Giáo trình Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: TIÊU CHUẨN HĨA
CƠNG TÁC VĂN THƯ
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP
Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Tiêu chuẩn, quy chuẩn là các quy định của Nhà nước về lĩnh vực nào đó
như về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,vv… Để có những thước đo nhất định
làm chuẩn mực đánh giá và dễ dàng so sánh với nhau trong q khứ và hiện tại.
Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư là các chuẩn mực của các nghiệp vụ
công tác văn thư phải thực hiện, vì vậy việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để
nâng cao chất lượng của công tác văn thư. Đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ,
nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng
như đáp ứng các yêu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu
thế của nền hành chính hiện đại.

Việc triển khai tiêu chuẩn hóa văn thư sẽ tạo ra sự thuận lợi trong trao đổi
thông tin, đảm bảo nâng cao chất lượng nghiệp vụ hành chính, tạo ra sự thống
nhất và đơn giản hóa các nghiệp vụ văn thư hành chính.
Nội dung chính của giáo trình bao gồm ba chương:
+ Chương 1: Những vấn đề chung về cơng tác tiêu chuẩn hóa
+ Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư
+ Chương 3: Áp dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư trong các cơ quan
Q trình biên soạn giáo trình chúng tơi có tham khảo nhiều tài liệu cho
phù hợp với giai đoạn đổi mới của ngành văn thư hành chính. Tuy nhiên vẫn cịn
nhiều thiếu sót, hạn chế, khiếm khuyết. Vì vậy mong được sự đóng góp ý kiến
của bạn đọc để cuốn giáo trình ngày một hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !
Ngày 15 tháng 05 năm 2019
Tham gia biên soạn

Chủ biên: Trung Xuân Phú

1


MỤC LỤC
Trang
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1
LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA .............. 5
1. Khái niệm, đối tượng và mục đích tiêu chuẩn hóa ........................................... 5
1.1. Khái niệm ....................................................................................................... 5
1.2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa ............................................................................... 7
1.3. Mục đích tiêu chuẩn hóa ................................................................................ 7
2. Các loại và cấp tiêu chuẩn hóa .......................................................................... 9

2.1. Các loại tiêu chuẩn hóa và quy chuẩn kỹ thuật .............................................. 9
2.2. Các cấp tiêu chuẩn hóa ................................................................................. 11
3. Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ........................................................ 14
3.1. Trang bìa....................................................................................................... 14
3.2. Trang 01 ....................................................................................................... 14
3.3. Trang 03 ....................................................................................................... 14
3.4. Trang 04 ....................................................................................................... 15
3. Hệ thống tổ chức tiêu chuẩn hố. .................................................................... 16
3.1. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc tế. .................................................................. 16
3.2. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia ................................................................. 18
3.3. Cơ quan tiêu chuẩn hóa khu vực .................................................................. 19
3.4. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp địa phương ...................................................... 19
3.5. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp ngành............................................................... 19
Câu hỏi ôn tập chương 1 ..................................................................................... 20
CHƯƠNG 2: TIÊU CHUẨN HĨA NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN THƯ ..... 21
1. Mục đích tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư ..................................... 21
1.1. Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ ........................................................ 21
1.2. Nâng cao mức độ thích ứng của nghiệp vụ văn thư với các mục đích đã định ...... 22
1.3. Tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, cơng nghệ ................................. 22
2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư ................................... 23
2.1. Thuật ngữ văn thư ........................................................................................ 23
2.2. Công cụ sử dụng trong công tác văn thư...................................................... 23
2.3. Các khâu nghiệp vụ văn thư ......................................................................... 24
3. Nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư ................................................... 26
3.1. Xây dựng và công bố tiêu chuẩn về văn thư ................................................ 26
3.2. Xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật về văn thư ................................ 29
3.3. Áp dụng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật về văn thư ................................ 29
3.4. Đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật ........................ 30
4. Các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về văn thư .............................................. 31
4.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ văn thư .................................................................. 31

4.2. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về văn bản ........................................................... 39
4.3. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về hồ sơ ............................................................... 40
4.4. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về cặp, hộp đựng tài liệu ..................................... 48
4.5. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về công cụ quản lý văn bản................................. 49
Câu hỏi ôn tập chương 2 ..................................................................................... 52
2


CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG TIÊU THUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ
TRONG CÁC CƠ QUAN ................................................................................... 53
1. Phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn trong công tác văn thư........................... 53
2. Áp dụng các tiêu chuẩn vào nghiệp vụ công tác văn thư ................................ 54
3. Kiểm tra, đánh giá vấn đề ứng dụng tiêu chuẩn hoá ....................................... 55
3.1. Thuận lợi .................................................................................................... 55
3.2. Thách thức .................................................................................................. 57
3.3. Một số kiến nghị ........................................................................................ 58
Câu hỏi ôn tập chương 3 ..................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 60

3


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: TIÊU CHUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ
Mã mơn học: MH20
Vị trí, tính chất, ý nghĩa của mơn học:
- Vị trí: Là mơn học quan trọng quy định tiêu chuẩn hóa cơng tác
văn thư được học sau các môn Văn bản, Quản lý văn bản lập hồ sơ, Tổ
chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư, học trước
môn quản lý văn bản trên mơi trường mạng.

- Tính chất: Tiêu chuẩn hố cơng tác văn thư là mơn học bắt buộc.
- Ý nghĩa và vài trị của mơn học: Mơn học trang bị cho học sinh
sinh viên kiến thức về các nghiệp vụ tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư.
Giúp cho công tác văn thư được thống nhất, đảm bảo tính chính xác và
khoa học.
Mục tiêu của mơn học:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được lý luận cơ bản về tiêu chuẩn hóa.
+ Trình bày được nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn
thư, hệ thống tiêu chuẩn về văn thư đã ban hành;
- Về kĩ năng
+ Ứng dụng được tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư
+ Đánh giá được nội dung các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật về
văn thư;
+ Tham gia xây dựng, rà soát nội dung các tiêu chuẩn và quy chuẩn
kỹ thuật áp dụng trong nghiệp vụ văn thư.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tạo lập được tính nghiêm túc, tích
cực, chủ động và sáng tạo trong q trình học tập và nghiên cứu môn học.
Nội dung môn học:
Chương 1: Những vấn đề chung về tiêu chuẩn hóa.
Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư.
Chương 3: Ứng dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư trong cơ quan.

