Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG
Mã bài: MĐ14.03
Máy móc, thiết bị chuyên dùng trong cơ quan nhà nƣớc, hay trong các tổ
chức, đơn vị đƣợc trang bị nhƣ thế nào? Việc quản lý, sử dụng các loại máy
móc, thiết bị của cơ quan nhà nƣớc, hay các tổ chức, đơn vị khác đều phải tuân
thủ theo quy định nhất định của pháp luật.
Để quản lý và sử dụng các trang thiết bị chuyên dùng cho thành thạo,
hiệu quả thì phải tìm hiểu kĩ nguyên lý cấu tạo, tính năng của các trang thiết bị
đó.
Mục tiêu bài:
- Trình bày đƣợc ngun lý, cấu tạo, tính năng của một số trang thiết bị chuyên
dụng.
- Thành thạo một số trang thiết bị chuyên dụng trong các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
- Bảo quản và xử lý các sự cố thƣờng gặp khi sử dụng một số trang thiết bị
chuyên dụng.
-Thể hiện tính tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong q trình học tập.
Nội dung chính
1. Máy in
Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều loại và công nghệ khác
nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy
in ra giấy và sử dụng công nghệ laser.
Đa phần các máy in đƣợc sử dụng cho văn phòng, chúng đƣợc nối với
một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in đƣợc nối
với các thiết bị cơng nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác
trên các chất liệu riêng.
1.1. Nguyên lý, cấu tạo của máy in
1.1.1. Nguyên lý chung và cấu tạo của máy in laser
Máy in laser là thiết bị in sử dụng tia laser trong quá trình tạo bản in. Có
nhiều ngƣời đã nhầm máy laser với máy in sử dụng đèn LED để tạo bản in.

53


Sơ đồ khối máy in laser nhƣ sau

Khối nguồn :
Ổn định điện áp và cung cấp năng lƣợng điện cho toàn máy.
Đầu vào là nguồn xoay chiều dân dụng (AC).
Đầu ra của khối nguồn bao gồm các mức nguồn một chiều ổn định, đã đƣợc lọc
sạch các can nhiễu (nếu có) của nguồn dân dụng.
Sẵn sàng cung cấp cho các mạch điện trong máy.
Khối nguồn cũng tạo ra cao áp trong từng thời điểm (dƣới tác động của khối
điều khiển) để nạp tĩnh điện cho trống, cho giấy trong quá trình tạo bản in.
Phần lớn khối nguồn của các máy in, từ in kim_phun_laser_LED đều sử dụng
kiểu mạch nguồn ngắt mở (switching)
Khối data:
Còn gọi là khối giao tiếp, thực hiện nhiệm vụ sau :
Đầu vào : Nhận lệnh in và dữ liệu từ PC gửi sang.
54


Đầu vào của các máy in đời cũ (nhƣ máy kim Epson LQ100/1070/1170 …, máy
laser HP4L/5L/6L…) đƣợc kết nối với PC bằng cổng song song (LPT1/2 … –
parallel).
Đầu vào của các máy in đời mới hơn (nhƣ Canon LBP2900…) đƣợc kết nối với
PC bằng cổng tuần tự vạn năng (USB – Universial Serial Bus).
Đầu ra : Xuất tín hiệu cho mạch quang và mạch điều khiển
Tín hiệu điều khiển từ PC bao gồm :
• Lệnh kiểm tra tình trạng máy in (hết giấy, sự cố mạch sấy …)
• Lệnh nạp giấy.

Các tín hiệu nói trên (về mặt xử lý) với cổng song song thì đi chân riêng và
đƣợc tách trƣớc mạch dữ liệu đến mạch điều khiển, còn ở cổng USB thì tách sau
IC giao tiếp để đến mạch điều khiển.
Dữ liệu từ PC : Là chuỗi nhị phân (0,1) thể hiện cấp độ xám của từng điểm ảnh
trên bản cần in.
Tín hiệu này đƣợc đƣa vào mạch xử lý dữ liệu để chuyển đổi thành điện áp
tƣơng tự (analog) và cấp cho mạch quang.
Tùy theo biên độ điện áp điều khiển mà diode laser của mạch quang sẽ phát xạ
mạnh hay yếu.
Khối quang:
Đầu vào : Bao gồm 2 tín hiệu
• Tín hiệu điều khiển motor lệch tia, đƣợc gửi đến từ mạch điều khiển.
• Điện áp điều khiển cƣờng độ phát xạ laser, đƣợc gửi đến từ khối data.
Đầu ra : Là các tia laser đƣợc trải đều trên suốt chiều dài của trống, với mục
đích làm suy giảm hoặc triệt tiêu tĩnh điện trên mặt trống trong quá trình tạo bản
in.

Khối sấy :
Thực hiện 3 nhiệm vụ :

55


Tạo ra nhiệt độ cao (với máy HP5L/6L là 1820C, máy Canon LBP là 1830C) để
nung chảy bột mực. Nhiệt độ cao này có thể đƣợc tạo ra bằng thanh điện trở
hoặc bằng đèn (haloghen)
Tạo ra lực ép để ép mực (đã đƣợc nung chảy) thấm vào xơ giấy để cố định điểm
ảnh trên giấy. Lực ép đƣợc tạo ra bằng các trục lăn đƣợc nén dƣới tác động của
lò xo.Tạo ra lực kéo để kéo giấy ra khỏi máy in sau khi đã sấy_ép.
Lực kéo đƣợc tạo ra nhờ hệ thống trục lăn trên/dƣới quay ngƣợc chiều nhau.

Khối sấy nhận lệnh từ khối điều khiển để thi hành tác vụ. Ngƣợc lại, nó cũng
gửi tín hiệu thơng báo trạng thái nhiệt, trạng thái giấy cho mạch điều khiển để
dừng máy khi có sự cố. Tín hiệu phản hồi này đƣợc lấy ra từ các cảm biến
(sensor)
Khối cơ :
Bao gồm tập hợp các bánh răng, trục lăn_ép thực hiện các hành trình sau :
•Nạp giấy : kéo giấy từ khay vào trong máy.
• Kéo giấy di chuyển đúng đƣờng đi theo thiết kế, đảm bảo cho giấy đƣợc tiếp
xúc với trống.
• Đẩy giấy (đã hồn thành bản in) ra khỏi máy.Toàn bộ khối cơ đƣợc vận hành
nhờ lực kéo từ 1 motor chính (capstan motor), motor đƣợc điều khiển bằng lệnh
hành trình từ khối điều khiển.
Hệ thống cơ cũng gửi tín hiệu phản hồi về khối điều khiển để thực hiện các
hành vi thích hợp (ví dụ nhƣ lặp lại động tác nạp giấy, dừng in và thông báo cho
PC khi hết giấy, dắt giấy …)

Khối điều khiển :
56


Điều hành toàn bộ mọi hoạt động của máy. Về mặt phƣơng thức chính là điều
khiển tùy động (servo).
Đầu vào : Gồm các tín hiệu
• Lệnh thơng báo tình trạng (từ PC sang)
• Lệnh in, nhận dữ liệu in.
• Tín hiệu phản hồi từ các khối.
Đầu ra : Gồm các tín hiệu
• Thơng báo trạng thái (gửi sang PC)
• Mở cổng, nhận và giải mã dữ liệu sang analog (gửi tới data)
• Tạo cao áp (gửi sang nguồn)• Quay capstan motor (gửi sang cơ)

