ĐỀ THI QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (có lời giải)

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.3 MB, 10 trang )

Người ra đề

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG

(Ký và ghi rõ họ tên)

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mã đề thi:

Đề thi:

Giữa kỳ

Môn thi:

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHỊNG

Khóa/Lớp: K24C

- Học kỳ: 1

ĐỒN ĐẶNG PHI HÙNG

- Năm học: 2021 – 2022

Trưởng Khoa/Bộ môn duyệt

Thời gian thi: 45 phút q; 60 phút q; 75 phút q; 90 phút q; Khác: ý
Hình thức thi: Tự luận q

Trắc nghiệm q

(Ký và ghi rõ họ tên)

Tự luận + Trắc nghiệm ý

Tiểu luận khơng thuyết trình ý
Được sử dụng tài liệu q

- Không sử dụng tài liệu q

Đề bài:
Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích và các yếu tố cấu thành nên văn phòng? (2 điểm)
Câu 2: Trong thời gian sắp tới, lãnh đạo công ty bạn đang làm việc có buổi làm việc với đối tác
với mục đích ký kết hợp đồng kinh tế. Trụ sở cơng ty tại Thành phố Hồ Chí Minh, trụ sở công ty
đối tác tại Hà Nội, thời gian của chuyến công tác là 7 ngày làm việc, đội ngũ tham gia là 5 thành
viên.
Với vai trong là thư ký của lãnh đạo công ty, dựa vào các biểu mẫu đã học bạn hãy lập kế hoạch và
lịch trình cơng tác cụ thể cho đồn (4 điểm).
Lưu ý: Sinh viên có thể nêu lên giả định một số thông tin cần thiết.
Câu 3:
3.1. Hãy nêu trình tự giải quyết tiếp nhận công văn đến (2 điểm).
3.2. Giả sử bạn là nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách văn thư của đơn vị, bạn nhận được văn
bản đến như sau vào ngày 29/4/2017 hãy đọc công văn đến sau và điền vào sổ theo dõi giải quyết
công văn đến (2 điểm).
STT

Ngày
đến

Nơi gửi
CV

Số và kí
hiệu CV

Ngày
tháng
của CV

Trích
yếu nội
dung
CV

Người
nhận

Kí nhận

1

2

3

4

5

6

7

8

1/2

2/2

Họ và tên : Lê An Bình

Ngày sinh : 27/01/2000

MSSV : 187TM12709

Lớp : K24C-M02

Ngày thi: 24/10/2021
BÀI THI GIỮA KÌ
MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích và các yếu tố cấu thành nên văn phòng? (2
điểm)
Trả lời:
❖ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý,
cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch
vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan,
đơn vị.

❖ Mục đích:
Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công
tác.
- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện .
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng.
- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các
trang thiết bị phương tiện làm việc.
❖ Các yếu tố cấu thành nên văn phòng:
- Con người
- Hệ thống trang thiết bị
- Hệ thống ngun tắc thủ tục
- Hệ thớng nghiệp vụ hành chính văn phòng
Câu 2: Trong thời gian sắp tới, lãnh đạo cơng ty bạn đang làm việc có buổi làm việc
với đối tác với mục đích ký kết hợp đồng kinh tế. Trụ sở cơng ty tại Thành phố Hồ
Chí Minh, trụ sở công ty đối tác tại Hà Nội, thời gian của chuyến công tác là 7 ngày
làm việc, đội ngũ tham gia là 5 thành viên.
-

1

Với vai trị là thư ký của lãnh đạo cơng ty, dựa vào các biểu mẫu đã học bạn hãy lập
kế hoạch và lịch trình cơng tác cụ thể cho đồn (4 điểm).
Trả lời:

CƠNG TY VERANDA GROUP

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG KINH DOANH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 10 năm 2021

KẾ HOẠCH
Về việc tổ chức chuyến đi công tác
I. MỤC ĐÍCH – U CẦU:
1.
2.
-

Mục đích: - Gặp mặt công ty TNHH Khánh Phú để ký kết hợp đồng kinh tế.
Yêu cầu:
Tham gia hỗ trợ đầy đủ, nghiêm túc.
Thực hiện đúng tiến độ công việc.

II. NỘI DUNG:
1. Thời gian, địa điểm:
- Ngày đi: 01/11/2021
- Ngày về: 08/11/2021
- Địa điểm: Thành phố Hà Nội.
1. Thành phần tham gia:
- Nguyễn Phương Hằng: Giám đớc cơng ty Veranda Group.
- Lê Đức Minh: Trưởng phịng kinh doanh.
- Nguyễn Gia Hân, Anh Trần Minh Quốc: Trợ lý giám đớc.

