: Phân tích các yêu cầu về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước. Sưu tầm các văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nước

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC & XÃ HỘI

TÊN ĐỀ TÀI : Phân tích các yêu cầu về soạn thảo văn bản quản lý nhà nƣớc. Sƣu

tầm các văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nƣớc (khoảng 3-5 văn bản ban
hành từ sau ngày 05/3/2020) và đánh giá chất lƣợng của các văn bản đó. Soạn thảo
Cơng văn của Trƣờng Đại học Nội vụ Hà nội mời Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về dự Lễ kỷ
niệm 50 năm thành lập Trƣờng.
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Văn bản quản lý nhà nƣớc và Kỹ thuật sọan thảo văn bản
Giáo viên giảng dạy: Ths. Hoàng Thị Quỳnh Trang
Mã phách:………………………………….(Để trống)

Hà Nội - 2022


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................4
NỘI DUNG ................................................................................................................5
CHƢƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN
LÝ NHÀ NƢỚC ........................................................................................................5
1.1. Các khái niệm ..............................................................................................5
1.1.1. Khái niệm văn bản .................................................................................5
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ...................................................5
1.2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nƣớc ...............................................5
1.2.1. Chức năng thông tin ..............................................................................5
1.2.2. Chức năng quản lý .................................................................................5
1.2.3. Chức năng pháp lý .................................................................................6
1.2.4. Các chức năng khác...............................................................................6

CHƢƠNG 2. CÁC YÊU CẦU VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ
NƢỚC ........................................................................................................................7
2.1. Yêu cầu về thẩm quyền...................................................................................7
2.1.1. Yêu cầu thẩm quyền về hình thức ..............................................................7
2.1.2. Yêu cầu thẩm quyền về nội dung ...............................................................7
2.2. Yêu cầu về nội dung ........................................................................................7
2.2.1. Tính mục đích ............................................................................................7
2.2.2. Tính khoa học ............................................................................................8
2.2.3. Tính hợp pháp ............................................................................................8
2.2.4. Tính khả thi ................................................................................................9
2.3. u cầu về ngơn ngữ .......................................................................................9
2.3.1. Đặc điểm ....................................................................................................9
2.3.2. Sử dụng câu từ, thuật ngữ trong văn bản ................................................10
2


2.3.3. Yêu cầu thực hiện trong hành văn ...........................................................12
2.4. Yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ...........................................13
2.4.1. Khái niệm .................................................................................................13
2.4.2. Các thành phần thể thức ..........................................................................14
2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành quản lí nhà nƣớc .....................23
2.5.1. Khái niệm .................................................................................................23
2.5.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lí nhà nước ..................23
CHƢƠNG 3. SƢU TẦM CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ SOẠN THẢO
CÔNG VĂN .............................................................................................................28
3.1. Một số văn bản hành chính sƣu tầm ..............................................................28
3.1.1. Cơng văn ..................................................................................................28
3.1.2. Thơng báo ................................................................................................29
3.1.3. Quyết định ................................................................................................29
3.2. Soạn thảo công văn ........................................................................................30

KẾT LUẬN ..............................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................33
PHỤ LỤC .................................................................................................................34

3


MỞ ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần đƣợc
quan tâm một cách đúng mực. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho
hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp
quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc
trong giải quyết cơng việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng
mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phân tích cực vào việc tăng cƣờng
hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nƣớc nói chung.
Soạn thảo văn bản, một cơng việc dễ bị chê nhiều hơn khen, bởi một lẽ
khơng phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và để khỏi sai sót ngƣời
soạn thảo văn bản cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức,
hơn nữa cần cập nhật văn bản theo sát chủ trƣơng đƣờng lối, chính sách của Đảng
và Nhà nƣớc. Để soạn thảo văn bản có chất lƣợng, ngƣời soạn thảo cần có kiến
thức nhất định về pháp luật, về ngơn ngữ, về kinh tế - xã hội. Việc trình bày và
soạn thảo văn bản không thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lí. Đặc
biệt khi các cơ sở pháp lí thay đổi thì những ngƣời làm công tác liên quan đến công
tác soạn thảo văn bản cần cập nhật thơng tin nhằm đảm bảo tính quy phạm của
cơng tác này. Do đó việc hiểu và nắm vững cách thức soạn thảo văn bản quản lý
nhà nƣớc và trình bày văn bản là điều kiện cần thiết đối với những ngƣời đang
công tác trong các cơ quan doanh nghiệp. Chính vì vậy, tơi đã quyết định chọn đề
tài: “Phân tích các yêu cầu về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước. Sưu tầm các
văn bản hành chính của một cơ quan Nhà nước (khoảng 3-5 văn bản ban hành từ

sau ngày 05/3/2020) và đánh giá chất lượng của các văn bản đó. Soạn thảo Cơng
văn của Trường Đại học Nội vụ Hà nội mời Bộ trưởng Bộ Nội vụ về dự Lễ kỷ niệm
50 năm thành lập Trường” làm đề tài bài tập lớn. Hy vọng, qua những kiến thức
mà tơi phân tích, thể hiện sẽ giúp mọi ngƣời trang bị thêm kiến thức về cách thức
soạn thảo và trình bày cơng văn hành chính, giúp ích, phục vụ cho cơng việc sau
này của mỗi ngƣời trong học tập và cuộc sống.