4


CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA
Mã chương: MH20.01
Giới thiệu:
Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư là đưa ra các tiêu chuẩn, chuẩn mực

của nhà nước ban hành đối với công tác văn thư trong các cơ quan, tổ
chức.
Hệ thống tiêu chuẩn hóa nhằm áp dụng các nghiệp vụ văn thư thống
nhất trong tất cả các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương nhằm
đảm bảo mối quan hệ tương tác trong quá trình làm việc.
Tiêu chuẩn hóa được vận hành khi áp dụng bộ ISO - TCVN nhằm
đảm bảo tính khoa học, tính chính xác và tính hệ thống của văn bản nói
riêng và các nghiệp vụ văn thư hành chính nói chung.
Mục tiêu:
- Trình bày được kiến thức cơ bản về các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ
thuật theo quy định của nhà nước.
- Nội dung các loại và các cấp tiêu chuẩn hóa, hệ thống tiêu chuẩn
hóa hiện hành ở nước ta hiện nay.
- nắm vững vai trị và ý nghĩa của cơng tác tiêu chuẩn hóa được áp
dụng thống nhất trong cơng tác văn thư.
- Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong q trình học tập và nghiên
cứu.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, đối tượng và mục đích tiêu chuẩn hóa
1.1. Khái niệm
1.1.1. Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng
làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình,
mơi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội nhằm
nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.
Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện
áp dụng.
“Tiêu chuẩn là một tài liệu được xây dựng trên cơ sở đồng thuận và
được thông qua bởi một cơ quan thừa nhận, dùng để sử dụng chung và
nhiều lần, trong đó quy định các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính của

hoạt động hoặc kết quả của chúng, nhằm đạt được mức độ trật tự tốt nhất
trong điều kiện quy định.”
-Theo ISO/IEC 2004 “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật
và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ, q trình mơi trường và các đối tượng khác trong hoạt động
kinh tế - xã hội nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của đối
tượng này.” -Theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kĩ thuật năm 2006.
1.1.2.Quy chuẩn kỹ thuật

5


Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ
thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, mơi
trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân
thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật,
thực vật, mơi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của
người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác.
Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng .
* Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật
- Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật nằm ở tính bắt
buộc áp dụng:
+ Việc tuân thủ tiêu chuẩn là tự nguyện,
+ Với quy chuẩn kỹ thuật, việc tuân thủ là bắt buộc và có hiệu lực
pháp luật.
- Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật cũng có những hàm ý khác nhau
đối với thương mại quốc tế:
+ Với quy chuẩn kỹ thuật: Nếu một sản phẩm nhập khẩu không đáp
ứng các yêu cầu của một quy chuẩn kỹ thuật, nó sẽ không được phép đưa

ra thị trường.
+ Trong trường hợp tiêu chuẩn: sản phẩm nhập khẩu không phù hợp
tiêu chuẩn sẽ vẫn được phép lưu thông trên thị trường, nhưng thị phần của
sản phẩm này có thể bị ảnh hưởng, nếu sản phẩm mà được người tiêu
dùng ưa chuộng và đáp ứng được các tiêu chuẩn địa phương thì có thể làm
tăng lượng hàng hóa bán ra,tăng thị phần, ví dụ tiêu chuẩn chất lượng hay
mầu sắc đối với hàng dệt may và quần áo.
- Ngồi ra cịn khác nhau ở cơ quan ban hành và phạm vi điều chỉnh
+ Việc ban hành quy chuẩn kỹ thuật là trách nhiệm của Chính phủ.
Chúng quy định về đặc tính của sản phẩm và quy trình quản lý.
+ Cịn với tiêu chuẩn: Được xây dựng bởi các bên liên quan theo
nguyên tắc đồng thuận,các bên liên quan có thể là nhiều dạng tổ chức
trong lĩnh vực công hoặc tư nhân. Chúng chỉ quy định các đặc tính sản
phẩm hoặc yêu cầu kỹ thuật.
1.1.3.Tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hố Là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử
dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn,
nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.
Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng, cơng bố và tổ chức triển khai
thực hiện hệ thống tiêu chuẩn đã đề ra. Tiêu chuẩn hóa giúp cho hoạt
động quản lý tối thiểu hóa những sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo sự lặp
lại của các hoạt động và kết quả thu được.
Áp dụng ISO trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây dựng và thực
hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong cơ
quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm
tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo
chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác
6

văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này
nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.
Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong
cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng và thực hiện một hệ thống
quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản,
nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống,
đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của khách
hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó. Hệ
thống này vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức là q trình
chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khá ch
hàng, các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các
dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng và các u cầu chính đáng
khác) và lấy phịng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời
sản phẩm.
Sản phẩm của cơ quan ở đây bao gồm các kết quả đo đếm được, hoặc
không đo đếm được, là một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát hành; xử lý các
thơng tin, văn bản đến chính xác, kịp thời; đáp ứng các loại nhu cầu về
hoạt động, làm việc của cơ quan.
Sự thỏa mãn của khách hàng được đánh giá thông qua các dịch vụ
đầu ra đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được khách hàng
chấp nhận. Khách hàng của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn ISO ở đây là các
cơ quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương trong và ngoài ngành,
các cá nhân trong và ngoài nước, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan.
1.2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy trong thực hiện
những yêu cầu của khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu;
cách ứng xử đúng mực; tạo niềm tin của khách hàng; sự đồng cảm hiểu
biết lẫn nhau trong quá trình giao tiếp giải quyết công việc.
Con người (hay công chức) trong dịch vụ hành chính được coi là yếu

tố hàng đầu, có tính quyết định chất lượng dịch vụ hành chính. Muốn vậy,
cơng chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức và kỹ năng giải quyết
công việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện,
kịp thời và linh hoạt. Điều tối kỵ đối với công chức là sự thờ ơ, lãnh đạm,
máy móc, nơn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tơn trọng khách hàng.
1.3. Mục đích tiêu chuẩn hóa
Cơng tác văn thư, lưu trữ là hoạt động khơng thể thiếu và có vai trị
quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp
dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ
nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng
như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp
với xu thế của nền hành chính hiện đại.
-Tạo ra sự thuận lợi cho trao đổi thông tin
- Đảm bảo và nâng cao chất lượng
7


- Tạo ra sự thống nhất hóa và đơn giản hóa
1.3.1. Nâng cao mức độ thích ứng của sản phẩm, q trình và dịch vụ với
những mục đích đã định từ trước
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nằm trong bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO
9000 về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế
(ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chuẩn phiên
bản 1994. ISO 9001:2000, quy định những yêu cầu cơ bản đối với hệ
thống quản lý chất lượng của một tổ chức để chứng tỏ năng lực củ a tổ
chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng,
các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách
hàng.
Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phương
pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hố các thủ tục hành chính

