Anh chị hãy trình bày khái niệm thư tín và cách viết các loại thư

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI
KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
HỌC KỲ I NĂM HỌC 2021-2022

Chủ đề: Bài tập lớn
Tên học phần: Kĩ Năng Mềm

Họ và tên sinh viên:
Mã sinh viên:
Lớp:
Giảng viên hướng dẫn:

Hà Nội, tháng 05 , 2022


Đề bài
Anh chị hãy trình bày khái niệm thư tín và cách viết các loại thư sau :
- Thư đặt hàng , thư trả lời thư đặt hành và thư từ chối thư đặt hàng
-Thư khiếu nại và thư trả lời khiếu nại,
-Các loại thư xã giao bao gồm : Thư mời , thư chúc mừng ,thư thăm hỏi ,thư chia
buồn ,thư cảm ơn , thư giới thiệu .
Trên cơ sở đó , anh chị hãy viết một thư đặt hàng và thư trả lời cho thư đặt hàng đó
Theo anh chị kĩ năng về viết thư trong giao tiếp thư tín có ý nghĩa như thế nào đối
với cơng việc và cuộc sống của anh chị .


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................................................2

Phần 1 : Khái niệm thư tín và cách viết các loại thư......................................................................2
1.1.Khái niệm..............................................................................................................................2
1.2. Tầm quan trọng của thư tín..................................................................................................2
1.3. Các hình thức của thư tín......................................................................................................2
1.4.Cách viết các loại thư............................................................................................................3
a. Thư đặt hàng , thư trả lời thư đặt hàng và thư từ chối thư đặt hàng........................................3
Thư đặt hàng................................................................................................................................3
Thư trả lời đơn hàng....................................................................................................................3
Thư từ chối thư đặt hàng.............................................................................................................4
b.Thư khiếu nại và thư trả lời khiếu nại......................................................................................4
Thư khiếu nại...............................................................................................................................4
Thư trả lời khiếu nại....................................................................................................................5
c. Các loại thư xã giao bao gồm : Thư mời , thư chúc mừng ,thư thăm hỏi ,thư chia buồn ,thư
cảm ơn , thư giới thiệu ................................................................................................................6
Phần 2 : Viết một thư đặt hàng và thư trả lời cho thư đặt hàng đó..................................................7
Phần 3 : Liên hệ thực tế - kĩ năng về viết thư trong giao tiếp thư tín có ý nghĩa như thế nào đối
với công việc và cuộc sống..............................................................................................................9
3.1.Kĩ năng về viết thư trong giao tiếp thư tín............................................................................9
3.2.Ý nghĩa như thế nào đối với công việc và cuộc sống..........................................................10
KẾT LUẬN....................................................................................................................................11
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................12



PHẦN MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết , ngày nay thời đại cơng nghệ 4.0 phát triển , có rất nhiều
hình thức trao đổi liên hệ với nhau bằng các nền tảng mạng xã hội ,được tiếp cận
học phần Kĩ Năng Mềm đặc biệt về thư tín , thì đối với em thư tín hiện nay thư tín
là bất kì thơng tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định và

được chuyển từ một người gửi sang một người nhận, theo ý chí của người gửi.
Hình thức vật chất đó đồng thời cũng là phương thức bảo quản thơng tin trong q
trình di chuyển từ người gửi sang người nhận.
Việc ghi nhận thông tin dưới một hình thức vật chất nhất định, cịn gọi là việc
soạn thảo thư tín, phải xuất phát từ ý chí của chủ thể gửi thơng tin. Bởi vậy, người
ta nói rằng các cuộc điện đàm được ghỉ âm không phải là thư tín, trừ trường hợp
việc ghi âm được thực hiện với sự đồng ý của cả hai bên tham gia điện đàm; trong
trường hợp một bên không biết việc ghi âm, thì khơng thể nói rằng việc ghi âm
được thực hiện theo ý chí của bên đó.
Việc đảm nhận đề tài về thư tín và viết một thư đặt hàng và thư trả lời cho thư
đặt hàng đồng thời nêu lên kĩ năng về viết thư trong giao tiếp thư tín có ý nghĩa
như thế nào đối với cơng việc và cuộc sống của bản thân thì em sẽ cố gắng vận
dụng những gì đã học cùng với đó là sự hiểu biết thực tế , để cố gắng truyền tải
những kiến thức đầy đủ và thú vị nhất

