chức năng kiểm soát quản trị học

Câu 1:
Các loại kiểm soát theo thời gian là
- Kiểm sốt trước: hay cịn gọi là “tiền kiểm” là kiểm sốt được tiến hành trước khi cơng
việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra cản trở việc thực hiện cơng việc.
Loại hình kiểm sốt này giúp nhà quản trị tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách
ngăn ngừa trước khi thực hiện công việc tránh sai lầm ngay từ đầu, thể hiện sự chủ động
của nhà quản trị trong quá trình điều hành cơng việc. Loại kiểm sốt này tập trung vào
việc phịng ngừa có những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sử
dụng trong tổ chức. Với loại kiểm sốt này, người ta ln cố gắng dự báo tiến trình để có
thể điều chỉnh các nhân tố tác động đến kết quả trước khi q muộn. Cơ sở của kiểm sốt
trước là những thơng tin có được từ sự phân tích mơi trường bên trong, bên ngồi tổ chức
khi chúng có nhiều thay đổi, biến động hoặc dự báo về sự thay đổi của các yếu tố mơi
trường trong tương lai có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức nói chung, tác động đến
hoạt động và đối tượng kiểm sốt nói riêng.
- Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm
giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở cơng việc khi chúng xuất hiện. Loại kiểm soát được
thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc đều đang diễn ra hướng đến mục tiêu.
Việc kiểm sốt trong cơng việc được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát
của nhà quản trị. Thơng qua việc làm của những người khác có diễn ra theo đúng những
chính sách và thủ tục đó quy định hay không. Ở giai đoạn này, nhà quản trị cũng cần phải
biết được những khó khăn, trở ngại, những sai sót, khuyết điểm… có thể ảnh hưởng hoặc
làm chệch hướng mục tiêu (hoặc không đáp ứng đúng tiêu chuẩn đặt ra) để điều chỉnh kịp
thời, đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra theo đúng tiến độ, có chất lượng và hiệu quả cao.
Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là các hoạt động.
- Kiểm soát sau: hay cịn gọi là “hậu kiểm” là kiểm sốt được tiến hành sau khi cơng việc
được hồn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra. Với kiểu kiểm soát này người ta
mong muốn xác định rõ thực trạng và rút ra những bài học kinh nghiệm cho cải tiến
những hoạt động tương lai (lấy kết quả lịch sử để chỉ đạo những hoạt động tương lai).
Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là các kết quả. Cuối năm, các doanh nghiệp
thường đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong năm xem có thực hiện đúng các chỉ
tiêu đặt ra khơng. Trong thực tế, có nhiều chỉ tiêu được thực hiện cao hơn kế hoạch ban

đầu và cũng có những chỉ tiêu thấp hơn kế hoạch đặt ra. Việc so sánh với kế hoạch đặt ra
sẽ giúp nhà quản trị thấy được thành tích cũng như những sai lệch chưa đạt được trong
các hoạt động của tổ chức. Kiểm sốt sau cung cấp thơng tin về kết quả thực hiện cơng
việc của đối tượng kiểm sốt để làm cơ sở đánh giá, và quan trọng hơn, nó là cơ sở để các
Trang 1/5.


nhà quản trị hoạch định mục tiêu, xây dựng chiến lược, chính sách, phân cơng cơng việc,
lãnh đạo tổ chức… trong tương lai được tốt hơn; giúp các thành viên, các bộ phận trong
tổ chức biết cách thức nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc trong tương lai. Tuy
nhiên, hạn chế của kiểm soát sau là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự
xảy ra cho đến khi phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả thực hiện so với tiêu chuẩn
hay kế hoạch đó đề ra, làm ảnh hưởng đến tính kịp thời của các hoạt động điều chỉnh.
Vì vậy, cơng tác kiểm sốt khơng phải là cơng việc chỉ thực hiện sau khi đó tiến hành
các hoạt động hay kết thúc mà kiểm soát được thực hiện suốt cả tiến trình quản trị để phát
huy tính chủ động của kiểm soát và đảm bảo hiệu quả của kiểm soát. Chuỗi các kiểm sốt
trước, trong và sau khi cơng việc được hồn thành có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ nhau
nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu hay tiêu chuẩn đã được xác định.
Để làm rõ vấn đề trên, ta cùng xem một ví dụ về q trình kiểm soát chất lượng nguyên
liệu sữa đầu vào của Vinamilk
- Kiểm sốt trước: Trước tiên, phịng quản lý chất lượng đưa ra các yếu tố về chất lượng.
Chất lượng của sữa tươi nguyên liệu được xác định qua các kiểm nghiệm phân tích chỉ
tiêu hóa lý (hàm lượng chất khơ, béo, đạm,...), chỉ tiêu an toàn thực phẩm (vi sinh vật và
các chất nhiễm bẩn như kim loại nặng, độc tố vi nấm, dư lượng thuốc thú y và thuốc bảo
vệ thực vật,...) và các chỉ tiêu cảm quan như mùi, màu sắc,...
- Kiểm soát trong: Bộ phận xuất nhập khẩu mua hàng theo các yêu cầu trên. Sữa tươi từ
hộ chăn ni bị sữa sau khi vắt được nhanh chóng đưa đến các trạm trung chuyển sữa
tươi nguyên liệu để kiểm tra chất lượng sản phẩm qua việc tiến hành thử nghiệm phân
tích độ kết tủa, cảm quan mùi vị, chỉ tiêu vi sinh, lên men lactic. Nếu kiểm tra hồn tất
sữa đạt tiêu chuẩn, lúc đó sữa mới được thu mua. Các nguyên vật liệu nhập ngoại phải

