THỰC TRẠNG GIÁM sát và điều HÀNH QUI TRÌNH THỰC HIỆN hợp ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT bị máy CHIẾU từ THỊ TRƯỜNG NHẬT bản của CÔNG TY cổ PHẦN SIMTEK

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG GIÁM SÁT
VÀ ĐIỀU HÀNH QUI TRÌNH THỰC
HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
THIẾT BỊ MÁY CHIẾU TỪ THỊ
TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN SIMTEK



CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, xuất nhập khẩu ngày càng đóng một vai trị quan
trọng hơn trong sự phát triển kinh tế của Việt Nam. Điều đó được thể hiện qua tổng
kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá cả nước năm 2014 đạt hơn 298,24 tỷ USD,
tăng 12,9%, tương ứng tăng 34,17 tỷ USD so với năm 2013 theo Thống kê hải quan
của Tổng cục Hải quan. Mặt khác, nước ta xuất phát điểm từ một nước nông nghiệp
đi lên xã hội chủ nghĩa vẫn cịn nhiều yếu kém, thì nhập khẩu là một trong những
cách thức quan trọng để cải thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ tiên tiến phục
vụ cho sản xuất và tiêu dùng, giúp nâng cao năng lực sản xuất cho các doanh nghiệp
trong nước tăng sức cạnh tranh. Theo Thống kê Hải quan của Tổng cục Hải quan,
kim ngạch nhập khẩu năm 2014 đạt hơn 148,05 tỷ USD, tăng 12,1%, tương ứng
tăng hơn 16,02 tỷ USD so với năm 2013. Tuy có sự gia tăng trong kim ngạch,
nhưng nhập khẩu sao cho hiệu quả thì vẫn đang là câu hỏi lớn cho mỗi doanh
nghiệp kinh doanh nhập khẩu. Bởi bên cạnh những thuận lợi có được, các doanh
nghiệp kinh doanh nhập khẩu Việt Nam cũng phải đối mặt với khơng ít những khó
khăn. Một trong những khó khăn, thách thức đáng kể đó là những rủi ro trong q
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Tại Cơng ty cổ phần SIMTEK, nhập khẩu máy chiếu là mặt hàng kinh doanh
chủ yếu, mang lại nguồn thu lớn cho doanh nghiệp. Một số những thị trường nhập
khẩu chủ đạo của công ty là thị trường Mỹ, Nhật Bản, EU... Tuy nhiên, việc thực
hiện những hợp đồng mà công ty đã ký kết với đối tác ở thị trường Nhật Bản lại

chưa thực sự hiệu quả và còn nhiều bất cập, cịn xảy ra các sai sót trong q trình tổ
chức thực hiện hợp đồng như thiếu thông tin về thị trường nhập khẩu, khơng kiểm
tra kỹ lưỡng hàng hóa khi giao nhận, năng lực kinh doanh nhập khẩu của đội ngũ
nhân viên đảm nhận chưa đáp ứng được với sự biến động quá nhanh của thị
trường…Tất cả những sai sót này đều có thể làm tăng chi phí đối với doanh nghiệp,
ảnh hưởng đến các khâu khác trong sản xuất kinh doanh, làm giảm hiệu quả hoạt
động chung của toàn doanh nghiệp. Trong q trình thực tập tại cơng ty, em nhận
thấy rằng nguyên nhân sâu sa của những sai sót này chính là xuất phát từ cơng tác
giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng của Công ty chưa thực sự sát
1


sao và chưa hiệu quả. Vì thế, hồn thiện cơng tác giám sát và điều hành để góp phần
nâng cao hiệu quả việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề cần được giải quyết
tại Công ty cổ phần SIMTEK hiện nay. Do vậy em đã lựa chọn đề tài “Giám sát và
điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị
trường Nhật Bản của Cơng ty cổ phần SIMTEK” nhằm tìm hiểu sâu hơn về công
tác giám sát và điều hành qui trình nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ Nhật Bản, phát
hiện ra những sai sót, những điểm cơng ty thực hiện chưa tốt. Từ đó, có thể đưa một
số giải pháp giúp Cơng ty có những đánh giá đúng đắn để nâng cao hiệu quả hoạt
động điều hành, giám sát qui trình thưc hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu, em nhận thấy rằng các năm trước đã
có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về đề tài giám sát và điều hành qui trình nhập
khẩu như:
- Luận văn “Giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
hàng dệt may từ thị trường Thái Lan của công ty Giovanni Việt Nam” – Nguyễn Thị
Khánh, năm 2009 : Luận văn đã đưa ra được những vấn đề cịn thiếu sót trong q
trình thực hiện hợp đồng là cấp bách cần được giải quyết của công ty Giovanni Việt
Nam

- Luận văn “Giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
máy điều hịa từ Trung Quốc tại Cơng ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC ” –
Đào Thị Lan Anh, năm 2010 : Luận văn đã chỉ ra được các sai sót trong q trình tổ
chức thực hiện hợp đồng như khai báo hải quan không hợp lý dẫn đến hàng hóa
chậm được thơng quan, khơng kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa khi giao nhận…của cơng
ty TNHH ADC
- Luận văn “Giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
ngói lợp từ Thái Lan tại cơng ty TNHH CPAC Monier Việt Nam” – Huỳnh Thị Hải
Hà, năm 2011 : Luận văn đã chỉ ra những mặt hạn chế và đưa ra các giải pháp phù
hợp trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH CPAC Monier
Việt Nam
- Luận văn “Giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH quốc tế Delta” 2


