Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho

CHƯƠNG 3
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
TỐN HÀNG TỒN KHO


Nội dung
• 3.1. Tổng quan về chu trình kế tốn hàng tồn kho
• 3.2. Thu thập dữ liệu hàng tồn kho
• 3.3. Xử lý thơng tin hàng tồn kho
• 3.4. Cung cấp thơng tin hàng tồn kho
• 3.5. Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn hàng tồn
kho


3.1. Tổng quan về chu trình kế tốn
hàng tồn kho

3.1.1. Đặc điểm và nhu cầu thông tin về hàng tồn kho
3.1.2. Các hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình


Đặc điểm hàng tồn kho
•

Là bộ phận TS chiếm tỷ trọng lớn trong tổng TS của
DN

•

HTK trong DN được hình thành từ nhiều nguồn khác
nhau, với chi phí cấu thành nên giá trị HTK được ghi

nhận khác nhau


Nhu cầu thông tin về hàng tồn kho
 Giá trị, chủng loại từng loại HTK
+ Đánh giá hiệu quả kinh tế từng mặt hàng
+ Thời điểm mua, số lượng mua
+ Đảm bảo đủ số lượng cho SXKD
 Tình hình thanh tốn nợ phải trả với nhà cung cấp
 Chi phí lưu kho, bảo quản của HTK.


Các hoạt động trong chu trình

Nhận yêu cầu mua hàng và đặt hàng(1)

Nhận hàng từ nhà cung cấp (2)

Ghi nhận nợ phải trả (3)

Thanh toán với người bán (4)


Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 về HTK
Đặt hàng hoàn thành

Yêu cầu mua
hàng

Bộ phận khác

Nhà cung cấp

Đặt hàng
(1.0)

Yêu cầu mua
hàng

Bộ phận kiểm
sốt HTK

Dữ liệu HTK

Đặt hàng

Đặt hàng hồn
thành

Thơng tin về
HTK

Nhận và
bảo quản
hàng (2.0)

Thơng tin về
HTK
Dữ liệu NCC

Thanh tốn tiền

Kho hàng/Bộ
phận SX
Thơng tin về
HTK

Hóa đơn bán hàng

Thanh tốn
(4.0)
Thanh tốn

Đề nghị thanh toán

Hệ thống sổ và Báo cáo kế
toán

Ghi nhận
NPT (3.0)

HTK và công
nợ


3.2. Thu thập dữ liệu hàng tồn kho

• 3.2.1. Đối tượng và nội dung dữ liệu cần thu thập
• 3.2.2. Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu
• 3.2.3. Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu

Xác định đối tượng kế toán, nội dung dữ liệu

Các hoạt động

Đối tượng kế tốn

•1. Nhận u cầu mua

•NVL, CCDC, hàng hóa/SP

hàng và đặt hàng

•Thuế GTGT đầu vào được

•2. Nhận hàng từ nhà

khấu trừ

cung cấp

• Thuế NK phải nộp

•3. Ghi nhận nợ phải trả

• CP dự trữ HTK

•4. Thanh tốn với

• NPT nhà cung cấp

người bán

• Ứng trước tiền cho NCC
• Tiền mặt/TGNH


Xác định đối tượng kế tốn, nội dung dữ liệu
• Nội dung dữ liệu cần thu thập
- Từng loại HTK
- Nhà cung cấp
- Tiền gửi ngân hàng
- ….


Dữ liệu, thơng tin tương lai HTK
• Hoạch định mục tiêu (dự tốn HTK)
• Lựa chọn nguồn thơng tin (nguồn thơng tin thu thập
trong và ngồi DN)
• Nội dung thu thập thông tin


Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu
• Nguồn dữ liệu
- Bên trong: các phòng/ban trong DN
- Bên ngồi: nhà cung cấp, ngân hàng,…

•

Kế hoạch thu thập dữ liệu

- Thường xuyên: khi có hoạt động phát sinh
- Bất thường: theo yêu cầu nhà quản trị


Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu
• Bộ phân thu thập dữ liệu
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận liên quan đến hoạt động mua HTK (Bộ
phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận kinh
doanh,…)


Phương tiện thu thập dữ liệu
• Chứng từ sử dụng
• Tài khoản sử dụng


3.3. Xử lý dữ liệu về doanh thu
• 3.3.1. Mục tiêu xử lý thơng tin
• 3.3.2. Phương tiện xử lý thơng tin
• 3.3.3. Cách thức xử lý thơng tin


Mục tiêu xử lý thơng tin
• Mục tiêu xử lý thông tin KTTC
- Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin về các giao
dịch, nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra (thông tin quá khứ) về
giá trị thực tế của hàng mua, các khoản phải trả nhà

cung cấp,..
- Thông tin sau khi được xử lý là những thông tin mang
tính tổng hợp, biểu hiện bằng những chỉ tiêu tổng hợp cụ
thể phản ánh trên các BCTC


Mục tiêu xử lý thơng tin
• Mục tiêu xử lý thông tin KTQT
- Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin tương lai
về HTK
- Thông tin sau khi được xử lý thường là những thông
tin chi tiết và biểu hiện bằng các chỉ tiêu trên báo cáo
quản trị phục vụ việc quản lý HTK hiệu quả, duy trì
mức dự trữ tối ưu, tối thiểu hóa CP dự trữ HTK


Phương tiện xử lý thơng tin
• Cơng cụ hỗ trợ Microsoft Excel
• Các phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý


Cách thức xử lý thơng tin
• Sử dụng các phương pháp kế tốn (phương pháp tính
giá, …)
• Sử dụng các hệ số tài chính
• Sử dụng các cơng cụ KTQT: CVP, phương pháp phân
tích thơng tin thích hợp


3.4. Cung cấp thông tin về hàng tồn kho

Phương tiện
cung cấp
thông tin
Đối tượng
cung cấp
thông tin

Lưu trữ,
bảo mật dữ
Liệu thông tin


Đối tượng cung cấp thơng tin

• Đối tượng bên ngồi doanh nghiệp
• Nhà quản trị các cấp trong DN


Phương tiện cung cấp thơng tin
• Báo cáo kế tốn (BCTC, Báo cáo quản trị)
• Biểu đồ, hình vẽ


Loại thông tin cung cấp

Thông tin về HTK

- Từng loại HTK
- Theo địa điểm kho
- Thời gian lưu kho

Thông tin về các khoản phải
trả NCC

- Nhóm hàng A, B, C
- Mặt hàng X, Y, Z

- Theo từng NCC
- Theo thời gian thanh toán
- Theo điều kiện thanh toán


Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thơng tin doanh thu
• Loại dữ liệu cần lưu trữ
- Dữ liệu về đặt hàng
- Dữ liệu nhà cung cấp
- Dữ liệu HTK
- Dữ liệu thanh toán


Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thơng tin doanh thu
• Công cụ lưu trữ
- Chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng
- Sổ kế toán liên quan
- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
- Thiết bị lưu trữ điện tử
• Địa điểm lưu trữ: kho hoặc máy tính, trung tâm dữ
liệu (data centre)
• Thời hạn lưu trữ: 5 – 10 năm