Bài giảng Tổ chức công tác kế toán - Chương 3: Tổ chức thu nhận thông tin kế toán trong đơn vị kế toán

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (243.65 KB, 21 trang )

8/4/2020

2.4.2 Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán
c, Trình tự kiểm tra
 - Lập kế hoạch kiểm tra: Lập kế hoạch về nhân sự kiểm tra,
nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra
 - Thực hiện kiểm tra: Thông báo cho đơn vị, bộ phận được
kiểm tra và tiến hành cơng tác kiểm tra kế tốn theo đúng các
nội dung kiểm tra đã lập kế hoạch
 - Kết thúc kiểm tra: Tổng hợp ghi chép, họp nhóm kiểm tra,
thơng báo tình hình kiểm tra với đơn vị, bộ phận được kiểm
tra, thống nhất nội dung biên bản và lập báo cáo kiểm tra
 - Kiểm soát sau kiểm tra: Tiến hành kiểm tra lại xem đơn vị
được kiểm tra đã khắc phục kịp thời các sai sót đã phát hiện
khi kiểm tra khơng

Chương 3

TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TOÁN
TRONG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN

43

8/4/2020

Mục tiêu
- Cung cấp cho người học hiểu được thông tin kế
toán và yêu cầu của tổ chức thông tin kế toán
- Cung cấp cho người học hiểu được nội dung của
tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán tài

chính và kế toán quản trị

NỘI DUNG
3.1 Thông tin kế toán và yêu cầu của tổ chức
thông tin kế toán
3.2 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán tài
chính
3.3 Tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ kế toán
quản trị

44

8/4/2020

3.1 Thơng tin kế tốn và u cầu của tổ chức
thơng tin kế tốn
3.1.1 Thơng tin kế toán
3.1.2 u cầu của tổ chức thông tin kế toán

3.1.1 Thông tin kế tốn


Thơng tin kế tốn là các thơng tin về sự vận
động của các đối tượng kế tốn, hình thành từ
các giao dịch kinh tế- tài chính đã phát sinh và
hồn thành trong DN;



Thu nhận thơng tin kế tốn là cơng việc đầu tiên

quan trong của tồn bộ cơng tác kế toán

45

8/4/2020

3.1.1 Thơng tin kế tốn


Q trình hoạt động của đơn vị gây nên những biến
động về tài sản và nguồn vốn thông qua thực hiện các

giao dịch kinh tế phát sinh. Thông tin về các giao dịch
này được phản ánh trên các chứng từ kế tốn.


Thu thập thơng tin kế tốn ban đầu là việc thu thập các
thơng tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh tại đơn vị bằng hệ thống chứng từ kế toán
nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài
chính tại đơn vị.

3.1.1 Thơng tin kế tốn


Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn nhằm hình thành hệ
thống thông tin ban đầu cho đơn vị.



Tổ chức tốt hệ thống chứng từ có ý nghĩa quyết định
đến tính trung thực, khách quan của các số liệu kế toán
và BCTC, đờng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm sốt các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị

46

8/4/2020

3.1.2 u cầu của tổ chức thơng tin kế tốn
- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hồn thành theo địa điểm và thời

gian phát sinh; đảm bảo tính trung thực, khách quan;
- Phản ánh đầy đủ tên, địa chỉ của những bên liên quan, có
thể kiểm tra được;
- Ghi nhận, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật, giá trị,
đơn vị tính, căn cứ tính tốn của các nghiệp vụ kinh tế- tài
chính trong DN;
- Ghi nhận thơng tin kế tốn đảm bảo tính kịp thời tình hình
vận động của TS, sự vận động của TS và NV của đơn vị.

3.2 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế
tốn tài chính
3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế toán cần
áp dụng trong đơn vị.
3.2.2 Tổ chức thiết kế mẫu chứng từ

3.2.3 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ kế toán
3.2.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
3.2.6 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán

47

8/4/2020

3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế
toán cần áp dụng trong đơn vị
Các căn cứ xây dựng DM CT:
- Quy định của pháp luật hiện hành về chế độ hóa đơn
chứng từ áp dụng cho loại hình đơn vị, tổ chức đó;
- Yêu cầu của các đối tác trong một giao dịch kinh tế
- Yêu cầu quản lý trong nội bộ đơn vị.

3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế
toán cần áp dụng trong đơn vị
Yêu cầu của danh mục chứng từ
- Danh mục chứng từ được xây dựng cần tuân thủ và
vận dụng hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước ban
hành thống nhất.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của
đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung
thực khách quan vào chứng từ kế toán.