- Lê An Bình: Thư kí.
2. Nội dung thực hiện:
- Ngày 01/11/2021: Bay từ TPHCM đến Hà Nội.
- Ngày 02/11/2021: Đến công ty đới tác để trình bày sản phẩm, các điều khoản trong
hợp đồng và trao đổi giải đáp thắc mắc của đối tác.
- Ngày 03/11/2021: Tiến hành sửa đổi các điều khoản hợp đồng thuận theo yêu cầu
của 2 bên.
- Ngày 04/11/2021: Họp hội thảo.
2

Ngày 05/11/2021: Liên lạc, tạo cuộc hẹn với đối tác tại nhà hàng.
Ngày 06/11/2021: Đến công ty đối tác để ký hợp đờng kinh tế chính thức.
Ngày 07/11/2021: Chiều bay từ Hà Nội đến TPHCM.
Chuẩn bị:
Thủ tục hành chính : Ban thư kí có nhiêm vụ chuẩn bị các văn bản giấy tờ cần thiết
như : giấy quyết định cử đi công tác, giấy tờ tùy thân của các thành viên đi công tác
do họ chuẩn bị.
- Phương tiện đi lại, nơi ăn nghỉ làm việc: Di chuyển từ TP.Hồ Chí Minh đến Hà Nội
bằng máy bay của hãng VietNam Airlines. Di chuyển từ sân bay về khách sạn và từ
khách sạn đến các hội nghị, công ty đối tác bằng taxi.
- Chuẩn bị tài liệu: tài liệu trình bày sản phẩm, hợp đờng kí kết kinh doanh, lap top
cá nhân của các thành viên, sạc dự phòng,…
4. Kinh phí
- Chi phí máy bay: 15.000.000 đờng
- Chi phí đi lại ở Hà Nội: Thuê xe 7 chỗ đi lại 500.000/ 1 ngày
- Chi phí khách sạn và ăn ́ng: 19.000.000 đờng
- Lệ phí thủ tục hành chính: 3.000.000 đờng
- Chi phí dự phịng: 5.00.000 đờng
- Tởng cộng: 45.500.000 đờng

- Lịch trình cụ thể
3.
-

III. LỊCH TRÌNH CỤ THỂ:
Lịch trình

Nội dung

Độ dài Chuyến đi

7 ngày

Ngày Khởi hành

01/11/2021

Hãng hàng không Khởi
hành

VietNam Airlines

Hạng khoang ngồi

Phở thơng

Số Chuyến bay Khởi hành

VN7207

Số liên lạc chính

0898871672

3

Thời gian Khởi hành

13:00

Thời gian Đến

15:10

Khách sạn

Marvellous Hotel
55 Đường Thành,Cửa Đông, Quận Hoàn Kiếm, Hà
Nội

Phương tiện đi lại Đường bộ Thuê xe 7 chỗ trong vòng 7 ngày
Tên/Số điện thoại Liên hệ
Chính

Lê Quang Hiếu
SĐT: 0898236781

Ngày Về

07/11/2021

Hãng hàng khơng Về

VietNam Airlines

Hạng khoang ngồi

Phổ thông

Số Chuyến bay Về

VN1270

Thời gian Khởi hành Về

14:10

Thời gian đến

16:50

NGÀY

NỘI DUNG

THỜI
GIAN

Chuyến bay

13:0015:10

01/11/2021
Di chuyển

16:0017:15

ĐỊA ĐIỂM
Bay từ
TPHCM – Hà
Nội
Từ sân bay đến
khách sạn
Marvellous
Hotel

4

TÊN LIÊN
HỆ

SỐ ĐIỆN
THOẠI
LIÊN HỆ

VietNam
Airlines

Hotline:

19001103

Taxi dịch vụ
trên
Noibaitaxitour.
com

0898236781

Nghỉ ngơi
Bữa sáng

02/11/2021

Từ
18:30
7:008:30

Di chuyển

9:3010:00

Đến công ty
đối tác họp

9:0011:00

Di chuyển

11:0011:30

Nghỉ ngơi
Bữa sáng
Họp điều
chỉnh hợp
đồng
Bữa trưa
03/11/2021 Nghỉ trưa
Họp điều
chỉnh hợp
đồng
Bữa tối
Nghỉ Ngơi
04/11/2021 Bữa sáng

Từ
11:30
7:008:30
8:3011:30
11:3012:30
13:0014:00
14:3018:30
19:0020:00
Từ
20:00
7:008:30

Marvellous
Hotel

Marvellous
Hotel

Nhân viên tại
khách sạn
Nhân viên tại
khách sạn
Taxi dịch vụ
Từ khách sạn
trên
đến công ty đối
Noibaitaxitour.
tác
com
Thư ký đối tác:
Công ty đối tác Bà Lê Ngọc
Bích Hà.
Taxi dịch vụ
Từ công ty đới
trên
tác về khách
Noibaitaxitour.
sạn
com
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Marvellous
Nhân viên tại

