Mười bước để có cuộc họp thành công

Mười bước để có cuộc họp thành công
Rất nhiều chủ các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp gia đình đang đối
mặt với một khó khăn chung khi thành lập và phát triển công ty của họ -
đó là những buổi họp công ty đầu tiên với các khách hàng tiềm năng.
Ngay cả khi những buổi họp là công việc hàng ngày, bạn cũng sẽ cảm
thấy việc tổ chức chúng, các cuộc họp bán hàng và kết thúc bán hàng
đòi hỏi bạn phải thành thạo các chiến lược và kỹ năng khác nhau.
Sau đây là mười bước cần làm để có được cuộc họp thành công và giúp bạn khởi đầu kinh doanh
thuận lợi.
Trước buổi họp...
1. Thu thập các thông tin cơ bản
Các cuộc điện thoại thăm dò trước giúp cho bạn biết được các khách hàng của bạn cần thông tin
gì. Hãy tìm hiểu về họ càng nhiều càng tốt. Ví dụ như nếu bạn đang chuẩn bị họp với một khách
hàng tiềm năng, hãy bắt đầu với các thông tin cơ bản về công ty của họ. Sau đó hãy lập danh sách
bao gồm tất cả các điểm mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ làm lợi cho họ.
2. Đặt mục tiêu thực tế
Tuỳ thuộc vào ngành công nghiệp và khu vực địa lý mà bạn đang hoạt động, chi phí trung bình của
cuộc gặp mặt với một khách hàng của bạn có thể từ một đến vài trăm đô la. Do đó, mục tiêu quan
trọng của mỗi buổi gặp mặt là làm cho khách hàng tiềm năng tiến lại gần hơn với quyết định mua
sản phẩm của bạn. Trước khi rời văn phòng, hãy đặt ra mục tiêu chính của buổi họp. Chẳng hạn
nếu bạn là nhà tư vấn về mối quan hệ công chúng, mục tiêu thực tế cho buổi gặp mặt đầu tiên có
thể là định ngày để trình bày kế hoạch toàn diện của bạn. Nếu bạn là nhà thầu sơn tường, mục
tiêu cơ bản của bạn có thể là cung cấp chi phí ước lượng cho công việc của bạn và lấy được chữ
ký của khách hàng để bắt đầu thực hiện công việc.
3. Chuẩn bị tài liệu chất lượng cao
Hãy tạo ra một loạt các tài liệu in ấn chất lượng tốt bao gồm từ danh thiếp và văn phòng phẩm tới
sách giới thiệu công ty và các tài liệu thuyết trình. Hãy xem xét kỹ lưỡng các tài liệu và công cụ mà
bạn sẽ sử dụng trong cuộc gặp mặt bán hàng. Chúng đã được viết cẩn thận chưa? Liệu tất cả
màu sắc, kiểu chữ và các yếu tố sáng tạo có cùng góp phần tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp
không? Hãy thật chú ý đến các tài liệu mà bạn định phát cho khách hàng tiềm năng, đặc biệt là khi
bạn đang ở trong tình trạng cạnh tranh đấu thầu. Những tài liệu này phải có tác dụng giúp ích cho