48

8/4/2020

3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế
toán cần áp dụng trong đơn vị

Ví dụ về danh mục các loại chứng từ cần sử dụng
- Trong doanh nghiệp
- Trong đơn vị sự nghiệp

3.2.2 Tổ chức thiết kễ mẫu chứng từ kế toán
- Đối với các chứng từ đã được nhà nước ban hành mẫu biểu
và phù hợp với đơn vị thì thực hiện áp dụng nguyên mẫu
- Đối với các chứng từ chưa có mẫu biểu quy định thì các ĐV
phải tự tổ chức xây dựng mẫu biểu chứng từ áp dụng thống
nhất trong toàn đơn vị, trên nguyên tắc:
+ Các chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố quy định để
đảm bảo tính pháp lý của chứng từ
+ Các chứng từ phải phù hợp và đáp ứng được yêu cầu
quản lý
+ Các chứng từ phải có sự phê duyệt biểu mẫu chứng từ
của nhà quản lý
+ Đối với các chứng từ phản ánh giao dịch kinh tế với bên
ngoài, đơn vị phải thông báo với cơ quan quản lý biểu mẫu
chứng từ sử dụng

(thông báo cơ quan quản lý)
49

8/4/2020

3.2.3 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Bao gồm:
- Tổ chức phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh vào
chứng từ kế toán
- Tổ chức tiếp nhận chứng từ liên quan đến các giao
dịch kinh tế phát sinh ngoài đơn vị nhưng được
chuyển đến đơn vị
- Tổ chức phân công người chịu trách nhiệm lập, tiếp
nhận chứng từ

3.2.3 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán

2. Về tổ chức phân công người chịu trách nhiệm lập, tiếp
nhận chứng từ:
Thực hiện phân công người chịu trách nhiệm lập, tiếp
nhận chứng từ, tổ chức hướng dẫn cách ghi chép trên
các chứng từ kế toán đảm bảo cho các chứng từ kế toán
được lập đúng khuôn mẫu, làm căn cứ tin cậy để ghi sổ
kế toán

50

8/4/2020

3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ
kế toán




Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc được
lập từ bên ngoài và chuyển đến đơn vị, đều phải tập
trung ở bộ phận kế toán.
Tổ chức kiểm tra chứng từ là tổ chức việc phân công
trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán
phụ trách từng phần hành trong việc kiểm tra công tác
trên chứng từ kế toán, kiểm tra toàn bộ chứng từ đã
thu nhận trước khi ghi sổ kế toán.

3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ
kế tốn
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán :
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên
chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh”
- Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu
phản ánh trên chứng từ.
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm
tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ KTTC.


51

8/4/2020

3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ
kế toán
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán :
- Đối với các ĐVSN được cấp kinh phí từ cấp trên thì
ngoài các nội dung kiểm tra nêu trên kế toán cịn kiểm
tra việc chấp hành chi tiêu kinh phí được cấp theo từng
nội dung thu chi trên chứng từ, mức thu chi trên chứng
từ nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định, đảm bảo
không bị xuất toán khi quyết toán kinh phí với cấp trên
vào cuối niên độ.


3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ
kế tốn

-

-

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán :
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành
vi vi phạm chế độ, quản lý KTTC của Nhà nước, của
tập đoàn hay doanh nghiệp thì phải
+ Từ chối thực hiện giao dịch
+ Báo cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để
xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ
tục, nội dung và con số không rõ ràng thì trả lại hoặc
báo cho nơi lập chứng từ để bổ sung và điều chỉnh
sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán

52

8/4/2020

3.2.4 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ
kế tốn

-

-

Tổ chức hoàn chỉnh chứng từ: Bao gờm
Bổ sung đầy đủ các yếu tố trên chứng từ. Chỉnh lý
chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối
với loại chứng từ nếu có yêu cầu này), ghi các yếu tố
cần thiết khác, định khoản kế toán…
Phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ
trước khi ghi sổ kế toán (lập chứng từ tổng hợp)

3.2.5 Tổ chức chuyển giao và sử dụng chứng từ kế toán

- Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn
chỉnh cần phải chuyển giao chứng từ lần lượt tới các bộ
phận có liên quan để những bộ phận này nắm được tình
hình, kiểm tra, phê duyệt, thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ kế
toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh
đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị.