Nguyễn Thùy Linh, năm 2011 : Luận văn đã đưa ra được những bất cập trong quá
trình thực hiện hợp đồng do sự hạn chế về nguồn lực nhân sự của cơng ty TNHH
quốc tế Delta
1.3 Mục đích nghiên cứu
Khóa luận nhằm mục đích khái quát một số vấn đề cơ bản sau:
 Nghiên cứu và hệ thống hóa các lý luận cơ bản về hợp đồng nhập khẩu và
hoạt động giám sát, điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
 Khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu và hoạt động giám sát,
điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị trường
Nhật Bản của công ty Cổ phần SIMTEK.
 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và điều
hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu tại công ty Cổ phần
SIMTEK.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu vào hoạt động giám sát và điều hành qui trình

nhập khẩu thiết bị máy chiếu của Cơng ty cổ phần SIMTEK.
1.5 Phạm vi nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, khóa luận này chỉ nghiên cứu trong pham vi giới
hạn như sau:
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Tiếp cận nghiên cứu việc giám sát và
điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thiết bị máy chiếu từ thị
trường Nhật Bản tại Công ty cổ phần SIMTEK.
- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Số liệu về tình hình kinh doanh được lấy từ
năm 2011-2014.
1.6 Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận có sử dựng kết hợp các phương pháp nghiên cứu :
 Phương pháp thu thập dữ liệu:
 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp :
 Thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu: Các câu hỏi xoay quanh
vấn đề thực trạng cơng tác giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng và
một số giải pháp.
3


 Thông qua phiếu khảo sát: Những câu hỏi trắc nghiệm và những câu hỏi mở
về qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, phương pháp và nội dung giám sát và
điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty.
 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp :
 Thu thập dữ liệu thông qua các báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh,
báo cáo tài chính của cơng ty qua các năm 2011-2014 và số liệu tình hình nhập khẩu
cả nước qua website Tổng cục Hải quan.
 Phương pháp phân tích dữ liệu:
 Phương pháp thống kê: thống kê các kết quả thu được từ các nguồn dữ liệu
sơ cấp và thứ cấp, từ đó tiến hành phân tích những số liệu đã tìm được.
 Phương pháp phân tích: Từ các dữ liệu thu thập, đưa ra những nhận xét

của bản thân về tình hình giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
Công ty hiện nay.
 Phương pháp tổng hợp: Kết hợp các phương pháp phân tích, so sánh.
1.7 Kết cấu của khóa luận
Khóa luận gồm 4 chương :
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý luận về giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.
Chương 3: Phân tích thực trạng giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần
SIMTEK.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy
chiếu từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần SIMTEK.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUI
TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.1 Khái quát về hợp đồng nhập khẩu và qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm và vai trò của hợp đồng nhập khẩu

4


 Khái niệm : “Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng hóa với thương
nhân nước ngồi, thực hiện q trình nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh tốn
tiền”.
(Nguồn: Dỗn Kế Bơn, 2010, tr 244 )
 Vai trị của hợp đồng nhập khẩu :
 Hợp đồng nhập khẩu là cơ sở pháp lý qui định quyền và nhiệm vụ của các
bên trong quan hệ trao đổi hàng hoá.

 Hợp đồng nhập khẩu là căn cứ để bảo vệ các nguồn và lợi ích hợp pháp của
bên nhập khẩu khi có tranh chấp xảy ra.
 Hợp đồng nhập khẩu là công cụ pháp lý trung tâm của hoạt động kinh
doanh nhập khẩu, đồng thời là cơ sở để các bên ký kết các hợp đồng khác: Hợp
đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng bảo lãnh...
 Hợp đồng nhập khẩu là công cụ để các doanh nghiệp đưa ra các điều kiên
nhằm tối ưu lợi ích trong kinh doanh nhập khẩu.
 Hợp đồng nhập khẩu là cơ sở quan trọng để các cơ quan nhà nước: Hải
quan, cơ quan thuế... thực hiện các chức năng quản lý nhà nước trong các lĩnh vực
liên quan.
2.1.2 Nội dung qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường diễn ra qua nhiều bước khác
nhau tùy vào các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng, tùy vào hàng hóa nhập
khẩu, … nhưng thơng thường quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra qua
các bước sau:
- Xin giấy phép Nhập khẩu: Để nhập khẩu hàng hóa một điều kiện cần phải
có là xin giấy phép nhập khẩu. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp
kinh doanh xuất nhập khẩu, Chính phủ ra Nghị định số 187/2013/NĐ-CP về Quản
lý xuất nhập khẩu hàng hóa đã quy định những mặt hàng cấm nhập khẩu, những
mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu. Thực tế, hiện nay có những mặt hàng
khơng phải nộp thuế nhập khẩu nên không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, tuy
nhiên doanh nghiệp phải đưa ra các giấy tờ chứng minh hàng hóa được miễn thuế
nhập khẩu theo Điều 101 Thơng tư 128/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính và chịu sự
quản lý của Bộ được giao trách nhiệm quản lý.
- Mở L/C: Trường hợp nhập khẩu quy định thanh toán bằng thư tín dụng
(L/C) thì việc đầu tiên quan trọng đối với người nhập khẩu mà hai bên đã thỏa thuận
5


là tiến hành mở L/C. Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến Ngân hàng

làm đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của mỗi Ngân hàng). Mở L/C thể hiện ý chí
của nhà nhập khẩu đối với việc thực hiện hợp đồng đã ký kết. Ngoài đơn xin mở
L/C và các chứng từ cần thiết theo quy định, người nhập khẩu phải nộp lệ phí mở
L/C và tiến hành ký quỹ một số tiền nhất định cho Ngân hàng.
- Thuê phương tiện vận tải (nếu có): Việc thuê phương tiện vận tải ảnh
hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và sự an tồn của hàng hóa. Để thuê tàu, các
doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu, về giá cước
vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các công ước, luật lệ quốc tế, quốc gia về vận tải.
Thuê phương tiện vận tải trước tiên phải phù hợp với hàng hóa chuyên chở, từ đó
quyết định loại phương tiện, lịch trình, giá cước…
- Mua bảo hiểm (nếu có): Trong thương mại quốc tế, hàng hóa thường được
vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp do đó hàng hóa dễ bị hư
hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Mua bảo hiểm cho hàng hóa có
thể giảm bớt phần nào tổn thất mang lại cho doanh nghiệp trong những rủi ro khơng
tính trước được.
- Kiểm tra chứng từ và thanh toán: Một số phương thức thanh toán quốc tế:
phương thức điện chuyển tiền, nhờ thu, trả ngay, ghi sổ và phương thức tín dụng
chứng từ (L/C). Trong trường hợp thanh toán bằng L/C được sử dụng nhiều nhất do
đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên trong hợp đồng. Sau khi L/C được người xuất
khẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ nhận hàng (gồm
các chứng từ nhận hàng quy định rõ trong L/C: hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy
bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, bản kê đóng gói… cho người nhập khẩu. Người
nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì trả tiền cho
Ngân hàng hoặc cho nhà xuất khẩu, nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.
- Làm thủ tục hải quan: Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hóa qua
cửa khẩu Việt Nam (xuất khẩu hoặc nhập khẩu) đều phải làm thủ tục hải quan. Tuy
nhiên, hiện nay cơ quan hải quan đã bắt đầu triển khai áp dụng hệ thống khai hải
quan điện tử, và mẫu tờ khai cũng có thay đổi nhiều theo Thơng tư 22/2014/TTBTC của Bộ Tài chính về thủ tục hải quan điện tử. Quy trình làm thủ tục hải quan
điện tử gồm các bước :
 Khai và nộp tờ khai hải quan: Người nhập khẩu phải tạo thông tin khai tờ