4


NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác
văn thƣ, văn bản là thơng tin thành văn đƣợc truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký
hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đƣợc trình bày đúng
thể thức, kỹ thuật theo quy định.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nƣớc là những quyết định và thơng tin quản lý thành văn
(đƣợc văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc nhà nƣớc đảm bảo thi hành bằng
những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà
nƣớc hoặc giữa các cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
1.2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nƣớc
1.2.1. Chức năng thông tin
Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền
đạt các thông tin đó; giúp các cơ quan thu nhận các tin cần thiết cho hoạt động
quản lý, đánh giá các thông tin thu đƣợc qua các hệ thống truyền đạt thông tin

khác.
Để đảm bảo chức năng thông tin, phải quan tâm đến khả năng tiếp cận thông tin
qua văn bản thuận lợi hay khơng; những thơng tin đó đƣợc sử dụng nhƣ thế nào?
Dƣới dạng văn bản, thông tin thƣờng gồm 3 loại: thông tin quá khứ (liên quan
đến sự việc đã đƣợc giải quyết), chức năng hiện tại (liên quan đến sự việc đang xảy
ra hàng ngày); thơng tín dự báo (dự báo chiến lƣợc, tƣơng lai).
1.2.2. Chức năng quản lý

5


Đƣợc thể hiện ở chỗ là công cụ, phƣơng tiện để tổ chức có hiệu quả cơng việc
(trong cơ quan hành chính nhà nƣớc là cơng cụ tổ chức các hoạt động quản lý, ví
dụ thơng tƣ, chỉ thị, quyết định, điều lệ thông báo…).
Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản phải đảm bảo đƣợc khả năng thực thi
của cơ quan nhận đƣợc (tính hiệu quả khả thi của văn bản).
Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc gồm 2 loại:
Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý (xác
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí của mỗi cơ quan cơ quan; xác lập mối
quan hệ, điều kiên hoạt động, ví dụ nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập,
điều lệ…).
Những văn bản giúp cho cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc tổ chức các hoạt
động cụ thể theo quyền hạn của mình (quyết định, chỉ thị, thơng báo, công văn, báo
cáo…).
1.2.3. Chức năng pháp lý
Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính
nhà nƣớc (văn bản ghị lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định
hành chính).
Thể chế trên hai phƣơng diện: chứa đựng các quy phạn pháp luật; là căn cứ
pháp lý để thực hiện nhiệm vụ cụ thể (ngoài ra tùy thuộc từng loại văn bản còn thể

hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy hành chính nhà
nƣớc, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực.
Các văn bản biểu hiện tính chất pháp lý khơng giống, có những văn bản chỉ
mang tính thơng tin quản lý thơng thƣờng, có loại mang tính cƣỡng chế thực hiện.
1.2.4. Các chức năng khác
Chức năng văn hóa xã hội
Chức năng thống kê
Trong bộ hoặc các cơ quan ngang bộ có các loại văn bản sau đã đƣợc sử dụng:
+ Văn bản quy phạm pháp luật dƣới luật; Quyết định, chỉ thị,thông tƣ.
6


+ Văn bản hành chính thơng thƣờng: cơng văn báo cáo,thơng báo, tờ trình, biên
bản, đề án…
CHƢƠNG 2. CÁC U CẦU VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ
NƢỚC
2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
2.1.1. Yêu cầu thẩm quyền về hình thức
Thẩm quyền về hình thức: Chủ thể quản lý đƣợc phép sử dụng những thể loại
văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản.
Ví dụ: Pháp lệnh là văn bản quy phạm pháp luật do Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội
ban hành.
2.1.2. Yêu cầu thẩm quyền về nội dung
Thẩm quyền về nội dung: chủ thể quản lý chỉ đƣợc phép ban hành văn bản để
giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải
quyết. Nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan ban hành văn
bản.
Ví dụ: Luật tổ chức HĐND - UBND 2003: “HĐND quyết định những chủ
trƣơng, biện pháp quan trọng để phát huy tiền năng của địa phƣơng, xây dựng và
phát triển địa phƣơng về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh, khơng

ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phƣơng, làm tròn
nghĩa vụ của địa phƣơng đối với cả nƣớc.
2.2. Yêu cầu về nội dung
2.2.1. Tính mục đích
Để đạt đƣợc yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo văn bản cần xác
định rõ:
- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản.
- Mức độ, phạm vi điều chỉnh.
- Tính phục vụ chính trị:
7