• Mở nguồn cấp cho mạch sấy (gửi sang sấy)
•Quay motor lệch tia (gửi sang quang)
•Mở diode laser (gửi sang quang)
• Sẵn sàng (ready – gửi sang tất cả các khối)
1.1.2. Quá trình khởi động của máy in laser
Kiểm tra :
Bắt đầu từ việc bật công tắc nguồn hoặc cắm dây nguồn (vì một số máy in nhƣ
HP4L/5L/6L khơng có cơng tắc,cắm dây nguồn là chạy ngay).
Mạch điều khiển (dùng MCU) ra lệnh kiểm tra :
Kiểm tra trạng thái cửa :
Cửa (không bao gồm khay giấy vào/ra) của máy in là nơi mà ngƣời sử dụng
(hoặc kỹ thuật viên) có thể tiếp xúc một cách sơ bộ để thực hiện các tác vụ sau:
• Thay thế hộp mực.
• Vệ sinh đƣờng tải, trục (thƣờng có lớp vỏ mút) nạp trống.
• Kiểm tra xem có “dắt” giấy trên đƣờng tải khơng. Các máy in laser thƣờng có
từ 1 đến 2 cửa.
Cửa trƣớc :
• Tháo/lắp hộp mực, kiểm tra đƣờng tải.
Cửa sau :
57


• Kiểm tra, kéo giấy bị “dắt” ở đầu ra lơ sấy.
Ngồi ra, cửa trƣớc cịn có tác dụng che kín buồng tạo bản in. Đảm bảo cho ánh
sáng ngồi khơng “gây nhiễu” cho tia laser trong q trình tạo bản in.
Các cửa đều có “cơng tắc”, có thể là cơng tắc cơ khí hoặc quang điện. Khi cửa
đƣợc đóng sẽ có tín hiệu báo về mạch điều khiển để tiếp tục các bƣớc sau.
Nếu muốn mở cửa để theo dõi vận hành của máy, bạn phải tìm ra khe chứa cơng
tắc cửa và tác động vào nó (dán băng dính ép vào hoặc dùng tơ vít chọc vào).
Nếu tất cả các cửa đều đóng, cơng tắc tốt thì trạng thái cửa đƣợc nhận định là

tốt.
Mạch điều khiển sẽ kiểm tra tiếp trạng thái cơ
Nếu có ít nhất một trong các cửa bị mở, cơng tắc hƣ thì trạng thái cửa sẽ đƣợc
nhận định lỗi. Mạch điều khiển sẽ không cho sáng đèn báo lỗi.
Kiểm tra trạng thái cơ :
Việc kiểm tra này đảm bảo trạng thái của hệ cơ là thơng suốt, nó bao gồm :
• Kiểm tra khay giấy xem có mẩu_tờ giấy nào bị “dắt” vào bánh ép nạp giấy
khơng.
• Kiểm tra đƣờng tải xem có mẩu_tờ giấy nào bị “dắt” trong đƣờng tải khơng.
• Kiểm tra đầu ra xem có mẩu_tờ giấy nào bị “dắt” trong lơ sấy khơng.
Trạng thái cơ đƣợc kiểm sốt thơng qua các sensor sau :
• Sensor đƣờng nạp giấy (thƣờng nằm ngay dƣới bụng của bánh ép nạp giấy.
Đây thƣờng sử dụng sensor quang điện, nếu có dắt giấy trong đƣờng nạp thì
sensor bị tỳ và báo về khối điều khiển.
• Sensor đƣờng tải giấy (thƣờng nằm giữa đƣờng tải, ở gần bụng của hộp mực).
Cấu tạo và hoạt động giống nhƣ sensor đƣờng nạp.
• Sensor đầu ra (nằm đằng sau trục ép của lô sấy). Cấu tạo và hoạt động giống
nhƣ sensor đƣờng nạp.
Nếu tất cả các sensor đều tốt và khơng bị kẹt hoặc đè bởi “dắt” giấy thì trạngthái
cơ đƣợc nhận định là tốt. Mạch điều khiển sẽ ra lệnh mở motor capstan làm
quay toàn bộ hệ thống cơ (ta có thể nghe thấy tiếng chuyển động của các bánh
răng).

58


Nếu có ít nhất 1 trong các sensor bị đè, kẹt thì trạng thái cơ sẽ đƣợc nhận định
lỗi. Mạch điều khiển sẽ không mở motor capstan và cho sáng đèn báo lỗi.
Lƣu ý : Đèn báo lỗi ở mỗi loại máy là khác nhau, có máy nhiều đèn, có máy 1
đèn. Bạn có thể tham khảo nội dung lỗi theo chỉ báo đèn ở website các hãng

hoặc trong user guide đi kèm máy.
Kiểm tra trạng thái sấy :
Mục đích là để kiểm sốt xem nhiệt độ lơ sấy có đủ không.
Việc kiểm tra đƣợc thực hiện qua một cảm biến nhiệt. Cảm biến này có thể
đƣợc gắn tỳ vào trục ép của lô sấy (nếu máy dùng đèn phát nhiệt, máy
photocopy gần nhƣ 100% dùng đèn phát nhiệt), cũng có khi đƣợc dán ngay trên
thân của thanh điện trở phát nhiệt (nếu máy dùng điện trở phát nhiệt), nằm trong
ruột của áo sấy (bạn nào đã từng tháo máy sẽ nhìn thấy áo sấy màu nâu_đen
mỏng, hình dạng giống nhƣ tờ giấy đem cuộn thành cái ống).
Nếu bộ phận phát nhiệt, cảm biến nhiệt tốt (nóng thì R cảm biến giảm, nguội thì
R cảm biến tăng) thì điện trở cảm biến (nối về mạch điều khiển) nhỏ. Tôi đã đó
thử với máy HP5L/6L giá trị khoảng 3KΩ, trên máy Samsung 1120 khoảng
4,5KΩ, dĩ nhiên là tƣơng đối vì phải rút điện mới đo, khi đó thì lơ sấy đã nguội
đi một chút.
Nếu bộ phận phát nhiệt, cảm biến nhiệt tốt (nóng thì R cảm biến giảm, nguội thì
R cảm biến tăng) thì điện trở cảm biến (nối về mạch điều khiển) tăng.
Ba bƣớc kiểm tra 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 là các kiểm tra cơ bản đối với tất cả các
máy.
Nếu các bƣớc này tốt thì máy gần nhƣ đã ready (thử nghiệm trên các máy đời cũ
HP4L/4P/5L/6L, Canon LBP 800/810)
Kiểm tra trạng thái mạch quang (scanner)
Trạng thái mạch quang đƣợc kiểm sốt thơng qua hai yếu tố :
• Tín hiệu phản hồi từ IC điều khiển motor lệch tia và diode laser. IC này nằm
trong hộp quang (scanner). Khi lệnh kiểm tra đƣợc phát ra ta có thể nghe thấy
tiếng “rít” khẽ của motor.
• Cơng tắc (cửa). Nhƣ đã nói ở phần trƣớc, khi đóng cửa sẽ tác động vào 1 cơng
tắc. Ngồi ra, trên cửa thƣờng có 1 “mấu” nhựa chọc thẳng vào mặt trƣớc dàn
quang (với máy HP4L/5L/6L, Canon LBP800/810) để đẩy lá che của diode
laser với mục đích bảo vệ nó tránh bụi, ánh sáng trời tác động khi mở cửa.
Tuy nhiên, việc kiểm tra mạch quang khơng kiểm sốt đƣợc xem diode hoạt

