Tài liệu PR và một số hoạt động liên quan potx

Bài 5
PR VÀ MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CÓ LIÊN QUAN
1. Truyền thông
2. Tổ chức sự kiện
3. Xử lý khủng hoảng
4. Tài trợ cộng đồng
5. Chăm sóc khách hàng
6. Xây dựng thương hiệu
7. Câu hỏi nghiên cứu.

1. Truyền thông
1.1. Khái niệm Media Relations - Quan hệ báo chí
1.2. Quan hệ với giới truyền thông
1.3. Vai trò của PR với giới truyền thông.

1.1. Khái niệm Media Relations - Quan hệ báo chí
•
Media Relations - Quan hệ báo chí là thiết lập và duy trì
các mối quan hệ giữa một tổ chức và báo chí
•
Mối quan hệ này bao gồm việc phổ biến, truyền đạt có
mục đích những thông điệp của tổ chức đến công chúng
thông qua những phương tiện truyền thông có chọn lọc,
không phải trả tiền, để phục vụ những mục tiêu cụ thể
•
Quan hệ báo chí còn hỗ trợ cho việc thiết lập và duy trì
các mối quan hệ giữa tổ chức với các nhóm cộng đồng.
Những sự kiện và hoạt động tài trợ thường được báo
chí làm cầu nối để công chúng biết đến những hoạt
động đó của tổ chức

•
Thêm nữa, khi có một thông tin xấu nào đó về tổ chức
xuất hiện, mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí sẽ giúp
cho tổ chức có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc đính
chính hoặc xử lý khắc phục.

1.2. Quan hệ với giới truyền thông
•
Quan hệ với giới truyền thông đã trở thành một
trong các nhiệm vụ trọng tâm của PR. Mặt khác,
trên thực tế, có một số đáng kể nhà báo, phóng
viên, biên tập viên đã chuyển công tác sang làm
PR tại các doanh nghiệp. Các sinh viên ngành
truyền thông ra trường cũng được các doanh
nghiệp tuyển dụng để làm nhân viên PR
•
Bên cạnh đó, những thông tin bắt nguồn từ các
hoạt động PR xuất hiện ngày càng nhiều trên
các bản tin của báo chí cũng như các đài phát
thanh, truyền hình
•
Những điều này đã tăng cường thêm mối quan
hệ nghề nghiệp giữa PR và ngành truyền thông
cả chiều rộng lẫn chiều sâu.

1.3. Vai trò của PR với giới truyền thông
•
PR đang ngày càng trở thành một nguồn cung
cấp thông tin chủ yếu cho các cơ quan truyền
thông. Một số đáng kể các bài báo cũng như

phóng sự truyền thanh và truyền hình đều có
nguồn gốc từ hoạt động PR
•
Ngược lại, các phương tiện truyền thông lại
cung cấp thông tin cho những người làm PR
thông qua các vấn đề, sự kiện, những thay đổi
đang diễn ra ngoài xã hội mà các phương tiện
truyền thông này đề cập. Nhờ đó, người làm PR
có thể theo dõi, nắm bắt được các vấn đề xã hội
cũng như xu hướng và ý kiến công chúng. Từ
đó, giúp ích rất nhiều cho việc lập kế hoạch và
thực hiện các hoạt động PR.

2. Tổ chức sự kiện
2.1. Khái niệm về “Tổ chức sự kiện”
2.2. Các nguyên tắc cơ bản khi tổ chức sự kiện
2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện
2.4. Rủi ro trong tổ chức sự kiện
2.5. Phân biệt tổ chức sự kiện và PR
2.6. Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện
2.7. Hiệu quả của PR qua tổ chức sự kiện.

