Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (758.01 KB, 38 trang )
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
---o0o---
BÀI TIỂU
LUẬN
MÔN KỸ NĂNG GIAO
TIẾP VÀ THUYẾT
TRÌNH
ĐỀ TÀI: Hồn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi
trường công việc.
MỤC LỤC
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP...............................................1
1.1.
Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp.................................................1
1.2.
Các mối quan hệ trong môi trường công việc...............................................2
PHẦN 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC............3
2.1. Kỹ năng viết CV................................................................................................3
2.1.1. CV là gì ?..............................................................3
2.1.2. Tầm quan trọng của CV.........................................3
2.1.3. CV bao gồm những nội dung gì?............................3
2.1.4. Cách viết CV tạo ấn tượng đối với nhà tuyển dụng:.4
2.1.5. Những điều nên tránh khi viết CV:.........................9
2.2. Kỹ năng phỏng vấn............................................................................................9
2.2.1. Chuẩn bị một tuần trước buổi phỏng vấn:..............9
2.2.2. Chuẩn bị một ngày trước buổi phỏng vấn.............11
2.2.3. Trong ngày phỏng vấn.........................................11
2.2.4. Thực hiện phỏng vấn...........................................11
2.2.5. Sau phỏng vấn....................................................14
2.3. Kỹ năng viết email...........................................................................................14
2.3.1. Các bước viết email:............................................14
2.3.2. Một số lưu ý:.......................................................17
2.4. Kỹ năng gọi điện thoại.....................................................................................17
2.4.1. Tầm quan trọng:.................................................17
2.4.2. Yếu tố cần nắm khi gọi điện thoại:.......................18
2.4.3. Kỹ năng giao tiếp cơ bản:....................................18
2.4.4. Một số lưu ý:.......................................................19
2.5 Kỹ năng thuyết phục........................................................................................19
2.5.1. Khái niệm về kỹ năng thuyết phục.......................19
2.5.2. Đặc điểm của thuyết phục...................................19
2.5.3. Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục............20
2.5.4. Cách thuyết phục hiệu quả..................................20
2.5.5. Cách rèn luyện kỹ năng thuyết phục....................21
2.6. Kỹ năng khác...................................................................................................22
PHẦN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP...23
3.1. Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường
công việc..................................................................................................................23
3.2. Ứng dụng nguyên tắc, mơ hình giao tiếp:......................................................25
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, CƠNG T
Hình 2.1.4. 1: CV mẫu xin việc...................................................................................6
Hình 2.1.4. 2: CV mẫu sáng tạo..................................................................................7
Hình 2.1.4. 3: CV mẫu dự báo thời tiết......................................................................8
YBiểu đồ 2.2.4. 1: Quy luật 7%-38%55%..................................................................12
YHình 2.3.1. 1: Mẫu viết
email………………………………………………………..16
Lời mở đầu
Trong một tiết học môn kỹ năng giao tiếp thuyết trình cùng Ths. Nguyễn Bảo Tuấn,
chúng em nhận được một câu hỏi : “ Chúng ta bắt đầu giao tiếp từ khi nào?” Có rất
nhiều ý kiến được đưa ra và chúng em đồng tình với quan điểm rằng : chúng ta đã bắt
đầu giao tiếp từ khi còn nằm trong bụng mẹ bằng những cái đạp, bằng từng chuyển
động, bằng cả từng nhịp tim. Rồi lớn hơn một chút, ta bi bơ và sau đó ta biết nói. Hành
trình ta lớn khơn và trưởng thành gắn liền với q trình khơng ngừng hồn thiện của
kỹ năng giao tiếp của bản thân.
Chúng em của hiện tại là những sinh viên trẻ tuổi đầy nhiệt huyết sống trong xã hội
cũng không ngừng phát triển và hội nhập thế giới, là người hiểu rằng kiến thức chuyên
môn chưa đủ để trang bị một hành trang vững chắc. Bên cạnh việc học hỏi và trau dồi
kiến thức thì sinh viên cần ý thức được rèn luyện và cải thiện những kỹ năng mềm
quan trọng, trong đó cơ bản nhất là kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, không phải ai cũng
đã nhận ra được tầm quan trọng của kỹ năng này dẫn đến kỹ năng giao tiếp còn yếu,
chưa biết cách ứng xử và thể hiện được tốt nhất các mặt của bản thân. Vì vậy việc
hồn thiện kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng và cần thiết.
Trải qua 3 tháng học mơn kỹ năng giao tiếp thuyết trình cùng Ths. Nguyễn Bảo Tuấn
chúng em đã được học rất nhiều kiến thức bổ ích có cho mình những bài học hay.
Cùng với sự nhận thức được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, chúng em cùng
nghiên cứu và chia sẻ về đề tài “ Giải pháp hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh
viên”.
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP
1.1.
Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một q trình chia sẻ các ý tưởng, thơng tin, cảm xúc nhằm xác lập và vận
hành mối quan hệ giữa con người với con người vì những mục đích khác nhau trong
xã hội. Trong xã hội đó, chúng ta đang sống, học tập và làm việc bị ràng buộc bởi các
mối quan hệ xã hội cịn giao tiếp chính là chất bán dẫn tới các mối quan hệ đó. Mỗi cá
thể được coi là khác biệt vì vậy mỗi người sẽ có cho mình một khái niệm về giao tiếp :
“Giao tiếp là q trình, qua đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác
hiểu được chúng ta”
-
Martin P.Andelem (1950)
“Giao tiếp là sự trao đổi với nhau tư duy và ý tưởng bằng lời nói của con người”
-
John B.Hoben (1954)
“Giao tiếp là một hoạt động tương tác để đạt được sự hiểu nhau hoặc sự thay đổi giữa
hai hoặc nhiều người”
-
Dweyer&Daley (1990)
Những khái niệm được đưa ra là khác nhau song chúng đều hướng tới ba nội dung cơ
bản về hoạt động giao tiếp. Thứ nhất, giao tiếp là q trình truyền và nhận thơng tin
giữa các chủ thể giao tiếp. Thứ hai, hoạt động giao tiếp hướng tới sự đồng thuận về
quan điểm, nhận thức. Cuối cùng, phương tiện chủ yếu sử dụng trong giao tiếp là ngôn
ngữ.
