một số giải pháp nâng cao hiệu lực quản lí ở công ty xây lắp vật liệu xây dựng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Lời mở đầu
Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ
nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết
định. Ngay sau cách mạng tháng mời Nga năm 1917, LêNin đã khẳng
định: Tổ chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp
công nhân và nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nớc trên hết và
trớc hết đợc quy lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế
1
. Sự biến động của
nền kinh tế nớc ta trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan trọng
của tổ chức quản lý.
Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới sự
phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó.
Trong môi trờng hội nhập của nền kinh tế nớc ta hiện nay vai trò của quản
lý trong các doanh nghiệp cần đợc coi trọng và thức hiện hiệu quả hơn
hết. Mọi quyết định quản lý đều đợc xác định bởi tiêu chuẩn cuối cùng là
hiệu quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá nhân.
Chính vì vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không ngừng
nâng cao hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng.
Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản
lý tại công ty xây lắp vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa
qua, em đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực
quản lý ở công ty xây lắp vật liệu xây dựng .
Vấn đề quản lý có thể đợc nhìn nhận dới nhiều giác độ khác nhau,
tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề thực tập này em xin đề
cập tới hiệu lực trong qúa trình quản lý với bốn chức năng cơ bản: Lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Em hy vọng với nội dung trong chuyên
đề này sẽ góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty.
Nội dung chuyên đề đợc thực hiên qua ba phần:
Ch ơng I: Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý.

Ch ơng II: Thực trạng công tác quản lý và hiệu lực quản lý của công ty
xây lắp vật liệu xây dựng.
Ch ơng III: Một số biện pháp nâng cao hiệu lực quản lý đối với công ty
xây lắp vật liệu xây dựng.
1
Lê Nin toàn tập- Tập 36
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Khoa học quản
lý- Đại học KTQD đã trang bị vốn kiến thức cho em trong quá trình học
tập tại trờng. Đặc biệt là sự tận tình hớng dẫn và giúp đỡ của cô giáo Đỗ
Thị Hải Hà để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này.
Xin chân thành cảm ơn các cán bộ thuộc Công ty Xây lắp Vật
liệu xây dựng đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian thực tập taị công
ty.
Chơng I
Tổng quan về quản lý và hiệu Lực quản lý.
I. những khái niệm.:
1. Định nghĩa quản lý.
1.1. Khái niệm quản lý:
Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm quản lý. Thông
thờng, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển,
động viên, kiểm tra, điều chỉnh theo lý thuyết hệ thống: quản lý là sự
tác động có hớng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm
biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ
hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống
1
.
Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động
của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý trong qúa trình tiến hành các

1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế xã hội đã đặt ra. Nh
vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế đợc hiểu nh sau:
- Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tợng
quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà
quản lý cấp trên. còn đối tợng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là
những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dới, cũng nh các tập thể, cá nhân
ngời lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều
và đợc thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch,
kiểm tra điều chỉnh
- Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý cấu thành hệ thống quản lý.
Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem nh một hệ thống với hai
phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tợng quản lý. Trong nhiều trờng
hợp mỗi phân hệ có thể đợc coi nh một hệ thống phức tạp.
- Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức
năng, nguyên tắc, phơng pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý
kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực
thông tin, vật chất cho các quyết định quản lý đợc thực thi.
- Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà
trớc hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế
phục vụ lợi ích con ngời.
1.2. Nội dung của quản lý kinh tế.
Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác
nhau. Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tơng đối, đợc
hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể
coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức
năng quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà

quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là
để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý.
Hiện nay, các chức năng quản lý thờng đợc sem sét theo hai cách
tiếp cận.
Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là:
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của
quản lý gắn liền với các hoạt động sau đây:
- Quản lý lĩnh vực Marketing.
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển.
- Quản lý sản xuất.
- Quản lý tài chính.
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý chất lợng.
- Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại
Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào
lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn
tại những chức năng khác nữa.
Nh đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm
hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ
bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành
nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trờng xã hội. Dĩ nhiên sự phổ
biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng
phơng thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn
trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức.
1.2.1. Lập kế hoạch:
Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản
lý. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học

quản lý khẳng định nh vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là
một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tơng lai cụ thể mà các
nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung
lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý nh những
nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức
năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ
ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đợc
với những biến động diễn ra trong môi trờng của mỗi tổ chức. Trên ý
nghĩa này, lập kế hoạch đợc coi là quá trình thích ứng với sự không chắc
chắn bằng việc xác định các phơng án hành động để đạt đợc những mục
tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất
đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về
trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trờng không thể dự đoán đợc.
Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hởng, tức là sự ảnh hởng của
những biến đổi của môi trờng là không thể lờng trớc và lợng hoá chính
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
xác. Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về
hiệu quả. Tức là trớc những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đa ra những
giải pháp, phản ứng nhng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu.
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa
chọn các phơng thức và giải pháp để đạt đợc các mục tiêu đó. Nếu không
có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con
ngời và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có
đợc một ý tởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế
hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hớng,
mất dần cơ hội để đạt đợc mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu
họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có
hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc

xây dựng tốt mà không đợc thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hởng xấu
đến tơng lai của toàn bộ tổ chức.
Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch
thờng dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem
xét các nội dung sau:
a)Quá trình kế hoạch
Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là
sự tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản
lý. Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình nh sau:
a1) Khẳng định sứ mệnh:
Nh vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ
mênh. Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đa ra
quan điểm và hệ t tởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức.
Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hớng tới. Việc làm nay
nhằm mục đích hớng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì
mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến
5
Khẳng định
sứ mệnh
Nghiên cứu
và dự báo
Lựa chọn ph
ơng án hợp
lý
Thể chế hoá
kế hoạch
Xác định
mục tiêu
Xây dựng ph
ơng án

Xây dựng ph ơng
thức lựa chọn ph
ơng án
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ
hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hớng tới cái gì và
họ đang đợc gì và có trách nhiệm nh thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo
tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.
a2) Nghiên cứu và dự báo.
Đây là công việc đợc tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà
quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ
chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm
gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bớc đệm để một kế
hoạch đợc xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo
thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung
việc dự báo thời tiết đa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong
khi các con tầu lần lợt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế
hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể
dừng hoặc chuyển hớng, cân đối lại nhng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì.
việc nghiên cứu và dự báo phải tạo đợc cơ sở thông tin cho xác định mục
tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định
nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có đợc là các thông tin về nguy
cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ
đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong. Một
nguyên tắc chung đợc đa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro.
a3) Xác định mục tiêu:
Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác
định mục tiêu đợc tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ
chức mong muốn đạt tới. Nó đợc tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có
và cái có thể có của tổ chức. Một mục tiêu đợc coi là đúng đắn khi nó

đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phải cụ thể:
- Nói về vấn đề gì.
- Giới hạn thời gian.
- Kết quả lợng hoá đợc.
+ Phải linh hoạt: Đáp ứng đợc sự biến động của môi trờng.
+ Có tính định lợng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân
đối kỹ lỡng.
+ Tính khả thi: Những mục tiêu đa ra tổ chức có thể đảm bảo tính
thực hiện đợc.
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất
quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhng điều quan trọng là giảm thiểu
tác động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận đợc và đợc coi là hợp
lý.
Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tơng quan giữa các
yếu tố sau:
- Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận
- Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, đợc đảm bảo
việc làm và chăm sóc phúc lợi.
- Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ
nh chất lợng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hớng là nhu cầu, đòi hỏi của
khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết
cuộc sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó.
- Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trờng sinh thái, giá
trị xã hội phải đợc đảm bảo.
Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định,
thiết lập tơng quan lực lợng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài.
Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn

mục tiêu riêng u tiên cho từng giai đoạn phát triển.
a4) Xây dựng phơng án
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phơng án giải quyết đ-
ợc xây dựng. Tìm ra các phơng thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và
công cụ cho thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức
kinh nghiệm từ những kế hoạch tơng tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình
đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn
sáng tạo ra các phơng án có kế hoạch.
Thực tế đứng trớc một vấn đề có rất nhiều phơng án giải quyết
khác nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phơng án đợc
cho là khả quan để so sánh đánh giá. Thông thờng nên có ba phơng án để
lựa chọn, nhiều hay ít đều không tốt. Nhiều phơng án sẽ dẫn tới khó ra
quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đa ra phơng án u việt. Trong khi ít
phơng án sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công việc này đòi hỏi ngời lập
có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đa ra phơng
án đợc coi là mới. Các phơng án đa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và
kịp thời chính xác.
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
a5) Phân tích lựa chọn phơng án
Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phơng án tốt nhất đòi hỏi
các nhà quản lý phải xây dựng đọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn.
Những chỉ tiêu này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh
nghiệm và đã đợc thử nghiệm.
Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trờng kinh doanh hoặc
những yếu tố của môi trờng tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức. Dựa
trên tiêu chuẩn thống nhất này các phơng án đa ra ra đớco sánh đánh giá
trên phơng diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh
thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực

Phơng án tối u đợc lựa chọn không phải hẳn là phơng án thoả mãn
tất cả các yếu tố nói trên mà thờng đó là phơng án thoả mãn nhiều nhất
những yếu tố đó.
a6) Thể chế hoá kế hoạch.
Từ phơng án tối u đợc lựa chọn các nhà quản lý sẽ đa vào thực tế
thông qua thể chế hoá. Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản
pháp quy để đảm bảo tính thực hiện. Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế
không tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảm bảo việc thực hiện đợc
thông suất thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý.
Thờng thì chủ thể lựa chọn phơng án tối u và chủ thể quyết định thể
chế hoá kế hoạch là đồng nhất. Nhng trong trờng hợp có sự khác nhau thì
đôi khi phơng án đợc thể chế hoá và phơng án lựa chọn đa ra là khác
nhau. Điều này phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của ngời quản lý.
b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.
Để thực hiện đợc công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất
nhiều kế hoạch dới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện thì
một doanh nghiệp thờng có những loại hình doanh nghiệp sau:
b1) Kế hoạch chiến lợc.
Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung
sau:
+ Quan điểm đờng lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức
+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức
+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu.
Với những kế hoạch này thờng đợc quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo
cấp cao.
b2) Chính sách.
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Chính sách là những hớng dẫn quy định về t duy và hành động khi
ra quyết định trong những hoạt động cơ bản. Một chính sách đa ra là để

giải quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất
định và là loại kế hoạch sử dụng thờng xuyên. Một chính sách thờng
mang những đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng nh quan điểm của tổ chức. Chính
sách lơng cao, chính sách tuyển dụng là một trong nhiều chính sách đặc
trng của một doanh nghiệp.
+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của
tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực
của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tợng quản lý.
+ Một chính sách đa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất
thờng xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết
kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực
hiện cho các vấn dề thờng xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết
các vấn đề lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn.
Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu
quả sẽ giải quyết đợc nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung
xây dựng những chính sách đặc trng cho tổ chức của mình.
b3) Thủ tục.
Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục
đề ra một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm
theo trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đợc mục tiêu cụ
thể. Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho
nhà quản lý.
b4) Quy tắc.
Cũng giống nh thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều
đợc làm và không đợc làm. Nhng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó
là quy tấc không quy định trình tự công việc theo thời gian nh thủ tục.Có
thể coi thủ tục nh một dòng chuỗi các quy tắc nhng có những quy tắc
không nằm trong bất kỳ thủ tục nào. Ví dụ một doanh nghiệp đặt ra một
quy tắc đó là chỉ phát lơng vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng,

