LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG EMAIL TRONG CÔNG TÁC TUYỂN SINH ĐẠI HỌC

I.

MỤC TIÊU

1.1 Mục tiêu tuyển sinh:
Đạt đủ chỉ tiêu về số lượng
-

Đạt đủ số lượng của từng chương trình học, tổng chi tiêu là
3.250 phân bổ cho các chương trình đào tạo:
+ Chính quy: 2.400
+ Chất lượng cao: 700
+ Quốc tế song bằng: 150

-

-

Đủ chỉ tiêu vào các ngành học, số lượng các ngành trường đào
tạo khơng có sự chênh lệch quá cao
Năm 2021, Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM tuyển sinh theo
4 phương thức:
• Phương thức 1: Tuyển thẳng và ưu tiên xét tuyển theo quy
định của BGD&ĐT. Áp dụng đối với tất cả các chương trình
đào tạo.
• Phương thức 2: Ưu tiên xét tuyển và xét học bạ theo quy
chế tuyển sinh của Trường. Áp dụng cho 450 chỉ tiêu Chương
trình ĐHCQ chất lượng cao và 90 chỉ tiêu Chương trình
ĐHCQ Quốc tế song bằng.
• Phương thức 3: Xét tuyển dựa trên kết quả thi THPT. Áp
dụng cho 2200 chỉ tiêu Chương trình ĐHCQ chuẩn (Chương

trình đại trà), 300 chỉ tiêu Chương trình ĐHCQ chất lượng
cao, 60 chỉ tiêu Chương trình ĐHCQ Quốc tế song bằng.
• Phương thức 4: Xét tuyển dựa trên kết quả thi đánh giá năng
lực. Áp dụng cho 150 chỉ tiêu Chương trình ĐHCQ chuẩn
(Chương trình đại trà).
Tăng các nguyện vọng được đặt vào trường (đặc biệt là nguyện
vọng 1), tuyển đủ số lượng sinh viên cho từng ngành và đặc
biệt là phải chất lượng

Chất lượng đầu vào cao
-

Tăng nguyện vọng vào Ngân hàng giữa học sinh các trường
trong điểm trong khu vực.
Tăng chất lượng đầu vào

1.2 Mục tiêu sử dụng email-marketing:
-

Đạt được 50% tỷ lệ mở mail


Gia tăng số lượng người đăng ký nhận email từ các trường
học lên 20% so với chỉ tiêu cũ
- Số người chuyển sang sử dụng các kênh truyền thông khác
của ĐH Ngân Hàng. Gia tăng 30% lưu lượng truy cập
website trường thơng qua các đường link đính kèm trong
mail.
II.
ĐỐI TƯỢNG

II.1 Đối tượng chính:
-

Phân khúc khách hàng
Học sinh
Giáo viên
Phụ huynh
Nhà trường

II.2 Phân nhóm danh sách đối tượng
- Theo khu vực địa lý: Có nhiều cách để sử dụng dữ liệu theo khu

vực địa lý và phân khúc khách hàng sử dụng email dựa trên dữ
liệu địa lý là một trong số đó. Điều này rất quan trọng đối với
những học sinh, phụ huynh học sinh, giáo viên chủ nhiệm và
cả ban giám hiệu của trường mà vị trí địa lý ảnh hưởng lớn tới
-

quyết định có nên học trường Ngân hàng hay không?
Theo nghề nghiêp: học sinh lớp 12, giáo viên chủ nhiệm,..
Theo thu nhập: phụ huynh thu nhập không quá cao bởi vì học
phí của trường khơng cao so với các trường cơng khác, trường
ln có học bổng để hỗ trợ cho các bạn có hồn cảnh khó

-

khăn, thành tích học tập tốt.
Theo độ tuổi: 17-18 tuổi lớp 12 THPT, đối với phụ huynh 35 tuổi

-

trở lên.
Ngồi ra cịn có các tiêu chí như nguyện vọng, học lực, thành

tích và các giải thưởng khác (nếu có)...
II.3 Một số thơng tin cơ bản cần thu thập:
- Họ và tên
- Địa chỉ email đúng định dạng (VD: [abcxyz]@gmail.com)
- Tuổi tác


-

Nghề nghiệp

Riêng đối với học sinh cần phải có:
Nguyện vọng, ngành học, định hướng
Học lực
Thành tích và các giải thưởng khác (nếu có)
II.4 Xây dựng danh sách email:
-

•

Dựa vào thống kê của chính trường, các tỉnh có tỷ lệ sinh viên
đậu vào trường cao, ĐH Ngân Hàng sẽ liên hệ với các trường
THPT đó để có thể thực hiện tư vấn tuyển sinh, đồng thời khảo
sát để nhận thông tin.
Theo khảo sát từ kì tuyển sinh trước đó, cụ thể theo
vùng miền:

•

-

Học sinh (HS) từ TP.HCM: 30%

-

HS từ các tỉnh miền Tây: 20%

-

HS đến từ vùng Duyên hải miền Trung: 20%

-

HS đến từ Tây Nguyên: 20%

-

Các tỉnh khác: 10%

Lấy danh sách email các giáo viên/ chủ nhiệm lớp 12 từ BGH
Thu thập thơng tin theo hình thức offline:

•

Thu thập email tại các ngày hội tư vấn tuyển sinh, hướng
nghiệp:

•

Tổ chức các cuộc thi có trúng thưởng như giveaway: tạo điều
kiện thuận lợi cho mọi người tham gia, thông qua cuộc thi lập
danh sách nhóm đối tượng là học sinh

•

Khi các em học sinh đến bàn tư vấn, bảo các em để lại email
để tiện cho việc cập nhật trao đổi thơng tin liên quan đến kì thi
THPTQG và định hướng ngành học trường học tương lai.

•

Liên hệ với giáo viên chủ nhiệm của các em học sinh cuối cấp
Thu thập thơng tin theo hình thức online


•

Tạo form khảo sát

•

Thu thập thông tin của các học sinh thường xuyên vào fanpage
tuyển sinh của trường và cần tư vấn

•

Tạo dựng các trang tài liệu uy tín, chất lượng, miễn phí cho học
sinh lớp 12 hoặc học sinh phải nhập email để xem các video
giảng dạy.

III KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
3.1 Xây dựng nội dung email:

Tiêu Đề: [Tư vấn tuyển sinh của Trường đại học Ngân Hàng TPHCM
2021-2022]
Tên người gửi: Trường đại học Ngân hàng TPHCM.
Nội dung gửi: Nêu rõ mục đích gửi mail
Nội dung gửi dự tính gồm:
Giới thiệu về trường
• Bề dày lịch sử, uy tín
• Chất lượng đào tạo, các ngành đào tạo
• Lệ phí học tập 1 năm bao nhiêu
• Học bổng: Có bao nhiều đợt xét học bổng trong năm?
- Mơi trường học tập
• Cơ sở vật chất
• KTX hiện đại nằm trong khn viên nhà trường
- Các tips kinh nghiệm học tập
Nội dung email đã bao gồm thông tin liện hệ của trường
Nội dung có thể kết hợp với hình ảnh, video để tăng tính bắt mắt.
-

Kế hoạch truyền thơng:
……………..
Tần suất gửi:
-

Tối thiểu: 1 lần/tháng
Tối đa: 2 lần/tháng
Cách 2-4 tuần gửi email 1 lần

Khi mới có danh sách đối tượng email :
Gửi một email với nội dung: cảm ơn người nhận đã đăng ký, email về các thông tin
khác sẽ được gửi đến cho người nhận sớm nhất.


 Mục tiêu là tạo cho người nhận email có cảm giác liên kết/gần, đồng thời tránh
được việc người nhận email có cảm giác đây chỉ là email quảng cáo bình thường
khi trường gửi email chứa q nhiều thơng tin trong lần gửi đầu tiên.
Đảm bảo tuần suất:
• Ban giám hiệu: gửi vào các tháng 7, 9, 5: Mỗi tháng 1 lần
• Giáo viên: gửi vào các tháng 1, 2, 3, 7: Mỗi tháng 1 lần
• Phụ huynh: gửi vào các tháng 12, 1, 4, 6: Mỗi tháng 1 lần. Tháng 3 gửi 2 lần
• Học sinh gửi vào các tháng 1, 2, 3, 5, 7: Mỗi tháng 2 lần
Phản hồi theo từng nhóm đối tượng:
-

Kiểm tra email thường xuyên, kiểm tra xem bao nhiêu người đã
mở mail, kiểm tra các phản hồi.
Thiết kế các mẫu tin nhắn có sẵn và thiết lập một menu câu
hỏi, mỗi câu hỏi được cài đặt sẵn một câu trả lời
Nếu nhận được email phản hồi quan tâm đến những chủ đề
trường gửi, nên

Các yêu cầu:
-

Cho phép các đối tượng lựa chọn tần suất nhận mail từ trường
thay vì hủy bỏ hồn tồn việc đăng ký nhận mail
Khi sử dụng email tự động: phải ghi chú rõ “địa chỉ email này
không tiếp nhận email phản hồi

Các công cụ email-marketing:
-

Liệt kê ra một vài công cụ, thêm vô cái hệ thống CRM