Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2


LỜI GIỚI THIỆU

Thế giới ngày càng tiến xa hơn với những khám phá, phát minh vĩ đại của loài
người. Cuộc sống của con người ngày càng được nâng cao. Việc phát minh ra các máy
móc thiết bị phục vụ cuộc sống là điều tất yếu cho xã hội hiện đại này.
Từ những công cụ thô sơ giúp con người làm việc, thì ngày nay những cơng cụ thơ sơ
ấy đã trở nên hiện đại để phục vụ cho công việc hồn thành nhanh chóng và hồn hảo
hơn. Từ những máy móc thiết bị phục vụ sản xuất trong các nhà máy, xưởng sản xuất,
công ty cho đến đến những hộ gia đình. Và trong các văn phịng - nơi điều hành các

cơng

việc

thì

các

máy

móc

thiết

bị

cũng

đã

hiện

đại

rất

nhiều.

Những văn phịng nào được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phịng thì cơng việc của
nơi ấy sẽ rất suôn sẻ. Nhưng trên hết vẫn là yếu tố con người. Những trang thiết bị văn

phòng ấy cần có những con người thành thạo, làm việc ứng dụng các thao tác nhanh
chóng, phù hợp thì cơng việc sẽ nhanh chóng hồn thành.
Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng, đảm
bảo năng suất chất lượng của cơng tác văn phịng, đồng thời cũng là một trong những
kỹ năng giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất,
chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho
cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ
thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó được ứng dụng rộng rãi trong cơng tác
văn phịng, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ CNTT vào quá trình hiện đại hố cơng tác văn
phịng. Do vậy cách tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị cho văn phòng ngày
càng được quan tâm nhiều hơn.
Nội dung giáo trình gồm 6 bài:
Bài 1: Một số vấn đề chung về sử dụng trang thiết bị văn phòng
Bài 2: Cài đặt và sử dụng máy in
3


Bài 3: Cài đặt và sử dụng máy quét ảnh
Bài 4: Cài đặt và sử dụng máy fax
Bài 5: Sử dụng máy photocopy
Bài 6: Lắp đặt và sử dụng máy chiếu
Trong q trình biên soạn giáo trình khơng tránh khỏi những thiếu sót, rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các bạn sinh viên,… để
giáo trình này ngày càng hồn thiện hơn trong những lần tái bản sau.
TP Cao Lãnh, ngày 06 tháng 9 năm 2019
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên: ThS. Trần Anh Điền
2. ThS. Nguyễn Thị Kim Hương

4


MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU

Trang

BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG
1. Vai trị của trang thiết bị văn phòng …………………………………………………….. 11
1.1.1 Vai trò của trang thiết bị văn phòng .................................................................... 12
1.1.2 Sử dụng trang thiết bị văn phòng ......................................................................... 13
2. Yêu cầu và các nguyên tắc sử dụng ................................................................................... 13
3. Các trang thiết bị văn phịng .............................................................................................. 14
3.1. Thiết bị truyền thơng.............................................................................................. 14
3.2. Thiết bị sao chụp, in ấn tài liệu …………………………………………………. 15
3.3. Các thiết bị khác .................................................................................................... 15
4. Vai trò người sử dụng và bảo quản trang thiết bị văn phòng ............................................ 16
4.1. Vai trò người sử dụng ............................................................................................ 23
4.2. Tổ chức sử dụng bảo quản trang thiết bị …………………………………………17
BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY IN
1. Chức năng ……………………………………………………………………………......18
2. Phân loại và nguyên lý hoạt động...................................................................................... 18
3. Cài đặt ................................................................................................................................ 27
4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 36
5. Cách chia sẻ dữ liệu và sử dụng máy in trên mạng …………………………………….. 37
6. Một số sự cố thường gặp và cách khắc phục …………………………………………… 38
BÀI 3: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY QUÉT ẢNH
5

1. Chức năng ……………………………………………………………………………… 40
2. Phân loại và nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 40
3. Cách cài đặt …………………………………………………………………………...... 49
4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 50
5. Một số sự cố thường gặp ................................................................................................... 51
BÀI 4: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX
1. Chức năng .......................................................................................................................... 55
2. Phân loại và nguyên lý hoạt động ………………………………………………………. 55
3. Cách cài đặt máy Fax.

