kiểm tra và hoàn thiện hệ thống kiểm soát xe buýt công cộng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Lời nói đầu
Đô thị và sự phát triển đô thị đóng vai trò quan trọng trong tăng
trởng kinh tế và sự tiến bộ xà hội. Tuy nhiên, nói đến đô thị tr ớc
hết phải nói đến giao thông đô thị, bởi lẽ nó góp vào bộ mặt của
một đô thị, nó quyết định cho sự thành công hay thất bại của
quá trình đô thị hoá. Và ngợc lại quá trình đô thị hoá không
những gắn liền với sự hình thành và phát triển các khu công
nghiệp, thơng mại, các khu dân c đông đúc mà còn gắn liền với
việc hình thành và phát triển một hệ thống vận tải hiện đại để
đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của đô thị.
Sự bùng nổ của xu thế đô thị hoá ở các nớc trên thế giới nói chung
và ở Việt Nam hiện tại cũng nh trong tơng lai làm nảy sinh hàng
loạt vấn đề phức tạp, đặc biệt là sự căng thẳng trong vấn đề
giao thông đô thị. Thực chất đó là hậu quả của sự mất cân đối
trầm trọng giữa nhu cầu đi lại và khả năng đáp ứng của giao
thông bao gồm cả phơng tiện và cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Đây là
một trong những vấn đề phức tạp nhất, đồng thời đó cũng là
một thách thức lớn ở tất cả các đô thị hiện nay.
Trong điều kiện mới của sự phát triển kinh tế khu vực Đông Nam á,
thủ đô Hà Nội không chỉ là bộ mặt của cả nớc mà còn là thị trờng hấp dẫn đối với các nớc trong khu vực và trên thế giới. Mức độ
hấp dẫn đó phụ thuộc vào sự phát triển nhiều mặt của Hà Nội mà
trong đó sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải có ý nghĩa
vô cùng quan trọng.
Hiện nay, Hà Nội đà có những bớc cải thiện đáng kể về giao
thông vận tải, đặc biệt là trong vấn đề đầu t, nâng cấp, cải tạo
và mở rộng mạng lới đờng, điều khiển giao thông trên đờng... Tuy
vậy, nhìn một cách tổng thể thì giao thông vận tải Hà Nội vẫn
còn là khâu yếu kém, phát triển cha tơng xứng với yêu cầu đặt
ra và lạc hậu nhiều so với thủ đô các nớc trong khu vực. Nổi bật

nhất là sù u kÐm cđa hƯ thèng giao th«ng c«ng céng. Việc đi
lại hàng ngày của ngời dân hiện nay chủ yếu vẫn là sử dụng các
loại phơng tiện cá nhân. Tình trạng trên đà và sẽ tiếp tục gây ách
tắc giao thông, cho dù thành phố có tăng cờng đầu t để mở rộng
và nâng cấp đờng phố và cơ sở hạ tầng đến đâu đi chăng
nữa. Để khắc phục tình trạng đó, thành phố đà và đang chủ trơng phát triển hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus.
Tuynhiên, để hệ thống giao thông công cộng hoạt động có hiệu
quả và chất lợng phục vụ ngời dân ngày càng cao thì không thể
1


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thiếu đợc chức năng kiểm tra và điều chỉnh. Đặc biệt, trong thời
gian tới khi mà quy mô lực lợng tham gia tăng lên và thực hiện chế
độ u đÃi đối với các doanh nghiệp thì vấn đề kiểm tra, giám sát
càng khó khăn phức tạp hơn. Điều đó đòi hỏi một yêu cầu cao
hơn, một sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa Sở Giao thông công
chính, Trung tâm quản lý và điều hành và các đơn vị tham gia
vận tải hành khách công cộng.
Với tất cả những lý do trên, em xin tham gia viết đề tài: "Hoàn
thiện công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông
cộng cộng bằng xe Bus ë Hµ Néi".

2


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài.
Đề tài đợc thực hiện với mục tiêu cơ bản là xây dựng luận cứ khoa
học và cơ sở thực tiễn về công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ

thống giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội. Từ thực tế đề
tài tập trung nghiên cứu các yêu cầu đặt ra, từ đó xây dựng
những định hớng và giải pháp tối u cho công tác kiểm tra, giám
sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus.
2. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu.
Giao thông công cộng bao gồm nhiều loại hình, nhng đề tài chỉ
tập trung nghiên cứu vào phần giao thông công cộng bằng xe Bus
ở Hà Nội. Với phạm vi đó, đề tài đi vào nghiên cứu lý luận về công
tác kiểm tra, nội dung và vai trò của giao thông công cộng, quá
trình phát triển và thực trạng của các hình thức và công cụ kiểm
tra đối víi hƯ thèng giao th«ng céng céng b»ng xe Bus. Từ đó đa
ra các giải pháp về mặt quản lý nói chung và công tác kiểm tra và
giám sát nói riêng đối với hệ thống giao thông công cộng nói chung
và mạng lới xe Bus nói riêng ở thủ đô Hà Nội.
3. Phơng pháp nghiên cứu.
Đề tài vận dụng lý luận và phơng pháp luận của khoa học quản lý,
phơng pháp tiếp cận hệ thống, phơng pháp toán kinh tế, phơng
pháp thống kê... cùng với các quan điểm của Đảng, các kinh nghiệm
đà có ở trong và ngoài nớc để nghiên cứu và giải quyết vấn đề
đặt ra.
Nội dung và kết cấu của đề tài bao gồm:
Chơng I: Lý luận chung về công tác kiểm tra đối với hệ thống giao
thông công cộng bằng xe Bus.
Chơng II: Thực trạng công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ
thống giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội.
Chơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra và
giám sát đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà
Nội.
Mặc dù đà có những cố gắng nhất định trong việc nghiên cứu tài
liệu cũng nh tìm hiểu các vấn đề cần thiết, nhng do khả năng và

thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy em rất mong đợc sự chỉ bảo của cô giáo
hớng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa, cùng các bạn sinh viên... để
em có những nhận thức hoàn thiện hơn về vấn đề này.
Chơng I
Lý luận chung về công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông công cộng b»ng
xe bus ë hµ néi
3


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
I. Tổng quan về kểm tra:
1. Kiểm tra và vai trò của kiểm tra.
1.1- Khái niệm kiểm tra:
Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản lý, từ ông chủ tịch tới
ngời giám sát viên. Một số nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp
quên rằng trách nhiệm đầu tiên đối với việc thực hiện kiểm tra
thuộc về mỗi ngời quản lý mà họ đợc giao phó việc thực thi các kế
hoạch. Đôi khi do quyền lực của các nhà quản lý cấp cao và trách
nhiệm tổng hợp của họ, việc kiểm tra cấp cao nhất và các cấp
phía trên đợc nhấn mạnh tới mức mà mọi ngời cho rằng ở các cấp dới chỉ cần công việc kiểm tra ít nhiều mà thôi. Mặc dầu quy mô
của việc kiểm tra thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý nhng tại mọi cấp họ đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các
kế hoạch và do đó kiểm tra là một chức năng quản lý cơ bản ở
mọi cấp. Vậy kiểm tra là gì? Có nhiều định nghĩa về kiểm tra.
Theo quan điểm của Harold koontz - Oddorell và Heinz
Weihrich thì kiểm tra là đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện,
nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu này đà đang đợc hoàn
thành.
Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là một quá trình theo dõi
những hoạt động để biết chắc là chúng đang đợc thực hiện

