Tài liệu MUA SẮM ĐIỆN TỬ (E-Procurement ) doc

MUA SẮM ĐIỆN TỬ
(E-Procurement )
Nguyễn Duy Long, Th.S.
& Luu Truong Van, Th.S.
05/2004
CÁC VẤN ĐỀ TRÌNH BÀY
 Các thành phần của mua sắm điện tử
 Các lợi ích của mua sắm điện tử
CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬ
Tích hợp, hệ thống thầu, định giá và bán
đấu giá trên mạng
Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên mạng
với giá cả thương lượng hiện thời và các nhà
cung cấp đã được chấp thuận.
Tích hợp, dựa trên Internet, hệ thống quản lý
nhà cung cấp “tự phục vụ” (self-service)
Các Yêu Cần Chức Năng Của Mua Sắm Điện Tử:
1. QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (VENDOR MANAGEMENT)
2. MỜI THẦU, ĐỊNH GIÁ & BÁN ĐẤU GIÁ (BID/QUOTE &
AUCTION)
3. CATALOGUE ĐIỆN TỬ (E-CATALOGS)
Tích hợp, hệ thống thầu, định giá và
bán đấu giá trên mạng
Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên
mạng với giá cả thương lượng hiện thời và
các nhà cung cấp đã được chấp thuận.
Tích hợp, dựa trên Internet, hệ thống quản
lý nhà cung cấp “tự phụcvụ” (self-service)
Các Yêu Cần Chức Năng Của Mua Sắm Điện Tử
1. QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (VENDOR MANAGEMENT)
2. MỜI THẦU, ĐỊNH GIÁ & BÁN ĐẤU GIÁ

(BID/QUOTE & AUCTION)
3. CATALOGUE ĐIỆN TỬ (E-CATALOGS)
THỊ
TRƯỜNG
KỸ THUẬT
SỐ
Khi một hay
nhiều tổ chức
cùng nhau đến
để thực hiện
giao dịch tức
thời (real-time
transactions)
CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬ
QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TRÊN MẠNG
Đăng ký trực tuyến để giao thương với các tổ chức cần mua sắm bao gồm cả qui trình đáp
ứng khả năng của nhà cung cấp thông qua web.
Đăng ký trực tuyến để nhận các mời thầu và chào giá canh tranh phù hợp cho các hàng hóa
mà không cần bất cứ nổ lực nào từ bộ phận đấu thầu.
Nhận các thông báo mời thầu/chào giá tự động và nhanh chóng thông qua thư điện tử, fax
hoặc web mà không cần bất cứ thao tác nào của nhân viện đấu thầu.
Xem xét và nộp thầu hoặc chào giá trực tuyến mà vẫn thỏa mãn các qui định kinh doanh
của bên mời thầu.
Đối thoại trực tuyến với các đại diện bên mời thầu về các vấn đề mua sắm khác nhau.
Internet làm thay đổi cách các chuyên viên mua sắm giao
dịch với nhà cung cấp. Nhờ Internet, bạn có thể thu hút
những nhà cung cấp mới và tạo cho họ một cách kinh doanh
công bằng và hữu hiệu với bạn.
Các nhà cung cấp có thể thực hiệc các công việc sau
thông qua hệ thống nối mạng, tự phục vụ và an toàn:

TỰ ĐỘNG HOÁ ĐẤU THẦU TRÊN MẠNG
Hồ sơ mời thầu và các chỉ dẫn dự thầu điệc tử.
Tham khảo các hồ sơ mời thầu, bảng khối lượng và chỉ dẫn trực tuyến
Phúc đáp thầu trực tuyến và bảo mật, bao gồm kiểm tra việc tuân thủ các qui định về đấu thầu
cạnh tranh của bên mời thầu.
Nơi chứa dữ liệu được bảo mật nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu “niêm phong hồ sơ”.
Các thông báo kết qủa xét thầu được đăng trực tuyến.
Các biểu mẫu mua bán tự động và trực tuyến đối với các gói trúng thầu.
Ghi hóa đơn tự động từ các biểu mẫu mua bán trực tuyến.
Tích hợp với hệ thông mua sắm nội bộ.
Tự động hóa đấu thầu cạnh tranh trên mạng chuyển việc
lập, nộp và thẩm định các hồ sơ dự thâu bằng tay mất
nhiều thời gian thành mô hình không nhiều giấy mực và
cùng với việc giảm thiểu các công việc hành chánh và vòng
đời đấu thầu-đến trúng thầu (bid-to-award cycle time).
Một số đặc điểm của tự động hóa đấu thầu trên mạng:
CATALOGUE ĐIỆN TỬ TRÊN MẠNG
Catalogue điện tử trên mạng cung cấp một cơ chế kiểm
soát nhưng không ràng buộc các điều khoản của hợp đồng
và các catalogue khác với các giá cả thương lượng và các
nhà cung cấp đã chấp nhận. Trao quyền tự chủ cho người
sử dụng nhưng đồng thời cung cấp những hướng dẫn ở
mức đáp ứng cao hơn.
Một số đặc điểm của catalogue điện tử trên mạng:
Nhà cung cấp bảo trì và cập nhật nội dung catalogue với việc đáp ứng giá cả thương lượng.
Sẵn có cho mọi máy tính và người sử dụng mà không đòi hỏi nhiều về hạ tầng kỹ thuật.
Qui trình xét duyệt được cải tiến nhờ nội dung và các công cụ định dạng sản phẩm có đồ họa
trực quan.
Kiểm soát đối tác đầy đủ thông qua nội dung trong catalogue và các nhà cung cấp trúng thầu.
CATALOGUE ĐIỆN TỬ TRÊN MẠNG

