Báo cáo thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS 2 (1)

MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, hoạt động thực tập tốt nghiệp có vai trị quan
trọng khơng chỉ với q trình học tập mà cịn với cả cơng việc của sinh viên
sau này. Đây là một quá trình giúp sinh viên được làm quen với cơng việc
chun mơn, tích lũy các kiến thức, kinh nghiệm thực tế về chuyên ngành đã
được học ở trường. Đồng thời, tạo điều kiện để sinh viên được ứng dụng các
tri thức đã học vào cơng việc thực tế trong mơi trường làm việc chính thức để
từ đó trang bị cho mình những hành trang tri thức, giúp sinh viên có thời gian
định hướng lại và vững tin tham gia vào các công việc sau này.Trong q
trình thực tập, sinh viên có cơ hội quan sát công việc hàng ngày tại các công
ty, cơ quan hành chính. Tại đây, sinh viên được tiếp cận với môi trường làm
việc năng động, chuyên nghiệp, và mở rộng các mối quan hệ bạn bè, đồng
nghiệp để hiểu thêm về lĩnh vực ngành nghề đang theo học.
Thực tập là cách thức giúp sinh viên được làm quen với công việc
chuyên môn, tạo tiền đề vững chắc hơn khi ra trường. Thực tập là một công
việc thiết thực, không những giúp cho sinh viên được hòa nhập, được kiểm
nghiệm những kiến thức đã học vào thực tiễn, mà cịn hình thành nhân cách
và bản lĩnh. Việc chọn về Phòng Marketing của công ty TNHH truyền thông
và tổ chức sự kiện VNBROS giúp cho em không chỉ được học hỏi về cách
thức làm việc truyền thông và tổ chức sự kiện hiện quả mà cịn có cơ hội được
tiếp thu nhiều kiến tức thực tiễn về công tác tổ chức truyền thông sự kiện,
tăng cường những kỹ năng mềm của bản thân.
Cơ hội được đi thực tập lần này tại công ty giúp chúng em học hỏi
được nhiều kinh nghiệm từ những cơ quan mà mình thực tập, để từ đó nâng
cao chất lượng kĩ năng của chính bản thân.

1


NỘI DUNG
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN VNBROS
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Tryền thông và tổ chức sự kiện VNBROS được thành
lập từ năm 2018 với hơn 3 năm kinh nghiệm. Công tu VNBROS đã từng thực
hiện rất nhiều sản phẩm chuyên nghiệp và dự án lớn tại Việt Nam bao gồm
như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video,
gameshow, livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,…
Bên cạnh các hoạt động đó, VNBROS cịn mang đến cho các doanh
nghiệp những giải pháp về tư vấn và thực hiện các sự kiện với các quy mô
lớn, vừa và nhỏ như Họp báo ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức
họp buổi ký kết, …. Tư vấn và thiết kế các nội dung và hạng mục sự kiện.

2. Những đối tác tiêu biểu và định hướng phát triển của công ty.
2.1 Đối tác của VNBROS
2


2.2 Định hướng phát triển của công ty
- Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển trên mọi chỉ tiêu: Doanh
số, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu, loại hình dịch vụ, thành phần
khách hàng.
- Phát huy và nâng cao thế mạnh sẵn có của cơng ty về đối tác cung cấp
dịch vụ, sự am hiểu thị trường địa phương, mức độ tín nhiệm và tin cậy
từ khách hàng,...để làm cơ sở xây dựng và đa dạng hóa các dịch vụ Sự
kiện – Truyền thơng như Hội nghị Triển lãm, Hoạt động xúc tiến và
trao đổi thương mại, Chương trình Hội nghị & Du lịch, hoạt động
quảng bá thương hiệu và sản phẩm Doanh nghiệp bằng các hình thức
quảng bá trực quan, các giải đấu thể thao trong nước... nhằm gắn kết
Doanh nghiệp và Khách hàng, xây dựng hình ảnh và thương hiệu
Doanh nghiệp, thơng qua đó phát triển doanh thu của Doanh nghiệp;

- VNBROS là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp cho
doanh nghiệp ngày một khẳng định vị thế trên thị trường, mở rộng
thương hiệu doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động
ngày một mạnh mẽ và bền vững.
3