điều đó không nằm trong một thủ tục nào.
b5) Chơng trình.
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ
đợc giao. Các bớc tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực
hiện những mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tơng đôí.
Một đặc điểm về những mục tiêu của một chơng trình đó là nó
mang tính độc lập tơng đối và những mục tiêu u tiên. Những mục tiêu này
chỉ đợc chịu trách nhiệm ở một bộ phận nhng đòi hỏi sự phối hợp của
nhiều bộ phận khác nhau. Để thực hiện mục tiêu đó thì một chơng trình
đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và đợc xác định phân bố cụ thể: Ai là ngời
quản lý, ai phối hợp, ngân sách nh thế nào và giới hạn thời gian thực thi.
Một chơng tình lớn thì bao gồm nhiều chơng trình nhỏ, hỗ trợ các
chơng trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phơng thức quản lý mới
có hiệu quả cao gọi là quản lý theo chơng trình mục tiêu. Phơng pháp
quản lý này đợc phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy
tính sáng tạo và chủ động của cấp dới.
b6) Ngân quỹ.
Là loại hình kế hoạch đợc lập với những nội dung về ngân sách
hoặc nội dung phi tiền tệ nh: lao động bất động sảnnhng đợc số hoá cụ
thể. Có nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số
loại ngân quỹ mà các doanh nghiệp thờng phải sử dụng.
- Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho
năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và đợc lấy từ những nguồn cụ
thể nào. Ngân quỹ tài chính bao gồm:
+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến
+ Bảng kê khai lu lợng tiền mặt
+ Bảng cân đối
- Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch

vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ
này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lợng hàng bán ra trong tơng lai
+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lợng
tiền đợc phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lợng tiền mặt để chi tiêu cho những
hoạt động cụ thể.
+ Ngân quỹ đầu t xây dựng cơ bản: Thờng là rất lớn phục vu cho nhu
cầu phát triển lâu dài.
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh
thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trờng, một yếu tố luôn biến động.
Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức,
doanh nghiệp. Các kế hoạch đó mang tính độc lập tơng đối, nó độc lập vì
đợc xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhng lại hớng tới
mục tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng đợc đa ra
bởi một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tơng đối. Trong quá trình
triển khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để
giảm thiểu ảnh hởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong
từng kế hoạch.
1.2.2 Tổ chức
Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm
thiết lập một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao
cho các cá nhân và bộ phận đó phối hợp đợc với nhau thực hiện mục tiêu
hiệu quả nhất
1
.
Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế
hoạch, bao gồm các hoạt động:

+ Phân tích chiến lợc, mục tiêu chiến lợc của tổ chức rồi phân chia
các hoạt động của tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá. Từ
đó chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động nói trên.
+ Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập
cơ chế làm việc, hình thành cơ cấu bộ máy và đợc đảm bảo bằng nhân lực
cho hoạt động.
Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhng cũng
phải dựa trên những cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên
tắc riêng có của tổ chức.
a) Các thuộc tính cơ bản của tổ chức.
Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ
chức phải nh thế nào, mang những yếu tố gì?
a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang.
Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các
phòng ban , các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức .
Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:
+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo
kĩ thuật.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị trờng.
+ Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có
mối quan hệ gần gũi.
Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ
bộ phận trong tổ chức tơng đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ
phận chịu trách nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng
thị trờng, khách hàng chủ yếu của thị trờng, doanh nghiệp.
a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc

Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho
từng cấp quản lý từ trên xuống dới trong tổ chức. Kết quả thu đợc là một
cơ cấu với một thủ trởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít cấp
quản lý ngang hàng với nhau.
Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức
năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những ngời cụ thể đợc xác
định.
Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai
kiểm tra ai? Ai là ngời báo cáo đã đợc xác định cụ thể rõ ràng.
Các quyết định đa ra đợc tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh.
Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo
chiều dọc là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy
nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ.
Một xu hớng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia
bớt quyền nhng vì khả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải
phân cấp, giữa chuyên môn hoá theo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ
và phối hợp lẫn nhau.
a3) Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức.
Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá
trình ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với
một vị trí, chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ
chức, với mỗi cấp quản lý,quyền hạn đó có thể là:
- Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với
cấp dới.
- Quyền hạn tham mu: Là quyền tham gia ý kiến, t vấn, hỗ trợ cố vấn
chứ không ra quyết định. Với quyền hạn này ngời quản lý điều tra, khảo
sát , nghiên cứu , phân tích đa ra ý kiến t vấn cho nhà quả lý trực tuyến
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra

quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của hoạt động quản lý
khác. Với quyền hạn này thì phạm vi chức năng chuyên môn và cần đợc
giớii hạn trong khuôn khổ chức năng chuyên môn và cần chỉ rõ ai là ngơi
đợc uỷ quyền cũng là để xác định rõ ràng chức năng của họ .
Trong tổ chức giữa các loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đơng nhiên
có quan hệ với nhau . Sự liên kết đó là phức tạp và định tính nhng có thể
phân loại nh sau:
- Tâp quyền: Là sự tập trung quyền lực vào một cấp cao nhất, mọi quyết
định do một chủ thể đa ra.
- Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền
cho cấp khác của tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó.
Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức đợc thể hiện qua sự độc
lập của những ngời quản lý cấp dới trong việc ra quyết định, họ không cần
thông qua cấp trên và các bộ phận chức năng khác và các quyết định đó
có hiệu lực thi hành cao, ảnh hởng mạnh. Nó còn thể hiện qua việc cấp d-
ới đợc quyền ra các quyết định quan trọng đặc biệt ở những lĩnh vực quan
trọng nh: nhân sự, tài chính.
Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống
nhất của tổ chức, ngời ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dới đợc tham
gia với t cách là nhà phân tích chuyên môn và tác động đến quyết định,
tham gia vào tổ chức và thực hiện quyết định đồng thời chịu trách nhiệm,
đợc uỷ quyền .
a4) Sự phối hợp.
Phối hợp các bộ phận của tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của
con ngời, những phân hệ và hệ thống riêng lẻ nhằm thực hiện các nhiệm
vụ của tổ chức. Bản chất là xây dựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ
truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt đợc sự thống nhất trong hoạt động của
các bộ phận bên trong, bên ngoài của tổ chức.Trong cơ cấu tổ chức dễ xảy
ra mâu thuẫn giữa chuyên môn hoá và tổng hợp hoá, mâu thuẫn mất cân