Catalogue điện tử trên mạng cung cấp một cơ chế kiểm
soát nhưng không ràng buộc các điều khoản của hợp đồng
và các catalogue khác với các giá cả thương lượng và các
nhà cung cấp đã chấp nhận. Trao quyền tự chủ cho người
sử dụng nhưng đồng thời cung cấp những hướng dẫn ở
mức đáp ứng cao hơn.
Một số đặc điểm của catalogue điện tử trên mạng:
Việc ứng dụng các qui định kinh doanh của đối tác được nâng cao cho người sử dụng.
Xuất các lệnh đặt mua điện tử đến các nhà cung cấp được chọn trên cơ sở sự phê duyệt mua
sắm sau cùng.
Xuất hoá đơn điện tử theo sự cung cấp sản phẩm hay dịch vụ của nhà cung cấp.
Tích hợp đầy đủ với hệ thống mua sắm nội bộ hay “hoạch định tài nguyên doanh nghiệp” (ERP
– Enterprise Resource Planning).
QUI TRÌNH TIÊU BIỂU HIỆN TẠI
Ứng dụng cách mua
sắn hiện hữu
Người Mua
Đơn Vị Cần Mua Sắm
Các Nhà Cung Cấp
Cẩm nang/
Giấy tờ
Cẩm nang/
Giấy tờ
Cẩm nang/
Giấy tờ
Nhà Cung Cấp “Xếp Hàng”
QUI TRÌNH TRONG TƯƠNG LAI
Ứng dụng mua sắm
dựa trên web
Thời gian

quản lý
Đơn Vị Cần Mua Sắm
Các Nhà Cung Cấp
Các Nhà Cung Cấp “Trực Tuyến”
BỨC TƯỜNG LỬA (FIREWALL)
Cẩm nang/
Giấy tờ
X
X
Internet
TÌNH HUỐNG MUA SẮM HIỆN TẠI
Qui Trình Mua Sắm Truyền Thống
Thực hiện Mua Sắm
Người mua soạn thảo
gói thầu trên giấy
Phòng Mua Sắm
Các Nhà Cung Cấp
Hồ Sơ
Mời Thầu
Nhà Cung Cấp “Xếp Hàng”
Người Sử dụng tạo ra
các tiêu chuẩn đòi hỏi
Hồ Sơ
Mời Thầu
Hồ Sơ
Dự Thầu
Hồ Sơ
Dự Thầu
Người mua nhập
các dự thầu từ giấy

Thời gian thực hiện: 120 Ngày
Chi phí thực hiện: $900/Đấu thầu
MUA SẮM ĐIỆN TỬ TRONG TƯƠNG LAI
Qui Trình Mua Sắm Trên Mạng
Mô Đun Mua Sắm
Điện Tử Tự Động
Sự Mua Sắm
Các Nhà Cung Cấp
Nhân Viên
Mua Sắm
FIREWALL
Mời Thầu
Dự Thầu
Thời gian thực hiện: 9 Ngày
Chi phí thực hiện: $120/Đấu thầu
HTML
WFD Field Operators
WFD Users
Intranet
Nhân viên
Internet
Intranet
FIREWALL
Các Nhà Cung Cấp
CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ
 Giảm Chi Phí
– Giảm chi phí đáng kể đối với các sản phẩm/dịch vụ mua sắm bên
ngoài thông qua việc gia tăng sử dụng lượng mua, giá cả thương
lượng tốt hơn và giảm việc mua bán không hợp đồng
 Giảm Vòng Đời Mua Sắm

– Rút ngắn qui trình đặt mua cho việc mua sắm thông qua hợp đồng
– Rút ngắn vòng đời mời thầu đến giao thầu cho qui trình đấu thầu cạnh
tranh
 Giảm Công Việc và Chi Phí Hành Chánh
– Giảm công sức quản lý hành chánh các nhà cung cấp
– Giảm công sức quản lý hành chánh đấu thầu
– Giảm công sức quản lý hành chánh trong việc tạo và cung cấp các
điều khoản hợp đồng
 Gia Tăng Sự Kiểm Soát Cùng Với Sự Tự Do Đồng Thời Của
Người Sử Dụng
– Siết chặt kiểm soát việc mua không hợp đồng bằng cách trao cho
người sử dụng các catalogue về hàng hóa/dịch vụ và dùng công nghệ
để đơn giản hóa qui trình mua sắm
– Thiết lập qui trình mua sắm kiểm soát nhưng không hạn chế
 Sự Thương Thảo Được Nâng Cao
– Cải tiến việc thu thập và báo cáo dữ liệu cho tất cả các qui trình mua
sắm
CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ
 Mô Hình Kinh Doanh Hữu Hiệu Hơn
– Phân công lại các chuyên gia mua sắm từ “hành chánh” sang “chiến
lược”
 Nhà Cung Cấp Tốt Hơn
– Bảo đảm việc tuân thủ hợp đồng và nâng cao sự thương lượng
CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