Bằng cách này hay cách khác, bằng phương tiện này hay phương tiện khác, ta đều
phải tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp để có thể sử dụng kỹ năng giao tiếp một
cách hiệu quả. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Kỹ năng giao tiếp là khả năng vận dụng
hiệu quả các tri thức và kinh nghiệm về giao tiếp, các phương tiện ngôn ngữ và phi
ngơn ngữ vào những hồn cảnh khác nhau trong q trình giao tiếp. Bất kể bạn làm
việc ở đâu hay bạn làm gì, khả năng giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng, để
trở thành người có kỹ năng giao tiếp tốt cần rất nhiều kỹ năng khác nhau như: kỹ năng
định vị trong giao tiếp, kỹ năng lắng nghe cho đến kỹ năng đặt câu hỏi. Suy cho cùng
mục đích của việc sử dụng hiệu quả các kỹ năng này đều là đạt được kết quả khi giao
tiếp.
Tại sao giao tiếp và kỹ năng giao tiếp lại trở nên quan trọng?
Giao tiếp là một phần tất yếu trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta.Từ trong gia
đình đến xã hội, từ người thân, bạn bè đến những người xa lạ, giao tiếp đóng vai trị
như một cơng cụ, phương tiện để tương tác với mọi người xung quanh. Qua những
thói quen, kinh nghiệm tiếp xúc với mọi người, qua các mối quan hệ xã hội và vốn
sống mà chúng ta hình thành được kỹ năng giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp được coi là hành trang không thể thiếu của một người thành công.
Trong môi trường xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, chuyên môn giỏi, hết
mình với cơng việc chưa đủ kỹ năng giao tiếp lại càng là bí quyết khơng thể thiếu để
1
sinh viên tự tin bước vào môi trường làm việc hiện đại và chia sẻ cùng mọi người. Khi
khả năng giao tiếp được rèn luyện thành thạo hơn thì bạn hồn tồn có thể tạo ra một
sức hút mãnh liệt làm vị thế của bạn trong mắt người khác trở nên tốt hơn.
Tầm quan trọng và lợi ích của kỹ năng giao tiếp rõ ràng đến nỗi không ai là khơng
hiểu. Nhưng để có cho mình một kỹ năng giao tiếp tốt thật ra lại là điều khó đạt được.
Thơng qua tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp ta có thể thấy rằng kỹ năng giao
tiếp thật sự là miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc
đời.
“Đừng đợi người khác khám phá bạn, hãy chỉ cho người ta thấy giá trị của con
người bạn”
1.2.
Nguồn “ Nghị luận xã hội về giá trị bản
thân”
Các mối quan hệ trong môi trường công việc
Các mối quan hệ xã hội được xem như là ngọn nến soi đường chỉ lối cho chúng ta đến
với thành công. Cũng giống như trong xã hội, mối quan hệ trong môi trường làm việc
tốt đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích khác nhau như khiến cơng việc trở nên thú vị
hơn cho tới đem lại cho ta nhiều cơ hội phát triển trong sự nghiệp,... Sau đây là những
mối quen hệ nên xây dựng và duy trì trong mơi trường làm việc:
Đầu tiên phải kể đến mối quan hệ bạn bè. Con người từ thời kỳ cổ đại đã có tập tục
sống theo bầy đan và sợ sự cơ đơn, chúng ta ln khao khát tình bạn và sự sẻ chia.
Người bạn tốt tại nơi làm việc là những người mà bạn làm những điều đơn giản nhất
cho tới điên khùng nhất, hay nói về những chuyện khơng đâu hơn là chỉ có cơng việc,
và cùng nhau chịu đựng những thăng trầm trong cuộc sống công việc cùng nhau.
Trong vài chuyện, họ có thể gia nhập vào hội bạn của bạn cũng nên. Họ khiến việc đi
làm mỗi ngày mệt mỏi thêm một chút nhưng lại rất nhiều niềm vui, và sau khi làm
việc thì những khoảng thời gian vui vẻ sẽ giúp bạn lấy lại năng lượng để trở lại làm
việc. Nhưng cũng phải nhớ là luôn luôn tinh tế trong giao tiếp và tương tác bởi theo
cách bạn cư xử, cả hai có thể phản ánh tích cực hoặc tiêu cực về nhau đó!
Tiếp theo là một mối quan hệ hết sức quan trọng và thận trọng! Đó là mối quan hệ của
bạn với sếp, người giao việc cho bạn, đánh giá hiệu quả công việc của bạn và cuối
cùng là chịu trách nhiệm về bạn; là một trong những mối quan hệ quan trọng nhất mà
bạn cần xây dựng tại nơi làm việc. Sếp không phải là bạn của bạn, nhưng mối quan hệ
của các bạn nên dựa vào nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau. Thực hiện nghĩa vụ của mình
theo sự kỳ vọng của họ, chịu trách nhiệm về những sai lầm của mình và sửa chữa
chúng cho mình nhiều bài học trong sự nghiệp để ngày càng hoàn thiện bản thân hơn.
Sau mối quan hệ với sếp là mối quan hệ với đồng nghiệp trong công ty. Họ là người
hằng ngày làm việc cùng bạn, cùng xử lí cơng việc và giải quyết vấn đề công việc,
cùng tán gẫu giải tỏa trong công việc…. Đồng thời có rất nhiều thứ mình có thể học
hỏi ở một người đồng nghiệp, họ cũng giúp đỡ khi bạn cần vượt qua những rào cản.
Mối quan hệ đồng nghiệp giống như một mối quan hệ cộng sinh cùng làm việc giúp đỡ
và thăng hoa trong công việc.
Trên đây là ba mối quan hệ tiêu biểu cần xây dựng và duy trì, nhưng trong cơng việc ta
cịn tiếp xúc mới rất nhiều người khác nữa như đối tác, khách hàng, người tư vấn hỗ
2
trợ,… Đây đều là những mối quan hệ tôt và đem lại nhiều lợi ích trực tiếp đến sự
nghiệp và đời sống. Bởi vậy mối quan hệ nào đi chăng nữa điều quan trọng ln phải
nhớ đó chính là tơn trọng đối phương, điều này giúp bạn tạo nên mối quan hệ làm việc
khơng những bền chặt mà cịn lành mạnh nữa đó.
