Giáo trình Soạn thảo văn bản và công tàc văn thư, lưu trữ: Phần 2

P H Ầ N

T H Ứ

B A

CÔNG TÁC QUẢN LÝ

VĂN BẢN

Chưởng 8

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LẬP Hồ sơ
C Ô N G

V I Ệ C

CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC VE CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. N g h ị định s ố 142/CP n g à y 29/9/1963 của H ộ i đ ồ n g C h í n h p h ủ ban
h à n h Đ i ề u l ệ v ề c ô n g t á c c ô n g v ă n , g i ấ y tờ v à c ô n g t á c lưu trữ.
2. L u ậ t ban h à n h v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t n g à y 12/11/1996
3. N g h ị định 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - CP n g à y 08/4/2004 của C h í n h p h ủ v ề
công t á c v ă n t h ư .

1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TẤC VÂN THƯ
1.1. K h á i n i ệ m c ô n g t á c v ă n t h ư
C ô n g t á c v ă n t h ư là t o à n b ộ c á c c ô n g v i ệ c v ề x â y dựng, ban h à n h v ă n
bản

t ổ chức g i ả i q u y ế t v à q u ả n lý v ă n b ả n trong c á c c ơ quan, doanh

nghiệp.

167


1.2. Y ê u c ầ u c ủ a

công tác văn

thư

1.3. Ý n g h ĩ a c ủ a c ô n g t á c v ă n

thư

- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bảo mật
- Đ ú n g p h á p luật

- G i ả i q u y ế t c ô n g v i ệ c của c ơ quan đ ú n g c h ế đ ộ , n g u y ê n tắc
- G ó p p h ầ n t i ế t k i ệ m c ô n g sức, t i ề n của
- G ó p phần g i ữ gìn bí mật
- G i ữ gìn được n h ữ n g t à i l i ệ u , t h ô n g t i n phục v ụ l ã n h đ ạ o , q u ả n lý, lưu
trữ v ă n bản.
2 . T Ổ CHỨC Q U Ả N L Ý , G I Ả I Q U Y Ế T V Ẫ N B Ả N
2.1. G i ả i q u y ế t v ă n b ả n
2.1.1.

niệm

Khái

văn

đến

bản

đến

T ấ t cả c á c v ă n b ả n t ừ cơ quan n g o à i g ử i đ ế n b ằ n g con đ ư ờ n g trực tiếp
hay những tài l i ệ u quan t r ọ n g do c á n h â n m a n g t ừ h ộ i nghị v ề hoặc qua
con đ ư ờ n g b ư u đ i ệ n , ...được g ọ i chung là v ă n b ả n đ ế n .
2.1.2.

Nguyên

tắc

quản

lý văn

bản

đến

- C á c v ă n b ả n đ ế n p h ả i qua v ă n t h ư đ ă n g k ý
- T r ư ớ c k h i v ã n b ả n được giao g i ả i q u y ế t p h ả i qua T h ủ trưởng cơ

quan h o ặ c c h á n h v ă n p h ò n g x e m x é t
- N g ư ờ i n h ậ n v ă n ban đ ế n p h ả i k ý v à o sổ
- V ă n b ả n đ ế n p h ả i được t ổ chức, g i ả i q u y ế t k ị p t h ờ i .
2.1.3.

Quy

trình

quản

Bước ỉ: Kiểm tra và phân

168

lý văn
loại

bản

đến


- K i ể m tra v ă n b ả n n ế u k h ô n g thuộc doanh n g h i ệ p m ì n h thì p h ả i g ử i
trả l ạ i n ơ i g ử i .
- Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với
sự chứng k i ế n của n g ư ờ i đ ư a c ô n g v ă n .
- P h â n l o ạ i sơ b ộ v ă n b ả n :
+ L o ạ i p h ả i v à o sổ đ ă n g k ý : L à những c ô n g v ă n , g i ấ y tờ g ử i c ơ quan,
thủ trưởng hoặc những n g ư ờ i c ó chức v ụ l ã n h đ ạ o trong c ơ quan.

+ L o ạ i k h ô n g p h ả i v à o sổ đ ă n g k ý : T h ư r i ê n g , s á c h , b á o , b ả n t i n
+ L o ạ i b ó c bì: C á c v ă n b ả n n g o à i bì đ ề t ê n c ơ quan, chức danh thủ
trưởng c ơ quan, k h ô n g c ó d ấ u m ậ t .
+ L o ạ i k h ô n g đ ư ợ c b ó c b ì : C h ỉ v à o sổ n h ư n g k h ơ n g được b ó c b ì v à
c h u y ể n cả b ì g ồ m những c ơ n g v ă n g ử i Đ ả n g ủ y , c á c đ o à n t h ể v à c ô n g v ă n
n g o à i bì g h i r õ t ê n n g ư ờ i n h ậ n .
Bước 2: Mở phong

bì văn

bản

C ô n g đ o ạ n n à y được t i ế n h à n h t ù y thuộc quy định của m ỗ i cơ quan,
song v ẫ n p h ả i đ ả m b ả o m ộ t s ố n ộ i dung sau đ â y :
- V ă n b ả n c ó d ấ u " ô h ỏ a ố c ", " t h ư ợ n g k h ẩ n " , " k h ẩ n " c ầ n được b ó c bì
trước.
- Đ ố i v ớ i v ă n b ả n đ ế n t ừ c á c c ơ quan Đ ả n g , Đ o à n c ầ n lưu ý : p h ò n g
h à n h c h í n h k h ơ n g m ở n h ữ n g tài l i ệ u

ghi r õ t ê n n g ư ờ i n h ậ n v à c ó d ấ u

" R i ê n g n g ư ờ i c ó t ê n m ở b ì " , m à chỉ v à o sổ theo bì và c h u y ể n ngay v ă n
bản đ ó đ ế n n g ư ờ i c ó t ê n . N h ữ n g b ì tài l i ệ u c ó d ấ u " T u y ệ t m ậ t " do C h á n h
v ă n p h ò n g hoặc n g ư ờ i được ủ y q u y ề n trực t i ế p m ở bì.
- K h i b ó c b ì k h ô n g được l à m r á c h v ă n b ả n , k h ô n g l à m m ấ t địa chỉ nơi
gửi v à d ấ u b ư u đ i ệ n . c ầ n s o á t l ạ i bì x e m đ ã l ấ y h ế t v ă n b ả n ra c h ư a đ ể
t r á n h trường hợp bị sót.
- Đ ố i c h i ế u số, k ý h i ệ u , s ố lượng v ă n b ả n g h i n g o à i bì v ớ i c á c t h à n h
p h ầ n t ư ơ n g ứng của v ã n b ả n c ấ t trong bì ra, n ế u đ i ể m n à o sai thì p h ả i ghi
l ạ i đ ể h ỏ i c ơ quan g ử i .