59


động nhƣ thế nào, cƣờng độ phát xạ (ảnh hƣởng đến chất lƣợng bản in), tình
trạng của gƣơng, kính có mốc hay khơng … Nói cách khác, ko thể kiểm soát
đƣợc chất lƣợng của tia laser.
Việc kiểm tra trạng thái mạch quang chỉ thực hiện ở các máy đời mới (Canon
LBP2900, Samsung 1120, HP5000…) còn các máy đời cũ (HP4L/5L/6L, Canon
LBP800/810…) khơng đƣợc thực hiện.
Ngồi các bƣớc kiểm tra 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4 thì mạch bảo vệ của khối
nguồn cũng kiểm sốt thơng qua mạch bảo vệ q dịng (OCP – Over
Protection) và quá áp (OVP – Over Protection Voltage) nếu có sự cố thì nguồn
sẽ cắt.
Sau 4 bƣớc kiểm tra này, mạch điều khiển đƣa máy vào tình trạng ready, nó coi
nhƣ máy đã sẵn sàng hoạt động. Máy coi nhƣ đã khởi động xong.
Đúng vậy, mạch điều khiển chỉ kiểm sốt “sự vận hành” chứ khơng kiểm sốt
“dữ liệu cần in ra”, chính vì thế nó ko kiểm tra, khối data có thể chết thì máy
vẫn ready, bạn cũng có thể thử nghiệm bằng cách rút cáp nối từ khối data sang
mạch điều khiển, rút cáp nguồn cấp cho khối data thì máy in vẫn khởi động bình
thƣờng.
1.2. Tính năng
+ Các tính năng là những chức năng đi kèm với máy in. Nói cách khác, các
chức năng có thể đƣợc thực hiện bằng các máy in: In, quét, in hai mặt, sao chép,
hiện diện hay vắng mặt của bộ nạp liệu tự động, khả năng mạng, khả năng thẻ
nhớ, cơng nghệ in, hỗ trợ trình điều khiển, tính sẵn sàng thay thế hộp mực và
nhiều tính năng khác là các tính năng của máy in.
+ Nói chung, máy in tất cả trong một bao gồm các tính năng nhƣ quét, sao chép
và fax cùng với chức năng máy in chuẩn. Các tính năng chính cần xem xét khi
mua một máy in MFP(Multi-Function Product / Printer / Peripheral) đa chức
năng, tất cả-trong-một nhƣ sau:

(1) Tốc độ in:
Tốc độ in ít nhất 10 trang / phút cho màu sắc và 20 trang / phút cho đen trắng là
tiêu chuẩn tối thiểu để tìm trong máy in. Việc chờ đợi hàng giờ để in khơng chỉ
làm bạn bực bội, mà cịn làm giảm năng suất của bạn.
(2) Chất lƣợng Máy in

60


Hãy tìm các máy in đen trắng với độ phân giải tối thiểu là 600 x 600 dpi. Lƣu ý
rằng độ phân giải đen trắng của 2400 x 1200 tạo ra các sản phẩm in chất lƣợng
cao. Chất lƣợng in tối thiểu là 1200 x 1200 và độ phân giải 4800 x 2400 tạo ra
chất lƣợng in màu tuyệt vời.
(3) Chu kỳ làm việc
Số trang in tối đa trong một tháng đƣợc gọi là chu kỳ nhiệm vụ. Máy in văn
phịng nên có chu kỳ làm việc cao trong khoảng từ 20.000 đến 25.000 trang.
Trong khi đó, đối với ngƣời dùng gia đình thì chu kỳ hàng tháng là 5.000 trang.
(4) Laser so với máy in phun
Khi so sánh với một máy in phun, một máy in laser tạo ra hình ảnh chất lƣợng
cao hơn. Hơn nữa, máy in laser hoạt động hiệu quả hơn máy in phun về mặt chi
phí cho mỗi trang. Mặc dù hộp mực in laze đắt hơn hộp mực in phun, chúng còn
lâu hơn đáng kể. Một khi các đơn vị đƣợc làm nóng và hoạt động, máy in laser
in nhanh hơn nhiều so với máy in phun.
(5) Chi phí thay thế pin
Ngƣời dùng nên kiểm tra chi phí thay thế của mực khi mua máy in All-In-One;
so sánh năng suất có thể mong đợi từ mực hoặc hộp mực. Lƣu ý rằng bằng cách
chia chi phí cho hộp mực bằng năng suất dự kiến, ƣớc tính chi phí mỗi lần có
thể tính tốn đƣợc.
(6) Scanner Resolution
Đối với các sản phẩm chất lƣợng cao, cần có một máy quét có độ phân giải tối

thiểu là 1200 x 600. Mặt khác, độ phân giải của máy quét là 4800 x 4800 tạo ra
hình ảnh chất lƣợng tuyệt vời.
(7) Scanner Element Type
Có hai loại khác nhau của các yếu tố quét. Để quét các tệp đồ họa, máy quét cặp
tính phí (CCD) đƣợc coi là tốt hơn và để quét ảnh văn bản tốt hơn, máy quét
ảnh liên hệ màu sắc (CIS) tốt hơn.
(8) Phần mềm máy quét OCR
+ Ghi chú rằng một phần mềm scanner là một công cụ nhận dạng ký tự (OCR).
Với phần mềm OCR, ngƣời dùng có thể chuyển đổi một trang văn bản đƣợc
quét vào một tài liệu có thể đƣợc mở và chỉnh sửa bằng phần mềm nhƣ
Microsoft Word hoặc phần mềm xử lý văn bản khác.
(9) Tốc độ copy
61


Cũng nhƣ với một máy in chậm, nếu phải chờ cho nhiều bản sao đƣợc in, nó có
thể ảnh hƣởng xấu đến năng suất của ngƣời dùng. Tốc độ sao chép ít nhất 25
trang / phút là một cơ sở tốt cho máy in All-In-One.
(10) Cắt tài liệu Sizing
Nếu ngƣời dùng có thể co lại hoặc phóng to một hình ảnh sao chép trực tiếp từ
bảng quét, đó sẽ là một tính năng tốt đẹp. Nói chung, thay đổi tài liệu từ 25%
xuống 400% là một đặc điểm chung cho hầu hết các máy in photocopy.
(11) Bộ phận nạp tài liệu tự động
Nói chung, việc đặt từng trang của một tài liệu fax một cách thủ công trên nền
tảng máy quét một lần không phải là cách hiệu quả để gửi fax. ADF có thể loại
bỏ vấn đề. Nó có thể cho phép ngƣời dùng đặt một chồng giấy tờ đƣợc fax vào
khay nạp.
(12) Bộ nhớ trang
Fax thƣờng đại diện cho bao nhiêu trang có thể đƣợc quét và giữ trong bộ nhớ
khi gửi fax. Các trang này thƣờng đại diện cho nhiều fax cho nhiều số. Ngƣời

dùng nên tìm một bộ nhớ fax tối thiểu là 100 trang.
(13) Tốc độ trang nhanh
Đây là một lựa chọn tốt hơn để tìm một máy in All-In-One có khả năng gửi một
trang fax dƣới 5 giây.
(14) Wi-Fi hoặc Kết nối Mạng
Với máy in All-In-One tƣơng thích Wi-Fi, bạn có thể hoạt động an tồn trong
mạng gia đình hoặc doanh nghiệp có khả năng khơng dây. Nói chung, thiết lập
WPS là một tính năng phổ biến trên hầu hết các bộ định tuyến. Nếu mạng của
ngƣời dùng có tính năng WPS, sau đó mua một thiết bị MFP với WPS sẽ làm
cho việc cấu hình máy in trở nên dễ dàng. Nếu mạng khơng dây khơng có sẵn,
máy in All-In-One có card mạng tích hợp có thể đƣợc nối với một cổng có sẵn
trong mạng và ngăn sự cần thiết phải chia sẻ máy in từ máy tính mạng.
(15) Khả năng tƣơng thích
Hãy đảm bảo rằng khe cắm thẻ nhớ tƣơng thích với thẻ nhớ của chúng. Hãy lƣu
ý rằng các thông số kỹ thuật khe cắm bộ nhớ rất khác nhau và vài thẻ nhớ kiểu
cũ có thể khơng hoạt động với các mơ hình MFP mới hơn.
1.3. Cách sử dụng

