Tai lieu huong dan su dung phần mềm kiểm phiếu

VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUÂN SỰ
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
KIỂM PHIẾU PHỤC VỤ ĐẠI HỘI ĐẢNG CÁC CẤP

Hà Nội - Năm 2020


MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU CHUNG.............................................................................................3
II. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT........................................................................................3
1. Cài đặt chương trình............................................................................................3
2. Thiết lập phần mềm scan phiếu..........................................................................6
III. CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH....................................................11
1. Khởi động chương trình.....................................................................................11
2. Chức năng Khai báo Đại hội.............................................................................12
3. Chức năng Danh sách bầu cử............................................................................15
4. Chức năng Kiểm phiếu tự động........................................................................23
4.1. Kiểm phiếu có số dư......................................................................................24
4.2. Kiểm phiếu bầu tròn.......................................................................................32
4.3. Kiểm phiếu xin ý kiến....................................................................................33
5. Chức năng Kiểm phiếu bán tự động.................................................................34
6. Chức năng Thống kê kết quả............................................................................39
7. Chức năng Quản trị hệ thống............................................................................40
7.1. Tổng quan kết quả kiểm phiếu.......................................................................40
7.2. Xóa tồn bộ dữ liệu........................................................................................42
7.3. Gửi dữ liệu cho các tổ kiểm phiếu.................................................................42
7.4. Gửi dữ liệu về máy tổng hợp..........................................................................43
7.5. Nhận dữ liệu từ các tổ kiểm phiếu.................................................................45

2


I. GIỚI THIỆU CHUNG
Các phần mềm kiểm phiếu bầu cử đã được Viện Công nghệ thông tin, Viện
Khoa học và Công nghệ quân sự phối hợp với Cục Tổ chức, Tổng cục Chính trị
xây dựng từ trước Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ XII (nhiệm kỳ 2015-2020), sau
đó bàn giao cho Ban Tổ chức Trung ương và được sử dụng trong các Đại hội Đảng
các cấp và Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng.
Qua quá trình sử dụng, các phần mềm đã khẳng định được tính chính xác,
khách quan và các đặc điểm ưu việt trong phục vụ công tác kiểm phiếu.
Thực hiện công văn số 287/TC-ĐV của Cục Tổ chức, Tổng cục Chính trị
ngày 16/3/2020 về việc xây dựng phần mềm kiểm phiếu bằng máy vi tính phục vụ
tập huấn cho các tỉnh, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương nhằm thống nhất
sử dụng trong toàn quốc; căn cứ hướng dẫn số 03-HD/TW ngày 20/3/2020 về một
số vấn đề cụ thể thực hiện Quy chế bầu cử trong Đảng, Viện Công nghệ thông tin,
Viện Khoa học và Công nghệ quân sự đã chủ trì phối hợp với Phịng Cơng nghệ
thơng tin, Ban Tổ chức Trung ương, Bộ Tư lệnh 86 và các cơ quan chức năng
nghiên cứu, xây dựng phần mềm kiểm phiếu bằng máy vi tính tại Đại hội Đảng các
cấp nhiệm kỳ 2020-2025, phục vụ tập huấn cho các tỉnh, thành ủy, đảng ủy trực
thuộc Trung ương để thống nhất sử dụng trong toàn quốc.
Phần mềm kiểm phiếu được xây dựng đảm bảo tính chính xác, tính bảo mật.
Có thể kiểm phiếu bầu cử tại Đại hội Đảng các cấp theo 2 cách: Kiểm phiếu bằng
công nghệ tự động nhận dạng hình ảnh (đối với những đơn vị có máy qt ảnh) và
kiểm phiếu bằng phương pháp bán tự động (đối với những đơn vị khơng có máy
qt), kết xuất biên bản bầu cử đảm bảo chính xác, đúng quy chế, rút ngắn thời
gian bầu cử.
Cấu hình máy tính tối thiểu để sử dụng phần mềm: CPU Intel Core i3, RAM
4GB, hệ điều hành Windows 7 hoặc cao hơn. Trên máy tính đã cài đặt các phần

mềm Microsoft Word, Excel và PowerPoint phiên bản 2007 trở lên. Đối với các vị
kiểm phiếu bằng cơng nghệ tự động nhận dạng hình ảnh cần trang bị thêm máy
quét ảnh tốc độ cao, có khả năng quét ảnh đen trắng có độ phân giải 200 DPI, có
chế độ làm thẳng ảnh (Straighten hoặc Deskew) khi quét để tránh phiếu bị nghiêng.