169


- N ế u c ó p h i ế u g ử i k è m theo c ô n g v ă n , sau k h i n h ậ n đ ủ t à i l i ệ u , phải
k ý x á c n h ậ n , đ ó n g d ấ u v à o p h i ế u g ử i r ồ i trả l ạ i p h i ế u đ ó cho c ơ quan gửi
văn bản.
- Đ ố i v ớ i những t h ư từ k h i ế u n ạ i , t ố c á o , t h ư nặc d a n h h o ặ c v ă n bản
c ầ n k i ể m t r a . x á c m i n h đ i ể m gì đ ó thì c ầ n g i ữ l ạ i cả p h o n g b ì , đ í n h kèm
v ớ i v ă n b ả n đ ể lưu h ồ sơ g i ả i q u y ế t sau n à y .
Đ ố i với cơng văn có dấu " M Ậ T "
- K h ơ n g được b ó c b ì v à c h u y ể n ngay cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m giải
quyết.
- M ọ i t à i l i ệ u m ậ t b ấ t c ứ t ừ n g u ồ n n à o g ử i đ ế n đ ề u p h ả i qua v ă n thư
v à o sổ " T à i l i ệ u m ậ t đ ế n " riêng đ ể theo d õ i .
- T r ư ờ n g hợp t à i l i ệ u m ậ t đ ế n m à bì trong c ó d ấ u " C h ỉ n g ư ờ i có tên
m ớ i được b ó c b ì " , chỉ v à o sổ g h i n g o à i bì v à c h u y ể n ngay đ ế n n g ư ờ i có
tên nhận.
- T à i l i ệ u m ậ t g ử i đ ế n k h ô n g đ ú n g t h ủ tục theo quy định, chuyển
ngay đ ế n n g ư ờ i n h ậ n , đ ồ n g t h ờ i nhanh c h ó n g t ì m c á c h h ỏ i l ạ i nơi gửi.
- T h u h ồ i tài l i ệ u m ậ t :
T h e o d õ i thu h ồ i hoặc trả l ạ i nơi g ử i đ ú n g k ỳ h ạ n những tài l i ệ u mật
c ó đ ó n g d ấ u thu h ồ i . K h i n h ậ n c ũ n g n h ư k h i trả p h ả i k i ể m tra, đ ố i chiếu
v à x ó a sổ.
Bước 3: Đóng

dấu đến, ghi số đến và ngày

đến

- D ấ u đ ế n c ó mục đ í c h x á c n h ậ n v ă n b ả n đ ã qua v ă n thư, ghi nhận
ngày, tháng, số văn bản đ ế n
H ì n h 8.1: M ầ u đ ó n g d ấ u n g à y g i ờ v à s ố c ô n g v ă n đ ế n
( k í c h t h ư ớ c 30 X 50 m m )
TÊN C ơ QUAN
CÔNG VĂN ĐẾN

Số

:

Ngày:
Chuyển:
Lưu
170


- D ấ u đ ế n được đ ó n g r õ r à n g v à t h ố n g n h ấ t v à o k h o ả n g t r ố n g d ư ớ i s ố
v à k ý h i ệ u , trích y ế u (của c ô n g v ă n ) hoặc k h o ả n g t r ố n g giữa t á c g i ả v à
quốc h i ệ u . N ế u là c ô n g v ă n m ậ t , đ ó n g d â u đ ế n l ê n bì thư.
- S ố đ ế n g h i v à o d ấ u đ ế n p h ả i k h ớ p v ớ i s ố t h ứ t ự trong sổ g h i v ă n b ả n
đ ế n . N g à y đ ế n là n g à y v ă n t h ư n h ậ n v ă n b ả n . s ố đ ế n g h i l i ê n tục t ừ s ố OI
b ắ t đ ầ u n g à y OI t h á n g OI đ ế n h ế t n g à y 31 t h á n g 12 m ỗ i n ă m . C ó t h ể g h i
s ố đ ế n theo từng l o ạ i v ă n b ả n .
Bước 4: Trình

xem

- Sau k h i thực h i ệ n c á c bước t r ê n , trình v ă n b ả n cho c h á n h v ă n p h ò n g
(hoặc trưởng p h ò n g h à n h c h á n h ) x e m x é t , cho ý k i ế n p h â n p h ố i .

- Sau đ ó v ă n t h ư n h ậ n l ạ i v ă n b ả n đ ể v à o sổ c ô n g v ă n đ ế n , n ắ m n ộ i
dung c ô n g v ă n v à ý k i ế n l ã n h đ ạ o đ ể c h u y ể n cho c á c đ ơ n v ị , n g ư ờ i c ó
trách n h i ệ m giải quyết
- K h i trình c ơ n g v ă n cho n g ư ờ i p h ụ t r á c h , n ê n p h â n l o ạ i trước mức đ ộ
quan trọng, k h ẩ n của c ô n g v ă n , b ỏ trong m ộ t b ì a h ồ sơ c ó g h i n h ã n :
CƠNG VĂN ĐẾN - TRÌNH X I N Ý KIẾN.
Bước 5: Vào sổ công

văn

đến

- V ă n b ả n c ầ n được v à o sổ ngay trong n g à y đ ế n .
- T ù y theo chức n ă n g , n h i ệ m v ụ , quy m ô hoạt đ ộ n g của c ơ quan, c ó
t h ể l ậ p n h i ề u sổ theo c á c l o ạ i v ă n b ả n k h á c nhau.
+ N ế u s ố lượng c ô n g v ă n g i ấ y tờ đ ế n h à n g n g à y , h à n g n ă m n h i ề u thì
l ậ p c á c sổ đ ă n g k ý : c ô n g v ă n c ấ p t r ê n , c ô n g v ă n cấp d ư ớ i v à c á c đ ơ n vị
trực thuộc, c ô n g v ă n " m ậ t " , c á c đ ơ n , thư,...
+ N ế u s ố lượng c ô n g v ă n g i ấ y tờ ít chỉ cần l ậ p c á c sổ đ ă n g k ý : c ô n g
v ă n chung, c ô n g v ă n m ậ t , c á c đ ơ n , thư,.
- V i ệ c v à o sổ p h ả i đ ả m b ả o :
Ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, k h ơ n g viết bút chì, dập xóa,hoặc viết
t ắ t n h ữ n g c h ữ c h ư a t h ô n g d ụ n g . T r á n h t r ù n g s ố hoặc b ỏ sót số. C á c y ế u t ố
n ộ i dung c ầ n p h ả i ghi n h ư sau:

171


H ì n h 8.2. B ì a s ổ đ ă n g k ý " C Ô N G V Ă N Đ E N "

( T ê n cơ quan chủ quản)
( T ê n đ ơ n vị)

SỐ Đ Ă N G K Ý " C Ô N G V Ă N Đ Ế N "

Từ số đến số..-.
T ừ ngày

đến ngày

Q u y ể n số.

H ì n h 8.3: M a u n ộ i d u n g đ ă n g k ý " c ô n g v ă n đ ế n "
(đối với cơng văn thường)

SỐTT

Ngày

Nơi

S ố và

Ngày

Trích

Người

đến

gửi

ký

tháng

yếu

nhận

cơng

hiệu

của

nội

văn

cơng

cv

dung

văn

1

Nguồn:

172

2

•3

Tài liệu (6), trang

4

cv

5

8.

K ý nhận

6

7

8


H ì n h 8.4. M ẩ u n ộ i d u n g đ ă n g k ý " c ô n g v ă n đ ế n " ( đ ố i v ớ i đ ơ n , t h ư )
Số

đến

Ngày
X đến

Họ tên
và địa
chỉ
người
gửi

Ngày
tháng
đơn thư

Trích
yếu
nội
dung

Lưu
hồ
sơ

Nơi nhận
(người nhận)
giải quyết

Nội
dung

giải
quyết

Ghi
chú

3

4

5

6

7

8

9

2

1

Nguồn:

Tài liệu (6), trang

Bước 6: Chuyển

giao văn

9.
bản

- V ă n b ả n đ ế n p h ả i được giao trong n g à y , đ ế n đ ú n g và trực t i ế p cho
đ ố i tượng chịu t r á c h n h i ệ m g i ả i q u y ế t v à đ ố i tượng đ ó p h ả i ký x á c n h ậ n
v à o p h ầ n " k ý n h ậ n " trong sổ " Đ ă n g k ý c ô n g v ă n đ ế n " hoặc v à o