53

8/4/2020

3.2.5 Tổ chức chuyển giao và sử dụng chứng từ kế toán

- Nguyên tắc chuyển giao và sử dụng chứng từ:
+ Phải phù hợp với với từng loại chứng từ
+ Phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời không gây trở
ngại cho công tác kế toán.
+ Phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận
chức năng trong đơn vị

3.2.5 Tổ chức chuyển giao và sử dụng chứng từ kế toán

- Nội dung chuyển giao và sử dụng chứng từ:
+ Quy định đường đi của từng loại chứng từ
+ Quy định thời gian hoàn thành cho mỗi bước chuyển
giao chứng từ
+ Quy định nhiệm vụ của người nhận được chứng từ,
thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

54

8/4/2020

3.2.5. Tổ chức chuyển giao và sử dụng Chứng từ kế toán

Phu luc\LCCT-Hoa don GTGT.docx
Phu luc\LCCT-Bán và nợ phải thu.docx
Phu luc\LCCT-Mua và nợ phải trả.docx
Phu luc\LCCT-Nhập kho.docx
Phu luc\LCCT-Xuất kho.docx
Phu luc\LCCT-Tiền lương.docx
Phu luc\LCCT-FThu.docx
Phu luc\LCCT-PChi.docx

3.2.6 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán






Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản
đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì
phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác
nhận trên chứng từ sao chụp lưu bản sao chụp tại
đơn vị kế toán; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy
hoại thì phải lập biên bản kèm theo bản sao chụp tài
liệu hoặc bản xác nhận.
Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền
tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán.

55

8/4/2020

3.2.6 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán




Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết
thúc công việc kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu
trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT
3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác lập kế
hoạch
3.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện
3.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác kiểm tra
3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác ra quyết
định

56

8/4/2020

3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT

-

-

-

Quá trình điều hành HĐKD của đơn vị kế toán, nhà quản
trị cần có các thông tin cần thiết
Nhu cầu thông tin được cung cấp từ bên trong hoặc bên
ngoài DN
Nhằm phục vụ cho mục đích quản trị, các thông tin được
cung cấp ở tất cả các giai đoạn điều hành HĐKD

3.3. Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT

Các DN có cơ cấu tổ chức khác nhau thì phân cấp quản trị
khác nhau, thường có 3 cấp
- Nhà quản trị cấp cao: Chịu trách nhiệm hoạch định chiến
lược phát triển, định hướng hoạt động, phân bổ nguồn
lực, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của toàn tổ
chức
- Nhà quản trị cấp trung gian: Chịu trách nhiệm quản trị
đến đơn vị, bộ phận kinh doanh phụ trách
- Nhà quản trị cấp cơ sở (hoạt động): Chịu trách nhiệm
tiêu hao nguồn lực theo các chức năng hoạt động như
SX, tiêu thụ…và kết quả hoạt động

57

8/4/2020

3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
lập kế hoạch/hoạch định
- Lập kế hoạch/hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng
của nhà quản trị
- Đối với nhà quản trị cấp cao: lập ra các kế hoạch/hoạch định
các mục tiêu tổng thể và dài hạn của tổ chức, các phương thức
thực hiện mục tiêu, những thay đổi của các mục tiêu trong từng
thời kì, các nguồn lực sử dụng để đạt được mục tiêu, các chính
sách huy động, sử dụng và thanh toán các nguồn lực đó
- Đối với nhà quản trị cấp trung gian hay cấp cơ sở: lập kế
hoạch chi tiết ở từng cấp tương ứng để thực hiện mục tiêu
chung

3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
lập kế hoạch/hoạch định
Thu nhận thông tin phục vụ công tác lập KH
- Thông tin thu thập để lập các kế hoạch/hoạch định tổng thể và
dài hạn:
+ Các chính sách nhà nước
+ Dự báo phát triển kinh tế
+ Dự báo phát triển của ngành
+ Đối thủ cạnh tranh
+ Xu hướng phát triển xã hội
+ Số liệu thống kê của tổ chức
+ Những tác động của các yếu tố khoa học, công nghệ,
môi trường…
- Sản phẩm: Các báo cáo kế hoạch tổng thể và dài hạn; Các báo
cáo phương thức thực hiện kế hoạch; Các báo cáo về các
nguồn lực đầu tư, sử dụng …

58

8/4/2020

3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
lập kế hoạch/hoạch định
Thu nhận thông tin phục vụ công tác lập KH
- Thông tin thu thập để lập kế hoạch chi tiết ở cấp trung gian và
cấp cơ sở:
+ Dựa trên kế hoạch tổng thể
+ Thơng tin tình hình thực tế HĐKD của DN: Tình hình thị
trường, tiêu thụ, cung ứng, khả năng sản xuất (con người, máy
móc thiết bị….)
+ Thông tin về định mức kĩ thuật SF…
+ Số liệu thống kê
Trên cơ sở đó chi tiết cụ thể hóa kế hoạch tổng thể thành chiến
lược hoạt động cho từng năm, quý, tháng, tuần….

