ĐỒ ÁN: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ TẠI KHO PHÂN PHỐI VIETNAM POST BẮC NINH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.3 MB, 65 trang )
-------o0o-------
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ
GIAO NHẬN HÀNG HỐ TẠI KHO PHÂN PHỐI VIETNAM POST
BẮC NINH
NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Hà Nội, Ngày ...... Tháng.......Năm 2022
(Ký và ghi rõ họ tên)
NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI ĐỌC DUYỆT
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Hà Nội, Ngày ...... Tháng.......Năm 2022
(Ký và ghi rõ họ tên)
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Nêu vấn đề
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, hoạt động giao nhận vận tải
cũng ngày càng phát triển. Nó khơng những làm cho nền kinh tế của đất nước ngày
càng giàu mạnh, mà cịn tạo thêm nhiều cơng ăn việc làm cho người lao động. Rất
nhiều các doanh nghiệp đã mạnh dạn kinh doanh trong lĩnh vực này, mở rộng cơ hội
tìm kiếm các bạn hàng mới, tiềm năng; đồng thời đối mặt với nhiều khó khăn và rủi
ro hơn so với kinh doanh trong nước để tìm kiếm lợi nhuận cao hơn.
Giao nhận vận tải đóng góp quan trọng vào quá trình phân phối hàng hố từ nơi
sản xuất đến người tiêu dùng và là cầu nối thương mại toàn cầu. Hoạt động giao nhận
ngày nay không chỉ gắn liền với hoạt động kho vận, giao nhận vận tải, mà còn lên kế
hoạch, sắp xếp dịng chảy ngun, sau đó ln chuyển hàng hóa từ khâu sản xuất đến
người nhận, tạo nên sự liên thơng trong tồn xã hội theo những phương án tối ưu hóa,
giảm chi phí ln chuyển và lưu kho. Bên cạnh đó, nó cịn là hoạt động tổ chức thực
hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, tư vấn
khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng, xử lý hàng hư hỏng hoặc các
dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù
lao. Nếu làm tốt sẽ đảm bảo dịch vụ tốt hơn, chi phí thấp hơn nhưng lại hiệu quả hơn
cho doanh nghiệp và cả nền kinh tế.
Chính vì vậy việc nghiên cứu đề tài “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN
THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HỐ TẠI KHO PHÂN PHỐI
VIETNAM POST BẮC NINH” có ý nghĩa quan trọng và cần thiết đối với thực tế
hiện nay.
2. Mục đích nghiên cứu
1
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Mục đích chính của đề tài là giúp làn rõ các vấn đề gặp phải trong quy trình giao
nhận hàng hố tại kho phân phối Vietnam Post. Rồi từ đó đưa ra các biện pháp nhằm
cải thiện, phát triển nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tại kho hàng.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu ở đây là hoạt động giao nhận hàng hoá tại trung tâm khai
thác vận chuyển Vietnam Post tại Bắc Ninh.
4. Kết cấu đề tài
Nội dung nghiên cứu đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục thì gồm có 3
chương:
Chương 1: Tổng quan về công tác giao nhận tại kho phân phối
Chương 2: Thực trạng tổ chức giao nhận tại kho phân phối Vietnam Post
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận tại kho phân phối
Vietnam Post
2
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................................1
DẠNH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT.............................................................................................5
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH......................................................................................................6
CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC GIAO NHẬN TẠI KHO PHÂN PHỐI..................................7
1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hoá..........................................................................................7
1.1.1. Sự ra đời và phát triển của ngành giao nhận vận tải...................................................................................7
1.1.2. Một số khái niệm về giao nhận hàng hố................................................................................................... 9
1.1.3. Vai trị của người giao nhận...................................................................................................................... 10
1.1.4. Phạm vi các dịch vụ giao nhận.................................................................................................................. 11
1.1.5. Các nguyên tắc giao nhận......................................................................................................................... 12
1.1.6. Chức năng của người giao nhận............................................................................................................... 13
1.1.7. Các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận........................................................................................ 14
1.2. Khái quát chung về kho phân phối.................................................................................................15
1.2.1. Khái niệm................................................................................................................................................. 15
1.2.2. Đặc điểm của kho phân phối.................................................................................................................... 16
1.3. Quy trình giao nhận hàng hố tại kho phân phối...........................................................................17
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC GIAO NHẬN TẠI KHO PHÂN PHỐI VIETNAM POST Bắc Ninh19
