(LUẬN văn THẠC sĩ) nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sở quy hoạch – kiến trúc hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.33 MB, 113 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------
KHUẤT THỊ KIM CHI
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Hà Nội - 2015
TIEU LUAN MOI download :
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------
KHUẤT THỊ KIM CHI
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 24
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc
Hà Nội - 2015
TIEU LUAN MOI download :
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
4
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................
4
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài. ................................................................
5
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................
6
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề............................................................................
6
5. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................
7
6. Đóng góp của đề tài ………………………………………………………..
8
7. Nguồn tài liệu tham khảo.............................................................................
8
8. Kết cấu của luận văn....................................................................................
10
PHẦN NỘI DUNG
12
Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU
LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI
12
1.1. Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.........
12
1.1.1. Tổng quan về Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội...................................
12
1.1.2. Thành phần, nội dung và
nghĩa tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội...............................................................................................
17
1.1.3. Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội…
23
1.2. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến
trúc Hà Nội và khả năng đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Sở..
29
1.2.1. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến
trúc Hà Nội.......................................................................................................
29
1.2.2. Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở...
33
1.3. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
của Sở...............................................................................................................
37
1.3.1. Khái niệm về Công nghệ thông tin……………………………………
37
1.3.2. Tầm quan trọng của công nghệ thông tin với đời sống..........................
38
1.3.3. Ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác
lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.................................................
39
1
TIEU LUAN MOI download :
Chương 2: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ
QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI
42
2.1. Khái niệm cơ ản về cơ sở dữ liệu.............................................................
42
2.1.1. Khái niệm................................................................................................
42
2.1.2. Các đặc tính và ưu điểm của Cơ sở dữ liệu...........................................
43
2.2. Những căn cứ để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội……………………………………………………
47
2.2.1. Về l luận................................................................................................
47
2.2.2. Căn cứ thực tiễn......................................................................................
48
2.2.3. Căn cứ pháp lý.......................................................................................
50
2.3. Điều kiện cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở............
51
2.3.1. Nguồn vốn ..............................................................................................
52
2.3.2. Trang ị các loại máy móc, thiết ị cần thiết cho việc xây dựng CSDL
tài liệu lưu trữ Sở…………………………………………………………….
53
2.3.3. Nguồn lực (Yếu tố con người)................................................................
55
2.3.4. Lựa chọn tài liệu (để cập nhật vào hệ thống CSDL của Sở)...................
56
2.4. Quy tr nh xây dựng cơ sở dữ liệu..............................................................
58
2.4.1. Xác định các cơ sở dữ liệu lưu trữ..........................................................
58
2.4.2. Xác định thông tin và tiêu chu n thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu
59
2.4.3. Lựa chọn và chu n ị tài liệu.................................................................
63
2.4.4. iên mục phiếu tin..................................................................................
64
2.4.5. Lựa chọn phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm.............................
74
2.4.6. Nhập dữ liệu...........................................................................................
77
2.4.7. Chu n hóa và chuyển đổi dữ liệu..........................................................
80
2.4.8. Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập.....................................................................
81
2.4.9. Nghiệm thu và đưa vào sử dụng............................................................
81
Chương 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CSDL TÀI
LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI
83
2
TIEU LUAN MOI download :
3.1. Tổ chức quản l CSDL tài liệu lưu trữ......................................................
83
3.1.1. H nh thức và phương pháp quản l .........................................................
83
3.1.2. Trách nhiệm quản l ..............................................................................
86
3.1.3. Đối tượng và phạm vi quản l ................................................................
88
3.2. Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL.............................................................
89
3.2.1. H nh thức khai thác, sử dụng CSDL.......................................................
89
3.2.2. Đối tượng và phạm vi khai thác, sử dụng CSDL....................................
91
3.2.3. Quy tr nh khai thác, sử dụng CSDL........................................................
92
3.2.4. Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội…………………………………………………….
94
PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................
104
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
106
PHỤ LỤC
3
TIEU LUAN MOI download :
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xã hội của chúng ta ngày càng phát triển, đời sống con người ngày càng
được cải thiện, nhận thức của con người ngày một được nâng cao, đất nước đổi mới
dẫn đến việc thay đổi to lớn trên tất cả các ngành, các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa,
giáo dục, y tế ... Đó là quy luật khách quan của xã hội.
Cùng với sự phát triển không ngừng của các ngành, các lĩnh vực, công tác
lưu trữ đã và đang chiếm một vị trí hết sức quan trọng góp phần khơng nhỏ vào
cơng cuộc xây dụng và phát triển đất nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Những đóng góp của ngành lưu trữ trong thời gian qua không chỉ dừng lại ở công
tác nghiên cứu l luận, phương pháp tổ chức, quản l tài liệu lưu trữ mà còn được
khẳng định và chứng minh ở chính thực tế tại hầu hết các cơ quan, tổ chức trong
phạm vi cả nước.
Ngày nay, trong quá tr nh hội nhập, phát triển kinh tế và hiện đại hóa đất
nước, việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào các mặt của đời sống xã hội đã và đang
trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu, v vậy việc nghiên cứu và áp dụng công
nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hiện nay được xem là ước đi vững chắc giúp
thúc đ y cơng tác lưu trữ ngày càng thêm hồn thiện và đạt hiệu quả cao.
Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm
đúng mức, song song với nhận thức đó đã có nhiều văn ản liên quan đến công tác
lưu trữ được an hành mang tính quy phạm nhằm chỉ đạo, hướng dẫn và đưa cơng
tác lưu trữ ngày càng hồn thiện hơn. Hệ thống văn ản quản l nhà nước về công
tác lưu trữ được ban hành và áp dụng vào thực tiễn đã và đang là cơ sở vững chắc
mang lại hiệu quả đáng tự hào cho hoạt động lưu trữ tại các cơ quan tổ chức hiện
nay.
