Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty cổ phần phát triển kỹ thuật công nghệ EDH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1016.67 KB, 71 trang )
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
TÓM LƯỢC KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
ĐỀ TÀI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Tên đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại
công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH”
Sinh viên thực hiện:
Trịnh Thị Nhuần
Số điện thoại:
01235 891 688
Địa chỉ email:
Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Văn Chung
Thời gian thực hiện:
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
- Tóm lược một số lý luận cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại và cụ thể là công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH.
- Phân tích thực trạng cơng tác mua hàng của công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ
Thuật Công Nghệ EDH qua các kết quả điều tra khảo sát và phân tích các biến động
mua hàng của cơng ty.
- Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH.
Nội dung chính gồm 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua
hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH”.
- Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về hồn thiện cơng tác tổ chức
mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
- Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng
hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát
Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
- Chương 4: Các kết luận và đề xuất hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng
các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH
Kết quả chính đạt được:
STT
Tên sản phẩm
Số
lượng
Yêu cầu khoa học
1
Báo cáo chính thức luận văn tốt nghiệp
1
Đảm bảo tính lơ gic, khoa học
2
3
Bản số liệu tổng hợp kết quả điều tra
Tổng hợp ghi chép, phỏng vấn
1
1
Đảm bảo tính lơ gic, khoa học
Trung thực, khách quan
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
LỜI CÁM ƠN
Để hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác tổ chức mua
hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ
EDH”, trong thời gian thực tập em xin chân thành cám ơn:
Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập,
bổ sung kiến thức để có nền tảng nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn trong đợt
thực tập này.
Đồng cám ơn Tiến Sỹ Nguyễn Văn Chung- Giảng viên bộ môn Quản Trị
Doanh Nghiệp Thương Mại tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp em hoàn thiện luận
văn tốt nghiệp.
Em cũng xin chân thành cám ơn cô giáo Phạm Hà Phương- đã hướng dẫn em
trong đợt thực tập đợt 1 và làm báo cáo thực tập tổng hợp.
Xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ
Thuật Công Nghệ EDH đã nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh
doanh thực tế của cơng ty, qua đó có thể áp dụng những kiến thức đã học từ giảng
đường vào thực tế.
Tuy đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kiến thức nên luận văn vẫn
cịn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ để luận
văn được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội ngày 27/05/2010
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
MỤC LỤC
Trang
TÓM LƯỢC
LỜI CÁM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “HỒN THIỆN CƠNG
TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ EDH” ........................................ 1
1.1.Tính cấp thiết của đề tài. ............................................................................................ 1
1.2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài. .................................................................. 2
1.3.Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài. ......................................................................... 3
1.4.Phạm vi nghiên cứu của đề tài................................................................................... 3
1.4.1Về mặt không gian. ............................................................................................... 3
1.4.2.Về mặt thời gian. .................................................................................................. 3
1.5.Kết cấu luận văn tốt nghiệp ....................................................................................... 4
CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN
THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ EDH .............. 5
2.1.Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản ................................................................... 5
2.1.1.Mua hàng ............................................................................................................... 5
2.1.2.Quản trị mua hàng. ............................................................................................... 5
2.1.3.Xây dựng kế hoạch mua hàng. ........................................................................... 5
2.1.4.Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp............................................ 5
2.1.5.Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng ..................................................... 5
2.2.Một số lý thuyết về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
................................................................................................................................. 6
2.3.Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những cơng trình năm trước..... 7
2.4.Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài................................................... 8
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
2.4.1. Xây dựng kế hoạch mua hàng ........................................................................... 8
2.4.2. Xác định nhu cầu mua hàng............................................................................... 9
2.4.3. Xác định mục tiêu và phương án mua hàng..................................................... 9
2.4.4. Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp............................................ 9
2.4.5. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng ............................................................11
2.4.5.1. Tìm kiếm nhà cung cấp ............................................................................11
2.4.5.2. Lựa chọn nhà cung cấp..............................................................................12
2.4.5.3. Thương lượng và đặt hàng .......................................................................13
2.4.5.4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng ....................................13
2.4.6. Đánh giá công tác mua hàng............................................................................14
2.4.6.1. Đánh giá kết quả mua hàng......................................................................14
2.4.6.2. Đánh giá quá trình mua hàng...................................................................14
2.4.7. Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả................................................15
2.4.7.1.Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp ....................................................15
2.4.7.2.Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp.......................................16