62


Máy in là một loại thiết bị văn phịng vơ cùng phổ biến, có thể nói là đƣợc sử
dụng nhiều nhất hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng máy
in văn phòng tốt nhất để chất lƣợng in tốt và máy hoạt động bền bỉ. Chính vì
vậy, dƣới đây sẽ hƣớng dẫn chi tiết cách sử dụng máy in văn phịng thơng
dụng nhƣ Canon, HP, Dell, Epson,…
Cách sử dụng máy in văn phịng thơng dụng vơ cùng đơn giản, đƣợc thể hiện rất
rõ ràng thông qua 4 bƣớc cơ bản nhƣ sau:
Cài đặt máy in với máy chủ
Đây là bƣớc đầu tiên khi sử dụng máy in văn phòng tốt nhất. Sau khi kết nối

dây nguồn với máy chủ, trên màn hình sẽ hiện lên một thơng báo giúp ngƣời
dùng có thể chọn đƣợc loại thiết bị in muốn cài đặt. Cần ghi nhớ rằng mỗi máy
in đều có Driver riêng kèm theo máy in, trong trƣờng hợp driver bị thất lạc thì
ngƣời dùng vẫn có thể cài đặt lại file tìm kiếm trên Google.
Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy khác trong hệ thống
Một chiếc máy in có thể đƣợc kết nối và thực hiện lệnh in bằng nhiều thiết bị
máy tính khác. Để làm đƣợc điều này, thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Vào Start chọn Control Panel
Bƣớc 2: Truy cập Printers and Faxes.
Bƣớc 3: Chọn thiết bị máy in và click chuột phải chọn Sharing
Bƣớc 4: Tick vào ô Share this Printer sau đó lƣu lại bằng nút Apply và OK
Kết nối hệ thống máy tính với máy in
Các máy tính trên cùng một hệ thống đều có thể sử dụng máy in. Chính nhờ
điều này mà ngƣời dùng có thể kết nối máy in với nhiều máy tính để sử dụng
tiện lợi và nhanh chóng hơn. Để thực hiện thao tác trên, ngƣời dùng có thể kết
nối vào mạng nội bộ, sau đó dùng Control Panel – chọn Printers and Davices –
And A Network.
Tiến hành in văn bản
Sau những bƣớc cơ bản trên, ngƣời dùng chỉ cần tiến hành lệnh in văn
bản trên giao diện của máy tính một cách bình thƣờng. Phím tắt trên máy tính
cho lệnh in tài liệu là Ctrl + P. Sau khi nhấn tổ hợp phím này, một hộp thoại
mới sẽ xuất hiện để ngƣời dùng lựa chọn những tùy chọn, thông số,…
(1) Chọn số lƣợng bản in

63


(2) Chọn máy in
(3) Chọn những trang sẽ in hoặc chọn in thuộc tính văn bản
(4) Chọn in một hoặc hai mặt, tính năng này có thể khơng có ở một số dòng

máy in
(5) Lựa chọn sắp xếp bản in (ví dụ trang 1,2,3;1,2,3…) hoặc khơng sắp xếp (ví
dụ trang 1,1;2,2;…)
(6) Chọn hƣớng in theo chiều dọc hoặc phƣơng ngang của giấy
(7) Chọn cỡ giấy
(8) Canh lề trang in
(9) Chọn số lƣợng trang in trên một mặt giấy
Quá trình in kết thúc sau khi ấn vào nút lệnh OK và chờ bản in đƣợc in ra.
Để sử dụng máy in văn phòng hiệu quả, chất lƣợng nhất, bạn cũng cần phải chú
ý lựa chọn những chiếc máy in văn phòng tốt nhất, đƣợc đánh giá cao trong lĩnh
vực in ấn nhƣ Canon LBP 2900, HP Laserjet P1102W,…
1.4. Cách bảo quản máy in
Nên giữ sạch máy in (nhất là bộ phận bên trong máy) và kiểm tra giấy
trƣớc khi bỏ vào khay in để máy luôn hoạt động tốt.
Thƣờng xuyên kiểm tra các lỗ phun mực trên đầu in, không nên để các lỗ
phun mực dính mực khơ vì nếu có mực bám vào sẽ dẫn đến tình trạng tắc nghẽn
mực, bản in khơng đạt chất lƣợng. Tuy nhiên, cũng có một số loại máy có thể sử
dụng chƣơng trình tự làm sạch các lỗ phun mực hoặc ở một số máy nhà sản xuất
đã cài sẵn chƣơng trình này. Khi thấy có bụi bẩn, các mẩu giấy vụn tại các khe
dẫn giấy cũng nhƣ ở các thành phần chuyển động bên trong máy nên lấy bình
xịt hơi để làm sạch.
Ngồi ra, ngƣời sử dụng nên tránh để máy in ngƣng hoạt động quá lâu, ít
nhất một tuần cho máy in một lần. Bên cạnh đó, ngƣời sử dụng cần xác định rõ
chất lƣợng bản in để tránh lãng phí mực khi in. Nếu muốn in có độ phân giải
thấp ta chọn chế độ in “draft” và ngƣợc lại nếu muốn in có độ phân giải cao thì
chọn “final”.
64


Đối với máy có hai chức năng in màu và trắng đen, ngƣời sử dụng nên bỏ

bớt một phần chức năng in còn lại nếu nhƣ chỉ sử dụng một trong hai chế độ in
màu hoặc trắng đen. Việc này không chỉ làm cho tốc độ in nhanh hơn mà còn
tiết kiệm đƣợc mực in.
Bảo quản máy in phun màu
Sử dụng các loại giấy có chất lƣợng tốt, khơng bị rách, khơng có nhiều xơ
giấy, xơ giấy có thể dính vào đầu phun làm lem mực hoặc có thể gây nghẹt
mực.
Khơng in trên các loại giấy có bề mặt sần sùi, bị nhăn hoặc cong vênh vì
có thể bị kẹt giấy, làm hƣ bộ phận cuốn giấy và có thể làm hỏng đầu phun mực.
Sử dụng đúng loại giấy phù hợp với mỗi chế độ in để có bản in đẹp và
khơng bị lem mực.
Phải dùng giấy in có kích thƣớc đúng với bản in, nếu giấy in nhỏ hơn thì
mực sẽ bị phun ra ngồi làm dơ máy hoặc có thể thấm vào các bộ phận khác gây
hƣ hỏng.
Sử dụng mực của chính nhà sản xuất để có bản in đẹp, mực kém chất
lƣợng có thể gây hại cho đầu phun.
Do máy in phun dùng mực dạng lỏng nên sau khi in không đƣợc chạm
tay vào bản in để tránh bị lem mực, thơng thƣờng mực sẽ khơ hồn tồn sau 24
giờ.
Sau khi bật máy lên thì nên để nó ở chế độ thƣờng trực cho đến hết phiên
làm việc, trong chế độ chờ máy rất ít hao điện. Mỗi khi mở máy, một ít mực sẽ
đƣợc phun ra để làm thông đầu phun, nếu mở/tắt nhiều lần sẽ làm hao mực.
Khi sử dụng xong nên tắt bằng nút On/Off trên máy in, không nên tắt
bằng cách rút dây hoặc ngắt nguồn điện. Máy in phun có cơ chế bảo vệ các đầu
phun, khi tắt máy bằng nút On/Off thì đầu phun sẽ đƣợc đƣa vào vị trí an tồn
để đƣợc bảo vệ và tránh khơ mực ở đầu phun.
Khơng nên đặt máy trong mơi trƣờng ẩm, nóng, nhiều bụi vì bụi bẩn sẽ
làm nghẹt đầu phun.
Ít nhất mỗi tuần nên in một bản đen và màu để thông mực, nếu để lâu
không sử dụng đầu phun sẽ bị khơ dễ bị nghẹt mực.