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là một trong những cơ quan chuyên môn
giúp U ND Thành phố thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác quy hoạch,
xây dựng thủ đô Hà Nội. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ với
việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, Lãnh đạo Sở trong thời gian qua đã có nhiều
4
TIEU LUAN MOI download :
cố gắng và quan tâm đúng mức đến tổ chức công tác lưu trữ tại Sở. Tuy nhiên, ên
cạnh những thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tại đây vẫn tồn tại nhiều hạn chế
nhất định, đặc iệt là hạn chế trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng và hiệu quả giải
quyết cơng việc của cơ quan nói chung và của cơng tác lưu trữ của Sở nói riêng.
Với khối lượng tài liệu h nh thành hàng năm tương đối lớn, thành phần và
loại h nh tài liệu tương đối đa dạng và phức tạp là nguyên nhân khiến cho công tác
lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội ngày càng gặp nhiều khó khăn. Để
hồn thiện hơn một ước và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Sở trong thời
gian tới, chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp
thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài.
Mục tiêu của đề tài là trên cơ sở phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ hồ sơ,
tài liệu và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại Sở Quy hoạch
– Kiến trúc Hà Nội để nh n thấy được những mặt hạn chế, khó khăn trong việc tổ
chức quản l , khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở. Từ đó tập trung nghiên cứu
kỹ hệ thống l luận và những quy định của Nhà nước về cơ sở dữ liệu (CSDL) và
xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm tham
mưu cho Lãnh đạo Sở để nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ và tổ chức
quản l , khai thác, sử dụng CSDL đó một cách có hiệu quả nhất, phục vụ tốt hơn
cơng tác tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội. Để thực hiện mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ cơ
ản sau:
- Một là nghiên cứu hệ thống l luận về CSDL từ đó xây dựng hệ thống CSDL
tài liệu lưu trữ tại Sở.
- Hai là t m hiểu và đi sâu phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ, đặc trưng hồ sơ,
tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ đó có cái nh n cụ thể về việc thành lập
và xây dựng CSDL cho toàn ộ khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Sở.
5
TIEU LUAN MOI download :
- Ba là tham mưu, đề xuất một số giải pháp để nghiên cứu xây dựng và quản l
CSDL tài liệu lưu trữ đã tạo dựng được nhằm phục vụ tốt công tác ảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác lưu trữ
nói chung và ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực lưu trữ nói riêng tại Sở
Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu: Toàn ộ khối hồ sơ, tài liệu h nh thành trong quá tr nh
hoạt động của Sở Quy hoạch – Kiến trúc từ năm 1992 đến nay.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Công tác lưu trữ hiện nay đã và đang được các cấp các ngành quan tâm chú ý.
V vậy trên thực tế, cho đến nay đã có nhiều cơng tr nh nghiên cứu về nhiều lĩnh vực
khác nhau, trong đó mỗi đề tài lại đi sâu nghiên cứu về một vấn đề cụ thể nhằm phân
tích, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm phục vụ cho nhiệm vụ và mục đích
nghiên cứu của tác giả.
Từ trước tới nay đã có khá nhiều đề tài nghiên cứu về việc áp dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ, mục đích của các đề tài nhằm thúc đ y hơn nữa hoạt
động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên nội dung của hầu hết các đề tài đã
được nghiên cứu trước đây thường tập trung vào công tác lưu trữ loại h nh hồ sơ, tài
liệu hành chính mà chưa đi sâu t m hiểu về phương pháp quản l các tài liệu, hồ sơ
mang tính chất chuyên ngành, đặc thù của một cơ quan cụ thể.
Riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ trước tới nay vẫn chưa có đề tài
nào nghiên cứu chuyên sâu và đề cập đến công tác quản l , lưu trữ và tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trũ của Sở. Các đề tài nghiên cứu trước đó mới chỉ tập trung
vào nghiên cứu những vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn về quy hoạch đô
thị, kiến trúc các công tr nh xây dựng như Luận án Tiến sỹ khoa học Kinh tế “ Quy
hoạch phát triển và quản lý đô thị với vai trị cộng đồng trong đơ thị Việt Nam” của
tác giả Nguyễn Ngọc Quỳnh, năm 1996 hay Luận án Tiến sỹ kiến trúc “Giải pháp
quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian ở tại các khu đô thị mới
6
TIEU LUAN MOI download :
Hà Nôi” của tác giả Nguyễn Văn Hải, năm 2005; hoặc t m hiểu về công tác lưu trữ
với phương diện khảo sát, đánh giá về tài liệu lưu trữ tại Sở như đề tài nghiên cứu của
tác giả Đào Thị Thanh Xuân “ Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”, luận văn
thạc sĩ, năm 2010. V vậy đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” mà tôi lựa chọn nghiên cứu làm
luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học hồn tồn khơng trùng lặp với
ất cứ cơng tr nh nghiên cứu nào đã có từ trước.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện được nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, trên cơ sở phương pháp luận
của chủ nghĩa Mác - Lê nin, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp phổ iến
trong nghiên cứu khoa học, cụ thể như:
- Phương pháp hệ thống: Vận dụng phương pháp hệ thống để t m hiểu quá
tr nh h nh thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua từng thời
kỳ lịch sử, phân tích, phân loại, sắp xếp hệ thống tài liệu được h nh thành và tồn tại
trên cơ sở tr nh tự thời gian. Phương pháp hệ thống còn được sử dụng để xác định
giá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống văn ản quản l chung về công tác lưu trữ, hệ
thống văn ản quản l của Sở.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng các tư liệu tổng hợp so sánh, đối
chiếu với thực tế công tác lưu trữ để thấy rõ những hạn chế và tồn tại trong việc tổ
chức và quản l tài liệu lưu trữ tại Sở.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mơ tả: Căn cứ vào thành phần, nội dung
tài liệu hiện có tại Sở để phân tích, tổng hợp và mơ tả cụ thể, chi tiết các đặc điểm,
đặc trưng cơ ản của tài liệu lưu trữ, từ đó có phương pháp hợp l nhằm ảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Sở.
- Phương pháp thống kê: Thống kê là một trong những phương pháp cơ ản
trong lưu trữ nhằm thuận lợi cho việc tổ chức quản l tài liệu lưu trữ đồng thời hỗ
trợ đắc lực cho việc xây dựng và quản l CSDL tài liệu lưu trữ phục vụ tốt công tác
của cơ quan.