2.1. Tìm hiểu chung về công ty.............................................................................................................19
2.1.1. Giới thiệu chung về Tổng công ty.............................................................................................................. 19
2.1.2. Giới thiệu chung về kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh.......................................................................21
2.1.3. Giá trị cốt lõi của công ty.......................................................................................................................... 21
2.1.4. Sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý kinh doanh.................................................................................................... 24
2.1.5. Cơ cấu tổ chức nhận sự của công ty......................................................................................................... 25
2.1.6. Quy chế hoạt động của công ty................................................................................................................ 27
2.1.7. Nội quy lao động của công ty................................................................................................................... 29
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty (năm 2019-2021)........................................................35
2.2.1. Tình hình chung....................................................................................................................................... 35
2.2.2. Tình hình hoạt động của kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh...............................................................36
2.2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh (năm 2019-2021)..........................38
2.3. Thực trạng tổ chức giao nhận tại kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh.......................................39
2.3.1. Quy trình giao nhận hàng hố tuyến Bắc Ninh – Yên Phong tại kho phân phối Vietnam Post....................41
2.3.2. Đánh giá chung về tổ chức giao nhận hàng hoá tại kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh.......................50
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TẠI KHO PHÂN
PHỐI VIETNAM POST.................................................................................................................55
3.1. Mục tiêu, định hướng phát triển của Vietnam Post.......................................................................55
3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức giao nhận tại Vietnam Post.......................................56
3.2.1. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, cải thiện bộ máy quản lý..................................................................56
3.2.2. Đầu tư cải tiến cơ sở hạ tầng, hệ thống thông tin..................................................................................... 56
3.2.3. Đầu tư hệ thống phân loại bưu kiện tự động hoá..................................................................................... 57
3.2.4. Cải thiện chế độ, môi trường làm việc của nhân viên...............................................................................58
3
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
KẾT LUẬN...................................................................................................................................60
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................................61
4
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
DẠNH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
- FIATA: Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (International Federation of
-
5
Freight Forwarders Associations).
EDI: Trao đổi dữ liệu điện tử.
COD: Dịch vụ phát hàng thu tiền hộ.
KCN: Khu công nghiệp.
TT-BTC: Thông tư Bộ Tài Chính.
BHXH: Bảo hiểm xã hội
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH
Hình 1.1: Trung tâm phân phối mơ phỏng.
Hình 1.2: Sơ đồ quy trình giao nhận tại trung tâm phân phối
Hình 2.1. Logo cơng ty.
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu cơng ty.
Hình 2.2.1. Top 5 cơng ty uy tín ngành logistics năm 2021.
Hình 2.2.2. Sản lượng hàng hố trung tâm phân phối Vietnam Post Bắc Ninh (năm
2019-2021)
Hình 2.2.3. Biểu đồ doanh thu, chi phí và lợi nhuận trung tâm phân phối Vietnam
Post Bắc Ninh từ năm 2019 đến năm 2021.
Hình 2.3.1. Các tuyến đường vận chuyển kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh.
Hình 2.3.2. Khu vực để hàng Yên Phong.
Hình 2.3.3. Phần mềm quản lý tại kho Vietnam Post.
Hình 2.3.4. Mã vạch của hàng.
Hình 2.3.5. Xếp hàng từ băng chuyền lên xe vận chuyển.
Hình 2.3.6. Phiếu giao hàng tuyến Bắc Ninh - Yên Phong.
Hình 2.3.7. Số liệu chuyến hàng đến.
Hình 2.3.8. Dỡ hàng xuống băng chuyền.
Hình 2.3.9. Phân loại hàng theo khu vực.
Hình 2.3.10. Khu vực phân loại hàng trong bao.
Hình 3.1. Hình ảnh mơ phỏng Hệ thống phân loại bưu kiện tự động hoá Pop Up.
6
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TẠI
KHO PHÂN PHỐI
1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hoá
1.1.1. Sự ra đời và phát triển của ngành giao nhận vận tải
Sự ra đời của container vào cuối những năm 50 đầu năm 60 đã kéo theo sự
thay đổi mạnh mẽ ngành vận tải đó là sự phát triển của vận tải đa phương thức. Lợi
ích do container hóa và vận tải đa phương thức đưa lại là rất to lớn nên đã kéo theo
nhiều quốc gia tham gia vào hình thức vận tải này, kể cả những nước khơng có lợi ích
về biển.
