Báo cáo thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS 2 (2)

MỞ ĐẦU
Đối với sinh viên năm 4 các chuyên ngành nói chung và sinh viên đào
tạo chuyên ngành văn hóa nói riêng thì kỳ thực tập cuối khóa ln là một mốc
thời gian quan trọng để hoàn thiện những kỹ năng cần thiết trước khi ra
trường. Việc được tiếp cận với mơi trường năng động như Phịng Marketing
thơng qua hoạt động sinh hoạt tại cơ quan truyền thông... là một cơ hội tốt để
sinh viên có thể học hỏi và trau dồi kinh nghiệm với ngành học mình đã chọn.
Chính vì vậy, phân cơng các sinh viên về nhiều ngành nghề khác nhau để
học hỏi kinh nghiệm luôn là quãng thời gian bổ ích cho sinh viên. Việc chọn
về Phịng Marketing của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện
VNBROS giúp cho em không chỉ được học hỏi về cách thức làm việc truyền
thông và tổ chức sự kiện hiện quả mà cịn có cơ hội được tiếp thu nhiều kiến
tức thực tiễn về công tác tổ chức truyền thông sự kiện, tăng cường những kỹ
năng mềm của bản thân. Đặc biệt đối với chuyên ngành rộng như Văn hóa,
những điều này lại càng quan trọng nếu yêu thích cơng việc truyền thơng,
sinh viên phải học hỏi nhiều hơn, phải được tơi luyện qua thực tế nhiều hơn
thì mới đáp ứng được như cầu của doanh nghiệp.
Đợt thực tập lần này chính là cơ hội để chúng em được học hỏi nhiều
kinh nghiệm từ những cơ quan mà mình thực tập, để từ đó, nâng cao chất
lượng kĩ năng của chính bản thân.

1


NỘI DUNG
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Tryền thông và tổ chức sự kiện VNBROS được thành
lập từ năm 2018 với hơn 3 năm kinh nghiệm. Công ty VNBROS đã từng thực
hiện rất nhiều sản phẩm chuyên nghiệp và dự án lớn tại Việt Nam bao gồm

như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video,
gameshow, livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,…
Bên cạnh các hoạt động đó, VNBROS cịn mang đến cho các doanh
nghiệp những giải pháp về tư vấn và thực hiện các sự kiện với các quy mô
lớn, vừa và nhỏ như Họp báo ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức
họp buổi ký kết, …. Tư vấn và thiết kế các nội dung và hạng mục sự kiện.

2


2. Những đối tác tiêu biểu và định hướng phát triển của công ty.

ĐỐI TÁC CỦA VNBROS

-

Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển trên mọi chỉ tiêu:
Doanh số, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu, loại hình dịch vụ,
thành phần khách hàng;

-

Phát huy và nâng cao thế mạnh sẵn có của cơng ty về đối tác cung
cấp dịch vụ, sự am hiểu thị trường địa phương, mức độ tín nhiệm và
tin cậy từ khách hàng,...để làm cơ sở xây dựng và đa dạng hóa các
dịch vụ Sự kiện – Truyền thông như Hội nghị Triển lãm, Hoạt động
xúc tiến và trao đổi thương mại, Chương trình Hội nghị & Du lịch,
hoạt động quảng bá thương hiệu và sản phẩm Doanh nghiệp bằng các
hình thức quảng bá trực quan, các giải đấu thể thao trong nước...
nhằm gắn kết Doanh nghiệp và Khách hàng, xây dựng hình ảnh và

thương hiệu Doanh nghiệp, thơng qua đó phát triển doanh thu của
Doanh nghiệp;

-

VNBROS là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp cho
doanh nghiệp ngày một khẳng định vị thế trên thị trường, mở rộng
3


thương hiệu doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động
ngày một mạnh mẽ và bền vững.
-

Chun mơn hóa đội ngũ nhân sự có trình độ chun mơn cao, năng
lực ngoại ngữ, khả năng thích nghi và thấu hiểu khách hàng... làm
nền tảng cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp. Bên cạnh đó
là tinh thần ham học hỏi, liên tục cải tiến, học hỏi những kiến thức,
kinh nghiệm mới... để nhanh chóng hội nhập với sự thay đổi không
ngừng của xã hội, trở thành người tiên phong trong việc cung ứng
giải pháp của Doanh nghiệp đến thị trường.

