Báo cáo thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS 2 (3)

MỞ ĐẦU
Đối với sinh viên năm 4 các chuyên ngành nói chung và sinh viên đào tạo
chuyên ngành văn hóa nói riêng thì kỳ thực tập cuối khóa ln là một mốc thời
gian quan trọng để hoàn thiện những kỹ năng cần thiết trước khi ra trường. Việc
được tiếp cận với mơi trường năng động như Phịng Marketing thơng qua hoạt
động sinh hoạt tại cơ quan truyền thông... là một cơ hội tốt để sinh viên có thể
học hỏi và trau dồi kinh nghiệm với ngành học mình đã chọn.
Chính vì vậy, phân cơng các sinh viên về nhiều ngành nghề khác nhau để
học hỏi kinh nghiệm luôn là quãng thời gian bổ ích cho sinh viên. Việc chọn về
Phịng Marketing của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS
giúp cho em không chỉ được học hỏi về cách thức làm việc truyền thông và tổ
chức sự kiện hiện quả mà cịn có cơ hội được tiếp thu nhiều kiến tức thực tiễn về
công tác tổ chức truyền thông sự kiện, tăng cường những kỹ năng mềm của bản
thân. Đặc biệt đối với chuyên ngành rộng như Văn hóa, những điều này lại càng
quan trọng nếu yêu thích cơng việc truyền thơng, sinh viên phải học hỏi nhiều
hơn, phải được tôi luyện qua thực tế nhiều hơn thì mới đáp ứng được như cầu
của doanh nghiệp.
Đợt thực tập lần này chính là cơ hội để chúng em được học hỏi nhiều kinh
nghiệm từ những cơ quan mà mình thực tập, để từ đó, nâng cao chất lượng kĩ
năng của chính bản thân.

1


NỘI DUNG
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Tryền thông và tổ chức sự kiện VNBROS được thành lập từ
năm 2018 với hơn 3 năm kinh nghiệm. Công ty VNBROS đã từng thực hiện rất
nhiều sản phẩm chuyên nghiệp và dự án lớn tại Việt Nam bao gồm như TVC

quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video, gameshow,
livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,…
Bên cạnh các hoạt động đó, VNBROS cịn mang đến cho các doanh nghiệp
những giải pháp về tư vấn và thực hiện các sự kiện với các quy mô lớn, vừa và
nhỏ như Họp báo ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức họp buổi ký kết,
…. Tư vấn và thiết kế các nội dung và hạng mục sự kiện.

2


2. Những đối tác tiêu biểu và định hướng phát triển của công ty.

ĐỐI TÁC CỦA VNBROS

- Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển trên mọi chỉ tiêu: Doanh
số, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu, loại hình dịch vụ, thành phần
khách hàng;
- Phát huy và nâng cao thế mạnh sẵn có của cơng ty về đối tác cung cấp
dịch vụ, sự am hiểu thị trường địa phương, mức độ tín nhiệm và tin cậy
từ khách hàng,...để làm cơ sở xây dựng và đa dạng hóa các dịch vụ Sự
kiện – Truyền thông như Hội nghị Triển lãm, Hoạt động xúc tiến và trao
đổi thương mại, Chương trình Hội nghị & Du lịch, hoạt động quảng bá
thương hiệu và sản phẩm Doanh nghiệp bằng các hình thức quảng bá
trực quan, các giải đấu thể thao trong nước... nhằm gắn kết Doanh
nghiệp và Khách hàng, xây dựng hình ảnh và thương hiệu Doanh
nghiệp, thơng qua đó phát triển doanh thu của Doanh nghiệp;
3