2.4.7.3.Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên ...............16
2.5.Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM. ........................16
2.5.1.Mơi trường bên trong doanh nghiệp. ...............................................................16
2.5.2.Mơi trường bên ngồi doanh nghiệp................................................................17
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ EDH .................19
3.1. Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề. ...............................................................19
3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu..........................................................................19
3.1.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.......................................................19
3.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.....................................................20
3.1.2. Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu.............................................................20
3.1.2.1. Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu sơ cấp...........................................20
3.1.2.2. Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu thứ cấp.........................................20
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác
tổ chức mua hàng các thiết bị điện ở công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng
Nghệ EDH. .......................................................................................................................21
3.2.1. Tổng quan tình hình cơng tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện ở công ty
Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH. ....................................................21
3.2.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp .........21
3.2.1.2. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty. ...................................................22
3.2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty ....................................22
3.2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty .......................................................................22
3.2.1.5. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty................................................23
3.2.2. Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng các thiết bị
điện ở công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH............................24
3.2.2.1. Nhân tố môi trường bên trong. .................................................................24
3.2.2.2. Nhân tố môi trường bên ngoài. .................................................................25
3.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua
hàng của công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH. .........................26
3.3.1. Kết quả điều tra trắc nghiệm............................................................................26
3.3.1.1. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng hiện nay của cơng ty ..............26
3.3.1.2. Các hình thức mua hàng của cơng ty:......................................................27
3.3.1.3. Nguồn thơng tin tìm kiếm NCC ...............................................................27
3.3.1.4. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp ...........................................................28
3.3.1.5. Kỹ năng cần thiết đối với nhân viên mua hàng. .....................................28
3.3.1.6. Yếu tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty. ........................29
3.3.1.7. Hình thức đánh giá cơng tác mua hàng. ..................................................30
3.3.1.8. Quy tắc mua hàng của cơng ty. ................................................................30
3.3.1.9. Khó khăn trở ngại lớn nhất trong mua hàng của công ty. .....................30
3.3.1.10. Những đề xuất của công ty trong việc nâng cao công tác tổ chức mua
hàng tại công ty.........................................................................................................31
3.3.2. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua hàng của
cơng ty ...........................................................................................................................31
3.4. Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp ...................................................................33
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
3.4.1.Tình hình mua hàng các thiết bị điện của công ty theo các mặt hàng .........33
3.4.2.Thực trạng tổ chức thực hiện công tác mua hàng và đánh giá công tác mua
hàng
...........................................................................................................................34
3.4.2.1.Thực trạng tổ chức thực hiện công tác mua hàng tại công ty Cổ Phần
Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH..................................................................34
3.4.2.2.Thực trạng đánh giá công tác tổ chức mua hàng.....................................39
3.4.3.Thực trạng công tác thực hiện các nguyên tắc mua hàng của công ty. .......40
CHƯƠNG 4: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG
TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ EDH.........................................41
4.1. Các kết luận và phát hiện qua việc phân tích đánh giá thực trạng cơng tác tổ
chức mua hàng các thiết bị điện tại Công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH. .......................................................................................................................41
4.1.1. Các kết luận và phát hiện chính.......................................................................41
4.1.2. Các kết luận và phát hiện khác ........................................................................45
4.2. Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề hồn thiện cơng tác tổ chức
mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ
EDH...................................................................................................................................46
4.2.1. Triển vọng của công tác mua hàng trong tương lai. .....................................46
4.2.1.1. Triển vọng chung của công tác mua hàng...............................................46
4.2.1.2. Triển vọng của công tác tổ chức mua hàng của công ty EDH trong
tương lai.....................................................................................................................46
4.2.2. Quan điểm của công ty về việc giải quyết vấn đề hồn thiện cơng tác tổ
chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty EDH....................................................47
4.3. Các giải pháp và đề xuất nhằm góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức mua
hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ
EDH...................................................................................................................................48
4.3.1. Tăng cường hoạt động công tác xây dựng kế hoạch mua hàng. .................48
4.3.2. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn
nhà cung cấp. ................................................................................................................49
