(SKKN 2022) Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ tại trường THPT Hậu Lộc 4

MỤC LỤC
Stt

Nội dung

1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2.
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.4
2.3.2.2

Phần mở đầu
Lý do chọn đề tài………………………………………………
Mục đích nghiên cứu…………………………………………..
Đối tượng nghiên cứu …………………………………………
Phương pháp nghiên cứu ……………………………………...
Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm
Nội dung
Cơ sở lí luận …………………………………………………..

Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
Thuận lợi ……………………………………………………..
Khó khăn …………………………………………………….
Các giải pháp giải quyết vấn đề …………………………….
Giải pháp 1: Xây dựng kế hoạch năm học……………………
Giải pháp 2: Giải pháp dự kiến lập danh mục hồ sơ …………
Giải pháp 3: Công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ ………………
Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm…………
Kết luận và kiến nghị
Kết luận .....................................................................................
Những kiến nghị đề xuất............................................................

Trang
1
1
2
3
3
3
3
4
6
7
7
7
12
16
17
19

0


1


1. Mở đầu
1.1 Lí do chọn đề tài
Cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng đối với lĩnh vực giáo dục. Hàng
năm các nhà trường phải tiếp nhận và xử lí nhiều loại văn bản khác nhau từ Sở GD
& ĐT, cũng như của các sở, ban, ngành, các tập thể và cá nhân có liên quan. Với
khối lượng công việc lớn như vậy, để tránh quá tải cho công tác văn thư lưu trữ rất
cần nhân viên văn thư có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thông tin để tránh mất thời
gian cho các bên và nhất là đảm bảo tính an tồn, bí mật, hiệu quả. Các loại hồ sơ,
sổ sách, giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhà
trường để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của giáo
viên và học sinh. Chính bởi vậy, có thể khẳng định rằng: Công tác văn thư lưu trữ
của nhà trường tốt sẽ có vai trị thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác
quản lí của nhà trường, đưa các hoạt động thực tiễn đi vào nề nếp để từ đó nâng cao
chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị thế của nhà trường trong mắt các bậc
phụ huynh học sinh và các nhà quản lí giáo dục.
Nhà trường mới được thành lập từ năm 2006 đến nay mới được 15 năm. Là một
nhân viên Văn Thư tơi ln tự hỏi: Làm thế nào để mình quản lý để sắp xếp công
việc, lưu trữ các loại hồ sơ một cách khoa học, hợp lý, dễ tìm, dễ lấy”. Đó là một
điều mà tơi ln trăn trở. Trong mỗi năm học tơi lại có thêm cho mình một ý tưởng
và tôi đã học hỏi đồng nghiệp cũng như tìm tịi học hỏi thêm qua sách, báo, qua
mạng internet.. để có thể quản lí, sắp xếp một cách hợp lí, khoa học các loại hồ sơ.
Vì vậy tơi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác
Văn thư, lưu trữ tại Trường THPT Hậu Lộc 4”
1.2 Mục đích nghiên cứu.

Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo quy
chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn, số
lượng học sinh ngày càng nhiều, số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng
tăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở
rộng ... điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng cơng việc của văn phịng cũng
tăng lên đáng kể. Rất nhiều người làm công tác văn phịng trong nhà trường bị q
tải trong cơng việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt
các loại cơng văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà
trường và gây áp lực cho bản thân. Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn
thư lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời
gian và công sức dù cho khối lượng cơng việc có nhiều đi chăng nữa.
Với thực tế gắn bó với cơng tác văn thư lưu trữ của nhà trường THPT Hậu Lộc 4
2


được 15 năm, tôi nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhà trường là nơi thực hiện rất
nhiều các cơng tác liên quan đến thủ tục hành chính. Đó vừa là nơi giao dịch các
công việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhà
trường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế hoạch
công tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt. Trong q trình trực tiếp làm việc,
tơi đã tích lũy được một số kinh nghiệm trong công tác văn thư sao cho vẫn thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho các
bên liên quan trong đó có cả chính mình.
Văn thư nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại số liệu trong nhiều
năm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu đó
như hàng ngày tiếp nhận và xử lý cơng văn đi, đến bằng văn bản trên phần mềm xử
lý cơng việc của Sở GD - ĐT Thanh Hóa hoặc qua email của các cấp gửi về để thực
hiện, hoặc có thể học sinh đã ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học
bạ, hoặc có thể phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học giữa
năm cho con em mình,... .cho đến các thủ tục, công văn liên quan đến năm học hiện

