Tài liệu MODULE 5: 20 RULES OF PLAIN ENGLISH pptx

Module Five 20 Rules of Plain English 55
MODULE 5
MODULE 5MODULE 5
MODULE 5
20 Rules of Plain English
NΟΩ τηατ ψουϖε µαστερεδ τηε βασιχσ
οφ πλαιν Ενγλιση, ψουλλ ωαντ το λεαρν
µορε οφ τηε ρυλεσ. Τηισ µοδυλε χοϖερσ
20 οφ τηε µοστ ιµπορταντ ρυλεσ το
ρεµεµβερ ασ ψου ωριτε. Τηεσε αρε τηε
ρυλεσ τηατ µοστ ωριτινγ στψλεγυιδεσ
αγρεε ον.
Οφ χουρσε, ρυλεσ αρε µεαντ το βε
βροκεν, ανδ τηεσε αρε νο εξχεπτιον.
Τηε ρυλεσ αρε µεαντ το προϖιδε ψου
ωιτη υσεφυλ γυιδελινεσ το ηελπ ψου
µακε ωριτινγ δεχισιονσνοτ το βε
φολλοωεδ σλαϖισηλψ.
20 key rules:
• ωριτε ιν παραλλελ ωαψσ
• κεεπ ρελατεδ ωορδσ τογετηερ
• υσε πρεποσιτιονσ ωιτη χαρε
• διστινγυιση ωηιχη φροµ τηατ
• αϖοιδ συρπλυσ νουνσ
• αϖοιδ νουν ανδ µοδιφιερ στρινγσ
• υσε προνουνσ ωιτη χαρε
• αϖοιδ σλανγ
• βε γενδερ νευτραλ
• βε σπεχιφιχ
• αϖοιδ χλιχησ
• πλαχε µοδιφιερσ χαρεφυλλψ

• αϖοιδ υννεχεσσαρψ θυαλιφιχατιον
• υσε χοντραχτιονσ
• βε χονχισε
• αϖοιδ φορειγν ωορδσ
• χαπιταλιζε προπερλψ
• αββρεϖιατε ωιτη χαρε
• ωριτε νυµβερσ χονσιστεντλψ
• ιγνορε σοµε ολδ ρυλεσ
56 Sharpening Your Writing Skills
Write in parallel ways
Parallelism µεανσ βεινγ χονσιστεντ ιν
ηοω ψου στρυχτυρε ψουρ ωριτινγ. Ονχε
ψου εσταβλιση α παττερν, υσε ιτ.
Παραλλελισµ µακεσ ρεαδινγ φαστερ ανδ
εασιερ.
Examples: Parallel sentences
Οριγιναλλψ, ωριτινγ ωασ ταυγητ βψ
αναλψσισ, ωηιλε νοω α σψντηεσισ
αππροαχη ισ υσεδ. (Not parallel)
Οριγιναλλψ, ωριτινγ ωασ ταυγητ βψ
αναλψσισ; νοω ιτ ισ ταυγητ βψ σψντηεσισ.
(Parallel)
Τηε εϖαλυατιον ρεπορτ ωασ ωριττεν
ουτλινινγ τηε χασε στυδψ ανδ ωιτη α
λιστ οφ χοντριβυτορσ. (Not parallel)
Τηε εϖαλυατιον ρεπορτ ωασ ωριττεν
ουτλινινγ τηε χασε στυδψ ανδ λιστινγ
τηε χοντριβυτορσ. (Parallel)
Κεεπ ιτεµσ ιν α λιστ παραλλελ. Εαχη ιτεµ
σηουλδ βε χονστρυχτεδ ιν α σιµιλαρ ωαψ

ανδ σταρτ ωιτη τηε σαµε κινδ οφ ωορδ,
συχη ασ α νουν ορ ϖερβ. Ιφ ονε ιτεµ ισ α
ωηολε σεντενχε, τηεψ αλλ σηουλδ βε.
Example: Not parallel list
Στυδεντσ µυστ βρινγ τηε φολλοωινγ
ιτεµσ:
• στψλεγυιδε
• βρινγ πενχιλσ ανδ πενσ
• Ψου σηουλδ βρινγ α ωορδ προχεσσορ.
Example: Parallel list
Στυδεντσ µυστ βρινγ τηε φολλοωινγ
ιτεµσ:
• στψλεγυιδε
• πενχιλσ ανδ πενσ
• ωορδ προχεσσορ
Exercise 17: Make the last three items parallel to the first
Τηε πλαν ισ δεφιχιεντ βεχαυσε:
• τηε βυδγετ ωασ νοτ πρεπαρεδ
• Τωο µαϕορ χοστ ιτεµσ ωερε νοτ ιδεντιφιεδ.

• σταφφινγ νοτ αππροϖεδ

• οτηερ ερρορσ

Module Five 20 Rules of Plain English 57
Keep related words together
Κεεπ ρελατεδ ωορδσ τογετηεροτηερωισε χονφυσιον ανδ αµβιγυιτψ µαψ ρεσυλτ.
Examples
Σηε νοτιχεδ α χιγαρεττε βυρν ον τηε δεσκ τηατ ωασ ριγητ ιν τηε χεντρε.
(No, right in the centre of what?)

Σηε νοτιχεδ α χιγαρεττε βυρν ον τηε χεντρε οφ τηε δεσκ. (Yes)
Ηε ωροτε τηρεε παγεσ ον ηοω το υσε τηε χοµπυτερ φορ τηε υσερ µανυαλ.
(No, not just for the computer manual)
Ηε ωροτε τηρεε παγεσ φορ τηε υσερ µανυαλ ον ηοω το υσε τηε χοµπυτερ. (Yes)
Try one
Τηε πρεσιδεντ σαιδ σηε ηοπεδ αλλ εµπλοψεεσ ωουλδ γιϖε γενερουσλψ το τηε χηαριτψ
ατ α σταφφ µεετινγ τοδαψ.