Máy in có sẵn chức năng hiển thị mực và báo khi hết mực, không cần
thiết phải tự tháo bình mực ra để kiểm tra.
65


1.5. Cách xử lý các sự cố máy in

Máy in là thiết bị được người dùng văn phòng sử dụng rất
nhiều, do đó những trục trặc về máy in thường gây ra tình
trạng gián đoạn cơng việc - Máy in Epson Stylus Photo
R270 - Ảnh: Internet
Các sự cố liên quan đến máy in xảy ra ở hầu hết các chủng loại (bao gồm
cả máy in laser và in phun). Trong đó, máy in laser thƣờng dễ khắc phục hơn so
với máy in phun. Các sự cố xảy ra chủ yếu liên quan đến thao tác đọc lệnh từ
ngƣời dùng, chế độ lƣu cache (bộ nhớ đệm) trong máy, máy in bị kẹt giấy, dịch
vụ in bị lỗi hay hiện tƣợng nghẹt đầu phun, tràn bộ đệm trên máy in phun.
Ra lệnh nhưng máy không in:
Trƣờng hợp này thƣờng xảy ra do ngƣời dùng gửi quá nhiều lệnh in đến
máy, khiến quá trình in bị “treo” hoặc vùng cache đã quá đầy. Để giải quyết vấn
đề này, nhấn đúp chuột vào biểu tƣợng máy in đang hoạt động trên khay hệ
thống, lúc này sẽ thấy một loạt các tài liệu in đang ở trạng thái Waiting, hãy xoá
sạch hàng đợi này, bằng cách truy cập menu Printer > Cancel All
Documents (nếu chỉ muốn xoá riêng từng tài liệu, nhấn chọn tài liệu đó, rồi bấm
phím Delete). Khi đó, máy sẽ vẫn tiếp tục in vài trang cuối cùng (do lƣu lại
trong cache) trƣớc khi có thể in lại nhƣ bình thƣờng.
66


Hiện tượng đèn vàng nhấp nháy liên tục:
Triệu chứng dễ thấy nhất là lúc đang in tài liệu, bất ngờ máy không tiếp tục in,

đồng thời đèn báo hiệu màu vàng trên máy in chớp tắt liên tục. Có hai nguyên
nhân gây ra sự cố này: máy in bị kẹt giấy hoặc giấy chƣa thực sự tiếp xúc với bộ
phận nạp giấy.
+ Máy in bị kẹt giấy:

Trƣờng hợp này không gì khác hơn là ngƣời dùng phải “gỡ” giấy in bị lỗi
ra khỏi máy. Tuy nhiên tránh tình trạng kéo giấy trực tiếp từ khay, vì điều này
có thể làm hỏng DRUM, khiến việc in ấn sau này sẽ khó khăn hơn. Khi gặp tình
trạng này, đầu tiên ngƣời dùng tiến hành tắt máy in (nhấn nút Power offsau/bên
hông thân máy), kế đến mở phần nắp đậy ở phía trên (đối với dòng máy in
Canon LBP) hoặc nắm chặt phần gờ và kéo bật ra về phía ngồi (với một số
dòng Laser HP), lúc này hãy lấy hộp mực (cartridge) ra khỏi máy và kéo phần
giấy bám vào thanh cuộn ra ngoài. Cuối cùng, lắp hộp mực trở lại và tiến hành
quá trình in ấn bình thƣờng.
+ Giấy chƣa tiếp xúc với bộ phận nạp:
Trƣờng hợp này rất dễ phát hiện, khi sự cố xảy ra sẽ nghe tiếng “rít” của
động cơ máy in đang hoạt động, ngƣời dùng hãy đẩy khay giấy sát vào, cho tới
khi giấy đƣợc cuộn và in dễ dàng.
Máy in không thể kết nối với dịch vụ
Khác với hai sự cố trên, tình trạng này xảy ra ngay khi ngƣời dùng in
trong lần đầu tiên. Một thơng báo thƣờng có dạng Can not start spooler
service xuất hiện và q trình in khơng thực hiện đƣợc. Một số trƣờng hợp in
67


qua mạng dƣới hình thức chia sẻ máy in, ngƣời dùng cũng nhận đƣợc thơng báo
tƣơng tự với dịng trạng tháiServer down…
+ Can not start spooler service:

Phần lớn nguyên nhân gây ra sự cố này là do dịch vụ in ấn đã bị vơ hiệu

hóa (disable) hoặc cáp kết nối giữa máy in đến máy tính khơng tiếp xúc tốt. Để
giải quyết tình trạng này, ngƣời dùng nên kiểm tra lại đầu cáp (một số loại máy
in rất “kén” cáp và chỉ hoạt động với một số cáp gốc hoặc cáp tƣơng thích) và
đảm bảo rằng cáp đã đƣợc lắp đúng vị trí. Tiếp đến, vào Start > Run, gõ
lệnh services.msc và tìm đến nhánh Print Spooler, nhấn đơi vào dịch vụ này và
chọn Automatic trong phần Startup type, sau đó nhấn nút Start để khởi động
dịch vụ.
+ Server down:
Chỉ xảy ra khi in qua môi trƣờng mạng (sử dụng máy in chia sẻ), nguyên
nhân chủ yếu là do máy chủ đã tắt, vì vậy thơng tin khơng thể xuất ra máy in,
lúc này chỉ cần bật máy tính chia sẻ, công việc in ấn sẽ trở lại nhƣ thƣờng.
Hiện tượng đèn vàng và đỏ nhấp nháy liên tục
Sự cố này thƣờng xảy ra nếu đang dùng các máy in phun. Dấu hiệu này
cho biết hộp mực kết nối đã có vấn đề (sử dụng mực bơm lại hoặc chip trên hộp
bị lỗi). Trƣờng hợp này, có hai hƣớng giải quyết:
- Hƣớng phần cứng: Sử dụng các công cụ reset chip (cơng cụ này hiện có bán
khá nhiều ở các cửa hàng tin học, mỗi loại máy in sẽ có thiết bị reset chip và
cách sử dụng khác nhau, bạn nên liên lạc và cung cấp thông tin về máy in đang
68


sử dụng để đƣợc cấp thiết bị phù hợp) hoặc đơn giản hơn, ngƣời dùng có thể lắp
đặt các hệ thống in liên tục (những hệ thống này đã đƣợc reset chip sẵn đảm bảo
tƣơng thích tốt nhất với từng dòng máy in phun).
- Hƣớng phần mềm (chỉ sử dụng cho dịng máy in Epson): cài đặt cơng cụ SSC
Utility 4.3, công cụ này cho phép reset chip hộp mực của hầu hết các máy in
phun Epson. Sau khi tải về, chƣơng trình sẽ nhận dạng hộp mực và hiển thị mức
mực còn lại trong hệ thống. Tiếp đến, nhấn phải vào biểu tƣợng SSC trên khay
hệ thống. Lúc này, sẽ có thơng báo hiển thị của phần mềm điều khiển Epson:
+ Nếu dịng thơng báo có dạng maintanice needed, vào Protection counter >