ứng với từng cơng việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều
văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là
một trong những hình thức rà sốt các thủ tục hành chính nhằm xây dựng
một cơng trình xử lý cơng việc khoa học và hợp lý. Mục tiêu của việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước
được thực hiện thơng qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình
xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều
kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm sốt được q
trình giải quyết cơng việc trong nội bộ cơ quan, thơng qua đó từng bước
nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ
công.
1.3.2. Ngăn ngừa rào cản trong thương mại
Việc áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào hành chính cơng và
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã được thực hiện có hiệu quả ở một số
nước trong khu vực như Malaysia, Singapore, trong đó đối với quy trình
lập và quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO
15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn này cũng đã đuợc Bộ Khoa học
và công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004). Ở
trong nước, một số Bộ ngành và địa phương như Văn phòng Bộ Công
nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, cũng đã áp dụng ISO
9000 và ISO 9001:2000 vào một số nội dung của công tác văn thư như là
một phần trong các quy trình hoạt động hành chính của các cơ quan, như
các quy trình soạn thảo, giải quyết và ban hành văn bản; quản lý văn bản
đi đến. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói
đã tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà,
rút ngắn thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng cơng việc, đồng
thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công
nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với
dân được cải thiện, từ đó vai trị và vị trí của cơng tác văn thư, lưu trữ
cũng được nâng cao. Từ đó tạo ra sự tương thích về quản lý chất lượn g

với các nước trong khu vực và quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các
hoạt động thương mại.
8


Việc áp dụng tiêu chuẩn hóa là vơ cùng cần thiết cịn bởi các ngành
cơng nghiệp thiên về xuất khẩu trên thế giới cũng rất mong muốn có được
một khung quy định chuẩn trên tồn thế giới, để có thể hợp lý hố q
trình thương mại quốc tế. Đó là nguyên nhân của việc thành lập của ISO.
Việc tiêu chuẩn hố quốc tế được thực hiện cho nhiều cơng nghệ trong
những lĩnh vực khác nhau như xử lý và truyền dẫn thơng tin, cung c ấp
hàng hố, sản xuất và sử dụng năng lượng, đóng tàu, dịch vụ cơng và
ngân hàng. Việc tiêu chuẩn hoá sẽ tiếp tục được thực hiện cho tất cả các
hoạt động sản xuất và dịch vụ. Q trình tự tồn cầu do hố thương mại
ngày nay những nền kinh tế tự do đang có xu hướng thay đổi nguồn cung
cấp và mang lại nhiều cơ hội cho việc mở rộng thị trường vì vậy việc tạo
một quy chuẩn chung là vơ cùng cần thiết. Vì vậy cần áp dụng các tiêu
chuẩn quốc tế vào trong các hoạt động dịch vụ công.
1.3.3. Tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, cơng nghệ
Xét về góc độ công nghệ, việc cạnh tranh tự do cũng cần dựa vào
những tài liệu quy định chung một cách cụ thể, chi tiết để có thể phân biệt
được hàng hố, sản phẩm của nước này so với nước kia, của khu vực này
so với khu vực kia. Một tiêu chuẩn được công nhận trong hoạt động cung
cấp dịch vụ công mà cụ thể là trong hoạt động văn thư lưu trữ là tiêu
chuẩn được cơng nhận rộng rãi trên tồn thế giới, được thống nhất giữa
các đối tác thương mại, được công nhận trong ngôn ngữ của thươ ng mại.
2. Các loại và cấp tiêu chuẩn hóa
2.1. Các loại tiêu chuẩn hóa và quy chuẩn kỹ thuật
2.1.1.Các loại tiêu chuẩn
Khi phân loại tiêu chuẩn cần căn cứ và cơ sở hình thành vào các loại

tiêu chuẩn đó, trên cơ sở xác định các cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn mà
phận đinh thành các loại tiêu chuẩn theo từng lĩnh vực khác nhau. Cụ thể
như sau.
- Theo đối tượng của tiêu chuẩn
- Theo mục đích của tiêu chuẩn
- Theo tính chất pháp lý
- Theo cấp tiêu chuẩn
- Theo các loại tiêu chuẩn
Ở mỗi loại tiêu chuẩn lại xây dựng những cơ sở xác định tiêu chuẩn
riêng biệt cho từng loại tiêu chuẩn phù hợp với quy định của cơ quan
quản lý chất lượng nhà nước và sự tương ứng vơi các tiêu chuẩn quốc tế.
2.1.2.Các loại quy chuẩn kỹ thuật
Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật và ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật của Việt
Nam bao gồm:
- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, ký hiệu là QCVN;
- Quy chuẩn kỹ thuật địa phương, ký hiệu là QCĐP.
Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật
Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc
gia được quy định như sau:
9


- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ tổ chức xây dựng và ban
hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong phạm vi ngành, lĩnh vực được
phân công quản lý;
- Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức thẩm định dự thảo
quy chuẩn kỹ thuật quốc gia;
- Chính phủ quy định việc xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn
kỹ thuật quốc gia mang tính liên ngành và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
cho đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật t huộc

trách nhiệm quản lý của cơ quan thuộc Chính phủ.
Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật địa
phương được quy định như sau:
- Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xây dựng và
ban hành quy chuẩn kỹ thuật địa phương để áp dụng trong phạm vi quản
lý của địa phương đối với sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình đặc thù
của địa phương và yêu cầu cụ thể về môi trường cho phù hợp với đặc
điểm về địa lý, khí hậu, thuỷ văn, trình độ phát triển kinh tế - xã hội của
địa phương;
- Quy chuẩn kỹ thuật địa phương được ban hành sau khi được sự
đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1
Điều này.
Các loại quy chuẩn kỹ thuật cụ thể.
- Quy chuẩn kỹ thuật chung bao gồm các quy định về kỹ thuật và
quản lý áp dụng cho một lĩnh vực quản lý hoặc một nhóm sản phẩm, hàng
hố, dịch vụ, q trình.
- Quy chuẩn kỹ thuật an tồn bao gồm:
+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn sinh
học, an toàn cháy nổ, an tồn cơ học, an tồn cơng nghiệp, an tồn x ây
dựng, an tồn nhiệt, an tồn hóa học, an tồn điện, an tồn thiết bị y tế,
tương thích điện từ trường, an toàn bức xạ và hạt nhân;
+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn vệ
sinh thực phẩm, an toàn dược phẩm, mỹ phẩm đối với sức k hoẻ con
người;
+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến vệ sinh, an
tồn thức ăn chăn ni, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, chế
phẩm sinh học và hoá chất dùng cho động vật, thực vật.
- Quy chuẩn kỹ thuật môi trường quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu
về chất lượng môi trường xung quanh, về chất thải.
- Quy chuẩn kỹ thuật quá trình quy định u cầu về vệ sinh, an tồn

trong q trình sản xuất, khai thác, chế biến, bảo quản, vận hành, vận
chuyển, sử dụng, bảo trì sản phẩm, hàng hóa.
- Quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ quy định yêu cầu về an toàn, vệ sinh
trong dịch vụ kinh doanh, thương mại, bưu chính, viễn thơng, xây dựng,
giáo dục, tài chính, khoa học và cơng nghệ, chăm sóc sức khoẻ, du lịch,
giải trí, văn hố, thể thao, vận tải, mơi trường và dịch vụ trong các lĩnh
vực khác.
10