Tham gia vào hầu hết các hoạt động trong vận tải đa phương thức là người giao
nhận vận tải. Với vai trò là người tổ chức, thực hiện việc đưa hàng hóa từ nơi sản
xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, người giao nhận vận tải
ngày càng đóng vai trị tích cực trong việc phát triển thương mại quốc tế của mỗi
quốc gia.
Một trong những bước tiến vĩ đại của nền sản xuất hàng hóa là sự phân cơng và
lao động hợp tác quốc tế. Chun mơn hóa và hợp tác hóa trong các lĩnh vực sản xuất
và dịch vụ đã tạo ra năng suất lao động và chất lượng sản phẩm ngày càng cao đang
là xu hướng phát triển của nền sản xuất hiện đại, và điều này cũng không phải là
ngoại lệ đối với lĩnh vực vận tải.
Vận tải nói chung và vận tải biển nói riêng đang có những bước chuyển biến
quan trọng theo hướng chun mơn hóa ngày càng sâu sắc. Các dịch vụ hỗ trợ cho
hoạt động vận tải như cung ứng, làm thủ tục cho tàu ra vào cảng, tìm và gom hàng
hóa, tư vấn về thị trường đang được phát triển rất nhanh và được cung cấp bởi bên
thứ ba, những dịch vụ đó gọi chung là dịch vụ giao nhận vận tải. Sử dụng dịch vụ này
đem lại nhiều lợi ích to lớn cho các bên như các nhà kinh doanh hàng hóa xuất, nhập
7
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
khẩu, người kinh doanh vận tải bởi tính hiệu quả về chun mơn hóa do dịch vụ giao
nhận đem lại.
Giao nhận vận tải là một dịch vụ đặc biệt gắn liền với hoạt động mua bán trao
đổi và vận chuyển hàng hóa trên phạm vi tồn cầu. Lịch sử đã ghi nhận một trong
những công ty giao nhận vận tải hang hóa đầu tiên của thê giới là cơng ty Thomas
Meadows tại London vào năm 1836 và cuộc cách mạng về vận tải đường sắt bằng
đầu máy hơi nước tại Anh. Chức năng ban đầu của giao nhận là thu xếp việc vận
chuyển hàng hóa cho khách hàng bằng cách ký kết hợp đồng vận chuyển với các
công ty vận tải khác nhau sao cho việc vận chuyển hàng hóa là nhanh chóng và hợp
lý nhất.
Trách nhiệm của người giao nhận bao gồm cả việc thông báo tất cả các tài liệu
có liên quan đến hàng hóa cũng như yêu cầu của cơ quan hải quan cho khách hàng tại
nước nhận hàng cuối cùng. Các đại lý của người giao nhận ở nước ngồi cũng thực
hiện các cơng việc tương tự và chăm sóc khách hàng đồng thời ln giữ mối quan hệ
với khách hàng và thông báo kịp thời cho khách hàng các thơng tin có thể ảnh hưởng
tới việc dịch chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác.
Ngày nay, người giao nhận vẫn tiến hành thực hiện các công việc như trước
đây và cũng chịu trách nhiệm tương tự với khách hàng của mình. Người giao nhận
vẫn hoạt động hoặc như một đại lý thông báo hoặc là chi nhánh riêng của họ ở nước
ngoài. Ngoài ra, người giao nhận có thể hoạt động như người chuyên chở( bên ủy
thác) hoặc như là một đại lý cho khách hàng của mình hoặc cho cả hai.
Như vậy có thể nói rằng người giao nhận tham gia rất sâu vào q trình dịch
chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh quốc tế. Vai trò của người giao nhận
ngày càng được thừa nhận một cách rộng rãi bởi tính hiệu quả cũng như tính chun
mơn hóa của người giao nhận trong hoạt động thương mại của các doanh nghiệp.
Trong xu hướng sản xuất hiện đại, khi mà mức độ ảnh hưởng cũng như việc ứng
dụng các thành tựu khoa học hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh cũng như
8
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
phân phối sản phẩm trên thị trường thì vai trị của người giao nhận ngày càng được
khẳng định. Người giao nhận trở thành cầu nối liên kết tất cả các khâu từ cung ứng
nguyên vật liệu đến tận khi hàng hóa được phân phối trên thị trường đến tay người
tiêu dùng, quá trình này ngày nay được gọi là dịch vụ logistics.