đúng theo kế hoạch và để sửa chữa những sai lệch đà xảy ra.
Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là quá trình xem xét, đo
lờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục
tiêu của hệ thống đợc hoàn thành một cách có hiệu quả.
Nh vậy, các quan điểm trên đều cho rằng kiểm tra là một
quá trình, cốt lõi của hầu hết mọi cuộc kiểm tra là một kiểu liên
hệ ngợc nào đó và kế hoạch đợc coi là cơ sở cho các cuộc kiểm
tra.
1.2- Nội dung kiểm tra:
Bản chất của kiểm tra là phải xác định và sửa chữa đợc
những sai lệch trong hoạt động so với những mục tiêu kế hoạch đÃ
đề ra. Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả năng cung cấp
đầy đủ thông tin phản hồi về mọi mặt hoạt động của hệ thống
một cách nhanh chóng và kịp thời là một công việc hết sức khó
khăn. Các nhà quản lý luôn phải đối mặt với những câu hỏi: Cần
kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần đợc tiến hành thờng xuyên
đến mức độ nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở
những đâu sẽ có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến kết quả cuối
cùng của hệ thống.
Sự cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động mét c¸ch qua
4


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thờng xuyên có thể gây hoang mang và làm nản lòng các đối tợng
quản lý, làm giảm uy tín của những nhà quản lý, gây lÃng phí
thời gian, tiền bạc của hệ thống. Có những nhà quản lý lại chỉ
quan tâm đến những yếu tố dễ đo lờng (chẳng hạn nh số lợng
hành khách trên xe bus, mà bỏ qua những yếu tố khó đo lờng (nh
sự hài lòng của khách hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định).

Đồng thời một số sai lệch so với các tiêu chuẩn có ý nghĩa tơng đối
nhỏ, một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Những sai lệch nhỏ
trong một hoạt động hay khu vực nào đó có thể quan trọng hơn
so với những sai lệch lớn trong hoạt động hay khu vực khác. Ví dụ:
một giám đốc cần phải lu tâm nếu chi phí cho phân phối sản
phẩm sai lệch so với ngân quỹ 3% nhng không đáng lo lắm nếu
chi phí về tiền tem bu ®iƯn sai lƯch so víi dù trï lµ 20%. KÕt quả
là trong công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những khu vực,
những hoạt động, những con ngời có tầm quan trọng thiết yếu
đối với sự tồn tại và phát triển của hệ thống. (các khu vực hoạt
động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu).
Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong
doanh nghiệp mà ở đó việc giám sát và thu nhập thông tin phản
hồi nhất định phải đợc thực hiện. Đó chính là những điểm mà
nếu tại đó những sai lệch không đợc đo lờng và điều chỉnh kịp
thời sẽ có ảnh hởng tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, những
khía cạnh yếu tố mà doanh nghiệp cần phải hoạt động có hiệu
quả cao để đảm bảo cho toàn bộ hệ thống thành công.
Trong một hệ thống, thông thờng chỉ có một phần nhỏ mục
tiêu hoạt động, sự kiện con ngời là chiếm tầm quan trọng lớn đối
với hệ thống.
Cần lu ý rằng, không có quy tắc nào để giúp các nhà quản lý
lựa chọn những điểm kiểm tra thiết yếu này vì những nét đặc
trng trong chức năng, nhiệm vụ của các loại cơ sở khác nhau vì sự
đa dạng của những loại sản phẩm, dịch vụ đợc sản xuất ra và vì
sự khác nhau trong chính sách cũng nh kế hoạch của các doanh
nghiệp. Năng lực chọn lựa các điểm kiểm tra thiết yếu là một
trong những nghệ thuật của nhà quản lý bởi vì việc kiểm tra có
đợc thực hiện tốt hay không là tuỳ thuộc vào các điểm thiết yếu

này.
Tuy nhiên, để có thể tự mình tìm ra các điểm thiết yếu
trong kiểm tra, nhà quản lý nên tự đặt ra cho mình các câu hỏi
sau đây;
+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mơc tiªu cđa
5


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
đơn vị mình.
+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng
không đạt mục tiêu.
+ Những điểm nào là điểm đo lờng tốt nhất sự sai lệch.
+ Những điểm nào là điểm giúp cho nhà quản lý biết ai là
ngời chịu trách nhiệm về sự thất bại.
+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kếm nhất.
+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu nhập thông tin cần
thiết mà không phải quá tốn kém.
1.3- Vai trò của kiểm tra:
1.3.1. Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra.
Các hoạt động quản lý là quá trình thông tin và căn cứ vào
những quyết định mà hệ thống bị quản lý hoạt động, tuy nhiên
mọi hệ thống luôn biến động theo thời gian nên kiểm tra là công
cụ chủ yếu để phát hiện sự không phù hợp nhằm kịp thời điều
chỉnh. Quyết định ra trớc, sự thực hiện đợc tiến hành sau, do đó
quyết định không hoàn toàn chính xác mà phải có quá trình
kiểm tra để phát hiện tình hình mới để bổ sung vào quyết
định. Mặt khác, nếu công tác kiểm tra đợc thực hiện đều đặn
thì làm cho các đối tợng quản lý luôn luôn có ý thức chấp hành tốt
kỷ luật lao động và thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp cũng nh các

tiêu chuẩn định mức và quy định của cấp trên, đây chính là
nhân tố thực hiện tiết kiệm trong quản lý.
Nh vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công
tác kiểm tra trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất cũng
có thể không đợc thực hiện nh ý muốn. Các nhà quản lý cũng nh
cấp dới của họ đều có thể mắc sai lầm và hệ thống kiểm tra cho
phép phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trớc khi chúng trở nên
nghiêm trọng, để mọi hoạt động của hệ thống đợc hoạt động
theo đúng kế hoạch đà đề ra.
Kiểm tra tạo ra chất lợng tốt hơn cho hoạt động. Quản lý chất
lợng ngày nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm
thay đổi nhiều quan điểm, thái độ và cách thức để đạt tới kiểm
tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai lầm trong hoạt động đợc
phát hiện và sửa chữa kịp thời. Các nhà quản lý và nhân viên
đều bị kiểm tra và đợc trao quyền kiểm tra nên luôn tự hoàn
thiện chính mình.
Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay
đổi của môi trờng. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trờng,
các chính sách và pháp luật mới của Nhà nớc đợc ban hành. Chức
năng kiểm tra giúp cho các nhà quản lý có đợc những phản ứng
6