2.2. Các cấp tiêu chuẩn hóa
2.2.1. Tiêu chuẩn hóa cấp quốc tế
Hệ thống các cấp tiêu chuẩn quốc tế được ban hành rộng rãi phổ biến
ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như sau.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004...):
Hệ thống quản lý chất lượng.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004...): Hệ
thống quản lý môi trường.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003,
ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006...): Hệ thống quản lý an toàn thực
phẩm.
- ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn
thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000.
- ISO/IEC 17020:2012: Chuẩn mực chung cho các hoạt động của tổ
chức tiến hành giám định, phiên bản cũ ban hành năm 1998, tương đương
tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17020:2001; Phiên bản mới ban hành ngày
1/3/2012 (bản dịch tạm thời được cung cấp bởi Đặng Khánh Hào)
- ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng
nhận.
- ISO/TS 16949: Được xây dựng bởi Hiệp hội ôtô quốc tế (IATF) The International Automotive Task Force. Tiêu chuẩn ISO/TS 16949:

2002 là quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công
nghiệp ôtô toàn cầu như: QS 9000 (Mỹ), VDA6.1 (Đức), EAQF (Pháp),
AVSQ (Ý) với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu
cầu của nhiều khách hàng. Đây không phải là tiêu chuẩn bắt buộc cho các
nhà sản xuất ôtô trên thế giới.
- ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế (yêu cầu cụ thể
về năng lực và chất lượng Phịng thí nghiệm Y tế), (Phiên bản đầu tiên
ban hành năm 2003, phiên bản gần đây ban hành năm 2007 và có tiêu
chuẩn quốc gia của Việt Nam tương đương là TCVN 7782:2008).
2.2.2.Tiêu chuẩn hóa cấp khu vực
Hệ thống tiêu chuẩn cấp khu vực xây dựng tiêu chuẩn riêng áp dụng
cho từng khu vực cụ thể.
CENELEC, CEN và ETSI là 3 cơ quan tiêu chuẩn hoá của Châu Âu
được coi là đủ năng lực trong việc tiêu chuẩn hoá kỹ thuật. Ba cơ quan
này đã đưa ra các tiêu chuẩn của Liên minh châu Âu (EU) trong từng lãnh
vực riêng biệt và tạo ra “hệ thống tiêu chuẩn hoá Châu Âu”.
Hiện tại EU đang tạo ra các tiêu chuẩn thống nhất và hài hoà cho
toàn EU đối với các lãnh vực sản phẩm chính nhằm thay thế hàng ngàn
các tiêu chuẩn quốc gia khác nhau. Tuy nhiên các quốc gia thành viên
được phép đưa ra thêm các u cầu cho ngành cơng nghiệp của mình. Tuy
nhiên, nếu sản phẩm nào đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu sẽ được
cho phép lưu hành tự do tại EU.
Sức khoẻ và an toàn
11


Nhãn CE
Chứng nhận HACCP
Chứng nhận ISO 9000
Các tiêu chuẩn EN/ISO

Trách nhiệm xã hội
Nhãn hiệu Xã hội công bằng
Chứng nhận SA 8000
Môi trường
Nhãn Green dot (ở một số quốc gia)
Nhãn sinh thái
Chứng nhận ISO 14000
2.2.3.Tiêu chuẩn hóa cấp quốc gia
Các TCVN do Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam (thuộc Tổng
cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng) và các bộ, ngành tổ chức xây
dựng, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.
Hiện nay đã có hàng nghìn TCVN bao gồm tiêu chuẩn cơ bản, tiêu
chuẩn thuật ngữ, tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn phương pháp thử
và lấy mẫu, tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản; thuộc
các lĩnh vực như cơ khí, luyện kim, giao thơng vận tải, xây dựng, hóa
chất, dầu khí, khống sản, nơng nghiệp, thực phẩm, hàng tiêu dùng, mơi
trường, an tồn, điện, điện tử, cơng nghệ thơng tin...
Các tiêu chuẩn có ảnh hưởng khá rộng rãi là: TCVN 5712 định nghĩa
chuẩn cho bộ mã ABC với cách nhập liệu Telex; TCVN 6909 định nghĩa
chuẩn mã hóa tiếng Việt như là một tập con của bộ mã Unicode 3.1;TCVN
ISO 9001 (tương đương với ISO 9001) về các yêu cầu đối với hệ thống
quản lý chất lượng.
Ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia bao gồm số hiệu, năm công bố tiêu
chuẩn đứng sau cụm từ viết tắt TCVN và được phân cách bằng dấu hai
chấm (:) [1] . Ví dụ: TCVN 4980:2006 là ký hiệu của tiêu chuẩn quốc gia có
số hiệu là 4980, được cơng bố năm 2006.
Trường hợp tiêu chuẩn quốc gia hồn toàn tương đương với tiêu
chuẩn quốc tế, ký hiệu tiêu chuẩn gồm ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia và ký
hiệu của tiêu chuẩn quốc tế để trong ngoặc đơn, cách nhau khoảng trống
một ký tự. Ví dụ: TCVN 111:2006 (ISO 15:1998).

Hoặc có thể thể hiện như sau:
TCVN 111:2006
ISO 15:1998
Là ký hiệu của tiêu chuẩn quốc gia có số hiệu là 111 được xây dựng
trên cơ sở chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế ISO 15:1998 và được
công bố năm 2006.
Trường hợp đặc biệt, khi tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng trên cơ
sở chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế của Tổ chức tiêu chuẩn hóa
quốc tế (ISO) về hệ thống quản lý (ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000 và
các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khác), ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia bao
gồm ký hiệu TCVN đứng trước, ký hiệu ISO đứng sau một ký tự, sau đó
12


là số hiệu tiêu chuẩn ISO được chấp nhận và năm ban hành tiêu chuẩn
quốc gia được phân cách bằng dấu hai chấm (:).
Ví dụ: ký hiệu TCVN ISO 14001:2006 là ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia
được xây dựng trên cơ sở chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế ISO
14001 về hệ thống quản lý môi trường và được công bố vào năm 2006.
Ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia thay thế bao gồm số hiệu của tiêu chuẩn
quốc gia được thay thế, năm công bố tiêu chuẩn quốc gia thay thế được
phân cách bằng dấu hai chấm (:) và được đặt sau ký hiệu TCVN.
Ví dụ: TCVN cơng bố năm 2006 để thay thế TCVN 289:2000 được
ký hiện là TCVN 289:2006.
2.2.4. Tiêu chuẩn hóa cấp địa phương
Tiêu chuẩn này là căn cứ để đánh giá chất lượng sản phẩm trong
phạm vi sản xuất (thuộc các cơ sở quốc doanh, Công tư hợp do anh, tập
thể và cá thể) cũng như trong lưu thông phân phối các sản phẩm, dịch vụ
trên địa bàn cụ thể.
Ví dụ: tiêu chuẩn địa phương về sản phẩm điện