đối giữa kế hoạch toàn bộ tổ chức với kế hoạch các bộ phận và cá nhân,
hoạc mất cân đối về mặt cơ cấu tổ chức, quan điểm t tởng, mất cân đối
hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thờng xuyên, xảy ra mâu
thuẫn. Vì thế công tác phối hợp là cần thiết. Cần phải xây dựng kênh
thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin. Duy
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối liên
hệ của tổ chức với môi trờng ngoài.
a5) Tầm kiểm soát.
Tầm kiểm soát là số lợng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể
quản lý trực tiếp và có hiệu qủa. Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản
lý có thể quản lý đợc bao nhiêu.
Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhng dễ thay đổi và
khó xác định các yếu tố ảnh hởng đến quy mô tầm kiểm soát. Thờng thì
công việc càng phức tạp thì càng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm
kiểm soát hẹp và ngợc lại. Bên cạnh đó năng lực nhà quản lý, sự thạo việc
cấp dói, hệ thống thông tin ảnh hởng mạnh đến tầm kiểm soát.
Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ
nghịch với chiều dọc tức quản lý nhng xét theo cấp. Muốn cho đối tợng
quản lý làm đợc nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát
ở các công ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch, chính sách đợc xây dựng
chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì vậy tầm kiểm soát rộng và rất hiệu quả.
b) Các nguyên tắc thiết kế tổ chức.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các
chức năng theo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức
năng và xác định các công việc hoạt động.
- Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định
chức năng nhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền
hạn: Quyền ra quyết định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực,

quyền thởng phạt, kiểm tra kiểm soát nhân viên của mình.
- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này thể hiện phân chia cấp phải
đi đôi với quyền hạn. Cấp cao thì quyền nhiều, phậm vi ảnh hởng lớn và
ngợc lại. Phải đảm bảo cấp phải có quyền tơng xứng.
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dới phải phục tùng
cấp trên tôn trọng quy trình ra quyết định và thi hành theo.
- Nguyên tắc đồng bộ: Tức là đảm bảo ai có quyền có cấp đến đâu thì
chịu trách nhiệm tới đó không chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền
của nhau.
Trên đây là năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ
chức xây dựng một cơ cấu chặt chẽ rõ ràng và gọn gàng hiệu quả.
1.2.3 Lãnh đạo.
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Lãnh đạo là hoạt động quản lý mang tính định hớng về chiến lợc
phát triển của tổ chức về mô hình cơ cấu tổ chức, về nhân sự trong tổ
chức
1
.
Đó cùng là quá trình tác động lên con ngời theo hớng đạt đợc mục
tiêu của tổ chức, sự tác động đó có thể là khuyến khích động viên, kỷ luật,
thởng phạt, đề bạt
Với t cách là một chức năng của quản lý thì lãnh đạo là quá trình
tác động tới con ngời để đạt đợc sự tuân thủ của con ngời đối với chủ thẻe
lãnh đạo, làm cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt đợc mục
tiêu chung của tổ chức.
Chức năng lãnh đạo là quá trình gây ảnh hởng và dẫn dắt hành vi
của con ngời trong tổ chức thực hiện những mục tiêu chung đặt ra trong
kế hoạch.
a) Nội dung của lãnh đạo.

- Xác định động cơ làm việc của con ngời, họ hành động vì cái gì, có
thể là tổng hợp các động cơ nhng phải tìm động cơ chủ yếu và tác động
vào đó tạo hứng thú và ý thức làm việc.
- Xây dựng phơng pháp lãnh đạo ứng với động cơ làm việc đó: có thể
là phơng pháp kinh tế, pháp quyền, phơng pháp tâm lý giáo dục.
- Trên cơ sở phơng pháp lãnh đạo đã định hình, tiến hành thành lập
và quản lý nhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu quả
làm việc.
- Trong quá trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải quyết
các xung đột, mâu thuẫn về lợi ích
- Để đảm bảo các quá trình trên đợc thực hiện và củng cố quyền uy
nhà quản lý phải biết giành quyền lực và gây ảnh hởng.
- Và cuối cùng để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng các môí
quan hệ đối ngoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị
b) Tính chất của lãnh đạo.
- Trớc hết lãnh đạo là một chức năng cần thiết và tất yếu đối với
mọi nhà quản lý từ cấp cao đến cáap thấp.
- Là chức năng thứ ba trong quá trình quản lý lãnh đạo có tác dụng
khởi động tổ chức và vận hành tổ chức với các con ngời khác nhau, nhóm
làm việc khác nhau nhằm hớng tổ chức tới mục tiêu.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Lãnh đạo phải tôn trọng nguyên tắc tự nguyện và nhiệt tình, ngời
lao động cần đợc quan tâm tới con ngời mục đích cá nhân của họ và tình
cảm của họ.
c) Căn cứ để tiến hành lãnh đạo.
Điều quan trọng đầu tiên phải hiệu động cơ động lực làm việc của
con ngời thông qua lý thuyết về động cơ của con ngời. Điều đó đòi hỏi

nhà quản lý phải có kiến thức về quy luật tâm lý của con ngời. Từ đó tạo
ra nhiều điều kiện làm xuất hiện động cơ, duy trì động cơ làm việc và tạo
đợc sự thoả mãn cho con ngời khiến họ làm việc tích cực.
Nhà quản lý cần tìm hiểu lý thuyết về động lực, lý thuyết về nhu
cầu để nhận biết nhu cầu của họ trong công việc và tìm ra mối liên hệ với
động cơ làm việc nhằm đa ra biện pháp tác động tơng ứng.
Tiếp theo để lãnh đạo thì nhà quản lý phải có quyền lực thực tế. Cụ
thể là quyền ra quyết định, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền th-
ởng phạt, quyền kiểm tra.
Trên thực tế quyền lực thực tế chỉ có thể có đợc khi có quyền lực
chính thức từ vị trí vừa có ảnh hởng từ cá nhân. Nguồn lực con ngời là rất
đa dạng vì vậy cần hiểu đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của mình và
của ngời khác để c xử hợp lý. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng
và sử dụng quyền lực của mình hiệu quả .
1.2.4 Kiểm tra.
Kiểm tra là tổng hợp các hoạt động xem xét theo dõi, đo lờng,
đánh giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của tổ
chức là hoàn thành và có kết quả cao
1
.
Đó là chức năng tất yếu của mọi nhà quản lý, mọi cấp quản lý từ
cao cho đến cấp chuyên môn, kiểm tra đợc thực hiện trong tất cả quá trình
quản lý.
Chức năng kiểm tra cần nhiều kỹ năng và công nghệ nhng liên
quan tới con ngời, nó là một chức năng khó thực hiện vì chịu nhiều áp lực
vì vậy nếu buông lỏng thì kế hoạch dễ bị lệch lạc và sai lệch. Do đó kiểm
tra đòi hỏi phải đợc thực hiên xuyên suốt quá trình hoạt động và kết quả
hoạt động.
Để hiểu rõ hơn nội dung kiểm tra ta tìm hiểu các nội dung sau:
a) Bản chất của kiểm tra:

1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Bản chất của kiểm tra là xây dựng mối liên hệ ngợc kênh thông tin
phản hồi và nó đảm bảo suốt quá trình hoạt động của tổ chức.
Có thể mô tả các bớc của kiểm tra quan mô hình sau:

Nh vậy xuất phát từ kết quả thực tế chúng ta sẽ đo lờng xem xét,
sau đó so sánh với tiêu chuẩn kiểm tra, đa ra đánh giá nhận định tìm ra sai
lệch. Không dừng lại ở đó nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân sai lệch,
từ đó xây dựng chơng trình điều chỉnh với những giải pháp và hệ thống
công cụ chính xác, tiếp theo cần đa chơng trình điều chỉnh vào thực hiện
để hớng tới kết quản mong muốn của kế hoạch, đảm bảo kế hoạch đợc
thực hiện hoá.
Tuy nhiên kiểm tra chỉ thực hiện khi có kết quả thực tế sẽ dẫn tới
một hạn chế đó là dễ làm chậm tiến độ, với những sai lầm phát hiện muộn
không thể khắc phục đợc mà chỉ để lại những kinh nghiệm đắt giá cho
quá trình sau. Do đó kiểm tra theo quy trình trên có độ trễ về thời gian.
Để khắc phục điều này hiện nay các nhà quản lý coi kiểm tra là quá
trình xây dựng hệ thống thông tin phản hồi xuyên suốt kế hoạch, tức là
kiểm tra đợc thực hiện ngay từ đầu vào và trong quá trình sản xuất trớc để
có đầu ra nh mong muốn và đơng nhiên đầu ra lại là kết quả kiểm tra và
cũng là mục tiêu của kiểm tra.
b) Các nguyên tắc của kiểm tra.
Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả thì cần phải phù hợp với các
nguyên tắc chung. Đó là những nguyên lý mà mọi tổ chức cần phải tuân
theo.
b1) Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm.
Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu.

Khu vực kiểm tra thiết yếu là những bộ phận, phân hệ có những
hoạt động ảnh hởng quan trọng tới chức năng cơ cấu của tổ chức.
Điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt mà ở đó việc thu
thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Nếu sai lệch ở những
17
Kết quả
thực tế
Đo l ờng
kết quả
thực tế
So sánh với
tiêu chuẩn
Phát hiện
sai lệch
Kết quả mong
muốn của kế
hoạch
Thực hiện
điều chỉnh
Xây dựng ch
ơng trình
điều chỉnh
Phát hiện
nguyên nhân
sai lệch
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
điểm này không đợc điều chỉnh kịp thời sẽ ảnh hởng lớn tới kết quả tổ
chức.
Để xác định đợc điểm kiểm tra thiết yếu thì cần phải biết điểm nào
phản ánh rõ nhất mục tiêu của tổ chức, ngành nào phản ánh tình trạng

không đạt mục tiêu, điểm nào mà đo lờng tốt nhất sự sai lệch, điểm nào
mà nhà quản lý biết rõ hậu quả xấu thuộc về ai, tiêu chuẩn kiểm tra nào ít
tốn kém nhất mà vẫn phản ánh thông tin cần thiết.
b2) Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống.
Nguyên tắc này đòi hỏi:
Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác chú ý
các khu vực khác, điểm khác trong mối quan hệ nội tại giữa chúng để tìm
ra nguyên nhân sâu xa và có biện pháp điều chỉnh đồng bộ, triệt để và
toàn diện.
Bên cạnh đó bản thân hệ thống kiểm tra phải đồng bộ, có chủ thể
kiểm tra, phơng tiện kiểm tra hợp lý. Phải có phơng pháp kiểm tra chính
xác và khoa học.
b3) Kiểm tra thực hiện theo kế hoạch xuất phát từ kế hoạch chiến lợc.
Xuất phát từ kế hoạch chiến lợc ta phải có bớc kiểm tra chiến lợc.
Có thể tiến hành ngay từ bớc đầu quy trình quản lý chiến lợc là nghiên
cứu và dự báo. Sở dĩ nh vậy vì chiến lợc luôn biến đổi đặc biệt về con ng-
ời, về giải pháp, cơ cấu môi trờng luôn biến đổi.
Kiểm tra phải gắn liền với các kế hoạch tác nghiệp, những kế hoạch
để giải quyết các vấn đề lặp lại, những chơng trình dự án để giải quyết
những mục tiêu trọng điểm. Cần phải kiểm tra tính hợp lý, sự biến đổi cơ
cấu và công tác thực hiện.
Cuối cùng kiểm tra quản lý tức là kiểm tra những đối tợng là nhà
quản lý, là công nhân viên đặc biệt, những phần tử bị coi là có vấn đề,
điểm sáng cần giám sát.
b4) Nguyên tắc địa điểm kiểm tra.
Chúng ta không thể ngồi một chỗ hoặc đi loanh quanh mà biết hết
đợc tổ chức, do đó phải thiết kế hệ thống kiểm tra đợc bố trí kết hợp kiểm
tra tại chỗ và kiểm tra từ xa. Ngày nay công việc này đợc sự hỗ trợ triệt để
của hệ thống thông tin hiện đại.
b5) Kiểm tra cần phù hợp văn hoá, con ngời trong tổ chức.