1.1.2. Một số khái niệm về giao nhận hàng hố
Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về dịch vụ giao nhận. Ngày
29/10/2004 FIATA đã phối hợp với Hiệp hội Châu Âu về các dịch vụ giao nhận, vận
tải, logistics và hải quan đã đi đến thống nhất khái niệm về dịch vụ giao nhận vận tải
và logistics, đó là:
“Giao nhận vận tải là bất kì dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở ( được thực hiện
bởi một hoặc nhiều dạng phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói
hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan các dịch
vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính,
khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và
thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Dịch vụ giao nhận bao gồm cả
dịch vụ logistics cùng các công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến quá
trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi và quản lý chuỗi cung trên thực tế. Những dịch
vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ được
cung cấp”
Tại Việt Nam, lần đầu tiên dịch vụ giao nhận được Luật thương mại 1997 đề cập
một cách rõ ràng vad cụ thể theo điều 163 với nội dung tương tự như khái niệm của
FIATA. Ngày nay hoạt động giao nhận phát triển tới một bước tiến mới cung cập dịch
vụ khách hàng tốt hơn, chuyên nghiệp hơn là logistics. Có nhiều tài liệu coi dịch vụ
giao nhận là dịch vụ logistics và Luật thương mại 2005 cũng trên cơ sở quan niệm
này đưa ra khái niệm về dịch vụ logistics, điều 233 với nội dung không khác nhiều so
với khái niệm dịch vụ giao nhận của FIATA:
9
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
“Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện
một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ
tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã
hiệu, giao hàng hoặc các dịch vị khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với
khách hàng để hưởng thù lao.”
Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và sự tiến bộ kỹ thuật của ngành
vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn. Ngay nay người giao nhận
đóng vai trị quan trọng trong thương mại quốc tế và vận tải quốc tế. Người giao nhận
không chỉ làm các thủ tục hải quan, hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói
về tồn bộ q trình vận tải và phân phối hàng hoá. ở các nứơc khác nhau, người kinh
doanh dịch vụ giao nhận được gọi các tên gọi khác nhau: “Đại lý hải quan” (Customs
House Agent), “Môi giới hải quan” (Customs Broker), “Đại lý thanh toán” (Clearing
Agent), “Đại lý gửi hàng và giao nhận” (Shipping and Forwarding Agent),” Người
chuyên chở chính” (Principal Carrier)...
1.1.3. Vai trị của người giao nhận
Trong hoạt động thương mại, người giao nhận đóng vai trị là người trung gian kết
nối chặt chẽ giữa người xuất khẩu, nhập khẩu với người chuyên chở và các cơ quan
hữu quan khác để thực hiện các công việc được ủy thác nhằm đưa hàng hóa đến nơi
nhận một cách nhanh chóng và an tồn nhất. Với vai trị này thì người giao nhận có
thể đảm nhận những cơng việc sau:
- Nghiên cứu lập kế hoạch và lựa chịn tuyến đường vận chuyển, người chuyên chở,
công ty xếp dỡ để thương lượng ký kết hợp đồng, thỏa thuận giá cả một cách hợp lý
nhất để đưa hàng hóa đến tay người nhận một cách nhanh chóng nhất.
- Cung cấp hoặc sử dụng dịch vụ kho bãi của bên thứ 3 để tổ chức lưu kh, phân loại,
đóng gói hàng hóa, in kẻ ký mã hiệu phù hợp, bốc xếp trong suốt quá trình vận
chuyển trong phạm vi và điều kiện cho phép.
10
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
- Tổ chức gom hàng, thu xếp các dịch vụ liên quan đến hàng như giam định, mua bảo
hiểm, thủ tục thông quan xuất, nhập khẩu và các thủ tục khác theo quy định của các
cơ quan quản lý nhà nước, lập chứng từ và tư vấn cho khách hàng lập các chứng từ
phù hợp để thanh toán, hoặc theo ủy quyền của khách hàng thanh tốn các loại phí,
tiền cước và nếu được ủy quyền người giao nhận có thể trả tiền cho người xuất khẩu.
- Sử dụng công nghệ thông tin hoặc kết nối với hệ thống EDI để theo dõi hàng hóa,
phân tích và dự báo thị trường và các thông tin liên quan đến khách hangfnhawmf
phối hợp một cách hài hòa với các tổ chức nhằm thông tin và tư vấn kịp thời cho
khách hàng và đảm bảo rằng q trình vận chuyển hàng hóa là thông suốt với thời
gian vận chuyển ngắn nhất và chi phí hợp lý nhất.