Hotel
khách sạn
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn

Hotline:
18001202
Hotline:
18001202

Marvellous
Hotel
Marvellous
Hotel
Marvellous
Hotel

Nhân viên tại
khách sạn
Nhân viên tại
khách sạn

Hotline:
18001202
Hotline:
18001202

Nhân viên tại

khách sạn

Hotline:
18001202

Marvellous
Hotel
Marvellous
Hotel
Marvellous
Hotel

Nhân viên tại
khách sạn
Nhân viên tại
khách sạn
Nhân viên tại
khách sạn

Hotline:
18001202
Hotline:
18001202
Hotline:
18001202

5

0973664568

0935967207

0973664568
Hotline:
18001202
Hotline:
18001202
Hotline:
18001202

Họp điều
chỉnh hợp
đồng

Marvellous
Hotel

Nhân viên tại
khách sạn

Hotline:
18001202

Nhân viên tại
khách sạn
Nhân viên tại
khách sạn
Taxi dịch vụ
trên

Noibaitaxitour.
com

Hotline:
18001202
Hotline:
18001202

Nhân viên tại
hội thảo

Hotline:
18007878

Nhân viên tại
khách sạn

Hotline:
18007878

0973664568

11:0011:30
11:3013:00

Marvellous
Hotel
Marvellous
Hotel

13:0014:00

Di chuyển đến
khách sạn Intel
Continental

Họp hội thảo
14:30thu hút vốn
18:30
đầu tư
19:00Bữa tối
20:00

Hội trường
khách sạn Intel
Continental
Intel
Continental

20:2021:30

Từ Intel
Continental về
Marvellous
Hotel

Taxi dịch vụ
trên
Noibaitaxitour.
com

Ăn uống &
Nghỉ ngơi

Từ
21:40
7:0016:00

Marvellous
Hotel
Marvellous
Hotel

Gọi hẹn gặp
đối tác

Lúc
9:00

Di chuyển

17:0018:00

Gặp đối tác

18:00

Di chuyển

21:3022:30

Nhân viên tại
khách sạn
Nhân viên tại
khách sạn
Thư ký đới tác:
Bà Lê Ngọc
Bích Hân.
Taxi dịch vụ
trên
Noibaitaxitour.
com
Nhân viên tại
nhà hàng
Taxi dịch vụ
trên

Bữa trưa
Nghỉ trưa

Di chuyển

Di chuyển

Nghỉ Ngơi

05/11/2021

8:3011:00

-

Từ khách sạn
đến nhà hàng.
Nhà hàng
La’vien Rose
Từ nhà hàng
về khách sạn
6

0973664568

Hotline:
18001202
Hotline:
18001202
0935967207

0973664568

0239382388
0973664568

Nghỉ ngơi
Bữa sáng
Bữa trưa

22:00
7:008:30

11:0012:30

Đến công ty
đối tác để ký
hợp đồng

14:0017:00

Di chuyển

12:3013:10

06/11/2021

Nghỉ ngơi
Bữa tối
Bữa sáng
Trả phòng

11:30

Di chuyển

11:4013:20

Chuyến bay

14:1016:50

07/11/2021

❖
-

Từ
13:30
18:3022:30
8:009:00

Noibaitaxitour.
com
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Thư ký đối tác:
Công ty đới tác Bà Lê Ngọc
Bích Hân.
Taxi dịch vụ
Từ công ty đối
trên
tác về khách

Noibaitaxitour.
sạn
com
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Nhân viên tại
King BBQ
King BBQ
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Marvellous
Nhân viên tại
Hotel
khách sạn
Taxi dịch vụ
Từ khách sạn
trên
đến sân bay
Noibaitaxitour.
com
Bay từ Hà Nội VietNam
– TP.HCM
Airlines

Hotline:
18001202

Hotline:
18001202
Hotline:
18001202
0935967207

0973664568
Hotline:
18001202
Hotline:
1900234546
Hotline:
18001202
Hotline:
18001202
0973664568
Hotline:
19001103

Ghi chú, Mục khác:
Giả sử các cuộc hẹn gặp tại công ty đối tác đều được hẹn trước.
Đã thuê xe dịch vụ trên web noibaitaxitour.comn
Hẹn được đối tác đến nhà hàng La’vien Rose và book bàn trước cho khoảng 9
người ( 5 thành viên công ty và tầm 4 thành viên đối tác).
NGƯỜI LẬP

BAN GIÁM ĐỐC

(Ký và ghi rõ họ tên)

(Ký và ghi rõ họ tên)
7

Câu 3:
3.1. Hãy nêu trình tự giải quyết tiếp nhận cơng văn đến (2 điểm):
Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu “Đến”, ghi sớ và ngày đến.
- Đăng kí văn bản đến.
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
3.2. Giả sử bạn là nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách văn thư của đơn vị, bạn
nhận được văn bản đến như sau vào ngày 29/4/2017 hãy đọc công văn đến (xem trang
sau) và điền vào sổ theo dõi giải quyết công văn đến (2 điểm).
STT
02

Ngày
đến

Nơi gửi
CV

Số và kí

hiệu CV

29/04/
2017

Cơng ty
nước sạch
Bắc Giang

02/QĐHĐQT

Ngày
tháng
CV
27/04/
2017

8

Trích yếu
nội dung cv
Qút định
bở nhiệm Phó
giám đớc
Cơng ty

Người
nhận
Lê An
Bình

Kí
nhận
Lê An
Bình

ĐỀ THI QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (có lời giải)

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về