khai hải quan điện tử (bao gồm cả tờ khai trị giá trong trường hợp hàng hóa thuộc
6


diện phải khai tờ khai trị giá theo quy định hiện hành) trên hệ thống khai hải quan
điện tử theo đúng các tiêu chí, định dạng quy định và chịu trách nhiệm trước pháp
luật về các nội dung đã khai. Sauk hi đã hoàn thành khai hải quan điện tử, gửi tờ
khai hải quan điện tử đến cơ quan Hải quan qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải
quan.
 Tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan Hải quan: Người khai hải quan
thực hiện việc sửa đổi, bổ sung thông tin tờ khai hải quan điện tử hoặc giải trình
theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan; tiếp nhận kết quả phân luồng hàng hóa và
làm theo quy định của cơ quan Hải quan.
 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế của cơ quan hải quan: Sau khi
kiểm tra tờ khai hải quan và thực tế hàng hóa, cơ quan hải quan ra quyết định giải
phóng hàng hóa, người khai hải quan nộp thuế và thực hiện các nghĩ vụ tài chính
theo quy định.
- Giao nhận hàng nhập khẩu: Để nhận hàng người nhập khẩu xuất trình bộ
chứng từ nhận hàng do người xuất khẩu cung cấp cho chủ phương tiện vận tải.
Người nhập khẩu nhận về số lượng và xem xét sự phù hợp về chất lượng, tên hàng,
chủng loại, kích thước, thơng số kỹ thuật, bao bì, kí mã hiệu có đúng với thỏa thuận
ghi trong hợp đồng không, và giám sát việc giao nhận phát hiện những sai phạm để
giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, thanh tốn các chi phí giao nhận hàng
hóa.
- Giám định hàng hóa, khiếu nại và giải quyết tranh chấp: Thơng thường
hàng hóa sẽ được giám định lại về chất lượng, số lượng, mẫu mã, bao bì… Nếu có
sự sai khác với L/C, người nhập khẩu sẽ khiếu nại người xuất khẩu hoặc người
chuyên chở. Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực
hiện hợp đồng, khiếu nại trước hết được giải quyết thông qua thương lượng, thỏa
thuận giữa hai bên, sau đó nếu hai bên khơng thể giải quyết được phải đệ đơn lên

trọng tài quốc tế để giải quyết tranh chấp.
2.2 Giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm và vai trò của giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một hệ thống báo động
sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên
tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
mình.
7


- Vai trị của giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu :
 Giúp theo dõi, phát hiện và tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
 Nhắc nhở các bên về các nghĩa vụ của mình.
 Đảm bảo rằng các bên đều đang thực hiện đúng tiến độ của hợp đồng.
2.2.2 Nội dung và phương pháp giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
 Nội dung giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Việc giám sát một hợp đồng đầu tiên đòi hỏi phải xác định những thành phần
chủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng để
tiến hành giám sát. Người bán (người xuất khẩu) và người mua (người nhập khẩu)
có các nội dung giám sát khác nhau. Người mua cần giám sát các nhiệm vụ sau:
-

Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại, số lượng của từng chủng loại, phạm

vi lựa chọn về số lượng.
- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám
định chất lượng, chỉ định các cơ quan giám định.
- Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời
điểm và địa điểm cung cấp bao bì.

- Lịch giao hàng: Thời điểm và lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày
cuối cùng phải giao của từng lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về
cảng, thông báo về điều kiện cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi...
- Chỉ định giám định: Khi hàng cần giám định, cần giám sát cơ quan giám
định, nội dung giám định, căn cứ giám định, yêu cầu về chứng thư giám định, thông
báo yếu cầu giám định đến các cơ quan có liên quan.
- Chỉ định tầu/ cảng: Nếu hợp đồng quy định người mua chỉ định tầu để chở
hàng, cần giám sát các đặc điểm của con tàu như tải trọng, tuổi tàu, đặc điểm về chở
hàng của tàu, thời gian cập cảng để nhận hàng, địa điểm đến nhận hàng, địa điểm trả
hàng, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, giám sát q trình đàm phán để th tàu, kí
kết hợp đồng thuê tàu.
- Giá: Nếu là giá để ngỏ thì thời điểm và địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán
về giá, những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá.
- Mua bảo hiểm: Giám sát thời điểm mua bảo hiểm, mức bảo hiểm, giá trị
bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi
trách nhiệm về bảo hành.

8


- Thanh toán: Giám sát tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh
toán, các chứng từ cho mỗi lần thanh toán, thời điểm mở L/C, yêu cầu mở L/C, ký
quỹ, tu chỉnh L/C, yêu cầu và thời gian kiểm tra chứng từ.
- Thủ tục hải quan: Thời điểm khai và nộp hồ sơ hải quan, những chứng từ
cần thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác: các loại chứng từ, thời điểm
cần thiết để xuất trình. Thời điểm và địa điểm xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực
tế hàng hóa.
- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu
nại, giải quyết khiếu nại.