Tất nhiên một mối quan hệ khơng thể xây dựng trong ngày một ngày hai được mà cần
có thời gian tìm hiểu lẫn nhau và cần có các yếu tố giúp các bạn xích lại gần nhau
hơn.Có thể thấy phương tiện cơ bản nhất để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp không chỉ
trong công việc mà tất cả các mối quan hệ xã hội khác là giao tiếp. Bắt đầu với giao
tiếp và tiếp tục được duy trì cũng nhờ giao tiếp. Thật khơng ngoa khi nói rằng giao tiếp
chính là chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa tới thành công!
PHẦN 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MƠI TRƯỜNG CƠNG VIỆC
2.1. Kỹ năng viết CV
Có thể nói CV là điểm sáng giúp bạn tạo ấn tượng đối với các nhà tuyển dụng. Thông
thường, nhà tuyển dụng dành 5-7 giây cho một CV. Đây cũng là 5-7 giây “sống cịn”,
quyết định “cơ dun” của bạn và cơng việc mơ ước. CV là bước đầu tiên trong quá
trình tuyển dụng nên nó cần phải được hồn thiện tốt và tránh được những lỗi sai.
2.1.1. CV là gì ?
CV được viết tắt của từ tiếng Anh: Curriculum Vitae. Được dịch sang tiếng Việt có
nghĩa là bản sơ yếu lý lịch. Trong hồ sơ xin việc bản sơ yếu lý lịch rất quan trọng như
một sự quảng cáo bản thân với những nhà tuyển dụng tiềm năng. Bản chất CV là một
bản tường trình ngắn gọn về các chi tiết cá nhân của bạn, trình độ học vấn, kinh
nghiệm, các kỹ năng, các công việc bạn đã làm,... Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn thì CV
khác với bản sơ yếu lý lịch tự thuật trình bày về bản thân, gia đình hay cha mẹ như
trong bộ hồ sơ xin việc thông dụng.
2.1.2. Tầm quan trọng của CV
Trong hồ sơ xin việc, không phải ngẫu nhiên mà các nhà tuyển dụng yêu cầu bạn phải
nộp CV kèm theo, CV cho cái nhìn tổng quan nhất về trình độ học vấn, kinh nghiệm,
các kỹ năng bạn đã tích lũy,…
Khi một cơng ty đăng thơng báo tuyển dụng, có đến hàng trăm các ứng viên đang ký
nộp hồ sơ. Tránh để mất thời gian cũng như công sức cho việc chọn lọc và phỏng vấn
từng người, các nhà tuyển dụng sẽ xem xét và đánh giá CV của các ứng viên đầu tiên.
Đây là cơ sở chính để đánh giá tiềm năng phát triển của ứng viên và của tồn cơng ty
nói chung, khả năng thích ứng với mơi trường cơng việc mới,… và loại bớt những ứng
viên không phù hợp ( đôi khi bằng cảm quan) trước khi đưa ra quyết định chọn vào
vịng phỏng vấn. Vì vậy, việc trình bày một CV đầy đủ, đẹp mắt là cũng là cách bạn
tạo ấn tượng và “ghi điểm” trong mắt nhà tuyển dụng.
3
2.1.3. CV bao gồm những nội dung gì?
-
Thơng tin cá nhân: Trình bày ngắn gọn họ và tên, số điện thoại và địa chỉ
email liên hệ. Ngồi ra bạn có thể ghi thêm ngày tháng năm sinh hoặc một tấm
ảnh chân dung nếu có u cầu.
-
Trình độ học vấn: Trường Đại học, Cao Đẳng, chuyên ngành, điểm số GPA và
một số bằng cấp khác mà bạn đạt được có liên quan tới tính chất cơng việc bạn
đăng ký.
-
Kinh nghiệm làm việc: Hãy liệt kê những công việc, những kinh nghiệm liên
quan đến công việc bạn đang ứng tuyển.
-
Kỹ năng: kỹ năng cơ bản như Tiếng Anh, Tin học và một số nghiệp vụ đã được
học tập trên nhà trường, rèn luyện trong công việc, những kỹ năng mềm khác.
Bạn nên chọn lọc kỹ năng có ảnh hưởng tới vị trí công việc đang nhắm tới.
-
Mục tiêu nghề nghiệp: Là những thành tựu ở tương lai (ngắn hạn hoặc dài hạn)
mà bạn muốn chinh phục. Mục tiêu của bạn nên liên quan vị trí, cơng việc đang
ứng tuyển để tăng tính thuyết phục.
-
Chứng chỉ và giải thưởng (nếu có): chứng chỉ IELTS, TOEIC, tin học,…
-
Sở thích: Đây là phần khơng bắt buộc trong CV. Tuy nhiên, bạn hồn tồn có
thể làm nổi bật vị trí của mình lên trong bản CV nhờ vào việc bổ sung thêm sở
thích. Lưu ý rằng, sở thích đó phải liên quan đến việc phục vụ công việc của
bạn tốt hơn.
2.1.4. Cách viết CV tạo ấn tượng đối với nhà tuyển dụng:
Một bản CV đẹp là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn được bước vào vịng phỏng vấn.
Vì vậy, trước khi tiến hành viết CV, bạn hãy lưu ý hai điều cần thiết để có một bản CV
hoàn hảo:
Nghiên cứu trước khi bắt đầu viết CV
Sai lầm lớn nhất của các ứng viên mắc phải đó là khơng nghiên cứu vai trị, mục tiêu
của họ trước khi viết CV. Nếu bạn không biết những kỹ năng và kiến thức nào mà các
nhà tuyển dụng của bạn đang tìm kiếm sẽ rất khó để viết một bản CV gây ấn tượng.
Chính vì thế, bạn cần:
-
Xem thơng báo tuyển dụng và duyệt qua một số quảng cáo tuyển dụng có liên
quan tới vị trí cơng việc bạn hướng đến.
-
Lưu ý các yêu cầu của các bài tuyển dụng và lập một danh sách.
-
Tập trung các kỹ năng cứng như kỹ năng cụ thể trong ngành, kiến thức về tin
học, ngôn ngữ, bằng cấp,…
4
Sau khi bạn có danh sách các kỹ năng và kiến thức được yêu cầu nhiều, bạn sẽ biết
chính xác những gì cần tập trung khi viết CV. Việc chuẩn bị này sẽ giúp công việc viết
CV trở nên dễ dàng hơn đối với bạn.
Hình thức và cấu trúc của CV
Hình thức
-
Sử dụng chương trình xử lý văn bản như: Microsoft word hoặc Google docs để
tạo CV.