..................................................................................... 59

4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 60
5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục ........................................................................ 65
BÀI 5: SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY
1. Chức năng .......................................................................................................................... 68
2. Phân loại và nguyên lý hoạt động………………………………………………………. 68
3. Cách cài đặt máy Fax......................................................................................................... 70
4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 79
5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục…………………………………………......... 82
BÀI 6: LẮP ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY CHIẾU
1. Chức năng .......................................................................................................................... 85
2. Phân loại và nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 85
3. Cách cài đặt máy Fax ........................................................................................................ 86
4. Cách sử dụng và bảo quản ............................................................................................... 88
5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục ........................................................................ 90
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. 91
6

GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG
Mã mơ đun: TCN202
Vị trí, tính chất, ý nghĩa của mơ đun:
− Vị trí: Mơ đun Sử dụng trang thiết bị văn phịng thuộc nhóm các mơ đun cơ sở bắt
buộc, được bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn học chung/ đại cương như
Pháp luật, Chính trị, Tin học, Giáo dục thể chất, Giáo dục quốc phịng.
− Tính chất: Mơ đun Sử dụng trang thiết bị văn phịng là mơ đun cơ sở của ngành Văn
thư lưu trữ, cung cấp các kiến về việc sử dụng các thiết bị văn phịng.
Mục tiêu của mơ đun:
− Về kiến thức:
 Trình bày được các nguyên tắc hoạt động của máy in, máy fax, máy quét ảnh,
máy Photocopy, máy chiếu;
 Nhận biết được sự cố đơn giản của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy
Photocopy, máy chiếu ;
− Về kỹ năng:
 Sử dụng thành thạo máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu
 Rèn luyện kỹ năng vận hành, cài đặt các thiết bị văn phòng cẩn thận chu đáo.
 Vận hành và sử dụng thành thạo của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy ảnh
số, máy Camera, máy Photocopy, máy chiếu, tổng đài ;
 Khắc phục một và sự cố đơn giản của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy ảnh
số, máy Camera, máy Photocopy , máy chiếu, tổng đài;
 Cài đặt và sử dụng thành thạo các thiết bị nhớ ngoài và các loại card rời;
− Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
 Hình thành ý thức lao động là phải khẩn trương có kỷ luật, có trách nhiệm và
sáng tạo.
Nội dung của mô đun:

7

BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN
PHÒNG
Mã bài: TCN202-01
Mục tiêu:
− Biết được các trang thiết bị văn phịng thơng dụng;
− Hiểu rõ vai trị của các trang thiết bị văn phịng trong cơng việc;
− Ý thức rõ việc sử dụng và bảo quản các thiết bị văn phòng.
1. Vai trò của trang thiết bị văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất
lượng của cơng tác văn phịng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, cơng
chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Thiết bị văn phịng là đóng vai trị quan trọng trong việc duy trì hoạt động và làm tăng
hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, các doanh nhân khi có ý định mở thiết lập hồn
thiện văn phịng thường đặc biệt quan tâm đến các thiết bị văn phòng này.
Thiết bị văn phòng bao gồm những gì? Thiết bị văn phịng là tên gọi chung của rất nhiều
vật dụng được sử dụng trong văn phòng làm việc và được chia là 2 loại: Vật tư văn phòng và
văn phòng phẩm.
Vật tư văn phòng bao gồm: thiết bị văn phòng cho nội thất văn phịng, máy móc văn
phịng và phụ kiện máy tính.
Văn phịng phẩm bao gồm: các loại giấy văn phòng, các loại bút, sổ sách văn phịng,
folder, bìa kẹp để đựng tài liệu, băng keo, kệ nhựa..
Thiết bị văn phòng là những thiết bị máy móc, các vật dụng cần thiết cho các hoạt động
hằng ngày và công việc trong lĩnh vực văn phịng. Đó là máy photocopy, máy in, máy fax,
máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phịng, giấy các loại, mực các loại…, máy huỷ giấy, máy
huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic,…Lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp
các doanh nghiệp dễ dàng điều hành các hoạt động hàng ngày của mình một cách trơn tru và
hiệu quả. Trong khi lựa chọn các công cụ văn phịng này, các doanh nghiệp nên ln ln ghi
nhớ nhu cầu của nhân viên

Một số loại máy văn phịng phổ biến thường được dùng hiện nay


Máy vi tính



Máy in laser, máy in màu



Máy photocopy, máy scan
8




Máy fax



Máy đếm tiền



Máy chấm công



Điện thoại cố định



Trang thiết bị mạng (modem, switch)
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó được ứng dụng
rộng rãi trong cơng tác văn phịng, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ CNTT vào quá trình hiện đại
hố cơng tác văn phịng. Do vậy cách tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị cho văn
phòng ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đối với trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
nhà nước thường được tổ chức theo quy trình như sau:
1.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
a. Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Trang thiết bị được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của
Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan. Ngồi ra, hàng năm cơ quan cịn được mua sắm
bổ sung các trang thiết bị từ như cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng
năm.
b. Quản lý quá trình khai thác sử dụng, bảo quản rằng thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử
dụng, bảo quản.
- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công.
- Cơ chế tự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá
số lượng, chất lượng của trang thiết bị.
- Thương xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phịng trong cơ quan,
tổ chức.
c. Kết thúc q trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành
thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật.
- Thành lập ban thanh lý
- Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh
lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được cơng bố và thực

hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.