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ phát hiện
kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hởng đến kết quả hoạt
động của tổ chức.
Kiểm tra góp phần bổ sung thêm giá trị cho các hoạt động
thông qua những kiến nghị đổi mới.
Kiểm tra góp phần mở rộng nền dân chủ trong quản lý,

nâng cao công tác phân quyền, uỷ quyền. Xu hớng hiện nay
trong quản lý là nâng cao chế độ uỷ quyền và khuyến khích
nhân viên làm việc theo tinh thần hợp tác. Điều đó không làm
giảm trách nhiệm của những nhà quản lý nhng làm thay đổi tích
chất của quá trình kiểm tra. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ,
ngời quản lý xác định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc
các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống hợp tác mới, các nhà quản lý
thông báo các tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên của mình
(cá nhân hay nhóm đợc vận dụng khả năng sáng tạo để quyết
định phơng pháp giải quyết vấn đề. Quá trình kiểm tra ở đây
cho phép ngời quản lý giám sát sự tiến bộ của nhân viên chứ
không can thiệp vào công việc và phơng hại đến quá trình sáng
tạo của họ.
1.3.2. Mức độ cần thiết của kiểm tra.
Thuật ngữ kiểm tra thờng làm cho ta không thoải mái vì nó
hình nh liên quan tới việc ngăn cản quyền tự do hành động của
mỗi ngời. Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt
nhiều câu hỏi và xu thế hớng tới quyền tự do sáng tạo cho các cá
nhân đang đợc đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho nhiều ngời khó chịu. Mặc dù vậy, kiểm tra là cần thiết đối với mỗi hệ
thống. Nhê sù ph¸t triĨn cđa c¸c kü tht tin häc, các phơng pháp
kiểm tra đà trở nên chính xác và tinh vi và các nhà quản lý luôn
phải đối mặt với yêu cầu giải quyết mâu thuẫn giữa sự cần thiết
phải nâng cao quyền tự chủ của cá nhân với sự cần thiết của
kiểm tra.
Rõ ràng sự kiểm tra quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp
cũng nh với các cá nhân vì nó gây ra bầu không khí căng thẳng,
thiếu tin tởng lẫn nhau trong tập thể, hạn chế và thậm chí làm
triệt tiêu khả năng sáng tạo cđa con ngêi. Nhng nÕu kiĨm tra láng
lỴo, tỉ chøc sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không tự biết mình
đang và sẽ ở đâu và nh vậy không thể hoạt động có hiệu quả.

Tuy nhiên, mức độ kiểm tra đợc coi là quá mức hay vừa phải phụ
thuộc vào những hoàn cảnh và điều kiện khác nhau. Ví dụ: trong
giai đoạn khó khăn khủng hoảng, phần lớn mọi ngời sẽ bằng lòng với
sự kiểm tra chặt chẽ nhng khi doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt
7


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thì sự kiểm tra nh vậy lại bị coi là không phù hợp. Sự kiểm tra quá
mức còn gây tác hại cho hệ thống vì tiêu tốn nhiều nguồn lực mà
lợi ích thu đợc thì có thể không phù hợp với chi phí. Đồng thời cần
phải lu ý rằng việc giảm mức độ kiểm tra không đồng nghĩa với
việc tăng quyền tự chủ cuả các cá nhân. Hơn nữa việc thiếu một
hệ thống kiểm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản trị phải
giám sát cấp dới của mình chặt chẽ hơn và nh vậy quyền tự chủ
của những ngời này sẽ bị giảm đi.
Nh vậy, nhiệm vụ của các nhà quản trị khi thiết lập hệ thống
kiểm tra là xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền
tự do của các cá nhân; giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích do hệ
thống này đem lại cho doanh nghiệp. Ngoài ra, vì tổ chức, con
ngời, môi trờng công nghệ luôn biến đổi, hệ thống kiểm tra hiệu
quả đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục.

8


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Bản chất của kiểm tra.
2.1- Kiểm tra là một hệ thống phản hồi.
Về cơ bản, cơ chế kiểm tra trong quản lý đợc xây dựng

theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thờng thấy trong các hệ
thống vật lý và sinh học. Có thể thấy rõ điều này khi xem xét quá
trình liên hệ ngợc trong kiểm tra đợc mô tả ở sơ đồ sau:
Kết quả
mong
muốn

Kết quả
thực tế

Đo lờng
kết quả
thực tế

Thực
hiện
điều
chỉnh

Xây
dựng
chơng
trình

Phân
tích
nguyên
nhân

Sơ

liên

đồ
hệ

1.1:
ngợc

So sánh
với các
tiêu
chuẩn
Xác
định
các sai
lệnh

Vòng
của kiểm tra.
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy, hệ thống này thể hiện một
cách toàn diện nội dung của kiểm tra. Các nhà quản lý tiến hành
đo lờng kết quả thực tế, so sánh các kết quả đo lờng này với các
tiêu chuẩn xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó để thực
hiện đợc những điều chỉnh cần thiết họ phải đa ra một chơng
trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chơng trình này
nhằm đi tới kết quả mong muốn.
Xem xét vòng liên hệ ngợc của kiểm tra có thể thấy ở đây
thời gian giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Các nhà quản lý biết
càng sớm rằng các hoạt động mà họ chịu trách nhiệm đang không
đợc tiếp tục đi theo đúng kế hoạch thì họ càng mau chóng ra đợc các tác động điều chỉnh. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật

hiện đại nh: máy tính, camera, ... cho phép xây dựng hệ thèng
th«ng tin theo thêi gian thùc, hƯ thèng cã thĨ cung cấp thông tin
về các hoạt động tại thời điểm đang xảy ra. Ví dụ, ở một số nớc
trên thế giới ngời ta tiến hành lắp các máy camera trên các nút
giao thông chính của thành phố. Do đó, mỗi khi có xe buýt đi
qua, nó sẽ đợc truyền về trung tâm quản lý và điều hành giao
thông công cộng và lúc đó các giám sát viên sẽ biết đợc chiếc xe
bus đó có đi đúng thời gian biểu và lộ trình không.... Một số ngời coi hệ thống thông tin theo thời gian thực là phơng tiện hữu
hiệu giúp cho nhà quản lý có thể tiến hành kiểm tra đúng vào
thời điểm xảy ra sai lệch so với kế hoạch. Tuy nhiên theo bản chất
của vòng liên hệ ngợc trong kiểm tra thì quá trình kiểm tra nh
9


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
vậy không thể thực hiện đợc (trừ trờng hợp đơn giản và khác thờng nhất) vì một số nguyên nhân sau đây:
- Cho dù có thể thu nhập đợc số liệu về kết quả thực hiện
theo thời gian thực ngay lập tức so sánh đợc các số liệu này với các
tiêu chuẩn, thậm chí có thể xác định đợc các sai lệch thì việc
phân tích nguyên nhân của sai lệch, đa ra các chơng trình
điều chỉnh và thực thi các chơng trình này thờng là những
nhiệm vụ tốn nhiều thời gian. Và vì vậy, trong phần lớn các trờng
hợp của kiểm tra, thời gian trễ là tất yếu. Chẳng hạn trong kiểm
tra chất lợng sản phẩm có thể phải mất khá nhiều thời gian để
phát hiện những nguyên nhân tạo nên phế phẩm và cần nhiều
thời gian hơn nữa để đa các biện pháp điều chỉnh vào thực tế.
- Chi phí bỏ ra để xây dùng hƯ thèng th«ng tin theo thêi
gian thùc cã thĨ vợt quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại.
Độ trễ của thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm
tra chỉ dựa trên những mối liên hệ ngợc từ đầu ra của hệ thống.