- Trong thương mại quốc tế ngày nay thì tính chun mơn hóa kể cả trong dịch vụ
vận tải ngày càng trở nên sâu sắc và chuyên nghiệp hơn. Người giao nhận được coi
như là “ kiến trúc sư” thiết kế và tổ chức vận chuyển hàng hóa đến nơi nhận với giá
cả hợp lý nhấ thơng qua mối quan hệ của họ với các tổ chức, cơ quan có liên quan
như: các cơng ty vận tải , công ty xếp dỡ… Người giao nhận am hiểu rất rõ về thị
trường, chính sách pháp luật cũng như tập quán của các nước, qua đó người giao
nhận có thể tư vấn cho khách hàng những thông tin cần thiết và có thể trực tiếp tham
gia điều hành cùng với khách hàng để tổ chức vận chuyển một cách hiệu quả nhất.
- Trong sản xuất hiện đại, với sự tham gia của người giao nhận, các ngành các lĩnh
vực sản xuất đang có sự thay đổi mạnh mẽ về cơ cấu sản xuất theo hướng chun
mơn hóa và hợp tác chặt chẽ với nhau để tạo ra giá trị gia tăng lớn nhất đóng góp cho
nền kinh tế quốc dân.
1.1.4. Phạm vi các dịch vụ giao nhận
Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận kho
vận. Trừ khi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình t gia bất
kỳ khâi thử tục nào.
11
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Thơng thường, người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người
nhân hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hoá qua các cung đoạn cho đến tay
người nhận cuối cùng.
Người giao nhận có thể làm một cách trực tiếp hoặc thông qua địa lý hoặc thuê
dịch vụ của những người thứ ba khác.
1.1.5. Các nguyên tắc giao nhận
Các bên tham gia vào quan hệ mua bán hàng hố đều có thể tự thỏa thuận với
nhau về tất cả những điều khoản trong hợp đồng mua bán hàng hố, tuy nhiên những
sự thỏa thuận đó sẽ khơng được trái với những quy định của pháp luật. Trong quá
trình giao nhận hàng hố, các bên cũng có thể tự do thỏa thuận về các nguyên tắc khi
giao nhận hàng hố, nhìn chung khi giao nhận hàng hố các bên sẽ tuân thủ theo
những nguyên tắc như:
Nguyên tắc kiểm tra hàng trước khi giao- nhận: đây là một trong những nguyên
tắc không thể thiếu khi các bên tiến hành giao nhận hàng hoá. Trên thực tế, việc kiểm
tra hàng hoá trước khi giao nhận của các bên là việc làm tất yếu, đây là một trong
những hoạt động nhằm bảo đảm về chất lượng, số lượng của hàng hoá, những loại
giấy tờ khác có liên quan đến hàng hố ,nếu phát hiện ra lỗi hoặc có những vấn đề gì
khác thì sẽ phải bàn giao ngay cho bên giao.
Nguyên tắc giao chứng từ kèm theo: khi tiến hành giao hàng hố cho bên nhận
thì bên giao hàng hố phải giao kèm theo chứng từ có liên quan đến hàng hố, bởi lẽ
đây là một trong những loại giấy tờ chứa đựng những thơng tin cần thiết liên quan
đến hàng hố ( số lượng, chất lượng, chủng loại, đặc điểm…) Căn cứ vào chứng từ
hàng hố mà người mua có thể đối chiếu được về những loại hàng hố đó.
Ngun tắc khác mà các bên tự thỏa thuận với nhau trong quá trình ký kết hợp đồng.
12
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Nguyên tắc giao hàng: pháp luật ưu tiên về sự thỏa thuận của các bên, nếu các
bên có những sự thỏa thuận về địa điểm cũng như những nguyên tắc khi giao hàng thì
sẽ được thể hiện rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa của các bên, tuy nhiên nếu
trong trường hợp các bên không tự thỏa thuận cũng như khơng có thỏa thuận về
ngun tắc giao hàng thì sẽ áp dụng theo những nguyên tắc mà pháp luật đã quy định
nhằm đảm bảo cũng như là cơ sở pháp lý để ràng buộc về trách nhiệm và nghĩa vụ
của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
1.1.6. Chức năng của người giao nhận
1.1.6.1. Chuyển tiếp hàng hóa
Bất cứ khi nào hàng hóa được vận chuyển qua các đơn vị kho thì người giao nhận
sẽ hỗ trợ và đảm nhiệm cơng việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải này
sang phương tiện vận tải khác. Người giao nhận phải: thu xếp phương tiện để tiếp tục
vận chuyển, thu xếp và ký kết hợp đồng với các công ty xếp dỡ, lo liệu các thủ tục
cần thiết để đưa hàng hóa đến nơi nhận cuối cùng. Người giao nhận phải chịu trách
nhiệm như là một người chuyên chở, mối quan hệ giữa họ và khách hàng được điều
chỉnh bằng vận đơn của người giao nhận.