7
TIEU LUAN MOI download :
- Phương pháp thông tin học: Giúp chúng ta tiếp cận hồ sơ, tài liệu một cách
nhanh chóng, cụ thể, nắm ắt được nội dung cơ ản của chúng để đưa ra các giải
pháp tối ưu nhất, cung cấp thông tin danh mục các loại tài liệu lưu trữ phục vụ mọi
đối tượng người dùng, đáp ứng nhu cầu quản l của lãnh đạo và yêu cầu giải quyết
của cán ộ cơ quan, đồng thời quản l thông tin hồ sơ một cách hệ thống, khoa học
và chính xác.
6. Đóng góp của đề tài
Kết quả của luận văn sẽ có giá trị thực tiễn lớn đối với công tác lưu trữ của Sở
Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, góp phần khắc phục nhiều hạn chế trong công tác
quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở. Đồng thời kết quả của
luận văn cũng sẽ có những đóng góp khơng nhỏ đối với cơng tác lưu trữ và quản l
hồ sơ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Sở, ban ngành chun mơn khác có
liên quan. Đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có
loại h nh và nội dung tài liệu tương đương có thể triển khai thực hiện xây dựng
CSDL tài liệu lưu trữ cho đơn vị m nh.
7. Nguồn tài liệu tham khảo.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo
sau đây:
- Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn mới về công tác lưu
trữ.
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Thông tư số 07/2012/TT- NV ngày 22/11/2012 của ộ Nội vụ về Hướng
dẫn quản l văn ản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Các văn bản hướng dẫn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ.
+ Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc an hành Quy định về chu n thông tin đầu vào và việc iên
mục văn ản, tài liệu hành chính tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia.
8
TIEU LUAN MOI download :
+ Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
+ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc an hành quy tr nh tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Một số sách, giáo trình về nghiệp vụ lưu trữ.
+ Cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đ nh Quyền, Nguyễn Văn Thâm iên
soạn, NX Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990.
+ Tập ài giảng “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” do TS.Nguyễn Liên
Hương chủ iên, năm 2003. Tập ài giảng giúp tôi t m hiểu những nội dung cơ ản
về phương pháp lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật trong đó có tài liệu xây dựng cơ
ản.
Ngồi ra tơi cịn tham khảo cuốn giáo tr nh về Cơ sở dữ liệu của Học viện
Cơng nghệ ưu chính Viễn thơng do Ts. Phạm Thế Quế iên soạn, năm 2006.
- Một số luận văn
+ Luận văn “Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu tại kho lưu trữ
Trung ương Đảng” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hương, năm 2002.
+ Luận văn "Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán
bộ cơng chức ở Văn phòng Quốc hội”của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai, năm 2003.
+ Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một số giải
pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của
tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004.
+ Luận văn “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu trong văn thư
của một cơ quan” của tác giả Nguyễn Thu Huyền, năm 2000.
+ Luận văn “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô
thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” của tác giả Đào Thị
Thanh Xuân, năm 2010.
Một số đề tài nghiên cứu nêu trên là nguồn tài liệu tham khảo chủ yếu, giúp
tơi có cái nh n khái quát hơn về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu
9
TIEU LUAN MOI download :
trữ của các cơ quan, đơn vị. Đặc iệt, Luận văn “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến
trúc Hà Nội” của tác giả Đào Thị Thanh Xuân, năm 2010 đã giúp tôi t m hiểu rõ
hơn về nguồn tài liệu quản l đô thị tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, từ đó t m
ra giải pháp tốt nhất để tổ chức quản l và khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu
trữ Sở.
Ngồi ra tơi cịn t m hiểu một số tài liệu, văn ản liên quan đến công tác lưu
trữ, các Quyết định, áo cáo tổng kết, các công tr nh nghiên cứu tại Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội và một số wedsite liên quan đến đề tài nghiên cứu.
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn ao gồm 3 chương:
Chƣơng 1: Sự cần thiết của việc xây dựng CSDL tài liệu lƣu trữ Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Nội dung Chương 1 chủ yếu giới thiệu sơ lược về sự h nh thành và phát triển
của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội; t m hiểu về thực trạng công tác tổ chức quản
lý và khai thác, sử dụng tài liệu của Sở qua đó nắm rõ được thành phần nội dung và
nghĩa của tài liệu lưu trữ Sở trong việc đáp ứng các đòi hỏi khách quan của công
tác quản l đô thị, từ đó dẫn tới sự cần thiết phải nghiên cứu, ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ thông qua việc xây dựng và quản l CSDL tài liệu lưu
trữ của Sở.
Chƣơng 2: Nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lƣu trữ Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội.
Xuất phát từ nhu cầu thiết yếu của công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu và việc tổ
chức quản l khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, nội
dung Chương 2 chủ yếu đi sâu phân tích khái niệm về CSDL. Dựa trên thực trạng
tài liệu lưu trữ và nhu cầu quản l , khai thác, sử dụng tài liệu của Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội để đưa ra quy trình hợp l cho việc xây dựng CSDL tài liệu lưu
trữ của Sở.
Chƣơng 3: T chức quản l và khai thác sử dụng CSDL tài liệu lƣu trữ.
10
TIEU LUAN MOI download :
Trên CSDL tài liệu lưu trữ đã của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đã được
xây dựng, nội dung chính của Chương 3 đưa ra phương thức tổ chức quản l CSDL
đã được tạo lập đồng thời vận hành để khai thác, sử dụng chúng một cách hiệu quả
nhất, từ đó góp phần nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ cũng như hạn chế được những
ất cập trong công tác quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy
hoạch – Kiến trúc hiện nay.
