I Bối cảnh công ty và các vấn đề
1.Bối cảnh công ty ( Chanh cosmetic box )

2


0-1 Chanh comestic box

Chanh Cosmetic Box là một công ty thương mại chuyên sỉ lẻ nhiều đơn hàng với số
lượng lớn về các sản phẩm mỹ phẩm của Mỹ. Cửa hàng chuyên bán sỉ, nhận rất nhiều
đơn hàng với số lượng lớn. Ngồi ra, cửa hàng cũng khơng tốn q nhiều chi phí cho
việc kinh doanh như khơng th nhiều nhân viên mà cửa hàng được trực tiếp người
quản lý tư vấn và bán hàng. Bên cạnh đó, nhờ sự hỗ trợ phần mềm quản lý bán hàng
kiot Việt, cũng đã giúp cửa hàng trong việc quản lý đơn hàng, theo dõi hàng hoá, bán
hàng cũng thuận tiện hơn rất nhiều. Từ khi cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán
hàng KiotViet, họ cũng có nhiều thời gian hơn để tư vấn cách làm đẹp cho mọi người.
Nhiều người sẽ có những hồi nghi khi hiện nay trên thị trường đầy rẫy những thông
tin về mỹ phẩm giả, kém chất lượng. Nhưng đến với Chanh Cosmetic Box, khách hàng
không chỉ thực sự yên tâm bởi chất lượng hàng hóa được đảm bảo, mà cịn được t ư vấn
nhiệt tình về cách chăm sóc, làm đẹp cho đến khi lựa chọn được sản phẩm phù hợp
nhất với mình.

2. Mơ tả công việc

A, Đồng bộ với các sàn thương mại điện tử

3

0-2 Đồng bộ với các sàn thương mại điện tử

KiotViet đem đến giải pháp quản lý bán hàng dễ dàng & hiệu quả trên các sàn TMĐT
phổ biến nhất hiện nay như Tiki, Shopee, Lazada... Quản lý tập trung nhi ều gian hàng
trên một giao diện, tự động đồng bộ tồn kho - giá bán, tiết kiệm thời gian, đơn đi b ạt
ngàn.

b, Tạo website bán hàng trong 5 phút

0-3 Tạo website bán hàng

Chỉ với 5 phút bán hàng, bạn đã có thể tạo ra một website bán hàng với nhiều giao diện
phù hợp và bắt mắt. Mykiot giúp bạn có thêm một giải pháp bán hàng thương mại đi ện
tử thật dễ dàng và đơn giản chỉ với 100K/tháng.

c, Liên kết quản lý bán hàng trên Facebook

4


0-4 quản lý bán hàng trên Facebook

KiotViet cung cấp giải pháp quản lý & bán hàng trên Fanpage Facebook tiện lợi và
nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của hàng triệu chủ shop kinh doanh online
thuộc tất cả mọi ngành hàng.
•
•
•
•

Đẩy nhanh tốc độ và quản lý bán hàng
Chăm sóc khách hàng chu đáo
Báo cáo hiệu quả, nhanh chóng, chi tiết
Quản lý, bán hàng mọi lúc mọi nơi cùng kiot Việt online

d, Giải pháp giao hàng dễ dàng

5


0-5 giao hàng dễ dàng

KiotViet liên kết với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất hiện nay giúp chủ shop
dễ dàng lựa chọn shipper, đối soát vận đơn nhanh chóng mà khơng cần phải làm vi ệc
trực tiếp với từng đơn vị vận chuyển.
•
•
•
•

Xử lý đơn hàng thơng minh
Dễ dàng quản lý
Quản lý phí giao hàng, thu hộ COD
Giao hàng đảm bảo

3.Traditional system
Có rất nhiều người khi biết đến và mới sử dụng đến một app nào đó đều quan ngại về
việc chúng có khó sử dụng hay khơng, nhưng khi sử dụng app này, khách hàng cảm
thấy việc bán hàng cực kì nhanh chóng lại khơng cần lo về bất kỳ vấn đề kỹ thuật
phức tạp nào cả.