1.1.6.2. Lưu kho bảo quản hàng hóa
Một chức năng quan trọng khác của người giao nhận là lưu kho bảo quản hàng hóa
trước khi giao đến khách hàng. Người giao nhận có thể khai thác các trang thiết bị
kho bãi của riêng mình hoặc họ hành động như là một đại lý thuê kho bãi từ một hợp
đồng khác. Người giao nhận cũng có thể phối hợp với người chuyên chở hoặc chủ
hàng để tạo ra một mắt xích nhằm giữ quyền kiểm sốt hàng hóa được tốt hơn.
1.1.6.3. Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ giao nhận
Khi người giao nhận đang trong qua trình thực hiện các chức năng của mình, kiểm
sốt và quản lý dịng hàng hóa, tự nhiên họ được đặt ở vị thế để thực hiện một số dịch
vụ “ăn theo” vận tải như:
13
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
- Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở.
- Tổ chức xếp dỡ hàng hố.
- Thu xếp việc địi tiền và/hoặc thanh tốn các chi phí vào lúc giao hàng và giúp
khách hàng những vấn đề khác có liên quan.
- Tư vấn cho khách hàng những vấn đề về vận tải và phân phối, những vấn đề có
liên quan đến thị trường, chính sách pháp luật của nhà nước.
- Theo dõi, định vị tiến độ giao hàng trong quá trình hàng được vận chuyển đến
-
khách hàng.
Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hoá.
Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở hàng hoá.
Làm thủ tục gửi hàng, nhận hàng.
Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận.
Thu xếp chuyển tải hàng hoá.
Nhận hàng từ người chuyên chở giao cho người nhận.
Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chun
-
chở thích hợp.
Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá.
Lưu kho bảo quản hàng hố.
Thanh tốn cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho.
…
1.1.7. Các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận
Trong q trình giao nhận hàng hố cho dù với bất kỳ đơn hàng nào có được xử
lý cẩn thận đến đâu cũng sẽ không thể tránh khỏi các vấn đề phát sinh có thể xuất
phát từ những yếu tố bên trong, nhưng cũng có thể tác động từ yếu tố bên ngồi như:
-
Số điện thoại khơng đúng: Ngun nhân này có thể tới từ rất nhiều phía, có
thể là khách hàng đọc/ghi sai cũng có thể nhân viên nhân đơn bên cơng ty
giao hàng ghi sai, tóm lại sai sót này sẽ khiến q trình giao hàng tạm thời
-
không thể thực hiện, tốn kém thời gian.
Địa chỉ người nhận không đúng: Cũng giống với số điện thoại không đúng,
nguyên nhân đều do khách hàng hoặc nhân viên sai sót.
14
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
-
Tắc đường: Kẹt xe, tắc đường không phải là điều gì đó q xa lạ tại Việt
Nam,đặc biệt là tại các thành phố lớn và điều này ảnh hưởng không nhỏ tới
quá trình giao hàng. Nếu khách ở một số cung đường có tình trạng tắc
đường kéo dài sẽ khiến nhân viên có khả năng khơng giao hàng kịp thời
-
hạn, sẽ có thời gian trễ và điều này rất khó để khắc phục.
Hàng hoá bị thiếu, hỏng: Đây là vấn đề khó tìm ra ngun nhân, cũng có
thể do nhân viên trong quá trình xếp dỡ làm hỏng hoặc lấy cắp cũng có thể
-
do đóng gói hàng khơng kỹ dẫn đến.
Hàng không đúng yêu cầu: Đây là trường hợp khá phổ biến khi mua hàng
online, khi hàng đến tận tay người mua mà họ từ chối nhận và khơng thanh
tốn tiền hàng, tiền ship do hàng không đúng với yêu cầu ban đầu mà người
bán cung cấp.
