HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH VĂN BẢN đi, VĂN BẢN đến TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG CHỈ RA LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN đi, VĂN BẢN đến CỦA UBND XÃ SƠN TRUNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN
ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG. CHỈ RA LỖI PHÁT SINH TRONG
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ
SƠN TRUNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư
Mã phách:.............................................

Hà Nội - 2021


MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, công việc soạn thảo và quản lý văn bản đã gắn liền với
việc hướng dẫn, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Sự hiệu quả của
hoạt động quản lý của các cơ quan và tổ chức phụ thuộc một phần vào cơng tác văn
bản làm tốt hay khơng. Nói cách khác, công việc soạn thảo và quản lý văn bản được
coi là một phần không thể thiếu của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung đặc
biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi tổ chức nói riêng. Đặc biệt trong cơng việc
văn phịng, việc soạn thảo và quản lý văn bản là điều cần thiết. Nó chiếm phần lớn
hoạt động của văn phịng. Vì vậy, cơng tác văn thư gắn liền hoạt động của các cơ
quan, được coi là cơng việc quan trọng và cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý của Nhà nước và các cơ quan, tổ chức.
Với một cơ quan nhà nước như UBND xã thì việc quản lý văn bản đi, văn
bản đến có vai trị hết sức quan trọng. Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần
thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan,
nếu làm không tốt công tác quản lý văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản

lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước
nói chung và UBND xã nói riêng.
Chính vì vậy tơi chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình quản lý văn bản đi,
văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung, chỉ ra lỗi phát sinh trong quy trình quản
lý văn bản đi, văn bản đến của UBND xã Sơn Trung và biện pháp khắc phục”.
Nội dung chính của bài gồm:
I. Cơ sở lý thuyết về quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến
II. Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung
III. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại
UBND xã Sơn Trung

2


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU-------------------------------------------------------------------------------2
NỘI DUNG----------------------------------------------------------------------------4
1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI,
VĂN BẢN ĐẾN--------------------------------------------------------------------4
1.1. Các khái niệm liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến--------4
1.2. Quy trình quản lý văn bản đi----------------------------------------------5
1.3. Quy trình quản lý văn bản đến-------------------------------------------12
2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND
XÃ SƠN TRUNG----------------------------------------------------------------17
2.1. Khái quát về UBND xã Sơn Trung-------------------------------------17
2.2. Thực trạng quản lý văn bản tại UBND xã Sơn Trung----------------17
2.3. Một số lỗi phát sinh trong quy trình quản lý văn bản tại UBND xã
Sơn Trung-----------------------------------------------------------------------21
3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG----21

KẾT LUẬN--------------------------------------------------------------------------23
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO---------------------------------------24

3


NỘI DUNG
1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN
BẢN ĐẾN
1.1. Các khái niệm liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến
a) Văn bản
Xét một cách tổng thể, văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội và
được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn,
các kinh nghiệm của con người ưong quá trỉnh lao động, sáng tạo và sản xuất. Đồng
thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý và thu thập thông
tin tronghoạt động quản lý v.v...
Theo PGS.Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư” cho rằng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ”.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản” là thông tin
thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
b) Văn bản đi
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản đi” là tất cả
các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn
bản quy phạm pháp luật như: Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng
Chính phủ, Thơng tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chỉ thị, Quyết
định của Uỷ ban nhân dân... Đó có thể là văn bản hành chính như: Kế hoạch, thơng
báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự
tốn, hóa đơn, chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển

giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn
bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan
tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho q trình giải
quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức.

4


c) Văn bản đến
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản đến” là tất
cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân
khác gửi đến.
Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: Loại từ cấp trên gửi xuống
để chi đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc
xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến
để phối hợp công tác; loại là đom thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại,
tố cáo...
Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt
động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao
hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.
d) Quản lý văn bản
Văn bản là tài sản, là phương tiện hoạt động đặc biệt của cơ quan, tổ chức
nên phải được quản lý chặt chẽ. Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện
pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời,
đảm bảo an tồn văn bản hình thành ừong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ
chúc; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.