hành, định kì hàng tuần, hàng tháng. Muốn thực hiện được tốt chức năng thơng tin
đó, nhân viên văn thư phải có khả năng xử lý thơng tin, phân bổ sắp xếp hợp lí hồ
sơ, thời gian và ghi nhớ tốt giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày thuận lợi
nhanh chóng kịp thời bản thân khơng ngập trong giấy tờ và áp lực cơng việc.
Từ tình hình thực tiễn trên tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm về quản lý, sắp
xếp và lưu trữ hồ sơ tại trường học tôi đang công tác - Một ngôi trường có 1330 học
sinh và 84 cán bộ giáo viên công nhân viên với mong muốn các bạn đồng nghiệp có
thể thực hiện nhiệm vụ được phân cơng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
1.3 Đối tượng nghiên cứu.
Cơng tác văn thư lưu trữ trong trường học rất quan trọng. Trong sáng kiến kinh
nghiệm lần này, tôi chỉ hướng đến chia sẻ những kinh nghiệm thiết thực mình đã
tích lũy được trong quá trình làm việc trên lĩnh vực: quản lý, sắp xếp và lưu trữ các
loại hồ sơ tại nhà trường sao cho hợp lí, tiện ích với khả năng tìm kiếm nhanh, tránh
mất nhiều thời gian cơng sức mà vẫn đảm bảo độ an toàn và cả tính bí mật.
Những kinh nghiệm này được tơi đúc rút trong q trình 15 năm cơng tác. Thơng
qua đề tài “Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ ở Trường
THPT Hậu Lộc 4”, tôi mong muốn những chia sẻ về cơng việc của mình có thể
giúp ích phần nào cho các bạn đồng nghiệp để cùng nâng cao hiệu quả, hoàn thành
tốt trách nhiệm được giao, phần nào tránh được những áp lực không đáng có và hi
vọng chúng ta sẽ yêu nghề mà mình đã chọn lựa.
Tơi cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý cũng như chia sẻ của các bạn đồng
3


nghiệp về công tác này.
1.4 Phương pháp nghiên cứu.
- Khảo sát thực tế, phương pháp thực hành, thực nghiệm sư phạm, thu thập và xử lí các
thơng tin.
- Lập quy trình thu thập, phân loại.
- Phương pháp thống kê, phân tích, đánh giá, tổng hợp.

- Thời gian thực hiện trong năm học 2021 – 2022.
1.5 Những điểm mới của SKKN.
Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn
thư lưu trữ ở Trường THPT Hậu Lộc 4” thể hiện rõ sự hưởng ứng theo chủ trương
của Đảng và Nhà nước đưa ra trong việc đổi mới quản lí và cải cách hành chính ở
nước ta, loại bỏ những thao tác thừa không cần thiết trong thủ tục hồ sơ, giấy tờ,
tránh mất thời gian và công sức cho các bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến
cơng tác chung vì “nặng bệnh giấy tờ”.
Những chia sẻ trong sáng kiến kinh nghiệm có thực tiễn cao, bởi bản thân người
viết đã có thời gian 15 năm gắn bó với cơng việc Văn thư – Lưu trữ trong nhà
trường. Trong q trình làm việc, tơi đã rút ra được những bài học cần thiết cho bản
thân và thực sự có hiệu quả trong những lần làm việc sau.
Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh các phương pháp quản lý,
sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống cần chú trọng đến
việc vận dụng công nghệ thơng tin, các phần mềm máy tính phục vụ cho công tác
với những thao tác đơn giản, dễ dàng thực hiện.
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý các cơ quan, đơn vị cần phải có
cơng tác văn phịng với những nội dung chủ yếu như : tổ chức, thu thập xử lý, phân
phối, truyền tải các thông tin nội bộ và bên ngoài. Trợ giúp lãnh đạo thực hiện tốt
các hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị, bộ phận chuyên mơn đảm nhiệm các
hoạt động nói trên được gọi là văn phịng.
Cơng tác văn phịng, văn thư – lưu trữ trong nhà trường là một hoạt động liên
quan đến thủ tục hành chính gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như : quản lý hồ sơ,
thu nhập, xử lý, sắp xếp, báo cáo, thơng tin…Hành chính văn phịng trong nhà
trường chính xác là một chức năng quan trọng để tạo sự thuận lợi và đảm bảo cho
các bộ phận khác trong nhà trường hoạt động trôi chảy.
Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường được thực hiện một cách
nghiêm túc theo đúng chủ trương, đường lối của Đảng theo Nghị quyết số 294