-
Một bản CV thường có độ dài tối đa là hai trang giấy, để đẹp hơn thì bạn chỉ
nên tóm gọn trong một trang.
-
Bảng màu được khuyến khích:
+ Văn bản màu đen trên nền trắng.
+ Không nên sử dụng màu mè phông chữ và cách phối màu kì lạ, chói mắt nhằm làm
nổi bật CV. Điều này sẽ khiến CV của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và khó đọc.
-
Cỡ chữ và font chữ nên sử dụng:
+ Tiêu đề mục dùng cỡ chữ 16, định dạng đậm, có hoặc khơng có gạch chân.
+ Các mục con, cỡ chữ nên dùng là 14, sử dụng định dạng đậm. Nếu ở tiêu đề mục đã
dùng gạch chân thì các mục con khơng nên áp dụng nữa.
+ Về nội dung, cỡ chữ hợp lý nhất đó là 13-14. Bạn có thể giảm xuống 12.5 hoặc 12
nếu CV bạn có nhiều thơng tin.
+ CV là văn bản trang trọng nên để font chữ có chân như Times New Roman. Tuy
nhiên, nếu bạn thích để font chữ khơng chân thì bạn có thể sự dụng font chữ Arial.
-
Ngồi ra, để gây thu hút nhà tuyển dụng bạn nên:
+ Trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, các mục quan trọng bạn nên để chữ đứng, gạch
chân hoặc in nghiêng để gây sự chú ý.
+ Dùng nhiều từ chuyên ngành liên quan đến công việc trong CV.
Cấu trúc:
Một bản CV cơ bản thường áp dụng theo trình tự:
-
Phần đầu của CV điền thơng tin cá nhân, vị trí ứng tuyển.
-
Thứ 2: Tóm tắt lý lịch và mục tiêu lý lịch.
-
Thứ 3: Kỹ năng nổi bật.
-
Thứ 4: Kinh nghiệm làm việc
-
Thứ 5: Trình độ học vấn
5
-
Cuối cùng: Mục sở thích, các hoạt động,.. tùy vào nhà tuyển dụng yêu cầu.
Tuy nhiên, bạn có thể tự tạo một bản CV theo cách của bạn. Lưu ý, mục sở thích ln
để cuối cùng. Dưới đây là một số ví dụ bạn có thể tham khảo:
Hình 2.1.4. 1: CV mẫu xin việc
6
Cổ điển nhưng sáng tạo:
Hình 2.1.4. 2: CV mẫu sáng tạo
7
CV bản đồ ấn tượng khi bạn muốn ứng tuyển ví trị trí dự báo thời tiết:
Hình 2.1.4. 3: CV mẫu dự báo thời tiết
8
Những CV phá cách và khác biệt sẽ làm cho nhà tuyển dụng thấy thích thú. Tuy nhiên
sự phù hợp luôn là lời khuyên quan trọng. Tùy vào môi trường cơng việc mà bạn ứng
tuyển, nếu đó là những cơng việc địi hỏi sự nghiêm túc thì hãy thiết kế những CV
chuẩn mực và cho thấy bạn chuyên nghiệp, gây thiện cảm đối với nhà tuyển dụng.
2.1.5. Những điều nên tránh khi viết CV:
-
Cung cấp thông tin cá nhân không liên quan.
-
Sai lỗi chính tả, dấu câu và ngữ pháp.
-
Thơng tin dối trá hoặc gây hiểu lầm.
-
Che giấu cá tính thật.
-
Viết câu giới thiệu dài dịng, vơ nghĩa.
-
Bản CV q dài, khơng tóm gọn nội dung.
-
Dùng từ viết tắt, tiếng lóng địa phương.
-
Viết địa chỉ email lạ, khơng đúng với tên.
-
Dùng biểu tượng sao hoặc thanh đo để thể hiện kỹ năng.
2.2. Kỹ năng phỏng vấn.
Sau khi vượt qua vòng thứ nhất, xin chúc mừng, bạn sẽ đến với thử thách tiếp theo:
vòng phỏng vấn. Nhà tuyển dụng sẽ gửi email cho bạn để thông báo địa điểm, thời
gian và một số yêu cầu khi tham gia phỏng vấn. Thông thường, các nhà tuyển dụng
thường gửi thông báo khoảng một tuần trước khi buổi phỏng vấn diễn ra. Vì vậy, bạn
sẽ có tương đối nhiều thời gian để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn quan trọng. Hãy tận
dụng và đừng lãng phí khoảng thời gian này nha! Để chuẩn bị thật tốt, bạn cần chia ra
ba giai đoạn chính:
+ Một tuần trước buổi phỏng vấn.
+ Một ngày trước buổi phỏng vấn.
+ Trong ngày phỏng vấn
Từ đó, bạn sẽ có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng tốt nhất. Nhưng chuẩn bị như nào và cần
chuẩn bị những gì trong ba gia đoạn đó hay trong lúc phỏng vấn cần làm gì? Bạn hãy
theo dõi dưới đây nha:
9
2.2.1. Chuẩn bị một tuần trước buổi phỏng vấn:
Tìm hiểu thơng tin cơng ty và ví trí cơng việc.
Việc tìm hiểu về cơng ty và vị trí ứng tuyển càng kỹ lưỡng càng làm bạn tự tin hơn.
Bởi vì, phần đơng các ứng viên thường bỏ qua việc tìm tiếm cũng như là xem thơng tin
sơ sài, chóng vánh và khơng am hiểu kĩ trước khi phỏng vấn. Bạn hồn tồn có thể tìm
kiếm thơng tin trên mạng. Đồng thời, bạn nên nghiên cứu thêm những sản phẩm dịch
vụ, ngành nghề kinh doanh, tầm nhìn- sứ mệnh, slogan, thị trường, lịch sử, nhân viên
và những thông tin quan trọng khác của cơng ty. Và đối với cơng ty đang có những xu
hướng mới để phát triển, bạn cần nắm rõ và phân tích hướng đi đó. Bởi vì, thơng
thường, người phỏng vấn hay đặt ra câu hỏi “ Bạn biết gì về cơng ty?” hay “ Bạn có
thể nêu cảm nghĩ về hướng đi mới của doanh nghiệp?” ,…
Không những vậy, tìm hiểu thật kỹ về vị trí cơng việc mà bạn ứng tuyển là một trong
những bước chuẩn bị quan trọng:
+ u cầu về chun mơn có phù hợp bạn không?