"sổ

c h u y ể n giacTvăn b ả n " của v ă n thư.
- N ế u c ô n g v ă n c ó d ấ u " k h ẩ n " p h ả i được ưu tiên c h u y ể n ngay, tốt nhất
là trong v ò n g 30 p h ú t trong g i ờ h à n h c h í n h và Ì g i ờ n g o à i g i ờ h à n h c h í n h .
- K h ơ n g đ ể n g ư ờ i k h ô n g c ó t r á c h n h i ệ m x e m c ô n g v ă n , tài l i ệ u của
người khác.
H ì n h 8.5. M ầ u s ổ c h u y ể n giao v ă n b ả n đ ế n c h ợ
c á c đ ơ n vị t r o n g d o a n h n g h i ệ p
STT

Ngày

S ố và ký

S ố lượng

. Đ ơ n vị

Ký

Ghi

tháng

hiệu văn

văn bản

hoặc n g ư ờ i

nhận

chú

chuyển

b ả n (hoặc

hoặc s ố

nhận văn

văn bản

số phiếu

lượng bì

bản

gửi)

vãn bản

3

4

6

7

2

1

Nguồn:

Tài liệu (6), trang

5

9.
173


N h ữ n g v ă n b ả n p h ả i c h u y ể n qua n h i ề u đ ơ n v ị h o ặ c n h i ề u n g ư ờ i c ù n g
t h a m gia g i ả i q u y ế t p h ả i đ í n h k è m " P h i ế u l u â n c h u y ể n t a i l i ệ u " đ ể quản
lý được c h ặ t c h ẽ .
H ì n h 8.6. P h i ế u c h u y ể n t à i l i ệ u

Xin vui lịng đọc tài liệu đính kèm này và chuyển

C h u y ể n cho

nó cho người

kế

tiếp

N g à y chuyển tiếp

Ngày nhân

theo
- Ong Thiết
- Bà Y ế n
- Ơng Thiện
- Cơ Dun Lan

Bước

7: Theo dõi việc giải quyết

công

văn

- C á n b ộ v ă n t h ư c ầ n theo d õ i v à b á o c á o t h ư ờ n g x u y ê n v i ệ c giải
q u y ế t c ô n g v ă n của c á c b ộ p h ậ n cho n g ư ờ i p h ụ t r á c h v ă n p h ị n g đ ể trình

l ã n h đ ạ o c ơ quan b i ế t v à đ ô n đ ố c g i ả i q u y ế t k h ẩ n t r ư ơ n g c ô n g v i ệ c .
- Những cơng văn có thời hạn hồn thành cần ghi rõở cột ghi chú.
H ì n h 8.7. S ổ t h e o d õ i g i ả i q u y ế t c ô n g v ă n đ ế n
SÍT

Tác

Số,

Ngày

Trích

Người

Thời

Nội

số/kí

Ghi

giả

kí

kí

yếu

nhận

hạn

dung

hiệu

chú

cơng

hiệu

cơng

nội

giải

giải

giải

văn

văn

cơng

văn

dung

quyết

quyết

quyết

bẳn trả

văn

cơng

lời

văn

(nếu
có)

1

2

Nguồn:
174

3

4

Tài liệu (6), trang

5

10.

6

7

8

9

10


Sau k h i v ă n b ả n được g i ả i q u y ế t xong cần được c h u y ể n l ạ i v ă n t h ư
đ ể l ậ p h ồ s ơ và đ ư a v à o lưu trữ.
2.2. Quản lý văn bản đi
2.2.1.

Khái

niệm

văn

bản

đi

T ấ t cả c á c l o ạ i v ă n b ả n do cơ quan ban h à n h đ ể q u ả n lý đ i ề u h à n h
công v i ệ c theo chức n ă n g . n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạ n của doanh n g h i ệ p được
gửi đ ế n c á c đ ố i tượng c ó liên quan g ọ i là v ă n b ả n đi.
- T h ứ nhất là n h ó m v ă n b ả n quy p h ạ m d ư ớ i luật như: N g h ị định

Nghị

quyết của C h í n h phủ; C h ỉ thị.Quyết định của T h ủ tướng; Chỉ thị, q u y ế t
đ ị n h . T h ô n g tư

và T h ô n g tư liên b ộ của B ộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan

ngang b ộ , cơ quan trực thuộc C h í n h phủ;Chỉ thị, Q u y ế t định của ủ y ban
nhân d â n , . . .
- T h ứ hai là n h ó m v ă n b ả n t h ô n g thường n h ư : đ ề á n , k ế hoạch, t h ô n g
báo, báo cáo, công văn,...
2.2.2.

Nguyên

tắc

quản

lý văn

bản

đi

- T ấ t cả v ă n bản đi p h ả i được đ ă n g ký v à o sổ quản lý v ă n b ả n đi ở
văn thư
- T ấ t cả v ă n b ả n đi p h ả i được k i ể m tra v ề n ộ i dung và t h ể thức trước
khi gửi đi
2.2.3.

Quy

trình

quản

Bước ỉ : Kiểm tra lại văn

lý văn

bản

đi

bản

- K i ể m tra c á c p h ầ n và t h ể thức của v ă n b ả n

- N ế u p h á t h i ệ n sai sót thì b á o v ớ i n g ư ờ i có trách n h i ệ m sửa chữa, b ổ
sung,...
Bước 2 : Vào sổ đăng ký văn bản đi
- C ầ n ghi đ ầ y đ ủ , c h í n h x á c , gọn, r õ v à o từng cột, mục trong s ố những
đ i ể m cần t h i ế t v ề m ộ t v ă n b ả n như: số, ký h i ệ u , n g à y t h á n g , trích y ế u n ộ i
dung, nơi g ử i , nơi nhận,...
- K h ô n g v i ế t bằng b ú t chì, k h ô n g dập x ó a , hoặc v i ế t tắt những c h ữ
c h ư a t h ô n g dụng.

175


- K h ô n g n ê n l à m n h i ề u sổ, m à chỉ l à m m ộ t sổ v ă n b ả n đ i . T u y n h i ê n ,
n ế u k h ố i lượng v ă n b ả n n h i ề u c ó t h ể l ậ p sổ riêng cho từng l o ạ i v ă n b ả n .
H ì n h 8.8. M ầ u v à o s ổ c ô n g v ă n đ i

S ố và ký

Ngày tháng

Trích y ế u

Nơi nhận

Đ ơ n vị

hiệu c v

cv

n ộ i dung

cv

hoặc

G h i chú

người

cv

nhận
2

1

Nguồn:

3

Tài liệu (6), trang

4

5

6

li.

T ù y theo y ê u c ầ u của từng c ơ quan c ó t h ể t h ê m cột; n g ư ờ i k ý văn
b ả n , đơn vị ký v ă n b ả n , đ ơ n vị soạn t h ả o , s ố lượng soạn thảo,...
Đ ể t r á n h n h ầ m l ẫ n trong v i ệ c g ử i v ă n b ả n , v ă n t h ư c ă n c ứ v à o những
nơi m à cơ quan thường x u y ê n c ó quan h ệ gửi v ă n b ả n đi, l ấ y b ì a đóng
t h à n h m ộ t hoặc hai cặp c ó n h i ề u n g ă n d ù n g đ ể chia v ă n b ả n . K h i p h â n
chia h ế t v ă n b ả n v à o từng ô ở cặp b ì a , m ỗ i ơ k è m m ộ t phong b ì , v ă n thư
cho v ă n b ả n v à o bì v à v i ế t bì.
Bước 3: Chuẩn

bị bì thư

- Bì đựng v ă n b ả n c ó t h ể d ù n g n h i ề u l o ạ i k h á c nhau song k h ô n g vượt
q u á c á c kích thước do b ư u đ i ệ n quy định. G i ấ y l à m b ì a là l o ạ i b ề n , dai,
nhìn n g o à i k h ô n g r õ c h ữ trong v ă n b ả n , n ế u bị ướt k h ô n g m ủ n .
- N g o à i bao t h ư n ê n ghi r õ r à n g , k h ô n g v i ế t t ắ t , v à p h ả i k i ể m tra kỹ
c á c chi t i ế t sau:
+ Bì: b ê n g ó c trái bì ghi đ ầ y đ ủ t ê n c ơ quan ( t h ư ờ n g được i n sẵn), ghi
cụ t h ể từng s ố và k ý h i ệ u của từng c ô n g v ă n d ư ớ i t ê n c ơ quan.
+ C h ữ " K í n h g ở i " và t ê n nơi n h ậ n c ô n g v ă n p h ả i g h i r õ r à n g , c h í n h
x á c , giống n h ư t ê n v à địa chỉ n g ư ờ i n h ậ n được g h i trong c ô n g v ă n .
+ T e m : thường được d á n ở g ó c t r ê n , b ê n p h ả i của bao b ì .