- Chun mơn hóa đội ngũ nhân sự có trình độ chun mơn cao, năng
lực ngoại ngữ, khả năng thích nghi và thấu hiểu khách hàng... làm nền
tảng cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp. Bên cạnh đó là tinh
thần ham học hỏi, liên tục cải tiến, học hỏi những kiến thức, kinh
nghiệm mới... để nhanh chóng hội nhập với sự thay đổi không ngừng
của xã hội, trở thành người tiên phong trong việc cung ứng giải pháp
của Doanh nghiệp đến thị trường;
- “KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI, LIÊN TỤC PHÁT TRIỂN” là lợi thế
cạnh tranh mà công ty tự tạo ra trong quá trình cạnh tranh và hội nhập
kinh tế hiện nay.
- Bên cạnh đó VNBROS cịn đặt mục tiêu là một trong những doanh
nghiệp đang phát triển, cung cấp các giải pháp tiếp thị, truyền thông,
xúc tiến và trao đổi thương mại của tất cả các doanh nghiệp đang hoạt
động trên các địa bàn khắp cả nước đặc biệt là Hồ Chí Minh, Hà Nội và
Đà Nẵng.
- Với tiêu chí kinh doanh lấy sự thành cơng và thịnh vượng của đối tác
làm cốt lõi, sự thành công của khách hàng chính là sự thành cơng của
VNBROS. Khơng chỉ với bề dày kiến thực kết hợp với kinh nghiệm
thực tiễn mà khả năng thấu hiểu khách hàng cũng như luôn luôn lắng
nghe và đáp ứng từng nhu cầu nhỏ nhất chính là triết lý cốt lõi để
VNBROS kiến tại nên giá trị cho cộng đồng và sự khác biệt cho riêng
mình.

3. Bộ máy làm việc của cơng ty

4


Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản
chất của doanh nghiệp, phù hợp với xu thế vận động của sự việc, hiện tượng.
Điều này sẽ tránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không
mong muốn.
Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Công ty ln
xác định cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên
trong thực hiện. Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp
khơng? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy
mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng,
tập trung.
4. Quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty
Mặc dù được thành lập chính thức từ năm 2018 tuy nhiên công ty
VNBROS đã bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện ngay dựa trên bề dày kinh
nghiệm làm việc của đội nhóm nhân lực. Xét về quy trình tổng thể về tổ chức
sự kiện thì cơng ty hiện đang dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế, dàn dựng,
5


chuẩn bị các dịch vụ kèm cho chủ thể sự kiện, âm thanh, ánh sáng, lễ tân,
MC,...
Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thơng
và sự kiện có thể mơ tả theo sơ đồ như sau:
Tìm kiếm
khách hàng

Gửi báo giá và Thiết kế tổng
kí hợp đồng

thể kịch bản

Cơng tác

Quyết tốn chi

chuẩn bị

phí thực tế

4.1 Tìm kiếm khách hàng
Là một cơng ty mới gia nhập thị trường tuy nhiên VNBROS đã được
biết đến như là một công ty về truyền thông và quảng cáo cũng như tổ chức
sự kiện, vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được giao cho phòng Marketing bao
gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán
với khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được
quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục
khách hàng sự dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân cơng ty mình.
Việc tìm kiếm khách hàng có thể tiến hành theo nhiều cách và sử dụng
nhiều nguồn thông tin. Khi xác định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận
khả năng của khách hàng phù hợp với khả năng của công ty, các nhân viên
tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp
xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch
có thể được ngay khi mà học đang có nhu cầu thực sự và lưu ý khi mà họ
chưa có nhu cầu, việc làm này cũng giống như việc gửi một cataloge cho
khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, và học sẽ mua khi có nhu cầu
có thể ngay tức thì hoặc sau đó, thơng báo với cơng ty về sự có mặt của cơng

ty và lưu ý họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang muống tổ chức
một sự kiện
4.2 Gửi báo giá và kí kết hợp đồng
Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn
tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức
sự kiện của công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng
6