1


PHẦN NỘI DUNG
Phần 1 : Khái niệm thư tín và cách viết các loại thư
1.1.Khái niệm
Thư tín là văn bản chứa đựng những thông tin mà một người muốn báo cho một
(hoặc nhiều) người khác biết.

1.2. Tầm quan trọng của thư tín
Thư tín quan trọng đối với cả cá nhân và tổ chức. Thư tín quan trọng cả về nội dung
và hình thức. Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn hóa cơng ty hay của cả
đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngồi. Hình thức bên ngồi của thư là bộ mặt của
cơng ty cũng như của người viết thư, nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về
người gửi và cũng giúp cho người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.

1.3. Các hình thức của thư tín
Thư viết trên giấy, là loại thư tín cổ điển. Thơng tin được ghi nhận trên giấy có
thể bằng chữ viết thơng thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa chủ
thể gửi thông tin và chủ thể nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thông
dụng);
Thông tin có thể được chứa đựng trong băng, đĩa từ dưới dạng chữ viết, tiếng
nói, hình ảnh hoặc cả ba.
Thư được soạn thảo trên máy vi tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một điạ
chỉ điện tử khác, thông qua mạng Internet.
Nhắn tin qua điện thoại, đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặc hộp
tin nhắn của một số điện thoại. Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại dưới dạng lời
nói (lời độc thoại) được ghỉ âm; lời nhắn trên hộp tin nhắn được ghi nhận dưới
2


dạng chữ viết hoặc các kí hiệu viết khác. Nhắn tin qua điện thoại cũng được coi là
một loại thư tín, do lời nhắn, sau khi được ghỉ nhận, tồn tại độc lập với kí ức của
người nhắn tin.
1.4.Cách viết các loại thư
a. Thư đặt hàng , thư trả lời thư đặt hàng và thư từ chối thư đặt hàng
Thư đặt hàng
Thư đặt hàng được dùng khi một doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu cần đặt
hàng mua hàng hóa với số lượng cụ thể. Sử dụng mẫu đơn đặt hàng khi bạn có nhu
cầu hàng hóa với số lượng lớn. Hoặc trong trường hợp cần yêu cầu bên cung cấp
giao hàng đúng thời điểm và đúng chất lượng dịch vụ. Thơng thường, một mẫu đơn
đặt hàng sẽ có các nội dung sau:
-Tên của bên bán, bên mua
-Thời gian, điều kiện giao hàng
-Chữ ký của bên bán, bên mua

-Tên hàng, đơn giá, loại tiền, số lượng
-Điều kiện thanh toán và thời gian thanh toán
Thư trả lời đơn hàng
Khi bạn trả lời thư hỏi hàng của khách hàng, bạn nên xem xét những điều sau đây
để cải thiện hiệu quả khi trả lời:
-Đưa báo giá ngắn gọn, đầy đủ nội dung cần thiết, nội dung trả lời đúng trọng tâm,
dễ hiểu.
-Trả lời tập trung đúng mặt hàng khách hỏi.
3