4.3.3. Nâng cao chất lượng của công tác thương lượng và đặt hàng.....................50
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
4.3.4. Công tác giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng.........................................51
4.3.5. Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng........................................................51
4.3.6. Các giải pháp khác. ...........................................................................................52
4.3.7. Một số kiến nghị với nhà nước và các ban ngành có liên quan. .................53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 3.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2007- 2009 ..................24
Bảng 3.2. Mức độ quan tâm của DN đối với công tác xây dựng kế hoạch mua hàng ....27
Bảng 3.3. Các hình thức mua hàng của cơng ty ..............................................................28
Bảng 3.4. Các nguồn thơng tin tìm kiếm nhà cung cấp..................................................28
Bảng 3.5. Các kỹ năng cần thiết đối với nhân viên bán hàng........................................29
Bảng 3.6. Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty ..............................30
Bảng 3.7. Các quy tắc mua hàng của công ty ..................................................................31
Bảng 3.8. Kết quả mua hàng theo mặt hàng các thiết bị điện từ năm 2007- 2009 ....................34
Bảng 3.9. Kết quả mua hàng các thiết bị điện theo nhà cung cấp.................................36
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
Trang
Biểu đồ:
Biểu đồ 3.1. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp..............................................................29
Biểu đồ 3.2. Các hình thức đánh giá công tác mua hàng của công ty ..........................31
Biểu đồ 3.3.. Những khó khăn hiện nay của doanh nghiệp trong mua hàng ...............31
Sơ đồ:
Sơ đồ 2.1. Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của doanh nghiệp
thương mại ....................................................................................................... 12
Sơ đồ 2.2. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp .................................................................. 14
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH ....................................................................................................... 24
Sơ đồ 3.2. Quy trình mua hàng của cơng ty EDH ......................................................... 35
Trịnh Thị Nhuần
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trịnh Thị Nhuần
DN
Doanh nghiệp
DNTM
Doanh nghiệp thương mại
NCC
Nhà cung cấp
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
XNK
Xuất nhập khẩu
PCCC
Phòng cháy chữa cháy
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ
CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ EDH”
1.1. Tính cấp thiết của đề tài.
Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế
Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức. Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của
công nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh
tranh mạnh mẽ. Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì địi hỏi các
doanh nghiệp phải có những phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn
cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động. Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của
doanh nghiệp thì bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng.
Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố
đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu ra. Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thì trước tiên
phải có các sản phẩm đầu vào tốt. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến
lược kinh doanh sao cho sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sức
cạnh tranh trên thị trường.
Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp
thương mại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được
lợi nhuận. Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh
nghiệp thương mại. Đồng thời các doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt
động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt
động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh
nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảm chi phí khơng cần thiết là một
trong những cách hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Trong khi đó chi phí
mua hàng là chi phí có thể cắt giảm được nếu hoạt động mua hàng được tổ chức tốt.
Thực vậy hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nếu thực hiện tốt thì chi
phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ và các chi phí khác cũng
giảm, đồng thời hàng hóa mua về có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với các sản
phẩm của đối thủ cạnh tranh. Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một
cách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp
sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh
đầy biến động. Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua
Trịnh Thị Nhuần
1
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
hàng, có những chiến lược, chính sách và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằm
thực hiện công tác mua hàng được tốt nhất.
Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng là quan trọng
đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra
của doanh nghiệp. Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo
yếu tố đầu ra đến với khách hàng. Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực
hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh,
tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nếu doanh
nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng khơng tốt thì có thể dẫn đến hàng hóa về đến
doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa khơng đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng… do
đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng của doanh
nghiệp. Ngược lại công tác tổ chức mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo hàng
hóa được giao đúng thời hạn,
Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH em nhận thấy công ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ
chức mua hàng cũng đã đạt được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên trong môi
trường kinh doanh đầy thách thức của mình cơng ty đã gặp khá nhiều khó khăn trong
cơng tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung
cấp cho đến khâu giao nhận hàng hóa....Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải
ở doanh nghiệp cịn tồn tại nhiều hạn chế cần phải được hồn thiện để nâng cao sức
cạnh tranh và phát triển trên thị trường. Với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì
chủ yếu các sản phẩm thiết bị điện là nhập khẩu nước ngồi, nên chịu nhiều ảnh hưởng
của mơi trường vĩ mô cũng như môi trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việc
rất quan trọng và quyết định sự thành cơng của cơng ty. Do đó vấn đề hồn thiện cơng
tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng trong doanh nghi ệp
là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệp nói chung và cơng ty
Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH nói riêng.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài.