Nó cho thấy tính không hiệu

quả của các dữ liệu lịch sử nh

những dữ liệu thu đợc từ các báo cáo thống kê. Chẳng hạn, có thể
đà là quá chậm nếu các dữ liệu đó báo cáo cho các nhà quản lý
vào tháng 10 rằng họ bị thua lỗ vào tháng 9 do những biện pháp
đợc thực hiện vào tháng 7. Các nhà quản lý cần một hệ thống
kiểm tra có thể báo cho họ những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ
không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định. Yêu cầu
đó làm ra đời hệ thống kiểm tra, dự báo....
2.2- Kiểm tra là một hệ thống dự báo.
Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lờng đầu ra của quá
trình, rồi đa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những
tác động điều chỉnh để thu đợc kết quả mong muốn tại chu kỳ
sau. Bản chất của hệ thống đo đợc miêu tả trên hình 1.2

10


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

t+1

t+1

t

Hệ thống
kiểm tra

Hình 1.2: Hệ thống phản hồi đơn giản
Các giá trị
mong muốn
của đầu ra
(Các tiêu
t

t

t+1

Hình 1.3: Hệ thống kiểm tra dự báo
Ghi chú:
Thông tin
Tác ®éng ®iỊu chØnh
t:
Mèc thêi gian
Trong hƯ thèng kiĨm tra dù báo trái lại sẽ giám sát đầu vào
của hệ thống để khẳng định xem những đầu vào đó có đảm
bảo cho hệ thống thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, nếu
không thì những đầu vào hoặc cả quá trình trong hệ thống sẽ
đợc thay đổi để thu đợc kết qu¶ mong mn. B¶n chÊt cđa hƯ
thèng kiĨm tra dù báo đợc mô tả trên hình 1.3. Tuy nhiên, để
thực hiện công việc lờng trớc trong thực hành những đầu vào cần
phải đợc quan sát kỹ. Trong các loại chơng trình kiểm tra lờng trớc
(dự báo ) tốt nhất, mô hình của các biến vào nên bao gồm những
đầu vào của mô hình hệ thống mà chúng có ảnh hởng quan
trọng tới các đầu vào chủ yếu. Ví dụ, sản lợng của hoạt động xe
bus phụ thuộc vào lợng hành khách trên tuyến, trong khi đó lợng
hành khách này lại phụ thuộc vào sở thích và nhu cầu của ngời

dân. Đến lợt nhu cầu đi lại của ngời dân lại phụ thuộc vào nhiều
yếu tố khác nữa.
11


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Một trong những vấn đề cđa toµn bé hƯ thèng kiĨm tra lêng
tríc lµ sù cần thiết phải quan sát những gì gây ra các "lộn xộn".
Tuy nhiên do môi trờng quản lý luôn biến động nên có những yếu
tố không đợc xét tới trong mô hình đầu vào nhng nó lại có thể
ảnh hởng tới hệ thống và tới các kết quả mong muốn. Vì vậy, việc
giám sát đầu vào thờng lệ cần phải đợc bổ trợ thêm bằng cách
quan sát và xét tới những "lộn xộn" bất thờng và không mong đợi.
Có thể nói rằng, hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng
là một hệ thống liên hệ ngợc. Nhng ở đây sự phản hồi nằm ở phía
đầu vào của hệ thống sao cho những tác động điều chỉnh có
thể đợc thực hiện trớc khi đầu ra của hệ thống bị ¶nh hëng. Tuy
nhiªn, ngay c¶ víi hƯ thèng lêng tríc không có một ai phủ nhận là
nhà quản lý sẽ vẫn muốn đo lờng cái ra cuối cùng của hệ thống, bởi
vì không có cái gì có thể hy vọng rằng nó làm việc cái ta mong
muốn. Để xây dựng đợc một hệ thống kiểm tra dự báo có hiệu
quả cần thực hiện một số yêu cầu sau:
- Thực hiện phân tích kỹ càng hệ thống, lập kế hoạch và
kiểm tra cũng nh các đầu vào quan trọng.
- Đa ra mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa
đầu vào và đầu ra.
- Mô hình phải đợc xem xét lại thờng xuyên sao cho đầu vào,
đầu ra và mối liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại.
- Thu thập các dữ liệu và các đầu vào một cách đều đặn
và đặt chúng vào mô hình.

- Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào thực tế
so với kế hoạch và ảnh hởng của chúng tới các kết quả mong đợi
cuối cùng.
- Tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và cả quá
trình để điều chỉnh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.
Trong thực tế hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kết
hợp của kiểm tra kết quả thực tế và kiĨm tra dù b¸o.

12


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. Các nguyên tắc kiểm tra.
Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến
hành công tác kiểm tra cần tuân theo các nguyên tắc sau:
3.1- Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu.
Nguyên tắc này đòi hỏi phải xác định các khu vực hoạt
động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự
chú ý vào các khu vực và các điểm đó.
Lĩnh vực hoạt động thiết yếu là nh÷ng bé phËn nh÷ng khu
vùc cđa tỉ chøc gi÷ vai trò đặc biệt quan trọng trong sự tồn tại
của tổ chức kết quả hoạt động của những khu vực này có ảnh hởng quyết định của tổ chức.
Điểm kiểm tra thiết yếu là những nơi, những yếu tố phần
tử, con ngời mà hệ thống kiểm tra nhất thiết phải có thông tin về
chúng. Do chúng đang có những nhân tố hạn chế trong hoạt
động hoặc là có những nhân tố khác tốt hơn, dù rằng kế hoạch
vẫn đang trôi chảy.
3.2- Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra.
Nguyên tắc này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các
số liệu và báo cáo thống kê mà phải đợc tiến hành ngay tại nơi

hoạt động.
3.3- Nguyên tắc số lợng nhỏ các nguyên nhân.
Nguyên tắc này nêu rõ: trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất
định một số lợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số
các kết quả. Đây là một nguyên tắc rất quan trọng tạo cơ sở khoa
học cho các nhà quản lý khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt
động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu. Nguyên tắc này
cũng đỏi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi
nguyên nhân gây nên sự sai lệch của sự thực hiện so với mục tiêu
kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu
quả.
3.4- Nguyên tắc tự kiểm tra.
Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình kiểm tra các nhà
quản lý, các bộ phận phải tự kiểm tra chính bản thân những cơ
chế và hoạt động kiểm tra của mình.
4. Hệ thống kiểm tra.
4.1- Khái niệm hƯ thèng kiĨm tra.
HƯ thèng kiĨm tra lµ mét tỉng thể bao gồm những con ngời,
các phơng pháp và phơng tiện kiểm tra để thực hiện những
nhiệm vụ cơ bản của kiểm tra nh: giám sát sự hoạt động, đo lờng
kết quả hoạt độngvà điều chỉnh những sai lệch có thể xảy ra.
Nh vậy, để hệ thống kiểm tra hoạt ®éng cã hiƯu qu¶ ph¶i
13


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chú ý đến 3 yếu tố đó là: bộ máy kiểm tra (con ngời), phơng
pháp và phơng tiện kiểm tra, trong đó con ngời (chủ thể kiểm
tra) là yếu tố quyết định và quan trọng.
4.2 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả.