được kiểm tra và xác nhận của Cục An toàn vệ sinh thực phẩm. Trước khi đưa vào sản
xuất, phòng kiểm sốt sữa ở nhà máy kiểm tra chất lượng tồn bộ nguyên vật liệu. Khi xe
về nhà máy, nhân viên của nhà máy lấy mẫu, tiến hành các kiểm tra chất lượng: đun sôi
để đại diện trạm trung chuyển uống cảm quan 200ml, thử cồn,… Sữa đủ điều kiện tiếp
nhận mới được cân và bơm vào bồn chứa để sản xuất.
- Kiểm sốt sau: Vinamilk ln đánh giá một hoạt động can thiệp theo kế hoạch đang
được tiến hành hoặc đã hồn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu quả tác động
và tính bền vững. Q trình kiểm soát chất lượng sữa của Vinamilk rất hiếm khi xảy ra sai
sót do quy trình kiểm sốt sữa đầu vào rất nghiêm ngặt. Nếu có xảy ra các sai sót chủ yếu
về chất lượng chủ yếu xảy ra trong quá trình vắt sữa và vận chuyển, đây là 2 giai đoạn
quan trọng vì vi khuẩn dễ dàng xâm nhập nhất trong 2 giai đoạn này.
Câu 2:
Trang 2/5.


Tóm tắt tình huống:
Sau khi đã thống trị Hy Lạp cổ đại, Alexander Đại Đế quyết tâm chinh phục xứ sở Ba
Tư. Đường xa hiểm trở và đoàn quân phải dừng lại trước một vùng núi đá rét buốt quanh
năm. Điều này khiến các binh sĩ hoảng sợ và nhụt chí và họ khơng chịu bước tiếp. Trước
tình hình đó, Alexander không phạt một ai xuống ngựa, tiên phong bước lên vùng băng
tuyết trước và mở đường. Thấy vậy, các cận thần của ông cũng làm theo và dần dần, cả
đồn qn cũng nhanh chóng bước qua vùng băng tuyết. Chỉ sau vài giờ, họ đã vượt qua
được rặng núi nguy hiểm đó an tồn.
Các lý thuyết liên quan:
Nhà quản trị: Theo chức năng quản trị, nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu của tổ chức. Theo hoạt động
tác nghiệp, nhà quản trị là người đảm vụ chức vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công
việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động
của họ.
Vai trị của nhà quản trị: nhà quản trị có vai trò quan trọng, quyết định các mối quan hệ