9


1.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng phải đạt đến trình độ cao, theo hướng đa
năng, tồn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi, giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang
thiết bị.
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử
dụng.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của nhà nước.
- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị
2. Yêu cầu và các nguyên tắc sử dụng.
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất
lượng của cơng tác văn phịng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, cơng
chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như
hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong cơng tác văn phịng, đặc biệt là việc
ứng dụng tiến bộ cơng nghệ thơng tin vào q trình hiện đại hóa cơng tác văn phòng. Trang
thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm
việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung
trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…)
a) Yêu cầu về quản lý
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phịng trong
nội bộ đơn vị; bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng
dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi tồn

bộ trang thiết bị văn phịng của đơn vị; thơng báo và đề nghị Văn phịng (Phịng Hành chính
– Quản trị) điều chuyển các trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng hoặc thanh
lý các trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ
quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức
hoặc thay đổi Thủ trưởng đơn vị.
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
b) Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Khơng tự
ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều chuyển trang thiết
bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
10


c) Yêu cầu đối với người sử dụng
Người sử dụng có trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
- Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn
phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa;
- Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan
đến trang thiết bị được giao;
- Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên
bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
3. Các trang thiết bị văn phòng.
3.1. Thiết bị truyền thơng
a) Máy ghi âm văn phịng
- Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phịng được sử dụng rộng rãi ở
nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
- Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, bài
giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký.
- Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn bản...

- Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 - 45%, mức thời
gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của
cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần
soạn thảo.
b) Điện thoại
Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại điện
thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động). Đây là thiết
bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến
trong các cơng sở, văn phịng. Vì vậy, địi hỏi những người làm cơng tác văn phịng nói riêng
và các cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện
thoại.
c) Máy fax
- Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có ký tự,
màu trắng là khơng có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như bản gốc (từ máy
gửi fax sang máy nhận fax).
- Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ máy tính
sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).
11


d) Máy tính nối mạng
Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên:
máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn
phịng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà sử dụng mạng máy tính
nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác
và truyền nhận thông tin. e) Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh được sử dụng trong cơng tác văn
phịng để ghi và lưu lại những hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự
kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phịng
thơng dụng, bên cạnh đó cịn có các loại máy cơ, máy bán tự động…
3.2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu

Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng các
nhóm:
- Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó
(dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
- Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in như: in laze,
in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và công nghệ
khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra
giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng được nối với
một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với các thiết
bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng. Máy
in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy, hoạt động dựa
trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính
chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được bám vào giấy, công
đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra ngoài. Máy in laze có
tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối thấp.
Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.
- Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi
phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
3.3. Các trang thiết bị văn phịng khác
Ngồi các nhóm thiết bị truyền thơng, thiết bị sao, in, hủy tài liệu cịn có các thiết bị
và đồ dùng văn phịng khác như:
- Máy qt hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner) Đây là thiết bị có khả năng số hóa
hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên
thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thơng thường. Cấu tạo của máy Scan gồm ba
bộ phận chính: thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử.
- Máy chiếu đa năng (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình
chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội
12

nghị, hội thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh
sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên
ngồi. Nói một cách đơn giản nó đóng vai trị như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi
người có thể xem từ xa.
- Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm cơng tác văn phịng rất đa
dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như
cặp, kẹp, ghim, bút…
4. Vai trò người sử dụng và bảo quản trang thiết bị văn phòng.
4.1. Vai trò người sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng:
a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được
cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn
phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… Những trang thiết bị này được quản lý theo
quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Ngồi ra, hàng năm cơ quan cịn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu
sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm
b) Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai
thác, sử dụng và bảo quản
- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng
- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số
lượng, chất lượng các trang thiết bị
- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị
- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan,
tổ chức.
c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành
thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
- Thành lập ban thanh lý
- Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức

thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được cơng bố
và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.

13


4.2. Tổ chức sử dụng bảo quản trang thiết bị
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong cơng cuộc
hiện đại hóa văn phịng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều
chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả
năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và
tra tìm các dữ liệu. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn
nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thơng tin cục bộ, tồn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thơng
thường trong văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện
dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như mơi trường văn phòng được cải thiện phần lớn nhờ
con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng. Do đó khâu tổ chức sử
dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo
hướng đa năng, tồn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết
làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng
trang thiết bị
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản
lý và sử dụng.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất
việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có
hiệu quả.

- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:
+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;
+ Bảo dưỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Tóm lại, với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, khoa học kỹ thuật, văn phịng sẽ được
phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm cơng tác văn phịng ngồi kỹ năng
nghiệp vụ chun mơn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ
thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một
cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ
những người làm cơng tác văn phịng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng u cầu của
sự nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
14


BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY IN
Mã bài: TCN202-02
Mục tiêu:
− Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy in;
− Phân loại các loại máy in thông dụng;
− Cài đặt được các loại máy in;
− Sử dụng và bảo quản tốt các loại máy in;
− Khắc phục được một số sự cố thường gặp.
− Sử dụng thành thạo một số máy in thông dụng;
− Nghiêm túc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan, doanh nghiệp.

1. Chức năng.
Chức năng in: In đen trắng, màu

Chức năng quét Scanner.

Chức năng Photocopy

Chức năng Fax

Chức năng PC-Fax

Các chức năng khác

2. Phân loại và nguyên lý hoạt động
2.1. Phân loại:
Máy in bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm
phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ Lazer. Đa
phần các máy in được sử dụng cho văn phòng, chúng được nối với một máy tính hoặc một
máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với các thiết bị cơng nghiệp dùng để
trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng.
a) Máy in Lazer
Máy in sử dụng công nghệ Lazer (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy.
Chúng hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia Lazer để chiếu lên một trống từ, trống từ quay
qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực
được bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi
ra ngồi.
Máy in Lazer có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, giá thành mỗi bản in
thường tương đối thấp. Máy in Lazer có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.
b) Máy in kim
15


Máy in kim sử dụng các kim để chấm qua một băng mực làm hiện mực lên trang giấy cần
in. Máy in kim đã trở thành lạc hậu do các nhược điểm: In rất chậm, độ phân giải của bản in

rất thấp (chỉ in được thể loại chữ, không thể in được tranh ảnh) và khi làm việc chúng rất ồn.
Ngày nay máy in kim chỉ còn xuất hiện tại các cửa hàng, siêu thị để in các hoá đơn như
một thiết bị nhỏ gọn cho các bản in chi phí thấp.
c) Máy in phun

Máy in phun hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in (theo đúng tên gọi của nó).
Mực in được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn (khoảng 5000
lần/giây) tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để thể hiện bản in sắc nét.
16


Đa số các máy in phun thường là các máy in màu (có kết hợp in được các bản đen trắng).
Để in ra màu sắc cần tối thiểu 3 loại mực. Các màu sắc được thể hiện bằng cách pha trộn ba
màu cơ bản với nhau.
Trước đây các hộp mực màu của máy in phun thường được thiết kế cùng khối, tuy nhiên
nếu in nhiều bản in thiên về một màu nào đó sẽ dẫn đến hiện tượng có một màu hết trước, để
tiếp tục in cần thay hộp mực mới nên gây lãng phí đối với các màu cịn lại chưa hết. Ngày
nay các hộp màu được tách riêng biệt và tăng số lượng các loại màu để phối trộn (nhiều hơn
3 màu - không kể đến hộp màu đen) sẽ cho bản in đẹp hơn, giảm chi phí hơn trước.
So sánh trong các thể loại máy in thì máy in phun thường có chi phí trên mỗi bản in lớn
nhất. Các máy in phun thường có giá thành thấp (hơn máy in Lazer) nhưng các hộp mực cho
máy in phun lại có giá cao, số lượng bản in trên bộ hộp mực thấp.
2.2. Cấu tạo và nguyên lý hoạt động

a) Máy in phun
Những phần thông thường của máy in phun bao gồm :
Đầu in : Là nhân của máy in phun , đầu in bao gồm hàng loạt vòi phun được dùng để
phun những giọt mực ra
Đầu mực in ( Hộp mực ) : Phụ thuộc vào nhà sản xuất và kiểu của máy in . Đầu mực in sẽ
có kết hợp nhiều kiểu như tách riêng màu đen và đầu in màu , màu và đen trong cùng một

đầu mực in hoặc thậm trí mỗi một màu có một đầu mực in riêng . Nhiều loại đầu của một số
loại máy in phun bao gồm ngay bên trong đầu in.
Motor bước đầu máy in : Motor bước di chuyển bộ phận đầu in ( đầu in và đầu mực )
đằng sau và từ bên này sang bên kia của giấy . Một vài máy in có Motor bước khác để
chuyển bộ phận đầu in tới một vị trí cố định cho trước khi máy in khơng hoạt động . Việc
chuyển vào vị trí đó để bộ phận đầu in được bảo vệ khi một va chạm bất ngờ.
17


Dây Curoa . Nó được dùng để gắn bộ phận đầu in với Motor bước .
Thanh cố định . Bộ phận đầu in dùng thanh cố định để chắc chắn để sự di chuyển là chính
xác và điều khiển được.
Khay giấy: Hầu hết máy in phun đều có bộ phận khay giấy để đưa giấy vào bên trong
máy in. Một vài máy in bỏ qua khay giấy chuẩn thông thường mà dùng bộ phận nạp giấy
(Feeder). Feeder thông thường mở để lấy giấy tại một góc ở sau máy in và nó giữ nhiều giấy
hơn khay giấy truyền thống.