- Máy tăng âm công suất dùng cho ca nhạc (POWER AMELIFIER)
ký hiệu 53 TVC 178-88.
- Đèn từ bóp tay – ký hiệu 53 TVC 479-88.
- Ba lát đèn thủy ngân cao áp – ký hiệu 53 TCV 180-88.
- Ăngten dùng cho máy thu hình màu và đen trắng – ký hiệu 53 TVC
181-88.
- Nồi cơm điện tự động – ký hiệu 53 TVC 182-88.
- Bộ trộn tín hiệu – ký hiệu 53 TVC 183-88.
2.2.5. Tiêu chuẩn hoá cấp ngành
Việc xây dựng tiêu chuẩn nghành là việc hệ thống hóa cá tiêu chuẩn
cho từng lĩnh vực cụ thể. Đối với cơng tác văn thư thì tiêu chuẩn ngành
được công bố kèm Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 07
năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố Tiêu chuẩn quốc gia
về tiêu chuẩn thực hiện cơng tác văn thư.
Ví dụ:
SỔ ĐĂNG KÝ

MỤC LỤC HỒ SƠ
(INVENTORY-REGISTER)
Tiêu chuẩn này quy định khn khổ và mẫu trình bày Sổ đăng ký mục
lục hồ sơ áp dụng trong các lưu trữ Nhà nước, lưu trữ chuyên ngành và
khuyến khích áp dụng ở lưu trữ cơ quan để thống kê, quản lý và tra cứu
các mục lục hồ sơ.
1. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được in sẵn có kích thước A4
(210x297), dầy 10-15mm.
2. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được đóng bằng giấy trắng, dai, nhẵn
đều hai mặt, có trọng lượng 60g/m 2 trở lên. Bìa sổ làm bằng loại giấy
cứng, gáy sổ bọc vải.
13

3. Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
3.1. Trang bìa
3.1.1. Các yếu tố thơng tin trên trang bìa
Bao gồm:
- Tên lưu trữ
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
3.1.2. Các yếu tố thơng tin trên trang bìa
Được quy định trình bày như sau:
- Tên lưu trữ (Ví dụ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Lưu trữ Bộ Nội
vụ...) được in bằng kiểu chữ VNTimeU 16 Bold (phơng chữ trong
Window) thành một dịng cách mép bìa trên 50mm và cách đều hai mép
trái, phải.
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được trình bày thành hai dịng. Dòng
trên Sổ đăng ký được in bằng kiểu chữ VNTimeU 26 Bold cách mép bìa
trên 125mm và cách đều hai mép trái, phải. Dòng dưới Mục lục hồ sơ
được in bằng kiểu chữ VNTimeU 36 Bold cách đều 2 mép trái, phải.
3.2. Trang 01
Các yếu tố thông tin trên trang 01 được trình bày như trên trang bìa
trong khung viền 2 nét cách đều mép 20mm.
3.3. Trang 03
Trên trang 03 trình bày phần Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ trong
khung viền 2 nét cách mép trái, phải 20mm và cách mép trên, dưới 50mm.
3.3.1. Dòng Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ được in bằng kiểu chữ
VNTimeU 16 Bold cách mép trên 80mm và cách đều 2 mép trái, phải.
3.3.2. Tên các cột mục được in bằng kiểu chữ VNTimeU 12 Bold cách
dòng Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ 20mm.
3.3.3. Phần hướng dẫn đăng ký từng cột mục được in bằng kiểu chữ
VNTime 12.
3.3.4. Khoảng cách giữa các dòng trong một cột mục cách nhau 6mm và

giữa các cột mục cách đều nhau 10mm.
3.3.5. Nội dung Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ được quy định trình
bày như sau:
1. Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ
sơ trong lưu trữ. Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ.
Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại ra khỏi Sổ đăng ký mục lục hồ sơ thì số
thứ tự đó bỏ trống.
2. Phông số: Ghi số phông đã được quy định trong Sổ đăng ký các
phông lưu trữ.
3. Mục lục số: Ghi số của mục lục hồ sơ đã được quy định trong
phạm vi một phông.
4. Tên mục lục hồ sơ: Ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ.
5. Thời gian của tài liệu trong mục lục: Ghi năm bắt đầu và năm kết
thúc của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ.
14


6. Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản được
thống kê trong mục lục hồ sơ.
7. Số tờ của mục lục: Ghi số lượng tờ của mục lục hồ sơ.
8. Số bản của mục lục: Ghi số lượng bản của mục lục hồ sơ hiện có
trong lưu trữ.
9. Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong
mục lục hồ sơ.
10. Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ
đi nơi khác.
3.4. Trang 04
Từ trang 04 đến hết sổ trình bày phần thống kê các mục lục hồ sơ.
Các yếu tố thơng tin được trình bày ở dạng kẻ cột trải rộng trên hai trang
có kích thước tổng cộng 400 x 297mm trong khung viền 2 nét cách đều

mép ngoài 10mm.
3.4.1. Tên gọi các cột mục được in bằng kiểu chữ VNTime 12 Bold. Dưới
tên gọi các cột mục là đường kẻ ngang cách khung viền trên 15mm và
cách đều nhau 10mm.
3.4.2. Độ rộng từng cột mục được quy định như sau:
1. Số thứ tự đăng ký mục lục: 25mm
2. Phông số: 25mm
3. Mục lục số: 15mm
4. Tên mục lục: 135mm
5. Thời gian của tài liệu có trong mục lục: 50mm
6. Số lượng đơn vị bảo quản: 30mm
7. Số tờ của mục lục: 20mm
8. Số bản của mục lục: 20mm
9. Thời hạn bảo quản: 35mm
10. Ghi chú: 45mm
HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ
1. Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ
sơ trong lưu trữ. Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ.
Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại ra khỏi "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ" thì
số thứ tự bỏ trống.
2. Phông số: Ghi số phông đã được quy định trong "Sổ đăng ký các
phông lưu trữ".
3. Mục lục số: Ghi số mục lục hồ sơ đã được quy định trong phạm vi
một phông.
4. Tên mục lục: Ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ.
5. Thời gian của tài liệu trong mục lục: Ghi năm bắt đầu và năm kết
thúc của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ.
6. Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản được
thống kê trong mục lục hồ sơ.
15

7. Số tờ của mục lục: Ghi số lượng tờ của mục lục hồ sơ.
8. Số bản của mục lục: Ghi số lượng bản của mục lục hồ sơ hiện có
trong lưu trữ.
9. Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong
mục lục hồ sơ.
10. Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ
đi nơi khác...
Số
Phơng Mục
thứ tự
số
lục số
đăng
ký
mục
lục

