1. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ. Khái quát nội dung phương pháp lập hồ sơ công việc. Trình bày cụ thể việc biên mục hồ sơ 2. Bằng ví dụ minh họa, hãy chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỀ BÀI:
1. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ. Khái quát nội dung phương
pháp lập hồ sơ cơng việc. Trình bày cụ thể việc biên mục hồ sơ
2. Bằng ví dụ minh họa, hãy chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ
đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN
HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
Họ và tên
Mã sinh viên
Ngày, tháng, năm sinh

: Nguyễn Đức Dương
: 1905QTNB012
: 14/10/2001

Hà Nội - 2021


BÀI KIỂM TRA
HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
Họ và tên: …………………….

Mã sinh viên: …………………….

Ngày, tháng, năm sinh: 14/10/2001
Khoa: Quản trị nguồn nhân lực

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Điểm

Lời phê của cô giáo

Bài làm:
1. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ. Khái quát nội dung phương
pháp lập hồ sơ cơng việc. Trình bày cụ thể việc biên mục hồ sơ.
1.1. Một số khái niệm và phân loại hồ sơ
1.1.1 Một số khái niệm
a. Khái niệm “Hồ sơ”
Theo Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Hồ sơ là một tập tài liệu có
liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Theo Khoản 14, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về
Công tác văn thư: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong q trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghi tổng kết công tác năm 2020 của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
b. Khái niệm “Lập hồ sơ”

2


Theo Khoản 11, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất

định”
Theo Khoản 15, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về
Cơng tác văn thư: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá
nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”
1.1.2. Phân loại hồ sơ
Thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được
hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến ở mọi cơ
quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, đó là hồ sơ
công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
a. Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó. Trong hồ
sơ cơng việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản )
kết thúc cơng việc
Ví dụ:
- Hồ sơ về một hội nghị (Hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết,…);
- Hồ sơ giải quyết cơng việc (giải quyết tranh chấp, bình xét thi đua khen
thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức,…).
b. Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực
nào đó. Mỗi cán bộ, cơng chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ
theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn
bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu,
nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày.

3


Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là
bản sao, hoặc bản chính, nhưng cịn hiệu lực pháp lý.

Ví dụ :
- Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ cơng
tác phí cho cán bộ cơng chức.
- Tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công
chức nhà nước.
c. Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ
sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, . . .).
Ví dụ:
Hồ sơ cán bộ của Công ty Xăng dầu khu vực III đã về hưu: Hồ sơ ơng
Nguyễn Văn Bình, sinh ngày 05/10/1932
Hồ sơ bà Dương Thị Hường, sinh ngày 01/01/1949.
1.2. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ
1.2.1. Đối với từng cơ quan, tổ chức
Việc lập hồ sơ có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết đối với hoạt
động của đời sống xã hội nói chung và của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng. Việc
lập hồ sơ sẽ:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, nếu tài liệu sản sinh trong quá
trình giải quyết công việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo
từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị
tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy
đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết cơng việc
có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và
chất lượng cơng tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

4

Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ
trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội
dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài
liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân
tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ
quan và Nhà nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo quy định của Luật
Lưu trữ, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân sau 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc, đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ
quan.
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ. Do vậy nếu công tác lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần phân loại và xác
định được giá trị hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những
hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu hồ sơ được lập tốt sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chinh lý và các nghiệp vụ
chuyên mơn khác, tránh được những lãnh phí về ngân sách cho hoạt động chỉnh
lý tài liệu của địa phương.
1.2.2. Tầm quan trọng đối với đời sống xã hội
- Hồ sơ tài liệu là chứng cứ thực về những gì đã diễn ra. Hồ sơ phản ánh
trung thực cho nên là nguồn căn cứ quan trọng và chính xác cho những nhà
nghiên cứu lịch sử. Chính vì thế mà việc lập hồ sơ có ý nghĩa quan trọng bảo
đảm cho hồ sơ tài liệu được thực hiện một cách đầy đủ.
- Hồ sơ là căn cứ chính xác để là căn cứ pháp lý giải quyết các yêu cầu
của công dân và tổ chức trong xã hội. Chính vì thế mà việc lập hồ sơ có vai trị
quan trọng trong việc duy trì và quản lý xã hội, bảo đảm cho xã hội ổn định,
phát triển.
1.2.3. Tầm quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước
- Hồ sơ phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi được công việc;