.
Trục lăn: nó kéo giấy từ khay giấy hoặc phần nạp giấy tiến lên phía trước khi bộ phận đầu
in sẵn sàng cho công việc in tiếp theo. Motor bước cho bộ phận nạp giấy. Nó kéo trục lăn để
chuyển giấy vào vị trí chính xác.
Nguồn cung cấp: Đối với những máy in trước kia có một Adaptor bên ngồi để cung cấp
nguồn cho máy in thì hiện nay hầu hết chúng được tích hợp bên trong máy in .
Mạch điều khiển: Một mạch điện phức tạp bên trong máy in để điều khiển tất cả mọi hoạt
động như giải mã tín hiệu thơng tin gửi từ máy tính tới máy in ....
Cổng giao diện: Nhiều máy in dùng cổng song song , nhưng hầu hết máy in mới bây giờ
đều dùng giao diện cổng USB . Có một vài máy in dùng cổng nối tiếp hoặc cổng SCSI .
Nguyên lý Hoạt động
Thermal Drop-On-Demand
Nhóm thứ nhất dùng kỹ thuật thermal Drop-On-Demand gồm có các hãng lớn như

Hewlett Packard (HP), Canon và hãng Lexmark/IBM. Người ta dùng các resistor nhỏ xíu
nằm tại các jet (jet: lỗ phun mực, tên chính thức là nozzles), theo nhu cầu một dòng điện
chạy qua resistor để nung nóng mực làm cho nó phóng vào mặt giấy nhanh đến 5000 lần
trong 1 giây. Lỗ phun mực có đường kính cỡ sợi tóc (70 micrometer) do đó buổi đầu nó
18


thường hay bị nghẹt. Ngày nay đã cải tiến nhiều giọt mực phóng ra có thể tích cỡ 8 cho tới
10 picoliter và chấm mực bám vào giấy có đường kính cỡ 50 tới 60 microns.
Thơng thường mực đen được chứa trong một cartridge riêng và lỗ phun mực to hơn, giọt
mực đen ném ra có thể tích cỡ 35 picoliter. Cartridge màu chứa 3 loại mực màu khác nhau
nằm trong ba ngăn riêng rẽ. Một vài máy hiện giờ dùng đến 8 màu mực căn bản như
HP7960. Đây cũng là chiếc máy inkjet printer đầu tiên in được hình “đen trắng”. Những
inkjet printer hiện nay in đen trắng bằng cách pha mực màu lại với nhau để tạo màu đen, do
đó tấm ảnh đen trắng in được ln ln có ánh hơi xanh, hơi đỏ hay hơi vàng.
Đầu in loại thermal nầy có khuyết điểm là bị hiện tượng Kogation làm hư dần (Kogation
là hiện tượng mực bị biến thành các hạt rắn bám dần vào thành firing chamber) do đó các
máy in của hãng HP đều theo một ngun tắc chung là đầu in dính ln vào bình mực. Khi in
hết mực các bạn mua bình mực mới thì có ngay đầu in mới, chữ nghĩa hình ảnh luôn luôn sắc
nét và không bị suy giảm theo tuổi thọ của cái printer. Số jet trên đầu máy thay đổi tùy model
lúc đầu là 16 rồi lần lên 32, 48, 64, 128 lỗ jet. Ngày nay trung bình tổng cộng từ 300 tới 600
nozzles.
Piezo Drop-On-Demand
Kỹ thuật phun mực thứ hai là do hãng Epson giữ bản quyền. Hãng nầy khơng dùng
resistor nung nóng mực mà dùng hiệu ứng piezoelectric để phun mực vào giấy. Kỹ thuật nầy
chúng ta thường gặp trong các máy dùng làm ẩm khơng khí vào mùa đơng (ultrasound
humidifier). Epson dùng mảnh thạch anh tí ti nằm tại các nozzles. Khi cho dòng điện đi qua
mảnh thạch anh nở ra (hiệu ứng piezoelectric) ép mực phun vào giấy.
Đầu in piezo có nhiều cái ưu điểm như là dễ kiểm sốt hình dạng và kích thước giọt mực
phun ra hơn, nó lại bền hơn là loại đầu in thermal vì khơng córesistor dễ bị cháy và khơng