Trong quá tr nh triển khai đề tài chắc chắn luận văn khơng tránh khỏi những
thiếu sót, chúng tơi mong nhận được những
kiến đóng góp qu
áu của các thầy
giáo, cô giáo, lãnh đạo, cán ộ công nhân viên trong Sở và các nhà nghiên cứu để
luận văn hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Lưu trữ học và
quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc
gia Hà Nội, lãnh đạo cùng cán ộ công nhân viên Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội
và các ạn è đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ để tôi thực hiện đề tài. Đặc iệt, tơi xin
ày tỏ lịng iết ơn sâu sắc tới PGS.TS.Đào Xuân Chúc, người đã tận t nh hướng
dẫn, chỉnh sửa luận văn cho tôi trong suốt quá tr nh tôi thực hiện đề tài này.
Học viên
Khuất Thị Kim Chi
11
TIEU LUAN MOI download :
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU
TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI.
1.1. Thực trạng công tác lƣu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
1.1.1. Tổng quan về Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội
1.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là cơ quan quản l nhà nước trên lĩnh vực
quy hoạch đô thị, quản l kiến trúc cảnh quan đô thị và quản l xây dựng theo quy
hoạch. Sở Quy hoạch – Kiến trúc được h nh thành và phát triển qua các giai đoạn,
trong đó mỗi giai đoạn lại có những thành tựu và dấu ấn riêng, góp phần làm nên
diện mạo chung của Thủ đơ Hà Nội như ngày nay.
Giai đoạn đầu tiên chính là sự h nh thành và phát triển của h nh thức quản l
quy hoạch kiến trúc theo mô h nh Văn phòng Kiến trúc sư trưởng Thành phố (19922002). Năm 1986, cùng với chính sách đổi mới của nước ta, Thủ đơ Hà Nội đã có
những ước tăng trưởng vượt ậc trên nhiều lĩnh vực, trong đó có quan tâm đến đầu
tư xây dựng công tr nh, một trong những yêu cầu cấp thiết đặt ra cho Thủ đô Hà
Nội trong giai đoạn này là phải đ y mạnh hơn nữa công tác quản l , phát triển đô
thị. Với sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, ngày 01/10/1992 đơn vị quản l quy
hoạch kiến trúc Hà Nội được thành lập và đi vào hoạt động theo mô h nh Kiến trúc
sư trưởng Thành phố tại Quyết định số 256/CT ngày 13/7/1992 của Chủ tịch Hội
đồng ộ trưởng và Quyết định số 2064/QĐ-U ngày 19/9/1992 của U ND Thành
phố Hà Nội. ộ máy hoạt động ao gồm Văn phòng Kiến trúc sư trưởng Thành phố
và đại diện Kiến trúc sư trưởng Thành phố tại các quận, huyện thực hiện các chức
năng nhiệm vụ: Lập kế hoạch và tổ chức nghiên cứu, th m tra, tr nh duyệt đồ án
quy hoạch, thực hiện quản l xây dựng theo quy hoạch; Quản l Nhà nước về quy
hoạch kiến trúc; Tổ chức xem xét các đồ án về kiến trúc, cấp giấy phép xây dựng,
thanh tra xây dựng; Th m tra cấp giấy phép sử dụng đất cho các loại công tr nh xây
dựng. Mô h nh Kiến trúc sư trưởng Thành phố ước đầu đã có nhiều thành tựu quan
trọng khẳng định việc thí điểm mơ h nh quản l quy hoạch kiến trúc Hà Nội là
12
TIEU LUAN MOI download :
hướng đi đúng đắn đóng góp cho Hà Nội trở thành một trong những đơn vị đứng
đầu cả nước về phát triển đô thị mới, giải quyết nhu cầu về nhà ở, thu hút nhiều dự
án lớn trong và ngoài nước, tạo nên sự thay đổi lớn về h nh ảnh đơ thị hiện đại, kích
thích sự phát triển kinh tế.
Sau 10 năm triển khai mơ h nh Văn phịng Kiến trúc sư trưởng Thành phố,
thực hiện Nghị quyết số 15/NQTW ngày 15/12/2000 của
ộ Chính trị về phương
hướng, nhiệm vụ phát triển thủ đô nhằm đáp ứng nhu cầu quản l xây dựng, trật tự
đô thị, nâng cao năng lực đội ngũ quản l đô thị, đồng thời quản l chặt chẽ việc
thực hiện quy hoạch, Thủ tướng Chính phủ đã an hành Quyết định số 52/QĐ-TTg
ngày 18/4/2002 cho phép thành lập Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội. Trên cơ sở
đó ngày 23/5/2002 U ND Thành phố Hà Nội ra Quyết định số 77/QĐ-U về việc
thành lập Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ việc tổ chức, sắp xếp lại Văn phòng
Kiến trúc sư trưởng Thành phố với chức năng nhiệm vụ tham mưu cho U ND
Thành phố tổ chức tốt việc quản l Nhà nước về quy hoạch – kiến trúc theo định
hướng quy hoạch chung đã được phê duyệt kéo theo nhiều công tr nh nhà ở, trung
tâm thương mại hiện đại với quy mô lớn được xây dựng đã đáp ứng nhu cầu thiết
yếu của nhân dân Thủ đô.