Tất cả các nhà quản lý đều muốn xây dựng đợc một hệ
thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành
công các kế hoạch đề ra. Hệ thống đó cần đáp ứng những yêu
cầu cơ bản sau đây:
4.2.1. Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo các kế hoạch.
Các hệ thống kiểm tra cần phản ánh các kế hoạch mà chúng
theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản lý phải nắm
đợc diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và
chơng trình đều có những đặc trng thống nhất, tuy nhiên thông
tin để kiểm tra tiến trình thực hiện một chơng trình Marketing
sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết để kiểm tra một kế hoạch
sản xuất. Điều đó thể hiện hai mặt thống nhất và đa dạng của
công tác kiểm tra trong quản lý. Ngoài ra, bản chÊt cđa viƯc kiĨm
tra cịng nhÊn m¹nh tíi mét sù thật là những cuộc kiểm tra càng
đợc thiết kế để giải quyết và phản ánh về bản chất và cấu trúc
riêng biệt của các kế hoạch, thì chúng sẽ càng phục vụ hiệu quả
hơn cho các nhu cầu về quản lý.
Những kỹ thuật nhất định nh: ngân sách, số giờ và mức chi
phí định chuẩn,... đều có một áp dụng chung trong các tình
huống khác nhau. Tuy nhiên, không có một lĩnh vực nào trong số
các kỹ thuật đợc dùng rộng rÃi lại đợc áp dụng một cách hoàn toàn
vào mọi tình huống cho trớc. Các nhà quản lý cần phải thờng
xuyên nhận thức về những yếu tố đột biến trong các kế hoạch và
các tác vụ của mình mà chúng cần phải đợc kiểm tra và họ cần
phải sử dụng những kỹ thuật và thông tin thích hợp về chúng.
4.2.2. Hệ thống kiểm tra cần phù hợp với tổ chøc vµ con ngêi
trong tỉ chøc.
- HƯ thèng kiĨm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức.
Chẳng hạn nh một tổ chức nhỏ sẽ cần một số công viƯc kiĨm tra
kh¸c víi mét tỉ chøc lín. Hay hƯ thống kiểm tra đối với tổ chức

hoạt động dịch vụ khác với hệ thống kiểm tra đối với doanh
nghiệp sản xt ra s¶n phÈm vËt chÊt.
- HƯ thèng kiĨm tra phải phản ánh cơ cấu của tổ chức, bảo
đảm có ngời chịu trách nhiệm trớc một hoạt động nào đó và chịu
trách nhiệm điều chỉnh khi có các sai lệch xảy ra.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ
quản lý. Ví du: các nhà quản lý cấp cao quan tâm tới các c«ng cơ
14


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kiểm tra tài chính nhng đối với những ngời trực tiếp giám sát công
việc lại cần những ngân quỹ phí tiền tệ nh: số giờ lao động, số
sản phẩm sản xuất đợc, ...
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với trình độ của cán bộ,
công nhân và bầu không khí của doanh nghiệp. Ví dụ: một hệ
thống kiểm tra ngặt nghèo đợc áp dụng vào một tổ chức trong đó
mọi ngời có trình độ và tay nghề cao, có quyền tham gia đáng
kể vào quá trình ra quyết định sẽ có thể bị thất bại.
- Hệ thống kiểm tra phải đơn giản (các đầu mối kiểm tra
càng ít càng tốt), tạo đợc sự tự do và cơ hội tối đa cho những ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo của
mình để hoàn thành công việc đợc giao.
4.2.3. Hệ thống kiểm tra phải mang tính hệ thống.
Công tác kiểm tra phải toàn diện và đồng bộ đảm bảo chất
lợng. Một mặt, nhà quản lý phải có quan điểm tổng thể, mặt
khác phải xây dựng đợc những nội dung cơ bản cần phải kiểm tra
để thực hiện đợc mục tiêu đề ra. Tại các điểm kiểm tra thiết
yếu phải trả lời các câu hỏi:
+ Ai là ngời cần kiểm tra (Đối tợng kiểm tra).
+ Hoạt động nào cần phải kiểm tra.

+ Khi nào cần phải kiểm tra.
4.2.4. Hệ thống kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác
biệt tại các điểm thiết yếu.
Một trong những nguyên tắc quan trọng của việc thiết kế
kiểm tra đối với những khâu cần thiết cho kết quả và hiệu quả là
nắm chắc rằng chúng đợc thiết kế ra để chỉ rõ những chỗ khác
biệt. Nói cách khác, bằng cách tập trung vào những chỗ khác biệt
so với kế hoạch các nhà quản lý có thể dùng những cách kiểm tra
dựa trên nguyên lý loại trừ để tách riêng những chỗ đòi hỏi sự chú
ý của họ và họ nên chú ý vào đó. Kết quả là trong thực hành
nguyên lý loại trừ cần phải đi kèm với nguyên tắc kiểm tra các
điều thiết yếu.
4.2.5. Kiểm tra cần phải khách quan.
Mặc dù việc quản lý tÊt u ph¶i bao gåm nhiỊu u tè chđ
quan nhng việc đánh giá con ngời, hoạt động trong kiểm tra phải
mang tính khách quan và chính xác, dựa vào những tiêu chuẩn rõ
ràng thích hợp. Tránh thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ
bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để chứng
minh.
4.2.6. Kiểm tra cần phải linh hoạt.
Điều này đòi hỏi phải có một hệ thèng kiÓm tra cho phÐp
15