mất thời gian chờ mực làm nguội resistor trước khi được nung nóng trở lại như đầu in
thermal. Vì khơng dùng nhiệt cho nên việc chế tạo mực in cũng uyển chuyển khơng gị bó
như khi chế tạo mực dùng cho đầu inthermal. Đầu in mực đen của Epson hiện hành có 540
nozzles mỗi đầu in có 90 nozzles (6 màu) vì đầu phun lâu hư nên tất cả máy printer Epson
đều có đầu in gắn liền vào máy và người tiêu thụ không thể tự thay đầu máy được. Một số
máy Canon printer mới ra sau nầy cũng có đầu in gắn liền vào máy, nhưng khác với Epson,
người tiêu thụ có thể tự thay lấy đầu máy in như thay một ink cartridge cần chỉ mất 01 phút.
Vậy thì đầu máy rời khơng dính chung vào với ink cartridge lợi hại ra sao? Để so giá các
bạn nên lưu ý coi bình mực đó chứa bao nhiêu cc (phân khối) mực. Cái yếu điểm của loại
máy đầu in cố định (duy nhất chỉ có Epson) là khi các jet phun mực bị nghẹt thì cách hay hơn
hết là bỏ cái printer vào thùng rác. Lý do mang cái printer hư cho hãng thay đầu in còn mắc
tiền hơn mua cái printer mới.
Lưu ý: theo người tiêu dùng, đầu in Epson hay bị nghẹt sau vài ba tuần hay một vài tháng
để n khơng in gì cả. Muốn máy in Epson được bền ít ra mỗi tuần phải in một hai trang
giấy. Vì các lỗ phun mực cũng mịn dần theo thời gian, nên chữ và hình in ra cũng giảm dần
19


phẩm chất theo tuổi thọ của cái printer. Cũng nhắc những ai cómáy in Epson là phải nhấn tắt
máy (từ nút tắt/mở tắt trên cái printer) trước khi tắt điện toàn bộ, với máy in hãng khác cũng
nên làm như vậy để đầu in đủ thời gian chạy vào nơi parking, nơi nầy có miếng cao su đậy
đầu in tránh khơng khí làm khơ mực bít các jet phun mực.
Mực in
Vì hình ảnh được tạo ra bằng các giọt mực, cho nên người ta tìm cách làm cho giọt mực
càng nhỏ càng tốt để ảnh in ra được sắc nét. Ngày nay giọt mực nhỏ nhất 1.5 picoliters (thí
dụ Epson R800). Giọt mực càng nhỏ thì dễ đặt nằm gần nhau trên mặt giấy như vậy càng cho
hình rõ nét và giúp màu sắc thay đổi một cách liên tục hơn.
Chắc các bạn thắc mắc là ink cartridge chỉ chứa từ 3 tới 6 màu mực, nhưng tại sao khi in
ảnh chúng ta thấy có đủ mn màu nghìn sắc. Đó là tại chúng ta bị “lừa mắt” mà thơi. Màn
ảnh TV, màn ảnh Computer chỉ có 3 điểm màu căn bản là Đỏ (Red), Xanh Lá cây (Green),

Xanh (Blue) gọi chung là màu RGB. Trên computer monitor các điểm màu nầy nằm cách
nhau từ 0,25 tới 0,31 mm. Từ ba màu nầy, tùy theo độ đậm nhạt chúng pha trộn nhau tạo ra
nhiều màu sắc khác nhau khi nhìn từ xa. Inkjet in màu cũng theo nguyên tắc nầy. Người ta
dùng ba màu mực là xanh (Cyan), đỏ (Magenta), vàng (Yellow), gọi chung là nhóm màu
CMY để pha nhau thành đủ các màu khác nhau. Thường thì cịn có thêm một bình mực đen
(Black) gắn kế bình mực màu. Riêng HP chỉ dùng bình mực đen để intext (chữ), khi in hình
có màu đen thì HP pha trộn ba màu CMY vào nhau để tạo ra màu đen. Epson printer thì
khác, khi in hình nó dùng ln mực màu đen nên gọi nó là loại màu CMYK. Theo ý kiến một
số người thì màu đen trong các tấm hình in từ máy Epson thấy đen hơn màu đen từ máy HP.
Hiện nay một số photo-printer dùng tới 6 màu mực. Ngoài 4 màu căn bản trên, người ta
thêm vào hai màu nữa là light cyan, còn gọi là photo cyan và light magenta hay photomagenta. Các printer điển hình cho nhóm nầy là Canon i950, 3072 nozzles, 6 bình mực rời.
Theo nhiều người thì printer 6 màu in hình màu nhìn có vẽ mịn màng màu sắc thay đổi liên
tục (dịch chữ smooth) hơn là hình in từ printer 4 màu. Nếu các bạn lấy cái kính phóng đại
nhìn vào tấm hình, các bạn sẽ thấy nó được tạo ra bằng nhiều điểm màu nằm cạnh nhau trên
mặt giấy. Với hình in từ 6 màu các chấm mực nằm gần nhau có màu sắc tương tự, khơng
thay đổi màu đột ngột từ chấm mực nầy qua chấm mực khác. Khi xem ảnh nhìn ở tầm xa
thơng thường thì khơng thấy các chấm màu riêng rẽ, chỉ thấy màu sắc hình ảnh. Cái printer
mới nhất của hãng Canon là Canon i9900 dùng 8 bình mực, ngồi 6 màu kể trên, nay thêm
mực đỏ và mực xanh két, có 6144 nozzles, nhiều nhất hiện giờ. Photosmart 7960 cũng 8
cartridge màu khác nhau.
Cũng nên nói thêm thì theo tờ PC Magazine cái BJC-8200, 6-màu, in hình khơng tươi
như các hình in ra từ máy in 3 màu như HP 9x, HP Photo Smart. Điều nầy đã thay đổi khi
Canon cho ra model S-800. Các máy Canon printer sau nầy đều có bình mực trong suốt riêng
rẽ cho từng màu, do đó rất dễ refill. Theo dư luậnS-800 in hình chẳng kém Epson photo như
870, 1270, 875D, 780... mà lại không bị vài khuyết điểm như Epson “killer chip”, hay nghẹt
nozzles hơn HP hay Canon...
20