Xuất phát từ vai trị, tầm quan trọng của cơng tác mua hàng và từ thực tiễn
công tác mua hàng ở các doanh nghiệp nước ta hiện nay, vấn đề cấp bách cần giải
quyết ở đây là làm sao để các doanh nghiệp quan tâm hơn nữa đến công tác mua
hàng và có những giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng? Bởi hoạt động
mua hàng có vai trị vô cùng to lớn đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Qua
qua trình học tập tại trường em đã được đào tạo kiến thức về quản trị học, quản trị tác
Trịnh Thị Nhuần
2
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
nghiệp DNTM, quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, kinh tế doanh nghiệp thương
mại và dịch vụ… đã giúp em có được những kiến thức cơ bản về quản trị doanh
nghiệp. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn, cùng với các kỹ năng
thu thập thông tin, phân tích thơng tin, xử lý thơng tin và kinh nghiệm trong thời gian
thực tập tại công ty đã giúp em có thêm khả năng để nghiên cứu sâu sắc hơn về công
tác tổ chức mua hàng tại các doanh nghiệp nói chung và tại cơng ty Cổ Phần Phát
Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH nói riêng.
Do đó em chọn đề tài viết luận văn là: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua
hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH”.
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Việc nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng các thiết bị
điện tại công ty ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH” nhằm làm rõ một
số mục tiêu cụ thể như sau:
✓ Tóm lược một số lý luận cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại và cụ thể là công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH.
✓ Phân tích thực trạng công tác mua hàng của công ty Cổ Phần Phát Triển
Kỹ Thuật Công Nghệ EDH qua các kết quả điều tra khảo sát và phân tích các biến
động mua hàng của công ty.
✓ Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua
hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
1.4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
1.4.1. Về mặt không gian.
Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát
Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH và chủ yếu tập trung nghiên cứu tại phòng kinh
doanh và phòng vật tư- xuất nhập khẩu của cơng ty.
Ngồi ra em cịn tiến hành nghiên cứu, phỏng vấn và thu thập phiếu điều tra
thông qua một số nhân viên thuộc các phòng ban khác như: nhân viên thuộc phòng
dự án, phòng nghiên cứu- phát triển, phòng kế toán….
1.4.2. Về mặt thời gian.
Đề tài nghiên cứu về hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng và các nội dung
của công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ
EDH trong thời gian 3 năm từ năm 2007- 2009.
Trịnh Thị Nhuần
3
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Ngồi tóm lược, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ và
danh mục từ viết tắt, kết cấu luận văn bao gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua
hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật
Công Nghệ EDH”.
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về hồn thiện cơng tác tổ
chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển
Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng hồn
thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ
Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
Chương 4: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH
Trịnh Thị Nhuần
4
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
CHƯƠNG 2
TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒN THIỆN
CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ EDH
2.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản
2.1.1. Mua hàng
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển
giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn
hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển
khai tồn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng
lớn của hoạt động mua hàng.
Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng
hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được
những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu
dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2007, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống
Kê, trang 245)
2.1.2. Quản trị mua hàng.
Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ
chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong
doanh nghiệp
(TS Dương Hữu Hạnh, năm 2009, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã
hội, trang 328)
2.1.3. Xây dựng kế hoạch mua hàng.
Xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ
thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây
dựng các phương án mua hàng.
2.1.4. Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp
Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp,
tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng
mua hàng
2.1.5. Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng
Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điểu chỉnh
để thực hiện các mục tiêu mua hàng. Việc kiểm soát mua hàng bao gồm các bước
xác định các chỉ tiêu đo lường; thiết lập các tiêu chuẩn so sánh; đo lường kết quả
mua hàng; so sánh kết quả với tiêu chuẩn, nếu kết quả đạt được đúng với các tiêu
Trịnh Thị Nhuần
5
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
chuẩn đã đưa ra thì tiếp tục theo dõi việc mua hàng, cịn nếu kết quả khơng đạt tiêu
chuẩn thì doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.
2.2. Một số lý thuyết về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
Theo cách tiếp cận giáo trình “Quản trị doanh nghiệp thương mại”- TS.Hoàng
Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc- nhà xuất bản lao động xã hội năm 2005
Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh
nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá
cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều
kiện mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa
hoặc trao đổi hàng- tiền.
Mua hàng có thể là kết quả của q trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp
thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp
thương mại. Tuy nhiên, hai quá trình này ln gắn bó với nhau và tạo điều kiện để
doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng.
Tuy nhiên theo cách tiếp cận ở giáo trình “Quản trị cung ứng”– Phó giáo sư tiến
sỹ Đồn Thị Hồng Vân- Nhà xuất bản thống kê năm 2002 thì tác giả có định nghĩa:
Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ
chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy
móc, trang thiết bị, các dịch vụ…để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.