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tiến hành đo lờng, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách
có hiệu quả cả trong trờng hợp gặp phải những kế hoạch thay
đổi, những hoàn cảnh không lờng trớc hoặc những thất bại hoàn
toàn. Chẳng hạn để đáp ứng yêu cầu này của kiĨm tra ngêi ta ®·
chun tõ viƯc sư dơng hƯ thống ngân quỹ cố định sang hệ

thống ngân quỹ linh hoạt.
4.2.7. Kiểm tra cần phải hiệu quả.
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra là có hiệu quả khi
chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh
những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế hoạch với mức chi
phí nhỏ nhất.
Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tơng xứng với
chi phí cho nó. Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhng khó thực
hiện trên thực tế. Những nhà quản lý thờng gặp khó khăn trong
việc đánh giá giá trị cịng nh chi phÝ cđa mét hƯ thèng kiĨm tra
nhÊt định. Để giảm chi phí kiểm tra cần biết lựa chọn để chỉ
kiểm tra các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối
với họ. Việc kiểm tra sẽ có thể là kinh tế nếu đợc thiết kế phù hợp
với công việc và quy mô của mỗi cơ sở.
4.2.8. Việc kiểm tra phải dẫn đến tác động điều chỉnh.
Điều chỉnh thể hiện giá trị và tác dụng của kiểm tra. Việc
kiểm tra chỉ đợc coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế
hoạch đợc điều chỉnh thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức và
điều hành thích hợp.
4.3- Các yếu tố cơ bản của hệ thèng kiĨm tra.
4.3.1. Chđ thĨ kiĨm tra.
Trong mét tỉ chøc tuỳ thuộc vào mục tiêu, nội dung kiểm tra
mà chủ thể kiểm tra là khác nhau và có thể xuất hiện nhiều chủ
thể kiểm tra. Mỗi chủ thể kiểm tra thờng có chức năng và phạm vi
phân cấp khác nhau.
4.3.2. Các phơng pháp kiểm tra:
Các phơng pháp kiểm tra rất đa dạng và có thể đợc phân
loại theo nhiều tiêu chí khác nhau nh: theo quá trình hành động,
theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra, theo tần suất của
các cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra,...

a) Các phơng pháp kiểm tra xem xét theo quá trình hành
động:
- Kiểm tra trớc hành động: đợc tiến hành để đảm bảo rằng
mọi nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đà đợc ghi
vào ngân sách và đợc chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, sè lỵng,
16


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chất lợng, đến nơi quy định.
- Kiểm tra lờng trớc: đợc tiến hành để phát hiện những sai
lệch của sự thực hiện so với các tiêu chuẩn và mục tiêu để có thể
điều chỉnh kịp thời trớc khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Kiểm
tra lờng trớc chỉ có hiệu quả nếu nh các nhà quản lý có đợc thông
tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trờng và về
hoạt động hớng tới mục tiêu mong muốn.
- Kiểm duyệt (kiểm tra đợc hay không): là hình thức kiểm
tra trong đó các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động
phải đợc phê chuẩn hay thoả mÃn những điều kiện nhất định trớc
khi sự vận hành đợc tiếp tục. Ví dụ: giám đốc doanh nghiệp quy
định rằng mọi sự giảm giá cho khách hàng đều phải đợc ông ta
phê duyệt.
- Kiểm tra sau hoạt động: đo lờng kết quả cuối cùng của hoạt
động, nguyên nhân của sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch đợc
xác định cho những hoạt động tơng tự trong tơng lai. Hình thức
này còn đợc áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thởng và
khuyến khích cán bộ, công nhân.
Bốn dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và đợc áp dụng tổng
hợp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện
nay ngời ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của kiểm tra lờng trớc.

Kiểm tra
lờng trớc

Kiểm tra
đợc/
không

Đầu vào

Quá
trình

Đầu ra

Kiểm tra
Kiểm
trớc hành
tra sau
động
hành
Thông tin
động
Hành động điều chỉnh
Hình 1.4: Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh.
Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh của cả 4 phơng
pháp kiểm tra trên đợc thể hiện trên hình 1.4. Tốc độ của dòng
17


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

thông tin là yếu tố sống còn của kiểm tra hiệu quả vì sai lệch
càng đợc phát hiện sớm thì hành động điều chỉnh càng sớm đợc
thực hiện. Sự chính xác của thông tin cũng là cần thiết vì sự
điều chỉnh đợc tiến hành dựa trên cơ sở thông tin thu đợc.

18


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
b) Các phơng pháp kiểm tra theo mức độ tổng quát của nội dung
kiểm tra.
- Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiệu,
kế hoạch của doanh nghiệp một các tổng thể.
- KiĨm tra bé phËn: thùc hiƯn ®èi víi tõng lÜnh vùc, bé phËn,
ph©n hƯ cơ thĨ cđa hƯ thèng.
- KiĨm tra cá nhân: thực hiện đối với những con ngời cụ thể
trong hệ thống.
c) Các phơng pháp kiểm tra theo tần suất của các cuộc kiểm
tra.
- Kiểm tra định kỳ: đợc thực hiện theo kế hoạch đà định
trong từng thời gian.
- Kiểm tra đột xuất: đợc thực hiện khi có những vấn đề này
sinh bất ngờ đối với hệ thống hoặc là khi chủ thể kiểm tra muốn
thực hiện công tác kiểm tra mang tính bất ngờ.
- Kiểm tra liên tục là giám sát thờng xuyên trong mọi thời
điểm với mọi cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện.
d) Các phơng pháp kiểm tra theo mối quan hệ giữa chủ thể
và đối tợng kiểm tra.
- Kiểm tra (kiểm tra gián tiếp) là việc chủ thể quản lý xem
xét, đo lờng kết quả hoạt động của các đối tợng quản lý, đánh

giá nguyên nhân gây ra sai lệch, tìm ngời chịu trách nhiệm đối
với sai lệch đó và yêu cầu họ chấn chỉnh hoạt động của mình.
- Tự kiểm tra (kiểm tra trực tiếp) là việc phát triển những
nhà quản lý và công nhân có năng lực, ý thức kỷ luật cao, có khả
năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo các khái niệm, lý
thuyết, nguyên tắc để hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch với hiệu
quả cao.
4.3.3. Các kỹ thuật kiểm tra:
Các kỹ thuật kiểm tra là những công cụ, phơng tiện để tiến
hành công tác kiểm tra. Theo thêi gian, víi sù tiÕn bé cđa khoa học
quản lý và công nghệ tin học, hàng loạt các công cụ, phơng tiện
hiện đại đà ra đời đap ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của kiểm
tra trong công tác quản lý.
a. Các công cụ kiểm tra truyền thống:
a1) Các dữ liệu thống kê: Các dữ liệu thống kê dù mang tính
chất lịch sử hay dự đoán đều rất quan trọng đối với công tác
kiểm tra, chúng phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch
19