•

Vận hành dễ dàng ngay cả khi không am hiểu công nghệMyKiot giúp khởi tạo
Website nhanh chóng với chi phí siêu tiết kiệm. Đặc biệt khơng tốn thêm phí

•

quản lý hay bảo trì dữ liệu.
Chủ shop chỉ cần theo dõi việc kinh doanh trên Website bán hàng, mọi vấn đề
kỹ thuật phức tạp nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn thiết kế Website hiện đại nhất
sẽ được các kĩ thuật viên lành nghề cập nhật hàng tuần.

6


•

Hồn tồn miễn phí Hosting, Bandwidth. Hàng triệu khách hàng có thể thoải mái

•

truy cập Website khơng giới hạn số lượng.
Đặc biệt, MyKiot hỗ trợ tích hợp Domain riêng dễ dàng. Website được đảm bảo
kết nối an toàn bảo mật https, cập nhật tính năng mới thường xuyên bởi đội
ngũ phát triển chuyên nghiệp.

II Các vấn đề
Vấn đề 1 : Người quản lí gặp khó khăn trong việc ghi chép sổ sách v ề
nguồn tiền ra vào và số lượng hàng tồn kho
Khi số lượng hàng hóa của cơng ty lên đến hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm, bạn sẽ rất

đau đầu để nhớ tất cả thông tin của chúng như chủng loại, kích cỡ, màu sắc, thuộc
tính, chất liệu,… và bạn sẽ rất khó để điều chỉnh các thơng tin về số lượng hàng hóa
khi lượng hàng hóa ra, vào với số lượng khổng lồ với các đơn hàng rắc rối.
Bên cạnh đó với khối lượng hàng hóa lớn , chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm
sốt đầu ra và đầu vào và thậm chí nếu chỉ ghi sai lệch một chút trong sổ sách hoặc sót
hóa đơn dẫn đến sai sót trong việc ghi chép, điều chỉnh sổ quỹ.

Vấn đề 2 :Nhân viên khó lên đơn hàng cho khách m ột cách nhanh
chóng và cùng một lúc.
Vào giờ cao điểm của cửa hàng sẽ có rất đông khách hàng đến mua sắm cả trực tiếp và
trực tuyến. Cơng ty ln có chiến lượng chạy quảng cáo sản phẩm trên Facebook vậy
nên có một khối lượng người nhắn tin tư vấn khổng lồ và rất khó cho các nhân viên
vào giờ cao điểm để có thể tạo đơn, tư vấn và lưu trữ thông tin khách hàng cho rất
nhiều nguồn khách hàng cùng một thời điểm.

Vấn đề 3 : Khó khăn trong việc bán hàng trên các trang th ương m ại
điện tử.
Khi bán hàng Online, nhân viên bộ phận sẽ cần chuyển qua nhiều ứng dụng khác nhau
hay phải vừa nhắn tin với khách vừa tạo đơn hàng và vừa trả lời, tư vấn các thắc mắc
của khách nên rất khó tránh khỏi việc sót đơn, nhầm đơn, quên lên đơn hàng sau khi
chat. Bên cạnh đó , với khối lượng các đơn hàng rất lớn , sẽ khó cho nhân viên ki ểm

7


sốt tình trạng các đơn hàng xem khách hàng có phản hổi như thế nào : Đ ơn đã đ ến tay
khách chưa ? Hay đơn phải hoàn lại về shop ? Hay đơn đang được giao hàng ?...