Trong sách “Quản lý hiệu quả các hoạt động của DN” của tác giả Nguyễn
Trọng Thể và Nguyễn Hữu Thọ, tác giả có đề cập:
Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì mua tức là
chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ. Khơng
có NCC hàng hóa, khơng biết cách mua tốt, thì các kênh cung cấp không thể cạnh
tranh trong thương trường ngày nay. Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm
và phát triển việc làm. Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, chi phí sản xuất có thể
giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và sản phẩm mới được đem ra thị trường ở
mức nhanh hơn nhiều, nếu như mua mang những NCC then chốt và việc thiết kế sản
phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mua trực tiếp tham gia
vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử.
Chu trình mua hàng bao gồm: bộ phận thu nhận yêu cầu, bộ phận mua chọn
NCC, bộ phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát các đơn đặt hàng, nhận
đơn hàng
Theo cách tiếp cận của giáo trình kinh tế doanh nghiệp thương mại- tác giả
Phạm Cơng Đồn, Nguyễn Cảnh Lịch- Nhà xuất bản thống kê năm 2004
Trịnh Thị Nhuần
6
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
Quá trình mua hàng là q trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua
cái gì, mua bao nhiêu? mua của ai? giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?
Tác giả Trần Minh Nhật trong “Phương án tối ưu trong quản trị và kinh
doanh”- Nhà xuất bản văn hóa thơng tin năm 2008 có cách tiếp cận về mua hàng
như sau:
Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
DN. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa
người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích
của cả hai bên. Mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa
là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ một cách hệ thống và tìm
cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hay định hoãn nhu c ầu
đó cho tới khi tìm điều kiện mua hàng tốt nhất.
Trong quản trị mua hàng của DNTM bao gồm những bước sau: xây dựng kế
hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và đánh giá cơng tác mua hàng.
Có nhiều cách tiếp cận về mua hàng trong doanh nghiệp, tuy nhiên ở đây đề
tài của em chỉ tập trung nghiên cứu các lý luận về mua hàng trên cơ sở tiếp cận của
giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại- Trường Đại học Thương
Mại năm 2009.
2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những cơng trình
năm trước.
Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số các cơng trình dưới đây:
✓ Đề tài: “Hồn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH nhà
nước một thành viên cơ khí Quang Trung” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị ThắmLớp K39 C2- năm 2007
✓ Đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng của công ty Cổ
Phần Thương Mại và Dịch vụ Thành Đạt” sinh viên thực hiện Phan Thị Nệ- Lớp
K39 A5- năm 2007
✓ Đề tài: “Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Thăng Long”sinh viên thực hiện Nguyễn Hải Bằng- Lớp K39 C2- năm 2007
Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều đã giải quyết được những lý
luận cơ bản về quản trị mua hàng, trên cơ sở tiếp cận các góc độ tác nghiệp và góc độ
marketing cũng như việc áp dụng lý luận đó vào nghiên cứu thực tế tại các đơn vị
thực tập của mình. Các cơng trình nghiên cứu trước cũng đã đưa ra được các biện
pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng trong các công ty.
Tuy nhiên thực trạng và giải pháp mà các đề tài trước đây đưa ra đều là theo ý
kiến chủ quan của tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa
biết kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp thơng qua các cán bộ nhân
Trịnh Thị Nhuần
7
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
viên trong công ty. Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua các phương pháp nghiên cứu
phương pháp điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chun gia.
Hai cơng trình nghiên cứu gần đây nhất là:
✓ Đề tài: “Cải tiến quy trình mua hàng tại cơng ty Thương Mại Tài Chính
Hải Âu- Sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi- Lớp K41A3– năm 2009
✓ Đề tài: “Cải tiến quy trình mua hàng tại cơng ty TNHH Hải Dương- Sinh
viên thực hiện: Nguyễn Thị Liệu- Lớp K41 A4- năm 2009
Hai đề tài này đã nghiên cứu các lý luận cơ bản về quy trình tổ chức mua hàng
trên góc độ tiếp cận tác nghiệp và marketing, đồng thời cũng đã đưa vào nghiên cứu
tại các đơn vị thực tập. Các đề tài đã đưa ra được các giải pháp nhằm cải tiến quy
trình mua hàng, đã đưa ra được các giải pháp tương đối thực tiễn do biết nghiên cứu
các ý kiến khách quan tại doanh nghiệp thông qua điều tra phỏng vấn cán bộ nhân
viên trong doanh nghiệp.