Năm 2008, việc điều chỉnh địa giới hành chính Thành phố Hà Nội với sự sáp
nhập giữa Hà Nội và Hà Tây đã tạo nên ước phát triển mới cho công cuộc xây
dựng và phát triển tồn Hà Nội mở rộng. Đây cũng chính là những thách thức mới
đòi hỏi các cấp, các ngành, các lĩnh vực phải tự chuyển iến và thay đổi m nh, Sở
Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội cũng không nằm ngồi quy luật đó để đáp ứng địi
hỏi cho sự phát triển kinh tế, xã hội Thủ đô. Được sự quan tâm chỉ đạo thường
xuyên của Trung ương, các ộ ngành, Thành phố, sự phối hợp chặt chẽ của các đơn
vị quận huyện, thị xã cộng với sự nỗ lực của cán ộ, cơng nhân viên tồn cơ
quan...Sở Quy hoạch – Kiến trúc đã không ngừng phát triển tiến ộ khơng chỉ ở lĩnh
vực quản l hành chính thơng thường mà đang cố gắng đạt chất lượng trong việc
kiểm sốt phát triển đơ thị (cơng tác quy hoạch, quản l kiến trúc cảnh quan đô thị,
nông thôn và quản l xây dựng theo quy hoạch). Sự lớn mạnh của Sở không chỉ
13
TIEU LUAN MOI download :
dừng lại ở việc tự nâng cao năng lực cán ộ cơng chức mà cịn thể hiện ở sự liên
kết, tham vấn
kiến của các đơn vị trong và ngoài nước, của các chuyên gia đầu
ngành, các Hiệp hội chuyên ngành, tham mưu đóng góp
kiến tại Hội đồng kiến
trúc – quy hoạch Thành phố, Hội đồng th m định các đồ án quy hoạch ... Sau khi đồ
án Quy hoạch chung xây dựng Thủ đô Hà Nội đến năm 2030 tầm nh n đến năm
2050 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 1259/QĐ-TTg
ngày 26/7/2011, công tác quy hoạch xây dựng đã được triển khai quyết liệt và toàn
diện (quy hoạch vùng, quy hoạch phân khu, quy hoạch vệ tinh sinh thái, quy hoạch
chung quận, huyện, quy hoạch chi tiết...) Các quy hoạch chuyên ngành đã được
triển khai đồng loạt, tạo cơ sở cho sự phát triển ổn định và ền vững điển h nh như
quy hoạch nông thôn mới chưa ao giờ được triển khai cụ thể như giai đoạn này.
Chất lượng quy hoạch cũng được nâng lên với những yêu cầu mới, đòi hỏi cao, tầm
nh n xa với các tiêu chí định hướng cụ thể, việc phát triển ền vững giữa việc cải
tạo, chỉnh trang các khu trung tâm cũ với việc đầu tư xây dựng khu đơ thị mới hồn
chỉnh là những giải pháp được đồng loạt triển khai nhằm làm mới và nâng cao chất
lượng sống của cư dân Hà Nội. Các loại h nh nhà ở mới được chú trọng đầu tư với
mọi loại h nh từ các khu đô thị văn minh, tiêu chu n và chất lượng cao, cảnh quan
đẹp (khu Ciputra, khu the mannor, khu Trung Hòa – Nhân Chính, khu đơ thị mới
Cầu Giấy...) đến các khu tái định cư, nhà ở xã hội, cải tạo xây dựng các khu nhà ở
tập thể cũ ( khu tập thể Kim Liên, Khu tập thể Giảng Võ...), các công tr nh kiến trúc
chào mừng kỷ niệm 1000 năm Thăng Long Hà Nội ( ảo tàng Hà Nội, tổ hợp
Keangnam cao nhất Việt Nam, các trụ sở mới của ộ Công an, ộ Tư pháp...) thực
sự là những minh chứng cho sự phát triển lớn mạnh của một Hà Nội tiên tiến mà
vẫn đậm đà ản sắc dân tộc, xứng đáng là đô thị tiên phong đại diện cho kiến trúc
Việt Nam thời đại mới. Các công tr nh giao thông đầu mối, sân ay quốc tế Nội ài
mở rộng, các cây cầu lớn (cầu Vĩnh Tuy, Thanh Tr , Nhật Tân...), đường Vành đai 3
trên cao, các công tr nh giao thông hiện đại (đường sắt trên cao, metro ngầm...), các
giá trị cảnh quan đô thị được nhấn mạnh, tô điểm (công viên cây xanh, kè hồ, hệ
14
TIEU LUAN MOI download :
thống cấp thốt nước, cải tạo chất lượng sơng hồ...). Tất cả đã tạo nên diện mạo mới
cho Thủ đô Hà Nôi ngày càng văn minh, hiện đại, hội nhập Quốc tế sâu rộng.
Hình 1: Bản đồ Quy hoạch chung xây dựng thủ đơ năm 2030
và tầm nhìn đến năm 2050 (Nguồn: Bản đồ QH Sử dụng đất, Kho lưu trữ Sở)
Sau hơn 20 năm h nh thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội, một chặng đường không dài so với lịch sử Thành phố Hà Nội nhưng Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội đã làm tốt công tác quản l về quy hoạch kiến trúc của
Thủ đô. Nh n h nh ảnh của Hà Nội phát triển như hôm nay là minh chứng cho
những nỗ lực, đóng góp cơng sức của tồn thể Lãnh đạo, cán ộ công nhân viên của
ngành, đưa Hà Nội xứng đáng là đô thị văn minh hiện đại, là trái tim của cả nước.
1.1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Sau mở rộng địa giới hành chính thủ đơ Hà Nội, Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội được U ND Thành phố ra Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày
15
TIEU LUAN MOI download :
23/9/2008 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội. Theo đó Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội có
những chức năng như sau:
- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là cơ quan chun mơn của U ND
Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo và quản l toàn diện về tổ chức, iên chế và hoạt động của U ND Thành phố;
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của ộ
Xây dựng.
- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội có chức năng tham mưu, giúp U ND
Thành phố Hà Nội thực hiện quản l nhà nước về quy hoạch, về kiến trúc xây dựng
đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của U ND Thành phố Hà Nội và theo quy
định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội được quy
định rõ trong Quyết định số14/2008/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 của U ND Thành
phố Hà Nội, theo đó Sở quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội vừa thực hiện chức năng
tham mưu giúp U ND Thành phố về lĩnh vực chuyên môn (Tr nh các dự thảo quy
hoạch, kế hoạch, chương tr nh, đề án thuộc phạm vi quản l nhà nước được giao;
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc và quản l đô
thị) vừa thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức ộ máy, quản l cán ộ và
các công tác khác trong nội ộ Sở theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của
U ND Thành phố Hà Nội.
Để đáp ứng và thực hiện các nhiệm vụ được phân công, hiện tại cơ cấu tổ
chức của Sở được sắp xếp, ố trí như sau:
- Lãnh đạo Sở gồm: 01 Giám đốc Sở và 04 Phó Giám đốc Sở. Trong đó
Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở chịu trách nhiệm trước U ND Thành phố, Chủ
tịch U ND Thành phố và trước pháp luật về toàn ộ hoạt động của Sở; Các Phó
Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và
16
TIEU LUAN MOI download :
trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công; khi Giám đốc Sở vắng mặt một
Phó Giám đốc Sở được Giám đốc ủy quyền điều hành các hoạt động của Sở.