-Nếu người mua đến từ quốc gia mà sản phẩm của bạn chưa có mặt hãy cung cấp
thơng tin chi tiết cho họ về sản phẩm của mình.
-Đặt câu hỏi để tìm hiểu rõ hơn về người mua .Số lượng khách muốn đặt hàng là
bao nhiêu, khách đã từng mua sản phẩm tương tự trước đây?Khách đã bao giờ
nhập khẩu từ Việt Nam ? Khách muốn sử dụng phương thức thanh tốn nào?
Khách thích phương thức vận chuyển nào? Khách có thể trả chi phí gửi mẫu
khơng? Khi nào khách sẽ đặt hàng?
Thư từ chối thư đặt hàng
Thư từ chối đơn đặt hàng của đối tác hoặc khách hàng sẽ được dựa vào mẫu sau:
Kính gửi, tên người nhận, chức vụ của họ, địa chỉ.
Lý do từ chối cung ứng hàng hóa và đơn đặt hàng của khách hàng/đối tác.Sau khi nêu rõ
lý do, bạn nên tỏ rõ thành ý của mình và xin lỗi khi khơng thể hợp tác lần này và mong
rằng vẫn được hợp tác trong tương lai.
Trân trọng và kính chào.
Ký tên.

b.Thư khiếu nại và thư trả lời khiếu nại
Thư khiếu nại
(1)Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết khiếu nại

(2)Họ tên của người khiếu nại.
- Nếu là đại diện khiếu nại cho cơ quan, tổ chức thì ghi rõ chức danh, tên cơ quan, tổ
chức mà mình đại diện.
- Nếu là người được ủy quyền khiếu nại thì ghi rõ theo ủy quyền của cơ quan, tổ chức, cá
nhân nào.
4


(3)Nội dung này do cơ quan giải quyết khiếu nại ghi.
(4) Khiếu nại lần đầu (hoặc lần 2) đối với quyết định, hành vi hành chính của ai?
(5) Nội dung khiếu nại
- Ghi tóm tắt sự việc đến khiếu nại;
- Yêu cầu (đề nghị) của ngườu khiếu nại (nếu có);

Thư trả lời khiếu nại
Đề cập đến sai sót, nêu ngày tháng cụ thể, số lượng, số hóa đơn.
Nếu khách hàng phản hồi đúng, hãy xác nhận điều họ nói.
Bày tỏ sự tiếc nuối của bạn đối với sai sót đã xảy ra.
Giải thích chính sách cơng ty về cách giải quyết khiếu nại của khách hàng, nếu
khiếu nại đó nằm trong phạm vi của chính sách.
Cho họ biết bạn sẽ giải quyết vấn đề cách nào, hoặc bạn đã làm gì. Đơi lúc cũng
cần cho khách hàng lựa chọn thay thế, hoàn tiền, hoặc chuyển khoản vào tài khoản
của họ.
Nên nói rõ thời gian dự kiến giải quyết vấn đề, cam kết với khách, đại loại như: sai
sót này chỉ là hy hữu, chắc chắn sẽ không tái diễn, công ty ln cố gắng hết sức để
làm hài lịng khách hàng.
Kết thư bằng cách cám ơn sự kiên nhẫn của họ, mong họ sẽ tiếp tục đồng hành với
công ty của bạn, và khẳng định lần nữa rằng công ty ln cố gắng hồn thiện sản
phẩm, hoặc bày tỏ kỳ vọng rằng khách hàng sẽ tiếp tục sử dụng sản phẩm và dịch
vụ của bạn trong thời gian sắp tới.

c. Các loại thư xã giao bao gồm : Thư mời , thư chúc mừng ,thư thăm hỏi ,thư
chia buồn ,thư cảm ơn , thư giới thiệu .
5