58 Sharpening Your Writing Skills
Use prepositions with care
Πρεποσιτιονσ αρε ωορδσ τηατ χοννεχτ ορ
ρελατε νουνσ ανδ προνουνσ το οτηερ
ωορδσ. Τηεψ χαν ρελατε τηινγσ
σπατιαλλψ, ιν τιµε, ορ φιγυρατιϖελψ.
Σοµε χοµµον πρεποσιτιονσ:
• αβουτ • αχχορδινγ το
• ατ • αχροσσ
• βενεατη • δοων
• βψ • φορ
• οφ • ιντο
• ον • νεξτ το
• τηρουγη • ον τοπ οφ
• το • οϖερ
• ωιτη • υπ
Φορ ψεαρσ, µανψ στυδεντσ ωερε τολδ νοτ
το ενδ σεντενχεσ ωιτη πρεποσιτιονσ (α
dangling πρεποσιτιον). Τηισ ισ α ρυλε
τηατ ψου σηουλδ ιγνορε. Ενγλιση ηασ

αλωαψσ ηαδ σεντενχεσ τηατ ενδ ωιτη
πρεποσιτιονσ.
Examples
Τηατσ α βεηαϖιουρ ωε χαντ πυτ υπ
ωιτη.
Τηατσ αν αρεα ωε δοντ ωαντ το γετ
ιντο.
Ηεσ τηε χονσυλταντ ψου σποκε αβουτ.
Τηισ ισ τηε στψλεγυιδε τηεψ ρεφερρεδ το.
Ωινστον Χηυρχηιλλ ωασ ονχε χορρεχτεδ
βψ α σενιορ αρµψ οφφιχερ φορ ενδινγ α
σεντενχε ωιτη α πρεποσιτιον. Ηισ ρεπλψ
ωασ, Τηατ ισ τηε σορτ οφ Ενγλιση υπ
ωιτη ωηιχη Ι ωιλλ νοτ πυτ. Ηισ ρεπλψ
ποκεσ φυν ατ τηε αωκωαρδ σεντενχεσ
τηατ οφτεν ρεσυλτ ιφ ψου τρψ το αϖοιδ
ενδινγ α σεντενχε ωιτη α πρεποσιτιον.
Examples of bad fixes
Τηατσ αν αρεα ιντο ωηιχη ωε δοντ
ωαντ το γετ.
Ηεσ τηε χονσυλταντ αβουτ ωηοµ ψου
σποκε.
Τηισ ισ τηε στψλεγυιδε αβουτ ωηιχη
τηεψ ρεφερρεδ.
Ιφ ψουρ σεντενχεσ σοµετιµεσ σουνδ λικε
τηεσε, αρε ψου αϖοιδινγ πλαχινγ α
πρεποσιτιον ατ τηε ενδ? Μανψ ωριτερσ
δο, βυτ δοντ ρεαλιζε τηατσ ωηατ τηεψρε
δοινγ.
Οµιτ πρεποσιτιονσ ιφ ψου χαν ωιτηουτ

χηανγινγ τηε µεανινγ. Ιν τηε φολλοωινγ
εξαµπλεσ, τηε υνδερλινεδ πρεποσιτιονσ
αρε υννεχεσσαρψ ανδ χαν βε οµιττεδ.
Examples
Αλλ οφ τηε µαναγερσ ωεντ το τηε
µεετινγ.
Ωε µοϖεδ τηε φιλεσ οφφ οφ τηε σερϖερ.
Τηε στυδψ αρεα ισ τοο νεαρ το τηε
χαφετερια.
Ωε βεγαν ατ αβουτ 9:00 α.µ.
Module Five 20 Rules of Plain English 59
Distinguish “which” from “that”
Υσε ωηιχη το ιντροδυχε νον−
ρεστριχτιϖε χλαυσεσχλαυσεσ τηατ δοντ
ναρροω ορ restrict τηε µεανινγ. Συχη
χλαυσεσ χουλδ βε πυτ ιντο παρεντηεσεσ
ορ ρεµοϖεδ εντιρελψ ωιτηουτ αλτερινγ
τηε εσσεντιαλ µεανινγ οφ τηε σεντενχε.
Υσε τηατ φορ ρεστριχτιϖε
χλαυσεσχλαυσεσ τηατ ναρροω ορ
ρεστριχτ τηε µεανινγ. Συχη χλαυσεσ αρε
αλωαψσ ιντεγραλ το τηε σεντενχε, ανδ
χουλδ νοτ βε πυτ ιντο παρεντηεσεσ ορ
ρεµοϖεδ εντιρελψ ωιτηουτ αλτερινγ τηε
εσσεντιαλ µεανινγ οφ τηε σεντενχε.
Ωηιχη ανδ τηατ αρε πυνχτυατεδ
διφφερεντλψ. Βεχαυσε ωηιχη ιντροδυχεσ
α χλαυσε τηατ χουλδ βε πλαχεδ ιν
παρεντηεσεσ, ιτ ισ πρεχεδεδ ωιτη α
χοµµα. Βυτ βεχαυσε τηατ ιντροδυχεσ

α χλαυσε τηατσ ιντεγραλ το τηε σεντενχε
ανδ χουλδ νοτ βε πλαχεδ ιν
παρεντηεσεσ, ιτ ισ νοτ πρεχεδεδ ωιτη α
χοµµα.
Example
Ωε ρεϕεχτεδ τηε λαστ προποσαλ, ωηιχη
ωασ σεντ βψ φαξ. (The rejected
proposal happens to have been
faxed)
Ωε ρεϕεχτεδ τηε λαστ προποσαλ τηατ ωασ
σεντ βψ φαξ. (But not necessarily the
last proposal)
Exercise 18: “Which” and “that”
Ρεϖιεω εαχη σεντενχε ανδ δεχιδε ιφ ωηιχη ανδ τηατ αρε υσεδ χορρεχτλψ:
Τηε µαναγερ πλανσ το τακε υσ το τηε νεω Τηαι ρεσταυραντ τηατ ισ ιν ουρ ολδ οφφιχε
βυιλδινγ.
Πεντιχτον, ωηιχη λιεσ ωιτηιν τηε Οκαναγαν ςαλλεψ, ισ σηοων ον τηε ατταχηεδ µαπ.
Τηε προποσαλ, ωηιχη ωε λικεδ βεστ, ωασ φροµ Αχµε Πριντινγ ανδ Βινδινγ.
Τηε Χοµµιττεε ρεϖιεωεδ τηε βεστ πλανσ τηατ ωερε συβµιττεδ.
Ωε χουλδ νοτ φινδ τηε διγιταλ φιλε, ωηιχη ωασ µισσινγ.
60 Sharpening Your Writing Skills
Avoid surplus nouns
Αϖοιδ νουνσ τηατ δοντ αδδ µεανινγ ορ
πρεχισιον. Ωατχη ουτ φορ:
• αππροαχη • λοχατιον
• αρεα • ενϖιρονµεντ
• χονχεπτ • σιτυατιον
• χονδιτιον • τψπε
Example
Τηεψ ωερε ιντερεστεδ ιν τηε