- Các phịng chun mơn nghiệp vụ ao gồm:
+ Văn phòng Sở
+ Phòng Thanh tra Pháp chế
+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 1 (P1)
+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 2 (P2)
+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 3 (P3)
+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 4 (P4)
+ Phịng Quy hoạch – Kiến trúc 5 (P5)
+ Phịng Thơng tin quy hoạch kiến trúc (P6)
+ Phòng Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật (P7)
+ Phòng Kế hoạch – Tổng hợp (P8)
+ Phịng Quy hoạch chung (P9)
+ Phịng Quy hoạch đơ thị Nông thôn (P10)
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:
+ an Quản l dự án Quy hoạch xây dựng
+ Trung tâm nghiên cứu kiến trúc đô thị
+ Trung tâm Quy hoạch đô thị và Nông thôn
Các đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để
giao dịch, hoạt động theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội.
1.1.2.1. Thành phần tài liệu lưu trữ Sở.
Như chúng ta đã iết, phần lớn các tài liệu h nh thành trong quá tr nh giải
quyết của một cơ quan, đơn vị, tổ chức đặc iệt là các cơ quan trong hệ thống quản
l nhà nước thường ở dạng tài liệu hành chính được in trên khổ giấy A4. Chúng tồn
tại với nhiều tên gọi khác nhau từ những văn ản mang tính chất quy phạm (Luật,
Nghị định, Thơng tư, Chỉ thị, Hướng dẫn, Quyết định...) đến các văn ản hành
17
TIEU LUAN MOI download :
chính thơng thường (Cơng văn, áo cáo, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường
...). Ngồi ra cịn có các loại tài liệu khác h nh thành trong quá tr nh hoạt động của
một cơ quan: tài liệu nghe nh n, phim, điện ảnh, tài liệu ảnh, tài liệu khoa học kỹ
thuật...đặc iệt là sự h nh thành gần đây của loại h nh tài liệu điện tử đã làm cho
thành phần tài liệu lưu trữ ngày càng trở nên phong phú đa dạng hơn.
Là một trong những cơ quan trong hệ thống các cơ quan quản l nhà nước,
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội trong quá tr nh hoạt động của m nh cũng h nh
thành nên một khối lượng tài liệu tương đối lớn, vì vậy thành phần tài liệu của Sở
hiện nay cũng ao gồm nhiều loại h nh như trên. Tuy nhiên, với đặc thù là cơ quan
quản l nhà nước về lĩnh vực quy hoạch kiến trúc và quản l đô thị, thành phần tài
liệu h nh thành trong quá tr nh giải quyết các công việc liên quan của Sở do vậy có
những đặc điểm riêng khác iệt hơn so với các cơ quan khác. Ngoài những thành
phần và loại h nh tài liệu nêu trên, tài liệu lưu trữ của Sở tương đối đa dạng gồm
nhiều ản vẽ với đủ các kích cỡ, khổ giấy khác nhau tuỳ thuộc vào độ lớn nhỏ của
công tr nh xây dựng. Cụ thể như sau:
- Tài liệu khổ A5: Là khổ giấy thường được sử dụng làm giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy đi đường...
- Tài liệu khổ giấy A4: Đây là loại tài liệu mang tính chất phổ iến thường
được sử dụng của các cơ quan, tổ chức hiện nay, khổ giấy A4 được sử dụng để in
các văn ản hành chính ao gồm cả các văn ản mang tính chất quy phạm và các
văn ản hành chính thơng thường khác, ngồi ra chúng cịn được sử dụng trong việc
trích lục các ản đồ, ản vẽ thiết kế với tỷ lệ nhỏ.
- Tài liệu khổ giấy A3: Thường là những tài liệu như giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, giấy chứng nhận đầu tư, các loại ản vẽ sơ đồ vị trí, giới hạn khu đất
cần nghiên cứu, các ản vẽ Tổng mặt ằng và Phương án thiết kế sơ ộ một công
tr nh hoặc Al um của một đồ án Quy hoạch chi tiết...
- Tài liệu khổ giấy A2: Thường là các ản vẽ phương án kiến trúc sơ ộ của
một công tr nh.
18
TIEU LUAN MOI download :
- Tài liệu khổ giấy A1: Thường là các ản vẽ Tổng mặt ằng, phương án
kiến trúc sơ ộ.
- Tài liệu khổ giấy A0: Đây là loại khổ giấy được sử dụng chủ yếu để in ản
vẽ các công tr nh xây dựng nên khối lượng ản vẽ khổ Ao tương đối lớn. Hầu hết
các ản vẽ này là những ản vẽ về Tổng mặt ằng, phương án kiến trúc, ản vẽ chỉ
giới đường đỏ, ản đồ hiện trạng, ản ghép của một dự án Quy hoạch chi tiết hoặc
ản đồ tổng quan một vùng, một khu vực, một địa giới hành chính.
- Ngồi ra cịn có khổ giấy là các ản vẽ lớn hơn khổ Ao với nhiều kích cỡ
dài, ngắn khác nhau tùy theo thiết kế của mỗi công tr nh kiến trúc hoặc đồ án cụ thể.
- Các loại ảnh, đĩa CD, ản đồ, mô h nh...