2.1. Khái niệm về “Tổ chức sự kiện”
•
Tổ chức sự kiện là hoạt động nhằm mục đích
gây sự chú ý của công chúng để giới thiệu,
quảng bá, tạo ra mối quan hệ có lợi cho tổ chức
•
Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện như: họp
báo, hội nghị, hội chợ, triển lãm, lễ hội, văn

nghệ, thể thao, v.v…

2.2. Các nguyên tắc cơ bản khi tổ chức
sự kiện
•
Ý tưởng thích hợp: là tiêu chí quyết định
phương pháp tổ chức
•
Mục tiêu rõ ràng: nhằm hỗ trợ cho chiến lược
của tổ chức
•
Xác định đúng công chúng mục tiêu: tránh
phân tán nguồn lực và thời gian
•
Chuẩn bị chu đáo: để có thể đạt được kết quả
tối ưu nhất.

2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện (Phụ lục 4 )
Ra quyết định 5 W & 1 H
Điều nghiên từng chi tiết cơ bản
Lên kế hoạch tổ chức
Thiết kế sự kiện
Hình dung về sự kiện
Dự phòng tình huống bất trắc
Theo dõi sau sự kiện

Các bước trong tiến trình tổ chức sự kiện:
1. Ra quyết định “5W và 1H” (what, why, who,
where, when and how). Sự kiện gì? Tại sao tổ
chức sự kiện? Mời ai? Tổ chức ở đâu? Khi

nào? Và tổ chức như thế nào?
2. Điều nghiên từng chi tiết cơ bản: chọn ngày
giờ, địa điểm; cung đường đi; thực đơn; hình
thức giải trí phù hợp trong sự kiện; trang thiết
bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh; v.v…
3. Lên kế hoạch tổ chức: theo lộ trình từng mốc
thời gian trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự
kiện, kèm theo đó là kế hoạch về ngân sách
hoạt động cho sự kiện

4. Thiết kế sự kiện: Thiết kế, biên tập các sản
phẩm in ấn cho sự kiện, thiết kế cách trang
hoàng địa điểm tổ chức
5. Hình dung về sự kiện: tưởng tượng về sự kiện,
cảm nhận nó bằng mọi giác quan để xác định
màu sắc, âm thanh, cách trang trí trong sự kiện
6. Dự phòng tình huống bất trắc: công tác chuẩn
bị về hậu cần, an ninh, cấp cứu y tế cũng như
các kế hoạch đối phó với những tình huống bất
thường có thể xảy ra
7. Theo dõi sau sự kiện: cân đối thu chi sau sự
kiện, đánh giá thành quả, và gửi thư cảm ơn.

2.4. Rủi ro trong tổ chức sự kiện
•
Trên thực tế, không ít tổ chức đã gặp phải những rủi ro
trong tổ chức sự kiện. Mặc dù, đó là chương trình có
tầm cỡ, khách mời là những nhân vật nổi tiếng mà công
chúng đã quen thuộc. Khi sự kiện đang diễn ra, dù toàn
bộ quy trình được thực hiện một cách hoàn hảo đúng

như kế hoạch, song vẫn có thể gặp phải những sự cố
như: thái độ của nhân vật nổi tiếng được mời đến; phát
biểu khiếm nhã từ khách mời; cách thức khuyến mãi vé
vào cửa; hoặc thậm chí từ các yếu tố bất khả kháng như
mưa, bão; v.v…
•
Do đó, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, cần dự liệu
những tình huống xấu có thể xảy ra và dự phòng các
biện pháp đối phó kịp thời.

2.5. Phân biệt tổ chức sự kiện và PR
•
Tổ chức sự kiện và PR thường đi kèm nhau
trong một chiến dịch tiếp thị nhưng đây là hai
hoạt động riêng biệt và có những đặc trưng khác
nhau. Tổ chức sự kiện là bề nổi còn PR là phần
chìm. Thông qua sự kiện, PR chuyển tải đến
công chúng thông điệp của tổ chức. Và công
chúng, cũng thông qua sự kiện, có một cái nhìn
thiện cảm và thông hiểu tổ chức hơn
•
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp giữa các yếu tố:
bán hàng, PR, nghiên cứu thị trường, xây dựng
thương hiệu và thâm nhập thị trường.