trong và ngồi tổ chức, triển khai thực hiện các cơng việc của tổ chức để đạt mục tiêu. vai
trò của nhà quản trị tập trung trong ba nhóm lớn đó là vai trò liên kết (là người đại diện,
người lãnh đạo, người tạo ra các mối quan hệ), vai trị thơng tin (là người tiếp nhận thông
tin, người xử lý thông tin, người truyền đạt thông tin, người cung cấp thông tin) và vai trò
ra quyết định (là người phụ trách, người phân phối các nguồn lực, người tiến hành các
cuộc đàm phán, người giải quyết xung đột)
Phân tích tình huống:
Alexander Đại Đế là một trong những vị tướng thành công nhất, cũng như một trong
những chiến lược gia quân sự vĩ đại nhất trong lịch sử nhân loại. Trong tình huống trên,
Alexander có thể dùng uy quyền lãnh đạo của mình để bắt các binh sĩ phải tiến bước,
thậm chí có thể bắt binh sĩ phải bỏ mạng để “mở đường máu”. Tuy nhiên, nếu làm thế,
Alexander sẽ trở thành một vị vua tàn bạo, nhẫn tâm khi sẵn sàng để binh sĩ của mình hy
sinh để bảo tồn tính mạng của mình và từ đó có thể khiến các binh sĩ lo lắng vì biết họ
chỉ là người thế mạng đồng thời làm mất niềm tin cùng sự trung thành của những người
dưới quyền. Như vậy, dù nếu có vượt qua được vùng băng tuyết nhưng chưa chắc những
khó khăn sau đồn qn có thể vượt qua. Trở lại với tình huống, Alexander đã khơng hề
trách phạt bất kỳ ai mà đã tự mình tiên phong để mở đường cho cả đoàn quân. Hành động
trên trước hết cho thấy sự thấu hiểu các binh sĩ của Alexander. Ông hiểu rằng các binh sĩ
của mình cũng biết sợ cái chết và mạng sống của bất kì ai cũng quan trọng. Hơn thế,
khơng có sự truyền cảm hứng nào của nhà quản lý mạnh mẽ và hiệu quả bằng tính gương
Trang 3/5.


mẫu, nhà lãnh đạo “đã nói được là phải làm được”. Với hành động của mình, Alexander
đã chứng tỏ mình là một người lãnh đạo quyết đoán, can đảm, thấu hiểu. Điều này đã tạo
ra sự tin tưởng của các binh sĩ giành cho Alexander
Thấy hành động của Alexander, các cận thần của Alexander cũng đi theo và dần dần các
tướng tá, binh sĩ cũng nhanh chân bắt kịp đoàn và họ đã đến được nơi an toàn. Điều này
thể hiện Alexander đã truyền động lực, thúc đẩy tinh thần cho các binh sĩ của mình. Từ
việc sợ hãi khơng dám bước qua, nhờ Alexander mà các binh sĩ có thể vượt lên nỗi sợ và

chiến thắng bản thân mình. Đây là một điều hết sức đáng quý trong môi trường quân đội.
Ý kiến cá nhân về vai trò của nhà quản trị với sự thành công hay thất bại của doanh
nghiệp:
Qua câu chuyện trên, em nhận thấy nhà quản trị có vai trị hết sức quan trọng đối với sự
thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Họ không chỉ là người lãnh đạo, đề ra các
phương hướng để phát triển doanh nghiệp mà cịn chính là tấm gương và là người truyền
cảm hứng cho nhân viên dưới quyền. Một nhà quản trị tốt không chỉ cần giỏi về chun
mơn của mình mà cịn phải thấu hiểu nhân viên, luôn là người dẫn dắt, tiên phong và chịu
trách nhiệm trước mọi hoạt động của doanh nghiệp, biết cách để thúc đẩy nâng cao tinh
thần của nhân viên dưới quyền và xây dựng sự tin tưởng của nhân viên. Điều đó sẽ tạo
nên sức mạnh tinh thần - sức mạnh giúp con người vượt qua tất cả khó khăn. Có thể
doanh nghiệp mới trở nên đoàn kết và mạnh mẽ. Ngược lại, nếu nhà quản trị không thể
tiên phong và thấu hiểu cấp dưới thì doanh nghiệp sẽ có thể thất bại.
Từ đó, em rút ra một số bài học về vai trò của nhà quản trị như sau:
- Nhà quản trị cần thấu hiểu và biết quý trọng nhân viên. Trước mỗi vấn đề đặt ra trong
quá trình kinh doanh, một khi nhân viên làm chưa tốt, nhà quản trị thay vì trách móc thì
cần xem xét ngun nhân của vấn đề, đặt mình vào vị trí của các cấp dưới để thấu hiểu họ
từ đó đưa ra cách giải quyết phù hợp
- Nhà quản trị cần là chỗ dựa tinh thần cho cấp dưới. Trước mọi khó khăn, nhà quản trị
phải là người chủ động tiên phong mở đường, dẫn dắt cho nhân viên của mình, phải tạo
niềm tin, động lực và truyền năng lượng khích lệ nhân viên của mình vượt qua khó khăn.
- Có tầm nhìn xa trơng rộng và có kiến thức, dũng cảm và quyết đốn để có thể dẫn dắt
doanh nghiệp vững mạnh hơn.
-- Hết--

Trang 4/5.