Các bước như sau :
Ghi ngày tháng nếu quyết định viết thư bằng tay, có thể thêm ngày tháng vào góc
trên bên trái của tờ giấy.
Viết lời chào. Thư tay hay email đều được bắt đầu bằng lời chào. Đó là nơi mà bạn
gọi tên người nhận, chẳng hạn như: “Nguyên thân mến" hay "Chào Diệu Linh ".
Bắt đầu bằng vài lời xã giao. Đoạn đầu tiên của một bức thư thân mật thường ấm
áp và thoải mái. Đó là một cách để bạn có thể thiết lập văn phong của cả lá thư, để
người đọc biết rằng phần tiếp theo thiên về thân mật hơn là thực dụng hay nghiêm
túc.
Bắt đầu bằng vài lời xã giao. Đoạn đầu tiên của một bức thư thân mật thường ấm
áp và thoải mái. Đó là một cách để bạn có thể thiết lập văn phong của cả lá thư, để
người đọc biết rằng phần tiếp theo thiên về thân mật hơn là thực dụng hay nghiêm
túc.
Viết về những chủ đề phù hợp với người nhận. Hãy đề cập lại và đặt câu hỏi để
cho thấy bạn thật sự quan tâm đến những gì đang diễn ra trong cuộc sống của họ.
Kết thư. Viết đoạn cuối, gửi lời chúc đến người bạn hay những người thân yêu của
bạn. Đoạn cuối thường có văn phong nhẹ nhàng hơn nhưng vẫn nên phù hợp với
không khí chung của cả lá thư. Bạn nên kết thúc nó bằng lời nhắn để lại những cảm
giác tích cực trong lòng người đọc.

Phần 2 : Viết một thư đặt hàng và thư trả lời cho thư đặt hàng đó

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
6

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------------------THƯ ĐẶT HÀNG
Số: 20
Kính gửi: Anh Nguyen
Hiện nay Cơng ty chúng tơi nhận được đơn đặt hàng từ Anh và có nội dung :
Nội dung đặt hàng như sau:
STT

Tên mặt

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

Laptop Dell 31.990.000₫

hàng
1

Laptop Dell Balo
Dell

Laptop Dell

Dell

Gaming G3

Gaming G3

15 i7

15 i7
Balo Laptop
Del

2

Camera IP

1

1080P Imou

Camera IP
1080P Imou

Tổng cộng:32.780.000đ
Thời gian giao hàng: Thứ 7 , Ngày 18/12/2021
7

790.000₫

Địa điểm giao hàng: Tại số nhà 18 ,ngõ 89/120 Vĩnh Tuy , Hà Nội
Phương thức thanh toán: Tiền Mặt
- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
Hà Nội ,ngày13 tháng12 năm 2021
Giám đốc cơng ty
Thư trả lời
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–o0o—–
Hà Nội , ngày18 Tháng 12 năm 2021
ĐƠN XIN XÁC NHẬN ĐÃ MUA HÀNG
Kính gửi: – Cơng ty laptop Dell
Tên tơi là: Dinh Hoang Nguyen Sinh năm: 2003
Số điện thoại liên hệ: 0365742791
Tơi làm đơn này kính đề nghị cơng ty xác nhận việc:
Tơi: Hoang Nguyen đã mua những hàng hóa với số lượng đầy đủ và thanh tốn rõ
dàng.
Tơi xin cam đoan những thông tin mà tôi đã nêu trên là đúng sự thật và xin chịu
trách nhiệm trước công ty về tính trung thực của những thơng tin này.
8


Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Xác nhận của bên giao hàng

Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Hoang Nguyen

Phần 3 : Liên hệ thực tế - kĩ năng về viết thư trong giao tiếp thư tín có ý nghĩa
như thế nào đối với công việc và cuộc sống.
3.1.Kĩ năng về viết thư trong giao tiếp thư tín
Thư tín quan trọng cả nội dung và hình thức- Giao dịch thư tín cũng phải theo đúng
các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh
Thư tín thương mại là một sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa
các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng. Thư tín thể hiện
phong cách của người viết và văn hóa của cơng ty hay của cả đất nước khi giao dịch với
đối tác nước ngồi. Vì vậy mà hình thức và nội dung của thư tín đều rất quan trọng.
Ngồi việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng các
bước của thơng điệp viết, người viết cịn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng
của mình trong thư thương mại. Hình thức bên ngồi của thư là bộ mặt của cơng ty cũng
như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi và
cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.