2.6. Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện
•
Vai trò của PR hiện diện trong tất cả các khâu tổ
chức sự kiện, từ khâu ý tưởng cho đến tiến trình
thực hiện và đánh giá kết quả

•
Song song với tổ chức sự kiện là các chiến dịch
PR nhằm quảng bá và tiếp thị hình ảnh công ty,
gây ảnh hưởng đến công chúng về tên tuổi và
sản phẩm của công ty.

2.7. Hiệu quả của PR qua tổ chức sự kiện
•
Được đánh giá qua số lần xuất hiện của sự kiện
đó, hoặc số lần người đại diện tổ chức trả lời
trên các phương tiện truyền thông. Việc đánh
giá cũng có thể qua số lượng người tham gia
bình chọn, dùng thử hoặc tiếp tục mua thêm sản
phẩm mới
•
Có thể nói, tổ chức sự kiện là “bạn đồng hành”
với PR trong các chiến lược của marketing. Với
những ưu thế riêng của từng hoạt động, sự kết
hợp giữa chúng sẽ tạo ra một hiệu quả tối ưu.

3. Xử lý khủng hoảng
3.1. Khủng hoảng - Cơn ác mộng của doanh nghiệp
3.2. Tầm quan trọng của hoạt động xử lý khủng hoảng
3.3. Một số điều cần lưu ý khi đối mặt với khủng hoảng
3.4. Những nguyên tắc chung nhất xử lý khủng hoảng.

3.1. Khủng hoảng - Cơn ác mộng của
doanh nghiệp
•
Khủng hoảng chính là cơn ác mộng của các doanh

nghiệp. Có rất nhiều cuộc khủng hoảng của các công ty
lớn, nhỏ khiến công chúng bàng hoàng và bản thân công
ty thì điêu đứng
•
Công ty phải mất rất nhiều thời gian và công sức để xây
dựng hình ảnh của mình có chỗ đứng trong lòng công
chúng, nhưng hình ảnh đó có thể bị cuốn trôi theo dòng
thác dữ dội của khủng hoảng
•
Ngoài những thiệt hại về tài chính, việc mất lòng tin từ
công chúng kéo theo sự suy giảm về thương hiệu khiến
nhiều công ty đôi khi đã phải đứng trên bờ vực của sự
phá sản.

3.2. Tầm quan trọng của hoạt động xử lý
khủng hoảng
•
Quản trị khủng hoảng là phần quan trọng và phức tạp
nhất của nghề nghiệp PR. Tính chất quan trọng của nó
không thua kém gì việc nghĩ ra các ý tưởng hay và độc
đáo trong lĩnh vực marketing
•
Bộ phận PR, ngoài việc đảm trách các hoạt động quan
hệ công chúng, còn phải gánh vác việc xử lý các tình
huống khủng hoảng. Đôi khi, trước những biến cố lớn,
các công ty còn phải nhờ đến sự trợ giúp từ các công ty
PR chuyên nghiệp
•
Việc giải quyết và khắc phục các tình huống khủng
hoảng cũng là yếu tố để so sánh mức độ chuyên nghiệp

và đẳng cấp của những người làm PR.

3.3. Một số điều cần lưu ý khi đối mặt với
khủng hoảng
•
Khi gặp khủng hoảng, đừng lúng túng và thụ động
•
Không nên có tâm lý sợ “vạch áo cho người xem lưng”,
bưng bít thông tin. Thái độ im lặng hoặc giấu giếm chỉ
làm sự việc thêm trầm trọng
•
Việc giải quyết không được phó mặc cho các bộ phận
không chuyên nghiệp, không có kinh nghiệm xử lý tình
huống xấu đảm đương. Điều này càng “đổ dầu vào lửa”,
đẩy khủng hoảng đi xa hơn
•
Những thời điểm như vậy, chỉ có các chuyên gia giàu
kinh nghiệm mới có khả năng giải quyết vấn đề một
cách thấu đáo, xoay chuyển tình thế sang chiều hướng
tích cực và giảm thiểu các hậu quả xấu có thể xảy ra.