+ Những kỹ năng nhà tuyển dụng đề ra, bạn có khơng?
+ Cịn những u cầu đặc biệt nào của vị trí bạn ứng tuyển khơng?
Việc chuẩn bị những thông tin như thế này là không hề thừa chút nào, vì nó sẽ giúp
bạn chủ động hơn trong buổi phỏng vấn.
Tìm hiểu người sẽ phỏng vấn bạn
Khi vượt qua vịng hồ sơ, nhà tuyển dụng thường gửi email thơng báo về buổi phỏng
vấn bao gồm: thời gian, địa điểm và có thể có tên của người sẽ phỏng vấn bạn. Bạn
nên tìm hiểu về vị trí cơng việc của người phỏng vấn, họ đã làm việc trong công ty bao
lâu rồi, chuyên ngành của họ là gì?
Đọc qua những kiểu câu hỏi phỏng vấn thường gặp
Trong lúc đọc câu hỏi, bạn hãy cố gắng trả lời những câu hỏi đó và xem những người
khác trả lời ra sao. Bạn không cần phải ghi nhớ hết tất cả nhưng vẫn tốt hơn nếu bạn
đọc qua chúng. Điều này giúp bạn tự tin hơn, không bị động trước câu hỏi của nhà
tuyển dụng.
Chuẩn bị những điều cần nói về bản thân
-
Tự giới thiệu bản thân và ghi chú những điều nên cần nên nói và bỏ những lời
giới thiệu thừa như về bố mẹ,
-
Liệt kê những ưu và nhược điểm mà bạn có.
+ Đánh giá và chỉ chọn vài ưu điểm nổi bật và liên quan tới tính chất cơng việc, tránh
kể quá nhiều gây mất thời gian.
10
+ Về nhược điểm, bạn hãy thẳn thắn nói thật điểm mà bạn làm chưa tốt miễn là điểm
đó khơng ảnh hưởng tới đạo đức xã hội hay tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc.
Nếu nêu ra cách khắc phục thì càng tốt.
-
Luyện tập về cách trả lời những câu hỏi mà họ có thể đặt ra như: kinh nghiệm,
trình độ học vấn, kỹ năng mà bạn có liên quan tới vị trí ứng tuyển.
-
Chuẩn bị một số câu hỏi thật thông minh để hỏi thăm về công ty và vị trí ứng
tuyển.
2.2.2. Chuẩn bị một ngày trước buổi phỏng vấn
- Nếu chưa biết đường đi, hãy cẩn thận tra Google maps hai lần để nắm rõ đường
đi. Cẩn thận hơn thì bạn nên đi đến địa điểm đó trước để ghi nhớ khung đường.
-
Chuẩn bị giấy tờ cần thiết, những thứ mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Bạn nên cho
chúng vào cùng một cặp file đựng tài liệu tránh thiếu sót và quên đồ.
-
In thêm bản sao sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, CV nếu bạn chỉ có một bản.
-
Chọn trang phục lịch sự mà đơn giản: áo sơ mi trắng, quần âu đen đối với nam
cịn các bạn gái có thể mặc chân váy đen.
-
Đi ngủ sớm. Não của bạn cần đầy phát triển đầy đủ nhiên liệu để kích hoạt cho
ngày mới và 100% năng lượng đó sẽ giành cho ngày phỏng vấn.
2.2.3. Trong ngày phỏng vấn
- Ăn uống đầy đủ, tránh nạp nhiều chất Cacbonhydrat hay uống đồ có chứa
Cafein dễ gây vấn đề về dạ dày và làm bạn căng thẳng
-
Thư giãn về tâm lý. Đây là vấn đề thường thấy ở các bạn sinh viên trong lần
đầu đi phỏng vấn.
+ Kiểm sốt hơi thở của mình: Hít thở đều, suy nghĩ những điều tích cực.
+ Mang theo chai nước để uống khi bạn cảm thấy căng thẳng.
-
Trước khi đi, chỉnh trang đầu tóc, trang phục, kiểm tra lại một số đồ đạc cần
thiết.
-
Đến địa điểm phỏng vấn sớm 5- 10 phút, khơng nên đến q sớm.
-
Đề phịng thời tiết xấu, tắc đường, trễ chuyến xe,…
-
Khơng được đến muộn vì bất cứ lý do gì. Nhà tuyển dụng sẽ khơng chấp nhận
các ứng viên chậm trễ, họ có thể sẽ đánh loại bạn ngay vì bạn đã để lại ấn tượng
khơng tốt.
2.2.4. Thực hiện phỏng vấn
11
Việc đầu tiên bạn cần nhớ khi tham gia bất kì một buổi phỏng vấn nào đó chính là:
Tạo thiện cảm đối với nhà tuyển dụng
Theo quy luật “ 7% - 38% - 55%” mà Cựu giáo sư tâm lý học của trường Đại học
UCLA là Albert Mehrabian đã tìm ra. Cụ thể quy luật đó là:
Hình ảnh
55%
Giọng nói
38%
Ngơn từ
7%
Biểu đồ 2.2.4. 1: Quy luật 7%-38%-55%
Nhìn vào dữ liệu, ta có thể thấy thứ mà nhà tuyển dụng chú ý nhất đó là vẻ bề ngồi và
cách ứng xử thơng minh. Tiếp đến là giọng nói, ngữ điệu và cách trình bày. Cuối cùng
là nội dung và ngơn từ bạn truyền tải.
Vậy vấn đề khơng chỉ là bạn sẽ nói cái gì tại buổi phỏng vấn, mà là người nghe
sẽ cảm nhận như thế nào về bạn. Bạn hãy thể hiện phong thái chuyên nghiệp và tạo ấn
tượng đối với người phỏng vấn ngay từ những giây phút đầu tiên gặp mặt.
-
Lưu ý: Tắt các thiết bị di động trước khi vào phỏng vấn.
-
Chào hỏi một cách lịch sự.
-
Nét mặt, ánh mắt và giọng nói phải thể hiện được sự tự tin.
-
Bạn cần thể hiện thái độ niềm nở, vui vẻ khi tham gia phỏng vấn.
-
Phản xạ nhanh với tình huống đặt ra.
-
Trả lời các câu hỏi một cách trung thực.
-
Có trách nhiệm với những thơng tin mình cung cấp.