NQ/TW của Ban chấp hành Trung Ương ngày 04/11/2013 về đổi mới căn bản, toàn
diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều
kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN và hội nhập quốc tế đã được hội nghị
Trung Ương 8 (khóa XI) thơng qua. Khơng những thế, cơng tác văn phịng, văn thư
được thực hiện tốt theo các thơng tư hướng dẫn của bộ, đảm bảo một cách tốt nhất
để đáp ứng với chương trình giáo dục phổ thơng 2018.
2.2.Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
Chức năng chính của văn phịng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong
điều hành hoạt động các lĩnh vực trong nhà trường. Từ thực tế làm việc gắn bó với
nghề, tơi rút ra được các chức năng, nhiệm vụ chính chủ yếu của bộ phận văn phịng
nhà trường như sau:
Trong thời buổi công nghệ thông tin hiên đại, tất cả các trường học đều có phần
mềm xử lý cơng việc và email riêng văn phịng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộp
thư đến để chuyển văn bản cho Hiệu trưởng. Công tác này được tiến hành đều đặn,
hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu thư điện tử của nhà trường để đảm bảo
tính an tồn của thơng tin.
Hiện nay các loại văn bản đến đều chuyển về phầm mềm công việc của cá nhân
Hiệu trưởng sau đó Hiệu trưởng tự chuyển văn bản trên mơi trường mạng cho các
cấp phó và các bộ phận có liên quan để xử lý văn bản rất thuận lợi không phải in
văn bản. Nhà trường cũng đã thành lập nhóm Zalo cơng vụ để đưa các văn bản vào
nhóm để triển khai tất cả CBGV - NV trong nhà trường một cách nhanh chóng, đầy
đủ, chính xác.
Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết định, cơng
văn, thơng báo, tờ trình, kế hoạch,...khi được sự phân công của ban giám hiệu, vào
sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.
Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh,
thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi tốt nghiệp hàng năm,...
Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường thông qua

sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các giấy tờ theo
quy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận của cơ sở
giáo dục...
Quản lí giấy giới thiệu, giấy cơng tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệu
trưởng yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng người được ban
giám hiệu phân cơng.
Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra ngồi nhà
trường, khơng được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu, chỉ đóng vào văn bản
5


khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (khơng đóng dấu khống) .
Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, giấy chứng nhận tốt
nghiệp, bằng tốt nghiệp THPT và phát cho học sinh đúng quy trình khi tới hạn.
Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến cơng tác giảng dạy
và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ điểm chính các lớp, học bạ theo từng
lớp, sổ ghi đầu bài ….
Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy, công tác văn
thư lưu trữ trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng mà rất phức tạp và
phong phú. Nếu khơng khéo léo và có kinh nghiệm xử lí chắc chắn sẽ ln ngập
trong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm chí có nhiều trường
hợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn không như mong muốn.
Trong những năm trước đây, đã có thời gian cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ
trong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này và coi đây
là một hoạt động không quan trọng, một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn
thư lưu trữ cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu
tư thời gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận
hồ sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ khơng được quy củ thậm
chí nhiều nơi cịn lộn xộn, thiếu ngăn nắp. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình
làm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết.

Một số hình ảnh trước khi áp dụng đề tài
Trong những năm gần đây cơng tác văn thư, văn phịng ở các nhà trường đã
được quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo.
Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, và quán triệt của Hiệu trưởng nhà
trường nên hoạt động của cơng tác văn phịng, văn thư nhà trường cũng dần dần có
tác phong chuyên nghiệp.
6


Trong q trình cơng tác tại nhà trường, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng, văn
thư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau:
2.2.1 Thuận lợi
Công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, cơng tác thủ tục hành chính
nói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn cách thức thực hiện.
Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để củng
cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về cơng tác văn thư lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ giáo viên, cơng nhân viên nhà trường rất đồn kết, có tinh thần
trách nhiệm cao trong công tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm vụ
được giao.
Cơ sở vật chất kĩ thuật của nhà trường ngày càng được trang bị tồn diện và hiện
đại hơn.
Phịng Văn thư được chú trọng đầu tư hơn trước về cơ sở vật chất, có địa điểm
làm việc riêng với đầy đủ các máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy
photocopy.. .và hệ thống tủ hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp.

7

Một số hình ảnh về nhà trường, phịng văn thư
2.2.2 Khó khăn
Số lượng hơn một nghìn học sinh và hơn 84 cán bộ giáo viên công nhân viên nên
khối lượng công việc tương đối nhiều. Đặc biệt trong những thời gian cao điểm của
năm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn bị hồ sơ thi tốt
nghiệp THPT nên đôi lúc không tránh khỏi hiện tượng quá tải.
Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trật
trội . Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều, các tủ hồ
sơ đã đến mức quá tải nên rất cần có một phịng riêng biệt lưu giữ hồ sơ cho an tồn
và tránh ẩm ướt, mối mọt.
Khối lượng cơng việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên Văn thư mức
lương còn qua thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào cũng ảnh hưởng
đến chất lượng công việc.
2.3 Các giải pháp để giải quyết vấn đề.
Như trên đã chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng nhà nhà trường
rất nhiều bao quát mọi hoạt động của nhà trường cả về phía học sinh lẫn cán bộ giáo
viên, công nhân viên. Tuy nhiên trong sáng kiến kinh nghiệm này, tôi xin chia sẻ
với các bạn đồng nghiệp một số kinh nghiệm đúc rút được trong q trình làm việc
sao cho cơng tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thực hiện trôi chảy, nhẹ nhàng
hơn ở phương diện: quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ các loại hồ sơ, sổ sách,
giấy tờ.
2.3.1 Giải pháp 1: Xây dựng kế hoạch năm học
Do đặc thù công việc của văn thư lưu trữ khối lượng công việc rất nhiều và đa
dạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học căn
cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp
lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
8