+ Đúng đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và nhà nƣớc.
+ Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức.
- Tính phục vụ nhân dân.
2.2.2. Tính khoa học
Một văn bản có tính khoa học phải bảo đảm:
Các quy định đƣa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển
khách quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu phát triển của khoa học - kỹ
thuật.
Có đủ lƣợng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
Các thông tin đƣợc sử dụng để đƣa vào văn bản phải đƣợc xử lý và đảm
bảo chính xác, cụ thể.
Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.
Sử dụng tốt ngơn ngữ hành chính - cơng cụ chuẩn mực.
Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản. Nội dung của văn
bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc.
nói chung, khơng có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và hệ
thống văn bản.
Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cáo.

Nội dung cần đƣợc hƣớng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.
2.2.3. Tính hợp pháp
Tính hợp pháp địi hỏi nội dung văn bản ban hành phải thống nhất, đảm bảo
tính thứ bậc chặt chẽ trong hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc. Đây là yêu cầu
nhằm đảm bảo hiệu lực cho văn bản. Theo đó, nội dung văn bản ban hành không
đƣợc mâu thuẫn, trái với quy định của Hiến pháp, pháp luật và không đƣợc trái với
văn bản của cấp trên. Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải đƣợc trình
bày dƣới dạng các quy phạm pháp luật.
8


2.2.4. Tính khả thi
Là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn
và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: khơng đảm bảo đƣợc tính Đảng (tính mục
đích), tính nhân dân (tính phổ thơng đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính
pháp lý - quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực thi. Ngồi ra, để các nội dung
của văn bản đƣợc thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cịn phải hội đủ các
điều kiện sau đây:
Nội dung văn bản phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của
đối tƣợng thi hành .
Quy định điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền kèm với các quyền đƣợc thực
hiện của chủ thể .
Nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tƣợng thực hiện văn bản nhằm
xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
2.3. Yêu cầu về ngơn ngữ
2.3.1. Đặc điểm
a) Tính chính xác rõ ràng
Chính xác trong cách dùng từ; đặt câu cần đi đôi với tính minh bạch trong kết
cấu của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung. Câu phải
ngắn gọn không rƣờm rà, nếu dùng từ đa nghĩa, cách diễn đạt không rõ ràng sẽ dẫn

đến hiểu sai lệch, gây tranh cãi, xuyên tạc, bóp méo. Sai chính tả cũng gây hiểu sai
vấn đề.
b) Tính phổ thơng, đại chúng
Văn bản đảm mọi ngƣời ở mọi nơi đều hiểu, tiếp nhận đƣợc yêu cầu của văn bản,
thông qua dùng từ chuẩn, thông dụng hoặc từ mới đƣợc giải thích ý nghĩa.
c) Tính khách qua, phi cá tính
Ngơn ngữ trong phong cách hành chính - cơng vụ bao giờ cũng phải mang tính
khách quan, khơng chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân, của
một cơ quan tổ chức. Tính khách quan, nghiêm túc đƣợc coi nhƣ dấu hiệu đặc biệt
của văn bản.
9


Tính khách quan làm cho hệ thống lập luận có giá trị chân thực to lớn. Còn
trong các văn bản quyết định quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp
luật để nhấn mạnh tính xác thực khẳng định tính chất mệnh lệnh, chỉ thị cần tuân
thủ, thực hiện.
d) Tính trang trọng lịch sự
Dùng từ trong văn bản thể hiện lịch sự, tơn trọng phù hợp trong các hồn cảnh;
Lịch sự cũng tạo sự trang trọng, nghiêm túc. ( Kính đề nghị hoặc đề nghị ).
đ) Tính khn mẫu
Tính khn mẫu là tính quy định chung để áp dụng cho các loại văn bản áp
dụng khuôn mẫu nhất định có tác dụng đến chuẩn mực của văn bản (cả nội dung và
hình thức). Một văn bản phải đƣợc soạn thảo theo đúng hình thức mẫu quy định,
các từ dùng phù hợp với từng loại văn bản.
2.3.2. Sử dụng câu từ, thuật ngữ trong văn bản
Văn bản sử dụng phông tiếng Việt (Times New Roman) khoảng cách giữa các
đoạn, các dòng và khi xuống dòng tuân theo quy định. Đƣợc sử dụng từ ngữ, câu
văn phù hợp. Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật.
a) Sử dụng câu

