Tài liệu Hướng dẫn bảo vệ tài liệu Office docx

Hướng dẫn bảo vệ tài
liệu Office
Hướng dẫn bảo vệ tài liệu Office
Microsoft đã cung cấp cho người dùng tính năng đặt mật khẩu và mã hóa tài
liệu trong bộ phần mềm Microsoft Office (Word, Excel và PowerPoint).
Tính năng này thực sự hiệu quả trong việc bảo vệ những tài liệu quan trọng.
Bài viết dưới đây LmtGroup sẽ giới thiệu với bạn đọc hướng dẫn đơn giản
để đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu Office.
1. Đối với các tài liệu Office 2003:
Việc tạo mật khẩu và mã hóa dữ liệu được thực hiện tương tự nhau cho cả
Word, Excel và PowerPoint. Các bước thực hiện như sau:
- Đầu tiên, bạn mở tài liệu cần bảo mật và chọn menu Tools chọn
mục Options.
- Hộp thoại Options xuất hiện, bạn chọn tab Security.

- Tại mục File encryption options for this document, bạn nhập vào mật
khẩu để mở tài liệu ở mục Password to open.
- Tại mục File sharing options for this document, khi bạn nhập mật khẩu
vào mục Password to modify, thì có nghĩa là bạn cho phép người khác xem
tài liệu của bạn ở chế độ chỉ đọc (Read Only) và khi muốn chỉnh sửa nội
dung file đó thì người dùng mới phải nhập mật khẩu.
- Sau khi bấm nút OK, màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm
Password. Tại đây, bạn nhập lại mật khẩu đã tạo ở phần Password to
open (hoặc Password to modify) và bấn nút OK để chương trình lưu lại các
cài đặt
2. Đối với các tài liệu Office 2007
Khác với phiên bản Office 2003, Office 2007 chỉ cho phép bạn đặt mật khẩu
khi thực hiện sao lưu tài liệu với một tên khác. Các bước thực hiện như sau:

- Đầu tiên, bạn nhấn vào biểu tượng Microsoft Office rồi chọn Save As
(hoặc dùng phím tắt F12).
- Bạn nhập tên tài liệu cần lưu lại ở mục File name. Tiếp đó, bạn tìm Tools
và chọn General Options (Phím tắt là ALT + L và bấm tiếp phím G).
- Lúc này sẽ có một hộp thoại được mở ra, hộp thoại này giống như trên
Office 2003. Bạn nhập mật khẩu để mở tài liệu tại mục Password to
open và nhập mật khẩu vào Password to modify để cho người khác xem
nội dung và để chỉnh sửa dữ liệu phải nhập lại mật khẩu. Bấm nút Ok để lưu
lại các thiết lập.

- Sau khi bấm Ok, sẽ có một hộp thoại khác xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận
lại mật khẩu. Bạn nhập lại mật khẩu ở mục Confirm Password và bấm nút
OK để chương trình lưu lại các cài đặt.
3. Đối với tài liệu Office 2010
Từ giao diện ribbon, bạn truy cập vào menu File chọn Info chọn
tiếp Protect Document. Trong menu xổ xuống, bạn chọn chức
năng Encrypt with Password và nhập vào mật khẩu mã hóa văn bản của
mình vào, bấm nút OK để hoàn tất. Một cửa sổ khác xuất hiện, bạn nhập lại
mật khẩu một lần nữa để xác nhận. Và bấm nút OK để áp dụng.