176


H ì n h 8.9. M â u g h i b ì v ă n b ả n

( T ê n c ơ quan g ử i )
(Số, k ý h i ệ u v à s ố l ư ợ n g v ă n b ả n )

K í n h g ử i : ( t ê n c ơ quan, c á n h â n n h ậ n v ă n b ả n )
Đ ị a chỉ:

Sau k h i v i ế t bì x o n g , g ấ p v ă n b ả n cho v à o b ì , k i ể m tra s ố g h i v ớ i s ố
văn b ả n , nơi n h ậ n g h i trong v ă n b ả n v à nơi n h ậ n n g o à i bì v ă n b ả n đ ể
ừ á n h n h ầ m l ẫ n . K h ô n g đ ể v ă n b ả n v à o bì q u á đ ầ y , c h ậ t q u á , k h ô n g s á t
m é p bì đ ể nơi n h ậ n k h i b ó c b ì k h ỏ i l à m r á c h v ă n b ả n . K h i d á n b ì h o ặ c d á n
tem t r á n h l à m d ầ y h ồ v à o v ă n b ả n .
Cơng văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "ơhỏaốc", ngồi việc đóng
v à o c ơ n g v ă n , c ò n p h ả i đ ó n g d ấ u l ê n bì c ơ n g v ă n ( c h ú ý mức đ ộ n g o à i bì
phải p h ù hợp v ớ i mức đ ư ợ c đ ó n g d ấ u trong v ă n b ả n ) .
Những v ă n b ả n quan trọng c ũ n g n h ư v ă n b ả n m ậ t (dù c h u y ể n ra
ngoài hay trong n ộ i b ộ c ơ quan) c ầ n k è m theo p h i ế u g ử i đ ể t i ệ n k i ể m tra,
theo d õ i . T r ê n p h i ế u g ử i c ầ n đ ề r õ t ê n n g ư ờ i h o ặ c đ ơ n vị n h ậ n , trích y ế u
nội dung, s ố lượng b ả n , m ụ c đ í c h g ử i v ă n b ả n , l ờ i g h i c h ú ( n h ư :

"Xem

xong c ầ n trả l ạ i " , " X e m x o n g t i ê u h ủ y n g a y " , . . . ) . P h i ế u g ử i c ũ n g đ á n h s ố
thứ tự v à n g o à i bì ghi s ố p h i ế u g ử i c h ứ k h ô n g g h i s ố v ă n b ả n .
K h i c h u y ể n c ô n g v ă n đ i , p h ả i g i ữ l ạ i b ả n c h í n h đ ể đ ư a v à o lưu trữ.

177


H ì n h 8.10. M â u p h i ế u g ử i c ô n g v ă n

Tên cơquan
Số-

CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M

/

Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ n h p h ú c

PHIẾU GỬI
Kính gửi
T ê n tài liêu

Ngày
Ngày

/

tháng

năm

T ê n c ơ quan

Người nhận ký

Chức v ụ
H ọ và tên

Đ ề nghị trả l ạ i p h i ế u n à y sau k h i n h ậ n t à i l i ệ u

Nguồn:

Tài liệu (6), trang

Bước 4 : Chuyển

văn bản

12.

đi

- V ă n b ả n p h ả i đ ư ợ c c h u y ể n ngay trong n g à y , h o ặ c c h ậ m n h ấ t là
s á n g n g à y h ô m sau n g à y v à o sổ v à đ ă n g k ý p h á t h à n h .
- V ă n b ả n c ó t h ể g ử i qua b ư u đ i ệ n h o ặ c v ă n t h ư đ ư a đ ế n n ơ i nhận,
n h ư n g đ ề u p h ả i v à o sổ c h u y ể n v ă n b ả n v à n g ư ờ i
n h ậ n v à o sổ.

178

n h ậ n v ă n b ả n p h ả i ký


H ì n h 8 . 1 1 . M ẫ u s ố c h u y ể n v ă n b ả n qua b ư u đ i ệ n h o ặ c đ ế n c á c c ơ q u a n
Ngày

S ố v à kí

S ố lượng

Nơi nhận

Kí n h ậ n

tháng gửi

hiệu văn

bì v ă n

văn bản

và đóng

văn bản

bản

bản

1

2

3

Nguồn:

Tài liệu (6), trang

Ghi chú

dấu
4

5

6

13.

Bước 4 : Sắp xếp bản lưu văn

bản

- M ỗ i v ă n b ả n đi đ ề u p h ả i lưu ít n h á t 2 b ả n . M ộ t b ả n đ ể l ậ p h ồ sơ v à
heo d õ i c ô n g v i ệ c ở đ ơ n vị thừa h à n h , m ộ t b ả n lưu ở v ă n t h ư đ ể tra tìm,
•hục vụ k h i c ầ n t h i ế t . N h ữ n g b ả n lưu ở v ă n t h ư p h ả i sắp x ế p theo từng
oại, v ă n b ả n của n g ă n n à o đ ể r i ê n g n g ă n ấ y . B ả n lưu p h ả i là b ả n c h í n h .
T r ư ờ n g hợp g ử i v ă n b ả n đi qua b ư u đ i ệ n
G ử i v ă n b ả n qua b ư u đ i ệ n , t r á c h n h i ệ m của b ạ n p h ả i k i ể m tra k ỹ
ông v ă n , theo t i ế n trình 4 b ư ớ c :
B ư ớ c Ì : K i ể m tra
Trước k h i b ỏ v ă n t h ư v à o phong bì p h ả i k i ể m tra k ỹ những đ i ể m :
- Văn thư đã đ ề ngày tháng chưa?
- Đ ị a chỉ c ó c h í n h x á c k h ô n g ?
- Đ ị a c h í b ê n trong c ó p h ù hợp v ớ i địa chỉ b ê n n g o à i k h ô n g ?
- V ă n thư đã ký tên chưa?
- P h ầ n đ í n h k è m c ó b ỏ v à o bao t h ư c h ư a ?
B ư ớ c 2 : G ấ p v à b ỏ v à o bao t h ư
Bước 3 : C â n và dán tem

B ư ớ c 4 : V à o sổ c ô n g v ă n đi

179


H ì n h 8.12. C á c h g ấ p t h ư đ ú n g t i ê u c h u ẩ n q u ố c t ế

Nẹuồn:

Tài liệu (7), trang

2.3. Q u ả n l ý v ă n b ả n n ộ i
Khái

niệm

văn

bản

nội

274.

bộ
bộ

V ă n b ả n n ộ i b ộ là những v ă n b ả n , g i ấ y tờ, sổ s á c h sử d ụ n g trong nội
b ộ cơ quan, doanh n g h i ệ p , do c h í n h cơ quan, doanh n g h i ệ p ban h à n h .
V ă n b ả n n ộ i b ộ đ ư ơ c tổ chức, g i ả i q u y ế t n h ư đ ố i v ớ i v ă n b ả n đi và

văn bản đến.
V ă n b ả n n ộ i b ộ bao g ồ m : c á c q u y ế t đ ị n h n h â n sự, chỉ t h ị , t h ô n g báo,
g i ấ y c ô n g t á c , g i ấ y g i ớ i t h i ệ u , sổ sao v ă n b ả n , . . .