Reset Protection Counter, khi xuất hiện thông báo Has the ink pad been
replaced, chọn Yes.
+ Nếu dòng thơng báo có dạng Locked out, bạn vào Protection counter > Clear
counter overflow. Tiếp tục chọn mục Extra > Soft reset và đợi trong khoảng
năm giây để máy in reset. Sau cùng, chọn lại chức năng Reset Protection
Counter nhƣ trên, đồng thời tắt nguồn và khởi động lại máy in.
Hủy tài liệu đang in
Đây là một sự cố cũng thƣờng xảy ra, ngƣơi dùng đã ra lệnh in hàng chục
trang tài liệu nhƣng muốn hủy và không tiếp tục in các trang còn lại.
Để giải quyết vấn đề này, vào Start > Run, gõ lệnh Cmd. Tại cửa sổ Command
Prompt, gõ vào hai dòng sau Net stop spooler, nhấn Enter để dừng dịch vụ in,
sau đó gõ tiếp Net Start spooler để kích hoạt lại dịch vụ in.
Bản in bị sọc hoặc không xuất hiện chữ
Khi gặp hiện tƣợng này, ngƣời dùng nên kiểm tra lại lƣợng mực in còn
trong hộp (thông qua biểu tƣợng trạng thái ở khay hệ thống), nếu mực trong
máy vẫn cịn, rất có khả năng bị nghẹt đầu phun, khiến mực không phun hoặc
phun lên giấy không đều gây ra hiện tƣợng bản in bị sọc.
Để khắc phục sự cố, ngƣời dùng truy cập vào các cơng cụ tiện ích của
máy in (Utility), chọn lệnh Clean Cartridge (hoặc Nozzle Check) và làm theo
các bƣớc hƣớng dẫn để làm sạch đầu phun.
2.Máy photocopy
2.1. Nguyên lý, cấu tạo máy photocopy
Cấu tạo, chức năng các bộ phận chính:

69


(1.) Trống (Drum)
Trống là bộ phận chính của máy Photocopy làm nhiệm vụ chuyển đổi hình ảnh.
Trống cịn có tên gọi là trống từ, trống OPC (Organic Photo Conductor : quang

dẫn hữu cơ).
Trống đƣợc gọi là trống từ vì sử dụng từ tính trong q trình tạo hình ảnh, gọi là
trống OPC vì bề mặt trống có phủ lớp quang dẫn.
a. Cấu tạo của trống
- Lõi trống : bằng kim loại phi từ tính (chủ yếu bằng nhơm)
hình trụ trịn, rỗng.
- Mặt trống : bề mặt trống đƣợc phủ lớp quang dẫn.
Chất quang dẫn là một hợp chất đặc biệt có hai tính chất.
- Nhiễm điện : dễ nhiệm điện tích âm và bảo lƣu đƣợc điện tích trong bóng tối.
- Cảm quang : sẽ bị mất điện tính khi có ánh sáng chiếu vào, ánh sáng càng
mạnh thì điện tích mất đi càng nhiều và ngƣợc lại (tỉ lệ thuận với cƣờng độ ánh
sáng chiếu vào).
Dựa vào đặc điểm này của chất quang dẫn để chê tạo ra trống OPC. Trống OPC
có ƣu điểm là khơng sinh khí Ozon. Các loại trống của máy Photocopy đời cũ
không dùng loại trống này nên trong quá trình sao chụp sẽ sinh ra khí Ozon, loại
khí có ích cho mơi trƣờng trong việc ngăn chặn các tia cực tím bức xạ từ mặt
trời có hại cho da con ngƣời, làm trái đất nóng lên (hiệu ứng nhà kính) nhƣng
khi con ngƣời tiếp xúc trực tiếp hay hít ngửi loại khí này lại rất có hại cho sức
khoẻ.
b. Chú ý về trống
Do đảm nhiệm vai trị chính trong q trình sao chụp nên trống phải đƣợc bảo
quản, bảo dƣỡng tốt, chỉ bị một vết xƣớc nhỏ trên bề mặt trống thì trên bản chụp
sẽ có vệt đen tức thì.
Trong q trình sao chụp, trống luôn cọ xát với các bộ phận khác nên lớp quang
dẫn sẽ bị mòn đi. Khi lớp quang dẫn bị mịn q nhiều thì phải thay trống
(khoảng 150.000 - 200.000 bản chụp) tuỳ thuộc vào chế độ chụp và cách bảo
quản.
Trên trống có một thanh gạt gọi là gạt mực, có nhiệm vụ gạt sạch mực và bột
giấy cịn sót lại sau khi chụp. Khi thay trống mới, ta cần phải thay luôn thanh
gạt này để đảm bảo trống mới không bị xƣớc do thanh gạt cũ.

(2.) Mực (Toner)
Mực là một loại chất làm nhiệm vụ thể hiện hình ảnh trên giấy mực. Mực
của máy Photocopy ở dạng bột và có màu đen, thành phần chủ yếu là Cacbon
(nguyên liệu có sẵn, dồi dào và có màu đen tự nhiên).
70


Mực có hai tính chất :
- Nhiễm điện : mực cũng có khả năng nhiễm điện tích dƣơng khi đƣợc cọ sát
với từ.
- Chảy dính : Khi gặp nhiệt độ cao (từ 160oC trở lên) mực sẽ bị nóng chảy. Khi
bị nóng chảy, mực có độ kết dính cao và dính chặt vào giấy, tạo nên hình ảnh
trên giấy.
Chú ý về mực
Do trực tiếp tạo nên bản chụp nên chất lƣợng của mực rất quan trọng, ảnh
hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng bản chụp. Mặt khác, trong quá trình sao chụp,
mực tiếp xúc trực tiếp với một số bộ phận nhƣ lơ sấy, lơ ép và một số hạt mực
có thể rơi vãi xuống trống. Vì vậy, độ mịn của mực và chất lƣợng của mực là rất
quan trọng, cần phải quan tâm.
Hiện nay, trên thị trƣờng có lƣu hành nhiều loại mực giả với giá rẻ. Khi dùng
loại mực này, các bộ phận của máy nhƣ trống từ, lô sấy, lô ép sẽ bị ảnh hƣởng
và giảm tuổi thọ nhanh chóng do mực khơng mịn và chảy dính khơng đều.
(3.) Bột từ (Developer)
Bột từ là những hạt sắt cực nhỏ có từ tính cao (bản chất là những hạt nam châm
vĩnh cửu điện tính âm) làm nhiệm vụ mang mực đến sát trống. Sau khi đƣa mực
đến sát trống, do bề mặt trống nhiễm điện tích âm nên sẽ hút mực, đồng thời
đẩy từ trở lại hộp từ để tiếp tục chuyển các hạt mực khác. Do vậy, bột từ tiêu
hao khơng nhiều trong q trình chụp mà chỉ bị giảm từ tính. Khi cịn tốt, một
hạt từ có thể mang đƣợc 2-3 hạt mực. Lƣợng mực cung cấp cho trống sẽ thay
đổi tỷ lệ và gây cho bản chụp bị mờ hoặc bẩn, khi đó sẽ phải thay từ mới.

