Tài liệu Word 2007-2003: Cách sử dụng công cụ ppt

Word 2007-2003: Cách
sử dụng công cụ
Word 2007-Cách sử dụng công cụ
MS Word có đầy đủ các công cụ để giúp bạn làm việc nhanh hơn, nhưng có
thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Với một văn bản bạn có thể
sắp xếp, chỉnh sửa, hoặc kết hợp với môt số ứng dụng khác để tạo nên một
văn bản hoàn chỉnh và hấp dẫn người đọc.
1. Co ngắn văn bản vào một trang giấy
Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là một sự lãng phí
và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư và tài liệu của bạn
trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu bạn xem
văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị
tràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink
One Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy
lúc này sẽ rất gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để
Undo lại hành động vừa làm.

2. Tính toán trong bảng
Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word,
nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính
những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột
cần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007)
hoặc chọn Formula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm
=SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài
việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT
(phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn có thể
tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống như
Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)

3. Kết hợp gửi e-mail
Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùng
để trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên
sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nội
dung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này
sẽ không phải là vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có
thể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện
bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail Messages từ menu.
Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước đầu tiên của Mail Merge
wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho toàn bộ
các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người nhận.

4. So sánh 2 văn bản
Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đó
sau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành
phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khác
nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong
Word có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác
nhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn
Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới. Trong
Word 2007 chọn Compare | Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũ
và văn bản mới.

5. Kiểm tra một tài liệu
Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin hơn là bạn
tưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn văn
bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thông
tin kiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiều
thông tin trong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái,

vào phần Prepare và chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 không
hoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tab Security trong hộp
thoại Options, kiểm tra phần Remove personal information from file
properties on save và Warn before printing, saving, or sending a file that
contains tracked changes or comments.

6. Tích hợp công cụ dịch
Phần Research có trong cả Word 2007 và Word 2003, nó bao gồm một tùy
chọn có thể dịch đoạn văn bản đang được chọn hoặc toàn bộ văn bản chuyển
đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau. Bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ nguồn và
ngôn ngữ đích cần đọc.

7. Viết công thức toán học
Để chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạn vào Equation | Insert
New Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanh Equation
Design. Trong Word 2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọn
Insert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và kích OK, sau đó sử dụng các
công cụ trong thanh Equation.

8. Tự sửa ký tự toán học (Word 2007)
Tất cả các ký hiệu toán học có trong Equation Design, tuy nhiên nếu bạn chỉ
dùng những ký hiệu cơ bản, có thể sử dụng math autocorrect. Kích vào nút
Office ở phía trên trái, chọn Word Options, Proofing, kích vào AutoCorrect
Options và chọn hộp Use Math AutoCorrect rules outside of math regions.
Sau khi chọn xong tùy chọn này, bạn có thể nhập \aleph để chèn ký hiệu
aleph (), \int để chèn ký hiệu ∫ hoặc thậm chí nhập \quadratic để chèn toàn
bộ kết quả phương trình bậc hai (x=(-b±√(b^2-4ac))/2a).

9. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản

thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn
bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh
sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options |
General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc
nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau
đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể
nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn
Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và
chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands)
chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ
thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công
cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ
Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn
gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến
những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở
những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế
là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy
ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím
số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work
rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.
10. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử
dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường
tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm

trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản
2003. Tìm được, bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop
(create shortcut).
Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm
đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties, bạn chuyển đến mục Target và gõ
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.
11. Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực
tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ,
màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại
những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste
Special. Cách sử dụng như sau:
Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào
Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn
Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.
12. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh
mất thời gian kéo thả hay copy-paste, bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên
hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống
để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
13. Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ
thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin
ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ
này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm
theo cách sau đây.
Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng

dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước
và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ
việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn
lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh
rename chuyển lại thành “test.doc”.