180


M ỗ i l o ạ i v ă n b ả n n ộ i b ộ p h ả i c ó sổ đ ă n g k ý r i ê n g , trong đ ó n ê u r õ :
số, k ý h i ệ u , n g à y t h á n g k ý , n g ư ờ i k ý , trích y ế u n ộ i dung, n g ư ờ i n h ậ n , nơi
nhận, k ý n h ậ n , ...tương t ự n h ư đ ố i v ớ i q u ả n lý c á c v ă n b ả n đ ế n v à đi.
V ă n b ả n nội. b ộ trong q u á trình c h u y ể n giao c ũ n g p h ả i v à o sổ c h u y ể n
văn b ả n . C á n b ộ c á c đ ơ n vị trong c ơ quan k h i n h ậ n v ă n b ả n n ộ i b ộ đ ề u
p h ả i ký n h ậ n v à o sổ c h u y ể n giao v ă n b ả n .
V ă n b ả n n ộ i b ộ cũng được lưu n h ư c á c v ă n b ả n k h á c .
H ì n h 8.13. M ẩ u s ổ c h u y ể n c ô n g v ă n cho c á c c á n h â n
và bộ p h ậ n p h ò n g ban
r

Ngày tháng

S ô và kí h i ệ u

S ố lượng

Đ ơ n vị hoặc

chuyển công

c ô n g v ă n hoặc

cơng văn, sơ

n g ư ờ i nhận

-ý
nhận

văn

phiếu chuyển

lượng bì

1

2

3

4

5

Nguồn:

Tài liệu (6), trang

2.4. Q u ả n l ý v ã n b ả n

14.

mật

C á c v ã n m ậ t được q u ả n lý theo quy định của N h à nước. C ụ t h ể :
- X á c định đ ú n g đ ắ n mức đ ộ " M ậ t " , " T ố i m ậ t " , " T u y ệ t m ậ t " trong
các v ă n b ả n
- Thực h i ệ n đ ú n g c á c quy định p h ổ b i ế n , lưu h à n h , tìm h i ể u , sử dụng,
vận c h u y ể n , giao n h ậ n , t i ê u h ủ y tài l i ệ u m ậ t .
- T h ự c h i ệ n đ ú n g c á c quy định v ề b á o c á o , thống k ê , k i ể m tra v i ệ c
quản lý tài l i ệ u m ậ t .
- C h ọ n n h â n v i ê n , c á n b ộ q u ả n lý tài l i ệ u m ậ t theo quy định của N h à
nước. Thực h i ệ n khen t h ư ở n g , k ỷ l u ậ t kịp t h ờ i .

181


H ì n h 8.14: M â u s ổ c ô n g v ă n đ ế n - l o ạ i m ậ t

Số

Ngày

Nơi

Ngày

Trích

Mức

Người

Ký

Ghi

TT

đến

gửi

tháng

yếu

độ

nhận

nhận

chú

cơng

cơng

nội

mật

văn

văn

dung

7

8

9

cơng
văn
•

1

Nguồn:

2

3

4

Tài liệu (6), trang

5

6

15.

GỬI TÀI L I Ệ U M Ậ T ĐI
- V à o sổ: v à o sổ " T à i l i ệ u m ậ t đ i " r i ê n g đ ể theo d õ i . s ổ n à y p h ả i ghi
đ ầ y đ ủ c á c cột, mục n h ư sau: s ố t h ứ tự (cũng là s ố tài l i ệ u g ử i đ i ) , ngày
gửi, nơi n h ậ n , trích y ế u n ộ i dung, đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n , n g ư ờ i k ý , g h i c h ú (văn
b ả n k è m theo n ế u c ó ) .
- Trường

hợp tài l i ệ u " t u y ệ t m ậ t " , n g ư ờ i c h u ẩ n bị v ă n b ả n p h ả i lấy

s ố c ô n g v ă n đi v à đ ă n g k ý theo đ ú n g c á c c ộ t m ụ c trong sổ, r i ê n g cột trích
y ế u n ộ i dung b ỏ trống (ghi sau n ế u n g ư ờ i c ó t h ẩ m q u y ề n đ ồ n g ý ) cho vào
bì d á n kín v à l à m c á c y ê u c ầ u b ả o m ậ t trước k h i đ ư a đ ế n v ă n t h ư đ ể làm
bì gửi đi.

182


H ì n h 8.15. M â u sổ c ô n g v ă n đ i l o ạ i m ậ t
Ngày

Số

Tên

Mức

Người

Nơi

Đơn vị

Số

Ghi

tháng

và

loại

độ

ký

nhận

hoặc

lượng

chú

ký

và

mật

hiệu

trích

nhận bản

yếu

lưu
8

9

2

1

Nguồn:

3

4

Tài liệu (6), trang

người

5

6

7

15.

- L ậ p p h i ế u g ử i v à k è m theo v ớ i tài l i ệ u . P h i ế u g ử i p h ả i c ó d ấ u đ ó n g
đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n theo n h ư trong t à i l i ệ u v à o g ó c p h ả i , p h í a t r ê n của t ờ
phiếu.
- T à i l i ệ u " M ậ t " n g o à i bì đ ó n g d ấ u k ý h i ệ u c h ữ " C " i n hoa n é t đ ậ m
(khơng đóng dấu mật).
- L à m b ì : t à i l i ệ u m ậ t g ử i riêng v ớ i t à i l i ệ u t h ư ờ n g . G i ấ y l à m b ì p h ả i
d a i , k h ó b ó c , k h ô n g t h â m nước, k h ơ n g n h ì n t h ấ u qua đ ư ợ c .
Tài l i ệ u " T u y ệ t mật", " T ố i m ậ t " gửi bằng hai bì.
+ T r o n g b ì : g h i r õ số, k ý h i ệ u của t à i l i ệ u , t ê n n g ư ờ i n h ậ n , đ ó n g d â u
đ ộ m ậ t . N ế u là t à i l i ệ u " T u y ệ t m ậ t " g ử i đ í c h danh cho n g ư ờ i c ó t r á c h
n h i ệ m g i ả i q u y ế t , thì đ ó n g d ấ u " c h ỉ n g ư ờ i c ó t ê n m ớ i được b ó c b ì " .
+ Bì ngồi: ghi n h ư gửi tài l i ệ u thường, đ ó n g dấu ký h i ệ u độ mật, chữ
" A " i n hoa n é t đ ậ m là " T u y ệ t m ậ t " , c h ữ " B " i n hoa n é t đ ậ m là " T ố i m ậ t " .
+ N i ê m phong: b ì trong của t à i l i ệ u " T u y ệ t m ậ t " v à " T ố i m ậ t " sau
k h i d á n b ằ n g h ồ , p h ả i d á n b ă n g keo đ è l ê n c á c m é p d á n h ồ v à n i ê m
phong b ằ n g c h ỉ h o ặ c si, h o ặ c b ằ n g g i ấ y m ỏ n g k h ó b ó c , n i ê m l ê n giao
đ i ể m c á c n ố i c h é o p h í a sau phong b ì , đ ó n g d ấ u n i ê m phong ở c á c g ó c
g i ấ y n i ê m , m ộ t nửa t r ê n bì g i ấ y . M ự c d ấ u n i ê m phong d ù n g l o ạ i mực đ ỏ
quốc k ỳ .