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trong từng lĩnhvực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lỗ,
lÃi, doanh số, giá cả, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu t, năng
suất, tình hình sản xuất sản phẩm, ...). Hơn nữa, các dữ liệu
thống kê qua phân tích sẽ cho thấy xu thế vận động của các sự
vật, hiện tợng và do đó là công cụ hữu hiệu cho kiểm tra lờng trớc.
Các dữ liệu thống kê có thể đợc thể hiện dới nhiều dạng nh
biểu, bảng. Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa ngay cả khi
chúng đợc thể hiện trên các biểu đồ cũng cần so sánh với một số
tiêu chuẩn có thể có. Chẳng hạn việc tăng hoặc giảm 3% hay 5%

chi phí hoặc doanh số với kế hoạch có ý nghĩa gì? Sự sai lệch
đó nghiêm trọng tới mức nào? Điều gì có thể xảy ra trong thời
gian tới? Ai chịu trách nhiệm?...
Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại dữ liệu thống kê nhng
một trong những dữ liệu thống kê quan trọng nhất đợc cung cấp
thông qua các báo cáo, kế toán tài chính. Nó là những bảng phân
tích tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn, công nợ cũng nh
tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh
nghiệp.
a2)Ngân quỹ:
Ngân quỹ là một trong những công cụ kiểm tra lâu đời nhất
và đợc sử dụng rộng rÃi nhất. Ngân quỹ là những kế hoạch bằng
số. Trong một tổ chức nói chung ngân quỹ biểu thị sự phân bổ
các nguồn theo dự định.
Mặc dù có thể lập ngân quỹ cho việc sử dụng số giờ công, số
giờ làm việc của máy móc, không gian nhà xởng hay những nguồn
khác quy đợc về lợng nhng hầu hết các ngân quỹ đều đợc quy ra
tiền. (Nói tới ngân quỹ là nói đến bao nhiêu đồng Việt Nam,
USD ...). Đôi khi ngời ta nói rằng, các ngân quỹ là các kế hoạch đÃ
đợc đô la hoá.
Hầu nh mọi thứ đều có thể đợc biểu thị bằng một mẫu số
chung tiền nên ngân quỹ đợc áp dụng rộng rÃi cho các loại tổ chức
khác nhau. Ngân quỹ đà trở thành một công cụ đắc lực, phổ
biến nhất để lập kế hoạch và kiểm tra các hoạt động khác nhau ở
các cấp quản lý khác nhau trong một tổ chức. Ngân quỹ thiết lập
nên phơng hớng là phơng tiện để thực hiện rồi sau đó trở thành
tiêu chn ®Ĩ ®o lêng viƯc thùc hiƯn trong thùc tÕ (hay công cụ
để kiểm tra). Ngân quỹ đợc chia ra thành 2 phạm trù lớn là ngân
quỹ tiền tệ và ngân quỹ phi tiền tệ.
Ngân quỹ tiền tệ là những ngân quỹ đợc biểu diễn dới dạng

tiền tệ nh ngân quỹ tài chính, ngân quỹ hoạt động,...
20


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngân quỹ phi tiền tệ là ngân quỹ đợc thể hiện dới dạng vật
lý mặc dù ngân quỹ đó cũng thờng chuyển đổi đa sang các số lợng tiền tệ, nhng chúng sẽ có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai
đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và kiểm tra nếu chúng đợc biểu thị dới dạng số lợng hợp lý, chẳng hạn nh: ngân quỹ về thời
gian, về số giờ lao động trực tiếp,...
Trong thực tế, dù loại ngân quỹ nào tiền tệ hay phi tiền tệ
thì chúng đều đợc lập bằng 3 phơng pháp chủ yếu sau:
- Lập ngân quỹ theo phơng pháp truyền thống hay phơng
pháp gia tăng. Nó là ngân quỹ phân bổ các quỹ cho các bộ phận
dựa vào sự phân bổ của những năm trớc.
Lập ngân quỹ theo phơng pháp gia tăng có hai đặc trng cơ
bản.
+ Các ngân quỹ đợc phân bổ cho các đơn vị trực thuộc
trong tổ chức, rồi những ngời quản lý các đơn vị này lại phân
bổ tiếp ngân quỹ đó cho các loại hoạt động trong đơn vị mình
sao cho phù hợp.
+ Sư dơng sè liƯu ng©n q cđa thêi kú tríc và thông thờng
có chút ít thay đổi.
Nh vậy, để lập ngân quỹ gia tăng hàng năm ban lÃnh đạo
chỉ việc duyệt ngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên cơ sở ngân
quỹ đà phân bổ ở năm trớc và có thêm ít % do lạm phát và hoạt
động phát sinh trong năm tới. Hậu quả là: có những lÃng phí và phi
hiệu suất tồn tại suốt 1 thời gian mà không bị phát hiện.
Ngoài ra, cách phân bổ ngân quỹ theo kiểu gia tăng ít chú
trọng đến trọng tâm, trọng ®iĨm cđa tõng thêi kú. Gièng nh kiĨu
chia ®Ịu b×nh quân chủ nghĩa, phơng pháp này chú trọng đến

việc phân bổ ngân sách cho các đơn vị trong một tổ chức hơn
là cho các hoạt động đợc thực hiện trong từng đơn vị. Phơng
pháp này đặc biệt phiền nhiễu khi ban lÃnh đạo muốn tìm hiểu
ở bộ phận nào có sự lÃng phí và phi hiệu suất.
- Ngân quỹ theo chơng trình là: ngân quỹ phân bổ cho
các hoạt động cần thiết trong một chơng trình cụ thể nhằm đạt
đợc một mục tiêu cụ thể nào đó.
Lập ngân quỹ theo kiểu này là phân bổ nguồn cho các hoạt
động cụ thể chứ không phải cho các bộ phận nh lập ngân quỹ gia
tăng. Phơng pháp lập ngân quỹ theo chơng trình khắc phục đợc
những nhợc điểm của lập ngân quỹ gia tăng và hiện đang đợc áp
dụng rộng rÃi.
- Lập ngân quỹ từ Zêrô : Do Texas intruments khởi xớng nhằm
mục đích khắc phục những nhợc điểm của kiểu lập ng©n quü
21


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
gia tăng. Theo cách này, ngân quỹ đợc lập từ Zêrô (từ không có
gì, không tính tới quá khứ)
+ Lập ngân quỹ Zêrô buộc ngời quản lý của từng đơn vị
chia nhỏ hoạt động của đơn vị mình thành các gói, bao gồm: các
mục tiêu, các hoạt động, các nguồn lực cần thiết và sau đó tiến
hành tính toán các chi phí cho mọi gói này (hay là các quyết
định trọn gói).
+ Đứng trên lợi ích của tổ chức các quyết định trọn gói đợc
sắp xếp theo thứ tự u tiên từ trên xuống.
+ Ngân quỹ đợc phân bổ cho từng quyết định trọn gói đó
theo thứ tự u tiên.
Phơng pháp này có nhiều nhợc điểm là mất thời gian lấy số