Sử dụng câu để ngƣời soạn thảo diễn đạt đƣợc chính xác ý muốn, ngƣời đọc
tiếp thu nhanh chóng thể hiện đƣợc tính thể chế, hiệu lực của văn bản.
Thƣờng sử dụng câu tƣờng thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần Khơng
sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đƣa đẩy rƣờm rà. Không sử dụng câu
nghi vấn , câu cảm thán và càng không sử dụng dấu “…”, v.v.
Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện hiệu
lực ý nghĩa sai khiến với các từ nhƣ cần phải có trách nhiệm thi hành, chấp hành
nghiêm chỉnh. Các từ có tính chất nghiêm cấm nhƣ: khơng đƣợc, loại trừ , bãi bỏ,
khơng đƣợc phép…
Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi ngƣời
đều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp khơng đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, các khoa để thực
hiện. Đoàn Thanh niên để phối hợp .
10


Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong văn bản cấp trên gửi cấp dƣới
để nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhƣng vẫn mềm dẻo.
Dùng câu phủ định trong các trƣờng hợp nhấn mạnh u cầu khơng thể bỏ qua
trong q trình giải quyết công việc.
Dùng câu bị động trong trƣờng hợp muốn tạo tình huống chung, khách quan
(Kỷ cƣơng khơng đƣợc tôn trọng, chế độ không đƣợc thực hiện đầy đủ).
Chú ý các thành phần câu đƣợc sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu quả
tăng mục đích sử dụng, thƣờng phàn nào trọng tâm đặt trƣớc (Khi phép nƣớc
khơng nghiêm, thì lịng tin của dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống cấp) Có
thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin cần
thiết.
b) Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản
- Sử dụng từ ngữ:
+ Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tƣợng
nhƣ: hình nhƣ, có lẽ; càng khơng đƣợc dùng có thể, nếu nhƣ. Khơng dùng từ địa

phƣơng, tiếng lóng, từ cổ, từ đã lạc hậu, hoặc từ mới chƣa thống nhất khái niệm (
gán cho ý nghĩa từ mới đó), từ nƣớc ngồi phải Việt hố. Các thuật ngữ (khoa học,
đặc thủ chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng.
+ Cụm từ dùng nhiều lần có thể viết tắt nhƣng trƣớc khi viết tắt phải viết đầy đủ
trƣớc. Nếu viết tắt không đúng sẽ gây hiểu lầm.
+ Văn bản có tính khn mẫu nên dùng từ mang tính khn mẫu nhƣ căn cứ vào,
Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân trọng đề nghị.
+ Dùng từ xƣng hô trong văn bản phải lịch sự, khách quan. Cấp dƣới gửi văn bản
cấp trên phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình nếu gửi cấp dƣới nêu “Trƣờng”
khơng cần nêu tên, ngang cấp viết Trƣờng chúng tôi Trân trọng lịch sự dùng từ quý
Bộ, quý cơ quan.
- Sử dụng từ khoá: Trong văn bản thƣờng dùng câu hoặc các cụm từ cố định gọi là
“khoá” để nêu bật ý nghĩa chỉ thị, yêu cầu hay các căn cứ.

11


+ Để mở đầu văn bản: Căn cứ vào...; Theo đề nghị của…; Theo tinh thần công
văn…; Phúc đáp công văn…;
+ Để liên kết các phần của văn bản dƣới đây là Vấn đề trên; Dựa vào các quyết
định trên; Ngồi các nội dung trên; Tuy nhiên; Do đó,…
+ Để trình bày quan điểm và xin ý kiến : Chúng tôi cho rằng…; Chúng tôi nhận
thấy… ; theo ý kiến của cơ quan…; Chúng tôi rất mong nhận đƣợc ý kiến...Xin
trân trọng đề nghị ...
+ Để yêu cầu thực hiện: Nhận đƣợc văn bản này yêu cầu; Các đơn vị trực thuộc có
trách nhiệm....
+ Đề kết thúc văn bản: Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý cơ quan lời chào;
Quyết định này có hiệu lực...
2.3.3. Yêu cầu thực hiện trong hành văn
Văn bản không phải là bài văn nhƣng phải đầy đủ bố cục, viết để ngƣời tiếp

nhận trân trọng, dễ hiểu bằng việc lựa chọn những từ ngữ, câu văn phù hợp nhƣ đã
trình bảy phần trên. Các văn bản bày đảm bảo yêu cầu:
a) Rõ ràng tƣờng minh, sáng sủa
Mục đích làm ngƣời đọc dễ hiểu, hiểu đúng viết đi ngay vào trọng tâm vấn đề,
việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn văn hợp lý, các hình thức diễn đạt
trong sáng mạch lạc thể hiện đúng quan hệ chủ thể ban hành và đối tƣợng tiếp
nhận. Thực hiện cách trình bày so le, sử dụng đúng kỹ thuật viện dẫn Các ý nêu
tránh chồng chéo, câu sau làm lệch nghĩa câu trƣớc, hoặc ý lặp lại Dùng các câu
đơn giản, không nên dùng câu phức tạp.
b) Ngắn gọn
Không diễn giải vấn đề dài dịng gây khó hiểu hoặc dài dịng bằng từ ngữ diễn
tả, miêu tả. Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thơng tin logíc với các vấn đề khác.
Lựa chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể cấu theo mục đích của văn bản khơng
dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống nhau. Câu dài dễ làm hiểu sai nội dung và
ngữ pháp khó cho ngƣời tiếp nhận. Nhƣng ngắn gọn khơng có nghĩa là vẫn tắt,
diễn đạt khơng hết ý dễ đƣa đến khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc.
12