5


- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi và quản lý được công việc của từng cán
bộ công chức;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý điều hành công việc có hiệu quả và ban hành các
quyết định hành chính được chính xác
Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần
thực hiện tốt một số yêu cầu:
- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với q trình giải quyết cơng
việc
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau: Hồ sơ phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ; Các
văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc; Các
văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng
thể thức văn bản; Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
1.3. Khái quát nội dung phương pháp lập hồ sơ công việc
1.3.1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là cơng vệc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ. Mở hồ sơ
được thực hiện trong hai trường hợp sau:
+ Khi cơ quan hoặc đơn vị tổ chức đã có danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ
thường được tiến hành thuận lợi và đơn giản hơn. Đầu năm, mỗi công chức, viên
chức dựa vào bản danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào; sau đó
lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ đã được xác định trong bản danh mục lên các tờ
bìa. Trong q trình giải quyết cơng việc, có việc mới phát sinh giải quyết thì lấy
thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa và ghi bổ sung hồ sơ đó vào bản danh mục.
+ Khi cơ quan, tổ chức chưa có bản danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ phải

dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhiệm vụ cụ thể được giao cho các

6


đơn vị, bộ phận và cá nhân trong từng thời gian và vận dụng các đặc trưng lập
hồ sơ để mở hồ sơ.
Đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiện phổ biến giống nhau của văn bản,
tài liệu mà người lập hồ sơ dựa vào đó để tập hợp văn bản thành hồ sơ.
Có 6 đặc trưng và cách vận dụng để lập hồ sơ như sau:
1) Đặc trưng “tên gọi”: là tập hợp những văn bản có cùng tên gọi vào một
hồ sơ.
2) Đặc trưng “vấn đề”: là tập hợp những văn bản cùng đề cập về một vấn
đề, một sự việc nào đó vào một hồ sơ.
3) Đặc trưng “tác giả”: là tập hợp những văn bản của cùng một tác giả vào
một hồ sơ.
4) Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: là tập hợp những văn bản trao đổi qua
lại giữa hai cơ quan về một vấn đề nào đó vào một hồ sơ.
5) Đặc trưng “địa dư”: là một tập hợp các văn bản của các cơ quan trong
cùng một địa phương, một khu vực địa lý nhất định vào một hồ sơ
6) Đặc trưng “thời gian”: là tập hợp những văn bản trong một thời gian
nhất định vào một hồ sơ.
1.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ:
+ Văn bản thuộc vấn đề nào thì đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó. Tài liệu
là phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng thuộc hồ sơ nhưng cần được bản quản
riêng và cần ghi chú vào hồ sơ là tài liệu này lưu ở đâu để khi cần có thể tìm
kiếm nhanh chóng, thuận lợi.
+ Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những
cơng việc phải giải quyết qua nhiều năm. Kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng năm
được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, bất kể chúng được lập vào

thời gian nào. Kế hoạch công tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo
tổng kết công tác nhiều năm được xếp vào năm cuối.

7


+ Chỉ cần đưa vào hồ sơ một bản và là bản chính, giấy tốt, được đánh máy
hoặc in rõ ráng, thể thức văn bản đầy đủ. Trường hợp không có bản chính thì
được thay bằng bản sao hợp lệ.
+ Cần loại bỏ ngay những văn bản trùng thừa, bản sao và bản thảo khi đã
có bản chính( trừ những bản thảo quan trọng, có bút tích của lãnh đạo). Văn bản
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn cần được sắp xếp vào
những hồ sơ riêng để tiện cho việc bảo quản và thu thập vào lưu trữ cơ quan về
sau.
1.3.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
+ Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra, bổ sung văn bản còn thiếu và lựa chọn, loại bỏ
những văn bản, tài liệu khơng có giá trị.
+ Biên mục hồ sơ ( cịn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên
trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể như: Sắp
xếp thứ tự văn bản, đánh số văn bản.
+ Lập mục lục văn bản
Mục lục văn bản là thống kê các văn bản có trong một hồ sơ. Mục lục văn
bản giúp cho việc tra tìm và quản lý văn bản trong hồ sơ được dễ dàng, thuận
lợi.
Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
và lâu dài. Cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác, khơng viết tắt những từ không
thông dụng trong bản mục lục.
+ Viết chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc ( còn gọi là tờ kết thúc) dùng
để ghi chép một số thông tin cần thiết về hồ sơ như số lượng tờ, các đặc điểm về
trạng thái vật lý và một số đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ nhằm giúp

quản lý các văn bản trong một hồ sơ được chặt chẽ.
+ Viết bìa hồ sơ: Bìa làm bằng loại giấy màu sáng, cứng, dai, nhẵn và viết
khơng bị nhịe mực và được trình bày theo mẫu quy định tiêu chuẩn về “ Bìa hồ
sơ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
1.4. Trình bày nội dung cụ thể việc biên mục hồ sơ