Tức là khi tiến hành kiểm tra cần xem xét vấn đề kiểm tra có mối
liên hệ nh thế nào với những vấn đề sau:
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Đặc điểm và mục tiêu của tổ chức.
+ Trình độ các nhân viên của tổ chức.
+ Bầu không khia trong tổ chức, tâm lý chung của mọi ngời.
+ Mối quan hệ của tổ chức với tổ chức khác.
Việc quan tâm đến vấn đề này để tránh gây phản cản, nếu không rất
dễ gây tâm lý chống đối.
b6) Nguyên tắc về số lợng nhỏ các nguyên nhân.
Trớc một vấn đề kết quả xảy ra thì lẽ đơng nhiên là có nhiều
nguyên nhân nhng với nguồn lực hạn chế chúng ta không thể tác động vào
các nguyên nhân đó, và đôi khi điều đó sẽ là thừa. Vì lẽ đó cần tập chung
vào một số nguyên nhân có ảnh hởng mạnh và dễ tác động.
Mặt khác một nguyên nhân có thể đa lại nhiều két quả do đó cần
xem xét mối quan hệ nhân quả và xem xét mối quan hệ giữa các nguyên
nhân với nhau.
b7) Nguyên tắc linh hoạt, chính xác, khách quan và công khai.
Theo nguyên tắc này việc kiểm tra cần đảm bảo cá nguyên tắc sau:
Linh hoạt nghĩa là nội dung kiểm tra cần biến đổi thích ứng với sự
biến đổi của tổ chức. Và sự biến đổi nội dung tất yếu đòi hỏi sự thay đổi
hợp lý về mặt hình thức của kiểm tra.
Khách quan đòi hỏi kiểm tra phải trên cơ sở sự phản ánh thông tin
kịp thời và chính xác, đúng thực tế. Kiểm tra phải có phải có cơ sở khoa
hoạ tức là tuân thủ hững nguyên lý, quy luật. Thời điểm kiểm tra, tần số
kiểm tra cần đợc điều chỉnh hợp lý.
Công khai cả về nội dung kiểm tra và đối tợng kiểm tra. Điều này
phải đợc thông báo rộng rãi để mọi ngời cùng giám sát kết quả kiểm tra.
Nh vây chúng ta đã tìm hiểu qua nội dung và khái niệm của quản lý

kinh tế với bốn chức năng cơ bản của nó: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra. Nắm vững những nội dung này là cơ sở để tìm hiểu những nội
dung tiếp theo.
2. Đặc điểm.
Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh
nghiệp đợc phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân. Theo
đó quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau:
Thứ nhất, quản lý ở doanh nghiệp có tính đơn điệu, bộ phận. Nó
thể hiện phạm vi quản lý chỉ nằm trong pgạm vi ảnh hởng của doanh
nghiệp, nhiệm vụ quan trọng là giải quyết những vấn đề kinh tế vi mô. Lợi
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
ích của doanh nghiẹp là cơ sở so sánh đánh giá sử lý những vấn đề kinh
tế. Một điều nữa là quản lý ở doanh nghiệp không đòi hỏi tính phối hợp
đa phơng đa chiều, nhièu cơ quan nh quản lý quốc dân mà nó chỉ hạn chế
trong doanh nghiệp và những đối tác chủ yếu.
Thứ hai, quản lý trong doanh nghiệp phục tùng quản lý nhà nớc.
Các nhà quản lý hớng hoạt động của các doanh nghiệp theo những mục
tiêu của mình nhng dựa trên những khung pháp lý của nhà nớc đã thiết
lập, đó là cơ sở hoạt động.
Thứ ba, tính phức hợp hạn chế. Nó thể hiện ở đối tợng quản lý hạn
chế, mục tiêu hữu hạn và hình thức tác động đơn giản.
Điều đó dẫn tới bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đơn giản hơn
và ít bị chi phối bởi quan hệ kinh tế đối ngoại.
Thứ t, quản lý trong doanh nghiệp lấy mực tiêu phát triển kinh tế,
gia tăng giá trị và lợi nhuận là chủ yếu. Đại đa số các doanh nghiệp đợc
sinh ra bởi mục đích sinh lời và quản lý phải hớng tới mục tiêu đó, lợi
nhuận, giá trị gia tăng là thớc đo cuối cùng cho hiệu quả quản lý. Bên
cạnh đó có những doanh nghiệp của nhà nớc đợc thực hiện chức năng sản
xuất, kinh doanh hàng hoá công cộng phục vụ lợi ích của đại chúng, hoặc

tham gia điều tiết kinh tế vĩ mô. Cá doanh nghiệp đó hớng tới mục tiêu
tổng thể hiệu quả kinh tế xã hội.
Cuối cùng, quản lý kinh tế trong doanh nghiệp là quản lý đơn mục
tiêu. Tính đơn mục tiêu theo nghĩa hẹp đó là quản lý chỉ hớng tới một mục
tiêu chính yếu nào đó thờng là kợi nhuận, nhng xét theo nghĩa rộng, tức là
với một số mục tiêu quản lý trong doanh nghiệp chỉ can nhắc và hớng vào
mục tiêu u tiên. Trong khi đó quản lý kinh tế quốc dân mang tính đa mục
tiêu: Phúc lợi, an sinh xã hội, phát triển cơ sở hạ tầng, tăng trởng kinh tế,
văn hoá, môi trờng
3. Chức năng của quản lý.
Cũng giống nh quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý trong
doanh nghiệp nói riêng, quá trình quản lý là quá trình thực hiện thờng
xuyên và đồng bộ, thống nhất các chức năng kế hoạch, tổ chức và lãnh
đạo, kiểm soát.
Chức năng kế hoạch là chức năng quan trọng hàng đầu. Các kế
hoạch đợc xây dựng trên cơ sở những đòi hỏi khách quan và chủ quan của
doanh nghiệp trong giai đoạn nhất định để tiến hành lựa chọn chính xác
mục tiêu của mình và phơng án tiến hành trong tơng lai. Những kế hoạch
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
trong doanh nghiệp có thể là kế hoạch chiến lợc, tác nghiệpnhng đó
luôn là những kế hoạch quan trọng. Trong khi kế hoạch chiến lợc vạch
một con đờng dài hớng doanh nghiệp đi theo với những phơng án dài hạn
và tham vọng thì kế hoạch chiến thuật lại tập trung giải quyết những vấn
ddề bức thiết để tháo gỡ những vớng mắc hoặc tận dụng cơ hội kinh
doanh
Chức năng tổ chức, nó quy định chức năng và cơ cấu tơng ứng của
các bộ phận, tập thể và cả cá nhân. Xác định lý do tồn tại của đơn vị đó là
để làm gì và có quan hệ với đơn vị khác nh thế nào, đợc đảm bảo bằng cái
gì? Tất cả là để hớng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, của tổ chức.