Có hai nhóm mực in khác nhau, nhóm thứ nhất là mực được pha từ các màu hòa tan trong

nước (water-based dye). Loại mực nầy có cái bất lợi là bị lem khi gặp nước hay hơi ẩm.
Ngồi ra hình in từ loại màu nầy dễ phai khi để ngoài ánh sáng, nhất là tia cực tím (UV)
trong vài tuần lễ, cũng như khi gặp chất oxy-hóa như khí ozone. Nhóm mực thứ hai là loại
khơng hịa tan vào nước (water-based-pigmented ink) nó gồm có các hột màu thật nhỏ nằm
lơ lửng trong nước. Loại nầy khi gặp nước không bị lem nhiều, và rất bền không phai màu.
Tuy nhiên loại mực pigment này khi pha trộn nhau chỉ cho một dãy màu sắc giới hạn và hình
in ra khơng được rực rỡ như loại mực water based dye. Yếu điểm nầy hiện nay đã được khắc
phục. Nếu các bạn để ý thì text in ra từ máy HPít bị lem hơn là từ máy Canon hay Epson.
Mực đen của HP thường thuộc nhóm pigmented thí dụ các cartridge HP26, HP29, HP45.
Theo nhiều người thì tấm ảnh in ra từ các máy inkjet ngày nay đẹp hơn là ảnh in từ film ở
photo-lab. Các lab dành riêng cho các tay nhà nghề thì khác. Cách nay mấy năm mọi người
chơi ảnh digital đổ xơ đi mua Epson 870 dầu vì ảnh in ra từ máy in nầy rất xuất sắc. Đây
chính là xuất phát điểm cho sự phát triển các dịch vụ chụp ảnh lấy liền: ảnh thẻ, ảnh dulịch,
photo sticker. Sau đó người ta thấy là các tấm ảnh in từ máy in nhóm nầybị chuyển sang màu
cam sau một thời gian chưng bày. Lý do là mực in của Epson khi gặp khí ozone trong khơng
khí thì đổi màu. Điều này Epson phải nghiên cứu cho ra các loại mực pigment thế hệ mới
không lem trong nước bền màu và cho rằngđộ bền ảnh in ra là 150 năm. HP Photosmart 7960
quảng cáo là hình in ra bền tới73 năm, Canon I9100 nói hình in ra bền đến 25-30 năm, Epson
2200 dùng archivalink bền 90 năm.
Nếu dùng kính phóng đại nhìn vào tấm ảnhin từ máy Epson Stylus Photo hay Canon 6màu mực thì thấy chấm mực nằm sát nhau hơn so với hình in từ máy HP9xx, hay Photosmart
1xxx (3-màu mực). Tuy nhiên cómấy ai xem ảnh bằng kính lúp. Có người nói là ảnh in từ
Epson có đẹp hơn, nhưngchỉ hơn tí khơng đủ để bù vào giá mực in và giấy in dùng riêng cho
Epson quá đắt đỏ. Hiện giờ các printer thông thường dùng 4 màu mực, ảnh in trên photo
paper không thua ảnh in từ các Photo Lab, ảnh in trên plain paper trông rất xấu.
DPI
Chữ DPI viết tắt chữ Dot Per Inch, Nhóm Epson Stylus Photo đầu tiên (in được 1440x720
dpi, có nghĩa là máy in nầy có thểin được 1440 chấm mực trên bề dài 1 inch theo chiều
ngang và 720 chấm mực theo 1 inch chiều đứng. Nhưng nên biết đó khơng phải hồn tồn
mechanic. Sau nầy Epson Stylus 790 và 780 in tới 2880x720 dpi. Hiện giờ Canon I9900 in
4800x2400dpi, Stylus Photo R800 in 5760x1440 dpi.