- Giải quyết tranh chấp: Cần giám sát về địa điểm trọng tài, luật xét xử, các
nội dung về giải quyết tranh chấp, các chứng cứ…
Tùy vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dung cần giám
sát khác.
 Phương pháp giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Phương pháp phiếu giám sát hợp đồng: Liệt kê các sự kiện và công việc đã
ngầm định hoặc quy định rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng
mà các sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát phòng ngừa cần được thực hiện.
Mỗi một hợp đồng có thể có nhiều phiếu giám sát các hoạt động khác nhau như
kiểm tra hàng, vận tải, thủ tục hải quan, thanh toán…
Phương pháp hồ sơ theo dõi hợp đồng: Thiết lập một hồ sơ giám sát cho
mỗi hợp đồng, liệt kê các sự kiện và công việc cần làm và giám sát dựa trên các
cơng việc đó.
Phương pháp phiếu chỉ số giám sát hợp đồng: Gồm một bộ phiếu ghi chỉ số
của hợp đồng mà mỗi công việc của giám sát được ghi vào một phiếu riêng, các
phiếu được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Phương pháp sử dụng máy điện toán: Các hợp đồng đều được ghi vào một
bảng hệ thống lưu trong máy tính. Ưu điểm chính của hệ thống dùng máy vi tính là
sự dễ dàng trong tổ chức và truy cập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và
trong việc điều hành các hoạt động giám sát cũng như việc liên lạc với các bộ phận
thực hiện trong đơn vị và các cơ quan khác bên ngoài đơn vị. Tuy nhiên để giám sát
bằng máy vi tính và sử dụng hệ thống tự động thì u cầu các máy tính phải tương
thích và thống nhất sử dụng các biểu mẫu như hoá đơn, chứng từ vận tải... và mã
hoá các yếu tố số liệu, phải có một phần mềm riêng dùng cho giám sát.
9


2.3

Điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.3.1 Khái niệm và vai trị của điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu
- Điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là tất cả các quyết định
cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề khơng tính trước được hoặc khơng giải
quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng nhập khẩu và do
vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng.
- Vai trị của điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu :
 Các bên có thể giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh này trong phạm
vi có thể sao cho có lợi nhất.
 Góp phần làm cho hoạt động cung ứng đầu vào liền mạch, không bị gián
đoạn ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
2.3.2 Nội dung và phương pháp điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
 Nội dung điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp
đồng cần phải tập trung giải quyết:
- Chất lượng, số lượng hàng hóa: Sự thay đổi về quy định chất lượng, số
lượng hàng hóa giao nhận so với quy định trong hợp đồng.
- Hợp đồng vận tải: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB
thì người mua có trách nhiệm th phương tiện vận tải. Người mua phải xem xét
các điều kiện để ký kết hợp đồng vận tải sao cho thích hợp nhất.
- Bảo hiểm cho hàng hóa: Tùy vào điều kiện cụ thể mà người quản lý phải
đưa ra các quyết định: (1) Có mua bảo hiểm hay khơng; (2) Nếu mua thì mua điều
kiện bảo hiểm nào, trị giá bảo hiểm là bao nhiêu; (3) Hình thức mua; (4) Mua ở
hãng bảo hiểm nào; (5) Mua khi nào. Người mua phải làm nhiệm vụ kiểm tra hàng
hóa có hư hại mất mát khơng, khi hàng hóa nằm trong diện được bảo hiểm phải điều
hành để nhận được chế độ bảo hiểm từ hãng bảo hiểm là đầy đủ nhất.
- Thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan về cơ bản gồm 3 bước: khai báo hải
quan, xuất trình hàng hóa để cơng chức hải quan kiểm tra, thực hiện các quyết định
của công chức hải quan. Người quản lý phải điều hành các vấn đề phát sinh trong cả

3 bước này sao cho hàng hóa được thơng quan nhanh nhất.
- Giao nhận hàng hóa: Việc giao nhận hàng hóa thường phát sinh các vấn đề
như giao hàng chậm, giao không đúng phương thức, đặc biệt là khi bốc hàng lên tàu
10


và dỡ hàng ra khỏi tàu…Như vậy người điều hành cần ra các quyết định như thế
nào để giải quyết những vấn đề này.
- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hàng hóa có thể phát sinh do điều kiện
giá để "mở" trong hợp đồng.
- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong
các hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản. Tuy nhiên,
việc thực hiện thanh tốn nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải bảo đảm những
hoạt động điều kiện cho việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn.
- Giải quyết các khiếu nại: Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều
hành chặt chẽ nhất. Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại hay
khơng, bằng chứng của việc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếu
nại. Còn bên bị khiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng hay
khơng, điều hành q trình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyết
khiếu nại.
- Các nội dung khác: Ngồi các nội dung trên cịn rất nhiều các vấn đề cần
phải điều hành như giải quyết các tranh chấp, vấn đề bảo hành, vấn đề bất khả
kháng, vấn đề bảo lãnh....để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo được
quyền lợi của cả hai bên.
 Phương pháp điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

11


Sử dụng mơ hình điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Nhận dạng các phát sinh

Phân tích tình huống

Phân tích tình hình chung
Phân tích thuận lợi, khó khăn
Phân
củatích
DNthuận lợi, khó khăn của đ

Xác định các phương án giải quyết
Đánh giá các phương án
Lựa chọn phương án tối ưu để điều hành

Mơ hình 2.1 : Mơ hình điều hành qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
(Nguồn: Dỗn Kế Bôn, 2010, tr 330)