- VNBROS là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp cho doanh

nghiệp ngày một khẳng định vị thế trên thị trường, mở rộng thương hiệu
doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động ngày một mạnh
mẽ và bền vững.
- Chun mơn hóa đội ngũ nhân sự có trình độ chun mơn cao, năng lực
ngoại ngữ, khả năng thích nghi và thấu hiểu khách hàng... làm nền tảng
cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp. Bên cạnh đó là tinh thần
ham học hỏi, liên tục cải tiến, học hỏi những kiến thức, kinh nghiệm
mới... để nhanh chóng hội nhập với sự thay đổi không ngừng của xã hội,
trở thành người tiên phong trong việc cung ứng giải pháp của Doanh
nghiệp đến thị trường.
- “KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI, LIÊN TỤC PHÁT TRIỂN” là lợi thế
cạnh tranh mà công ty tự tạo ra trong quá trình cạnh tranh và hội nhập
kinh tế hiện nay.
- Bên cạnh đó VNBROS cịn đặt mục tiêu là một trong những doanh
nghiệp đang phát triển, cung cấp các giải pháp tiếp thị, truyền thông, xúc
tiến và trao đổi thương mại của tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động
trên các địa bàn khắp cả nước đặc biệt là Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà
Nẵng.
- Với tiêu chí kinh doanh lấy sự thành cơng và thịnh vượng của đối tác
làm cốt lõi, sự thành cơng của khách hàng chính là sự thành cơng của
VNBROS. Không chỉ với bề dày kiến thực kết hợp với kinh nghiệm
thực tiễn mà khả năng thấu hiểu khách hàng cũng như luôn luôn lắng
nghe và đáp ứng từng nhu cầu nhỏ nhất chính là triết lý cốt lõi để
VNBROS kiến tại nên giá trị cho cộng đồng và sự khác biệt cho riêng
4


mình.

3. Bộ máy làm việc của cơng ty

Tổng giám
đốc

Phó giám
đốc, giám
đốc chi
nhánh HCM

Phịng hành
chính nhân
sự

Phịng kế
tốn

Phịng
Marketing

Phịng tổ
chức sự
kiện

Phịng thiết
kế, Media

Phịng
Event & PR

Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất

của doanh nghiệp, phù hợp với xu thế vận động của sự việc, hiện tượng. Điều
này sẽ tránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả khơng mong
muốn.
Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Cơng ty ln xác định
cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực
hiện. Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp khơng? Số
5


lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách
tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung.

4. Quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty
Mặc dù được thành lập chính thức từ năm 2018 tuy nhiên công ty VNBROS
đã bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện ngay dựa trên bề dày kinh nghiệm làm
việc của đội nhóm nhân lực. Xét về quy trình tổng thể về tổ chức sự kiện thì
cơng ty hiện đang dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế, dàn dựng, chuẩn bị các
dịch vụ kèm cho chủ thể sự kiện, âm thanh, ánh sáng, lễ tân, MC,...
Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thơng và sự
kiện có thể mơ tả theo sơ đồ như sau:
Tìm

kiếm Gửi báo giá Thiết kế tổng Cơng

khách hàng

và

kí

hợp thể kịch bản

chuẩn bị

tác Quyết tốn chi
phí thực tế

đồng
a) Tìm kiếm khách hàng
Là một cơng ty mới gia nhập thị trường tuy nhiên VNBROS đã được biết
đến như là một công ty về truyền thông và quảng cáo cũng như tổ chức sự kiện,
vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được giao cho phịng Marketing bao gồm
những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán với khách
hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được quyền lợi
trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục khách hàng sự
dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân cơng ty mình. Việc tìm kiếm khách
hàng có thể tiến hành theo nhiều cách và sử dụng nhiều nguồn thông tin. Khi xác
định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù hợp
với khả năng của công ty, các nhân viên tiến hành giao dịch với khách hàng
6


thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện
về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch có thể được ngay khi mà học đang có nhu
cầu thực sự và lưu ý khi mà họ chưa có nhu cầu, việc làm này cũng giống như
việc gửi một cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, và học
sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay tức thì hoặc sau đó, thơng báo với cơng ty về
sự có mặt của công ty và lưu ý họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang
muống tổ chức một sự kiện
b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng

Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn
tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức sự
kiện của công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng thêm phí
dịch vụ mà phịng marketing gửi cho khách hàng một bảng báo giá cho khách
hàng, các nhân viên sẽ tiến hành giao dịch qua email hoặc trực tiếp gặp mặt
khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa
thiết thực nhất giữa cả hai bên, với bên công ty TNHH truyền thông và tổ chức
sự kiện VNBROS thì bảng báo giá thơng báo với bên khách hàng phạm vi trách
nhiệm của họ, cịn với bên khách hàng thì bảng báo giá thơng báo với bên khách
hàng thì bảng báo giá sẽ giúp họ cân đối lại ngân sách sự kiện và tính tốn xem
có sử dụng dịch vụ của cơng ty khơng, bảng báo giá khơng chỉ giúp hình dung
chi phí trong sự kiện mà cịn giúp đơi bên hình dung các mảng của sự kiện. Khi
mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo giá tới khách hàng, tuy nhiên báo giá
này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng các thiết bị dịch vụ thiết bị phát. Dựa
vào yêu cầu của báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể
sự kiện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu sự hơp tác đơi bên, theo u cầu
của khách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kế
hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà học gửi
tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy khơng phù hợp. Hợp đồng kí
7


kết là giao kèo giữa công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS và bên đối
tác, những vấn đề mà cả hai bên thỏa thuận từ công việc đôi bên và trường hợp
thanh toán,..
c) Thiết kế kịch bản và công tác chuẩn bị
Việc thiết kế kịch bản và làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau.
Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chương trình. Các tổ chức viên phải
làm việc cật lực để lên kế hoạch chương trình sao cho vừa độc đáo nhưng cũng
phải phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện. Công tác chuẩn bị là lên kịch

bản các vai, phân công tổ chức viên ý thức tự giác về trách nhiệm của mình, đặt
tồn bộ khả năng của mình vào cơng việc. Tuy nhiên, khơng phải phân cơng như
vật là để tách biệt các thành viên trong nhóm ra hoạt động một cách riêng rẽ. Các
nhân viên dưới cấp hồn thành các cơng việc đã được chia và sau đó giao lại cho
các trưởng phịng, các trưởng phịng báo cáo lại cho giám đốc Marketing và
Giám đốc marketing báo lên cho Phó giám đốc – Giám đốc điều hành chi nhánh
tại TP.HCM. Vì thế cho nên luồng thơng tin là luồn thơng tin hai chiều, các
trưởng phịng và các nhân viên dưới quyền có thể nói ra suy nghĩ, khó khăn mà
mình mắc phải hay góp ý các ý tưởng hoặc các phương pháp hoạt động tốt hơn,
do đó có sự phân cơng rõ ràng ban đầu, các tổ chức viên dễ dàng thực hiện các
công việc đã được phân cơng từ trước đó, cơng việc chia nhỏ nên sự khó khăn sẽ
giảm hơn, và các tổ chức viên sẽ hoat động sáng tại hơn.. các bộ phận làm công
tác chuẩn bị, tập hợp các dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuê các dịch vụ mà công
ty khơng có sẵn, tổng duyệt các kịch bản trước khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh
những vấn đề chưa cho phù hợp, làm các thủ tục hành chính với chính quyền cơ
sở và tại địa điểm tổ chức sự kiện.
d) Quyết tốn chi phí thực tế
Việc kí kết hợp đồng là đánh dấu sự giao dịch của một sự kiện được tổ
chức, thì việc quyết tốn chi phí tổ chức sự kiện đánh dấu sự kết thúc của một sự
8


kiện. Thông thường bên công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS thanh
tốn các khoản chi phí tổ chức sự kiện trước mà chưa có sự đặt cọc, số tiền được
trả sau khi sự kiện kết thúc, bên công ty lập một bảng quyết tốn chi phí thực tế
đưa cho bên khách hàng, số tiền sẽ được chuyển khoản qua ngân hàng, và mọi
thắc mắc liên hệ với phòng kế tốn và giải thích rõ ràng từng khoản mục một.
5. Đánh giá chung về quy trình làm việc của cơng ty
a) Về quy trình tổ chức sự kiện
Để hồn thiện một quy trình tổ chức sự kiện hồn chỉnh từ đầu đến cuối thì

nhà tổ chức đã phải lo lắng bao gồm rất nhiều khâu chi tiết nhỏ:
 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
 Tổ chức và tính tốn thời gian
 Danh sách khách mời
 Địa điểm tổ chức sự kiện
 Tổ chức đưa đón khách
 Khách tới sự kiện
 Không gian thực hiện sự kiện
 Tổ chức ăn uống trong sự kiện
 Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh, quay phim, trang trí chi
tiết cho sự kiện,..
Việt quan trọng nhất của một sự kiện và là khởi dầu của một sự kiện là dự
toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Thư mời, chỗ ở, đi lại, địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang
trí, âm thanh, hình ảnh, giải trí, dẫn chương trình, an ninh, chí phí, thơng tin liên
lạc, vật liệu event,… là những hạng mục mà công ty phải linh hoạt xử lý. Với
mỗi sự kiện được tổ chức tùy thuộc vào loại hình sự kiện và chủ thể sự kiện thì
9