TRƯỜNG THPT HẬU LỘC 4

TỔ VĂN PHÒNG
-------***------

KẾ HOẠCH CÁ NHÂN
NĂM HỌC: 2021 - 2022
Họ và tên: Đinh Thị Hương
Chức vụ: Văn thư
- Thực hiện kế hoạch, công tác của trường THPT Hậu Lộc 4 và của Tổ Văn phòng
- Năm học 2021 - 2022, tôi xây dựng công tác chuyên mơn với các nội dung sau:
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH
+ Được Chi uỷ chi bộ, BGH nhà trường, các tổ chức đoàn thể quan tâm tạo điều
kiện để thực hiện nhiệm vụ năm học.
+ Luôn cố gắng phấn đấu trong công tác chuyên môn cũng như các hoạt động khác,
nhiệt tình và có tinh thần vượt khó.
+ Trang bị đầy đủ máy vi tính phục vụ cho cơng tác văn thư.
+ Các loại hồ sơ được lưu trữ qua hàng năm cẩn thận;
II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH
1. Nhiệm vụ trọng tâm:
- Thường xuyên cập nhật thông tin vào hồ sơ quản lý cán bộ công chức .
- Quản lý hồ sơ học sinh: Sổ đăng bộ, học bạ, sổ điểm, cấp bằng tốt nghiệp.
- Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn đi - đến, hồ sơ chuyển đi - đến của HS.
- Trực, giải quyết công việc văn phòng, sọan thảo các văn bản đúng thể thức, phát
hành các văn bản hạn chế tối đa những thiếu sót.
- Quản lý con dấu của nhà trường.
2. Chỉ tiêu:
a. Thực hiện nề nếp chun mơn:
- Hồn thành tốt nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ, soạn thảo văn bản, báo cáo và các
công việc khác được BGH giao cho.
- Hiệu quả công việc đạt từ khá tốt trở lên, không để công việc kéo dài quá hạn quy
định nhất là các báo cáo.

- Phối hợp chặt chẽ hơn nữa với các phòng ban và giáo viên nhà trường để thực
hiện tốt các nhiệm vụ được phân công.
- Làm tốt công tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các giải pháp thực hiện tốt
nhiệm vụ văn phòng nhà trường.
9


- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ khoa học.
- Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời.
- Cuối năm đạt danh hiệu Lao động tiên tiến và đoàn viên cơng đồn xuất sắc.
b. Việc thực hiện chỉ thị 05 - CT/BCT của Bộ chính trị về "Tiếp tục học tập và
làm theo tấm gương đạo đức HCM" :
Về nói đi đôi với làm: Bản thân luôn gương mẫu trong mọi cử chỉ tác phong.
Có ý thức trau dồi và giữ gìn đạo đức trong sáng, sống trung thực, thật thà, giản dị,
hịa đồng, có trách nhiệm khơng che dấu khuyết điểm.
3. Biện pháp thực hiện:
- Nghiên cứu kĩ những quy định về thể thức văn bản theo quy định hướng dẫn về
thể thức trình bày văn bản hành chính.
- Sắp xếp, cập nhật định kì và thường xun cơng văn đi đến, hồ sơ quản lý cán bộ
công chức.
- Thường xuyên sắp xếp tủ đựng hồ sơ lưu trữ khoa học để tiện cho việc tìm kiếm
khi cần thiết.
- Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách vở về nghiệp vụ văn thư lưu trữ để đáp
ứng tốt yêu cầu công việc.
- Nghiên cứu đề xuất BGH đề ra những quy định hợp lý về chế độ báo cáo, quy
trình thực hiện để thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của văn thư.
- Thực hiện tốt công tác phòng chống dịch Covid - 19 theo quy định 5K của Bộ Y tế
khi đến trường làm việc.
III. KẾ HOẠCH CỤ THỂ TỪNG THÁNG
NGƯỜI

THÁNG

NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

THỰC
HIỆN

09/2021

10/2021

- Phát hồ sơ sổ sách đầu năm học cho CBGV NV.
- Phát DS đăng ký vé xe, vé xe đạp cho HS các lớp.
- Sắp xếp hồ sơ, học bạ các khối lớp.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Cập nhật các văn bản vào sổ theo dõi công văn đi đến.
- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh.
- Lên kế hoạch tháng 10.
- Viết sổ đăng bộ học sinh khối 10.
- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.

đ/c
Hương

đ/c
Hương

10

- Giải quyết các vấn đề phát sinh
- Cập nhật văn bản đi đến.
- Lập danh sách phòng thi HSG cấp trường khối 12
- Chuẩn bị các biểu mẫu tổ chức thi nghề phổ thông khối 12.
- Tham gia sinh hoạt tổ chức kỷ niệm ngày phụ nữ VN 20/10.
- Lên kế hoạch tháng 11

11/2021

12/2021

01/2022

02/2022

03/2022

- Cập nhật văn bản đi đến.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh
- Tham gia sinh hoạt tổ chức kỷ niệm ngày ngày Nhà giáo
đ/c
Việt Nam 20/11và lễ kỷ niệm 15 năm ngày thành lập trường.
Hương
- Lập danh sách, chuẩn bị thẻ dự thi và nộp dữ liệu thi HSG
các mơn văn hóa.
- Hồn thành hồ sơ thi nghề khối 12.
- Lên kế hoạch tháng 12
- Cập nhật văn bản đi đến.