Vấn đề 4 : Khó khăn trong việc quản lý nhân viên với kh ối l ượng
nhân viên lớn

Quản lý chặt chẽ toàn bộ nhân viên là vấn đề nan giải của cơng ty có nhiều cửa hàng,
chi nhánh. Đối với một chi nhánh, vấn đề này đã khó giải quyết, với một chuỗi các chi
nhánh thì lại càng khó hơn. Một chi nhánh có nhiều nhân viên part-time và full-time v ới
các vị trí khác nhau. Mỗi nhân viên có một lịch làm việc, quyền sử dụng dữ li ệu của cửa
hàng khác nhau. Điều đó là rất khó cho cơng ty để quản lý và theo dõi hi ệu suất làm
việc của các nhân viên.

III Cách giải quyết
Solution 1:
App KiotViet đã liệt kê những tính năng giúp quản lý dữ liệu hàng hóa
a, Quản lí hàng hóa

Thêm mới hàng hóa

0-6 Thêm mới hàng hóa

Loại hàng nhập về sẽ bao gồm hàng hóa thơng thường, hàng sản xuất, hàng quản lý
theo Serial/IMEI và hàng quản lý theo Lô - hạn sử dụng. Vậy nên, Phần mềm KiotViet
sẽ giúp thêm vào hệ thống theo quy tắc để dễ quản lý.
Các hàng hóa được thêm vào vẫn được cập nhật thông tin thêm, sắp xếp theo danh
mục hoặc có thể xóa khi ngừng kinh doanh sản phẩm đó.

8


Dự kiến hết hàng

0-7 Dự kiến hết hàng

Với tính năng dự kiến này, chủ cửa hàng có thể thơng tin hàng hóa chuẩn bị hết để

nhập hàng. Hoặc đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo ln có sẵn hàng hóa phục vụ
cho khách hàng.

Xem Lơ - Hạn sử dụng hàng hóa
Đối với một số mặt hàng như mỹ phẩm, sữa, bánh,...cần được kiểm sốt theo lơ và hạn
sử dụng rất quan trọng. Khi sắp xếp theo Lô và hạn sử dụng, phần mềm KiotViet cũng
gợi ý xuất kho. Để những hàng hóa gần hết hạn sẽ được xuất trước 1 cách tự động

Quản lý sản xuất, định lượng nguyên vật liệu
Khi dùng tính năng này, chủ cửa hàng có thể sản xuất những sản phẩm có nhiều
nguyên liệu. Nó cũng góp phần dự tính số lượng ngun vật liệu sẽ sử dụng để hoàn
thiện ra một sản phẩm là bao nhiêu.
b. Quản lý tồn kho

9


Kiểm kho

0-8 Kiểm kho

Việc kiếm kho giúp chủ cửa hàng nắm bắt được số lượng hàng hóa thực tế trong kho.
Nó có bị chênh lệch so với thực tế khơng. Việc kiểm kho thường được thực hiện theo
tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó

Quản lý kho hàng
Từ việc kiểm kho, bạn có thể quản lý kho hàng để nắm bắt thơng tin và bổ sung hàng
hóa thiếu. Điều này cịn giúp người bán biết mặt hàng nào đang bán chạy và nên nhập
thêm hay khơng.
Cùng với đó, quản lý được tồn kho của các chi nhánh sẽ giúp luân chuyển hàng hóa.

Chuyến hàng đến cửa hàng có nhu cầu đúng với loại hàng hóa đó.

Solution 2:
KiotViet với những chức năng thiết lập đơn hàng tiện lợi

10


Tạo mới hóa đơn bán hàng

0-9 Tạo mới hóa đơn bán hàng

Tính năng này giúp chủ cửa hàng thiết lập các hóa đơn bán hàng theo yêu cầu. Để tạo
được hóa đơn mới, bạn cần vào màn hình bán hàng hoặc quản lý. Từ đó chọn loại hàng
hóa, số lượng, thơng tin khách hàng, giá bán, hình thức thanh tốn bằng các bộ l ọc định
sẵn và bắt đầu tạo hóa đơn.
Bên cạnh đó, người bán hàng có thể tạo nhanh đơn hàng bằng cách import dữ liệu trực
tiếp từ excel vào phần mềm và tạo hóa đơn như bình thường.