-
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể linh hoạt, tự tin: Tư thế, cách ngồi, khuôn mặt phải
thật thoải mái, không khúm núm, căng thẳng, gò ép. Bạn hãy cố gắng ngồi
thẳng người và mỉm cười, ánh mắt nhìn thẳng.
-
Cảm ơn người phỏng vấn khi kết thúc phần của bạn.
Trên đây là những ấn tượng đầu tiên không thể thiếu. Hẳn bạn đã từng nghe qua câu
nói: “ Ấn tượng đầu tiên luôn là ấn tượng lâu dài nhất, và chúng ta khơng bao giờ có
cơ hội thứ hai để thay đổi nó”. Vậy nên, bạn hãy ghi nhớ và thực hành khi phỏng vấn
nha!
12
Cách trả lời phỏng vấn
Có rất nhiều các dạng câu hỏi khác nhau, nhà tuyển dụng sẽ phân chia theo mức độ từ
dễ đến khó: những câu hỏi về giới thiệu bản thân, mức độ quan tâm của ứng viên tới
công việc, mục tiêu, câu hỏi kiểm tra phản ứng, câu hỏi thử thách,…Việc đặt ra câu
hỏi còn tùy thuộc vào mỗi người phỏng vấn, các nhà tuyển dụng yêu cầu. Vậy nên,
trước mỗi câu hỏi, bạn cần tập trung lắng nghe hết và phải suy nghĩ cẩn trọng trước khi
trả lời.
Khi trả lời bất cứ câu hỏi nào, bạn hãy thể hiện sự tự tin của mình, giọng nói phải rõ
ràng, đủ nghe, nhấn nhá vào những điểm mấu chốt, tốc độ vừa phải,… đồng thời, kết
hợp cùng biểu cảm tươi tắn. Một điều quan trọng không thể thiếu nữa là quan sát ngôn
ngữ cơ thể của người phỏng vấn. Và chú ý xem câu hỏi đặt ra cần trả lời ngắn hay dài,
tránh trả lời lan man hoặc quá ngắn.
Dưới đây là một số những dạng câu hỏi mẫu đặt ra và cách trả lời:
Câu hỏi giới thiệu bản thân: “ Hãy giới thiệu về bạn”
-
Gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng trước khi trả lời.
-
Hãy giới thiệu về bản thân một cách xúc tích và ngắn gọn.
-
Giới thiệu vài sở trường cá nhân.
-
Nhấn mạnh phẩm chấm, năng lực học tập, tiềm năng của bản thân trong công
việc, học tập.
-
Khai thác các thế mạnh của bản thân phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.
Câu hỏi mức độ quan tâm của ứng viên tới công việc: “ Tại sao bạn lại lựa chọn
ứng tuyển vào cơng ty X ?”
-
Trình bày những điều mà bạn đã tìm hiểu về cơng ty: một số hoạt động nổi bật,
danh tiếng,…
-
Bày tỏ sự ngưỡng mộ của bạn dành cho công ty: các chiến dịch marketing,
những bước đi hay sáng kiến mới,…
-
Trình bày vì sao mơi trường cơng việc ở đó phù hợp với bạn.
Câu hỏi về sự phù hợp của ứng viên với công việc: “ Tại sao chúng tôi nên chọn
bạn?”
-
Nhấn mạnh các kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức đã có, liên quan trực tiếp đến
công việc.
-
Cần thể hiện sự quan tâm đến cơng việc.
-
Sử dụng các dẫn chứng, thành tích cụ thể để minh chứng cho các lập luận của
mình.
Câu hỏi về mục tiêu trong tương lai: “ Mục tiêu của bạn trong vịng 5 năm tới là
gì?”
-
Nêu rõ mục tiêu, phù hợp với sự phát triển của công ty.
13
-
mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong dài hạn và các mục tiêu này hồn tồn thích
hợp với vị trí mà công ty đang cần tuyển.
Một số câu hỏi thử thách, mở rộng.
Những câu hỏi này sẽ nằm trong phạm vi sự hiểu biết của bạn đến doanh nghiệp hoặc
một sự việc nào đó. Ở những câu hỏi dưới dạng này, bạn cần bình tĩnh và suy nghĩ kĩ
trước khi trả lời. Câu trả lời mang tính chất nêu ra quan điểm của cá nhân bạn, cách
bạn xử lý tình huống đó ra sao bởi vì những câu hỏi đó thường khơng nhất thiết phải
có đáp án chính xác. Tuy nhiên, bạn cũng không nên trả lời lạc đề, lan man. Nhà tuyển
dụng sẽ ấn tượng với giải pháp thông minh, hài hước và vui vẻ.
Câu hỏi trao đổi về chế độ chính sách, đãi ngộ, lương
-
Tìm hiểu trước về mức lương trên thị trường.
-
Không nhất thiết phải quyết định ngay lập tức về mức lương.
-
Tỏ ra linh hoạt trong phạm vi lương mong đợi. (Nhiều cơng ty có thang lương
sẵn rồi, nhà tuyển dụng sẽ chủ động đề xuất lương phù hợp).
Nhà tuyển dụng cho phép bạn đặt câu hỏi “ Bạn có câu hỏi nào muốn hỏi tơi
khơng?”
Việc phỏng vấn thành công không chỉ đến từ câu trả lời của bạn mà còn đến từ những
câu hỏi mà bạn đặt ra cho nhà tuyển dụng. Bởi vì, một câu hỏi luôn ẩn chứa sự quan
tâm của người hỏi, và đây chính là thơng tin để nhà tuyển dụng “đọc” được những “giá
trị” của ứng viên. Chính vì thế, đừng im lặng mà không dám đặt ra những câu hỏi cho
nhà tuyển dụng của mình. Trong trường hợp này, bạn nên đặt ra những câu hỏi liên
quan tới tình hình kinh doanh tăng trưởng tốt, hoặc những sản phẩm, dịch vụ tạo được
thương hiệu trên thị trường, tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng cảm thấy tự hào về cơng ty
cũng như những gì họ đã đóng góp được cho công ty.
2.2.5. Sau phỏng vấn
Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc, bạn hãy gửi lời chào và lời cảm ơn đến nhà tuyển
dụng, người đã tư vấn bạn. Hoặc bạn có thể viết một email để cảm ơn.