3


II. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT
1. Cài đặt chương trình
Kích đúp chuột vào file setup.exe trong thư mục chứa bộ cài chương trình,
khi đó xuất hiện màn hình sau:

Kích chọn

.

4


Trên màn hình thể hiện thư mục mà phần mềm sẽ được cài đặt ra trên máy
tính, ví dụ trong trường hợp này là C:\Phan mem kiem phieu\
Tiếp tục kích vào nút

Kích vào nút

.

.
5

Kích

để hồn thành việc cài đặt.

Sau khi cài đặt xong sẽ có shortcut

trên desktop.

2. Thiết lập phần mềm scan phiếu
Yêu cầu đối với hình ảnh của phiếu bầu cử như sau:
- Định dạng ảnh là .JPG
- Độ phân giải khi quét là 200 DPI
- Chế độ ảnh trắng đen (Black and White hoặc grayscale).
- Bật chế độ làm thẳng ảnh (Straighten hoặc Deskew) khi quét để tránh
phiếu bị nghiêng.
- Nên thiết lập tên file ảnh theo dạng sau “PBC ” sau đó là ba chữ số thể hiện
số thứ tự của file ảnh, ví dụ : “PBC 001.jpg”, “PBC 002.jpg”, “PBC 003.jpg” … để
thứ tự phiếu bầu trong phần mềm giống như thứ tự phiếu bầu trên tập phiếu.
Ví dụ trong trường hợp sử dụng máy Scan Kodak i2600, và phần mềm
PaperPort để quét phiếu, thì chúng ta thiết lập như sau:
Chạy chương trình PaperPort, chọn Scan Settings.

6


Chọn
, sau đó kích vào
“Auto-straighten” và “Erase Edges”.

. Sau đó chọn tab SET. Chọn

7


Kích vào Erase Edges Settings, sau đó thiết lập như hình sau:

Kích vào

, sau đó chọn tab Output và thiết lập như hình sau:

Kích vào

sau đó chọn tab Scan, thiết lập như hình sau:

8


Kích vào nút
, sau đó tạo thư mục chứa Phiếu mẫu, Phiếu quét trên
máy tính, ví dụ tạo thư mục D:\May0 để chứa dữ liệu ảnh phiếu cho tổ 0. Trong
thư mục D:\May0 thì tạo hai thư mục PhieuMau và PhieuQuet để chứa file ảnh
phiếu mẫu và phiếu quét.

Sau đó vào phần mềm PaperPort, chọn
ở trên thanh menu phía trên
cùng màn hình. Kích chuột phải trên khung Folder bên trái màn hình, chọn “Folder
manager”.

9


Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:

Kích vào nút Add.., chọn thư mục chứa dữ liệu của tổ kiểm phiếu đã tạo ở
trên, ví dụ D:\May0.
10


Kích vào

, sau đó kích chọn

.

11


III. CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH
1. Khởi động chương trình

- Nhấn đúp chuột vào biểu tượng
trên màn hình Desktop, xuất
hiện màn hình đăng nhập vào chương trình như sau:

Người sử dụng nhập Tên đăng ký: Admin, mật khẩu (nếu có). Lần đầu khi
mới chạy chương trình, chưa có mật khẩu. Nhập tổ kiểm phiếu và bấm nút
Lưu ý: Nếu đăng nhập tổ kiểm phiếu là 0 thì chương trình sẽ hiểu đó là tổ
tổng hợp và cho phép người sử dụng có tồn quyền thực hiện các chức năng của

chương trình. Nếu đăng nhập tổ kiểm phiếu khác 0 chương trình chỉ thực hiện chức
năng kiểm phiếu của tổ đó.
Sau khi đăng nhập, xuất hiện màn hình giao diện chính của phần mềm như
hình dưới:

12


Các nhóm chức năng của chương trình bao gồm:
- Khai báo Đại hội
- Danh sách bầu cử
- Kiểm phiếu tự động
- Kiểm phiếu bán tự động
- Thống kê kết quả
- Quản trị Hệ thống
2. Chức năng Khai báo Đại hội
Chức năng này dùng để khai báo các thông tin của Đại hội, bao gồm: thông
tin cơ bản của Đại hội, các cuộc bầu cử trong Đại hội và danh sách ban kiểm phiếu
trong cuộc bầu cử.
Để thực hiện chức năng này, người sử dụng kích vào biểu tượng
trên thanh menu ở phía trên màn hình giao diện chính, khi đó sẽ
xuất hiện màn hình sau:

13


Người sử dụng nhập tên Đại hội vào ô Tên đại hội, địa danh tổ chức đại hội
vào ô Địa danh tổ chức đại hội.
Sau đó cập nhật về các cuộc bầu cử của Đại hội. Sử dụng nút
,

,

để thêm, sửa, xóa cuộc bầu cử của Đại hội.

Lưu ý, để phục vụ cho kết xuất phiếu bầu, kết quả bầu cử và biên bản bầu
cử, đối với cuộc bầu cử xin ý kiến (khi cần xin ý kiến Đại hội đối với những người
tự ứng cử, được đại biểu trong đại hội đề cử (trong trường hợp danh sách bầu cử có
số dư nhiều hơn 30%)) thì khi khai báo tên cuộc bầu cử nên khai báo theo mẫu sau:
Xin ý kiến để bầu vào…... Ví dụ: Xin ý kiến để bầu vào Đoàn đại biểu đi dự
ĐHĐB Toàn quốc lần thứ XIII

Đối với mỗi cuộc bầu cử, người sử dụng cần nhập: danh sách ban kiểm
phiếu và các thông tin về cuộc bầu cử: ngày tổ chức đại hội, số đại biểu được triệu
14


tập, số đại biểu có mặt lúc bầu cử, số đại biểu vắng mặt lúc bầu cử. Để thực hiện
nhập danh sách ban kiểm phiếu và các thông tin về cuộc bầu cử, người sử dụng
kích chọn Tên cuộc bầu cử trong danh sách cuộc bầu cử ở cửa sổ “CÁC CUỘC
BẦU CỬ TRONG ĐẠI HỘI”, sau đó:
- Để nhập danh sách ban kiểm phiếu chúng ta sử dụng các nút
,
,
để thêm, sửa, xóa các
thành viên trong danh sách ban kiểm phiếu. Trường hợp danh sách ban
kiểm phiếu giống nhau trong các cuộc bầu cử khác nhau chúng ta sử
dụng nút

,

để sao chép danh sách ban kiểm phiếu.

- Để nhập các thông tin về cuộc bầu cử, người sử dụng nhập Ngày tổ
chức đại hội, số đại biểu được triệu tập, số đại biểu có mặt lúc bầu cử, số
đại biểu vắng mặt lúc bầu cử vào các ô tương ứng như hình sau:

Trong trường hợp cuộc bầu cử là cuộc bầu lấy phiếu xin ý kiến thì người sử
dụng kích vào ơ
.
Sau khi cập nhật đầy đủ các thơng tin về cuộc bầu cử bấm nút
thống đưa ra thông báo đã ghi lại các tham số của cuộc bầu cử.

. Hệ

15


Kích vào nút
cử của Đại hội.