Quản lý doanh sách hóa đơn
Khi đã tạo hóa đơn, người dùng vẫn có thể dùng tính năng này để thực hiện các hoạt
động quản lý hóa đơn như
•
•
•
•

Cập nhật thơng tin chung và chi tiết trong hóa đơn
Sao chép hoặc hủy bỏ hóa đơn
Xuất file/in hóa đơn

Tìm kiếm và sắp xếp hóa đơn

11


Xem lịch thanh tốn của các hóa đơn

0-10 Xem lịch thanh tốn của các hóa đơn

Một hóa đơn tại KiotViet có thể thanh tốn nhiều lần nếu như khách hàng ghi nợ. Vi ệc
lưu trữ lịch sử thanh toán của các hóa đơn giúp người bán theo dõi và cập nhật tình
trạng đơn hàng.
Quản lý đặt hàng, đổi trả hàng

Đặt hàng

0-11 Đặt hàng

Trước khi sử dụng tính năng đặt hàng, chủ cửa hàng cần thiết lập cửa hàng đầy đủ
thông tin theo hướng dẫn. Sau đó tiến hành đặt hàng theo các bước chọn mặt hàng,
import đơn hàng, chọn thông tin khách hàng, số lượng, giá bán… để tạo phiếu đặt hàng
thành công.

12


Bạn có thể thao tác nhiều phiếu đặt hàng cùng 1 lúc. Phần mềm KiotViet cũng hỗ trợ
ghi lại lịch sử đặt hàng và thông tin ghi nợ của khách hàng khi tạo đơn đặt hàng

Đổi trả hàng

0-12 Đổi trả hàng

KiotViet hỗ trợ khách trả hàng theo hóa đơn. Tại tính năng này cần thi ết l ập phiếu tr ả
hàng. Lựa chọn thơng tin về số lượng hàng hóa, giá trả hàng, phí trả hoặc các khoản
thu khác nếu có.
Tính năng này cũng cho phép cập nhật, sao chép hoặc hủy phi ếu tr ả hàng. Đ ặc bi ệt có
thể đồng bộ phiếu trả hàng khi offline.

Solution 3 :

Linh hoạt đồng bộ tồn kho, giá bán, đơn hàng
Khách bán hàng online luôn mong muốn sở hữu số lượng sản phẩm lớn trong kho hàng
của mình trên các sàn thương mại điện tử nhằm thu hút người tiêu dùng, kích cầu mua
sắm. Tuy nhiên số lượng này trên thực tế là con số ảo bởi chủ kinh doanh muốn “bán
đến đâu nhập đến đó”, hoặc khi có đơn đặt mới nhập hàng về bán.
Bởi vậy, KiotViet đã nâng cấp cho phép chủ shop được chủ động tùy chọn đồng bộ tồn
kho giữa phần mềm quản lý bán hàng và gian hàng Lazada/Shopee hay khơng. Nhờ đó,
số lượng hàng thực tế hồn tồn khơng ảnh hưởng đến số lượng tồn kho hiển thị trên
các gian hàng trên sàn thương mại điện tử. Ví dụ: số lượng thực tế tồn là 5 sản phẩm

13


nhưng có thể hiển thị là 100, 500 hay 1000...trên gian hàng của các sàn tùy theo mong
muốn của chủ shop.

0-13 Linh hoạt đồng bộ tồn kho, giá bán, đơn hàng

Tương tự, chủ kinh doanh cũng có thể tùy chọn đồng bộ hoặc không các đơn hàng hay

giá bán giữa KiotViet và gian hàng trên các sàn sao cho phù h ợp với nhu cầu c ủa mình
nhất. Tại lần nâng cấp này, KiotViet còn hỗ trợ chủ shop linh hoạt lựa chọn cơng thức
tính giá trị tồn kho được đồng bộ để hạn chế tối đa tình trạng khách khơng thể đặt
hàng vì tồn kho thực tế đã hết.