δεχεντραλιζεδ δεχισιον−µακινγ
χονχεπτ. (No)
Τηεψ ωερε ιντερεστεδ ιν δεχεντραλιζεδ
δεχισιον µακινγ. (Yes)
Try one
Τηε µεετινγ ωασ δελαψεδ βψ τηε χουριερ σηορταγε σιτυατιον.


Avoid noun and modifier strings
Αϖοιδ στρινγινγ νουνσ ορ µοδιφιερσ
τογετηερ. Εϖεν τωο−ωορδ στρινγσ χαν
βε τακεν ιν σεϖεραλ ωαψσ. Ηοω µανψ
διφφερεντ µεανινγσ χαν ψου τηινκ οφ
φορ µαναγεµεντ οπτιον?



Ινστεαδ, υνσταχκ στρινγσ το µακε τηε
µεανινγ χλεαρ. Βεφορε ψου υσε
στρινγσ, ασκ ψουρσελφ ιφ αλλ ψουρ
ρεαδερσ ωιλλ κνοω ωηατ ψουρε ταλκινγ
αβουτ.
Instead of… Write…
χοµπονεντ ρεφερενχε δεσιγνατορσ δεσιγνατορσ φορ ρεφερρινγ το χοµπονεντσ
µαρκετινγ πλαν αναλψσισ αναλψσισ οφ τηε µαρκετινγ πλαν
λονγ−ρανγε φαιλυρε πρεϖεντιον προγραµ λονγ−ρανγε προγραµ φορ πρεϖεντινγ
φαιλυρεσ
τψπιχαλ υσερ ιντερφαχε προβλεµ αρεα αρεασ ωηερε υσερσ τψπιχαλλψ ηαϖε
προβλεµσ
Module Five 20 Rules of Plain English 61

Exercise 19: Rewrite the following noun and modifier strings so their
meaning is clear
προβλεµ ρεσπονσιβιλιτψ χηανγεσ


αδ ηοχ ρεπορτ γενερατιον υτιλιτψ


οβσολετε χαρδηολδερ φιλε


οπερατορ−ινδυχεδ φαιλυρε−ρατε ινχρεασε προβλεµ


νον−λιτερατε περσοννελ µαναγερ


62 Sharpening Your Writing Skills
Use pronouns with care
Α pronoun ισ α ωορδ τηατ ρεπρεσεντσ α
νουν. Τηε νουν τηατ ιτ ρεφερσ βαχκ το ισ
ιτσ antecedent. Ηερε αρε σοµε χοµµον
προνουνσ:
• Ι • τηεψ • ιτ
• ψου • ωηιχη • τηισ
• ηε • τηεµ • τηατ
• σηε • τηειρ • ονε
Προνουνσ φορχε ρεαδερσ το ρεµεµβερ
τηε αντεχεδεντ. Ιν σοµε χασεσ, τηε
αντεχεδεντ µαψ νοτ βε χλεαρ.

Example
Τηε µαναγερσ εξπενσε ρεπορτσ ωερε
ινχοµπλετε ανδ ωερε βεψονδ τηε
περ διεµ ρατεσ σετ ουτ ιν τηε
Συπεριντενδεντσ πολιχψ γυιδελινεσ.
Τηισ πρεϖεντεδ τηεµ
φροµ βεινγ
προχεσσεδ. (Antecedents not clear)
Τηε µαναγερσ εξπενσε ρεπορτσ ωερε
ινχοµπλετε ανδ ωερε βεψονδ τηε
περ διεµ ρατεσ σετ ουτ ιν τηε
Συπεριντενδεντσ πολιχψ γυιδελινεσ.
Τηε λαχκ οφ χοµπλετιον πρεϖεντεδ τηε
ρεπορτσ φροµ βεινγ προχεσσεδ. (Clear)
Personal pronouns
∆οντ βε αφραιδ το υσε περσοναλ
προνουνσ, παρτιχυλαρλψ Ι, ωε, ανδ
ψου. Τηεψ γιϖε ψουρ ωριτινγ α νατυραλ
ηυµαν θυαλιτψ. Σεε Person, παγε 115).
Σοµε ωριτερσ γετ χονφυσεδ βετωεεν
συβϕεχτιϖε ανδ οβϕεχτιϖε χασεσ οφ
προνουνσ.
Example
Ι γαϖε ηιµ
τηε φιλε, βυτ ηε γαϖε µε
νοτηινγ. (Okay)
Βοβ ανδ µε ωεντ οϖερ τηε φιγυρεσ
τογετηερ (No, “Bob and I”)
Τηε αβοϖε εξαµπλε ισ χονφυσινγ
βεχαυσε οφ τηε χοµπουνδ συβϕεχτ Βοβ

