Giáo trình Thực tập (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN: THỰC TẬP
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình mơ đun: Kiến tập được xây dựng cho sinh viên khi bắt đầu tiếp
xúc thực tế với nghề Văn thư hành chính. Giáo trình định hướng đưa ra những
vấn đề cần tìm hiểu trong quá trình đi kiên tập. Giúp sinh viên xác định được
công việc phải làm trong thời gian đi kiến tập.
Bố cục giáo trình kiên tập được chia làm 5 nội dung chính là Khảo sát và
tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, Khảo sát và nhận
xét cơng tác văn phịng, Khảo sát, tìm hiểu về cơng tác văn thư của cơ quan, Nêu
nhận xét và kiến nghị và viết báo cáo kết quả kiến tập.
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cơ

đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế,
khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hồn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.

Ngày 27 tháng 05 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang

1


MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU..................................................................................................................... 1
BÀI 1: KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ...................................................................................... 4
1. Khái quát chung về cơ quan tổ chức............................................................................... 4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. .................... 4
BÀI 2: KHẢO SÁT NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ................................ 5
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ....................................................................................................... 5
1. Tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan, tổ chức. ......................................................... 5
2. Quản trị nhân lực văn phòng của cơ quan, tổ chức. ..................................................... 5
3. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của cơ quan, tổ chức. ............................ 5
4. Khảo sát việc xây dựng và sử dụng các quy chế, quy định và kế hoạch trong điều
hành hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức. ............................................................. 5
BÀI 3. KHẢO SÁT, TÌM HIỂU THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC ................................................................................................................................. 7
1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách ..................................................................... 7
2. Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư........................................................... 7
3. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản ..................................................................... 7

4. Khảo sát, tìm hiểu việc quản lý văn bản đi đến ............................................................. 7
5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ............................................................................... 8
BÀI 4. NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ ........................................................................................... 9
1. Nhận xét ............................................................................................................................. 9
2. Kiến nghị ........................................................................................................................... 9
BÀI 5. VIẾT BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP ................................................................. 10
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................... 11

2


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: THỰC TẬP
Mã mơ đun: MĐ 32
Vị trí, tính chất của mơ đun:
- Vị trí: là mơ đun quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư giúp
người học có cơ hội quan sát, học hỏi việc thực hành nghề trong thực tế, rèn
luyện nâng cao kỹ năng nghề mơ đun.
- Tính chất: Là mô đun chuyên môn nghề bắt buộc, thông qua đợt kiến tập, sinh
viên tiếp cận với thực tiễn công tác văn thư tại các cơ quan tổ chức. Nâng cao
nhận thức về vị trí việc làm, các cơng việc có thể làm liên quan tới chuyên môn
nghiệp vụ.
Mục tiêu mô đun:
- Kiến thức:
+ Tiếp cận được hoạt động cán bộ văn thư trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý.
+ Mô tả được chức năng, cơ cấu tổ chức cơ quan thực tập
+ Tìm hiểu tình hình thực tế vế cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư. Qua đó
sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng
cố và nâng cao nhận thức về nghề nghiệp.

+ Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về cơng tác
văn phịng, cơng tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong
cách làm việc của người cán bộ văn phòng.
- Kỹ năng:
+ Rèn luyện khả năng phát hiện và giải quyết tương đối trọn vẹn một vấn đề
thực tế thuộc lĩnh vực công tác văn thư.
+ Soạn thảo được một số văn bản hành chính.
- Thái độ:
Thể hiện tính tỉ mỉ, chính xác, cầu thị và ý thức bảo mật.
Nội dung của mô đun:
Bài 1: Khảo sát và tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan,
tổ chức.
Bài 2: Khảo sát, nhận xét về coog tác văn phòng và quản trị văn phòng.
Bài 3: Khảo sát, tỉm hiểu thực tiễn công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Bài 4: Nhận xét, kiến nghị
Bài 5: Viết bảo cáo kết quả thực tập

3


BÀI 1: KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,
CƠ CẤU TỔCHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Mã bài: MĐ32.01
1. Khái quát chung về cơ quan tổ chức
- Tên gọi của cơ quan tổ chức
- Địa điểm, vị trí của cơ quan tổ chức
- Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.
- Chức năng
- Nhiệm vụ

- Quyền hạn
- Cơ cấu tổ chức của cơ quan
Để tìm hiểu vấn đề này, sinh viên cần sưu tầm những văn bản về việc thành
lập cơ quan hoặc văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để tóm tắt
và khái quát.