Chức năng điều hành, điều hành tức là quản lý có chức năng đa kế
hoạch vào thực hiện thông qua sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo và khoa
học hệ thống các giải pháp và công cụ nh hành chính, kinh tế, giáo dục
tâm lý nhằm dẫn dắt hành vi cá nhân, tập thể theo mục tiêu chung, đó là
công việc khó khăn vì quan hệ cá nhân, tập thể rất tinh vi và phức tạp vì
đều có yếu tố con ngời.
Chức năng kiểm soát, trong quá trình đa kế hoạch vào thực tế,
không thể tránh khỏi những khiếm khuyết sai lệch. Với những vớng mắc
đó quản lý là để kiểm soát đợc, nắm đợc và trong trờng hợp cần thiết có
thể đa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục nhngx sai lệch so với
kế hoạch. Đó là lý do để quản lý mang chức năng kiểm soát.
4. Vai trò của quản lý.
Rõ ràng để tồn tại và phát triển con ngời trong từng tổ chức không
thể làm việc riêng lẻ mà cần gia tăng tính phối hợp hớng tới mục đích
chung. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất của xã hội ngày càng đòi hỏi
thực hiện trên quy mô lớn hơn, tính phức tạp cao hơn, đòi hởi sự phân
công hợp tác mọi cá nhân trong tổ chức.
Chính sự phân công chuyên môn hoá, hợp tác hoá đã làm xuất hiện
lao động đặc biệt- lao động quản lý. Các Mác đã khẳng định: Mọi lao
động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô
tơng đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần tới quản lý
1
.
Quản lý giúp các tổ chức và thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và
hớng đi của mình. Đây là yếu tố thuộc về t duy, nhận thức đầu tiên và
quan trọng nhất đối với mọi con ngời và tổ chức giúp tổ chức thực hiện đ-
1
Giáo trình nguyên lý quản lý- NXB HCQG- 2003
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn

ợc sứ mệnh của mình, đạt đợc những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn
tại và phát triển không ngừng.
Trong hoạt động của tổ chức có bốn yếu tố tạo thành kết quả đó là:
Nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin. Quản lý có vai trò phối hợp tất cả
các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực
hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao. Mục đích của quản lý là đạt
giá trị gia tăng cho tổ chức.
Điều kiện môi trờng mà tổ chức gặp phải luôn luôn biến động
nhanh. Những biến đổi nhanh thờng tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ.
Vai trò của quản lý là giúp tổ chức thích nghi đợc với môi trờng, nắm bắt
tốt cơ hội, tận dụng hết cơ hội và giảm bớt ảnh hởng tiêu cực của các
nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trờng. Không những thế quản lý tốt
còn làm cho tổ chức có những tác động tích cực đến môi trờng.
Quản lý cần thiết đối với mọi lĩnh vực từ mỗi đơn vị sản xuất- kinh
doanh đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân, từ một gia đình, một đơn vị dân
c đến một đất nớc, những hoạt động trong phạm vi khu vực và cả toàn cầu.
Phần lớn các doanh nghiệp, các tổ chức thất bại là do quản lý tồi thiếu
kinh nghiệm, trong khi đó các công ty luôn thành đạt chừng nào còn đợc
quản lý tốt.
Về tầm quan trọng của quản lý đợc thể hiện rõ ràng nhất ở các nớc
phát triển. Bảng tổng quan về vấn đề này trong những năm gần đây của
các chuyên gia về phát triển kinh tế đã cho thấy sự cung cấp về tiền bạc,
kỹ thuật công nghệ đã không đem lại kết quả nh mong muốn. Yừu tố hạn
chế trong hầu hết mọi trờng hợp chính là sự thiéu thốn về chất lợng và sức
mạnh của các nhà quản lý.
5. Các nguyên tắc quản lý.
Các nguyên tắc quản lý là những quy tắc chủ đạo tiêu chuẩn hành
vi mà các nhà quản lý phải tuân thủ trong quá trình quản lý của mình.
Trên cơ sở những đòi hỏi của tổ chức, sự vận động các quy luật
khách quan, kết hợp với thực trạng xu thế phát triển của tổ chức và ràng

buộc môi trờng đã hình thành nên những nguyên tắc chung của quản lý.
Có thể xem xét những nguyên tắc quản lý cơ bản sau đây.
5.1. Tập trung dân chủ.
Đây là nguyên tắc cơ bản của quản lý nó phản ánh mối quan hệ
giữa chủ thể của quản lý với đối tợng quản lý cũng nh các mục tiêu và yêu
cầu quản lý.
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Tập trung và dân chủ là hai mặt của một thể thống nhất. Khía cạnh
tập trung thể hiện sự thông nhất quản lý từ mặt tập trung, trong khi khía
cạnh dân chủ thể hiện sự tôn trọng quyền chủ động sáng tạo của tập thể và
cá nhân ngời lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nội dung nguyên tắc đòi hỏi: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ
và tối u giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải đợc thực hiện trong khuôn
khổ tập trung.
Quản lý tập trung là yêu cầu khách quan vì nó gắn liền với sự thống
nhất mục tiêu duy trì vai trò lãnh đạo nhng cần phải cơ phơng pháp hợp lý
tránh quan liêu bao cấp và độc đoán. Trong khi đó bao đảm sự tự chủ của
các đơn vị cá nhân là tất yếu khách quan vì phần tử ổn định thì hệ thống
sẽ mạnh. Do đó cần tạo điều kiện và môi trờng để cá nhân phát huy năng
lực của mình. Tuy nhiên cũng không đợc buông lỏng dễ dẫn đến lấn
quyền hoặc tình trạng mất tính phối hợp.
Ngày nay không phải là đi lựa chọn quản lý tập trung hay dân chủ
mà điều quan trọng là tơng quan gia dân chủ với tập trung.
5.2.Tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội
Pháp luật tạo ra khung pháp lý cho tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh, tạo môi trờng cho phát triển kinh tế, củng cố và bảo vệ các nguyên
tắc của nền kinh tế, và tạo ra cơ chế quản lý hiệu quả.
Nh vậy giữa quản lý với lĩnh vực chính trị- luật pháp có quan hệ
hữu cơ và đòi hỏi quản lý phải xem xét đến những yếu tố đó. Bên cạnh đó