liệu phân tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều và tầm quan trọng của
các quyết định trọn gói bị ảnh hởng bởi những đánh giá chủ
quan.
Để ngân quỹ trở thành công cụ có ích cho mọi nhà quản trị,
cần chú ý tới một số điểm sau:
+ Ngân quỹ không có mục đích tự thân mà là công cụ của
việc lập kế hoạch và kiểm tra.
+ Ngân quỹ phải phản ánh đợc khuôn mẫu của tổ chức, thể
hiện đợc trách nhiệm của cán bộ quản lý trong việc hoàn thành
mục tiêu của hệ thống mình một cách có hiệu quả trong phạm vi
có hạn của ngân sách.
+ Tránh lập những ngân quỹ quá đầy đủ, chi tiết làm giảm
sự tự do của những nhà quản lý trong việc quản lý các bộ phận
của họ.
+ Không để các mục tiêu về ngân quỹ trở nên quan trọng
hơn các mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Việc lập ngân quỹ có thể bị lợi dụng để che giấu những
yếu tố phi hiệu quả. Các ngân quỹ thờng phát triển theo tiền tệ
và một khoản chi tiêu nào đó trong quá khứ thờng đợc chấp nhận
là cũng cần thiết trong hiện tại. Thêm vào đó, nhiều nhà quản trị
nghiệm thấy dờng nh các yêu cầu về ngân quỹ đều bị cắt xén
trong quá trình phê chuẩn nên họ yêu cầu nhiều hơn so với mức
mà họ cần thiết. Điều đó đòi hỏi phải thờng xuyên xem xét lại các
tiêu chuẩn và các yếu tố chuyển đổi mà nhờ đó một hoạt động
trong kế hoạch đợc chuyển đổi thành những giá trị bằng số.
+ Các ngân quỹ thờng rơi vào tình trạng cứng nhắc, không
thể hiện đợc những thay đổi có thể xảy ra trong hoạt động của
tổ chức và trong nhiều trờng hợp trở nên lạc hậu ngay khi chúng đợc phê chuẩn.
22

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Để kiểm tra bằng ngân quỹ có hiệu quả ta cần chú ý tới một
số điều kiện sau:
+ Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút đợc sự quan
tâm đặc biệt của cả những nhà lÃnh đạo hệ thống và những
nhà quản trị viên cấp dới. Trong một số doanh nghiệp, quá trình
xây dựng ngân quỹ đợc tiến hành từ trên xuống dới. Các ngân
quỹ đợc xây dựng bởi các nhà quản lý cÊp cao víi sù gióp ®ì cđa
bé phËn tham mu mà không hoặc rất ít tham khảo ý kiến của
những quản trị viên cấp dới. Phần lớn hiện nay ngời lÃnh đạo thờng
áp dụng phơng pháp lập ngân quỹ từ dới lên trên. Theo cách này,
các ngân quỹ đợc chuẩn bị bởi chính những ngời sẽ thực thi
ngân quỹ, sau đó sẽ đợc chuyển lên cho các nhà quản lý cấp cao
xem xét và phê chuẩn.
Phơng pháp lập ngân quỹ từ dới lên trên có nhiều u điểm.
Thứ nhất, các nhà quản trị cấp dới là những ngời hiểu biết rất rõ
công việc trong các bộ phận nên họ có thể đa ra những ngân quỹ
sát với yêu cầu thực tế hơn. Thứ hai, mọi ngời sẽ thấy thoả mÃn và
làm việc tích cực hơn nếu họ đợc trực tiếp tham gia quyết định
những vấn đề có liên quan tới họ.
+ Phải xác định đợc những tiêu chuẩn hợp lý mà dựa vào đó
các chơng trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về
lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về thời gian, không
gian và các nguồn lực khác. Đó chính là cơ sở để lập và phê
duyệt ngân quỹ. Nhiều ngân quỹ bị thất bại vì thiếu các tiêu
chuẩn nh vậy. Lúc đó, các nhà quản trị cấp trên sẽ lỡng lự trong
việc cho phép các bộ phận cấp dới đa ra các kế hoạch ngân quỹ
vì sợ rằng họ không có cơ sở để xét duyệt các yêu cầu về ngân
quỹ.

+ Có đợc một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để
biết đợc các ngân quỹ đang và sẽ đợc thực hiện nh thế nào.
a3) Các báo cáo và phân tích chuyên môn.
Mặc dù các báo cáo thống kê và kế toán thông thờng có thể
cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin rất tốt để kiểm tra,
vẫn có những vấn đề mà chúng không thích hợp. Các bản báo cáo
và phân tích chuyên môn thờng đợc sử dụng trong phạm vi các
vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp.
Nhờ các bản báo cáo và phân tích chuyên môn các nhà quản lý có
thể phát hiện đợc những nguyên nhân sâu xa của những sai
lệch mà không bản báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ
và dự báo đợc những vấn đề cần giải quyết, những cơ hội cần
23


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
phải tận dụng.
b)Các công cụ kiểm tra hiện đại.
b1) Dùng sơ đồ ngang cho công tác kiểm tra. (Sơ đồ Gantt)
Năm 1910 Harnry GANTT đà đề ra phơng pháp sơ đồ ngang
để lập kế hoạch và cũng dùng sơ đồ này làm phơng tiện kiểm
tra. Muốn đợc sơ đồ ngang cho một dự án nào đó chúng ta phải
liệt kê tất cả các công việc, sau đó mỗi công việc vẽ một đờng
ngang có chiều dài tơng ứng với số thời gian (mỗi cột là một đơn
vị thời gian). Sau khi vẽ hết các công việc chúng ta có thể căn cứ
vào sơ đồ này để chỉ đạo và kiểm tra.
Sơ đồ Gantt giúp cho nhà quản lý kiểm tra tiến độ thực
hiện các công việc theo thời gian. Sơ đồ Gantt phù hợp với những
công việc đơn giản ít chồng chéo nhau, rất dễ nhìn và kiểm tra
tiến độ thực hiện.

24


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ví du: một dự án có 8 công việc và đợc biểu diễn ở sơ đồ Gantt.
Công
việc
A
B
C
D
E
F
G
H

1

2

3

4

5

Thời gian (tuần)
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Hình 1.4: Sơ đồ Gantt
Nhìn vào hình 1.4 ta có các nhận xét sau:
Công việc A, B có thể làm ngay từ tuần đầu những công
việc E, D phải chờ khi xong công việc A mới bắt đầu đợc và cũng
nh công việc E chỉ có thể bắt đầu xong công việc B. Còn công
việc F phải sau khi hoàn tất công việc C, cuối cùng là hai công việc
G và H. G thì sau khi xong D còn H phải sau E. Nh vậy sơ đồ
ngang cho ta biết mối liên hệ giữa các việc và nếu nhìn vào 1
thời điểm nhất định ta có thể biết việc nào kết thúc, công việc
nào đang diễn ra và công việc nào sẽ bắt đầu. Ví dụ: tại kết
thúc tuần thứ 5 thì công việc A kết thúc và công việc B đà kết
thúc trớc đó 1 tuần, còn công việc C và D là sẽ bắt đầu. Mặt
khác, nếu xuất phát từ tuần cuối cùng đi về tuần đầu tiên theo
một đờng liền ta sẽ tìm ra các công việc găng và chúng lập thành
một đờng găng. ở đây các công việc A, D, G là các công việc
găng và chúng lập 1 đờng găng với tổng thời gian là 16 tuần và
tổng số thời gian này là dài nhất để có thể hoàn thành dự án.
Nhìn vào hình 1.4 nhà quản lý sẽ kiểm tra tiến độ công
trình và nếu muốn rút ngắn công trình thì phải tập trung nhân
tài vật lực vào các công việc găng. Nh vậy các công việc nằm
ngoài đờng găng sẽ có thể đợc th giÃn hơn nên có thể rút bớt vật
chất và lao động để tập trung vào các công việc găng tạo điều
kiện cho dự án hoàn thành sím h¬n.

25