-

“KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI, LIÊN TỤC PHÁT TRIỂN” là lợi thế
cạnh tranh mà công ty tự tạo ra trong quá trình cạnh tranh và hội
nhập kinh tế hiện nay.

-

Bên cạnh đó VNBROS cịn đặt mục tiêu là một trong những doanh
nghiệp đang phát triển, cung cấp các giải pháp tiếp thị, truyền thông,
xúc tiến và trao đổi thương mại của tất cả các doanh nghiệp đang hoạt
động trên các địa bàn khắp cả nước đặc biệt là Hồ Chí Minh, Hà Nội
và Đà Nẵng.

-

Với tiêu chí kinh doanh lấy sự thành công và thịnh vượng của đối tác
làm cốt lõi, sự thành cơng của khách hàng chính là sự thành công của
VNBROS. Không chỉ với bề dày kiến thực kết hợp với kinh nghiệm
thực tiễn mà khả năng thấu hiểu khách hàng cũng như luôn luôn lắng
nghe và đáp ứng từng nhu cầu nhỏ nhất chính là triết lý cốt lõi để
VNBROS kiến tại nên giá trị cho cộng đồng và sự khác biệt cho riêng
mình.

4


3. Bộ máy làm việc của cơng ty

Tổng giám đốc

Phó giám đốc, giám
đốc chi nhánh HCM

Phịng hành chính
nhân sự

Phịng kế tốn

Phịng Marketing

Phịng tổ chức sự

Phịng thiết kế,

kiện

Media

Phịng Event & PR

Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản
chất của doanh nghiệp, phù hợp với xu thế vận động của sự việc, hiện tượng.
Điều này sẽ tránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không
mong muốn.
Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Công ty ln xác định
cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực
hiện. Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số
lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân
sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung.

5


4. Quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty
Mặc dù được thành lập chính thức từ năm 2018 tuy nhiên công ty
VNBROS đã bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện ngay dựa trên bề dày kinh
nghiệm làm việc của đội nhóm nhân lực. Xét về quy trình tổng thể về tổ chức

sự kiện thì cơng ty hiện đang dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế, dàn dựng,
chuẩn bị các dịch vụ kèm cho chủ thể sự kiện, âm thanh, ánh sáng, lễ tân,
MC,...
Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thơng và sự
kiện có thể mơ tả theo sơ đồ như sau:
Tìm

kiếm Gửi báo giá và Thiết kế tổng Cơng

khách hàng

kí hợp đồng

thể kịch bản

chuẩn bị

tác Quyết tốn chi
phí thực tế

a) Tìm kiếm khách hàng
Là một cơng ty mới gia nhập thị trường tuy nhiên VNBROS đã được biết
đến như là một công ty về truyền thông và quảng cáo cũng như tổ chức sự
kiện, vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được giao cho phòng Marketing bao
gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán
với khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được
quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục
khách hàng sự dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân cơng ty mình. Việc
tìm kiếm khách hàng có thể tiến hành theo nhiều cách và sử dụng nhiều
nguồn thông tin. Khi xác định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả

năng của khách hàng phù hợp với khả năng của công ty, các nhân viên tiến
hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp xếp
một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch có thể
được ngay khi mà học đang có nhu cầu thực sự và lưu ý khi mà họ chưa có
nhu cầu, việc làm này cũng giống như việc gửi một cataloge cho khách hàng
để khách hàng tiến hành lựa chọn, và học sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay
6


tức thì hoặc sau đó, thơng báo với cơng ty về sự có mặt của cơng ty và lưu ý
họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang muống tổ chức một sự kiện
b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng
Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện cơng ty luôn
tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức
sự kiện của công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng
thêm phí dịch vụ mà phịng marketing gửi cho khách hàng một bảng báo giá
cho khách hàng, các nhân viên sẽ tiến hành giao dịch qua email hoặc trực tiếp
gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến cơng ty khách hàng là việc làm
có ý nghĩa thiết thực nhất giữa cả hai bên, với bên công ty TNHH truyền
thông và tổ chức sự kiện VNBROS thì bảng báo giá thơng báo với bên khách
hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên khách hàng thì bảng báo giá
thơng báo với bên khách hàng thì bảng báo giá sẽ giúp họ cân đối lại ngân
sách sự kiện và tính tốn xem có sử dụng dịch vụ của công ty không, bảng
báo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà cịn giúp đơi bên
hình dung các mảng của sự kiện. Khi mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo
giá tới khách hàng, tuy nhiên báo giá này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng
các thiết bị dịch vụ thiết bị phát. Dựa vào yêu cầu của báo giá, thấy có sự phù
hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể sự kiện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng
đánh dấu sự hơp tác đôi bên, theo yêu cầu của khách hàng các nhóm tổ chức
viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên

khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà học gửi tới công ty mà loại bỏ một số
hạng mục mà họ thấy không phù hợp. Hợp đồng kí kết là giao kèo giữa cơng
ty TNHH truyền thơng và sự kiện VNBROS và bên đối tác, những vấn đề mà
cả hai bên thỏa thuận từ công việc đôi bên và trường hợp thanh toán,..
c) Thiết kế kịch bản và công tác chuẩn bị
Việc thiết kế kịch bản và làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau.
Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chương trình. Các tổ chức viên
phải làm việc cật lực để lên kế hoạch chương trình sao cho vừa độc đáo
7


nhưng cũng phải phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện. Công tác chuẩn
bị là lên kịch bản các vai, phân công tổ chức viên ý thức tự giác về trách
nhiệm của mình, đặt tồn bộ khả năng của mình vào cơng việc. Tuy nhiên,
khơng phải phân cơng như vật là để tách biệt các thành viên trong nhóm ra
hoạt động một cách riêng rẽ. Các nhân viên dưới cấp hồn thành các cơng
việc đã được chia và sau đó giao lại cho các trưởng phịng, các trưởng phòng
báo cáo lại cho giám đốc Marketing và Giám đốc marketing báo lên cho Phó
giám đốc – Giám đốc điều hành chi nhánh tại TP.HCM. Vì thế cho nên luồng
thơng tin là luồn thơng tin hai chiều, các trưởng phịng và các nhân viên dưới
quyền có thể nói ra suy nghĩ, khó khăn mà mình mắc phải hay góp ý các ý
tưởng hoặc các phương pháp hoạt động tốt hơn, do đó có sự phân cơng rõ
ràng ban đầu, các tổ chức viên dễ dàng thực hiện các công việc đã được phân
cơng từ trước đó, cơng việc chia nhỏ nên sự khó khăn sẽ giảm hơn, và các tổ
chức viên sẽ hoat động sáng tại hơn.. các bộ phận làm công tác chuẩn bị, tập
hợp các dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuê các dịch vụ mà công ty khơng có
sẵn, tổng duyệt các kịch bản trước khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh những vấn
đề chưa cho phù hợp, làm các thủ tục hành chính với chính quyền cơ sở và tại
địa điểm tổ chức sự kiện.
d) Quyết tốn chi phí thực tế

Việc kí kết hợp đồng là đánh dấu sự giao dịch của một sự kiện được tổ
chức, thì việc quyết tốn chi phí tổ chức sự kiện đánh dấu sự kết thúc của một
sự kiện. Thông thường bên công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS
thanh tốn các khoản chi phí tổ chức sự kiện trước mà chưa có sự đặt cọc, số
tiền được trả sau khi sự kiện kết thúc, bên công ty lập một bảng quyết tốn chi
phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền sẽ được chuyển khoản qua ngân
hàng, và mọi thắc mắc liên hệ với phòng kế tốn và giải thích rõ ràng từng
khoản mục một.

8


5. Đánh giá chung về quy trình làm việc của cơng ty
a) Về quy trình tổ chức sự kiện
Để hồn thiện một quy trình tổ chức sự kiện hồn chỉnh từ đầu đến cuối
thì nhà tổ chức đã phải lo lắng bao gồm rất nhiều khâu chi tiết nhỏ:
• Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Tổ chức và tính tốn thời gian
• Danh sách khách mời
• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Tổ chức đưa đón khách
• Khách tới sự kiện
• Khơng gian thực hiện sự kiện
• Tổ chức ăn uống trong sự kiện
• Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh, quay phim, trang trí
chi tiết cho sự kiện,..
Việt quan trọng nhất của một sự kiện và là khởi dầu của một sự kiện là
dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Thư mời, chỗ ở, đi lại, địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống,
trang trí, âm thanh, hình ảnh, giải trí, dẫn chương trình, an ninh, chí phí, thơng