ανδ µε. Ιν τηισ χασε, ψου χαν χηεχκ
τηε προνουν µε βψ τεµποραριλψ
οµιττινγ Βοβ.
List of personal pronouns
Subjective Objective Possessive
Σινγυλαρ Ι µε µψ/µινεΦιρστ περσον
Πλυραλ ωε υσ ουρ/ουρσ
Σινγυλαρ ψου ψου ψουρ/ψουρσΣεχονδ περσον
Πλυραλ ψου ψου ψουρ/ψουρσ
Μασχυλινε ηε ηιµ ηισ
Φεµινινε σηε ηερ ηερσ
Σινγυ
λαρ
Νευτραλιτιτιτσ
Τηιρδ περσον
Πλυραλ τηεψ τηεµ τηειρσ/τηειρσ
Module Five 20 Rules of Plain English 63
Avoid slang
Αϖοιδ σλανγ (αλσο κνοων ασ
colloquialisms)ωορδσ, ορ υσεσ οφ
αχχεπτεδ ωορδσ, τηατ αρε νοτ γενεραλλψ
χονσιδερεδ προπερ. Μανψ χοµµονλψ
αχχεπτεδ ωορδσ βεγαν ασ σλανγ, βυτ
ηαϖε χοµε ιντο γενεραλ υσε. Ωηεν ψου
δεχιδε τηατ α ωορδ ισ αχχεπταβλε ωιλλ
δεπενδ ον ηοω λιβεραλ ορ χονσερϖατιϖε
ψου αρε ωιτη τηε λανγυαγε, ανδ ηοω
φορµαλ ψουρ δοχυµεντ ισ.
Examples of slang
Ιτ ωασ χυττινγ−εδγε τεχηνολογψ.

Χυρσορ οϖερ το τηε ριγητ οφ τηε σχρεεν.
Ηισ πρεσεντατιον ωασ τοταλλψ ραδιχαλ.
Ηεψ, δυδε, λοοκ ατ τηεσε φιγυρεσ!
Σοµε ωριτερσ ωιλλ υσε σλανγ, βυτ πλαχε
ιτ ιν σινγλε θυοτεσ. Ηερεσ ωηατ Στρυνκ
ανδ Ωηιτε, αυτηορσ οφ The Elements of
Style, ηαϖε το σαψ αβουτ τηισ πραχτιχε:
If you use a colloquialism, or a slang
word or phrase, simply use it; do not
draw attention to it by enclosing it in
quotation marks. To do so is to put on
airs, as though you were inviting the
reader to join you in a select society of
those who know better.
New words to consider:
AQUADEXTROUS
(ακ ωα δεκσ τρυσ) αδϕ.
Ποσσεσσινγ τηε αβιλιτψ το τυρν α φαυχετ
ον ανδ οφφ ωιτη ψουρ τοεσ.
CARPERPETUATION
(καρ πυρ πετ υ α
σηυν) ν. Τηε αχτ, ωηεν ϖαχυυµινγ, οφ
ρυννινγ οϖερ α στρινγ ορ α πιεχε οφ λιντ
ατ λεαστ α δοζεν τιµεσ, ρεαχηινγ οϖερ
ανδ πιχκινγ ιτ υπ, εξαµινινγ ιτ, τηεν
πυττινγ ιτ βαχκ δοων το γιϖε τηε
ϖαχυυµ ονε µορε χηανχε.
DISCONFECT
(δισ κον φεκτ) ϖ. Το
στεριλιζε α πιεχε οφ χανδψ ψου δροππεδ

ον τηε φλοορ βψ βλοωινγ ον ιτ, ασσυµινγ
τηισ ωιλλ σοµεηοω ρεµοϖε αλλ τηε
γερµσ.
ELBONICS
(ελ βον ικσ) ν. Τηε αχτιονσ οφ
τωο πεοπλε µανοευϖρινγ φορ ονε
αρµρεστ ιν α µοϖιε τηεατρε.
FRUST
(φρυστ) ν. Τηε σµαλλ λινε οφ
δεβρισ τηατ ρεφυσεσ το βε σωεπτ οντο
τηε δυστ παν ανδ κεεπσ βαχκινγ α
περσον αχροσσ τηε ροοµ υντιλ ηε ορ σηε
φιναλλψ δεχιδεσ το γιϖε υπ ανδ σωεεπ ιτ
υνδερ τηε ρυγ.
LACTOMANGULATION
(λακ τοε µαν γψυ
λαψ σηυν) ν. Μανηανδλινγ τηε οπεν
ηερε σπουτ ον α µιλκ χονταινερ σο
βαδλψ τηατ ονε ηασ το ρεσορτ το τηε
ιλλεγαλ σιδε.
PEPPIER
(πεηπ εε αψ) ν. Τηε ωαιτερ ατ
α φανχψ ρεσταυραντ ωηοσε σολε πυρποσε
σεεµσ το βε ωαλκινγ αρουνδ ασκινγ
δινερσ ιφ τηεψ ωαντ γρουνδ πεππερ.
64 Sharpening Your Writing Skills
Be gender neutral
∆οντ µακε ασσυµπτιονσ αβουτ γενδερ.
Ιφ ψουρε ταλκινγ αβουτ αλλ µαναγερσ,
δοντ υσε ηε ορ σηε ορ ηισ ορ ηερσ

υνλεσσ ψου κνοω τηατ ιτ ωιλλ αλωαψσ βε
ονε γενδερ ορ τηε οτηερ.
Αϖοιδ γενδερ−σπεχιφιχ νουνσ. Μανψ
νεω γενδερ−νευτραλ νουνσ ηαϖε
εντερεδ τηε λανγυαγε ιν τηε λαστ φεω
δεχαδεσ. Ηερε αρε ϕυστ α φεω:
Gender specific Gender neutral
χηαιρµαν χηαιρ ορ
χηαιρπερσον
φισηερµαν φισηερ
αχτρεσσ αχτορ
φιρεµαν φιρεφιγητερ
ωαιτρεσσ σερϖερ
δελεγατεσ ανδ
τηειρ ωιϖεσ
δελεγατεσ ανδ τηειρ
σπουσεσ
ωορκµαν ωορκερ
Μανψ ωριτερσ ρυν ιντο τρουβλε ωιτη
περσοναλ προνουνσ βεχαυσε Ενγλιση
δοεσ νοτ ηαϖε σινγυλαρ γενδερ−νευτραλ
περσοναλ προνουνσ. Ηε, ηισ, σηε,
ανδ ηερσ αρε αλλ γενδερ σπεχιφιχ.
Προνουνσ συχη ασ τηεψ, τηειρ, ανδ
τηεµ, ωηιλε νευτραλ, µυστ ρεφερ βαχκ
το πλυραλ αντεχεδεντσ.
Example
Τηε µαναγερ (αντεχεδεντ) µυστ
συβµιτ ηισ (προνουν) βυδγετ το ηεαδ
οφφιχε. (Gender specific)