1.2. Khái quát chung về kho phân phối
1.2.1. Khái niệm
Trên thực tế kho phân phối cũng tương đối giống với kho trung chuyển nhưng nằm
ở giai đoạn gần cuối của q trình hồn tất đơn hàng. Tức là kho phân phốii cũng
dùng để lưu trữ, quản lý hàng hố nhưng thường mang tính chất tạm thời. Hàng hố
sẽ ln trong trạng thái sẵn sàng phân phối tới các đơn vị nhận hàng. Kho phân phối
thường được phân bố đều trong thành phố, ở những khu vực có khoảng cách gần với
khu dân cư, khu vực công cộng,…
15
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Hình1.1: Kho phân phối mơ phỏng
1.2.2. Đặc điểm của kho phân phối
Vị trí thuận lợi: là yêu cầu hàng đầu khi xây dựng kho phân phối. Kho phân phối
thường gần các tuyến đường lớn thuận tiện cho xe tải, xe container có thể dễ dàng ra
vào lấy hàng mà khơng bị cấm tải. Giúp việc phân phối, lưu thông hàng hố chở nên
dễ dàng hơn.
An tồn chun nghiệp: Kho phân phối thường được đầu tư kiên cố, an toàn và
chuyên nghiệp. Được trang bị đầu đủ tiêu chuẩn như PCCC, camera an ninh, bảo vệ,
… đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hoá lưu trữ tại kho.
Hệ thống quản lý chặt chẽ: Được tiếp nhận lượng hàng hoá đa dạng, nhiều mẫu
mã, chủng loại,… Nên cầng có hệ thống quản lý chuyên nghiệp và chuẩn xác.
Mỗi đơn hàng có thể được chuyển giao từ nhiều kho từ lớn tới nhỏ, qua nhiều
phương tiện vận chuyển trước khi đến tay người nhận hàng cuối cùng.
16
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
1.3. Quy trình giao nhận hàng hố tại kho phân phối
Để đảm cho việc vận chuyển hàng hoá của khách hàng diễn ra một cách thuận lợi,
an toàn, đúng tiến độ, hiện nay hầu hết đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp đều thực
hiện quy trình bao gồm 6 bước sau:
Hình 1.2. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hố tại kho phân phối
Đa phần các doanh nghiệp logistics hiện nay đều sử dụng bốn bước trên trong quy
trình giao nhận tại kho phân phối nhưng tuỳ vào các cách vận hành của doanh nghiệp,
các tiêu chí, cường độ hoạt động kho, dung lượng lưu trữ, yêu cầu pháp lý, văn hóa
cơng ty và khối lượng hàng hóa di chuyển qua cơ sở và chất lượng dịch vụ gia tăng
mà mỗi doanh nghiệp có cách vận hành quy trình từng bước riêng. Và sau đây là quy
trình chung các bước trong q trình giao nhận hàng hố tại kho phân phối:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin chuyến hàng
Thông thường các kho phân phối sẽ chia hàng theo các tuyến đường cố định thuận
lợi cho việc vận chuyển. Các tuyến hàng sẽ được chia theo khu vực gần với địa chỉ
nhận hàng hoặc thuận tiện cho việc chuyển tiếp hàng hoá đến kho khác. Nên chuyến
17
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
hàng thường sẽ cố định thời gian nhận hàng và số lượng đơn hàng sẽ được tiếp nhận
trên hệ thống thông tin của đơn vị vận chuyển.
Bước 2: Xác nhận hàng đến
Sau khi tếp nhận thông tin chuyến hàng, nhân viên sẽ tiến hàng xếp dỡ hàng từ xe
vận chuyển xuống và tiến hành xác nhận số lượng dựa trên thông tin nhận được trên
hệ thống.
Bước 3: Cất hàng
Sau khi đã xác nhận đầy đủ số lượng hàng hoá nhân viên sẽ tiến hành phân loại
hàng theo từng khu vực và cất hàng vào đúng vị trí của khu vực loại hàng đó trong
kho.
Bước 4: Lấy hàng
Trước thời gian xe vận chuyển của các tuyến đường đến kho nhân viên tiến hành
kéo hàng ra khu vực cửa giao nhận và chờ xe lùi vào cửa kho
Bước 5: Xác nhận hàng đi
Nhân viên tiến hành xác nhận hàng bằng thiết bị quét mã vạch lên hệ thống của
đơn vị vận chuyển và kiểm tra hàng hoá xem cịn ngun vẹn khơng.
Bước 6: Xếp lên xe phân phối
Sau khi xác nhận hàng xong tiến hành xếp hàng lên xe vận chuyển và ký xác nhận
với tài xế.