2.3. Kỹ năng viết email
Với thời đại 4.0 như hiện nay, việc viết và sử dụng email đã trở nên quen thuộc hơn
đối với các bạn sinh viên. Trong thời gian học tập tại trường Đại học/Cao Đẳng, các
bạn thường sử dụng email để liên lạc với thầy cô: thắc mắc bài tập, điểm số, xin thi
lại, học lại,…và các vấn đề khác. Nếu bạn tham gia các CLB, việc dùng email liên lạc
thường xuyên hơn: nhận nhiệm vụ, thống báo về tiến triển cơng việc,… Và việc viết
email cịn phục vụ công việc của bạn sau này: viết email để ứng tuyển, liên hệ giữa
đồng nghiệp, nhân viên với cấp trên, nhân viên với đối tác và khách hàng, xem thông
14
báo, báo cáo tiến độ, đề xuất ý kiến,….Vì vậy kỹ năng viết email là một trong những
kỹ năng quan trọng mà chúng ta cần cải thiện.
2.3.1. Các bước viết email:
Bước 1: Đặt tiêu đề cho email:
- Email luôn phải có tiêu đề.
+ Tiêu đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của email đó.
- Tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần
đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể
dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email.
Bước 2: Đính kèm tập tin vào email (nếu có):
-
Nếu có nhiều file, cần nén lại trước khi gửi.
-
Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn.
Bước 3: Viết nội dung email:
Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó. Email cần đi thẳng vào vấn
đề, rõ ràng, có hướng giải quyết cụ thể. Ngồi ra, bạn cần đặt ra câu hỏi trước khi viết
email:
-
Liệu email mình viết đã đủ thơng tin để người đối diện hiểu hay chưa?
-
Người nhận email đã nắm được các thơng tin trước đó chưa?
-
Trình bày qua email liệu có trực quan hơn một hình thức khác hay khơng?
Đối với Một email ứng tuyển chuẩn thì gồm những phần:
+ Chào hỏi
+ Giới thiệu sơ bộ, vị trí ứng tuyển, biết thông tin từ đâu
+ Nêu ngắn gọn lý do ứng tuyển
+ Thơng tin liên lạc
+ Kết thư
Thư mẫu:
Kính gửi phịng Tuyển dụng công ty Langmaster.
Em là Phạm Hà Phương. Em viết email này xin được ứng tuyển vị trí Giáo viên Tiếng
Anh Online.
15
Em hiện có chứng chỉ IELTS 7.0. Em có kinh nghiệm trợ giảng tại trung tâm anh ngữ
3S, giúp đỡ học sinh việc hấp thu kiến thức. Ngoài ra, trong thời gian rảnh, em cũng
trau dồi thêm vốn tiếng Anh của bản thân.
Đính kém là CV của em. Nếu cần thêm thông tin, xin anh/chị phản hồi email này hoặc
nếu có yêu cầu gấp, số điện thoại của em là 098967288.
Cảm ơn sự cân nhắc của anh/chị.
Kính gửi,
Hà Phương
Đối với email công việc chuyên nghiệp thường sử dụng:
+ Lời chào.
+ Nội dung chính.
+ Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên.
Hình 2.3.1. 1: Mẫu viết email
Bước 4: Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa
Trước khi tiến hành gửi email, bạn hãy đọc lại thật kĩ và sửa lại nếu có lỗi sai.
16
-
Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp.
-
Luôn luôn dành thời gian dị lại để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm,
phẩy căn bản.
Bước 5: nhập địa chỉ người nhận
-
Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email
-
Ngồi ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời
một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa
chỉ người nhận.
-
Kiểm tra kỹ càng địa chỉ email của người nhận để tránh trở thành một người gửi
"nhầm email" .
-
Phân biệt chức năng Cc (Carbon copy) là tạo ra các bản sao và Bcc (Blind
carbon copy) là tạo ra các bản sao tạm:
+ Giống nhau: Đều được sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc.
+ Khác nhau: Cc gửi công khai danh tính cịn Bcc gửi giữ bí mật danh tính
-
Lưu ý: Khi bạn gửi email cho nhiều người thì chế độ mặc định sẽ là Cc.
2.3.2. Một số lưu ý:
-
Đặt tên email chuyên nghiệp. Các bạn hãy đặt tên email bằng chính tên của
mình để khi bạn gửi email cho nhân viên, sếp, khách hàng,… họ sẽ nhận ra bạn
và nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp. Tránh đặt biệt danh, những tên kì lạ,…
-
Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết.
-
Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn.
-
Hãy dùng font chữ cổ cổ điển như Arial hay Times New Roman và để chữ màu
đen.
-
Một số quy tắc khi gửi email.
+ Quy tắc 48h: trả lời email trong vòng 48h
+ Không gửi “last minute e-mail”
+ Không bao giờ gửi spam.
+ Không bao giờ gửi e-mail khi đang giận dữ.
+ Không sử dụng e-mail cơng việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.
2.4. Kỹ năng gọi điện thoại.
17
2.4.1. Tầm quan trọng:
Với thời đại mới, công nghệ đã trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của
chúng ta nên việc giao tiếp trên điện thoại không quá xa lạ. Đặc biệt, trong môi trường
công việc hay cụ thể hơn là những môi trường hoạt động kinh doanh hướng tới khách
hàng, kỹ năng gọi điện thoại được sử dụng rất nhiều. Nó tưởng chừng rất dễ nhưng lại
địi hỏi nhiều kỹ năng vì chỉ khi bạn khiến đối phương hiểu lầm, gây ra sự khó chịu,
dập máy thì bạn đã thất bại. Với hầu hết các bạn sinh viên, việc giao tiếp qua điện
thoại chỉ có trong phạm vi mối quan hệ: gia đình, bạn bè, thầy cơ. Vì thế, khi bước đến
mơi trường cơng việc, các bạn vẫn còn bỡ ngỡ và chưa nắm được cách giao tiếp đúng
đắn.
2.4.2. Yếu tố cần nắm khi gọi điện thoại:
-
Xưng danh tính và nêu ra mục đích gọi điện.
Đây là quy tắc không thể thiếu khi bạn gọi điện cho khách hàng hay đối tác làm ăn.
Bạn hãy cho họ biết tên, công ty mà bạn làm việc để đối phương nắm rõ bạn là ai. Sau
đó, hãy hỏi người nghe một số thơng tin của họ, tránh tình trạng gọi nhầm số và đây
cũng là cách lịch sự để bắt đầu một cuộc trò chuyện.