b) Máy in laser
Máy in laser hoạt động được nhờ một nguyên lý hoàn tồn mới là thơng tin (ký tự, hình
ảnh...) từ máy vi tính sẽ được một dụng cụ đọc và dịch ra thành một loạt tia laser (theo một
lối nhất định). Tia laser này sẽ rọi lên một bộ quay (nó sẽ cuốn giấy và đặt biệt hơn là nó
chứa tĩnh điện). Bộ quay nầy cũng tiếp giáp với một trục quay khác chứa mực. Khi quay
những chổ nào có tia laser rọi lên thì mực sẽ thấm vào giấy cịn những chổ khác thì khơng.
21


Những kỹ thuật đã áp dụng vào in laser là mơi trường tĩnh điện (nên nhớ giấy có thể thu tĩnh
điện, các atom điện sẽ nằm trên mặt giấy nếu nó bị charged điện vào), photoreceptor,
discharge lamp...

Qui trình in của một máy laser bắt đầu từ bộ nguồn phát là diode laser. Chùm tialaser phát
ra được hướng xuyên qua một hệ thống các thấu kính hội tụ và gương để sau cùng đập vào
mặt trống in. Vùng trên trống tiếp nhận tia laser sẽ trở thành một ảnh điện. Tia laser sẽ liên
tục phát, rồi tắt khi nó quét trên mặt trống. Tần số chớp tắt này của tia laser được gọi tên là
"điểm trên inch" (dotper inch - dpi), cũng chính là thơng số quyết định độ phân giải cho trang
in (dpi càng cao, chất lượng trang in càng đẹp).
Có thể tóm tắt quy trình hoạt động của máy in laser trong 6 bước sau:
B1: Làm sạch
Là công đoạn làm sạch trống in đề tiếp nhận ảnh, do hai lưỡi dao, một để cạo sạch các
mực thừa cịn dính trên trống, lưỡi thứ hai thu các mực thừa này vào ngăn chứa. Khi các bộ
phận này bị hao mòn, hư hỏng do sử dụng, thì trang in bắt đầu phát sinh trục trặc: các sọc
dọc trang in, lem, bóng ma, trang in bị hạt tiêu li ti.

B2: Tích điện
22

Sau khi trống được được làm sạch, nó sẽ được tích điện để nhận ảnh từ tia laser. Một
roulơ tích điện sơ cấp (PCR) sẽ tì sát vào trống, ion-hố khơng khí, tạo điều kiện cho nguồn
điện âm, một chiều, tích lên trống. Nếu điện tích âm này khơng đồng nhất, khơng đủ điện áp,
thì mực in sẽ bị hút đến những nơi không mong muốn, hoặc không đến được những nơi
mong muốn.

B3: Chép
Trong công đoạn chép, tia laser sẽ làm phóng thích điện tích âm, một chiều trên trống, tạo
ra một ảnh ẩn. Chính ảnh ẩn có điện áp thấp này (-130V) sẽ tạo lực hút mực in.

B4: Rửa ảnh
Ảnh ẩn này sẽ được "rửa" để thành một ảnh có thể nhìn thấy. Mực in được hút về roulơ
rửa ảnh hoặc bằng nam châm trong, (công nghệ của Canon) hay bằng phóng tĩnh điện ( cơng
nghệ Lexmark).

23


B5: Chuyển ảnh lên giấy
Đến đây ảnh trên trống in được chuyển sang trang giấy khi nó áp lên trống. Giấy được
cấp một điện tích dương từ phía sau lưng, sẽ hút mực từ trống sang. Nếu điện tích yếu bản in
sẽ mờ nhạt, đồng thời tạo ra nhiều mực thừa.
B6: Định hình
Cịn gọi là "nung chảy" là giai đoạn làm mực bám chặt vĩnh viễn vào giấy bằng nhiệt Một
roulô nhiệt tạo nhiệt độ đến 180oC làm nung chảy các hạt mực để nó bám chết vào giấy.
3. Cách cài đặt máy in cục bộ và máy in mạng.
Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại; Kích chuột trái vào nút Start
Chọn Settings Printers and Faxes

24

Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes

Chọn Add a printer
Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard

Chọn nút Next

25