Như vậy ta thấy qua cơng trình nghiên cứu của các tác giả trước đây đều
khơng có đề tài nào nghiên cứu về hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại các
doanh nghiệp thực tập.
Đồng thời đến nay có nhiều cơng trình nghiên cứu tại cơng ty Cổ Phần Phát
Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về: “Hồn
thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH”. Kết hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được khi thực tập tại
công ty cũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn nữa về thực trạng và giải pháp hồn
thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH nên việc em chọn đề tài luận văn để nghiên cứu là: “Hồn thiện cơng tác
tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công
Nghệ EDH” không hề trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trước đó.
2.4. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài.
2.4.1. Xây dựng kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, quý,
theo năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng…
Kế hoạch mua hàng của DNTM cần xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng
nhu cầu của doanh nghiệp cần phải mua các mặ hàng gì? Tên mặt hàng, mã hiệu của
mặt hàng, các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật…giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần
mua. Đồng thời kế hoạch mua hàng cũng cần làm rõ mỗi mặt hàng đã xác định ở trên
sẽ mua với số lượng bao nhiêu, hình thức mua hàng, giá mua dự tính, thời điểm mua
hàng, nhà cung cấp dự tính, ngân sách mua hàng.
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp khi xây dựng được dựa trên các căn cứ
như căn cứ vào giá trị hàng mua, căn cứ vào mức độ rủi ro trong doanh nghiệp, căn
Trịnh Thị Nhuần
8
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
cứ vào tình hình thị trường, khả năng tài chính của doanh nghiệp, khả năng dự trữ
của doanh nghiệp, năng lực của đội ngũ mua hàng…
2.4.2. Xác định nhu cầu mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trình hoạch
định mua hàng. Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định được danh mục các hàng
hóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nắm
bắt nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là bước thu thập dữ liệu để triển khai công
tác mua hàng hiệu quả trong thời gian trước mắt và sau này.
Xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp có thể căn cứ vào kế hoạch
kinh doanh và nhu cầu thị trường, khả năng tài chính của doanh nghiệp, khả năng
cung ứng của thị trường, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ và khả năng dự trữ của
doanh nghiệp…
2.4.3. Xác định mục tiêu và phương án mua hàng
Mục tiêu mua hàng của doanh nghiệp có thể là mục tiêu về chất lượng hàng
mua, đảm bảo thời hạn giao hàng, chi phí mua hàng, giảm thiểu rủi ro, thu thập thông
tin thị trường, tạo ra các nguồn hàng khác biệt với đối thủ cạnh tranh….
Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua
hàng của doanh nghiệp. Phương án mua hàng thường được xác lập cho từng thương
vụ mua hàng hoặc cho một chu kỳ ngắn. Phương án mua hàng thường cho biết thông
tin về một số nhà cung ứng quan trọng và so sánh được một số ưu điểm và hạn chế
của các nhà cung ứng này.
Cùng với việc xây dựng một phương án mua hàng chi tiết, doanh nghiệp cũng
cần lên ngân sách mua hàng và phương pháp mua hàng cho phù h ợp với thực tế
doanh nghiệp.
2.4.4. Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp
Trong công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp có nhiều phương pháp tổ
chức mua hàng. Xét theo các căn cứ khác nhau thì có các phương pháp khác nhau và
do đó doanh nghiệp có thể lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp nhất với
doanh nghiệp của mình.
Nếu căn cứ theo quy mơ mua hàng mỗi lần thì doanh nghiệp thương mại có
các hình thức mua hàng sau:
Mua hàng theo nhu cầu:
Xét theo tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp trong một
khoảng thời gian khác nhau thì có nhu cầu về hàng hóa khác nhau. Có thời kỳ thì
doanh nghiệp cần nhiều, có thời kỳ thì cần ít hơn, điều đó tùy thuộc vào tốc độ tiêu
thụ hàng hóa, diễn biến của thị trường, khả năng thực tế của doanh nghiệp. Nếu
Trịnh Thị Nhuần
9
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
doanh nghiệp nghiên cứu một cách cụ thể và dựa vào tình hình thực tế của doanh
nghiệp mình để đưa ra nhu cầu mua hàng hóa phục vụ cho nhu cầu hoạt động của
mình thì doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu mua hàng theo công thức:
M = B + DCK – DĐK
Trong đó:
M: lượng hàng hóa cần mua trong kỳ kinh doanh
DĐK: lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh
DCK: lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp cuối kỳ kinh doanh
B: lượng hàng hóa bán ra của doanh nghiệp trong mỗi kỳ kinh doanh
Việc áp dụng phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định được lượng hàng
hóa cần mua vào một cách khá nhanh chóng, không cần phải áp dụng các thiết bị
phức tạp, cầu kỳ, do đó tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác tổ chức mua hàng của
doanh nghiệp. Đồng thời lượng hàng hóa mua vào được xác định một cách tương đối
phù hợp với tình hình thực tế tiêu thụ của doanh nghiệp, do đó tránh được lượng
hàng hóa ứ đọng, tiết kiệm chi phí dự trữ, chi phí bảo quản và nhiều chi phí khác.