tin liên lạc, vật liệu event,… là những hạng mục mà công ty phải linh hoạt xử
lý. Với mỗi sự kiện được tổ chức tùy thuộc vào loại hình sự kiện và chủ thể sự
kiện thì có những mục đích sự kiện khác nhau. Mục đích duy nhất của cơng ty
là thực hiện đúng theo yêu cầu của ban tổ chức sự kiện, và đi đúng mục đích
của sự kiện nhằm giúp ban tổ chức sự kiện điều hành các công việc trong sự
kiện.
b) Về nhân sự
Nhân sự là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một công ty dịch vụ nào.
Mặc dù đội ngũ của công ty là đội ngũ nhân viên trẻ còn hạn chế về mặt kinh
nghiệm nhưng lại có trình độ chun mơn cao về tổ chức vì chủ yếu được đào
9


tạo từ mơi trường chun nghiệp và bên cạnh đó những người có chun mơn
lâu năm trong cơng ty có rất nhiều kinh nghiệm để truyền đạt lại cho thế hệ
mới vào công ty. Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là
công ty đồi hỏi về năng lực truyền thơng và tổ chức sự kiện, địi hỏi đội ngũ
nhân viên luôn năng động, giàu ý tưởng sáng tạo, bên cạnh đó cũng địi hỏi có
sức khỏe dẻo dai để có thể phát huy tồn năng suất lao động.
Ngồi ra thì cơng ty cịn có thói quyen làm việc rất chuyên nghiệp, nội
quy chặt chẽ khoa học, kỹ năng làm việc nhóm được phát huy hiệu quả và sự
kết hợp giữa các phòng ban được đẩy lên hiệu quả tối đa.
c) Về mặt kỹ thuật
Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là công ty có
mới, hiện cịn thiếu sót nhiều về những máy móc, thiết bị kỹ thuật nên tùy vào
tính chất sự kiện mà công ty phải chủ động liên hệ bên thứ 3. Tuy nhiên việc
kiểm soát các thiết bị kỹ thuật lại lại vấn đề lợi thế của công ty, với bề dày
kinh nghiệm sử dụng của đội ngũ media khiến cho việc quản lý cũng như sử
dụng thiết bị kỹ thuật trở nên chuyên nghiệp và năng suất hơn bao giờ hết.
d) Về công tác quản lý

Công tác quản lý của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện
VNBROS là công tác quản lý trực tiếp theo thứ tự và thông tin 2 chiều khiến
cho ban lãnh đạo nắm được rõ tình hình nhân sự. Cách quản lý này khiến cho
việc quản lý được tuần tự, quyền hạn chức năng được phân công rõ ràng, tạo
nhiều thuận lợi trong q trình quản lý thơng tin và thống nhất ý kiến.

10


KẾT LUẬN
Tuy thời gian thực tập chỉ kéo dài 2 tháng nhưng qua đó, em cũng đã học
được rất nhiều kinh nghiệm về văn hóa truyền thơng và tổ chức sự kiện. Nhờ
những kinh nghiệm đó mà em đã nâng cao được tầm hiểu biết, kiến thức
chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cho bản thân.
Qua những kiến thức em đã được học ở nhà trường, cùng với quan trình
thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS, nhất là
được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ cán bộ hướng dẫn thực tập là anh Ngô
Hữu Thiện cùng với giảng viên hướng dẫn thực tập là cô giáo Th.S Phạm Quế
Hằng và các anh chị trong cơng ty đã giúp em được hồn thành bài báo cáo
thực tập tốt nghiệp này cũng như hoàn thành kỳ thực tập một cách thuận lợi
và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Vì trình độ nhận thức cịn hạn chế, cùng với thời gian thực tập có hạn
nên bài báo cáo của em không thể tránh khỏi nhiều điều khiếm khuyết, em
kính mong các thầy cơ xem xét và chỉ bảo thêm cho em nhiều hơn. Một lần
nữa em xin chân thành cảm ơn công ty cùng cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng và
các anh chị đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!

11