- G i a o n h ậ n tài l i ệ u m ậ t : m ọ i trường hợp giao, n h ậ n t à i l i ệ u m ậ t giữa
c á c k h â u ( n g ư ờ i d ự t h ả o , đ á n h m á y , i n , v ă n thư, giao l i ê n , n g ư ờ i c ó t r á c h

183


n h i ệ m g i ả i q u y ế t , n g ư ờ i c ấ t g i ữ b ả o q u ả n , . . . ) đ ề u p h ả i v à o sổ, c ó k ý nhận
giữa 2 b ê n giao n h ậ n trực t i ế p , t ạ i p h ò n g l à m v i ệ c theo quy đ ị n h của thủ
t r ư ở n g c ơ quan, doanh n g h i ệ p .
- V ậ n c h u y ể n t à i l i ệ u m ậ t : P h ả i c ầ n c ó p h ư ơ n g t i ệ n m a n g g i ữ tốt
( h ò m sắt, cặp c ó k h ó a chắc c h ắ n ) . K h ô n g được g i a o cho n g ư ờ i c ó trách
n h i ệ m g i ữ h ộ v à k h ô n g được đ ể ở b ấ t c ứ n ơ i n à o k h ơ n g c ó n g ư ờ i c ó trách
n h i ệ m coi g i ữ c ẩ n t h ậ n .
2.5. Văn thư điện tử
V ă n t h ư đ i ệ n t ử là p h ư ơ n g t i ệ n t r u y ề n t h ô n g b ằ n g đ i ệ n t ử c á c l o ạ i văn
b ả n , sự k i ệ n , h ì n h ả n h , t i ế n g n ó i , ....Việc t r u y ề n t h ô n g đ ư ợ c thực hiện
t r u y ề n t ừ m á y n à y qua m á y k h á c . C á c m á y đ ó c ó t h ể là m á y đ i ệ n báo
(teleprinter),

máy

fax

(facsimile),

trạm

truyền

đạt

văn

bản

( c o m m u n i c a t i n g w o r d processor), m á y v i tính ( m i c r o c o m p u t e r ) , hoặc máy
computer c h í n h ( m a i n í r a m e computer) v à k ể cả m à n h ì n h phục vụ trong
c á c h ộ i nghị t ừ xa (teleconference).
C á c t h i ế t bị n ê u t r ê n c ó t h ể t r u y ề n qua đ ư ờ n g d â y đ i ệ n t h o ạ i , qua các
v ệ tinh, qua h ệ t h ố n g v i ba ( m i c r o w a v e systems: s ó n g n g ắ n ) , hoặc sợi dây
quang học (optical í i b e r / f ĩ b e r optics).
2.5.1.

Thư

điện

tử

(E.mail)

N g à y nay n g ư ờ i ta đ ồ n g h ó a t h ư đ i ệ n t ử t r u y ề n qua computer là
E . m a i l . T h ư đ i ệ n t ử ( E . m a i l ) là m ộ t h ệ t h ố n g g ử i t h ô n g t i n qua đường giây
đ i ệ n t h o ạ i trực t i ế p t ừ m ộ t m á y computer n à y sang m á y computer khác.
C á c m á y computer c ó t h ể n ằ m trong p h ạ m v i m ộ t c ơ quan, doanh nghiệp,
được g ọ i là h ệ thống m ạ n g n ộ i b ộ , m ạ n g L A N (local

area netvvork hoặc

inside network), hoặc c ó t h ể t r u y ề n đi k h ắ p t h ế g i ớ i qua m ạ n g internet,

g ọ i là h ệ thống m ạ n g q u ố c t ế (international n e t w o r k ) . H ệ thống
quốc t ế c ò n được g ọ i h ệ thống m ạ m g

mạng

r ộ n g , m ạ n g W A N ( w i d e area

netvvord).
V ớ i h ệ thống t h ư đ i ệ n tử, m á y c o m p u t e r n h ậ n ( r e c e i v i n g computer)
sẽ n h ậ n và lưu trữ t h ô n g tin t ự đ ộ n g . M ỗ i n h â n v i ê n c ó m ộ t h ộ p t h ư điện
tử (electronic m a i l b o x ) . N g ư ờ i g ử i t r u y ề n trực t i ế p t h ô n g t i n cho hộp thư
của n g ư ờ i nhận và t h ô n g tin được lưu t r ữ t ạ i đ â y .

184


T h ư đ i ệ n tử đ ã g i ú p cho c á c c ơ quan trao đ ố i t h ư t ừ v ớ i nhau chỉ trong
g i â y lát, n g à y cũng n h ư đ ê m . V i ệ c t r u y ề n v à n h ậ n t h ư đ i ệ n t ử g i ú p cho c ơ
quan, doanh n g h i ệ p t i ế t k i ệ m được h à n g t ấ n g i ấ y , chi p h í r ấ t t h ấ p v à
nhanh g ấ p b ộ i l ầ n .
2.5.2.

Xử

lý văn

thư

điện

tử

K h á c v ớ i v ă n t h ư t h ư ờ n g , b ằ n g g i ấ y tờ, m ỗ i n g à y p h á t Ì - 2 l ầ n . V ă n
thư đ i ệ n t ử p h ả i lưu c h u y ể n theo từng g i ờ . Cụ t h ể , trong q u á trình l à m
v i ệ c , n g ư ờ i n h ậ n p h ả i t h ư ờ n g x u y ê n k i ể m tra h ệ thống t h ư đ i ệ n t ử đ ể l ấ y
t h ô n g tin. T h ô n g tin n à y c ó t h ể đ ọ c được t r ê n m à n h ì n h , hoặc được i n ra,
hoặc g ử i c h u y ể n t i ế p cho m ộ t h ộ p t h ư đ i ệ n tử k h á c .
L ợ i đ i ể m của E m a i l là n g ư ờ i n h ậ n t h ô n g tin nhanh c h ó n g và h ồ i â m
v à o hộp t h ư đ i ệ n tử của n g ư ờ i g ử i . Đ i ề u n à y g i ú p c á c n h à q u ả n trị đ ẩ y
nhanh t i ê n trình ra q u y ế t đ ị n h .
3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DÂU
Quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993
của C h í n h phủ quy định v ề v i ệ c t ổ chức và q u ả n lý sử d ụ n g con d ấ u và
Nghị định 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - CP n g à y 08/4/2004 của C h í n h phủ v ề c ơ n g t á c
văn thư.
3.1. Các loại con dấu
- D ấ u t ê n cơ quan, doanh n g h i ệ p .
- Dấu văn phịng
- Dấu cơng văn đ ế n
- C á c con d ấ u chỉ đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n
- C á c con d ấ u chức danh, d ấ u h ọ , t ê n n g ư ờ i c ó t h ẩ m q u y ề n k ý v ă n
bản,...
3.2. Nguyên tắc đóng dấu
- K i ể m tra v ă n b ả n
- C h ỉ đ ó n g d ấ u v ă n b ả n đ ú n g t h ể thức, y ê u cầu

185


- V ă n t h ư t ự tay đ ó n g d ấ u

- D ấ u đ ó n g t r ù m 1/3 c h ữ k ý l ệ c h v ề b ê n t r á i
- C ó t h ể đ ó n g d ấ u treo.
CĨ 3 ĐIỀU KHƠNG:
- K h ơ n g đ ó n g d ấ u k h ố n g chỉ
- K h ơ n g đ ó n g n h ầ m l ẫ n con d ấ u
- K h ơ n g đ ó n g t r ù m l ê n con d ấ u đ ó n g trước b ị m ờ
3.3. Q u ả n l ý c o n

dấu

- M ỗ i c ơ quan chỉ được d ù n g m ộ t con d ấ u p h á p l ý .
- K h ắ c con d ấ u p h ả i do B ộ C ô n g an q u ả n lý
- M ự c d ấ u sử dụng đ ú n g quy đ ị n h
- Con d ấ u được giao cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m g i ữ
- N g ư ờ i g i ữ con d ấ u p h ả i chịu t r á c h n h i ệ m trước p h á p l u ậ t v ề quản lý
v à sử d ụ n g con d ấ u
- Con d ấ u p h ả i được b ả o q u ả n c ẩ n t h ậ n . M ấ t p h ả i b á o c á o ngay cho
người có trách nhiệm
- Phải c ó giá đ ể con d ấ u , k h ô n g đ ể d ấ u d ơ b ẩ n .
4 . CÔNG TÁC LẬP HỒ s ơ
4.1. N h ữ n g v ấ n đ ề
4.1.1.