4


BÀI 2: KHẢO SÁT NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Mã bài: MĐ32.02
1. Tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan, tổ chức.
- Chức năng, nhiệm vụ, vị trí và cơ cấu tổ chức của Văn phịng (nếu cơ quan
khơng thiết lập văn phịng thì tìm hiểu về Phịng Hành chính)? So sánh chức
năng của văn phòng với các bộ phận khác trong cơ quan.
- Mơ hình tổ chức bộ máy của Văn phịng cơ quan (Tập trung, phân tán hay
hỗn hợp?). Vẽ sơ đồ minh hoạ? Tìm hiểu căn cứ lựa chọn mơ hình tổ chức bộ
máy của văn phòng cơ quan và đánh giá hiệu quả của mơ hình được lựa chọn
trên thực tế?
2. Quản trị nhân lực văn phòng của cơ quan, tổ chức.
- Tình hình đội ngũ cán bộ văn phịng: Số lượng, độ tuổi, trình độ và ngành
nghề được đào tạo; Tình hình tuyển dụng và đào tạo cán bộ văn phòng.
- Các biện pháp quản trị nhân lực được lãnh đạo văn phịng (Phịng Hành
chính) sử dụng? Phân tích và nhận xét về hiệu quả của từng biện pháp?
- Tìm hiểu sự phân cơng lao động đối với các cán bộ của văn phòng (so sánh
giữa ngành nghề được đào tạo với chức trách được giao).
3. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của cơ quan, tổ chức.
- Tìm hiểu cách thức bố trí mặt bằng làm việc của văn phòng cơ quan (theo
kiểu truyền thống hay hiện đại) và vẽ sơ đồ mình hoạ; Phân tích ưu điểm và hạn

chế của cách bố trí đó dưới 02 góc độ quản trị nhân lực và nâng cao hiệu quả
làm việc?
- Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng: Thống kê các trang thiết bị
cơ bản mà các cán bộ văn phịng đang sử dụng? Mơ tả cách bố trí các trang thiết
bị đó trong văn phòng cơ quan? Nhận xét về hiệu quả sử dụng các trang thiết
bị?
4. Khảo sát việc xây dựng và sử dụng các quy chế, quy định và kế hoạch
trong điều hành hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức.
- Tìm hiểu các loại quy định, quy chế của cơ quan liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng? Trao đổi, phỏng vấn lãnh đạo văn phòng về việc sử
dụng các văn bản đó trong cơng việc điều hành hoạt động văn phịng? Tìm hiểu
nhận thức của các cán bộ văn phòng về các quy định và quy chế đang được áp
dụng.
5


- Tìm hiểu các loại kế hoạch hoạt động của cơ quan và Văn phòng? Vai trò
của Văn phòng trong quy trình xây dựng các loại kế hoạch đó? Trao đổi, phỏng
vấn lãnh đạo văn phòng và cán bộ văn phịng về việc sử dụng kế hoạch trong
cơng việc điều hành hoạt động văn phòng?

6


BÀI 3: KHẢO SÁT, TÌM HIỂU THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ
CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Mã bài: MĐ32.03
1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách
- Bộ phận văn thư trực thuộc đơn vị nào trong cơ cấu tổ chức của văn phòng?
- Cán bộ văn thư chuyên trách: số lượng, trình độ và ngành nghề chun mơn

