Tài liệu Giải quyết sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời docx

Giải quyết sự cố bất ngờ liên quan tới
khách mời

Giải quyết sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời
Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi
khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu
tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Một vài trường hợp rắc rối thường gặp như
khách mời quá ít hoặc quá đông so với dự kiến, khách mời uống quá nhiều trong
buổi tiệc, nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ, có va chạm, bạo lực giữa các
khách mời. Chúng tôi nêu một số hướng giải quyết cho các bạn tham khảo như
sau:
Khách mời quá ít so với dự kiến
Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và
khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên
cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây,
dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông
hơn.
Nếu là một sự kiện hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ
so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách hàng của bạn và
huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho khách mời để nhắc nhở họ.
Khách mời quá đông so với dự kiến
Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải
giải quyết. Việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất
cả các cửa ra vào. Nếu như trong tổ chức sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông
báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh
dồn đọng lại ở khu vực chính. Với thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người
điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn. Bạn chỉ
cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số
lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc
thông báo,
Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ
Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi
vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ
thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.
Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Theo kinh
nghiệm tổ chức là bạn nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do
khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ,
làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt
hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để
bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.
Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời
Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang bị đội
ngũ bảo vệ phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. Đối với các mâu thuẫn
hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tâm kiểm soát, tốt nhất bạn nên gọi cho cảnh sát
đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa đểm hỗ trợ để hạn chế các
tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.