Τηε µαναγερσ µυστ συβµιτ τηειρ
ρεπορτσ το ηεαδ οφφιχε. (Gender
neutral)
Τηε µαναγερ µυστ συβµιτ τηε ρεπορτ
το ηεαδ οφφιχε. (Pronoun omitted)
Υσε τηεσε ταχτιχσ το αϖοιδ γενδερ−
σπεχιφιχ προνουνσ, ορ ωορσε, αωκωαρδ
χονστρυχτιονσ λικε ηε/σηε.
• Ρεπεατ τηε νουν (δεσπιτε ωηατ ψουρ
Ενγλιση τεαχηερ µαψ ηαϖε σαιδ,
δοντ ωορρψ αβουτ υσινγ τηε σαµε
ωορδ οϖερ αγαιν).
• Ιφ αππροπριατε, µακε τηε
αντεχεδεντ πλυραλ σο ψου χαν υσε
τηεψ, τηεµ, ορ τηειρ (φορ
εξαµπλε, ταλκ αβουτ χλερκσ
ινστεαδ οφ τηε χλερκ).
• ∆ροπ τηε προνουν εντιρελψ, ορ
ρε−χαστ τηε σεντενχε σο τηατ α
προνουν ισ νοτ νεχεσσαρψ.
Module Five 20 Rules of Plain English 65
Be specific
Αϖοιδ αβστραχτ ορ ινεξαχτ τερµσ. Ιν βυσινεσσ, ψουρ ρεαδερσ αρε λοοκινγ φορ σολιδ,
δεσχριπτιϖε ινφορµατιονφαχτσ, φιγυρεσ, ανδ διρεχτιονσ.
Exercise 20: Revise these sentences to replace the general and the inexact
with the exact and the concrete
Μυδ τηε γψπροχ ωιτη α τηιν λαψερ οφ φιλλερ, τηεν ωαιτ φορ αωηιλε βεφορε σανδινγ.


Το ενσυρε τηατ τηε δεαδλινε χαν βε µετ, τηε δραφτ µυστ βε φινισηεδ θυιχκλψ.

Σοµε σταφφ εξπεριενχεδ χοµπυτερ προβλεµσ.


Τυρν τηε βολτ υντιλ ιτσ θυιτε τιγητ.


Αϖοιδ υννεχεσσαρψ εξπενδιτυρεσ.


Βε αωαρε οφ συσπιχιουσ τρανσαχτιονσ.


66 Sharpening Your Writing Skills
Avoid clichés
Clichés αρε τιµε−ωορν πηρασεσ τηατ ηαϖε λοστ τηειρ οριγιναλ φρεσηνεσσ, ανδ χαν
υσυαλλψ βε ρεπλαχεδ ωιτη ονε ορ τωο σιµπλε ωορδσ.
Μανψ οφ τηε µορε χολουρφυλ χλιχησ, συχη ασ λετσ νοτ βεατ αρουνδ τηε βυση, ηαϖε
λοστ τηειρ οριγιναλ λιτεραλ µεανινγ. Ωηιλε ρεαδερσ κνοω τηισ χλιχη µεανσ λετσ γετ
το ιτ, µοστ χουλδ νοτ εξπλαιν τηε σιγνιφιχανχε οφ τηε βυση ορ τηε αχτ οφ βεατινγ.
Exercise 21: Replace the following clichés with everyday words
πλεασε φεελ φρεε το χαλλ
βετωεεν α ροχκ ανδ ηαρδ πλαχε
ιν χοννεχτιον ωιτη
ωιτη ρεγαρδ το
σιξ οφ ονε, ηαλφ α δοζεν οφ τηε οτηερ
ωιτη ρεσπεχτ το
εασιερ σαιδ τηαν δονε
ασ αλρεαδψ στατεδ

πυρσυαντ το ψουρ λεττερ
αλλ τηινγσ χονσιδερεδ
ενχλοσεδ ηερεωιτη ισ
το σαψ τηε λεαστ
το εξπλορε εϖερψ αϖενυε
ιν τηε νειγηβουρηοοδ οφ
το α χερταιν εξτεντ
ασ α µαττερ οφ φαχτ
συφφιχε ιτ το σαψ
ηιτ τηε ναιλ ον τηε ηεαδ
τηε φαχτ οφ τηε µαττερ ισ
ωε βεγ το αχκνοωλεδγε
αϖοιδ χλιχησ λικε τηε πλαγυε
Module Five 20 Rules of Plain English 67
Place modifiers carefully
Ωατχη ωηερε ψου πλαχε µοδιφιερσ, συχη
ασ ονλψ, αλµοστ, αλρεαδψ, εϖεν,
ϕυστ, νεαρλψ, µερελψ, ανδ
αλωαψσ.
Χονσιδερ ηοω τηε πλαχεµεντ οφ ονε οφ
τηεσε σµαλλ ωορδσ χαν αλτερ τηε
µεανινγ οφ τηε σεντενχε.
Example
Τηε χοµπανψ ωαντσ το νεγοτιατε τηε
υνιονσ οφφερ.
Ονλψ τηε χοµπανψ ωαντσ το νεγοτιατε
τηε υνιονσ οφφερ.
Τηε χοµπανψ ωαντσ ονλψ το νεγοτιατε
τηε υνιονσ οφφερ.
Τηε χοµπανψ ωαντσ το νεγοτιατε ονλψ

τηε υνιονσ οφφερ.
Τηε χοµπανψ ωαντσ το νεγοτιατε τηε
υνιονσ ονλψ οφφερ.
Τηε χοµπανψ ωαντσ το νεγοτιατε τηε
υνιονσ οφφερ ονλψ.
Examples
Τηεψ ϕυστ ωαντεδ α τιµε εξτενσιον.
(No)
Τηεψ ωαντεδ ϕυστ α τιµε εξτενσιον.
(Better)
Τηεψ αλµοστ σπεντ φιϖε δαψσ ωριτινγ
τηε ρεπορτ. (No)
Τηεψ σπεντ αλµοστ φιϖε δαψσ ωριτινγ
τηε ρεπορτ. (Yes)
Try one
Τηε αννυαλ ρεπορτ ονλψ προϖιδεσ ψεαρ−
ενδ φιγυρεσ.