Từ những đặc điểm nêu trên cho thấy, thành phần tài liệu của Sở Quy hoạch
– Kiến trúc Hà Nội là vô cùng phong phú và đa dạng với nhiều loại h nh tài liệu
khác nhau. Hiện nay, hầu như trong mỗi hồ sơ hoàn chỉnh được lưu trữ tại Sở đều
có đầy đủ các ản vẽ với kích cỡ như trên, chính điều này đã làm nên sự khác iệt
mang tính chất đặc trưng riêng trong tài liệu lưu trữ của Sở so với tài liệu lưu trữ
của các cơ quan, đơn vị khác. Số lượng ản vẽ quá lớn trong khi kích cỡ lại tài liệu
khơng đồng đều gây rất nhiều khó khăn cho cơng tác lưu trữ, đặc iệt là việc sắp
xếp tài liệu một cách khoa học, gọn gàng, việc ố trí giá đựng, cặp đựng tài liệu,
kho tàng cũng như các trang thiết ị ảo quản… số lượng văn ản, ản vẽ trong
từng hồ sơ cụ thể lại khác nhau về kích thước, độ lớn, chất liệu cũng như t nh trạng
vật l của tài liệu. Đây cũng chính là ngun nhân dẫn đến những khó khăn nhất
định trong cách thức quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, đặc iệt là công
tác ảo quản và ố trí kho tàng phục vụ việc lưu giữ tài liệu của Sở.
1.1.2.2. Nội dung tài liệu.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội, hàng năm số lượng lớn các hồ sơ, tài liệu h nh thành tại Sở phản ánh được
các mặt hoạt động chính liên quan đến lĩnh vực quy hoạch kiến trúc, quản l và phát
triển đô thị. V vậy nội dung và thành phần chủ yếu trong tài liệu lưu trữ của Sở
hiện nay là các hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn của Sở. Một số thủ
19
TIEU LUAN MOI download :
tục hành chính đang được thực hiện tại Sở theo Quyết định số 1858/QĐ-UBND
ngày 22/4/2011 của U ND Thành phố Hà Nội về việc an hành ộ thủ tục hành
chính thuộc th m quyền giải quyết của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội. Theo đó
ao gồm các thủ tục sau:
- Thỏa thuận địa điểm Quy hoạch:
Ví dụ: Hồ sơ về thỏa thuận Quy hoạch kiến trúc xây dựng trường tiểu học Khai Trí
tại 229 phố Vọng, quận Hai à Trưng, Hà Nội năm 2009 (hồ sơ số 658, quận Hai
Bà Trưng)
- Cấp chứng chỉ quy hoạch (hoặc Thông tin quy hoạch):
Ví dụ: Hồ sơ về Thơng tin Quy hoạch kiến trúc khu đất xây dựng trung tâm thể dục
thể thao quận a Đ nh tại phố Văn Cao, quận a Đ nh, Hà Nội năm 2006 (hồ sơ số
143, quận Ba Đình)
- Chấp thuận quy hoạch Tổng mặt ằng và phương án kiến trúc sơ ộ:
Ví dụ: Hồ sơ về Quy hoạch Tổng mặt ằng và phương án kiến trúc sơ ộ ệnh viện
Giao thông vận tải Trung ương tại ngõ 1194 đường Láng, quận Đống Đa, Hà Nội,
năm 2011(hồ sơ số 993, quận Hai Bà Trưng)
- Th m định Quy hoạch chi tiết xây dựng tỷ lệ 1/500 (dự án đầu tư của tổ
chức kinh tế):
Ví dụ: Hồ sơ phê duyệt Quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500 nhà máy xử l rác thải tại xã
Lại Thượng, huyện Thạch Thất, Hà Nội, năm 2011. (hồ sơ số 303, dự án)
- Ngoài ra theo Quyết định số 4525/QĐ-U ND ngày 29/9/2011 của U ND
Thành phố Hà Nội về việc cơng ố thủ tục hành chính cấp giấy phép quy hoạch trên
địa àn Thành phố, Sở Quy hoạch kiến trúc cũng thực hiện thủ tục cấp Giấy phép
quy hoạch theo quy định:
Ví dụ: Hồ sơ xin cấp giấy phép quy hoạch dự án đầu tư trung tâm điều hành khai
thác dịch vụ chuyển phát nhanh tại Hà Nội, địa điểm tại huyện Đông Anh, Hà Nội,
năm 2010 và 2011. (Hồ sơ số 873, huyện Đông Anh)
Các hồ sơ, tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Sở hầu hết đều có nội dung liên
quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính nêu trên.
20
TIEU LUAN MOI download :
Ngồi khối tài liệu chun mơn của Sở (chiếm đa số trong thành phần tài liệu
lưu trữ của Sở) còn có tài liệu của một số cơ quan, tổ chức khác gửi đến nhằm phối
hợp giải quyết các công việc chung mang tính chất liên ngành; Các tài liệu của các
phòng an, đơn vị khác trực thuộc cơ quan (Tổ chức, Tài chính kế tốn, Thanh tra
pháp chế, Tổng hợp...) nhưng với khối lượng không đáng kể.
1.1.2.3. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sở.
Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội nói riêng có
nghĩa và tầm quan trọng đặc iệt khơng chỉ với chính cơ quan
sản sinh ra hồ hơ, tài liệu mà cịn có tác động đến tồn xã hội trên các lĩnh vực hoạt
động khác có liên quan. Do đó trên phương diện nào đó, tài liệu lưu trữ Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội có nhiều
nghĩa quan trọng không chỉ thúc đ y quá tr nh
phát triển của ngành, lĩnh vực quy hoạch mà còn có
nghĩa hết sức quan trọng với
các ngành, các lĩnh vực khác của đời sống xã hội.
- Đối với cơ quan (Sở): Tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ công việc của cơ
quan mà cịn giúp cho cán ộ cơng nhân viên cơ quan thực hiện tốt công việc được
giao. Nhờ có tài liệu lưu trữ, cán ộ cơ quan có cơ sở pháp l vững chắc để giải
quyết cơng việc một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác hơn, từ đó tăng
hiệu quả và năng suất lao động, góp phần vào thành tích chung của cơ quan.
- Đối với các đơn vị khác (Sở, an, ngành, cơ quan quản l nhà nước có liên
quan): Tài liệu lưu trữ Sở là cơ sở quan trọng nhằm giúp việc trao đổi, phối hợp giải
quyết các cơng việc mang tính chất liên ngành giữa các cơ quan tổ chức, đồng thời
cũng là tài liệu tham khảo quan trọng cho các cơ quan tổ chức khác để giải quyết
các cơng việc có liên quan đến lĩnh vực quy hoạch xây dựng và quản l đô thị hiện nay.