3.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin trong q trình
thực hiện
-

-

-

-

Thơng tin thực hiện là những thông tin phản ánh các hoạt

động, các giao dịch kinh tế thực tế đã xảy ra
Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện thường
dựa vào thông tin do KTTC cung cấp
Các thông tin thực hiện được phản ánh trên các chứng từ kế
toán, được ghi nhận vào các tài khoản kế toán tổng hợp và
chi tiết, trình bày thông tin trên các báo cáo theo các nguyên
tắc nhất định
Tổ chức thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện là tổ
chức thiết lập hệ thống các chứng từ kế toán, phản ánh vào
các sổ kế toán và lập các báo cáo phục vụ mục đích quản trị.

59

8/4/2020

3.3.2 Tổ chức thu nhận thơng tin trong q trình
thực hiện

-

-

Mục đích quản trị có thể là quản trị theo TTTN, theo sản
phẩm, nhóm hàng, ngành hàng, lĩnh vực kinh doanh, khu vực
kinh doanh, bộ phận kinh doanh
Tùy thuộc vào mục đích quản trị mà tổ chức thu nhận thông
tin được thực hiện tương ứng để đáp ứng yêu cầu.

3.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác

kiểm tra/kiểm soát, đánh giá
- Chức năng này nhằm đảm bảo các kết quả thực tế được
thực hiện đúng như kế hoạch đã đặt ra
- Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát và đánh giá được
thực hiện ở các cấp quản trị. Nhìn chung, việc kiểm soát ở
các cấp đều được thực hiện ở cả 3 giai đoạn
+ Giai đoạn trước hoạt động: Nhằm đảm bảo kế
hoạch được xây dựng phù hợp nhất
+ Giai đoạn hoạt động: Nhằm đảm bảo trong quá
trình hoạt động các công việc được thực hiện theo kế
hoạch đã xác định và có thể điều chỉnh được kịp thời
+ Giai đoạn sau hoạt động: Nhằm kiểm soát và đánh
giá kết quả hoạt động

60

8/4/2020

3.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
kiểm tra/kiểm sốt, đánh giá
-

-

-

Thu nhận thơng tin phục vụ cho công tác kiểm soát gồm
các thông tin kế hoạch và thông tin thực hiện về cùng
một đối tượng. Đó là các báo cáo kế hoạch và báo cáo

thực tế
Công cụ để kiểm soát: Công cụ phân tích biến động, tính
toán xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân, xác định
trách nhiệm
Sản phẩm: là các báo cáo phân tích biến động và những
đánh giá, dự báo

3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
ra quyết định
- Ra quyết định không phải là chức năng riêng biệt, mà là
sự kết hợp của cả 3 chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực
hiện và kiểm soát, được thực thi trong suốt quá trình hoạt
động của đơn vị
- Quá trình điều hành hoạt động là quá trình nhà quản trị
đưa ra các quyết định điều hành
- + Nhà quản trị cấp cao ra các quyết định chiến lược
- + Nhà quản trị cấp trung gian và cấp cơ sở ra quyết định
mang tính tác nghiệp

61

8/4/2020

3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
ra quyết định
Các quyết định quản trị đa dạng, như:
- + QĐ về đầu tư, sử dụng phân bổ nguồn lực
- + QĐ về giá bán SF phù hợp từng trường hợp cụ thể,
- + QĐ tự SX hay mua ngoài,

- + QĐ tiếp tục kinh doanh hay loại bỏ một bộ phận
- + QĐ nên bán ngay NTF hay tiếp tục SX thành TF rồi
bán……

3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
ra quyết định
Với các QĐ chiến lược:
Các thông tin thu thập thường có đặc điểm
+ Tập hợp từ bên trong và bên ngoài
+ Có tính tổng hợp cao
+ Thích hợp cho dài hạn
+ Liên quan đến toàn bộ tổ chức
+ Gồm cả thông tin định lượng và định tính
+ Không đảm chắc chắn hoàn toàn

62

8/4/2020

3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác
ra quyết định
Với các QĐ tác nghiệp:
Các thông tin thu thập thường có đặc điểm
+ Chủ yếu được lấy từ nguồn bên trong
+ Có tính tổng hợp ở mức độ thấp. Được phân tích
chi tiết căn cứ trên các số liệu thu thập ban đầu
+ Thích hợp cho ngắn hạn
+ Liên quan đến từng SF, công việc, BF, khu vực
+ Gồm cả thông tin định lượng và định tính

+ Được thu thập thường xuyên

Chương 4
Tổ chức xử lý, hệ thống hóa
thơng tin kế toán trong đơn vị kế toán

63

Bài giảng Tổ chức công tác kế toán - Chương 3: Tổ chức thu nhận thông tin kế toán trong đơn vị kế toán

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về