để hồn thành việc khai báo tham số của cuộc bầu

Lưu ý: Trong trường hợp, các cuộc bầu cử của Đại hội có cùng ban kiểm
phiếu, người sử dụng có thể sử dụng nút
,
để sao chép ban kiểm
phiếu. Thao tác thực hiện như sau: người sử dụng kích chọn cuộc bầu cử đã nhập
ban kiểm phiếu, sau đó kích chọn nút
chép ban kiểm phiếu, sau đó kích chọn nút

3. Chức năng Danh sách bầu cử

, kích chọn cuộc bầu cử cần sao
.

Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật danh sách ứng cử, đề cử
trong cuộc bầu cử. Để thực hiện chức năng này, người sử dụng kích vào biểu tượng

trên thanh menu ở phía trên màn hình giao diện chính, khi đó xuất
hiện màn hình sau:

16


Người sử dụng chọn Cuộc bầu cử bằng cách kích vào biểu tượng

, như

hình sau:

Tiếp tục kích chọn vào nút

ở góc dưới cùng bên trái, khi đó xuất

hiện màn hình như sau:

Nhập số lượng bầu vào ô Số lượng bầu.
Danh sách bầu cử có thể nhập từ file excel hoặc nhập trực tiếp từ phần mềm.
Để nhập danh sách bầu cử từ file excel thì thực hiện như sau:
- Kích vào nút

, xuất hiện màn hình như sau:

17


Kích vào biểu tượng

để chọn đường dẫn chứa file excel danh sách bầu

cử.

Sau khi chọn file danh sách bầu cử, kích vào nút

, hệ thống đưa
18


ra thơng báo như sau:

Kích chọn

, sau đó kích vào nút

Kích vào nút

.

để lưu lại danh sách bầu cử.

Để nhập danh sách bầu cử trực tiếp từ phần mềm thì thực hiện như sau:
- Kích chuột phải trong cửa sổ “DANH SÁCH BẦU CỬ” chọn
. Sau đó nhập các thơng tin: Họ và tên,
giới tính, ngày sinh, ngày vào đảng, ngày chính thức,…Sau đó kích vào
nút

.

- Tiếp tục nhập cho tới khi hồn thiện danh sách bầu cử, sau đó kích vào
nút

.
19


Sau khi nhập xong danh sách bầu cử, kích vào nút
để lưu lại danh
sách bầu cử.
Trong quá trình lập danh sách, có thể xóa một đại biểu khỏi danh sách bầu
cử bằng cách chọn đại biểu đó và kích chuột phải, chọn

.

Có thể sửa thơng tin đại biểu bằng cách chọn tên đại biểu đó, kích chuột phải
chọn

.

Thứ tự sắp xếp của các đại biểu trên danh sách bầu cử này cũng chính là thứ
tự sắp xếp khi in trên phiếu bầu. Do đó, khi lập danh sách cần kiểm tra kĩ các thông

tin trên danh sách và thứ tự các đại biểu trên danh sách. Khi danh sách bầu cử đã
được lập xong, kích chuột phải vào vùng danh sách bầu cử, chọn Tự động sắp xếp
danh sách để sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC, chúng ta nên lựa chọn chức năng
này vì chương trình sẽ tự động sắp xếp danh sách bầu cử theo đúng qui chế bầu cử
trong đảng (điều 7) “Danh sách bầu cử xếp thứ tự tên người theo vần A, B, C, ...
nếu có nhiều người trùng tên thì xếp theo họ; nếu trùng cả họ thì xếp theo đệm;
nếu cả 3 dự kiện này đều trùng thì người có tuổi đảng cao hơn được xếp lên trên”.
Có thể thay đổi thứ tự các đại biểu trên danh sách bằng cách chọn một đại biểu,
kích

chuột

phải

và

chọn

hoặc

để thay đổi thứ tự các đại biểu trên phiếu bầu.
Để cập nhật ảnh cho tất cả các đại biểu, người sử dụng kích vào nút
,
khi đó sẽ hiển thị cửa sổ cho phép chọn đường dẫn tới thư mục chứa ảnh đại biểu,
như hình sau:

20


Kích chọn thư mục chứa ảnh đại biểu, sau đó kích vào nút

, ví dụ
trong trường hợp này thư mục AnhThe là thư mục chứa ảnh của các đại biểu trong
danh sách bầu cử. Trong thư mục này chứa toàn bộ ảnh của đại biểu trong danh
sách bầu và tên file ảnh của các đại biểu bắt đầu bằng số thứ tự của đại biểu đó
trong danh sách bầu. Ví dụ: 1 Nguyễn Văn A.JPG; 2.JPG, 3 .JPG;…
Để cập nhật ảnh cho từng đại biểu, người sử dụng kích chọn vào tên đại
biểu sau đó kích vào biểu tượng
ngay bên dưới khung ảnh của đại biểu
đó, sau đó kích chọn ảnh cho đại biểu, như hình sau:

21


Để xóa ảnh của đại biểu thì kích vào nút
đại biểu.

bên dưới khung ảnh của

Khi cần, có thể sửa lại các thông tin của danh sách bầu cử bằng cách kích
vào nút

, khi đó xuất hiện màn hình sau:

Sau khi đã sửa xong danh sách bầu cử bấm nút
Để in phiếu bầu cử người sử dụng bấm nút
hình sau:

.
, khi đó xuất hiện màn

Chương trình cho phép chúng ta lựa chọn phiếu in 1 cột, 2 cột hoặc 3 cột,
sau khi đã lựa chọn số cột bấm nút
. Chương trình sẽ kết xuất phiếu bầu
cử sang chương trình Microsoft Word, người sử dụng chỉnh sửa lại định dạng của
22


phiếu bầu cử cho phù hợp hơn. Sau khi đã căn chỉnh phù hợp tiến hành in ấn phiếu
phục vụ Đại hội.
Mỗi cột sẽ in được 25 đại biểu. Nếu danh sách bầu cử lớn thì chúng ta vào
phần mềm Microsoft Word để tự tạo phiếu bầu cử, phần tiêu đề của phiếu chúng ta
lấy tiêu đề do phần mềm tạo ra, danh sách đại biểu do chúng ta tự chia các cột. Để
khoảng cách giữa các ký tự và hàng khơng bị sát nhau q có thể ảnh hưởng đến
q trình nhận dạng phiếu bầu cử chúng tơi khuyến cáo nên dùng font chữ khơng
có chân (như font Arial), để giãn cách các ký tự (character spacing) chọn 0.3 - 0.5,
khoảng cách giữa các hàng (paragraph) chọn 6pt.
Để xuất danh sách bầu cử sang dạng file powerpoint, người sử dụng kích
vào nút

, khi đó xuất hiện màn hình như sau:

Chọn đường dẫn chứa file powerpoint, nhập tên file, sau đó kích vào nút
Khi đó chương trình đã xuất danh sách bầu cử ra file powerpoint như hình sau:

.

23


Trong trường hợp người sử dụng cần sửa đổi mẫu biên bản của lần bầu cử

của cuộc bầu cử này thì người sử dụng kích vào nút
cửa sổ sau:

, khi đó xuất hiện

Kích vào biểu tượng
bên phải ơ Mẫu biên bản tương ứng để chọn thư
mục lưu mẫu biên bản. Khi đó chương trình sẽ tạo một file biên bản mẫu tương
ứng với cuộc bầu đó để người dùng có thể chỉnh sửa dựa trên file biên bản mẫu.
Khi kích vào biểu tượng
sẽ xuất hiện cửa sổ sau:

24


Chọn thư mục chứa file biên bản mẫu, nhập tên file, sau đó kích vào nút
, xuất hiện màn hình sau:

Để sửa mẫu biên bản đó, kích vào nút
, khi đó chương trình sẽ mở file
mẫu biên bản tương ứng bằng phần mềm Microsoft Word, người sử dụng có thể
căn chỉnh lại cho phù hợp, sau đó lưu file lại.
Để xóa mẫu biên bản, kích vào nút

tương ứng với mẫu biên bản đó.

4. Chức năng Kiểm phiếu tự động
Đây là chức năng chương trình hỗ trợ tối đa cơng tác bầu cử của Đại hội bao
25