- Chuẩn bị các biểu mẫu thi học kì I.
- Lên danh sách học sinh thi khảo sát 3 khối lần 1.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Cấp phát bằng cho học sinh, hồ sơ cho học sinh.
- Lên kế hoạch tháng 01.

đ/c
Hương

- Cập nhật văn bản đi đến.
- Cấp phát bằng cho học sinh, hồ sơ cho học sinh.
- Chuẩn bị các điều kiện cho học sinh tham dự kỳ thi HSG
đ/c
cấp tỉnh khối 12 năm học 2021 - 2022.
Hương
- Thu hồ sơ thi tốt nghiệp học sinh khối 12.
- Chuẩn bị giấy mời họp PHHS lần 2.
- Lên kế hoạch tháng 02.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Cập nhật văn bản đi đến.
- Cấp phát bằng cho học sinh, hồ sơ cho học sinh.
- Kiểm tra hồ sơ thi tốt nghiệp THPT khối 12
- Lên kế hoạch tháng 3
- Cập nhật văn bản đi đến.
- Cấp phát bằng, hồ sơ cho học sinh
- Lập DS thi KS tốt nghiệp THPT cho HS K12.

đ/c
Hương

đ/c
Hương

11


- Lập danh sách phòng thi HSG cấp trường khối 10, K11.
- Tham gia sinh hoạt chào mừng ngày 8/3, ngày 26/3.
- Lên kế hoạch tháng 4.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Cập nhật văn bản đi, đến.
- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh.
- Làm danh sách cho học sinh thi kiểm tra chất lượng. dạy đ/c
học bồi dưỡng theo KH của Sở.
Hương
- Lên danh sách thi học kỳ II - năm học 2021 - 2022
04/2022
- Tập huấn thi tốt nghiệp THPT năm 2022.
- Cho học sinh đăng ký thi tốt nghiệp THPT năm 2022
- Lên kế hoạch tháng 5

05/2022

06/2022

07/2022

- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Cập nhật văn bản đi đến.
- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh.

- Làm danh sách cho học sinh thi kiểm tra chất lượng. dạy
học bồi dưỡng lần 4.
đ/c
- Trực quản lý học bạ cho GV vào điểm.
Hương
- Hoàn thành hồ sơ thi tốt nghiệp cho học sinh khối 12.
- Nhập dữ liệu thi tốt nghiệp THPT cho học sinh khối 12 vào
phầm mềm và nộp dữ liệu thi cho Sở.
- Lên kế hoạch tháng 6.
- Cập nhật văn bản đi đến
- Tập huấn và nhập dữ liệu thi vào 10.
- Phát và tư vấn thu hồ sơ thi vào 10 năm học 2022 - 2023
- Phục vụ thi vào 10, nhập điểm thi vào 10.
- Lên kế hoạch tháng 7.

đ/c
Hương

- Cập nhật văn bản đi đến.
- Đánh máy các văn bản có liên quan.
- Phục vụ thi tốt nghiệp THPT năm 2022
đ/c
- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh.
Hương
- Phát giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho học sinh, hồ
sơ và học bạ cho học sinh khối 12.
- Thu hồ sơ nhập học học sinh đậu vào lớp 10.
Hậu Lộc, ngày 15 tháng 9 năm

2021

12


TỔ TRƯỞNG

Phạm Phương Dung

NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH

Đinh Thị Hương

Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho công tác văn phịng ln chủ
động giải quyết cơng việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân phối thời
gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc cũng như là sót việc vì vậy cơng
việc ln được giải quyết thông suốt và hiệu quả.
2.3.2. Giải pháp 2: Dự kiến lập danh mục hồ sơ
Trong một năm học văn phịng nhà trường nhận rất nhiều cơng văn từ các nguồn
khác nhau như văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử.. .vì vậy, cần phải dự
kiến lên danh mục đầu năm để phân loại các hồ sơ về các phòng ban và các mảng
lĩnh vực khác nhau thuận lợi trong q trình giải quyết cơng việc và lưu trữ tài liệu.
Cán bộ văn phòng nhà trường phải nắm rõ các loại hồ sơ thuộc chuyên trách của
bộ phận mình, phải nắm được đặc điểm của từng văn bản, tài liệu để phân vào các
hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của hồ sơ đó.
Quản lý, sắp xếp hồ sơ
Sau đây, tôi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ
một số loại hồ sơ mang tính đặc thù trong trường THPT.
* Quản lý công văn đi - đến
+ Đối với công văn đi
Các Công văn gửi cho các cơ quan trọng và ngồi nhà trường do các bộ phận
chun mơn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường phê

duyệt cho ban hành, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành.
Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả,
ngữ pháp.... thể thức văn bản theo nghị định 30/2020/NĐ – CP về cơng tác văn thư.
Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số và
xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi.
Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật
đúng theo qui định.
Khi đóng dấu, tơi đã đảm bảo theo quy định: chỉ đóng dấu khi có chữ ký của thủ
trưởng (khơng đóng dấu khống).
Cơng văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn phải ký nhận vào sổ.
* Đối với công văn đến:
13


Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường
thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thực hiện
có hiệu quả các nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi. Do vậy, việc quản lý
cơng văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.
Khi nhận công văn đến trên phần mềm quản lý hồ sơ công việc, tôi chuyển ngay
cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong cần phải theo dõi và nhắc
nhở các bộ phận thực hiện công văn và báo cáo theo đúng quy định.
* Lập hồ sơ công việc: bước tiếp theo là lập hồ sơ công việc bản gốc của công văn
đến và công văn đi được lưu tại văn phịng tơi chia về theo hồ sơ: Ví dụ năm học
2020 - 2021 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi,
chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về công tác viết
sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tốt nghiệp THPT,
Ví dụ: đối với hồ sơ tuyển sinh bao gồm các văn bản tài liệu sau:
Tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan tới công tác tuyển sinh vào một cặp file và
lưu theo từng năm học: hồ sơ lưu bao gồm:

+ Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên về công tác tuyển sinh
+ Kế hoạch tuyển sinh
+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh
+ Biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh
+ Báo cáo công tác tuyển sinh
+ Danh sách học sinh trúng tuyển
+ Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân của phụ
huynh học sinh.
Khi lập hồ sơ công việc giúp cán bộ nhân viên nắm được thành phần, nội dung,
khối lượng văn bản hình thành trong q trình giải quyết cơng việc, từ đó biết được
phải xây dựng, ban hành các văn bản và các bước triển khai để giải quyết công việc
được giao; giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ qua được lưu giữ
tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian và cơng sức
ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề được trọn vẹn.
* Quản lý sổ chuyến đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh
- Đối với hồ sơ chuyển đi:
Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho con thì việc đầu
tiên là tơi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để khơng mất
nhiều thời gian đi lại sau đó tiếp nhận hồ sơ chuyển đi thì phải kiểm tra đầy đủ giấy
tờ hợp lệ bao gồm:
+ Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận của Ban giám hiệu của
14


trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường.
+ Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó cần phải có
hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp người
đứng tên trên hồ sơ không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho người đến
rút và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người được ủy
quyền.

Sau khi văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì tiến hành nhập thông tin vào quyển sổ
chuyển đi và cho ký xác nhận, sau đó tập hợp và lưu vào hồ sơ chuyển trường của
năm học đó.
- Đối với sổ chuyển đến:
Hồ sơ và thủ tục chuyển đến bao gồm:
+ Đối với hồ sơ nộp cũng cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy giới
thiệu.
+ Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân
chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến.
Sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì văn phòng nhận và cũng nhập vào sổ chuyển
đến của nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối
cùng là chia học bạ về lớp mà Ban giám hiệu đã phân sau đó tập hợp hồ sơ lưu vào
hồ sơ chuyển đến của năm học đó.
Các loại sổ theo dõi này được xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xun nên
tơi đã bố trí các loại hồ sơ này vào tủ hồ sơ số 1 ngay ngăn đầu tiên để tiện cho quá
trình làm việc. Các loại sổ sách này cần được theo dõi và điền đầy đủ thông tin một
cách cập nhật, kịp thời. Khi rà sốt các thơng tin, để tránh sai sót cần dành hẳn một
khung thời gian nhất định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để các công việc khác
xen giữa tránh phân tâm và những nhầm lẫn khơng đáng có.
* Sổ theo dõi sĩ số học sinh:
- Cuốn sổ này nhằm mục đích để theo dõi biến động về sĩ số học sinh của từng
tháng căn cứ vào đó để biết hàng tháng học sinh nào chuyển đến, học sinh nào
chuyển đi và học sinh nào nghỉ dài hạn. Đây là căn cứ để báo cáo cho Ban giám
hiệu nhà trường và căn cứ vào đó nhà trường có kế hoạch điều chỉnh và cũng là căn
cứ số liệu để báo cáo lên cấp trên khi có yêu cầu.
* Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ của học sinh
- Đối với sổ điểm:
Hiện nay đã áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học mới in sổ
điểm để lưu. Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm cơng tác văn phịng phải