Chú ý về từ:
Cũng nhƣ mực, từ hiện nay cũng bị làm giả, hàng nhái, hàng kém phẩm chất rất
nhiều. Khi ta sử dụng hàng giả, hàng nhái, độ từ tính sẽ bị suy giảm rất nhanh
và gây ra hai hiện tƣợng :
- Từ mang đƣợc ít mực nên bản chụp sẽ bị mờ.
- Từ không hút mực chặt nên các hạt mực rất dễ bị rơi vãi trên đƣờng vận
chuyển. Các hạt mực rơi vãi lung tung trong máy sẽ ảnh hƣởng nghiêm trọng
đến tuổi thọ của các bộ phận và bản chụp bị lem nhem.
(4.) Lô sấy (Hot Roller)
Là một trục trịn, thƣờng có màu đen bằng kim loại dẫn nhiệt tốt (thƣờng làm
bằng hợp kim nhôm) có nhiệm vụ sinh nhiệt để làm mực nóng chảy.
Lơ sấy bao gồm : đèn nhiệt, thăm nhiệt, cầu chì nhiệt.
Đèn nhiệt sinh ra nhiệt để lô sấy toả nhiệt ra bề mặt lơ sấy.
Thăm nhiệt có nhiệm vụ đo nhiệt để báo về bộ xử lí.
71


Cầu chì nhiệt có nhiệm vụ bảo vệ đèn nhiệt.

(5.) Lơ ép (Presurre Roller)
Lơ ép là một trục trịn bằng vật liệu đàn hồi (thƣờng làm bằng cao su) có nhiệm
vụ ép dính mực sau khi đã nóng chảy lên trên bề mặt giấy. Lô ép đƣợc đặt song
song với lô sấy, tiếp xúc trực tiếp với bề mặt lô sấy. Trong q trình chụp, hai lơ
này quay ngƣợc chiều nhau. Do vậy, nếu một trong hai lô này bị phồng lên hay
sứt mẻ thì lơ cịn lại cũng bị ảnh hƣởng nếu không đƣợc khắc phục sớm.
(6.) Cao áp
Cao áp là bộ phận có nhiệm vụ sinh ra từ trƣờng lớn để hút các bộ phận khác
hay làm cho các bộ phận khác nhiễm điện.
Các loại cao áp trong máy Photocopy là :
- Cao áp nạp : nạp đồng đều điện tích âm lên bề mặt trống.

- Cao áp hút : hút mực từ trống xuống bề mặt giấy.
- Cao áp tách : tách giấy ra khỏi bề mặt trống.
(7.) Các bộ phận khác
72


Trong máy Photocopy cịn có hàng loạt các bộ phận khác nhƣ Sensor, cò tách
giấy, các bánh răng, hệ thống gƣơng, đèn quét, cuộn hút ... đảm nhận các vai trị
khác nhau trong q trình hoạt động của máy.
Ngun lý hoạt động:
(1.) Nạp điện tích (Drum Charge)
Trong bóng tối, bộ phận cao áp nạp nạp đồng đều điện tích âm lên bề mặt trống.
Điện tích trên bề mặt trống đƣợc duy trì bởi lớp quang dẫn phủ trên bề mặt
trống có khả năng lƣu đƣợc điện tích cao trong bóng tối.
(2.) Lộ sáng (Expuse)
Hình ảnh của bản gốc đƣợc phản chiếu đến trống qua hệ thống gƣơng và thấu
kính. Điện tích đã đƣợc nạp trên bề mặt trống bị xố tƣơng ứng bởi cƣờng độ
mạnh của ánh sáng phản xạ, bằng cách này hình ảnh bản gốc đƣợc in trên bề
mặt trống dạng âm bản (không quan sát bằng mắt thƣờng đƣợc).
(3.) Xoá vùng (Eraser)
Ánh sáng từ đèn xoá vùng chiếu xuống vùng điện tích đƣợc nạp trên bề mặt
trống mà khơng sử dụng cho hình ảnh copy. Điện tích của bề mặt trống trong
vùng chiếu sáng sẽ bị giảm và lực hút tĩnh điện trong vùng đó bị tiêu tan. Đèn
xóa vùng cịn làm nhiệm vụ xóa trong các chức năng xóa gáy, xóa mép, xóa cỡ
giấy.
(4.) Hiện ảnh (Developement)
Mực mang điện tích dƣơng (điện tích dƣơng đƣợc hình thành bởi sự ma sát giữa
từ và mực) sẽ bị từ (mang điện tích âm) hút và đƣa đến sát bề mặt trống. Vùng
điện tích âm trên trống hút mực (do sự trái dấu của các điện tích) đồng thời đẩy
từ quay trở lại (do sự cùng dấu của các điện tích) và do lực hút tĩnh điện của

trống lớn hơn của từ. Hình ảnh bản gốc đã hiện rõ trên bề mặt trống có thể nhìn
thấy bằng mắt thƣờng.
(5.) Hút ảnh (Image Transfer)
Giấy đƣợc cuốn đến sát bề mặt trống tƣơng ứng vị trí của giấy và hình ảnh trên
trống. Cao áp hút có điện thế âm sẽ hút mực từ trên trống rơi xuống bề mặt giấy
do lực hút tĩnh điện của cao áp hút lớn hơn lực hút tĩnh điện của trống.
(6.)Tách giấy (Separate)
Cao áp tách (cao áp xoay chiều) ở dƣới giấy vừa làm giảm điện tích trên tờ giấy
vừa phá huỷ lực hút tĩnh điện giữa trống và giấy. Sau đó, phần đầu giấy đƣợc
tách ra khỏi trống và đƣợc các cò tách giấy giúp tách giấy dễ dàng ra khỏi bề
mặt trống.
(7.) Làm sạch (Cleaning)
Thanh gạt mực sẽ bóc mực cịn sót lại trên bề mặt trống mà không đƣợc hút hết
73


xuống giấy và gạt sạch mực vào hộp mực thải. Có một số Model, hộp chứa mực
thải có bộ phận cơ khí guồng mực quay trở lại hộp cấp mực, hộp mực gần nhƣ
đƣợc sử dụng 100% mà không bị lãng phí.
(8.) Xố điện tích (Quenching)
Ánh sáng từ đèn xố sẽ xố trung hồ điện tích trên bề mặt trống, hồn thành
một chu kỳ chụp.
(9.) Định ảnh (Image Fix)
Lơ sấy làm mực nóng chảy và lơ ép sẽ ép mực dính chặt vào giấy.
2.2. Tính năng của máy Photocopy
Tốc độ sao chép (PPM)
Tốc độ sao chép của máy photo mỗi phút. Nó là thơng số quan trọng nhất mà
bạn cần quan tâm đến khi mua máy photo
Nhìn chung, máy photo màu đen trắng là nhanh hơn so với máy photo màu.
Bộ phận đảo mặt(ADF)