các giá trị chung đợc xã hội thừa nhận, các tập tục truyền thống, lối sống
dân c, hệ t tởng tôn giáogây tác động trực tiếp đến hoạt động tổ chức,
sản xuất- kinh doanh. Do đó trong quá trình hoạt động đòi hỏi các nhà
quản lý phải có sự sáng tạo trong từng quyết định, xử lý linh hoạt các yếu
tố của quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát
triển vững chắc.
5.3. Phối hợp điều hoà các lợi ích.
Quản lý suy cho đến cùng là quản lý con ngời nhằm phát huy tính
tích cực sáng tạo của ngời lao động. Song động lực của quản lý là lợi ích,
do đó nguyên tắc quan trọng cuả quản lý đó là phải chú ý đến lợi ích con
ngời, phối hợp điều hoà các lợi ích, trong đó lợi ích của ngời lao động là
động lực trực tiếp đồng thời chú ý đến lợi ích tập thể, tổ chức và lợi ích xã
hội.
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Về mặt lý thuyết cũng nh thực tiễn, lợi ích là mục tiêu, thoả mãn
nhu cầu là động lực khiến con ngời hành động vì thế sẽ có sự nhất trí về
mục đích và hành động nếu có sự thống nhất nhu cầu và lợi ích.
Thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi phải chú ý các vấn đề sau:
- Các quyết định quản lý cần quan tâm trớc hết đến lợi ích của ngời
lao động. Họ là động lực tạo ra sản phẩm hàng hoá và dịch vụ trực tiếp
cho xã hội, hơn nữa là nhân tố có khả năng sáng tạo và gia tăng giá trị
thặng d. Bởi đó thông qua phơng pháp, công cụ thì nhà quản lý tác động
đến lợi ích ngời lao động đảm bảo họ đợc thoả mãn cả nhu câu vật chất và
tinh thần.
- Tạo ra những lợi ích lớn là mục tiêu chung cho mọi ngời. Nếu
không gắn lợi ích cá nhân với tập thể thì cính sự phát triển của chủ nghĩa
cá nhân sẽ bóp chết sức sống của tổ chức. Vì thế các quyết định quản lý
phải có tác dụng huy động sự đóng góp về trí tuệ, sức lực và cơ sở vật chất
để xây dựng tổ chức và ngời lao động có cơ hội để thoả mãn lợi ích, đồng

thời đợc hởng thụ các khoản lợi ích phúc lợi tập thể.
- Phải coi trọng lợi ích tinh thần và lợi ích vật chất. Trong khi lao
động còn là một hoạt động bát buộc với con ngời thì vấn đề khuyến khích
lợi ích vật chất đối với ngời lao động phải đặt lên hàng đầu. Song không vì
thế mà coi nhẹ sự quan tâm đến lợi ích tinh thần thông qua các giải pháp
giáo dục động viên t tởng chính trị, thởng phạt, cân nhắc, đề bạt vào các
chức vụ công tác hợp lý.
Khuyến khích lợi ích và tinh thần về thực chất là sự đánh giá của tập
thể và xã hội đối với sự cống hiến cuả mỗi ngời là sự khẳng định thang
bậc của họ trong cộng đồng. Cũng thông qua các hình thức khuyến khích
đó ngời lao độg nhận biết đợc kết quả, ý thức công việc mình làm. Vì thế
nó rất cần thiết với bất kỳ ai và vào bất kỳ giai đoạn nào.
5.4 Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Là nguyên tắc quy định mục tiêu của quản lý, bao gồm cả hiệu quả
kinh tế và hiệu quả xã hội, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả đòi hỏi ngời
quản lý phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết phân tích hiệu qủa
trong từng tình huống khác nhau, đặt lợi ích của tổ chức lên trên lợi ích cá
nhân, từ đó ra quyết định tối u nhằm tạo đợc các thành quả có lợi nhất cho
nhu cầu phát triển của tổ chức.
Tuy nhiên tiết kiệm, hiệu quả không đồng nghĩa với hạn chế tiêu
dùng vấn đề là tiêu dùng hợp lý trong khả năng cho phép. Tiết kiệm cũng
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
không có nghĩa là chi ít tiền mà là chi sao cho đạt kết quả tốt nhất. Hiệu
quả đợc xác định bằng kết quả trên một đồng chi phí bỏ ra. Từ đó phải
tăng kết quả và giảm chi phí để có hiệu quả cao.
Trong đó giảm chi phí bằng cách tiết kiệm đầu vào và tiết kiệm thời
gian và tăng kết quả bằng cách tăng năng suất lao động. Hai công việc
này có thể đồng thời hoặc lệch nhau nhng phải luôn hớng tới kết quả lớn
hơn chi phí.

Hoạt động quản lý phải đa ra các quyết định quản lý sao cho với
một lợng chi phí nhất định có thể tạo ra lợng giá trị nhiều nhất phục vụ
con ngời.
Làm đợc việc này đòi hỏi phải mạnh mẽ cải cách ứng dụng công
nghệ tiên tiến vào sản xuất, và không ngừng đổi mới cơ cấu tổ chức quản
lý trong nội bộ tổ chức theo hớng tinh giảm vì nhu cầu công việc và hiệu
quả cao.
5.5 Hớng vào khách hàng và thị trờng mục tiêu.
Một cách quản lý tông tại trong lịch sử đó là nhà sản xuất chỉ làm
những cái mình có thể và vì thế mọi kết quả phând lớn là chủ quan. Cách
quản lý đó sẽ dẫn tới kết quả là doanh nghiệp sẽ mất kả năng thích ứng
với sự biến động của thị trờng.
Ngày nay thị trờng rộng lớn và biến đổi liên tục theo thời gian, nó
đòi hỏi nhà quản lý phải nhận biết đâu là thị trờng trọng điểm mình có thể
khai thác và hiểu họ cần gì và mình phải đáp ứng cái gì. Luôn dự đoán tr-
ớc nhu cầu của họ để tạo nên các yếu tố sáng tạo trong tổ chức của mình.
Để thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi quản lý phải làm tốt công tác
marketing trong đó đặc biệt quan trọng khâu nghiên cứu thị trờng.
Đây có thể coi là một quan điểm quản lý mới trong giai đoạn hiện
nay. Nó cha đợc đa thành nguyên lý quản lý nh những quan điểm truyền
thống nhng có thể coi là nguyên tắc quản lý hiện đại.
6. Hiệu lực quản lý:
6.1. Khái niệm hiệu lực quản lý:
Theo khoa học quản lý : Hiệu lực quản lý là mức độ thực hiện hoá
của các quyết định quản lý. Nó cho thấy quyết định quản lý đa ra đợc thực
hiện nh thế nào, nhanh hay chậm, đúng trình tự và đúng tiêu chuẩn của kế
hoạch hay không . Thể hiện sự tôn trọng và tuân thủ của đối tợng quản lý
25