1.2. Quy trình quản lý văn bản đi
1.2.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của
văn bản

a) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của
Nhà nước, quy chế của cơ quan, khơng cịn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận
và giải quyết văn bản.
Trước khi phát hành bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thề thức và
kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những

5


văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày cùa cơ quan có thẩm
quyền. Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem
văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay khơng, kỹ thuật trình bày văn bản có
đúng theo quy định khơng; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết. Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày phải sửa lại truớc khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
b) Ghi số ngày, tháng, năm văn bản
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi.
Mỗi vàn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định. Ghi số, ngày tháng năm văn
bản giúp cơ quan quản lý chặt chỗ văn bản, giúp cho việc ữa tìm văn bản được
nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản.
-

Ghi số, ký hiệu văn bản
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật
Số của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc

hội và các cơ quan Nhà nước có thầm quyền khác ở Trung uơng ban hành được thực
hiện theo quy định hiện hành.

Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ
ban thường vụ Quổc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: Tên loại văn bản, số thứ
tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khố
Quốc hội. Ví dụ: Luật số: 80/2015/QH13 (Luật Ban hành văn bản Quy phạm pháp
luật của Quốc hội ngày 22/6/2015).
Số của văn bản quy phạm pháp luật khác bao gồm thứ tự đăng ký được đánh
theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn
bản đó. số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số. Ví dụ:
2019, 2020.
Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật hao gồm chữ viết tắt tên loại văn
bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ
tướng Chính phủ) ban hành văn bản.

6


+ Đối với văn bản hành chính
Số của văn bản quy phạm pháp luật khác bao gồm thứ tự đăng ký được đánh
theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn
bản đó. số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số. Ví dụ:
2019, 2021. Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật hao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ
tướng Chính phủ) ban hành văn bản.
Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chi thị (cá biệt) và của các hình thức văn
bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản.
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh Nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì

soạn thảo cơng văn đó.
-

Ghi ngày, tháng, năm văn bản
Ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là

ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

1.2.2. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực
hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc
đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký truyền thống (bằng sổ),
đăng ký văn bản bằng Hệ thống.
-

Đăng ký bằng sổ

7


Hướng dẫn ghi:
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đom vị);
(3) Năm mở sổ đăng ký vàn bản đi;
(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6) Số thứ tự của quyển sổ.
Nội dung đăng ký văn bản đi tối thiểu gồm 10 nội dung:

-

Đăng ký bằng hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường

thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
Đối với văn bản mật đi: Dựa vào thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020
về việc Ban hành biểu mẫu sử dụng trong cơng tác Bảo vệ bí mật Nhà nước.

8


1.2.3. Nhân bản, đóng dấu, kí số của cơ quan tổ chức và dấu chỉ mức độ
mật, mức độ khẩn
a) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Đối với văn bản mật đi, việc thực hiện nhân bản văn bản phải thực hiện theo
quy định tại Điều 3 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP.
b) Đóng dấu văn bản đi
-

Đóng dấu cơ quan lên văn bản
Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy

định sau:
+ Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ
quan, tổ chức;
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ

của người có thẩm quyền. Tuyệt đối khơng được đóng dấu vào giấy ừắng (đóng dấu
khống).
+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,
tổ chức;
+ Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phịng hay dấu của đơn vị đó;
+ Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định
chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc
tên phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

9


quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.
-

Đóng dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
Đóng dấu chi mức độ Khẩn:
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn

theo bốn mức sau: “Khẩn”, “Thượng khẩn” ,“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, việc
đóng dấu chi các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký vàn bản quyết định.
Dấu độ khẩn được đóng dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc

đóng dưới trích yếu nội dung đổi với cơng văn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng
màu đỏ tươi.
Đóng dấu chi mức độ Mật:
Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩmquyền quyết định,
khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhànước, người soạn thảo tài liệu phải đề
xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc
đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí
mật nhà nước.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu
mật chi được phát ra trong một thời hạn nhất định, nguời sử dụng chi được sử dụng
trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi”
vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày,
giờ cụ thể.
Dấu “Chi người có tên mới được bóc b ì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài
liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chi người nhận mới được bóc bì để
bảo đảm bí mật của tài liệu, ngồi bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu
phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.