c) Xác đáng
Đảm bảo tính xác đáng của các thơng tin đƣa ra. Các từ phải chính xác, thơng
tin đúng tránh khi đọc bị nghi ngờ. Cần đọc kỹ tránh sai trong dùng từ hoặc dùng
từ chƣa phù hợp trong giao tiếp và mắc lỗi chính tả, phải tơn trọng vấn đề ngữ
pháp.
d) Hồn chỉnh
Đảm bảo hồn chỉnh thơng tin đƣa ra rõ ràng thực hiện nguyên tắc 4 W ( What,
Where, When, Who; vấn đề gì , ở đâu?, bao giờ?, do ai của ai? ).
Thể hiện rõ các câu bao hàm 1 ý hoặc câu có 2 hoặc nhiều ý có liên quan với
nhau hay khơng Có sự liên kết các câu để tạo luồng tƣ duy uyển chuyển mạch lạc
Cần phân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày. Áp dụng trình bày so le với

nội dung các ý thể hiện bằng ký hiệu riêng.
đ) Lịch sự, nhã nhặn
Văn phong quá cao, cầu kỳ, lời lẽ quá trịnh trọng, thái quá hoặc thập quá hay
câu cộc lốc, giọng văn cục cằn thô lỗ làm ngƣời đọc khó chịu, mất thiện cảm. Vậy
chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt mình vào vị trí tiếp nhận văn bản,
thái độ lịch sự.
2.4. Yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
2.4.1. Khái niệm
a) Khái niệm về thể thức
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trƣờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. (căn cứ
theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thƣ ban hành ngày 05 tháng 03
năm 2020).
b) Kỹ thuật trình bày văn bản
Thay vì đƣợc phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 nhƣ
trƣớc, thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ
giấy A4 (210mm x 297mm).
13


Ngoài ra, cách căn lề đƣợc quy định nhƣ sau:
- Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5 cm;
- Lề dƣới: cách mép dƣới từ 2 - 2,5 cm;
- Lề trái: cách mép trái từ 3 - 3,5 cm;
- Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2 cm.
c) Phơng chữ trình bày văn bản
Dù nội dung khác nhau nhƣng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải
soạn thảo bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.
2.4.2. Các thành phần thể thức
Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai
loại thành phần thể thức:
- Các thành phần chung bao gồm:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ;
+ Tên cơ quan ban hành;
+ Số và ký hiệu;
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại;
+ Trích yếu;
+ Nội dung;
+ Thẩm quyền ngƣời ký; chữ ký; họ tên ngƣời ký;
+ Con dấu;
+ Nơi nhận.
14


- Các thành phần bổ sung gồm:
+ Dấu chỉ độ mật, khẩn;
+ Tên ngƣời chế bản, số lƣợng bản, số phát hành;
+ Các dấu hiệu sao y, sao lục, trích sao;
+ Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến;
+ Địa chỉ, số điện thoại, số fax của cơ quan ban hành… Mỗi yếu tố thể thức kể trên
đều chứa đựng những thơng tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn
bản. Mặt khác, chúng có tầm ảnh hƣởng khơng nhỏ tới q trình thực hiện văn bản
trong thực tế hoạt động của các tổ chức cơ quan.
Các thành phần chung là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các
văn bản của cơ quan tổ chức.
Các thành phần bổ sung bao gồm các yếu tố đƣợc sử dụng trong một số trƣờng

hợp cụ thể đối với từng văn bản do yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ quan, tổ
chức.
2.4.2.1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Đƣợc trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng,
bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ”: Đƣợc trình bảy bằng chữ in
thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đƣợc canh giữa dƣới Quốc
hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ đƣợc viết hoa giữa các cụm từ có gạch nối ( - ),
có cách chữ; phía dƣới có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ.
2.4.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc của ngƣời có thẩm quyền ban hành văn
bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). Đối với tên
15


cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phƣơng có thêm tên tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ƣơng hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc
thành phố trực thuộc trung ƣơng hoặc xã, phƣờng, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc viết tắt
những cụm từ thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đƣợc đặt canh giữa dƣới tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp; phía dƣới có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ
1/3 đến ½ độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan , tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực
tiếp đƣợc trình bày cách nhau dòng đơn. Trƣờng hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bảy thành nhiều
dịng.
Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
SỞ CƠNG THƢƠNG
2.4.2.3. Số và ký hiệu văn bản
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một
năm đƣợc đăng ký tại Văn thƣ cơ quan theo quy định. Số của văn bản đƣợc ghi
bằng chữ số Ả Rập. Trƣờng hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan , tổ chức (sau
đây gọi chung là tổ chức tƣ vấn ) đƣợc ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và đƣợc
sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy
hệ thống số riêng.
b) Ký hiệu của văn bản Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn
bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc có thẩm quyền
ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo hoặc lĩnh vực đƣợc giải quyết.