15


thường xuyên nhắc nhở giáo viên thực hiện việc điểm danh vào điểm đúng quy định
của Sở GD & ĐT Thanh Hóa.
Cuối mỗi tháng thực hiện việc kiểm tra nhận xét việc thực hiện quản lí, điểm
danh học sinh và vào điểm của giáo viên và giáo viên chủ nhiệm trình với Ban giám
hiệu.
- Quản lý sổ đầu bài:
Sổ ghi đầu bài lưu giữ theo quy định, vào cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu
bài của tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp sổ
đầu bài văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí.
- Quản lý học bạ:
- Học bạ là hồ sơ vơ cùng quan trọng vì ngồi sổ điểm thì đây là căn cứ để xác minh
về kết quả quá trình học tập tại trường cả về học lực lẫn hạnh kiểm vì vậy việc lưu
giữ bảo quản cũng phải hết sức cẩn thận.
- Khi cho giáo viên mượn để vào điểm hoặc ghi thơng tin của học sinh thì phải có
ký nhận mượn, khi trả lại thì phải kiểm tra đầy đủ học bạ mới cho ký trả Kiểm tra
việc vào điểm, chữ ký của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm. Đối với học sinh
nghỉ học cần lấy ra và lưu vào tập hồ sơ riêng cuối năm học khi đã có kết quả kiểm
tra hồ sơ chéo giữa các giáo viên chủ nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem
giáo viên chủ nhiệm đã sửa chữa những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện
hay chưa trước khi nhận học bạ và sau khi có kết quả thì tơi lại u cầu giáo viên
vào điểm thi lại. Việc cuối cùng khi kết thúc năm học khi Ban giám hiệu đã ký
duyệt thì tiến hành đóng dấu xác nhận, dấu giáp lai vào sổ.
- Đối với sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ:
Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận được Sở GD&ĐT cấp văn thư phải vào sổ
cấp phát bằng với đầy đủ thông tin.
Có lịch trả bằng cụ thể và được dán cơng khai tại phòng văn phòng để giáo viên
phụ huynh tiện liên hệ công tác

Yêu cầu đối với người khi đến lấy bằng phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh sau
đó ghi số chứng minh nhân dân và có ký xác nhận vào sổ cấp bằng đầy đủ mới cấp
bằng.
Ngoài ra cuối năm, tôi sẽ thống kê số lượng bằng đã trả và bằng tồn lại, với công
việc này làm căn cứ vào số liệu đã thống kê để báo cáo cho cấp trên khi có yêu cầu
và thuận lợi cho việc quản lý văn bằng chứng chỉ hiệu quả.
2.3.3 Giải pháp 3: Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ.
- Bảo quản, lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu bằng giấy.
Các loại hồ sơ lưu trữ từ những năm trước được lưu tại văn phòng nhà trường
16


bao gồm: Sổ điểm, sổ học bạ, sổ ghi đầu bài . Các loại sổ sách này có số lượng lớn
vì theo đầu lớp nên mỗi loại, tơi sắp xếp đựng vào cặp hộp và có nhãn riêng cho
từng loại sổ và theo từng năm học.
Mỗi khi cần tra tìm nhìn vào các năm học nên rất dễ tìm và khơng để xảy ra tình
trạng mất mát, thất lạc.
- Bảo quản, lưu trữ văn bản tài liệu trên máy tính.
Ngồi việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu bằng giấy
tơi cịn ứng dụng cơng nghệ thơng tin với các phần mềm quản lí hồ sơ từ winword,
excel,. Các văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan cấp trên tôi đều lưu thành
từng file hồ sơ về các vấn đề và sự việc có liên quan đến nhau trong một năm học
để tiện tra cứu và sử dụng. Tôi đặt tên file thành các hồ sơ như sau: Hồ sơ về hồ sơ
nhân sự, hồ sơ về nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ
thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về công tác viết sáng kiến kinh
nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển sinh
Ví dụ file hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2021-2022 như sau:
- Hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2021-2022
+ Văn bản hướng dẫn
+ Công văn hướng dẫn của Sở GD & ĐT

+ Văn bản đi
+ Kế hoạch
+ Quyết định thành lập hội đồng chấm SKKN
+ Danh sách đăng ký đề tài SKKN
+ Biên bản chấm SKKN
+ Kết quả chấm SKKN
Việc lưu văn bản đến thành các file thành hồ sơ như vậy khi cần sử dụng đến
cơng văn hay biểu mẫu thì lấy ra rất dễ dàng và nhanh chóng mà khơng cần phải mở
mail để tìm kiếm rất mất thời gian bởi vì hàng ngày có rất nhiều văn bản chỉ đạo từ
các cấp khác nhau gửi đến nếu muốn tìm kiếm một văn bản từ tuần trước, tháng
trước thì rất khó khăn trong việc tìm kiếm và mất nhiều thời gian cịn bây giờ chỉ
cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau đó mở file cần tìm kiếm và rất nhanh chóng,
tơi đã có thể lấy văn bản cần sử dụng và hồn thành nhiệm vụ được giao một cách
nhanh chóng và hiệu quả.
2.4. Hiệu quả nghiên cứu.
- Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
+ Bộ phận văn thư gặp rất nhiều khó khăn trong việc tra cứu, sắp xếp, lưu trữ văn
bản, tài liệu và hồ sơ, sổ sách ....
17