12


- Nhận dạng vấn đề phát sinh: Các nhà quản trị trực tiếp điều hành phải nhận
dạng được các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng tới qui trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu; từ đó có các biện pháp thu thập các thơng tin, dữ liệu cần thiết, nhằm
tìm ra ngun nhân của các vấn đề.
- Phân tích tình hình: Phân tích các tình huống gây ảnh hưởng tới qui trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
+ Phân tích tình hình chung: Là phân tích tình hình thị trường hiện tại bằng
việc xem xét đặc điểm thị trường, thu thập thơng tin về tình hình cung cầu; giá cả
của hàng hóa; giá cả vận tải, bảo hiểm; xu hướng vận động cung cầu và tỷ giá, đánh

giá tình hình hệ thống ngân hàng, thanh tốn, cập nhật thơng tin về các chính sách
của Chính phủ và các yếu tố khác.
+ Phân tích thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp: Phân tích các đặc
điểm của doanh nghiệp như quy mơ hoạt động, các nguồn lực (tài chính, nhân lực,
kinh nghiệm quản trị,…), khả năng sản xuất kinh doanh, khả năng cạnh tranh của
doanh nghiệp trên thị trường thế giới, khả năng tìm kiếm khách hàng và nguồn cung
cấp, các đối thủ cạnh tranh và các yếu tố khác. Phân tích các yếu tố thuộc doanh
nghiệp phải dựa trên tình hình chung của thị trường từ đó đánh giá các điểm mạnh,
điểm yếu của doanh nghiệp nhằm tận dụng được những cơ hội và hạn chế những
khó khăn trong q trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
+ Phân tích thuận lợi và khó khăn của đối tác: Phân tích các đặc điểm của
đối tác trên các khía cạnh như quy mơ hoạt động, khả năng cung ứng, các nguồn lực
và các yếu tố khác. Trong phân tích các đặc điểm của đối tác cũng phải đặt trong
điều kiện chung của thị trường từ đó đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của đối tác
nhằm giải quyết và hạn chế các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu.
Trên cơ sở sau khi đã phân tích các tình huống cần xác định, người điều hành
trực tiếp đưa ra các phương án giải quyết. Từ đó đánh giá các phương án, xem xét
ưu nhược điểm của mỗi phương án. Sau đó, lựa chọn phương pháp phù hợp tối ưu
nhất đối với doanh nghiệp và cả với đối tác, giúp điều hành quá trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.

13


2.4

Một số nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giám sát và điều hành qui trình

thực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Các nhân tố chủ quan :
- Yếu tố con người, ở đây là những người chịu trách nhiệm điều hành và giám
sát việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Đây là yếu tố quan trọng bởi lẽ con người là
chủ thể của mọi hoạt động và trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả
của công việc. Các yếu tố thuộc về con người bao gồm có trình độ chun mơn,
nghiệp vụ, năng lực làm việc, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân khác của mỗi
người trong doanh nghiệp. Đó là những yếu tố cơ bản quyết định sự thành công
trong kinh doanh. Xét về tiềm lực doanh nghiệp thì con người là tài sản q giá
nhất. Nếu có những cán bộ nhanh nhạy, khéo léo, trình độ chun mơn cao thì chắc
chắn tất cả các khâu của hoạt động nhập khẩu sẽ được thực hiện nhanh chóng, tránh
được những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.
- Điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật và công nghệ: Điều kiện cơ sở vật chất kĩ
thuật của cơng ty có vai trị hỗ trợ cho con người trong quá trình tiến hành thực hiện
các tác nghiệp. Vì vậy nó có một vai trị hết sức quan trọng. Nếu cơ sở vật chất kĩ
thuật được trang bị đầy đủ và hiện đại sẽ tạo hiệu quả cao trong thực hiện hợp đồng
nhập khẩu. Ngược lại, nếu cơ sở vật chất kĩ thuật nghèo nàn, lạc hậu sẽ gây ra rất
nhiều khó khăn cho cán bộ nghiệp vụ, gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động điều hành
và giám sát công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Mối quan hệ giữa Công ty và nhà xuất khẩu: Thương mại quốc tế phức tạp
và nhiều khó khăn hơn so với kinh doanh trong nước, khi tham gia hoạt động kinh
doanh quốc tế cần có chữ tín, vì vậy phải thiết lập được mối quan hệ bạn hàng tốt
đẹp thì cơng việc sẽ trở nên dễ dàng hơn do có sự tin tưởng lẫn nhau, do đó mà hạn
chế những rủi ro do bạn hàng mang lại như hủy hợp đồng không giao hàng, giao
hàng không đúng hẹn, hàng thiếu, hàng không đúng phẩm chất… và khiếu nại
thường được giải quyết bằng thương lượng giữa các bên. Công tác giám sát và điều
hành việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhanh chóng đúng kế hoạch của cả hai bên
sẽ giảm thiểu chi phí phát sinh và những tổn thất khơng đáng có.
- Vốn và việc sử dụng vốn: Vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàng
đầu đảm bảo cho việc hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng vốn sao cho hiệu quả là
mối quan tâm của tất cả các doanh nghiệp. Để chủ động kinh doanh, doanh nghiệp

14


phải đảm bảo khả năng huy động vốn nhanh chóng và kịp thời. Nếu doanh nghiệp
thiếu vốn sẽ làm gián đoạn cơng tác giám sát và điều hành qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.
 Các nhân tố khách quan :
- Sự biến động của thị trường: Thị trường luôn thay đổi gây khó khắn khơng
nhỏ đến cơng tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng, các yếu tố ảnh hưởng
như: sự tăng trưởng kinh tế, sự ổn định tiền tệ, sự ổn định chính trị, tỷ lệ lạm phát,
tỷ giá hối đối, thái độ của Chính phủ, … các nhân tố này có thể ảnh hưởng đến khả
năng cung ứng của nhà xuất khẩu.
- Chính sách của chính phủ: Chính sách của Nhà nước về việc nhập khẩu
hàng hóa đơi khi cũng gây hạn chế cho q trình giám sát và điều hành thực hiện
hợp đồng nhập khẩu, như chính sách bảo hộ hàng sản xuất trong nước - thuế nhập
khẩu cao, thủ tục hải quan phức tạp, rườm rà, …
- Đối tác kinh doanh: Đối tác kinh doanh cũng là một trong những yếu tố
quan trọng ảnh hưởng đến việc giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập
khẩu. Khi đối tác là những doanh nghiệp quen thuộc, đã có sự tin tưởng lẫn nhau thì
việc giám sát sẽ được nới lỏng hơn và ngược lại với những đối tác mới thì sẽ giám
sát chặt chẽ hơn, nhằm tránh những tình huống phát sinh có thể gây tổn thất cho nhà
nhập khẩu.
- Rủi ro bất khả kháng: Trong thương mại quốc tế luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro,
có những rủi ro khơng thể tính trước được, chúng tác động lớn tới công tác giám sát
và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: sự biến động thị trường nước xuất
khẩu gây khó khăn cho hoạt động giao hàng của nhà xuất khẩu, rủi ro trong vận
chuyển - đắm tàu, tai nạn, do cố ý từ bên ngoài, …