được đào tạo?
2. Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư
- Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan về cơng tác văn thư.
- Tình hình ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về cơng tác văn thư.
- Tình hình tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao trình độ và hướng dẫn
nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ.
- Việc đầu tư trang thiết bị cho công tác văn thư và tình hình ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong lĩnh vực này.
3. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản
- Các loại văn bản do cơ quan ban hành: gồm những loại gì? Số lượng văn
bản ban hành trong một năm đối với từng loại? Nếu điều kiện cho phép, có thể
lập biểu thống kê theo từng thể loại văn bản ban hành trong 3 năm gần đây.
- Quy định của cơ quan về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
- Nhận xét những ưu điểm và hạn chế về quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban
hành, thể thức văn bản và cách trình bày, diễn đạt.
4. Khảo sát, tìm hiểu việc quản lý văn bản đi đến
- Nội dung nghiên cứu khảo sát gồm: Các thủ tục chuyển giao, tiếp nhận,
phân phối, vào sổ công văn “đi” “đến”; mẫu các loại sổ sách đăng ký được sử
dụng; các quy định của cơ quan về quản lý công văn mật, những ưu điểm, thiếu
sót và tồn tại trong công tác này; số lượng, thành phần công văn đến hành năm
(của những cơ quan nào? gồm những loại văn bản gì?), có thể lập biểu đồ để
minh họa.
- Khảo sát về các biện pháp cơ quan áp dụng để theo dõi tình hình giải quyết
văn bản? Đánh giá về hiệu quả của việc theo dõi giải quyết văn bản?

7


5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
- Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan có được cán bộ chun

mơn lập hồ sơ (hiện hành) khơng ? Nếu có thì nghiên cứu một số hồ sơ đã lập để
rút ra những nhận xét về chất lượng hồ sơ (có đảm các yêu cầu về lập hồ sơ
khơng? Có những hạn chế gì?....) Đối với những cơ quan không lập được hồ sơ
hiện hành thì tình trạng văn bản, giấy tờ ra sao? Tình trạng đó đã ảnh hưởng như
thế nào đến hoạt động của cơ quan?
- Hồ sơ, tài liệu có được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của
Nhà nước không? Các biện pháp mà cơ quan đã áp dụng về mặt này? Tài liệu
của những đơn vị tổ chức nào không được giao nộp vào lưu trữ cơ quan? Tại
sao?

8


BÀI 4: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ
Mã bài: MĐ32.04
1. Nhận xét
- Ưu điểm cơ quan đã thực hiện được
- Nhược điểm cơ quan còn tồn tại.
2. Kiến nghị
Từ thực tiễn, em hãy đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm giúp cơ quan tổ
chức tốt hơn cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư.

9


BÀI 5: VIẾT BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP
Mã bài: MĐ32.05
Cuối đợt thực tập, mỗi sinh viên phải trình bày kết quả khảo sát và thực hành
của mình bằng văn bản, gọi là Báo cáo kiến tập. Đây là một trong những căn cứ
chủ yếu để giáo viên hướng dẫn nhận xét và cho điểm thực tập của sinh viên

- Báo cáo thực tập cần trình bày đầy đủ nhứng kết quả tìm hiểu và khảo sát
theo đề cương. Báo cáo có thể cấu trúc thành 3 phần chính: Lời nói đầu, Phần
nội dung chính và Phần phụ lục.
Phần nội dung chính có thể chia thành các mục như sau:
1. Kết quả khảo sát tình hình cơng tác văn phịng, công tác văn thư của cơ
quan.
2. Nhận xét và kiến nghị: Phân tích những ưu điểm, hạn chế và nêu những
kiến nghị, giải pháp nhằm giúp cơ quan tổ chức tốt hơn cơng tác văn phịng,
cơng tác văn thư.
Phần phụ lục: gồm sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan và bộ phận văn
phòng; mẫu sổ sách quản lý văn bản đi – đến; danh mục 10 hồ sơ tiêu biểu và
mục lục tài liệu của 1 số hồ sơ; 1 số văn bản do sinh viên tự soạn thảo trong thời
gian thực tập.
Kèm theo báo cáo thực tập là Bản tự nhận xét q trình thực tập (có
xác nhận của cơ quan).
Báo cáo không quá 40-50 trang, đánh máy vi tính trên khổ giấy A4; tờ bìa của
báo cáo thực tập được trình bày thống nhất theo quy định của khoa (kèm theo đề
cương này).

10


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS. Vương Đình Quyền-Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư – Nhà
xuất bản Chính trị Quốc gia
2. Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
4. Thơng tư số: 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
5. Thơng tư Số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 quy định về thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.

11