16


Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, chức hoặc
lĩnh vực do ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản đƣợc đặt cạnh giữa dƣới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản. Từ “Số” đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 13, kiểu chữ
đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số
0 phía trƣớc. Ký hiệu của văn bản đƣợc trình bảy bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu
chữ đúng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa các nhóm chữ

viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( - ), khơng cách chữ.
2.4.2.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nƣớc ở trung ƣơng ban hành là tên
gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nơi cơ quan ban hành văn
bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng ban
hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản
đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính đƣợc đặt theo tên ngƣời, bằng chữ
số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Địa
danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lƣợng vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng đƣợc thực hiện theo quy
định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Thời gian ban hành văn bản Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm
văn bản đƣợc ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải đƣợc viết đầy đủ ; các số
thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trƣớc.
c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản đƣợc trình bày trên cùng một dòng
với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy ( , );
địa danh và ngày, tháng, năm đƣợc đặt dƣới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu
ngữ.
2.4.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

17


a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức bạn hành.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b) Tên loại văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đúng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản đƣợc đặt ngay dƣới tên loại văn bản,

trình bảy bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dƣới
trích yếu nội dung văn bản có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến
½ độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ. Đối với cơng văn, trích yếu
nội dung văn bản đƣợc trình bày sau chữ “ V/v ” bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dƣới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt
với số và ký hiệu văn bản.
2.4.2.6. Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội
dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản đƣợc ghi đầy đủ tên
loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và
trích yếu nội dung văn bản ( riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan
ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản đƣợc trình bảy bằng chữ in thƣờng, kiểu chữ nghiêng,
cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dƣới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
sau mỗi căn cứ phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy ( ; ), dòng cuối cùng
kết thúc bằng dấu chấm ( . ).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản và trích yếu nội dung văn bản ( đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và
tên của Luật, Pháp lệnh ); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể
có phần căn cứ pháp lý để ban hành , phần mở đầu và có thể đƣợc bố cục theo

18


phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc đƣợc phân chia thành các

phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản đƣợc bố cục theo phần, chƣơng, mục, tiểu
mục, điều thì phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ
chỉ nội dung chính của phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “ Phần ”,
“ Chƣơng ” và số thứ tự của phần, chƣơng đƣợc trình bày trên một dịng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của phần, chƣơng dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chƣơng đƣợc trình bày
ngay dƣới, canh giữa , bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “ Mục ”, “ Tiểu mục ” và số thứ tự của mục, tiểu mục đƣợc trình bày trên một
dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đúng,
đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiêu mục
đƣợc trình bày ngay dƣới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Từ “ Điều ”, số thứ tự và tiêu đề của điều đƣợc trình bày bằng chữ
in thƣờng , lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả
Rập, sau số thứ tự có dấu chấm ( . ); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ
đúng , đậm . Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự
có dấu chấm ( . ), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đúng. Nếu
khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản đƣợc trình bày trên một dịng
riêng, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đúng,
đậm. Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự
bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ
bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, đƣợc canh đều cả hai
lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm
hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa
các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
2.4.2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người cố thẩm quyền
*Quyền hạn chức vụ ngƣời ký:

19


- Trƣờng hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt TM. (thay mặt) vào trƣớc tên
tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
- Trƣờng hợp ký thay ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
KT. (ký thay) vào trƣớc chức vụ của ngƣời đứng đầu;
- Trƣờng hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt TL. (thừa lệnh) vào trƣớc chức
vụ của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Trƣờng hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TUQ. (thừa ủy quyền) vào trƣớc
chức vụ của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của ngƣời có thẩm
quyền kí văn bản trong cơ quan tổ chức ban hành. Trừ một số trƣờng hợp nhất định
(văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản ký
thừa lệnh, thừa ủy quyền), còn lại chỉ đƣợc ghi chức danh của ngƣời đứng đầu cơ
quan, tổ chức mà khơng trình bày lại tên cơ quan, tổ chức đó trong thành phần chủ
yếu của thể thức này.
Quyền hạn và chức vụ của ngƣời ký văn bản đƣợc viết theo kiểu chữ in hoa, đứng,
đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.
*Chữ ký của ngƣời ký văn bản:
Ngƣời có thẩm quyền ký văn bản cần kiểm tra kỹ nội dung văn bản trƣớc khi
ký; yêu cầu ký đúng thẩm quyền; không đƣợc ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc
loại mực dễ phai mờ. *Họ tên ngƣời ký văn bản:
Họ và tê ngƣời ký văn bản trƣớc họ tên của ngƣời ký không ghi học hàm, học
vị và các danh hiệu cao quý khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục,
y tế, nghiên cứu khoa học. Họ tên của ngƣời ký văn bản viết theo kiểu chữ thƣờng,
đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14.
Ví dụ:
TL. CHỦ TỊCH
KT. CHÁNH VĂN PHÕNG