thêm phí dịch vụ mà phịng marketing gửi cho khách hàng một bảng báo giá
cho khách hàng, các nhân viên sẽ tiến hành giao dịch qua email hoặc trực tiếp
gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm
có ý nghĩa thiết thực nhất giữa cả hai bên, với bên công ty TNHH truyền
thơng và tổ chức sự kiện VNBROS thì bảng báo giá thông báo với bên khách
hàng phạm vi trách nhiệm của họ, cịn với bên khách hàng thì bảng báo giá
thơng báo với bên khách hàng thì bảng báo giá sẽ giúp họ cân đối lại ngân
sách sự kiện và tính tốn xem có sử dụng dịch vụ của cơng ty khơng, bảng
báo giá khơng chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà cịn giúp đơi bên
hình dung các mảng của sự kiện. Khi mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo
giá tới khách hàng, tuy nhiên báo giá này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng
các thiết bị dịch vụ thiết bị phát.
Dựa vào yêu cầu của báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân
sách của chủ thể sự kiện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu sự hơp tác đơi
bên, theo u cầu của khách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn
bị và dựa vào bản kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào
bảng báo giá mà học gửi tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy
khơng phù hợp. Hợp đồng kí kết là giao kèo giữa công ty TNHH truyền thông
và sự kiện VNBROS và bên đối tác, những vấn đề mà cả hai bên thỏa thuận
từ công việc đôi bên và trường hợp thanh tốn,..
4.3 Thiết kế kịch bản và cơng tác chuẩn bị

Việc thiết kế kịch bản và làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau.
Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế tồn bộ chương trình. Các tổ chức viên
phải làm việc cật lực để lên kế hoạch chương trình sao cho vừa độc đáo
nhưng cũng phải phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện. Cơng tác chuẩn
bị là lên kịch bản các vai, phân công tổ chức viên ý thức tự giác về trách
nhiệm của mình, đặt tồn bộ khả năng của mình vào cơng việc. Tuy nhiên,
không phải phân công như vật là để tách biệt các thành viên trong nhóm ra
hoạt động một cách riêng rẽ. Các nhân viên dưới cấp hoàn thành các cơng
việc đã được chia và sau đó giao lại cho các trưởng phòng, các trưởng phòng
7


báo cáo lại cho giám đốc Marketing và Giám đốc marketing báo lên cho Phó
giám đốc – Giám đốc điều hành chi nhánh tại TP.HCM.
Vì thế cho nên luồng thơng tin là luồn thơng tin hai chiều, các trưởng
phịng và các nhân viên dưới quyền có thể nói ra suy nghĩ, khó khăn mà mình
mắc phải hay góp ý các ý tưởng hoặc các phương pháp hoạt động tốt hơn, do
đó có sự phân cơng rõ ràng ban đầu, các tổ chức viên dễ dàng thực hiện các
công việc đã được phân cơng từ trước đó, cơng việc chia nhỏ nên sự khó khăn
sẽ giảm hơn, và các tổ chức viên sẽ hoat động sáng tại hơn.. các bộ phận làm
công tác chuẩn bị, tập hợp các dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuê các dịch vụ
mà công ty khơng có sẵn, tổng duyệt các kịch bản trước khi sự kiện diễn ra,
điều chỉnh những vấn đề chưa cho phù hợp, làm các thủ tục hành chính với
chính quyền cơ sở và tại địa điểm tổ chức sự kiện.
4.4 Quyết tốn chi phí thực tế
Việc kí kết hợp đồng là đánh dấu sự giao dịch của một sự kiện được tổ
chức, thì việc quyết tốn chi phí tổ chức sự kiện đánh dấu sự kết thúc của một
sự kiện. Thông thường bên công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS
thanh tốn các khoản chi phí tổ chức sự kiện trước mà chưa có sự đặt cọc, số
tiền được trả sau khi sự kiện kết thúc, bên công ty lập một bảng quyết tốn chi

phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền sẽ được chuyển khoản qua ngân
hàng, và mọi thắc mắc liên hệ với phòng kế tốn và giải thích rõ ràng từng
khoản mục một.
5. Đánh giá chung về quy trình làm việc của cơng ty
5.1 Về quy trình tổ chức sự kiện
Để hồn thiện một quy trình tổ chức sự kiện hồn chỉnh từ đầu đến cuối
thì nhà tổ chức đã phải lo lắng bao gồm rất nhiều khâu chi tiết nhỏ:







Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Tổ chức và tính tốn thời gian
Danh sách khách mời
Địa điểm tổ chức sự kiện
Tổ chức đưa đón khách
Khách tới sự kiện
8