+ Các loại hồ sơ văn bản chỉ để tập trung một bó khơng được phân loại theo từng hồ
sơ công việc riêng nên việc tra cứu tài liệu rất khó khăn và mất nhiều thời gian và
cũng khó khăn cho công tác lưu trữ tài liệu.
- Sau khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
Sau mấy năm gắn bó với cơng việc văn phịng, quen dần với những hồ sơ, giấy
tờ, sổ sách trong trường học và tích cực dành thời gian phân loại, sắp xếp hồ sơ
ngay từ lúc ban đầu, tơi có nhiều thời gian hơn, khơng cịn bị công việc dồn dập
nữa. Cách phân loại hồ sơ sổ sách trực quan ngay từ bìa từng quyển đã giúp tôi và
các đồng nghiệp tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Đối với các tài liệu đã sắp xếp

trên máy, viêc tim kiếm, nhanh chóng, thuận lợi
Cơng việc làm lúc ban đầu cũng cần thời gian, nếu chúng ta tập trung làm việc
và chịu khó sắp xếp cơng viêc ngay tù lúc ban đầu thì về sau mọi thứ sẽ nhàn và đỡ
tốn thời gian rất nhiều. Từ khi áp dụng những kinh nghiêm trên bản thân nhận thấy
đạt một số kết quả như sau:
- Công việc trong năm học được lên kế hoạch rõ ràng hàng ngày, hàng tuần, hàng
tháng phải hồn thành cơng việc gì và làm những cơng việc gì vì vậy, bân thân hình
thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong cơng việc, xử lý cơng viêc trơi chảy và
nhanh chóng, chính xác.
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong
công việc hàng ngày, dễ tìm, đễ lấy, dễ tra cứu. Tất cả các văn bản đi đều lập thành
hồ sơ công việc thuận lợi cho công tác lưu trữ.
- Giúp Ban Giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định.
- Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

18


Một số hình ảnh trong cơng tác văn phịng, văn thư ở trường THPT Hậu Lộc 4
III. Kết luận và kiến nghị
1. Kêt luận
Trong quá trình hoạt động, quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu, hiện nay việc cải cách
và hiện đại hóa cơng tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện
nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong cơng tác quản lý hồ
sơ và tình hình thực tế về cơ sở vật chất trường lớp.
Thực hiện tốt các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ văn phịng
sẽ góp phần quan trọng trong đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản
lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường nâng cao hiệu suất công
việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng yêu yêu cầu đổi mới giáo dục hiện

19


nay. Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn
thư phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ
sở quy định chug của Bộ giáo dục.
Do đó việc kế hoạch hóa cơng tác văn thư là cần thiết, có kế hoạch cụ thể,
khơng bỏ sót cơng việc và tránh được tình trạng có lúc q bận, lại có lúc q rỗi,
các loại thơng tin bá cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu
của nhà trường.
Qua thực tế trong công tác văn thư phải thực hiện sát sao cùng vài khâu kiểm
tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ cịn thiếu cho hồn tất,
cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư về cách thức ghi chép vào sổ và
các biện pháp quản lý tốt hồ sơ theo đúng quy định.
Được sự quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuân lợi của Ban giám hiệu,
giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ theo cơng
tác chun mơn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắc nhở học sinh bổ sung hồ sơ
còn thiếu khi bộ phận văn phịng có u cầu.
Nói chung để thực hiện tốt công tác văn thư trong trường THPT Hậu Lộc 4 là
một cơng việc địi hỏi người làm cơng tác văn thư phải tỉ mỉ, thận trọng, khoa học
và ngăn nắp và có tâm với nghề nghiệp để đảm bảo bí mật cơ quan, tổ chức.
2. Đề xuất, kiến nghị:
Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có
hiệu quả thì ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, máy
móc, trang thiết bị phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện
nay nhằm đào tạo điề kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho
công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ.
Cần thường xuyên mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho
các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ.
Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn đối với cán bộ làm công

tác văn thư lưu trữ, văn phịng an tâm cơng tác.
Trên đây là một số biện pháp để thực hiện tốt cơng tác văn phịng trong
trường THPT, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn, tuy nhiên vẫn còn
một số hạn chế, thiếu sót, vì vậy rất mong được sự xem xét, bổ sung và góp ý của
hội đồng khoa học.
Xin chân thành cảm ơn !

20


XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG
ĐƠN VỊ

Hậu Lộc, ngày 10 tháng 5 năm 2022
Tơi xin cam đoan đây là SKKN của
mình viết, không sao chép nội dung của
người khác.

Đinh Thị Hương

Tài liệu tham khảo
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên
Bộ Nội vụ và văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định 30/2020/NĐ - CP về cơng tác văn
thư;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ
chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thông tư số 09/2011/TT - BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động

của cơ quan, tổ chức;
- Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11
tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

21