PHĨ VĂN PHÕNG
20


Lƣu Tiến Minh
2.4.2.8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Đối với văn bản giấy, dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản, dấu
đƣợc đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái,
mực dấu màu đỏ tƣơi. Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã đƣợc ngƣời có
thẩm quyền kí.
Đối với văn bản điện tử, dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức trình bày nhƣ sau:
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ tổ chức
ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thƣớc bằng kích thƣớc thực tế của
dấu, định dạng ( png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của
ngƣời có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính đƣợc thể
hiện nhƣ sau: Văn bản kèm theo cùng tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thƣ cơ
quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
văn bản không cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thƣ cơ quan thực
hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số
của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký ( ngày tháng năm; giờ phút giây;
múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) đƣợc trình bày bằng phơng chữ
Times New Roman, chữ in thƣờng, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
2.4.2.9. Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
với những trách nhiệm cụ thể nhƣ để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra,
giám sát, để biết, để lƣu.
Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị, hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo và

ngƣời ký văn bản quyết định. Việc xác định nơi nhận văn bán phải căn cứ vào quy
định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và quan hệ công tác của cơ
quan.
21


Nơi nhận của văn bản có tên loại bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê tên các
cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Yếu tố này đƣợc trình bày tại góc
trái, dƣới cùng trang cuối của mỗi văn bản.
Từ “nơi nhận” đƣợc viết kiểu chữ thƣờng, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12. Tên các cơ
quan, tổ chức, đơn vị, các cá nhân nhận văn bản viết theo kiểu chữ thƣờng, đứng,
cỡ chữ 11.
Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (.
Trƣớc tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-).
Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;).
Sau phần nhận cuối cùng là dấu chấm (.).
Nơi nhận của công văn hành chính bao gồm hai phần:
Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi” và phần liệt kê tên các cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nhận văn bản. Phần này đƣợc trình bày ở vị trí bên trên phần nội
dung văn bản (Thay vào vị trí tênloại cơng văn) đƣợc viết theo kiểu chữ thƣờng,
đứng, cỡ chữ 14.
Ví dụ:
Kính gửi:
- UBND các tỉnh, thành phố thuộc trực Trung ƣơng;
- Sở Tƣ pháp các tỉnh, thành phố thuộc trực Trung ƣơng.
Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các nơi nhận cụ thể (thành
phần đƣợc liệt kê đầu tiên trong phần này là những nơi nhƣ đã trình bày ở trên).
Phần này cũng có vị trí và cách trình bày giống thể thức của nơi nhận trong văn
bản có tên loại. Ví dụ:
Nơi nhận:

- Nhƣ trên;
- Bộ trƣởng (để báo cáo);
- Lƣu VT,VP.
22


2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành quản lí nhà nƣớc
2.5.1. Khái niệm
Quy trình soạn thảo là trình tự các bƣớc đƣợc sắp xếp khoa học mà cơ quan
quản lý nhà nƣớc nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà
có thể xây dựng một trình tự ban hành tƣơng ứng.
2.5.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lí nhà nước
2.5.2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Bƣớc 1: Lập đề nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp luật
Các trƣờng hợp phải lập đề nghị xây dựng VBQPPL bao gồm: Luật, Pháp lệnh,
Nghị quyết của Quốc Hội, Nghị định của Chính Phủ, Nghị quyết của HĐND. Theo
đó, việc lập đề nghị xây dựng VBQPPL đƣợc quy định nhƣ sau:
- Xây dựng nội dung chính sách, đánh giá tác động của chính sách thuộc về Cơ
quan, tổ chức, đại biểu Quốc hội lập đề nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp
luật, Văn phòng Quốc hội, Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội, Viện Nghiên cứu
lập pháp đƣợc đại biểu Quốc hội đề nghị hỗ trợ lập đề nghị xây dựng luật, pháp
lệnh.
- Trách nhiệm lấy ý kiến đối với đề nghị xây dựng VBQPPL thuộc về cơ quan lập
đề nghị.
- Thẩm định đề nghị xây dựng VBQPPL: Bộ Tƣ pháp có trách nhiệm tổ chức thẩm
định đề nghị xây dựng luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy
ban thƣờng vụ Quốc hội do Chính phủ trình, nghị định của Chính phủ. Sở Tƣ pháp
có trách nhiệm tổ chức thẩm định đề nghị xây dựng nghị quyết của Hội đồng nhân
dân cấp tỉnh do Ủy ban nhân dân cùng cấp trình.