Đồng bộ hàng hóa khơng dùng SKU
Giờ đây, cửa hàng dễ dàng đăng bán một loạt hàng hóa lên các sàn thương mại điện tử
khi hàng mới về và nhập vào hệ thống KiotViet để quản lý tồn kho. Phần mềm được
nâng cấp tính năng đồng bộ hàng hóa, chủ shop có thể tùy biến lựa chọn đồng bộ sản
phẩm có mã hàng trùng với SKU hoặc khơng rất linh hoạt.
Tính năng này tạo điều kiện thuận lợi cho chủ kinh doanh trong quá trình đồng bộ sản
phẩm, khi hàng về chủ shop chỉ cần lựa chọn có đồng bộ lên gian hàng trên các sàn
thương mại điện tử hay không, tiện lợi và nhanh chóng gấp đơi so với trước đây.

14


Quản lý chặt chẽ trạng thái đồng bộ sản phẩm, hóa đơn
Một trong những điểm nổi bật trong lần nâng cấp tính năng này của KiotViet là cho
phép quản lý tồn bộ các hàng hóa hoặc hóa đơn đồng bộ lỗi giữa sàn thương mại điện
tử với phần mềm quản lý bán hàng.

0-14 Quản lý chặt chẽ trạng thái đồng bộ sản phẩm, hóa đơn

Thay vì mất nhiều thời gian tìm kiếm từng mã hàng khi xảy ra lỗi như trước, gi ờ đây
với bộ lọc hiện đại, khách hàng dễ dàng theo dõi và chỉnh sửa các sản phẩm hoặc hóa
đơn đồng bộ khơng thành cơng chỉ trong chớp mắt.

Liên kết chi nhánh thông minh - Đánh giá hiệu quả chính xác
Một chi nhánh trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet hiện tại đã có thể liên kết với

5 gian hàng trên sàn thương mại điện tử. Điều này hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý tập
trung, toàn diện khi sở hữu nhiều gian hàng online.
Thêm vào đó, KiotViet đã cải tiến thêm chức năng gắn tên gian hàng trên t ừng giao dịch
với bộ lọc hỗ trợ, giúp chủ shop đánh giá chính xác hiệu quả từng gian hàng trên mỗi
sàn thương mại điện tử để đưa ra kế hoạch kinh doanh hợp lý.

15


Solution 4 :
App Kiot Việt đã thiết kế các chức năng giúp quản lý nhân viên

Quản lý danh sách nhân viên
Với tính năng này, chủ cửa hàng có thể nắm rõ số lượng nhân viên, thông tin về nhân
viên cũng như phòng ban mà nhân viên đang hoạt động trong cửa hàng.

0-15 Quản lý danh sách nhân viên

Nhân nhiên được hiển thị trong bảng trên khi ấn vào mỗi nhân viên chủ cửa hàng có
thể tùy chỉnh lịch làm việc, thiết lập lương cho mỗi nhân viên:

0-16 Quản lý danh sách nhân viên (2)

Mỗi nhân viên đều có lịch làm việc riêng và tính năng này giúp cho chủ cửa hàng biết
được nhân viên đang có những lịch làm việc nào và xếp lịch cho mỗi nhân viên của
mình

16

0-17 Quản lý danh sách nhân viên (3)

Đối với những nhân viên part-time và full-time có mức lương nhận khác nhau, chủ của
hàng có thể điểu chỉnh mức lương hợp lí giữa từng nhân viên
Ngồi ra, Vietkiot cịn hỗ trợ tạo Phiếu lương cho nhân viên giúp họ biết được các
khoản công trừ trong lương:

17


0-18 Quản lý danh sách nhân viên (4)

Phạt vi phạm
Khi chấm công, hệ thống cho phép ghi nhận lỗi vi phạm của nhân viên với số l ần và số
tiền bị phạt (giảm trừ) tương ứng và sẽ được tổng hợp lại khi lập bảng lương cho nhân
viên.