10


1.2.4. . Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
a) Phát hành văn bản đi
Thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng
có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Phong bỉ gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên
trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ
dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp.

Văn bản sau khi có chữ ký, được đỏng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và
đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập sổ chuyển giao riêng.
b) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi, thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Đối với tài liệu mật: Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu
nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xù lý kịp thời; việc giao nhận phải được
ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.

1.2.5. Lưu văn bản đi
a) Đối với bản giấy
Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát
hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

11


Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ cơng việc
b) Đối với văn bản điện tử
Bản gốc văn bản điện tử lưu hệ thống cơ quan tổ chức ban hành
Nếu cơ quan có hệ thống chưa đáp ứng văn thư cơ quan tạo bản chính văn

bản giấy và lưu tại văn thư và hồ sơ công việc
c) Sắp xếp bảo quản bản lưu
Tập lưu được hình thành vào cuối tháng, quý, năm
Sắp xếp các tập theo thứ tự nhỏ đến lớn.

1.3. Quy trình quản lý văn bản đến
1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,
văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ
về số lượng, tình trạng bi, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc
văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
“HỎA TỐC HẸN GIỜ” ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến phải báo cáo ngay người có ưách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên
bản với người chuyền văn bản.
b) Đối với văn bản điện tử
Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và tồn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên hệ thống.
Văn thư văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
c) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
Loại phải bóc bỉ: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

12

Loại khơng bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đích
danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể ừong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp
cho nơi nhận. Những bỉ văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại
cho văn thư để đăng ký.
d) Bóc bì văn bản đến
Những bỉ có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời.
Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn
bản trong bì, khơng làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu
điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.
Đối với văn bản là dơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm
tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của
văn bản, khi bóc bì giữ lại bỉ đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
- Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ
người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bàn ghi ngồi bì và chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư khơng được bóc bì.
đ) Đóng dấu đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi sổ đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến.
Những văn bản đến khơng thuộc diện đăng ký tại Văn thư (vănbản gửi đích
danh) thỉ chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng dấu đến.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

13

1.3.2. Đăng ký văn bản đến
Lập sổ đăng ký văn bản đến

Hướng dẫn ghi
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đom vị);
(3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6) Số thứ tự của quyển sổ
Nội dung đăng ký văn bản đến tối thiểu gồm 10 nội dung:


1.3.3. Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư cơ quan phải trình kịp thời cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đuợc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chi các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên
quan trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị và cá
nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân
tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối giải quyết
văn bản được ghi ở dòng “chuyển” trên dấu “đến” hoặc phiếu giải quyết văn bản
đến.
b) Sao văn bản đến
Sao theo thể thức bao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao:

Sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được
trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản
chính.
Sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung cùa văn bản, được thực hiện
từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
Trích sao: Là bản sao lại một phần nội dung của văn bản và trình bày theo
thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
c) Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải
bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đù vào sổ chuyển giao.