From Monday’s classified ads: From Tuesday’s classified ads:
68 Sharpening Your Writing Skills
Avoid unnecessary qualification
∆οντ θυαλιφψ ωορδσ τηατ δοντ νεεδ το
βε θυαλιφιεδ:
• τοταλλψ χοµµιττεδ
• χοµπλετελψ δεϖοτεδ
• υττερλψ ρεϕεχτεδ
• περφεχτλψ χλεαρ
• εντιρελψ φινισηεδ
• θυιτε πρεχισε

• ραδιχαλλψ νεω
• τοταλλψ χοµπατιβλε
• σοµεωηατ υνιθυε
• ρελατιϖελψ πρεχισε
• παρτιαλλψ χοµµιττεδ
Use contractions
Χοντραχτιονσ αρε ωορδσ φορµεδ βψ
ϕοινινγ τωο ωορδσ τογετηερ ανδ
δροππινγ σοµε λεττερσ. Υσε
χοντραχτιονσ το γιϖε ψουρ ωριτινγ αν
ινφορµαλ, χονϖερσατιοναλ τονε. Ωιτηουτ
τηεµ, ψουρ ωριτινγ ωιλλ σουνδ φορµαλ
ανδ µαψβε α βιτ στιλτεδ.
Ψου µαψ ωαντ το αϖοιδ υσινγ
χοντραχτιονσ ιν φορµαλ δοχυµεντσ, συχη
ασ λεγαλ χοντραχτσ ορ αννυαλ ρεπορτσ, ορ
ωηερε ψου ωαντ το εµπηασιζε τηε
ωορδσ. Φορ εξαµπλε, Ψου will γο το τηε
δοχτορ!
Common contractions
χαντ χαννοτ
δοντ δο νοτ
Ιδ Ι ωουλδ
Ιλλ Ι ωιλλ
Ιµ Ι αµ
ιτλλ ιτ ωιλλ
ιτσ ιτ ισ
σηεδ/ηεδ σηε ωουλδ/ηε ωουλδ
σηελλ/ηελλ σηε ωιλλ/ηε ωιλλ
σηεσ/ηεσ σηε ισ/ηε ισ

τηερεσ τηερε ισ
τηεψλλ τηεψ ωιλλ
τηεψρε τηεψ αρε
ωερε ωε αρε
ωοντ ωιλλ νοτ
ψουλλ ψου ωιλλ
ψουρε ψου αρε
Module Five 20 Rules of Plain English 69

Be concise
Remove all unnecessary words to keep
your writing as short as possible. You
may find that your first draft contains
unnecessary wording or redundant
expressions. Take the time to weed out
these space wasters. Your readers will
thank you.
Ways to reduce words:
• understand what your readers need
• stick to essential information and
skip the marginal details
• use active verbs
• use everyday words
• avoid redundant expressions, such
as “abundantly clear”
• avoid clichés, such as “in the
neighbourhood of”
Ways not to eliminate words or to
make it look like fewer words:
• drop articles and verbs (see

Abbreviated scientific style, page 7)
• use acronyms instead
• make the type smaller than
10 points
• reduce line spacing or widen the
text column
The chances of someone reading
your writing are inversely
proportional to its size.



Signs and Notices From Around the World:
Leipzig Elevator

Swiss Inn


70 Sharpening Your Writing Skills
Avoid foreign words
Αϖοιδ φορειγν ωορδσ ιν ψουρ ωριτινγ,
υνλεσσ τηεψ ηαϖε χοµε ιντο χοµµον
υσε ορ τηερεσ νο συβστιτυτε.
Exercise 22: What do these foreign
words and phrases mean?
προ βονο
γρατισ
ιπσο φαχτο
χεστ λα ϖιε
τουτ φινι

σαϖοιρ φαιρε
ϕε νε σαισ θυοι
Αϖοιδ Λατιν αββρεϖιατιονσ. Μοστ οφ
ψουρ ρεαδερσ ωοντ κνοω τηε ωορδσ
τηατ τηεσε τερµσ αββρεϖιατε. Ιν
παρτιχυλαρ, µανψ πεοπλε χονφυσε ε.γ.
ανδ ι.ε.
Exercise 23: What Latin words do
these abbreviations stand for?
ε.γ.
ι.ε.
ετχ.
Σπελλ τηεµ ουτ ιν φυλλ:
Abbreviation English equivalent
ε.γ. φορ εξαµπλε ορ φορ
ινστανχε
ι.ε. τηατ ισ ορ τηατ ισ το
σαψ
ετχ. ανδ σο ον ορ
ιντροδυχε τηε λιστ
ωιτη συχη ασ
Αϖοιδ Ροµαν νυµεραλσµανψ οφ ψουρ
ρεαδερσ ωιλλ γετ χονφυσεδ.
Exercise 24: Translate these
numbers
IX
M
CM
XC
MCMXCIX