có những mục đích sự kiện khác nhau. Mục đích duy nhất của công ty là thực
hiện đúng theo yêu cầu của ban tổ chức sự kiện, và đi đúng mục đích của sự kiện
nhằm giúp ban tổ chức sự kiện điều hành các công việc trong sự kiện.
b) Về nhân sự
Nhân sự là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một công ty dịch vụ nào. Mặc
dù đội ngũ của cơng ty là đội ngũ nhân viên trẻ cịn hạn chế về mặt kinh nghiệm
nhưng lại có trình độ chun mơn cao về tổ chức vì chủ yếu được đào tạo từ mơi
trường chun nghiệp và bên cạnh đó những người có chun mơn lâu năm
trong cơng ty có rất nhiều kinh nghiệm để truyền đạt lại cho thế hệ mới vào công
ty. Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là công ty đồi hỏi

về năng lực truyền thơng và tổ chức sự kiện, địi hỏi đội ngũ nhân viên luôn năng
động, giàu ý tưởng sáng tạo, bên cạnh đó cũng địi hỏi có sức khỏe dẻo dai để có
thể phát huy tồn năng suất lao động.
Ngồi ra thì cơng ty cịn có thói quyen làm việc rất chuyên nghiệp, nội quy
chặt chẽ khoa học, kỹ năng làm việc nhóm được phát huy hiệu quả và sự kết hợp
giữa các phòng ban được đẩy lên hiệu quả tối đa.
c) Về mặt kỹ thuật
Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS là công ty có
mới, hiện cịn thiếu sót nhiều về những máy móc, thiết bị kỹ thuật nên tùy vào
tính chất sự kiện mà công ty phải chủ động liên hệ bên thứ 3. Tuy nhiên việc
kiểm soát các thiết bị kỹ thuật lại lại vấn đề lợi thế của công ty, với bề dày kinh
nghiệm sử dụng của đội ngũ media khiến cho việc quản lý cũng như sử dụng
thiết bị kỹ thuật trở nên chuyên nghiệp và năng suất hơn bao giờ hết.
d) Về công tác quản lý
Công tác quản lý của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện
VNBROS là công tác quản lý trực tiếp theo thứ tự và thông tin 2 chiều khiến cho
ban lãnh đạo nắm được rõ tình hình nhân sự. Cách quản lý này khiến cho việc
10


quản lý được tuần tự, quyền hạn chức năng được phân cơng rõ ràng, tạo nhiều
thuận lợi trong q trình quản lý thông tin và thống nhất ý kiến.

KẾT LUẬN
Tuy thời gian thực tập chỉ kéo dài 2 tháng nhưng qua đó, em cũng đã học
được rất nhiều kinh nghiệm về văn hóa truyền thơng và tổ chức sự kiện. Nhờ
những kinh nghiệm đó mà em đã nâng cao được tầm hiểu biết, kiến thức chuyên
môn và kinh nghiệm thực tế cho bản thân.
Qua những kiến thức em đã được học ở nhà trường, cùng với quan trình
thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS, nhất là

được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ cán bộ hướng dẫn thực tập là anh Ngô
Hữu Thiện cùng với giảng viên hướng dẫn thực tập là cô giáo Th.S Phạm Quế
Hằng và các anh chị trong cơng ty đã giúp em được hồn thành bài báo cáo thực
tập tốt nghiệp này cũng như hoàn thành kỳ thực tập một cách thuận lợi và hoàn
thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Vì trình độ nhận thức cịn hạn chế, cùng với thời gian thực tập có hạn nên
bài báo cáo của em không thể tránh khỏi nhiều điều khiếm khuyết, em kính
mong các thầy cơ xem xét và chỉ bảo thêm cho em nhiều hơn. Một lần nữa em
xin chân thành cảm ơn công ty cùng cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng và các anh
chị đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!

11