- Thơng qua đề nghị xây dựng VBQPPL: Chính phủ xem xét đề nghị xây dựng
luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thƣờng vụ Quốc
hội, nghị định của Chính phủ. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, thông qua đề
nghị xây dựng nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
- Lập đề nghị của Chính phủ về chƣơng trình xây dựng luật, pháp lệnh: Bộ Tƣ
pháp có trách nhiệm xây dựng dự thảo đề nghị của Chính phủ về chƣơng trình xây
23


dựng luật, pháp lệnh, tiếp thu ý kiến thành viên Chính phủ, hồn thiện đề nghị của
Chính phủ về chƣơng trình xây dựng luật, pháp lệnh.Trên cơ sở ý kiến của Thủ
tƣớng Chính phủ, Bộ trƣởng Bộ Tƣ pháp thừa ủy quyền Thủ tƣớng Chính phủ,
thay mặt Chính phủ ký tờ trình, báo cáo Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội đề nghị của
Chính phủ về chƣơng trình xây dựng luật, pháp lệnh.
Bƣớc 2: Soạn thảo, thẩm định dự án, dự thảo
- Cơ quan soạn thảo: Bộ Tƣ pháp có trách nhiệm Chủ trì, phối hợp với Văn phịng
Chính phủ soạn thảo, trình Thủ tƣớng Chính phủ ban hành quyết định phân cơng
cơ quan chủ trì soạn thảo, cơ quan phối hợp soạn thảo. Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ
quan ngang bộ thành lập Ban soạn thảo trong các trƣờng hợp bộ, cơ quan ngang bộ
đƣợc phân cơng chủ trì soạn thảo.
- Bộ, cơ quan ngang bộ chủ trì soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật có trách
nhiệm đề xuất và lập danh mục văn bản quy định chi tiết.
- Bộ Tƣ pháp và sở tƣ pháp có trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp các đề xuất để lập
danh mục văn bản quy định chi tiết, xem xét, quyết định danh mục văn bản quy
định chi tiết.
- Đánh giá tác động của chính sách trong dự thảo văn bản quy phạm pháp luật:
Trong quá trình soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, xem xét, cho ý kiến về dự thảo, nếu
có chính sách mới đƣợc đề xuất thì cơ quan, tổ chức, cá nhân đề xuất chính sách
phải xây dựng báo cáo đánh giá tác động của chính sách mới trong thời hạn 10
ngày kể từ ngày đề xuất chính sách mới.

- Xử lý hồ sơ dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật tại Văn phịng Chính
phủ, Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Cơ quan chủ trì soạn thảo chủ trì, phối hợp với Bộ Tƣ pháp, Văn phịng Chính
phủ và các cơ quan có liên quan tiếp thu ý kiến của Chính phủ, chỉnh lý, hồn thiện
dự án, dự thảo. Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ thừa ủy quyền Thủ tƣớng
Chính phủ, thay mặt Chính phủ ký tờ trình Quốc hội dự án luật, nghị quyết; tờ
trình Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội dự án pháp lệnh, nghị quyết; trình Thủ tƣớng
Chính phủ ký ban hành nghị định sau khi Chính phủ thơng qua.

24


- Thẩm định dự án, dự thảo VBQPPL do Bộ tƣ pháp, tổ chức pháp chế, Sở tƣ pháp,
Phòng tƣ pháp thực hiện.
Bƣớc 3: Công báo và niêm yết văn bản quy phạm pháp luật
- Văn phịng Chính phủ chịu trách nhiệm xuất bản Cơng báo in nƣớc Cộng hịa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam và quản lý Công báo điện tử nƣớc Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên Cổng thơng tin điện tử Chính phủ.
- Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng chịu trách
nhiệm xuất bản Công báo in cấp tỉnh và quản lý Công báo điện tử cấp tỉnh trên
Cổng thông tin điện tử của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng.
- Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ƣơng chịu trách nhiệm về việc không đăng Công báo, đăng chậm, đăng
không tồn văn, đầy đủ, chính xác văn bản trên Cơng báo.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp
huyện, cấp xã phải đƣợc niêm yết chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Chủ
tịch Hội đồng nhân dân ký chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành.
Thời gian niêm yết ít nhất là 30 ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết.
2.5.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Ngày 05 tháng 3 năm 2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định Số:

30/2020/NĐ-CP (sau đây gọi là Nghị định 30) quy định về công tác văn thƣ. Nghị
định này bao gồm 7 Chƣơng 38 Điều có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký (05 tháng
3 năm 2020). Sau đây là nội dung cơ bản về quy trình soạn thảo và ký ban hanh
văn bản hành chính theo Nghị định số 30:
Bƣớc 1: Soạn thảo văn bản (Điều 10, Nghị định 30)
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời có thẩm quyền giao cho
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu

25