Tên
mục
lục

Thời
gian
của
tài
liệu
có
trong

mục
lục

Số
lượng
đơn
vị bảo
quản

Số tờ
của
mục
lục

Số
bản
của
mục
lục

Thời
hạn
bảo
quản

Ghi
chú

3. Hệ thống tổ chức tiêu chuẩn hoá.
3.1. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc tế.

Tổ chức tiêu chuẩn hố quốc tế (tiếng Anh: International
Organization for Standardization; viết tắt: ISO hay iso) là cơ quan thiết
lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các
quốc gia. Được thành lập vào ngày 23 tháng 2 năm 1947, tổ chức này đã
đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và cơng nghiệp trên phạm vi tồn thế
giới. Trong khi ISO xác định mình như là một tổ chức phi chính phủ
(NGO), khả năng của tổ chức này trong việc thiết lập các tiêu chuẩn thông thường trở thành luật định thông qua các hiệp định hay các tiêu
chuẩn quốc gia - làm cho nó có nhiều sức mạnh hơn phần lớn các tổ chức
phi chính phủ khác, và trên thực tế tổ chức này hoạt động với sự liên kết
chặt chẽ với các chính phủ. Những người tham dự bao gồm một tổ chức
tiêu chuẩn từ mỗi quốc gia thành viên và các tập đoàn lớn. ISO hợp tác
chặt chẽ với Hội đồng kỹ thuật điện quốc tế (International
Electrotechnical Commission, viết tắt IEC), là tổ chức chịu trách nhiệm
tiêu chuẩn hóa các thiết bị điện. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) Tổ
16


chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for
Standarlization; viết là ISO hay iso) là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc
tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các quốc gia.
ISO là liên đoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia và
là tổ ch ức tiêu chuẩn hoá lớn nhất thế giới hiện nay. Mục tiêu của ISO là
thúc đẩy sự phát triển của cơng tác tiêu chuẩn hố và các hoạt động có
liên quan nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hố và dịch vụ trên
phạm vi tồn thế giới cũng như góp phần vào việc phát triển sự hợp tác
trong lĩnh vực trí tuệ, khoa học, cơng nghệ và kinh tế. Kết quả của các
hoạt động kỹ thuật của ISO là các tiêu chuẩn quốc tế ISO. Phạm vi hoạt
động của ISO bao trùm tất cả các lĩnh vực, trừ điện và điện tử (thuộc
phạm vi trách nhiệm của Uỷ ban Kỹ thuật điện quốc t ế - IEC). ISO hợp
tác chặt chẽ với Hội đồng kỹ thuật điện quốc tế (International

Electrotechnical Commission, viết tắt IEC), là tổ chức chịu trách nhiệm
tiêu chuẩn hóa các thiết bị điện. Tổ chức tiêu chuẩn hoá quớc tế thường
được nhắc tới một cách đơn giản là ISO (đọc là ai zơ). ISO có ba loạ i
thành viên: Thành viên đầy đủ, thành viên thông tấn và thành viên đăng
ký. Thành viên của ISO phải là cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia và mỗi
quốc gia chỉ có duy nhất một cơ quan/tổ chức đại diện để tham gia ISO.
ISO hiện có 156 thành viên, trong đó có 100 thành viên đầy đủ, 46 thành
viên thông tấn và 10 thành viên đăng ký. Các hoạt động kỹ thuật của ISO
được triển khai bởi 2.959 cơ quan kỹ thuật, trong đó có 192 ban kỹ thuật
(TCs), 541 tiểu ban kỹ thuật (SCs), 2.188 nhóm cơng tác (WGs) và 38
nhóm nghiên cứu đặc biệt (Ad-hoc Study groups). Hiện có trên 590 tổ
chức quốc tế có quan hệ với các cơ quan kỹ thuật của ISO. Tính đến h ết
năm 2005, ISO đã xây dựng được 15.649 tiêu chuẩn quốc tế và các tài
liệu dạng tiêu chuẩn.
Cơ cấu tổ chức của ISO bao gồm:
+ Đại Hội đồng: họp toàn thể mỗi năm một lần;
+ Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên được Đại Hội đồng ISO bầu ra;
+ Ban Thư ký Trung tâm: Thực hiện chức năng Thư ký vụ cho Đại
hội
+ Ban Thư ký Trung tâm: thực hiện chức năng Thư ký vụ cho Đại Hộ
i Hội đồng trong việc quản lý kỹ thuật, theo dõi các vấn đề thành viên, hỗ
trợ kỹ thuật cho các Ban kỹ thuật, chịu trách nhiệm về xuất bản, thong tin,
quảng bá và chương trình cho các nước đang phát triển.
+ Các Ban chính sách phát triển gồm có: Ban Đánh giá sự phù hợp CASCO; Ban Phát triển DEVCO;
Ban Thông tin INFCO; Ban Chất chuẩn REMCO; Ban Chính sách người tiêu dùng COPOLCO.
+ Hội đồng Quản lý Kỹ thuật (TMB): tổ chức và quản lý hoạt động c
ủa các Ban kỹ thuật tiêu chuẩn;
+ Các Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn: hiện nay, ISO có 2859 cơ quan kỹ th
uật bao gồm 186 Ban Kỹ thuật, 576
17

Tiểu ban Kỹ thuật, 2057 Nhóm Cơng tác và 40 Nhóm Nghiên cứu (số
liệu năm 1999) để tiến hành nghiên cứu và soạn thảo các tiêu chuẩn và cá
c hướng dẫn của ISO.
+ Các Ban cố vấn.
Hiện có khoảng 30.000 các nhà khoa học, kỹ thuật, các nhà quản lý, cơ
quan chính phủ, các nhà cơng nghiệp, người tiêu dũng…. Đại diện cho các cơ
quan tiêu chuẩn hóa quốc gia thành viên tham gia vào việc xây dựng các tiêu
chuẩn quốc tế và các các tiêu chuẩn quốc tế và các chính sách phát triển của ISO
Hiện có trên 500 tổ chức quốc tế có quan hệ với các cơ quan kỹ thuật
của I
Tính đến hết năm 2000, ISO đã ban hành được trên 12000 tiêu chuẩn quốc
tế ISO và các xuất bản phẩm khác (hướng dẫn, báo cáo kỹ thuật, v.v...).
3.2. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia
Việt Nam (đại diện là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng)
tham gia ISO từ năm 1977 và đã có những đóng góp nhất định cho tổ
chức này. Việt Nam đã tham gia Hội đồng ISO trong 2 nhiệm kỳ: 1997 1998 và 2001-2002, được bầu vào Hội đồng ISO nhiệm kỳ 2004-2005;
hiện tham gia với tư cách thành viên chính thức.
Đến nay, Việt Nam là thành viên P (thành viên tham gia) của 5 Ban
kỹ thuật và thành O (thành viên quan sát) của trên 50 Ban kỹ thuật của
ISO, tham góp ý cho việc xây dựng mới và sốt xét khoảng 50 tiêu chuẩn
Quốc tế hàng năm.
Trong những năm gần đây, Việt Nam đã 2 lần được Đại Hội đồng b
ầu là một thành viên của Hội đồng ISO cho các nhiệm kỳ: 1997 – 1998 và
2001 – 2002.
Việc hòa hợp các Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) với tiêu chuẩn
Quốc tế ISO cũng là một mục tiêu quan trọng trong hoạt động tiêu chuẩn
Quốc tế hóa của Việt Nam.
Trong những năm gần đây, nhiều TCVN đã ban hành trên cơ sở chấp