18
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC GIAO NHẬN TẠI KHO
PHÂN PHỐI VIETNAM POST Bắc Ninh
2.1. Tìm hiểu chung về cơng ty
2.1.1. Giới thiệu chung về Tổng cơng ty
Hình 2.1. Logo công ty
- Tên công ty: Tổng công ty Bưu điện Việt Nam
- Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Post
- Tên viết tắt: VNPost
-Văn phịng chính đặt tại: Số 05 đường Phạm Hùng - Mỹ Đình 2 - Nam Từ Liêm
- Hà Nội
-Tel: 1900545481
-Website: www.vnpost.vn
-Email:
19
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Tổng cơng ty Bưu điện Việt Nam được hình thành trên cơ sở triển khai Đề án thí
điểm hình thành Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam (Tập đồn VNPT) do Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 58/2005/QĐ-TTg ngày 23/3/2005.
Ngày 01/6/2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 674/QĐ-TTg
ngày 01/6/2007 về phê duyệt Đề án thành lập Tổng cơng ty Bưu chính Việt Nam.
Theo đó Tổng cơng ty Bưu chính Việt Nam là Tổng công ty nhà nước, do Nhà nước
thành lập, hoạt động chun về lĩnh vực Bưu chính, hạch tốn kinh tế độc lập và
được Nhà nước giao vốn thông qua Tập đoàn, Hội đồng thành viên Tập đoàn VNPT
là đại diện chủ sở hữu Nhà nước tại Tổng công ty và là Hội đồng thành viên của Tổng
công ty. Thực hiện Quyết định 674/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, ngày
15/6/2007 Bộ Bưu chính Viễn Thơng (nay là Bộ Thơng tin và Truyền thông) đã ban
hành Quyết định số 16/2007/QĐ-TCCB-BBCVT về việc thành lập Tổng cơng ty Bưu
chính Việt Nam.
Ngày 16/11/2012 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1746/QĐTTg về việc chuyển quyền đại diện chủ sở hữu nhà nước tại Tổng cơng ty Bưu chính
Việt Nam từ Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam về Bộ Thơng tin và Truyền
thơng. Tổng cơng ty Bưu chính Việt Nam được đổi tên thành Tổng công ty Bưu điện
Việt Nam (theo Quyết định số 2596/QĐ-BTTTT ngày 28/12/2012 của Bộ Thông tin
và Truyền thông).
Ngày 06/01/2015 Bộ Thông tin và Truyền thông đã Ban hành Quyết định số
09/QĐ-BTTTT về việc tổ chức lại Công ty mẹ Tổng công ty Bưu điện Việt Nam theo
đó mơ hình tổ chức quản lý của Tổng công ty gồm Hội đồng thành viên và Ban Tổng
giám đốc, phù hợp với Nghị định số 69/2014/NĐ-CP của Chính phủ. Bộ máy quản lý
điều hành của Tổng công ty theo mơ hình tổ chức mới đến nay cũng đã được kiện
toàn.
Vốn điều lệ: 8.122 tỷ đồng
20
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Mục tiêu: Vietnam Post nỗ lực phấn đấu trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
Bưu chính chuyển phát, Tài chính và Bán lẻ hàng đầu Việt Nam, là sự lựa chọn tốt
nhất cho khách hàng
2.1.2. Giới thiệu chung về kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh
- Tên đơn vị: Trung tâm Khai thác Vận chuyển Bắc Ninh
- Địa chỉ: Khu Công nghiệp Tiên Sơn, Tiên Du, Bắc Ninh.
- Diện tích: 2400m2 , 5 cửa gia nhận.
- Nhận lực:
+ Giám đốc trung tâm: 1
+ Phó giám đốc trung tâm: 1
+ Quản lí: 1
+ Giám sát ca: 1
+ Tổ trưởng ca: 2
+ Nhân viễn kỹ thuật: 1
+ Nhân viên khai thác: 22 (chia 2 ca mỗi ca 11 người)
+ Nhân công th ngồi: 2
2.1.3. Giá trị cốt lõi của cơng ty
Lịch sử hình thành và phát triển đã tạo nên những giá trị chung mà Bưu điện Việt
Nam trân trọng. Đồng thời với tầm nhìn trong tương lai, Bưu điện Việt Nam sẽ cần
tạo dựng và duy trì những giá trị then chốt để thực hiện sứ mệnh của mình. Những
giá trị đó là:
Vượt trên Thách thức:
Bưu điện Việt Nam ln sáng tạo và thích ứng để vượt lên trên thách thức.
Trong suốt quá trình phát triển, Bưu điện Việt Nam đã nhiều lần đổi mới, tái cơ
cấu, đảm nhận trọng trách mới, vượt trên thử thách để lớn mạnh hơn. Trong tương lai,
21