 Không gian thực hiện sự kiện
 Tổ chức ăn uống trong sự kiện
 Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh, quay phim, trang trí chi
tiết cho sự kiện,..
Việt quan trọng nhất của một sự kiện và là khởi dầu của một sự kiện là
dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Thư mời, chỗ ở, đi lại, địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống,

trang trí, âm thanh, hình ảnh, giải trí, dẫn chương trình, an ninh, chí phí, thơng
tin liên lạc, vật liệu event,… là những hạng mục mà công ty phải linh hoạt xử
lý. Với mỗi sự kiện được tổ chức tùy thuộc vào loại hình sự kiện và chủ thể sự
kiện thì có những mục đích sự kiện khác nhau. Mục đích duy nhất của cơng ty
là thực hiện đúng theo yêu cầu của ban tổ chức sự kiện, và đi đúng mục đích
của sự kiện nhằm giúp ban tổ chức sự kiện điều hành các công việc trong sự
kiện.
5.2 Về nhân sự
Nhân sự là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một công ty dịch vụ nào.
Mặc dù đội ngũ của công ty là đội ngũ nhân viên trẻ còn hạn chế về mặt kinh
nghiệm nhưng lại có trình độ chun mơn cao về tổ chức vì chủ yếu được đào
tạo từ mơi trường chun nghiệp và bên cạnh đó những người có chun mơn
lâu năm trong cơng ty có rất nhiều kinh nghiệm để truyền đạt lại cho thế hệ
mới vào công ty. Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là
công ty đồi hỏi về năng lực truyền thông và tổ chức sự kiện, địi hỏi đội ngũ
nhân viên ln năng động, giàu ý tưởng sáng tạo, bên cạnh đó cũng địi hỏi có
sức khỏe dẻo dai để có thể phát huy tồn năng suất lao động.
Ngồi ra thì cơng ty cịn có thói quyen làm việc rất chun nghiệp, nội
quy chặt chẽ khoa học, kỹ năng làm việc nhóm được phát huy hiệu quả và sự
kết hợp giữa các phòng ban được đẩy lên hiệu quả tối đa.
5.3 Về mặt kỹ thuật
Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là cơng ty có
mới, hiện cịn thiếu sót nhiều về những máy móc, thiết bị kỹ thuật nên tùy vào
tính chất sự kiện mà cơng ty phải chủ động liên hệ bên thứ 3. Tuy nhiên việc
kiểm soát các thiết bị kỹ thuật lại lại vấn đề lợi thế của công ty, với bề dày
9


kinh nghiệm sử dụng của đội ngũ media khiến cho việc quản lý cũng như sử
dụng thiết bị kỹ thuật trở nên chuyên nghiệp và năng suất hơn bao giờ hết.

5.4 Về công tác quản lý
Công tác quản lý của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện
VNBROS là công tác quản lý trực tiếp theo thứ tự và thông tin 2 chiều khiến
cho ban lãnh đạo nắm được rõ tình hình nhân sự. Cách quản lý này khiến cho
việc quản lý được tuần tự, quyền hạn chức năng được phân công rõ ràng, tạo
nhiều thuận lợi trong q trình quản lý thơng tin và thống nhất ý kiến.

KẾT LUẬN
Tuy thời gian thực tập chỉ kéo dài 2 tháng nhưng qua đó, em cũng đã
học được rất nhiều kinh nghiệm về văn hóa truyền thơng và tổ chức sự kiện.
Nhờ những kinh nghiệm đó mà em đã nâng cao được tầm hiểu biết, kiến thức
chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cho bản thân.
Qua những kiến thức em đã được học ở nhà trường, cùng với quan trình
thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS, nhất là
được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ cán bộ hướng dẫn thực tập là anh Ngô
Hữu Thiện cùng với giảng viên hướng dẫn thực tập là cô giáo Th.S Phạm Quế
Hằng và các anh chị trong cơng ty đã giúp em được hồn thành bài báo cáo
thực tập tốt nghiệp này cũng như hoàn thành kỳ thực tập một cách thuận lợi
và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Vì trình độ nhận thức cịn hạn chế, cùng với thời gian thực tập có hạn
nên bài báo cáo của em không thể tránh khỏi nhiều điều khiếm khuyết, em
kính mong các thầy cơ xem xét và chỉ bảo thêm cho em nhiều hơn. Một lần
nữa em xin chân thành cảm ơn công ty cùng cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng và
các anh chị đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!

10


11