Điều này cho phép bạn sao chép nhiều trang mà không cần nâng nắp máy photo.
In phong bì
Một số loại máy đa năng cho phép in ấn phong bì.
Khay giấy
Một số máy có nhiều kích cỡ khay cho các khổ giấy khác nhau.
Khay giấy bổ sung
Nếu bạn cần một số loại giấy tờ có kích thƣớc, tùy chỉnh, màu sắc khác so vơi
bản sao thơng thƣờng. Nó sẽ giúp ích cho bạn
Sao chép 2 mặt
Điều này có nghĩa rằng máy tính của bạn có thể in trên cả hai mặt - mặt trƣớc và
sau. Chọn duplex tự động qua song thủ, do đó bạn khơng phải tự lật và tải lại
giấy.
Màu hoặc đen trắng
Máy photo màu đen và trắng là rẻ hơn so với những ngƣời da màu. Nếu ngƣời
dùng cần in màu, hãy chắc chắn rằng mơ hình của mình có thể sao chép, in ấn
và quét màu.
Đó là một ý tƣởng tốt để có đƣợc một máy màu nếu ngƣời dùng thƣờng xuyên
in tài liệu màu nhƣ các báo cáo, thuyết trình và các vật dụng tiếp thị. Làm
74


những việc này trong nhà sẽ giúp ngƣời dùng tiết kiệm rất nhiều tiền trong thời
gian dài. Ngƣời dùng cũng sẽ có thể thu hồi lại vốn đầu tƣ của họ.
Số fax
Một số loại máy đa năng có khả năng gửi và nhận fax. Với sự xuất hiện của
email, fax đang dần trở nên lỗi thời nhƣng vẫn có một số cơng ty có u cầu
dịch vụ fax.
Qt
Một số mơ hình đã đƣợc xây dựng trong máy quét. Ngƣời dùng có thể quét một
thƣ mục mạng hoặc quét đến khả năng email.

NIC
Card mạng Interface. Điều này cho phép ngƣời dùng kết nối máy photocopy của
họ với mạng và hành động nhƣ một máy in mạng. Bất cứ ai kết nối vào mạng sẽ
có thể sử dụng các đơn vị trừ khi ngƣời dùng hạn chế truy cập.
Bộ nhớ và ổ cứng Kích thước
Này đƣợc sử dụng để lƣu trữ các công việc đang chờ đợi để đƣợc sao chép hoặc
in nếu khay giấy là sản phẩm nào. Ngƣời dùng cũng có thể lƣu các tập tin mà họ
ln cần in để truy cập dễ dàng hơn và nhanh hơn.
2.3. Cách sử dụng
Máy photocopy – máy văn phịng rất thơng dụng trong các văn phòng,
đáp ứng nhu cầu xử lý nhanh với các dòng máy ngày càng hiện đại và đáp ứng
nhu cầu của ngƣời dùng.
Các chức năng cơ bản
Phía trên
- Control Panel: Dùng để thiết lập các thông số khác nhau và thực hiện vận
hành máy chẳng hạn nhƣ bắt đầu copy.
- Phím [Power] /(auxiliary power): Nhấn để tắt hoặc bật máy khi copy, in hoặc
Scan. Sau khi tắt phím này, máy sẽ ở chế độ tiết kiệm năng lƣợng.
- Lẫy mở bộ tự động đảo mặt bản sao: Dùng để mở bộ đảo bản sao
- Cửa bộ đảo bản sao tự động: Dùng khi gỡ giấy kẹt tại bộ đảo bản sao
- Lẫy mở của hông phải: Dùng để mở cửa hông phải

75


- Khay hông (Bypass): Dùng khi in, copy những cỡ giấy không đƣợc nạp trong
khay tự động hoặc hoặc giấy đặc biệt nhƣ giấy dày, giấy trong , giấy OHP, bì
thƣ, nhãn…
- Có thể nạp 150 trang giấy thƣờng; 50 tờ giấy trong OHP hoặc 10 bì thƣ
- Khay mở rộng: Dùng để kéo ra khi nạp giấy khổ lớn.

- Guide chỉnh cỡ bản gốc: Chỉnh vừa với độ rộng bản gốc.
- Tấm chặn giấy: Chặn không để giấy rới ra ngồi; Dùng khi có thêm tuỳ chọn
Job Separator.
- Khay giấy copy ra: Tập hợp các tờ copy, in ra với mặt in sấp xuống.
- Cửa trƣớc: Dùng để mở khi thay chai mực
- Khay giấy 1: có thể chứa đến 500 tờ. Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng
- Khay giấy 2: có thể chứa đến 500 tờ. Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng
- Đèn báo hết giấy. Khi số lƣợng giấy trong khay giảm xuống thì vùng đèn đỏ
sẽ tăng lên
Bên trong và sau
- Nắp đậy bản gốc: Dùng che bản gốc trên mặt kiếng.
- Mặt kiếng. Quét bản gốc đƣợc đặt trên đó.
- Bộ phận đảo hƣớng giấy. Đƣợc lắp đặt sẵn trong bộ phận in để đảo giấy khi in
hai mặt.
- Bộ phận in hai mặt tự động. Đảo mặt giấy khi in hai mặt.
- Cửa hông bên phải. Dùng để lấy giấy kẹt ở bên hông phải hoặc ở cụm sấy.
- Khay chứa bình mực. Dùng để gắn mực hoặc thay mực.
- Thƣớc canh bản gốc. Dùng để sắp xếp bản gốc đúng vị trí.
- Dây nguồn. Cấp nguồn cho máy photo.
- Cơng tắc chính. Dùng để Tắt/Mở máy.
- Đầu nối ADF. Dùng nối vào cáp nối của bộ phận ADF.
- Cổng kết nối với một máy điện thọai.
- Cổng kết nối với đƣờng dây điện thọai.
- Cổng kết nối với sợi dây từ máy điện thọai.
76


- Cổng kết nối với đƣờng dây điện thọai.
- Cổng song song IEEE1284. Kết nối với máy tính bằng sợi cáp song song.
- Cổng kết nối mạng. Kết nối với cáp mạng khi muốn in mạng hoặc scan qua

mạng.
- Cổng kết nối USB 2.0. Nối với máy vi tính bằng sợi cáp USB.
CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG MÁY CƠ BẢN:
Bƣớc 1: Cách sử dụng khay tay (by bass tray)
Hãy đặt giấy vào khay tay của máy
Chốt màu xanh bên góc dƣới (có hình mũi tên) đƣợc gọi là cần gạt giấy. Khi
chúng ta sử dụng khay tay, bắt buộc phải gạt cần để máy có thể nhận giấy. Chốt
màu xanh nhỏ cịn lại là nơi lựa chọn kích thƣớc giấy theo ý muốn ví dụ khổ
giấy A4, khổ giấy A3….
Bƣớc 2: Điều chỉnh độ đậm nhạt của mực
Trên màn hình cảm ứng của máy, phía bên góc phải có nút auto. Nhấn mũi tên
qua lại để chọn độ đậm nhạt của bản in.
– Kéo sang trái: giảm độ mực
– Kéo sang phải: tăng độ đậm của mực
Bƣớc 3: Cách photo ghép mặt, 1 mặt thành 2 mặt, photo sách….
Trên màn hình máy Photocopy sẽ hiện ra nhƣ sau -> Chọn SIMPLEX
Trên màn hình SIMPLEX sẽ hiện ra các lệnh có nghĩa là:
1->1 SIMPLEX: photo từ 1 mặt đến 1 mặt
2->2 DUPLEX: từ 2 mặt đến 2 mặt
Book ->2: Chế độ sách, trên màn hình Book ->2 sẽ có 4 lệnh nhƣ bên dƣới:
– RIGHT -> RIGHT: Chế độ này sẽ khơng qt tờ đầu tiên (tờ để làm bìa sách),
canh phải. Bắt đầu quét từ trang lẻ và kết thúc ở trang lẻ.
– RIGHT-> LEFT: Chế độ này cũng không quét tờ đầu tiên (tờ để làm bìa
sách), canh trái. Bắt đầu quét từ trang lẻ và kết thúc ở trang chẵn.
– LEFT -> LEFT: Chế độ này bắt đầu quét từ trang chẵn và kết thúc ở trang
chẵn, canh trái.
77