Để Có Những Cuộc Họp Thành Công pot

Để Có Những Cuộc Họp
Thành Công
Họp hành thường chiếm mất một khoảng thời gian rất lớn trong công việc và các tổ
chức. Bởi vì nhiều khi cuộc họp này là để thảo luận về cuộc họp khác. Vậy làm thế
nào để có những cuộc họp thành công, đạt hiệu quả?
1. Biết lý do của cuộc họp
Đây là điều quan trọng hàng đầu cho bất kỳ cuộc họp nào. Vì khi biết được lý do
bạn mới biết nên chuẩn bị gì, nên làm gì cho cuộc họp.
2. Thông báo
Để tóm tắt về các báo cáo của bạn; để trao đổi thông tin; hoặc có thể là để thúc đẩy
các đồng nghiệp xung quanh về cuộc họp.

Để có những cuộc họp thành công bạn phải xác định được những vấn đề thực tế.
Ảnh: internet
3. Suy nghĩ về các vấn đề cần thảo luận
Có thể đó là một hợp đồng; hoặc thông qua lần cuối những sắp xếp cho mọt dự án;
một sáng kiến mới. Khi ghi lại những vấn đề này, bạn sẽ hình dung rõ ràng về
những khía cạnh khác nhau khi thảo thuận trong cuộc họp. Trong việc này bạn cần
chú ý:
- Lập kế hoạch trước: Đó là việc bạn phải lường trước những sự phản đối, có thể
khiến mục tiêu không được hoàn thành. Vì vậy bạn nên thảo luận trước những vấn
đề đối lập với người phù hợp.
- Đọc trước báo cáo, tài liệu: Hãy gửi cho tất cả mọi người tham dự cuộc họp về
các báo cáo, tài liệu bạn cần mọi người quan tâm trong cuộc họp. Và bạn cũng nên
đọc các tài liệu, báo cáo của người khác trước khi vào cuộc họp.
- Đưa ra phương án giải quyết vấn đề: Đó là công việc quan trọng. Trong mọi cuộc
họp, tối kỵ nhât là bạn chỉ đưa ra vấn đề mà không có phương án giải quyết kèm
theo.
4. Xác định những vấn đề thực tế
- Thành phần người tham dự
- Thời gian bắt đầu, kết thúc, địa điểm họp

- Nếu một số người nhất định chỉ cần xuất hiện trong vài phần cụ thể của cuộc họp,
bạn nên sắp xếp việc đó để tránh lãng phí thời gian của họ.
5. Lập kế hoạch
Đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho chương trình họp, đừng nói chung chung. Trong
các cuộc họp nhiều khi sa đà vào những vấn đề nhỏ và quên mất vấn đề chính. Vì
vậy phải luôn tỉnh táo để chấm dứt những việc không liên quan, đưa mọi người về
chủ đề chính cần giải quyết.
Và điều bạn cần nhớ: Họp hành là dấu hiệu của một tổ chức tồi. Càng ít họp càng
tốt (Peter F.Drucker – Nhà lý luận quản lý).