15

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH
QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY
CHIẾU TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SIMTEK
3.1 Tổng quan về công ty cổ phần SIMTEK
Công ty cổ phần SIMTEK được thành lập vào 07/07/2011 theo giấy chứng
nhận kinh doanh số 0105393686 do Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày
07/07/2011. Hiện nay, công ty có trụ sở chính tại số 8, ngõ 20/15 Hồ Tùng Mậu,
Mai Dịch, Cầu Giấy.
-

Tên giao dịch tiếng anh : SIMTEK CORPORATION
Website: www.simtek.vn
Hotline: 0904.249.481
Email:

Công ty cổ phần SIMTEK là nhà nhập khẩu và phân phối các thiết bị nghe
nhìn như: Máy chiếu, máy quay phim, màn hình cảm ứng, linh phụ kiện máy chiếu,
màn hình hiển thị kích thước lớn (video wall, display wall), thiết bị xử lý tín hiệu
âm thanh, hình ảnh, màn ảnh máy chiếu, tư vấn giải pháp và thi cơng các phịng
họp, hội trường, qn bar,…
Là một Cơng ty trẻ, SIMTEK gặp nhiều khó khăn vì chưa có kinh nghiệm,
thiếu vốn, cạnh tranh ngày càng cao nhưng do nỗ lực, tranh thủ học tập kinh nghiệm
các đơn vị chuyên ngành trong nước, khai thác mối quan hệ hợp tác với nước ngoài,
tranh thủ mọi điều kiện cho phép, sớm nắm bắt được thị trường, nên SIMTEK đã
từng bước tạo được chỗ đứng của mình trên thị trường nhập khẩu và phân phối các
thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội, hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng ổn định
và phong phú, số bạn hàng ngày càng tăng.

16

3.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm :
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011-2014
Năm

Doanh thu (VND)

2011
2012
2013
2014

133,784,005,719
72,506,586,627
95,113,013,789
101,989,765,478

Tăng so với
năm trước (%)
---45.8032
31.1784
7.2301

Lợi nhuận
(VND)
2,015,639,243
1,095,458,112
1,476,068,355

1,786,045,714

Tăng so với
năm trước (%)
---45.6521
34.7444
21.0002

( Nguồn: Báo cáo tài chính của SIMTEK năm 2011-2014)
Nhận xét:
Từ bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên có thể thấy rằng doanh thu và lợi
nhuận của Công ty trong những năm gần đây tăng, giảm không ổn định do ảnh
hưởng từ những khó khăn chung của nền kinh tế.
Từ năm 2011 đến 2012, doanh thu và lợi nhuận của Cơng ty có sự giảm đột
ngột với doanh thu giảm 45,80% và lợi nhuận giảm 45,65%. Doanh thu và lợi
nhuận của Công ty giảm mạnh, tăng trưởng âm nguyên nhân một phần là do sự suy
thoái của nền kinh tế thế giới và lạm phát tăng cao ở Việt Nam trong năm 2012 ảnh
hưởng tới hoạt động nhập khẩu của Công ty.
Trong giai đoạn năm 2013-2014, do sự ổn định của nền kinh tế thế giới đang
dần khôi phục, vì vậy, doanh thu và lợi nhuận của Cơng ty đã có chiều hướng tăng
lên đáng kể với mức doanh thu tăng 31.18% và lợi nhuận tăng 34,74% của năm
2013 so với năm 2012. Bên cạnh đó, năm 2014 thì doanh thu và lợi nhuận của Công
ty cũng tăng chậm với doanh thu tăng 7.23% và lợi nhuận tăng 21%.
Có thể nói rằng khoảng thời gian từ năm 2011 đến nay là khoảng thời gian
doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức từ nền kinh tế.
Bảng 3.2: Đóng góp của các lĩnh vực kinh doanh trong doanh thu từ hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2012-2014
Đơn vị tính: %
Năm
2012

2013
2014

Cho thuê
thiết bị
10.23
12.11
14.02

Nhập
khẩu
29.57
30.89
35.14

Lĩnh vực kinh doanh
Kinh doanh
Tư vấn giải
Chuyển giao
phụ kiện
pháp tích hợp
cơng nghệ
25.07
7.24
9.05
24.46
8.87
11.28
22.68
10.85

10.15

Các hoạt động
KD khác
18.84
12.39
7.16

( Nguồn: Phịng kế tốn của SIMTEK năm 2012-2014 )
Nhận xét:
17


Cơng ty cổ phần SIMTEK là Cơng ty có thế mạnh trong hoạt động nhập khẩu
và phân phối các thiết bị nghe nhìn tồn bộ. Doanh thu của Cơng ty chủ yếu đến từ
hoạt động nhập khẩu và bán hàng, phân phối các phụ kiện đi kèm cho các nhãn hiệu
thiết bị (luôn chiếm tỉ trọng hơn 50% trong tổng doanh thu) từ các nước Châu Âu,
Mỹ, Nhật Bản. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh cho thuê thiết bị, tư vấn giải
pháp tích hợp, hoạt động chuyển giao cơng nghệ và các hoạt động kinh doanh khác
cũng chiếm hơn 30% trong tổng doanh thu.
Công ty chủ yếu nhập khẩu trực tiếp từ đối tác nước ngoài (như máy chiếu của
Panasonic, đèn máy chiếu của hãng Optoma, máy chiếu của hãng Mitsubishi,…) và
nhập khẩu thông qua đường biển từ thị trường các nước phát triển về công nghệ cao
như Mỹ, EU, Nhật Bản có khả năng đáp ứng được cả về tiêu chuẩn chất lượng và
độ uy tín của sản phẩm.
Các sản phẩm nghe nhìn mà Cơng ty nhập khẩu đều không phải xin giấy phép
nhập khẩu theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP của Chính phủ, mà chỉ cần hồ sơ
chứng minh nguồn gốc, xuất xứ và không nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm
nhập khẩu.
Bảng 3.3: Một số thị trường nhập khẩu thiết bị của Công ty giai đoạn 20122014