hận các
tiêu chuẩn quốc tế ISO. Nguồn: TCVN.GOV.VN Số Tổ chức Tiêu chuẩn
hoá Quốc tế (International Organization for Standardization - ISO *) ISO
là liênđoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hoá qu ốc gia và là t ổ ch
ức tiêu chu ẩn hoá lớn nhất của thế giới hiện nay.
Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam gọi là tiêu chuẩn Việt Nam (ký hiệu
TCVN), do Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. Những
TCVN đầu tiên ban hành năm 1962, cho đến nay khoảng 6000 TCVN đã
được ban hành, và hiện tồn tại trên 4000 TCVN đang cịn hiệu lực. Hiện
nay mỗi năm có khoảng 150 TCVN được ban hành. Thời gian để xây
dựng 1 TCVN từ khi bắt đầu tới kết thúc kéo dài từ 1 đến 2 năm. Trước
năm 1990, toàn bộ TCVN là bắt buộc áp dụng. Sau năm 1990, theo Pháp
lệnh Chất lượng hàng hố, chỉ có các TCVN về mơi trường, vệ sinh và an
toàn là bắt buộc, các TCVN khác là tự nguyện. Tổng số TCVN bắt buộc

18


hiện nay chừng 200, chiếm khoảng 5% tổng số TCVN hiện hành (hơn
4000).
3.3. Cơ quan tiêu chuẩn hóa khu vực
Tiêu chuẩn hóa khu vực nhằm xác lập các sản phẩm được công nhận
bởi 1 tổ chức cụ thể. Trong các tiêu chuẩn khu vực hiện nay thì tiê u chuẩn
Châu âu ( CE) được coi là bộ tiêu chuẩn phổ biến và có tiêu chuẩn cao
nhất.
CE được viết tắt từ cụm từ “Conformité Européenne” có tên gọi đầy
đủ và chính thức là CE Marking. Chứng nhận CE Marking cho biết sản
phẩm tuân theo pháp luật của Liên minh Châu Âu (EU) và cho phép sản
phẩm đươc lưu thông tự do trong thị trường Châu Âu. Thông qua việc gắn
dấu CE lên sản phẩm, nhà sản xuất tuyên bố dựa trên trách nhiệm của họ

rằng sản phẩm đó đáp ứng mọi yêu cầu về mặt pháp lý để có được tiêu
chuẩn CE Marking.
Chứng nhận CE cũng được coi như "hộ chiếu thương mại" để sản
phẩm vào thị trường EU. Hiện nay, rất nhiều nhà sản xuất bị hải quan EU
tịch thu như là hàng xấu hoặc bị trả lại vì khơng có CE Marking.
Quốc gia yêu cầu bắt buộc dấu CE Marking
- Liên minh châu Âu (EU) - Hiệp hội Thương mại Tự do (EFTA)
TỔ CHỨC CẤP CHỨNG NHẬN CE EUROCERT s.a có tên gọi đấy đủ là
European Inspection & Certification s.a là Tổ chức chứng nhận và kiểm
định CE Marking, được cộng đồng chung Châu Âu cơng nhận và tín
nghiệm. Giấy chứng nhận của EUROCERT có sức ảnh hưởng và mức độ
uy tín trên tồn cầu. Khi đến với EUROCERT, hình ảnh, thương hiệu và
mức độ uy tín của doanh nghiệp, tổ chức sẽ được nâng lên một tầm cao
mới; khả năng chiến thắng của doanh nghiệp trong cạnh tranh thị trường .
Mặt khác, sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được người tiêu dùng quan tâm,
chú ý và lựa chọn. Đồng thời mở rộng cơ hội xuất khẩu hàng hóa sang thị
trường các nước Châu Âu cũng như các nước khác trên thế giới cho doanh
nghiệp.
3.4. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp địa phương
Việc quản lý và xây dựng các tiêu chuẩn địa phương đượng thực
hiện bởi các Chi cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là tổ chức thuộc Bộ
Khoa học và Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp SởKhoa
học và Công nghệ quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về tiêu
chuẩn, đo lường, chất lượng trong phạm vi địa phương, gồm: Tiêu chuẩn,
quy chuẩn kỹ thuật, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa và tổ chức
thực hiện các hoạt động dịch vụ công về tiêu chuẩn đo lường chất lượng
theo quy định của pháp luật.
3.5. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp ngành
Hoạt động văn thư lưu trưc được Cục Văn thư vaF Lưu trữ Nhà nước
quản lý. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng hệ thống tổ chức lưu

trữ từ Trung ương đến cơ sở, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp l uật
19


văn thư, lưu trữ, tổ chức thu thập, bảo vệ an tồn và tổ chức khai thác, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, đào tạo cán bộ, chỉ đạo cán bộ,
chỉ đạo nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong văn thư
lưu trữ, quan hệ hợp tác quốc tế, tổ chức hội lưu trữ .v.v.
Hệ thống tiêu chuẩn nghành bao gồm:
- Danh mục TCVN/QCVN 2014
- Danh mục TCVN/QCVN 2013
- Danh mục TCVN/QCVN 2012
- Danh mục TCVN/QCVN 2011
- Danh mục TCVN/QCVN 2010
- Danh mục TCVN/QCVN 2009
- Danh mục TCVN/QCVN 2008

Câu hỏi ôn tập chương 1
Câu 1: Trình bày đối tượng và mục đích tiêu chuẩn hóa. Vai trị của cơng
tác tiêu chuẩn hóa trong cơ quan ,tổ chức.
Câu 2: Hãy nêu các loại tiêu chuẩn hóa và quy chuẩn kỹ thuật. Trong q
trình thực hiện cơng tác tiêu chuẩn hóa ngành, địa phương các cơ quan, tổ
chức được hưởng các thuận lợi và khó khăn gì.
Câu 3: Trình bày các cấp tiêu chuẩn hóa và hệ thống tổ chức tiêu chuẩn
hóa. Vì sao các quốc gia đều phải thực hiện tiêu chuẩn khu vực và tiêu
chuẩn hóa quốc tế.