MM
Module Five 20 Rules of Plain English 71
Capitalize properly
Χαπιταλιζε προπερ νουνσ ονλψναµεσ
οφ πεοπλε, οβϕεχτσ, ανδ εντιτιεσ. ∆οντ
χαπιταλιζε α ωορδ βεχαυσε ψου τηινκ ιτσ
ιµπορταντ ορ ψου ωαντ ιτ το στανδ ουτ.
Χαπιταλιζατιον ηελπσ ρεαδερσ
διστινγυιση τηε ναµεσ οφ τηινγσ φροµ
τηε δεσχριπτιονσ οφ τηινγσ.
Σοµε χαπιταλιζατιον ϖαριεσ δεπενδινγ
ον λοχαλ πραχτιχε. Φορ εξαµπλε, σοµε
οργανιζατιονσ υσυαλλψ χαπιταλιζε τηε
φολλοωινγ ωορδσ:
• Βοαρδ
• Αχτ
• Χορπορατιον
• Χοµπανψ
Exercise 25: List 10 types of things
that should be capitalized
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Exercise 26: Should these be capitalized?
Ρεϖιεω τηε φολλοωινγ ανδ δεχιδε ιφ τηεψρε χαπιταλιζεδ χορρεχτλψ:
• Αυδιτ Οφ Φινανχιαλ Ανδ Μαναγεµεντ Πραχτιχεσ (τιτλε οφ ρεπορτ)
• Κοοτεναψ ρεγιοναλ διστριχτ
• τηε Ρεγιοναλ ∆ιστριχτ (ρεφερρινγ το αβοϖε)
• διστριχτ µαναγεµεντ σταφφ
• τηε τρανσπορτατιον οφ δανγερουσ γοοδσ αχτ
• τηε Αχτ (ρεφερρινγ το αβοϖε)
• λοωερ µαινλανδ
• γρεατερ ςανχουϖερ
• Νορτηωεστερν Βριτιση Χολυµβια
• ωε αυδιτεδ τηρεε Μινιστριεσ
• τηε ινσυρανχε χορπορατιον οφ Βριτιση Χολυµβια
• τηε Χορπορατιον (ρεφερρινγ το ΙΧΒΧ)
• τηε Βοαρδ ηεαρδ τηρεε συβµισσιονσ
• τηε Μαναγερ, Ηυµαν Ρεσουρχεσ
• τηε µαναγερ οφ ηυµαν ρεσουρχεσ
72 Sharpening Your Writing Skills
Abbreviate with care
Αββρεϖιατιονσ, αχρονψµσ, ανδ
ινιτιαλισµσ, ρεφερρεδ το ηερε σιµπλψ ασ
αββρεϖιατιονσ, αρε ϕυστ χοδε το τηοσε
ωηο δοντ κνοω τηεµ, σο υσε τηεµ
ωιτη χαρε. Ωηιλε τηεψ µαψ µακε φορ
θυιχκ χοµµυνιχατιονσ αµονγ τηοσε ιν
τηε κνοω, τηεψρε α προβλεµ
παρτιχυλαρλψ φορ νεωχοµερσ ανδ
νοϖιχεσ.
Example
Τηε Α∆Μ χχδ τηε Μγρ. ΙΣ∆ ον τηε

εµαιλ το τηε δεπτ. ρεπσ ρε: τηε ΛΧ∆σ,
ανδ ατταχηεδ τηε ΣΟΠ ον Π∆Φινγ ΠΟσ
(Φορµ 223). (Avoid

spell them out)
Τιπσ ον υσινγ αββρεϖιατιονσ:
• υσε ασ φεω ασ ποσσιβλε, ανδ ονλψ
ωηεν ρεαδερσ ωιλλ υνδερστανδ τηεµ
• νεϖερ χοιν ανψ οφ ψουρ οων
• αϖοιδ αββρεϖιατιονσ οφ φορειγν
ωορδσ, συχη ασ ι.ε., ε.γ., ανδ
ετχ.υσε τηε Ενγλιση εθυιϖαλεντσ
• σπελλ τηεµ ουτ τηε φιρστ τιµε ψου
υσε τηεµ
• φορµ τηε πλυραλ βψ σιµπλψ αδδινγ
αν σδοντ υσε αν αποστροπηε
υνλεσσ ιτ ωουλδ βε χονφυσινγ (φορ
εξαµπλε, ΧΡΤσ βυτ ΓΙσ)
• γενεραλλψ, δροπ περιοδσ υνλεσσ ιτ
ωουλδ βε χονφυσινγ, ορ ιτσ αχχεπτεδ
πραχτιχε (ΒΧ, ΙΒΜ, ΧΟ∆, φτ)
• αλωαψσ υσε περιοδσ φορ Μρ.,
Μρσ., Λτδ., Χο., ανδ ∆ρ.ιτσ
αχχεπτεδ πραχτιχε
Did you know?
Τηουγη τηε τερµ αββρεϖιατιονσ ισ
υσεδ ηερε το χοϖερ αββρεϖιατιονσ,
αχρονψµσ, ανδ ινιτιαλισµσ, τηε
φολλοωινγ αρε δεφινιτιονσ οφ εαχη.
Abbreviation  α σηορτενεδ φορµ οφ α

ωορδ, συχη ασ φτ.
Acronym  χοµποσεδ οφ τηε ινιτιαλ
λεττερσ ορ παρτσ οφ α χοµπουνδ τερµ
τηατ ισ υσυαλλψ ρεαδ ασ α σινγλε ωορδ,
ρατηερ τηαν λεττερ βψ λεττερ, συχη ασ
σχυβα (σελφ−χονταινεδ υνδερωατερ
βρεατηινγ αππαρατυσ).
Initialism  χοµποσεδ οφ τηε ινιτιαλ
λεττερσ ορ παρτσ οφ α χοµπουνδ τερµ,
βυτ υσυαλλψ ρεαδ λεττερ βψ λεττερ,
ρατηερ τηαν ασ α σινγλε ωορδ, συχη ασ
ρπµ (ρεϖολυτιονσ περ µινυτε).
Module Five 20 Rules of Plain English 73
Write numbers consistently
Γυιδελινεσ φορ υσινγ νυµβερσ ιν τεξτ:
• σπελλ ουτ νυµβερσ φροµ ονε
τηρουγη νινε
• υσε φιγυρεσ φορ 10 ανδ γρεατερ,
εξχεπτ νυµβερσ ρουνδεδ το
µιλλιονσ (φορ εξαµπλε,
10 µιλλιον)
• ιφ ονε νυµβερ ιν α σεντενχε ισ 10
ορ γρεατερ, τηεν υσε φιγυρεσ φορ αλλ
νυµβερσ (φορ εξαµπλε, 4 αππλεσ,
5 ορανγεσ, ανδ 12 πεαρσ)εξχεπτ
φορ ονε, ωηιχη ισ αλωαψσ σπελλεδ
ουτ
• αλωαψσ σπελλ ουτ α νυµβερ υσεδ ατ
τηε βεγιννινγ οφ α σεντενχε
• φορµ πλυραλσ οφ νυµβερσ βψ αδδινγ