Đơn vị tính: triệu USD
Thị trường
Mỹ
Nhật Bản
EU
Tổng

Năm 2012
Năm 2013
Năm 2014
Tỷ trọng
Tỷ trọng
Tỷ trọng
Giá trị
Giá trị
Giá trị
(%)
(%)
(%)
0.63
28.51
1.27
29.06
1.45
29.64
1.19
53.85
1.98
45.31
2.31

47.24
0.39
17.64
1.12
25.63
1.13
23.12
2.21
100
4.37
100
4.89
100
(Nguồn: Phịng Kế tốn của SIMTEK năm 2012-2014)

Thị trường Mỹ, Nhật Bản: Đây là hai thị trường chiếm tỷ trọng tương đối lớn
trong tổng kim ngạch nhập khẩu. Thị trường này thường cung cấp: những mặt hàng
công nghệ cao, hiện đại phù hợp với mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Tuy
những mặt hàng này giá thành cao nhưng chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã đẹp, đảm
bảo và có độ uy tín, tin cậy cao. Do đó những mặt hàng này ln có chỗ đứng trên
thị trường.

18


Thị trường EU: Là một nền kinh tế phát triển, hiện đại, cung cấp các thiết bị
phụ kiện, linh kiện với giá thành phù hợp với thị trường nước ta.
Mặc dù, cả ba thị trường nhập khẩu đều đóng vai trị là nguồn cung cấp quan
trọng cho Cơng ty, nhưng thị trường Nhật Bản luôn là thị trường chiếm tỷ trọng và
giá trị nhập khẩu cao nhất và cũng là thị trường mà Cơng ty ln hướng tới việc tìm

kiếm những đối tác phù hợp, mang lại lợi ích trong việc kinh doanh nhập khẩu thiết
bị của Công ty.
3.3

Thực trạng việc giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng

nhập khẩu thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần
SIMTEK
3.3.1 Thực trạng công tác giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần SIMTEK
Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, em đã phát đi 6 phiếu điều tra trắc
nghiệm và phỏng vấn 6 nhân viên trong Công ty và thu được kết quả như sau:
- Tổng số phiếu phát ra: 6 phiếu
- Tổng số phiếu thu về: 6 phiếu
Dưới đây là bảng tổng hợp phiếu điều tra khảo sát:
Bảng 3.4: Bảng đánh giá công tác giám sát quy trình thực hiện HĐNK thiết bị
nghe nhìn từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần SIMTEK
Đơn vị: phiếu
Nội dung

Hoạt động giám sát
Khối lượng, chất lượng
Giá
Thanh toán
Việc thuê tàu
Việc giao hàng của bên xuất khẩu
Thủ tục hải quan

Yếu
( 1 đ)

Trung
bình ( 2đ)

Điểm
Khá
( 3đ)

0
0
0
0
0
0

2
1
1
0
1
3

2
2
0
3
2
2

Tốt

( 4đ)

Rất tốt
( 5đ)

2
2
4
2
1
1

0
1
1
1
2
0

Điểm
TB
3.00
3.50
3.83
3.67
3.67
2.67

(Nguồn: Kết quả khảo sát)
Mặt hàng nhập khẩu của Công ty chủ yếu là các thiết bị nghe nhìn. Trong đó

mặt hàng thiết bị máy chiếu chiếm tỉ trọng lớn nhất trong kim ngạch nhập khẩu của
công ty.

19


Thị trường nhập khẩu của công ty trong những năm gần đây chủ yếu là thị
trường Nhật Bản (chiếm tỉ trọng gần 50%), do thị trường này có khả năng mang lại
lợi nhuận cao cho Công ty.
Theo kết quả phỏng vấn các nhân viên trong Cơng ty thì:
 Trong q trình giám sát qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị
trường Nhật Bản, Công ty gặp một vài vấn đề phát sinh như: sự thay đổi về chất
lượng hàng hóa nhập khẩu khiến việc giám sát của cơng ty gặp nhiều khó khăn, các
thủ tục hải quan đơi khi cịn rắc rối, khơng thơng suốt, hàng hóa thi thoảng bị giữ lại
cảng mà không thể chuyển đi được. Các vấn đề ngôn ngữ cũng làm cho việc nhập
khẩu của Cơng ty trở nên bất tiện, khơng có được sự chia sẻ về nguồn lực gây ra áp
lực công việc cho người giám sát trực tiếp dẫn đến chất lượng cơng việc khơng cao,
chưa có các phần mềm quản lý phục vụ cho việc giám sát các hoạt động nhập khẩu
chặt chẽ…Nguyên nhân chủ yếu do trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh
nghiệm kinh doanh quốc tế của đội ngũ cán bộ trong Cơng ty cịn hạn chế, chưa có
một hệ thống các nguyên tắc đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ ngoại thương.
 Những vấn đề phát sinh trong thanh toán L/C chủ yếu là do nhân viên của
Công ty ghi sai tên hoặc địa chỉ người xuất khẩu.
 Về thủ tục hải quan, nhân viên của công ty áp sai mã số thuế và tính nhầm
thuế khi khai báo hải quan điện tử.
 Trong khâu nhận hàng và kiểm tra hàng, xảy ra tính trạng hàng thiếu hay sai
mã hiệu dẫn đến nhầm hàng