1.3.4. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
15


a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời
theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức. Đối
với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết trước.
Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi vào
phiếu giải quyết văn bản đến.
Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải
quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn
thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi đã giải
quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, “đã giải
quyết ngày nào” bằng việc ban hành văn bản mới trả lời hoặc trao đổi bằng điện
thoại...
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng
Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến. Căn cứ nội dung văn bản, căn cứ tổng hợp của văn thư cơ quan, căn cứ
vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản, cơ quan cấp trên; căn cứ chương trình, kế
hoạch công tác năm, người được giao đôn đốc việc giải quyết văn bản phải thường
xuyên nhắc nhở các đom vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đúng
chính sách, đúng thời hạn quy định.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm
theo dõi đôn đổc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào “Sổ đăng ký văn bản đến”
và “Sổ chuyển giao văn bản đến” để nắm được những văn bản đã giải quyết và
những văn bản chua giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ. Trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập “Sổ theo
dõi việc giải quyết văn bản đến " Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến" giúp
người đứng đầu cơ quan nắm được tình hình giải quyết văn bản đến cuả cơ quan,
những thuận lợi và khó khăn của việc giải quyết từng nội dung công việc của cơ

16


quan, tổ chức tị đó có chi đạo kịp thời giải quyết văn bản đúng pháp luật và đúng
tiến độ.

2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND
XÃ SƠN TRUNG
2.1. Khái quát về UBND xã Sơn Trung
Sơn Trung là một xã miền núi nằm phía Đơng của huyện Hương Sơn tỉnh Hà
Tĩnh có diện tích tự nhiên 944,86 ha, có 1586 hộ với 6078 nhân khẩu.
Địa bàn Sơn Trung được chia làm 11 thơn, có 4 Km đường Hồ Chí Minh chạy
qua. Phía Nam giáp xã Sơn Phú; phía Bắc giáp xã Sơn Lễ; phía Tây giáp thị trấn
Phố Châu và xã Sơn Giang; phía Đơng giáp xã Sơn Ninh, Sơn Bằng.

Chức năng chính của Ủy ban nhân dân xã Sơn Trung đó là quản lý hành
chính nhà nước trên địa bàn xã trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc
phòng theo các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và theo sự
phân công chỉ đạo thực hiện của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Qua đó, phát huy
quyền làm chủ của nhân dân, bảo đảm quyền và nghĩa vụ cơng dân, góp phần xây
dựng đời sống vật chất và tinh thần trong sáng, vững mạnh cho người dân.

2.2. Thực trạng quản lý văn bản tại UBND xã Sơn Trung
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi tịa UBND xã Sơn Trung
Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận văn bản
- Bước 2: Kiểm tra kỹ thuật, thể thức văn bản
- Bước 3: Ký duyệt văn bản
- Bước 4: Phát hành văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đi
Lưu đồ xử lý văn bản đi:

17


Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu
Trang bìa của sổ trình bày như sau:

18


Nội dung đăng ký văn bản đi gồm:

2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đến
Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận, bóc bì, phân loại và đăng ký văn bản

- Bước 2: Xin ý kiến chuyển giao văn bản
- Bước 3: Chuyển giao văn bản
- Bước 4: Giải quyết văn bản đến
- Bước 5: Nhập Sổ theo dõi văn bản đến
Lưu đồ xử lý văn bản đến:

19


Trang bìa của sổ được trình bày như sau:

Nội dung đăng ký văn bản đến:

20


2.3. Một số lỗi phát sinh trong quy trình quản lý văn bản tại UBND xã
Sơn Trung
Theo như những gì tác giả thu thập được ở trên, có thể thấy rằng quy trình
quản lý văn bản đi, văn bản đến của UBND xã Sơn Trung chưa tuân thủ chặt chẽ
quy tắc của công tác văn thư. Một số lỗi phát sinh như sau:
Thứ nhất, quá trình ban hành văn bản còn làm tắt nhiều bước dẫn tới việc văn
bản phải làm đi làm lại. Tình trạng sai thể thức cịn nhiều.
Thứ hai, số lượng văn bản đến khá nhiều nên vẫn cịn xảy ra tình trạng xử lý
văn bản q hạn, tính trong 6 tháng đầu năm 2021, UBND xã Sơn Trung có 13 văn
bản trả lời quá hạn.
Thứ ba, vẫn có nhiều văn bản đến trực tiếp các phịng ban hay lãnh đạo
UBND mà không được chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn bản.
Thứ tư, trang thiết bị còn hạn chế nên việc đưa văn bản lên hệ thống mạng
internet vẫn còn nhiểu rủi ro.