σ (φορ εξαµπλε, 747σ)
Ignore some old rules
Ηερε αρε σοµε οφ τηε ρυλεσ οφ Ενγλιση
υσαγε τηατ ψου χαν σαφελψ ιγνορε ιν
βυσινεσσ ωριτινγ:
• δοντ υσε περσοναλ προνουνσ, συχη
ασ Ι, ωε, ορ ψου, εξχεπτ ιν
ινφορµαλ δοχυµεντσ (σεε Writing
points of view, παγε 39, ανδ Use
pronouns with care, παγε 62)
• δοντ υσε σιµπλε, εϖερψδαψ ωορδσ
υσε ψουρ τηεσαυρυσ ανδ φινδ αν
ιµπρεσσιϖε ονε! (σεε Word choice,
παγε 44)
• δοντ υσε χοντραχτιονσ (σεε Use
contractions, παγε 68)
• αϖοιδ δανγλινγ πρεποσιτιονσ (σεε
Use prepositions with care, παγε
58)
• ϖαρψ σεντενχε στρυχτυρε το
µαινταιν ρεαδερ ιντερεστ (σεε
Active and passive verbs, παγε 50)
• ϖαρψ σεντενχε λενγτη (σεε Sentence
length, παγε 42)
• ϖαρψ χηοιχε οφ ωορδσνεϖερ υσε
τηε σαµε ωορδ µορε τηαν ονχε ορ
τωιχε ον τηε σαµε παγε (σεε Word
choice, παγε 44)
• νεϖερ σταρτ α σεντενχε ωιτη α
χονϕυνχτιον, συχη ασ βεχαυσε ορ

ανδ
74 Sharpening Your Writing Skills
Why English is a crazy language
Why English is a crazy languageWhy English is a crazy language
Why English is a crazy language
Λετσ φαχε ιτΕνγλιση ισ α χραζψ
λανγυαγε:
• Τηερε ισ νο εγγ ιν εγγπλαντ, νορ ηαµ
ιν ηαµβυργερ.
• Τηερε ισ νειτηερ αππλε νορ πινε ιν
πινεαππλε.
• Ενγλιση µυφφινσ ωερεντ ινϖεντεδ ιν
Ενγλανδ, νορ Φρενχη φριεσ ιν Φρανχε.
• Σωεετµεατσ αρε χανδιεσ, ωηιλε
σωεετβρεαδσ, ωηιχη αρεντ σωεετ, αρε
µεατ.
• Ωε τακε Ενγλιση φορ γραντεδ. Βυτ ιφ
ωε εξπλορε ιτσ παραδοξεσ, ωε φινδ
τηατ θυιχκσανδ χαν ωορκ σλοωλψ.
• Βοξινγ ρινγσ αρε σθυαρε.
• Α γυινεα πιγ ισ νειτηερ φροµ Γυινεα,
νορ ισ ιτ α πιγ.
• Ωηψ ισ ιτ τηατ ωριτερσ ωριτε βυτ
φινγερσ δοντ φινγ, γροχερσ δοντ
γροχε, ανδ ηαµµερσ δοντ ηαµ?
• Ιφ τηε πλυραλ οφ τοοτη ισ τεετη, ωηψ
ισντ τηε πλυραλ οφ βοοτη βεετη?
• Ονε γοοσε, τωο γεεσε. Σο ονε µοοσε,
τωο µεεσε? Ονε ινδεξ, τωο ινδιχεσ?
• ∆οεσντ ιτ σεεµ χραζψ τηατ ψου χαν

µακε αµενδσ βυτ νοτ ονε αµενδ?
Ψου χαν ηαϖε νοσεσ τηατ ρυν ανδ
φεετ τηατ σµελλ?
• Ιφ ψου ηαϖε α βυνχη οφ οδδσ ανδ ενδσ
ανδ γετ ριδ οφ αλλ βυτ ονε οφ τηεµ,
ωηατ δο ψου χαλλ ιτ?
• Ιφ τεαχηερσ ταυγητ, ωηψ διδντ
πρεαχηερσ πραυγητ?
• Ιφ α ϖεγεταριαν εατσ ϖεγεταβλεσ, ωηατ
δοεσ α ηυµανιταριαν εατ?
• Σοµετιµεσ Ι τηινκ αλλ τηε Ενγλιση
σπεακερσ σηουλδ βε χοµµιττεδ το αν
ασψλυµ φορ τηε ϖερβαλλψ ινσανε.
• Ιν ωηατ λανγυαγε δο πεοπλε ρεχιτε ατ
α πλαψ ανδ πλαψ ατ α ρεχιταλ?
• Ηοω χαν α σλιµ χηανχε ανδ α φατ
χηανχε βε τηε σαµε, ωηιλε α ωισε
µαν ανδ α ωισε γυψ αρε οπποσιτεσ?
• Ψου ηαϖε το µαρϖελ ατ τηε υνιθυε
λυναχψ οφ α λανγυαγε ιν ωηιχη ψουρ
ηουσε χαν βυρν υπ ασ ιτ βυρνσ δοων,
ψου φιλλ ιν α φορµ βψ φιλλινγ ιτ ουτ,
ανδ αν αλαρµ γοεσ οφφ βψ γοινγ ον.
• Ενγλιση ωασ ινϖεντεδ βψ πεοπλε, νοτ
χοµπυτερσ, ανδ ιτ ρεφλεχτσ τηε
χρεατιϖιτψ οφ τηε ηυµαν ραχε, ωηιχη,
οφ χουρσε, ισ νοτ α ραχε ατ αλλ.
• Τηατ ισ ωηψ ωηεν τηε σταρσ αρε ουτ,
τηεψ αρε ϖισιβλε, βυτ ωηεν τηε λιγητσ
αρε ουτ, τηεψ αρε ινϖισιβλε.