8


+ Biên mục hồ sơ ( cịn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên
trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể như sau:
Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản trong hồ sơ và giúp
cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một hồ sơ được thuận tiện.
Văn bản trong hồ sơ thường được sắp xếp theo các cách sau đây:
Sắp xếp theo trình tự giải quyết cơng việc.
Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản.
Sắp xếp theo vần chữ cái.
Sắp xếp theo thứ tự văn bản.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản.
Đánh số văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý cần
đánh số tờ cho toàn bộ các văn bản trong hồ sơ. Số tờ cần được ghi rõ ràng,
chính xác, mỗi tờ được đánh một số bằng chữ số Ả Rập ( 1,2,3…) vào góc phải
phía trên tờ văn bản; số được ghi bằng bút chì đen loại mềm.
Khi đánh số tờ, cần lưu ý một số điểm sau đây:
Hồ sơ quá dầy ( khoảng từ 3cm trở lên) cần chia thành tập ( còn gọi là
đơn vị bảo quản). Văn bản trong mỗi tập được đánh số tờ riêng.
Khi đánh số tờ xong, nếu để sót hoặc bổ sung thêm một số tờ thì các tờ đó
được đánh số trùng kèm theo các chữ a, b, c.
Trường hợp có ảnh đi kèm thì bỏ ảnh vào phong bì riêng, rồi đánh số
ngồi bì hoặc ghi số vào mặt sau của ảnh; nếu một tờ giấy được dán nhiều ảnh

thì được đánh số như một tờ văn bản.
2. Bằng ví dụ minh họa, hãy chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ
đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
2.1. Một số khái niệm
a. Khái niệm “Tài liệu”
Theo Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu là vật mang tin được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

9


Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và các vật mang tin khác.”
b. Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”
Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản
gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
2.2. Chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức.
Tài liệu lưu trữ, có vai trò quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ quan
tổ chức, cụ thể là đối với hoạt động quản lý, phục vụ cho hoạt động chuyên môn,
phục vụ cho nghiên cứu khoa học, phục vụ cho việc biên soạn lịch sử của cơ
quan, tổ chức và phục vụ công tác giáo dục truyền thống.
Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ có vai trị cụ thể như sau:
- Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động quản

lý. Hàng ngày các cán bộ nhân viên trong cơ quan thường xuyên phải khai thác
và sử dụng thông tin quá khứ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn,
ban hành các quy chế, quy định. Các quyết định về quản lý tổ chức, nhân sự, tài
chính, ... giúp các nhà quản lý rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các
chương trình đã đề ra đồng thời là bằng chứng, chứng cứ giúp cho việc thanh
tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động.
Ví dụ: Để ban hành Quyết định số 2090/QĐ-ĐHNV, ngày 03/11/2021 của
Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc Tặng giấy khen cho sinh

10


viên có nhiều đóng góp cho sự phát triển Câu lạc bộ Nhà Quản trị nhân lực
nhiệm kỳ 2018-2021 và năm học 2020-2021 cần phải căn cứ vào các tài liệu lưu
trữ từ trước đó, cụ thể:
Quyết định số 468/QĐ-BNV ngày 03/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
họcNội vụ Hà Nội;
Quy chế công tác sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ
chính quy ban hành kèm theo thông tư số 10/2016/TTBGDĐT ngày 05/4/2016
của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Quy chế tổ chức hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
Căn cứ tờ trình số 48/TTr-QTNNL ngày 21 tháng 10 năm 2021 của Khoa
Quản trị nguồn nhân lực về việc đề xuất tặng giấy khen cho tập thể và cá nhân
trong dịp tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập Câu lạc bộ Nhà Quản trị nhân lực
- Tài liệu lưu trữ có chứng cứ chân thực, độ chính xác cao để các cơ quan
có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ sự phù hợp đúng đắn trong q trình
giải quyết cơng việc từ đó đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức. Có vai trị
quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ quản lý của các cơ quan. Là cơ sở quan trọng để giải quyết tranh chấp

giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân và các quan hệ pháp lý trong quản lý điều
hành của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: Để kiểm tra tiến độ triển khai học tập và làm theo tư tưởng đạo
đức, phong cách Hồ Chí Minh tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đảng ủy Bộ
Nội vụ căn cứ vào việc xây dựng kế hoạch học tập và làm theo tư tưởng, đạo
đức, phong cách Hồ Chí Minh của đảng viên trong các chi bộ. Các kế hoạch
được xây dựng này là căn cứ để đánh giá, thơng qua đó, những đảng viên không
thực hiện xây dựng kế hoạch sẽ bị xử lý kỷ luật.
- Trên thực tế, hoạt động quản lý điều hành của các nhà quản lý cần phải
được cung cấp rất nhiều thơng tin trong đó nguồn thơng tin từ tài liệu lưu trữ là
nguồn thông tin chủ yếu và có độ tin cậy cao. Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan

11


hoạt động theo đúng chủ trương phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước. Mặt
khác TLLT là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý điều hành của các cơ
quan, tổ chức từ những thành công, thất bại được ghi chép lại sẽ là kinh nghiệm
quý giá cho hoạt động quản lý điều hành sau này.
Ví dụ: Để quản lý hoạt động an tồn giao thơng đường bộ, đội cạnh sát
giao thông số 5, công an thành phố Hà Nội căn cứ vào Luật Giao thông đường
bộ năm 2008, Nghị định 100/2019/NĐ-CP của Chính phủ về Xử phạt vi phạm
hành chính trong lĩnh vực giao thơng đường bộ và đường sắt. Tài liệu này là căn
cứ để xử phạt các hành vi vi phạm.
Ví dụ. Để khởi tố vụ án, truy tố bị cáo Đinh La Thăng về tội “Cố ý làm
trái quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế gây hậu quả nghiêm trọng”. Cơ
quan cảnh sát điều tra, viện kiểm sát căn cứ vào các tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình làm việc của bị cáo Đinh La Thăng và những tài liệu liên quan
đến hậu quả nghiêm trọng gây ra. Đồng thời căn cứ vào các tài liệu lưu trữ là
căn cứ pháp lý để xử phạt như Bộ Luật hình sự 2015 và các quy định khác.

Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn có các vai trị khác, cụ thể:
Phục vụ cho hoạt động chuyên môn: Với ý nghĩa vai trị to lớn của mình,
đặc biệt tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của TLLT, tổ chức
tốt cơng tác lưu trữ góp phần đảm bảo cho thực thi nhiệm vụ của cán bộ nhân
viên trong cơ quan được thơng suốt bởi trong q trình thực hiện nhiệm vụ của
mình trên tất cả các lĩnh vực thì cán bộ nhân viên phải gắn liền với văn bản. Có
nghĩa là gắn liền với tổ chức văn bản nói riêng và TLLT nói chung trong q
trình xây dựng quy hoạch kế hoạch nhất thiết phải nghiên cứu thực trạng vấn đề
ở giai đoạn trước đó để rút ra kinh nghiệm, tìm ra ngun nhân làm cho cơng
việc thành cơng hay khơng. Từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát sao với tình
hình thực tế.
Phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Trong NCKH có tính kế thừa và phát
huy kết quả nghiên cứu của người đi trước là 1 nội dung rất quan trọng. Các cơ
quan khi tiến hành nghiên cứu 1 vấn đề cụ thể phải tiến hành tìm hiểu về tình

12


hình và kết quả nghiên cứu của người đi trước có liên quan đến nội dung nghiên
cứu. Chính vì vậy, các cơng trình nghiên cứu về tự nhiên và xã hội có giá trị về
lý luận thực tiễn. Sau khi ứng dụng vào thực tiễn được lưu trữ và rở thành nguồn
TL quan trọng cho các cơng trình nghiên cứu tiếp theo. Đồng thời thông tin
trong TLLT là cơ sở cho các phát minh, sáng chế để tổng kết các quy luật vận
động tự nhiên trong xã hội
Phục vụ cho việc biên soạn lịch sử của cơ quan, tổ chức: TLLT có giá trị
lịch sử chiếm 1 tỷ lệ thấp hơn trong tổng số TLLT được hình thành là chứng tích
của lịch sử được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ. TLLT là một trong những
nguồn sử liệu đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử
ngành nói chung và lịch sử cơ quan, tổ chức nói riêng. TLLT mang dấu ấn của
thời kỳ mà chúng hình thành. Nó phản ánh sinh động, chân thực và làm sáng tỏ

nhiều vấn đề trong quá trình tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức qua
các thời kỳ lịch sử
TLLT hình thành tại các cơ quan liên quan đến chính sách của Đảng và
Nhà nước, chứa đựng thơng tin có độ tin cậy cao và là nguồn sử liệu quý chân
thực nhất phục vụ cho nghiên cứu
Phục vụ công tác giáo dục truyền thống: Trong cơng tác giáo dục truyền
thống, TLLT đã góp và phát huy tích cực. Xét ở phạm vi rộng, giáo dục cho
nhân dân về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng nước và giữ nước của
dân tộc. Giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng của nhân dân ta trong đấu
tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự do
Trong phạm vi một cơ quan, tổ chức, TLLT sẽ ghi lại lịch sử hình thành,
phát triển qua từng thời kì. Qua đó làm mỗi cán bộ, chiến sĩ tự hào về truyền
thống. Vì vậy các cơ quan thường thành lập phòng truyền thống để tổ chức trưng
bày, triển lãm TLLT nhân dịp thành lập cơ quan.

13