3.4. Những nguyên tắc chung nhất xử lý
khủng hoảng
•
Công ty cần phải có ngay một kế hoạch rõ ràng, chủ động để đối
phó. Kế hoạch này sẽ được triển khai thực hiện với cơ quan tham
mưu là bộ phận PR và tổng chỉ huy phải là nhà quản trị cao cấp
nhất công ty
•
Đầu tiên phải trấn an ngay từ nội bộ công ty, tránh gây nên bầu

không khí lo lắng, hốt hoảng trong nội bộ. Đối với bên ngoài, phối
hợp với các cơ quan truyền thông “hạ nhiệt” những dư luận về công
ty đang xôn xao trong công chúng. Bên cạnh đó, thông báo cho các
đối tác, cổ đông, nhà phân phối, nhà đầu tư, … nhằm hạn chế bớt
những hiểu lầm và lo ngại từ nhóm công chúng này
•
Mặt khác, liên hệ lãnh đạo các cơ quan công quyền quản lý lĩnh
vực công ty đang hoạt động có tiếng nói chính thức trấn an công
chúng. Bên cạnh đó, ý kiến tích cực từ các chuyên gia trong ngành,
các tổ chức xã hội, đại diện người tiêu dùng, v.v… cũng có thể giúp
gỡ rối cải thiện tình hình trở nên sáng sủa hơn.

4. Tài trợ cộng đồng
4.1. Khái niệm “Tài trợ cộng đồng”
4.2. Thuật ngữ CSR
4.3. Tài trợ cộng đồng - Cái tâm của người làm
kinh tế.

4.1. Khái niệm “Tài trợ cộng đồng”
•
Kinh doanh không chỉ đơn thuần là làm ăn tạo ra
lợi nhuận mà còn hướng tới những giá trị lâu
bền. Doanh nghiệp tạo uy tín của mình trên
thương trường nhưng đồng thời cũng thể hiện
trách nhiệm đối với xã hội
•
Tài trợ cộng đồng là những hình thức hoạt động
xã hội. Quà cho các gia đình nghèo nhân dịp lễ
tết; quỹ cho học sinh nghèo hiếu học; hỗ trợ các
chương trình phúc lợi xã hội; v.v… là những ví

dụ về hoạt động tài trợ cộng đồng. Qua đó,
doanh nghiệp tài trợ có thể vươn tới hai mục
đích, vừa góp phần xây dựng xã hội, vừa thúc
đẩy công việc kinh doanh được thuận lợi hơn.

4.2. Thuật ngữ CSR
•
Thuật ngữ CSR - Corporate Social
Responsibility (Trách nhiệm xã hội của doanh
nghiệp) đang ngày càng trở thành một tiêu chí
để đánh giá sự thành công của doanh nghiệp
•
CSR được hiểu là cam kết của doanh nghiệp
đóng góp cho sự phát triển kinh tế bền vững,
thông qua việc tuân thủ chuẩn mực về bảo vệ
môi trường, bình đẳng giới, an toàn lao động,
phát triển cộng đồng, v.v… theo cách có lợi cho
cả doanh nghiệp cũng như phát triển chung của
cộng đồng, xã hội.

4.3. Tài trợ cộng đồng - Cái tâm của
người làm kinh tế
•
Tài trợ cộng đồng phải xuất phát từ cái tâm của
người làm kinh tế. Xuất phát từ mối đồng cảm
của doanh nghiệp đối với các vấn đề xã hội và
thực sự muốn “chung tay góp sức”, qua đó, tạo
nên mối thiện cảm và thông hiểu lẫn nhau giữa
cộng đồng và doanh nghiệp
•

Nếu việc tài trợ chỉ nhằm gây tiếng vang cho
doanh nghiệp, sau đó lợi dụng thô bạo cho mục
đích kiếm tiền thì doanh nghiệp đó sẽ khó trụ
vững trong lòng công chúng.

5. Chăm sóc khách hàng
5.1. Tầm quan trọng của “chăm sóc khách hàng”
5.2. Sự phối hợp của “3 yếu tố”
5.3. Vai trò của PR trong “chăm sóc khách hàng”.