- Đối với các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong và ngoài nước: Tài liệu
lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc có
nghĩa và tầm quan trọng đặc iệt ởi đây
chính là cơ sở pháp l quan trọng, tin cậy giúp các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp
dựa vào đó áp dụng vào thực tiễn nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ và quyền
lợi chính đáng của m nh. Từ đó khơng chỉ thúc đ y sự phát triển của mỗi tổ chức,
doanh nghiệp nói riêng mà cịn mang lại lợi ích chung cho toàn xã hội. Tài liệu lưu
21
TIEU LUAN MOI download :
trữ Sở còn là nguồn tư liệu chủ yếu giúp các nhà nghiên cứu đi sâu t m hiểu về công
tác quy hoạch và phát triển đô thị, đồng thời cung cấp thơng tin chính xác cho các
cơ quan cơng an điều tra, các đoàn thanh tra kiểm tra...trong việc xử l , giải quyết
các vụ án kinh tế, h nh sự, dân sự hoặc kiện cáo, tranh chấp liên quan đến các vấn
đề đất đai, lừa đảo chiếm đoạt tài sản...
- Đối với xã hội: Tài liệu lưu trữ của Sở hiện nay là tài nguyên qu giá về
lĩnh vực quy hoạch kiến trúc toàn Thành phố; Là ức tranh tổng thể của công tác
quy hoạch kiến trúc và cơng tác quản l phát triển đơ thị; Góp phần đ y mạnh quá
tr nh phát triển kinh tế xã hội đặc iệt là lĩnh vực xây dựng và phát triển đô thị;
Mang đến diện mạo mới cho các đô thị hiện đại làm tác động trực tiếp đến các
ngành nghề khác trong xã hội... Xã hội ngày càng phát triển, đời sống vật chất cũng
như tinh thần của con người ngày một được cải thiện rõ rệt, trong đó công cuộc xây
dựng và đổi mới đất nước không ngừng được chú trọng, các công tr nh nhà ở, các
khu đô thị mới hiện đại, trung tâm thương mại, công tr nh giao thông huyết mạch,
hệ thống hạ tầng kỹ thuật đồng ộ... là những minh chứng cụ thể về thành tựu trong
công tác quy hoạch và phát triển đô thị hiện nay. Tất cả được thể hiện một cách cụ
thể và sáng tỏ trong hồ sơ tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Điều đó cho thấy rằng việc ảo quản và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ của
Sở có vị trí và vai trị quan trọng khơng chỉ với lĩnh vực quy hoạch kiến trúc đơ thị
nói riêng mà nó cịn cho thấy tiến tr nh phát triển của một đô thị văn minh, hiện đại
ậc nhất cả nước.
- Đáp ứng tốt các địi hỏi khách quan của cơng tác quản l , xây dựng và phát
triển đô thị: Tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội thể hiện và phản
ánh các nội dung liên quan đến công tác quy hoạch đô thị (Quy hoạch chung Thủ
đô; Quy hoạch vùng; Quy hoạch quận, huyện, thị xã, thị trấn, quy hoạch các khu đô
thị trung tâm; QHCT các công tr nh, các khu đô thị mới, các công tr nh riêng lẻ;
Quy hoạch mới các trung tâm hành chính; phát triển mới các trung tâm thương mại,
nhà ở cao cấp, khu vui chơi giải trí, thể dục thể thao, các cơ sở giáo dục đào tạo, y
tế, văn hóa; Cải tạo các khu tập thể chung cư cũ, xuống cấp...và quản l việc thực
22
TIEU LUAN MOI download :
hiện xây dựng theo quy hoạch đã được duyệt...). Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn là
những cơ sở pháp l quan trọng, là ằng chứng cho công tác điều tra, xử l những
vi phạm trong công tác quy hoạch xây dựng.
1.1.3. Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội.
Nhận thức được vai trị,
nghĩa quan trọng của cơng tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ, nhiều năm qua Lãnh đạo Sở đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết ị
và đổi mới trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Sở. V vậy trong thời gian
qua, công tác lưu trữ của Sở đã có những ước tiến ộ đáng kể tuy nhiên chưa hết
những tồn tại và khó khăn cần phải khắc phục trong thời gian tới.
1.1.3.1. Những thành tựu đã đạt được trong công tác lưu trữ của Sở.
- Việc ố trí cán ộ làm cơng tác lưu trữ:
Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là một ộ phận trực thuộc Văn
phòng Sở. Hiện tại Sở ố trí 03 cán ộ làm cơng tác lưu trữ hầu hết đều có tr nh độ,
nghiệp vụ về cơng tác lưu trữ. Trong đó có 01 cán ộ có tr nh độ đại học, 01 cán ộ
tr nh độ trung cấp và 01 cán ộ có tr nh độ sơ cấp. Việc ố trí cán ộ lưu trữ trong
thời điểm hiện tại về cơ ản là đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ công việc của Sở.
Tuy nhiên trong thời gian tới cần ổ sung thêm cán ộ có tr nh độ chun mơn
nghiệp vụ lưu trữ phục vụ tốt hơn nhu cầu quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu ngày càng tăng của cơ quan.
- Thu thập, ổ sung tài liệu:
Công tác thu thập, ổ sung tài liệu của Sở được thực hiện thường xuyên, liên
tục. Do đặc trưng, tính chất công việc mà tài liệu liên tục được tập hợp và giao nộp
vào lưu trữ cơ quan chủ yếu thông qua các nguồn từ ộ phận một cửa, ộ phận văn
thư, các phịng an chun mơn, các đơn vị trực thuộc Sở. Hàng năm, khối lượng
hồ sơ àn giao cho ộ phận lưu trữ quản l tương đối lớn trong đó phần lớn là các
tài liệu về chuyên ngành quy hoạch, kiến trúc.
Riêng trong năm 2014, tính đến ngày 19 tháng 12 năm 2014, Văn thư cơ
quan đã tiếp nhận 11850 công văn đến; 1554 giấy mời; 209 đơn thư. Số lượng công
văn phát hành 5700 công văn [3, tr.1]
23
TIEU LUAN MOI download :