Mặc dù quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa tuân thủ nguyên tắc
nhưng bộ phận văn thư, văn phòng UBND xã Sơn Trung khá linh hoạt trong việc
thực hiện nhiệm vụ. Qua đó, văn bản được giải quyết kịp thời nhằm hạn chế việc xử
lý văn bản quá hạn.

3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG
Với những kiến thức nắm được qua học phần “Công tác văn thư”, tác đề xuất
một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND xã Sơn
Trung như sau:
Thứ nhất, con người là vấn đề cơ bản của mọi vấn đề, chính vì vậy việc trước
mắt UBND xã Sơn Trung cần rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với các cán bộ phụ
trách công tác văn thư, trên cơ sở đó có kế hoạch bố trí, tuyến dụng hay đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ để cải tiến quy tình cơng việc có hiệu
quả.

21


Thứ hai, đổi mới phương thức và nội dung các chương trình đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư. Các chương trình cần sát
với thực tế, tập trung vào các vấn đề thiết thực.
Thứ ba, tăng cường và đổi mới hình thức kiểm tra quy trình quản lý văn bản,
kiểm tra bất chợt, theo chuyên đề,...
Thứ tư, xây dựng hoàn thiện các văn bản hướng dẫn công tác quản lý văn
bản đi, văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung. Trong bối cảnh xã hội ngày càng phát
triển, các văn bản đi, văn bản đến UBND xã ngày càng nhiều, do đó cần xây dựng
vs hồn thiện các văn bản hướng dẫn cơng tác quản lý văn bản đóng một vai trị
quan trọng giúp quy trình quản lý văn bản được thống nhất và đạt hiệu quả.
Thứ năm, đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản. Để công tác

quản lý văn bản đi, văn bản đến thực sự có hiệu quả, bên cạnh những tiền đề vững
chắc, những giải pháp về con người thì cũng cần có giải pháp cơ sở vật chất sao cho
đồng bộ.

22


KẾT LUẬN
Quản lý văn bản đi, văn bản đến là vấn đề cần được quan tâm ở UBND xã
Sơn Trung nói riêng và tất cả các cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung.
Thực hiện tốt cơng tác quản lý văn bản góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong
công tác tham mưu chỉ đạo, điều hành và cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác cho
cơ quan, tổ chức, cá nhân, qua đó phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Bài làm đã nêu quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến theo tiêu chuẩn của
công tác văn thư và quy định hiện hành, đồng thời nêu ra quy trình quản lý văn bản
tại UBND xã Sơn Trung và làm rõ một số sai sót trong quy trình quản lý văn bản đi,
văn bản đến tại đây, qua đó đề xuất một số giải pháp để hồn thiện quy trình quản lý
văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung.
Tuy nhiên, đây là một vấn đề phức tạp, không chỉ dựa trên thuần lý thuyết
mà có thể hướng dẫn một cách cụ thể và khoa học. Bài làm này tác giả dựa trên lý
thuyết tích luỹ được qua học phần “Cơng tác văn thư” và các học phần liên quan để
hoàn thiện, do giới hạn về kiến thức, thời gian cũng như là sự hợp tác của UBND xã
Sơn Trung nên bài làm cịn nhiều thiếu sót. Kính mong q thầy cơ có những góp ý
để bài làm thêm hồn thiện. Tác giả xin chân thành cảm ơn!

23


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] – PGS.TS. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao Động,

Hà Nội.
[2] – Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về Cơng
tác văn thư.
[3] – PGS. Vương Đình Quyền (2010), Lý luận và phương pháp công tác văn
thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.
[4] – Trang thông tin điện tử xã Sơn Trung, huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh
/>
24