Tuy nhiên mua hàng theo căn cứ này thì hàng hóa phải mua theo nhiều lần,
mỗi lần mua với số lượng ít, do đó chi phí cho việc mua hàng khơng phải là
khoản chi phí nhỏ. Khi đó nhiều khi doanh nghiệp có thể khơng được hưởng ưu
đãi của nhà cung cấp cũng như nhiều khi mất cơ hội kinh doanh do chậm trễ trong
việc cung cấp hàng.
Mua hàng theo lơ:
Doanh nghiệp có thể mua hàng với số lượng lớn hơn nhu cầu thực tế bán ra
trong một khoảng thời gian nhất định.
Ta có: Nếu tổng chi phí mua hàng bằng với tổng chi phí dự trữ hàng hóa thì
khi đó tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ là nhỏ nhất.
Giả sử ta có:
C- Tổng chi phí
C1 – Tổng chi phí một lần mua hàng
C2 – Chi phí bảo quản hàng hóa trong một đơn vị thời gian
Q- Số lượng hàng hóa tối ưu cần mua trong một lần
D- Số lượng hàng hóa cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q=
C= C2 *
+ C1 *
Khi mua hàng theo phương pháp này thì doanh nghiệp có thể giảm được chi
phí mua hàng và chủ động lựa chọn được các nhà cung cấp có uy tín.
Trịnh Thị Nhuần
10
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
Nhưng mua hàng theo phương pháp này có những nhược điểm nhất định đó là
chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hóa lớn, rủi ro cao, phải sử dụng một lượng vốn
hàng hóa lớn.
Mua hàng có giới hạn:
Lúc này nguyên tắc của việc mua hàng theo phương pháp này đó là hàng hóa
trong kho phải có một mức giới hạn nhất định, khi nào hàng trong kho giảm đến mức
giới hạn đó thì tiếp tục nhập hàng bằng số lượng bán ra. Phương pháp này chỉ nên áp
dụng cho những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu, không nên áp dụng cho những mặt
hàng thời trang, mặt hàng dễ bị lỗi mốt.
2.4.5. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp
mua hàng phù hợp DNTM sẽ tổ chức thực hiện cơng tác mua hàng theo một quy
trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như trình bày trong sơ
đồ dưới đây:
Tìm kiếm
nhà cung
cấp
Thương
lượng và đặt
hàng
Lựa chọn
nhà cung cấp
Tổ chức giao
nhận, thanh
toán
Sơ đồ 2.1: Quy trình tổ chức thực hiện cơng tác mua hàng của doanh nghiệp
thương mại
2.4.5.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
✓ Phân loại NCC: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba
cách phân loại NCC theo các hình thức sau:
Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ
Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới
Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngồi
✓ Nguồn thơng tin tìm kiếm NCC:
Nguồn thơng tin nội bộ DN: nguồn này có được nhờ vào q trình lưu trữ
thơng tin về NCC đã từng có quan hệ với DN. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân
trong DN, các hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại doanh nghiệp.
Hồ sơ NCC bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của NCC; chức năng
nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín
của DN; khả năng tài chính…
✓ Lập hồ sơ các nhà cung cấp:
Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, DN
tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh
nghiệp đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau:
Trịnh Thị Nhuần
11
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
- Tên hiệu của nhà cung cấp
- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh
- Phạm vi hoạt động theo thị trường.
- Chất lượng sản phẩm dịch vụ
- Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.
- Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
- Khả năng tài chính.
- Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
2.4.5.2. Lựa chọn nhà cung cấp
✓ Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn
đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thơng tin chính xác nhà cung
cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn
sau đây để đánh giá nhà cung cấp:
- Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều
này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm
tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…
- Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo
hợp đồng hay không?
- Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh
tốn…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển,
thuế, các ưu đãi trong thanh tốn và mua hàng…
- Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm,
trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh
đặc biệt.
- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất
lượng của cung cấp hàng hóa
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát
triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài
chính.