Khái

niệm

chung
hồ

sơ

H ồ sơ là m ộ t tập (hoặc m ộ t ) v ă n b ả n , tài l i ệ u c ó l i ê n quan v ớ i nhau
n h ằ m p h ả n á n h m ộ t v ấ n đ ề , m ộ t sự v i ệ c , m ộ t đ ố i tượng cụ t h ể .
4.1.2.

Các

loại

hồ

sơ:

- H ồ sơ c ô n g vụ ( c ô n g v i ệ c )
- H ồ sơ n g u y ê n tắc
- H ồ sơ trình d u y ệ t

186


- H ồ sơ n h â n sự.
4.1.3.

V a i trị

của

cơng

tác

lập

hồ

sơ:

- L ậ p h ồ sơ là k h â u c u ố i c ù n g , quan t r ọ n g của c ô n g t á c v ă n t h ư
- G ó p p h ầ n g i ữ gìn bí m ậ t t h ơ n g t i n
- H ạ n c h ế lưu c ô n g v ă n g i ấ y tờ v ô d ụ n g , b ỏ sót v ă n b ả n c ó giá trị.
4.1.4.

u

cầu

của

cơng

tác

lập

hồ

sơ:

- H ồ sơ p h ả n á n h đ ú n g chức n ă n g , n h i ệ m v ụ cơ quan

- G i á trị v ă n b ả n t ư ơ n g đ ố i đ ồ n g đ ề u
- H ồ sơ p h ả n á n h h o ạ t đ ộ n g c h í n h y ế u
- V ă n b ả n c ó quan h ệ l ơ g i c
- H ồ sơ p h ả i được b i ê n m ụ c
- T h u ậ n l ợ i cho b ả o q u ả n , sử d ụ n g .
4.2. L ậ p d a n h m ụ c
4.2.1.

Khái

hồ

sơ

niệm

D a n h mục h ồ sơ là b ả n l i ệ t k ê c ó h ệ thống t ê n g ọ i c á c h ồ sơ m à cơ
quan, doanh n g h i ệ p c ầ n p h ả i l ậ p trong n ă m , được d u y ệ t theo m ộ t c h ế đ ộ
nhất định.
4.2.2.

Các

loại

danh

mục

hồ

sơ

- D a n h mục h ồ sơ t ổ n g hợp
- D a n h m ụ c h ồ sơ theo đ ơ n vị t ổ chức
4.2.3.

Các

bước

lập

danh

mục

hồ

sơ

B ư ớ c Ì : X á c đ ị n h l o ạ i danh mục h ồ sơ
Bước 2 : X â y dựng đ ề cương p h â n l o ạ i
B ư ớ c 3 : D ự k i ế n t i ê u đ ề h ồ sơ
Bước 4 : Đ ặ t k ý h i ệ u h ồ sơ
B ư ớ c 5 : N g ư ờ i l ậ p h ồ sơ
Bước 6 : T h ờ i h ạ n b ả o q u ả n .
187

T h e o quy định của Cục lưu trữ n h à nước m ẫ u b ả n d a n h m ụ c h ồ sơ
được trình b à y n h ư sau:
H ì n h 8.16. M ầ u b ả n d a n h m ụ c h ồ s ơ
Tên cơ quan chủ quản
TÊN C ơ QUAN (ĐƠN VỊ

CỘNG HÒA XÃ H Ộ I CHỦ NGHĨA V I Ệ T NAM
Độc lập - T ự do - Hạnh phúc

DANH MỤC H Ồ s ơ CỦA
Năm
SỐ V À KÝ

TIÊU Đ Ề

THỜI GIAN

NGƯỜI LẬP

HIỆU HỒ

HỒ Sơ

BẢO QUẢN

HỒ Sơ

(2)

(3)

(4)

GHI CHÚ

Sơ
(1)

B ả n danh mục h ồ sơ n à y c ó

(5)

h ồ sơ, bao g ồ m :

-

h ồ sơ c ó thời h ạ n b ả o q u ả n v ĩ n h v i ễ n .

-

h ồ sơ c ó t h ờ i h ạ n b ả o q u ả n l â u d à i .

-

h ồ sơ c ó thời h ạ n b ả o q u ả n t ạ m t h ờ i .

DUYỆT
Địa danh,

ngày...tháng...năm...

THỦ TRƯỞNG C ơ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHỊNG)
(Ký tên, đ ó n g dấu)
Nguồn. Tài liệu (8), trang 49.

188


Ghi chú:
C ộ t ( 1 ) : G h i s ố và k ý h i ệ u h ồ sơ:
S ố của h ồ sơ được ghi l i ê n tục cho t o à n b ả n danh mục. B ắ t đ ầ u t ừ s ố
O I . C u ố i m ỗ i mục (tương đ ư ơ n g v ớ i m ỗ i đ ơ n vị t ổ chức p h ò n g ban hoặc
m ộ t m ặ t h o ạ t đ ộ n g của doanh n g h i ệ p ) c ầ n d ù n g v à i ba s ố t h ứ t ự d ự p h ò n g
đ ể ghi s ố cho những h ồ sơ sẽ được b ổ sung t h ê m v à o b ả n danh m ụ c trong
năm đó.
K ý h i ệ u h ồ sớ là c h ữ v i ế t t ắ t t ê n đ ơ n vị tổ chức p h ò n g ban c ó h ồ sơ
hoặc t ê n g ọ i m ộ t m ặ t h o ạ t đ ộ n g , m ộ t lĩnh vực c ô n g t á c . V í d ụ : H C ( p h ị n g
hành chính), K T (phịng kỹ thuật),...
C ộ t ( 2 ) : G h i t ê n đ ơ n vị c ó h ồ s ơ
Đ ơ n vị c ó h ồ sơ được ghi s ố t h ứ t ự b ằ n g c h ữ s ố L a M ã (ì, l i , I U , ...),
t ê n đ ơ n vị v i ế t c h ữ i n h o a . C á c t i ể u đ ơ n vị được ghi s ố t h ứ tự b ằ n g c h ữ s ố
Á R ậ p ( Ì , 2, 3 , . . . ) v à được v i ế t b ằ n g c h ữ t h ư ờ n g .
T i ê u đ ề là t ê n g ọ i của h ồ sơ, là m ộ t c â u ngắn g ọ n , k h á i q u á t được n ộ i
dung, t h à n h p h ầ n v ă n b ả n trong h ồ sơ.
T h u ậ t n g ữ " H ồ s ơ " được d ù n g trong tiêu đ ề của những h ồ sơ p h ả n
á n h m ộ t sự v i ệ c , m ộ t sự k i ệ n cu t h ể c ó trình tự g i ả i q u y ế t l i ê n tục.
V í d ụ : H ồ sơ h ộ i nghị t ổ n g k ế t cuộc v ậ n đ ộ n g x ó a đ ó i g i ả n n g h è o
n ă m 2004 của T p . H C M .
T h u ậ t n g ữ " T ậ p tài l i ệ u " được d ù n g trong tiêu đ ề của những h ồ sơ
tập hợp c á c l o ạ i v ă n b ả n c ũ n g thuộc m ộ t v â n đ ề n h ư n g k h ô n g c ó trình tự