20

Tỉ lệ đánh giá

Đơn vị: %
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%

c
g,
n
ợ
i lư
ố
Kh

n
ượ
l
t
hấ

g

á
Gi
a
Th

nh

á
to

n
ệ
Vi

c


th

ệ
Vi

u
tà

o
ia
cg

củ
ng
à
h

a

n
bê

XK
ủ
Th

c
tụ

hả

n
ua
q
i

Rất tốt
Tốt
Khá
Trung bình

Tiêu chí giám sát

Biểu đồ 3.1: Thực trạng hoạt động giám sát các khâu trong qui trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty
(Nguồn: Kết quả điều tra)
- Giám sát khối lượng, chất lượng của sản phẩm: Có tổng tỉ lệ đánh giá tới
66.67% số phiếu điều tra cho rằng công ty thực hiện “khá” và “tốt” hoạt động này.
Công ty thường có người chịu trách nhiệm trong việc giao nhận, kiểm tra hàng hóa
trước và sau khi được vận chuyển tới cảng đích. Người này được Giám đốc cử sang
bên Nhật Bản kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hóa trước khi được đưa lên
tàu. Sau đó khi hàng cập cảng tại Hải Phòng, người này lại kiểm tra, đối chiếu lại số
lượng và chất lượng của hàng hóa trước khi đưa lên xe vận chuyển về Hà Nội.
 Giá: Trong quá trình nhập khẩu trực tiếp từ các đối tác ở thị trường Nhật
Bản của Công ty, ban Giám đốc luôn đề cử một người lãnh đạo, trực tiếp giám sát
và thực hiện công việc thương lượng về giá cả sản phẩm với việc liên kết chặt chẽ
với nhà cung ứng nước ngoài.
 Giám sát hoạt động thanh tốn: Cơng ty áp dụng các phương thức thanh
tốn là L/C và mở tài khoản tại ngân hàng Vietcombank và SHB. Hai ngân hàng
này sẽ chịu trách nhiệm thanh toán cho bên xuất khẩu.
21


Khi đến thời hạn thanh toán, Giám đốc sẽ cử nhân viên mở L/C đến ngân hàng
kiểm tra bộ chứng từ nhận hàng khi nhận được thông báo từ ngân hàng. Nhân viên
đó sẽ kiểm tra nếu thấy phù hợp thì kí thay Giám đốc và vay số tiền cịn lại để thanh
toán cho bên xuất khẩu. Việc thanh toán của ngân hàng thường khơng gặp khó khăn
gì nên việc giám sát cũng trở nên dễ dàng. Hoạt động này cũng được đánh giá là có
hiệu quả cao với 83.33% đánh giá là “tốt” và “rất tốt”.

 Giám sát việc thuê tàu: Công ty thường mua hàng theo điều kiện CIF nên

việc thuê tàu thường do đối tác đảm nhiệm. Đây là một trong những khâu phải giám
sát chặt chẽ. Chính vì tính chất quan trọng của nó mà trực tiếp Giám đốc điều hành
đứng ra giám sát.
Sau khi kí kết hợp đồng, Công ty sẽ yêu cầu bên đối tác chuyển các số liệu và
đặc điểm của con tàu mà bên xuất khẩu định thuê. Sau khi nhận được thông tin,
Giám đốc cử một nhân viên XNK đi xác minh lí lịch và tính chính xác của những
thơng tin mà bên xuất khẩu cung cấp. Việc giám sát này khơng diễn ra thường
xun mà nó chỉ được thực hiện khi cơng ty cảm thấy có chút nghi ngờ hoặc hoạt
động kiểm tra đột xuất. Tỉ lệ đánh giá đạt 50% cho rằng công tác này được thực
hiện “tốt” và “rất tốt”.
 Giám sát lịch trình của tàu: Bất kì phương tiện vận tải nào cũng chứa đựng
trong đó những rủi ro, việc tàu đi khơng theo lịch trình như dự định hoặc cập bến
không đúng ngày diễn ra thường xun. Vì vậy, Cơng ty ln chú trọng tới việc
giám sát lịch trình của tàu để đảm bảo nắm rõ về tình hình của hàng hóa cũng như
thời gian tàu cập bến. Sau khi đã nắm bắt được thông tin về tàu chở hàng, người
chịu trách nhiệm sẽ thường xuyên gọi điện để kiểm tra lịch trình của tàu. Do đó, có
tới 50% số phiếu được hỏi nhận xét rằng công tác này được thực hiện “tốt” và “rất
tốt”.
 Giám sát việc khai báo thủ tục hải quan: Hiện nay, với sự phát triển của hải
quan điện tử, Công ty thường sử dụng hình thức này để tiết kiệm thời gian và chi
phí. Việc giám sát hoạt động này do Giám đốc trực tiếp giám sát. Có lẽ do sử dụng
phần mềm khai báo hải quan mới nên đôi khi doanh nghiệp gặp phải những sai sót
liên quan đến việc áp sai mã HS, khai nhầm thuế, khai sai thông tin. Đội ngũ nhân
viên còn chưa được đào tạo bài bản về các nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. Bởi
22


vậy, hoạt động giám sát này còn chưa được đánh giá cao với 50% số phiếu đánh giá
“trung bình”.
3.3.2 Thực trạng cơng tác điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

thiết bị máy chiếu từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần SIMTEK
Dưới đây là bảng khảo sát về thực trạng công tác điều hành các khâu của Công ty:
Bảng 3.5: Bảng đánh giá công tác điều hành qui trình thực hiện HĐNK
thiết bị nghe nhìn từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần SIMTEK
Đơn vị: phiếu
Nội dung
Hoạt động điều hành
Khối lượng, chất lượng
Hợp đồng vận tải
Làm thủ tục hải quan
Giao nhận hàng hóa
Thanh toán hợp đồng
Hoạt động khiếu nại

Điểm
Khá

Tốt

Rất tốt

( 4đ)

( 5đ)

Yếu

Trung

( 1 đ)

bình ( 2đ)

( 3đ)

0
0
0
0
0
1

2
0
3
0
2
3

1
1
1
2
2
2

Điểm
TB

3

0
3.17
4
1
4.00
2
0
2.83
3
1
3.83
1
1
3.17
0
0
2.17
(Nguồn: Kết quả khảo sát)

Tỉ lệ đánh giá

Đơn vị: %
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%

20%
10%
0%

Rất tốt
Tốt
Khá
Trung bình
Yếu

Tiêu chí điều hành

Biểu đồ 3.2: Thực trạng hoạt động điều hành các khâu trong qui trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Cơng ty
(Nguồn: Kết quả điều tra)
Bước đầu tiên trong mơ hình điều hành là nhận dạng vấn đề phát sinh, cụ thể
thường là các vấn đề ở các khâu như sau:

23