20

CHƯƠNG 2: TIÊU CHUẨN HĨA NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN THƯ
Mã chương: MH20.02
Giới thiệu :
- Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư nhằm tạo ra sự thống
nhất về các nghiệp vụ thong qua việc xây dựng và công bố tiêu chuẩn và
quy chuẩn kỹ thuật của công tác văn thư.
- Đánh giá tiêu chuẩn kỹ thuật thông qua các tiêu chí về văn bản,
tiêu chí về hồ sơ,tiêu chuẩn ,quy chuẩn về cặp đựng tài liệu, về c ác công
cụ quản lý văn bản và công tác văn thư lưu trữ thống nhất theo đúng quy
định.
Mục tiêu:
- Trình bày được mục đích, đối tượng và các tiêu chuẩn hóa trong
cơng tác văn thư.
- Tạo lập tính nghiêm túc, tích cực, chủ động và sáng tạo trong học
tập và nghiên cứu .
Nội dung chính:
1. Mục đích tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư
1.1. Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn bộ hoạt động của cơ quan nhà
nước được thực hiện thông qua các quá trình. Mỗi quá trình hoạt động của
cơ quan được cụ thể hóa bằng một quy trình. Việc xây dựng các quy trình
nhằm thực hiện các mục đích sau:
- Việc xây dựng quy trình là cụ thể hố các quá trình hoạt động thành
từng bước theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế tiến hành,
giải quyết cơng việc, nhằm mục đích thực hiện ngun tắc viết những gì
bạn làm, làm những gì bạn viết.
- Các quy trình được xây dựng nhằm chuẩn hóa các hoạt động quản
lý và cung cấp dịch vụ của cơ quan, chúng được xem như quy chế của cơ
quan và buộc các đối tượng liên quan phải thực hiện.
- Việc xây dựng quy trình sẽ chỉ ra trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của

mỗi cá nhân tham gia quy trình theo một trình tự nhất định, điều đó khơng
những tạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ quan, mà nó cịn là bằng
chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá
nhân trong cơ quan. Nhờ vậy, việc thực hiện các thủ tục hành chính, các
khâu nghiệp vụ của cơ quan sẽ được quy củ, nền nếp. Đó cũng chính là
yếu tố quan trọng để tạo nên một hệ thống quản lý chất lượng của cơ
quan.
Để xây dựng một quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách chính
xác theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan
nhà nước, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
+ Xác định tên gọi chính xác của tiêu chuẩn
+ Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu của việc xây dựng
tiêu chuẩn
21


+ Xác định nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn
+ Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính,
trách nhiệm liên đới và các phịng, ban, cá nhân liên quan trong việc thực
hiện tiêu chuẩn.
+ Xác định các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn
1.2. Nâng cao mức độ thích ứng của nghiệp vụ văn thư với các mục đích đã định
Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác văn
thư, lưu trữ phụ thuộc nhiều yếu tố, trong đó có sự quan tâm, cam kết ủng
hộ của Lãnh đạo cơ quan, sự đầy đủ hệ thống các văn bản, thủ tục quy
định, văn bản hướng dẫn, tài liệu tham chiếu làm cơ sở cho việc xây dựng
sổ tay chất lượng, điều kiện cơ sở vật chất, trình độ, khả năng sẵn sàncủa
công chức liên quan đến việc thực hiện quy trình, tầm quan trọng cũng
như nội dung các quy trình cơng việc trong cơng tác văn thư lưu trữ, việc
áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng cần được áp dụng

cho các quy trình sau của cơng tác văn thư lưu trữ:
Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm:
- Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản
- Quy trình quản lý văn bản đi đến
- Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó
có việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu
Các quy trình quản lý của cơng tác lưu trữ bao gồm:
- Các quy trình thu thập và bổ sung tài liệu
- Quy trình phân loại tài liệu phơng lưu trữ
- Các quy trình xác định giá trị tài liệu
- Quy trình chỉnh lý tài liệu
- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phịng đọc
- Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu
trữ
1.3. Tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công nghệ
- Việc phổ biến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đến các cán bộ, công chức,
viên chức đang làm công tác văn thư lưu trữ sẽ có nhiều thuận lợi. Bởi lẽ,
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất
lượng và các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang
tiếng Việt và công bố trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như:
biên tập thành sách, đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet.
Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đang là nhu cầu
cấp bách đối với các cơ quan nhà nước trong giai đoạn cải cách hành
chính nhà nước. Bởi lẽ, việc thực hiện hệ thống quản lý theo mơ hình ISO
9000 sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa
học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc
phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực
hiện cơng việc. Chính vì vậy, áp dụng ISO 9000 trong công tác khai thác,
sử dụng tài liệu phù hợp với xu thế chung của cơng cuộc cách hành chính
nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến việc áp

22


dụng ISO 9000 được nhà nước và các cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều
kiện, đầu tư về cơ sở pháp lý, cơ sở vật chất.
2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư
2.1. Thuật ngữ văn thư
Văn bản quản lý nhà nước có vai trị rất quan trọng trong hoạt động
quản lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử
dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều
hành công việc.Văn bản quản lý nhà nước không những là phương tiện
ghi lại và truyền đạt thơng tin, các quyết định trong quản lý mà cịn thể
hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc,
giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ
chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan.
Hiện nay tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn. Một
trong những hạn chế đó là việc sử dụng ngơn ngữ trong các văn bản
QLNN không đúng văn phong hành chính-cơng vụ như dùng từ đa nghĩa,
sử dụng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ
hồ, lủng củng… Do tính chất khơng rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội
dung bị bóp méo, xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất
định trong hoạt động quản lý nhà nước. Xuất phát từ vai trò của quản lý
nhà nước, vai trò của văn bản, từ tình hình sử dụng ngơn ngữ trong các
văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc đầu tư, nghiên cứu các biện pháp nâng
cao hiệu quả việc sử dụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản là vấn đề cấp
thiết đặt ra và đưa ra tiêu chuẩn chung về thuật ngữ văn thư và văn phong
hành chính.
2.2. Cơng cụ sử dụng trong công tác văn thư
Các công cụ sử dụng trong công tác văn thư là cơ sở để có thể hồn
thiện và nâng cao hiệu quản hoạt động của công tác văn thư trong các cơ

quan, tổ chức. Vì thế cần sớm hồn thiện và đầu thư có đồng bộ cơ sở vật
chất phục vụ cho hoạt động này. Trong cơ quan các công cụ sử dụng trong
cơng tác văn thư bao gồm:
- Thiết bị chính

Máy vi tính

Máy in

Máy photocopy

Máy fax

Máy scan

Bìa hồ sơ

Sổ quản lý văn bản....
- Thiết bị hỗ trợ

Máy chiếu

Giấy

Giá đựng tài liệu

Hộp , thùng đựng văn bản, hồ sơ...
23

Cần có sự đồng bộ các dụng cụ để hoạt động văn thư đạt hiệu quả,
đồng thời bảo quản các loại tài liệu, hồ sơ được lâu dài, phục vụ cho hoạt
động khai thác, nghiên cứu sử dụng tốt hơn.
2.3. Các khâu nghiệp vụ văn thư
Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoạt động theo
nhiệm kỳ nên trong từng phần việc có đặc thù riêng .
2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
a. Thể thức văn bản:
- Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể
thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng
đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn
bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ,
ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể
thức văn bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện
theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể
thức văn bản trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ
chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày
04/7/2006 của Văn phịng trung ương Đồn.
b. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.
2.3.2. Quản lý văn bản:
a. Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
b. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ
thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
24