g i ả i q u y ế t l i ê n tục.
V í d ụ : T ậ p tài l i ệ u của B ộ G i á o dục v à đ à o tạo v ề c ô n g t á c t u y ể n
sinh trung học c h u y ê n n g h i ệ p v à d ạ y n g h ề n ă m 2003.
C ộ t (3) : G h i thời h ạ n b ả o q u ả n của h ồ sơ
T h ờ i h ạ n b ả o q u ả n của h ồ sơ được x á c định theo 3 mức: vĩnh v i ễ n ,
lâu d à i , t ạ m thời hoặc x á c định r õ s ố n ă m c ầ n b ả o q u ả n của từng h ồ sơ.
C ă n c ứ đ ể x á c định t h ờ i h ạ n b ả o q u ả n là:
- B ả n t h ờ i h ạ n b ả o q u ả n m ẫ u do Cục lưu trữ N h à nước ban h à n h .

189


- C á c b ả n t h ờ i h ạ n b ả o q u ả n tài l i ệ u của c á c n g à n h h o ặ c c ơ quan chủ
quản.
- G i á trị n g h i ê n cứu của h ồ sơ
C ộ t ( 4 ) : G h i h ọ , tên người l ậ p h ồ sơ
C ộ t (5) : G h i c h ú những đ i ề u c ầ n t h i ế t n h ư h ồ sơ c h u y ể n t i ế p sang
n ă m sau, h ồ sơ m ậ t , . . .
4.3. Lập hồ sơ công việc
4.3.1.

Khái

niệm

L ậ p h ồ sơ c ô n g v i ệ c là l ậ p c á c h ồ sơ p h ả n á n h q u á t r ì n h n g h i ê n cứu
theo d õ i v à g i ả i q u y ế t c ô n g v i ệ c h à n g n g à y của m ỗ i c á n b ộ v ă n p h ò n g .
4.3.2.

Các

bước

lập

hồ

sơ

- M ở h ồ sơ
- T h u t h ậ p v ă n b ả n đ ư a v à o h ồ sơ
- Sắp x ế p t h ứ t ự v ă n b ả n trong h ồ sơ
- B i ê n m ụ c h ồ s ơ ( b ê n trong v à b ê n n g o à i )
- N ộ p lưu h ồ sơ v à o lưu t r ữ cơ quan
Bước ỉ: Mở hồ sơ
M ở h ồ sơ là c ô n g v i ệ c m ở đ ầ u cho v i ệ c h ì n h t h à n h m ộ t h ồ sơ. M ở hồ
sơ được thực h i ệ n ở hai trường hợp sau đ â y :
- Đ ố i v ớ i cơ quan, doanh n g h i ệ p đ ã c ó danh m ụ c h ồ sơ, v i ệ c m ở h ồ sơ
được t i ế n h à n h t h u ậ n l ợ i v à đ ơ n g i ả n h ơ n . Đ ầ u n ă m m ỗ i c á n b ộ v ă n phòng
dựa v à o b ả n danh m ụ c h ồ sơ đ ể b i ế t m ì n h p h ả i l ậ p n h ữ n g h ồ sơ n à o , sau
đ ó l ấ y b ì a h ồ sơ g h i t i ê u đ ề v à số, k ý h i ệ u h ồ s ơ trong danh mục l ê n bìa.
- Đ ố i v ớ i c ơ quan, doanh n g h i ệ p c h ư a c ó danh m ụ c h ồ sơ, v i ệ c m ở hồ
sơ c ó k h ó k h ă n h ơ n . N g ư ờ i l ậ p h ồ sơ p h ả i dựa v à o chức n ă n g , n h i ệ m vụ
của doanh n g h i ệ p v à m ộ t s ố đ ặ c t r ư n g l ậ p h ồ s ơ đ ể m ở h ồ sơ.
Đ ặ c t r ư n g l ậ p h ồ sơ là những d ấ u h i ệ u p h ổ b i ế n g i ố n g nh^u của v ă n
b ả n m à n g ư ờ i l ậ p h ồ sơ dựa v à o đ ó đ ể t ậ p hợp v ă n b ả n t h à n h h ồ Si?

190

C ó 6 đ ặ c t r ư n g l ậ p h ồ sơ:
( l ) Đ ặ c trưng " t ê n g ọ i "
T ê n g ọ i là t ê n l o ạ i c á c v ă n b ả n n h ư : q u y ế t định, chỉ t h ị , t h ô n g tư, b á o
cáo,...
L ậ p h ồ sơ theo đ ặ c t r ư n g n à y là t ậ p h ợ p c á c v ă n b ả n c ó c ù n g t ê n g ọ i
v à o m ộ t h ồ sơ
V í d ụ : T ậ p b á o c á o của ủ y ban n h â n d â n t h à n h p h ố H C M n ă m 2004
(do b ộ p h ậ n v ă n t h ư của V ă n p h ò n g ú y ban l ậ p )
(2) Đ ặ c t r ư n g " v ấ n đ ề "
V ấ n đ ề ở đ â y c h ỉ n ộ i d u n g v ă n b ả n n ó i v ề v ấ n đ ề g ì , sự v i ệ c g ì .
L ậ p h ồ sơ theo đ ặ c t r ư n g n à y là t ậ p hợp c á c v ă n b ả n c ù n g đ ề c ậ p đ ế n
m ộ t v ấ n đ ề , m ộ t sự v i ệ c n à o đ ó v à o m ộ t h ồ sơ.
V í d ụ : T ậ p t à i l i ệ u của T h ủ tướng C h í n h p h ủ v ề c ô n g t á c c h ố n g b u ô n
lậu n ă m 2000.
(3) Đ ặ c t r ư n g " t á c g i ả "
T á c g i ả ở đ â y là c ơ q u a n , doanh n g h i ệ p hay c á n h â n soạn t h ả o v ă n
bản.
L ậ p h ồ sơ theo đ ặ c t r ư n g n à y là t ậ p hợp c á c v ă n b ả n của c ù n g m ộ t
tác g i ả v à o m ộ t - h ồ sơ.
V í d ụ : T ậ p Q u y ế t đ ị n h c ủ a U B N D q u ậ n l . T P . H C M , n ă m 2004.
(4) Đ ặ c trứng c ơ quan giao dịch
C ơ quan giao dịch ở đ â y c h ỉ 2 c ơ quan c ó trao đ ố i v ă n b ả n qua l ạ i v ớ i
nhau.
L ậ p h ồ sơ theo đ ặ c t r ư n g n à y là t ậ p h ợ p c á c v ă n b ả n trao đ ổ i qua l ạ i
giữa h a i c ơ quan v ề m ộ t v ấ n đ ề n à o đ ó v à o m ộ t h ồ sơ, t h ư ờ n g k ế t h ợ p v ớ i
đặc t r ư n g v ấ n đ ề .
V í d ụ : T ậ p v ă n b ả n g i a o dịch giữa U B N D tỉnh Đ ồ n g N a i v ớ i U B N D
T P . H C M v / v p h ố i h ợ p k h a i t h á c c á t t r ê n s ô n g S à i G ò n , n ă m 2004.
(5) Đ ặ c t r ư n g " đ ị a d ư "
191