-
Lưu ý về thời gian.
Thời gian và thời điểm mà bạn gọi điện thoại ảnh hưởng không chỉ tới sự tiếp nhận
thông tin của người nghe mà cịn quyết định sự thành cơng của mục đích của bạn.
-
Giọng nói, ngữ điệu
Giọng nói truyền cảm, ngữ điệu nhẹ nhàng sẽ cho người nghe cảm giác thoải mái, tạo
ấn tượng tốt, thể hiện thái độ tích cực.
-
Nội dung cuộc gọi được chuẩn bị trước
Bạn nên ghi ra những ý chính mà bạn nên nói. Điều này thể hiện sự chun nghiệp và
có kế hoạch trước mọi tình huống. Việc nói ấp úng và khơng biết nên nói gì gây mất
thời gian của hai bên.
-
Khơng sử dụng từ ngữ gây khó hiểu (chun ngành cơng việc).
Khi gọi điện tư vấn cho khách hàng, bạn không nên sử dụng những từ ngữ chun
ngành vì khách hàng sẽ khơng hiểu rõ nội dung mà bạn truyền tải.
2.4.3. Kỹ năng giao tiếp cơ bản:
-
Khơng để cho đối phương độc thoại.
Thay vì để đối phương nói chuyện một mình ở đầu dây bên kia, bạn hãy nói thêm
những từ như: “Vâng ạ”, “Dạ”, “Tôi hiểu rồi”, “Anh/chị cứ tiếp tục đi ạ”,… để thể
18
hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ và đối phương biết bạn đang lắng nghe và sẽ
trình bày tiếp nội dung.
-
Thái độ tích cực
Vì nói chuyện gián tiếp qua điện thoại, hai bên không thấy được dáng vẻ, khuôn mặt,
hành động nên dễ gây ra những hiểu lầm khơng đáng có. Bạn cần giữ thái độ tích cực,
hịa nhã, vui vẻ tiếp chuyện. Không nên thể hiện thái độ khó chịu, muốn tắt máy.
-
Ln chuẩn bị giấy bút khi nghe
Sẽ có một số thơng tin quan trọng mà bạn cần nhớ như: lời nhắc nhở, số điện thoại, địa
chỉ,… Vậy nên hãy chuẩn bị một tờ giấy và chiếc bút khi nghe điện thoại tránh bỏ
quên những thông tin cần thiết.
-
Khơng ăn uống khi đang nói chuyện
Việc ăn uống có thể thay đổi giọng nói của bạn, đơi khi sẽ bị gián đoạn những lúc bạn
nhai thức ăn. Điều này rất bất lịch sự.
-
Không gác máy bất ngờ
Khi bạn không muốn kéo dài cuộc gọi, bạn hãy khéo léo từ chối chứ đừng gác máy
ngay vì khi họ đang nói chuyện mà bạn tự động gác máy sẽ gây sự thiếu tôn trọng.
Nhất là nếu bạn là một nhân viên, họ sẽ ngay lập tức phản ánh với quản lý của bạn và
bạn sẽ mất đi công việc.
-
Chủ động nhắc lại nội dung
Việc ghi chép lại nội dung và nhắc lại cho đối phương là điều cần thiết thể hiện sự nắm
bắt thơng tin. Qua đó, tạo dựng được lịng tin, cho họ thấy bạn có quan tâm tới vấn đề
của họ.
2.4.4. Một số lưu ý:
-
Không hứa hẹn gọi điện cho ai đó và sau đó quên mất
-
Gọi sai tên người khác
-
Không nghe hai cuộc điện thoại cùng một lúc
-
Không nên yêu cầu đối phương gọi điện vào thời gian khác trong khi bạn rảnh
-
Suy nghĩ kĩ trước khi nói, nếu chưa chắc chắn thì đừng đưa ra lời phát ngơn đó.
2.5 Kỹ năng thuyết phục
2.5.1. Khái niệm về kỹ năng thuyết phục
Thuyết phục việc sử dụng các dẫn chứng, lập luận, quan điểm cá nhân bằng lời nói
hoặc
19
kết hợp lời nói với ngơn ngữ cơ thế, nhằm thay đổi suy nghĩ, quan điểm và hành động
của đối phương. Thuyết phục là làm cho đối phương, cho đối tượng được thuyết phục
tin tưởng vào những lập luận của người thuyết phục và làm cho người đó hành động
theo sự mong muốn (có thể khơng hồn tồn) theo chúng ta. Hay nói một cách khái
quát: Thuyếtphục là việc làm cho đối phương thay đổi hành vi theo định hướng mà
chúng ta mong muốn. Thuyết có nghĩa là Nói, Phục là phục tùng, là đồng thuận, là
chấp nhận. Tóm lại, thuyết phục chính là việc sử dụng lời nói của mình để khiến người
khác thuận theo ý muốn và hành động theo mong muốn của chúng ta.
2.5.2. Đặc điểm của thuyết phục
3 đặc điểm cơ bản của thuyết phục:
- Đàm phán: Đàm phán là nguyên tắc quan trọng và chủ yếu trong việc Thuyết phục.
Nhưng sẽ nghiêng về một bên A, bên B còn lại sẽ đồng thuận và nghiêng quan điểm về
phía bên A.
-Bình đẳng: Như đã đề cập trong phần “Thuyết phục là gì?”, tơi có nhắc đến việc tuân
theo khi thuyết phục. Tuy nhiên tuân theo và phụ thuộc hồn tồn khơng phải là
ngun
tắc của Thuyết phục. Sự bình đẳng phải được đề cao để cả đơi bên cùng có lợi, hoặc ít
nhất bên cịn lại cũng cảm thấy có lợi khi bị thuyết phục. Đặc điểm này giúp chúng ta
có thể phân biệt rõ ranh giới giữa thuyết phục và áp đặt, vì hai khái niệm này rất dễ
nhập
nhằng, gây ra sự nhầm lẫn.
- Mục tiêu chung: Thuyết phục là giảm bớt ý kiến mang tính chủ quan của đối
phương,
đẩy quan điểm đó về trạng thái cân bằng và được sự chấp nhận của cả hai bên. Mục
tiêu
của thuyết phục là đưa ra những phân tích phải bao gồm: tính đúng sai, tính hợp lý,
mặt
20