3.2.Ý nghĩa như thế nào đối với cơng việc và cuộc sống.
Dưới góc độ là một sinh viên em cảm nhận thấy với sự phát triển cơng nghệ
thơng tin cũng như những lợi ích ích của việc sử dụng thư tín mang lại thì nhu cầu
sử dụng thư tín ngày càng cao. Giúp chúng ta trao đổi thơng tin, tiết kiệm chi phí,
9


chuyển phát nhanh chóng, đạt được những mục đích cụ thể trong giao tiếp thì việc
nâng cao kỹ năng giao tiếp qua thư tín là hết sức cần thiết.
Việc mình rèn luyện ngơn ngữ viết cũng là cách mình rèn luyện các diễn đạt,
khả năng sử dụng từ ngữ, câu cú, phản xạ trong ngơn ngữ nói. Nhắn tin, email,
giao tiếp trên các diễn đàn, mạng xã hội … quá quen thuộc với các bạn sinh viên
của chúng ta. Trong mơi trường bạn bè cùng trang lứa chúng ta có thể thoải mái
giao tiếp qua thư tín nhưng đối với những người hơn tuổi như bố mẹ, cô chú, thầy

cô, đối tác trong cơng việc thì việc giao tiếp qua tin nhắn, email cũng là cả một vấn
đề khó khăn mà nhiều bạn gặp phải.
Thư tín giúp con người giữ mối liên lạc thường xuyên với nhau với nhau. Nó
đặc biệt tiện lợi trong công việc, kinh doanh. Khi tiếp thị bằng cách gửi thư điện tử
cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ có một cơ hội rất lớn để giữ liên lạc thường
xuyên với họ. Các vấn đề mà doanh nghiệp nên rà soát lại là: mức độ thường
xuyên gửi thư (thưa hay quá dày), chất lượng của các chiến dịch tiếp thị bằng thư
điện tử, thời gian cần thiết để đầu tư cho việc soạn thảo nội dung của các bức thư.

KẾT LUẬN
Việc sử dụng thư tín ngày nay trong các công cụ thư đặt hàng , thư trả lời thư đặt
hành và thư từ chối thư đặt hàng,thư khiếu nại và thư trả lời khiếu nại,ác loại thư xã giao
bao gồm : Thư mời , thư chúc mừng ,thư thăm hỏi ,thư chia buồn ,thư cảm ơn , thư giới
thiệu một bức thư bán hàng hiệu quả sẽ bao quát được các lợi ích cụ thể khách hàng nhận
được ngay trong đoạn văn đầu tiên. Phần tiếp theo, cần đề cập đến các đặc điểm của công
ty và sản phẩm, dịch vụ để giải thích rõ hơn về các lợi ích đã nhắc đến ở trên. Phần cuối
cùng của bức thư cần chốt lại những lợi ích quan trọng nhất cho khách hàng.
10


Thư tín cần đưa ra lộ trình ngắn gọn và giải thích chính xác bạn có kế hoạch thực
hiện tiếp theo như thế nào và đảm bảo rằng sẽ làm đúng như vậy. Từ đó, làm tăng hiệu
quả của bức thư qua việc mang đến cho khách hàng tiềm năng một cơ hội hấp dẫn, khiến
họ muốn liên lạc lại với bạn.
Bố cục và thiết kế bức thư là cách cần chú ý .Trên thực tế, bạn không cần làm điều gì
quá đặc biệt. Bạn chỉ cần đảm bảo bức thư đơn giản và chuyên nghiệp, tránh những màu
sắc rườm rà. Hình ảnh bố cục bức thư của bạn phải phù hợp với nội dung. Ngôn ngữ bức
thư thân thiện nhưng cần trang trọng, không nên quá suồng sã. Tránh việc sử dụng quá
nhiều dấu cảm thán và các chữ viết hoa, vì như vậy sẽ khiến người đọc đơi khi khó đọc
và hiểu nhầm nội dung.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Giáo trình Kĩ Năng Mềm – Trường Đại Học Tài Nguyên Và Môi Trường
2. Sự thật cứng về kỹ năng mềm- Peggy Klaus và Thanh Huyền
3. Cẩm Nang Thư Tín Thương Mại Anh – Việt

11