0-19 Phạt vi phạm

Báo cáo tài chính
Chí phí lương cho nhân viên sẽ được tự động cập nhật vào Báo cáo tài chính

18


0-20 Báo cáo tài chính

IV. Những điều cần cân nhắc
1.Mức giá của KiotViet
Hiện tại, KiotViet có 2 mức giá bạn có thể tham khảo dưới đây tùy thuộc vào nhu cầu

và hình thức kinh doanh, quy mơ cửa hàng để lựa chọn mức giá phù hợp. Cụ thể, bạn có
thể tham khảo dưới đây.

0-21 Mức giá của KiotViet

2.Hỗ trợ khách hàng
Hình thức CSKH cực kì phổ biến và ln đạt hiệu quả là tích điểm cho khách hàng. Hệ
thống tích điểm của KiotViet giúp tích điểm theo doanh thu hóa đơn, theo hàng hóa,

19


cho phép người dùng có thể tùy biến linh hoạt điểm trên từng hàng hóa theo mong
muốn của cửa hàng.
Phần điểm tích lũy của khách hàng sẽ được cập nhật thường xuyên và xuất thành báo
cáo. Báo cáo thường xuyên và cuối ngày và cả báo cáo tài chính.
•

Hotline: Tư vấn bán hàng: 1800 6162 Chăm sóc khách hàng: 1900 6522 Hoạt

•

động 365 ngày/năm từ 7:00 đến 22:00 kể cả ngày nghỉ, lễ tết.
KiotViet Fanpage: Luôn trả lời các thông tin nhanh nhất thơng qua các phản hồi

•

trên Facebook.
Kênh hỗ trợ Youtube: Luôn cập nhật các kiến thức sử dụng phần mềm tức thời,

•

trực quan giúp người dùng sử dụng được KiotViet dễ dàng và hiệu quả nhất.
Chat trên web & mobile: Ln có người trực chat để trả lời câu hỏi của các bạn
nhanh và hiệu quả nhất suốt 365 ngày/năm.

3.Hệ thống chăm sóc khách hàng qua Email/SMS/Zalo

0-22 Hệ thống chăm sóc khách hàng qua Email/SMS/Zalo

KiotViet hiện kết hợp với Vietguys để cung cấp tính năng gửi SMS trên hệ thống. Đây là
hình thức CSKH đã quen thuộc. Người dùng sử dụng dữ liệu khách hàng đã có sẵn trong
phần mềm. Từ đó chọn các gói gửi tin nhắn, thiết lập tin nhắn và gửi theo kế hoạch để
ra.
Đối với email, KiotViet đang hỗ trợ bạn 4 loại cấu hình gửi email cho khách hàng
20


•

Cấu hình KIOT MAIL: Hỗ trợ dưới dạng địa chỉ email
là: Với các cửa hàng dùng thử, KiotViet hỗ trợ gửi
miễn phí 5 email/1 tháng và miễn phí 100 email/1 tháng với các cửa hàng đã ký

•

hợp đồng.
Cấu hình Gmail: Với loại cầu hình này người cần đảm bảo chính sách gửi mail

•

•

của Google. Để tránh bị khóa tài khoản nên gửi dưới 100 email/ngày
Cấu hình Yahoo mail: Các bước tương tự Gmail
Các cấu hình khác

Hiện nay, KiotViet cịn đồng bộ thông tin thành viên/khách hàng từ Zalo. Cho phép
Khách hàng thành viên của gian hàng truy xuất thông tin điểm tích lũy của mình ngay
trên Zalo. Nhưng để đồng bộ được doanh nghiệp cần có tài khoản Zalo OA (Zalo Official
Account) được xác thực theo chính sách của Zalo.

4.Phần mềm tương tự KiotViet

0-23 Phần mềm tương tự

21