✓ Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.
Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo ngun tắc
‘‘khơng nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem
xét trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn
nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay khơng cần phải dựa trên
nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lịng thì cịn tiếp tục mua
hàng của họ”. Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách
Trịnh Thị Nhuần
12
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được
tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà
cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà
cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các
phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp
thang điểm.
✓ Quy trình lựa chọn NCC
Thu thập
thơng tin
NCC
Danh sách
NCC ban
đầu
Lập tiêu
chí đánh
giá
Tiến hành
đánh giá
Lựa chọn
NCC chính
thức
Trình TGĐ
phê duyệt
Sơ đồ 2.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.
Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên
xây dựng quy trình lựa chọn NCC. Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn
được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng.
2.4.5.3. Thương lượng và đặt hàng
Thương lượng với nhà cung cấp: Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá
trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Giao
dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa
mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị ln phải có
sự chuẩn bị kỹ càng để khơng bị động hay làm mất thế chủ động trước NCC. Mặt
khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình
thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh
doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp
của các giao dịch
Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCC theo
hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ
động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các
nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và
phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các
bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa,
điều kiện giao nhận….
2.4.5.4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng
Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng
hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho NCC theo
đúng thỏa thuận của đôi bên.
Trịnh Thị Nhuần
13
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
Doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến
hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề
phòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan.
Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung
kiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chất
lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa
đơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn thanh tốn tiền mua hàng.
Sau khi q trình giao nhận hàng hóa hồn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh
toán tiền hàng cho các NCC. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh tốn, thời hạn,
đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận
đã được ghi trong hợp đồng, DNTM tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC.
2.4.6. Đánh giá công tác mua hàng.
2.4.6.1. Đánh giá kết quả mua hàng
Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đáp
ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế
hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng.
Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo các bước cụ thể
như sau:
Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng,
mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượng
hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàng theo
ngành hàng, mặt hàng kinh doanh…. và các chỉ tiêu định tính như mức độ đảm bảo
nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ,
mức độ đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh.
Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng phương pháp
quan sát các dữ kiện thống kê, kế toán, phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo trước,
phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân. Yêu cầu của việc đo lường kết
quả là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy.
So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để
xác định mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp,
phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp
đồng mua để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
2.4.6.2. Đánh giá quá trình mua hàng
Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:
✓ Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lời
câu hỏi cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu mua hàng
Trịnh Thị Nhuần
14
Lớp K42A2
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM
đã được xác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua hàng….đã được
xác định đúng chưa?
✓ Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm,
lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp
✓ Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội
ngũ mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua hàng
cũng như trình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên
mua hàng điều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp ở các
thời kỳ khác nhau trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh
giá đối với thành tích của nhân viên mua hàng, lựa chọn phương pháp đánh giá thích
hợp tùy thuộc từng loại công việc mua hàng, đối tượng cần đánh giá ví dụ đánh giá
theo phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh cặp….Tổ chức đánh giá thành
tích của nhân viên mua hàng bằng việc so sánh, phân tích kết quả cơng việc mà nhân
viên đã đạt được với các tiêu chuẩn mẫu đã xác định qua đó việc đánh giá được khoa
học và chính xác hơn.
2.4.7. Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả
Mua hàng có hiệu quả là hoạt động có vai trị to lớn đối với doanh nghiệp, do
đó để mua hàng có hiệu quả thì doanh nghiệp nên áp dụng một số nguyên tắc sau
nhằm đảm bảo hoạt động mua hàng có hiệu quả cao hơn.
2.4.7.1. Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên chọn cho mình một số nhà cung cấp nhất định. Nguyên tắc
này mang lại cho doanh nghiệp nhiều mục đích như:
✓ Phân tán sự rủi ro: Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải rủi ro trong
mua hàng, rủi ro trong mua hàng cũng rất đa dạng, rủi ro xảy ra có thể là do sự thất
bại trong kinh doanh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển…Nếu như
doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi
ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và khó khắc phục.
✓ Tạo nên sự cạnh tranh giữa nhà cung cấp: Nếu hàng hóa đầu vào của doanh
nghiệp chỉ được mua từ một hay một số ít các nhà cung cấp thì những NCC này có
thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán khơng có lợi cho doanh nghiệp. Khi
doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các NCC sẽ đưa ra
những điêu kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về
phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện ngun tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số
các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối
quan hệ làm ăn bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Vì vậy doanh
Trịnh Thị Nhuần
15
Lớp K42A2