công việc bán hàng của bạn trong một thời gian dài sau khi cuộc họp kết thúc.
4. Luyện tập thuyết trình
Sẽ là một sai lầm lớn khi mang các tài liệu đến cuộc họp khách hàng mà bạn lại không thực hành
trước cách sử dụng các tài liệu đó. Điều này đặc biệt đúng khi bạn chuẩn bị trình bày một kế
hoạch kinh doanh mới trong cuộc họp. Hãy luyện tập thuyết trình và dùng tất cả các tài liệu trực
quan và trao tay mà bạn chuẩn bị. Nếu có thể, hãy ghi lại hình ảnh buổi trình bày thử đó và nghiên
cứu một cách nghiên khắc xem giọng nói của bạn có phấn khởi không, tài liệu của bạn có hiệu quả
không và tốc độ trình bày có hợp lý không.
Trong buổi họp...
5. Xây dựng mối quan hệ tốt bằng cách sử dụng khả năng quan sát thuộc tính
ảnh minh họa
Thám tử tài ba Sherlock Holmes đã nói rằng “Trong nghề nghiệp của tôi, tất cả các hiểu biết đều
có ích, và phòng của anh là một cái kho chứa các kiến thức đó”. Nhà văn Conan Doyle, người
sáng tác ra nhân vật Holmes, biết rằng chúng ta có thể hiểu nhiều về một người nào đó bằng cách
quan sát môi trường xung quanh người đó một cách kỹ lưỡng. Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong
văn phòng của một khách hàng tiềm năng. Trên bàn của ông ta là quả bóng rổ có chữ ký của một
vận động viên, trên tường gần đó là ảnh một ngôi nhà ở nông thôn được bao bọc xung quanh bới
cánh đồng và có tiếng một album nhạc Beatles đang chơi nhẹ nhàng. Bằng cách chú ý đến quả
bóng rổ, bức ảnh và âm nhạc, bạn đã có được ba quan sát về thuộc tính. Bạn cũng đã phát hiện
ra ba cơ hội để tìm ra những điểm chung và thiết lập quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng đó.
Hãy nói về sự thích thú với môn bóng rổ, thời niên thiếu lớn lên từ một nông trại, hoặc đề cập đến
bài hát của Beatles mà bạn thích nhất. Bất cứ thứ gì trong số đó cũng làm tan đi tảng băng ngăn
cách và thiết lập một mối quan hệ dựa trên sự thông hiểu và tin cậy lẫn nhau.
6. Quan sát kỹ khách hàng tiềm năng
Trong buổi họp, khách hàng tiềm năng của bạn ngồi đằng trước và gật đầu thể hiện sự quan tâm,
hay anh ta ngồi đằng sau với cánh tay gập lại, đầu nghiêng về bên phải thể hiện sự thiếu chú ý, có
thể là buồn chán, không quan tâm hoặc không tin tưởng? Hãy chú ý đến các dấu hiệu cơ thể mà
khách hàng tiềm năng đang gửi đến cho bạn và hãy đáp lại một cách thích hợp.
7. Đặt những câu hỏi có chất lượng
Một buổi họp kinh doanh không phải là một “buổi giao hàng”, mà là một buổi thảo luận - một cơ hội

để bạn khám phá nhu cầu của khách hàng tiềm năng và trình bày các giải pháp để đáp ứng nhu
cầu của họ. Nếu bạn thấy mình nói độc thoại trong các buổi họp thì rất có thể là bạn đang lạc đề.
Nên đặt những câu hỏi hay và lắng nghe các câu trả lời một cách nghiêm túc, vì nhờ đó bạn có thể
nắm được các thông tin bổ ích và đáng tin cậy. Một trong những câu hỏi quan trọng nhất và
thường không được đánh giá đúng mức là: “Ông/bà có phải là người sẽ đưa ra quyết định cuối
cùng không?”
8. Trình bày các trường hợp trong quá khứ
Các trường hợp trong quá khứ là các câu chuyện mô tả cách thức bạn đáp ứng thành công nhu
cầu khách hàng của bạn. Hãy chuẩn bị khoảng 10 câu chuyện để minh hoạ các khả năng của bạn,
và hãy chuẩn bị để thảo luận về chúng trong buổi họp. Dùng các câu chuyện trong quá khứ là một
cách hữu hiệu để phê phán các đối thủ cạnh tranh cung cấp dịch vụ giống như bạn. Đừng bao giờ
phê phán đối thủ cạnh tranh một cách trực tiếp. Thay vào đó, hãy kể về một câu chuyện quá khứ
để chứng mình những lợi ích mà các khách hàng của bạn nhận được khi lựa chọn làm ăn với bạn.
9. Đề xuất các giải pháp hay
Để kết thúc tốt đẹp một giao dịch làm ăn, khách hàng tiềm năng phải được thuyết phục rằng bạn
có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề của họ. Tất cả là từ việc họ cho rằng sản phẩm hoặc dịch vụ
của bạn có thể đáp ứng được nhu cầu của họ tốt đến mức nào và họ tin vào khả năng bạn thực
hiện lời hứa của bạn hay không. Để kết thúc, hãy tóm tắt các giải pháp bạn đã đề xuất, và trả lời
thoả đáng bất kỳ câu hỏi cuối cùng nào đang là vật cản trên con đường đi đến quyết định giao dịch
của khách hàng.
10. Hành động
Bạn đã chuẩn bị đầy đủ, sử dụng các quan sát thuộc tính, đưa ra các câu hỏi hay, lắng nghe các
câu trả lời, trình bày các trường hợp trong quá khứ và đưa ra các giải pháp đáng tin cậy, bây giờ
là lúc hỏi xem bạn muốn gì. Thật đáng ngạc nhiên là có rất nhiều nhà doanh nghiệp thực hiện tốt
cuộc gặp mặt đến tận điểm cuối này và sau đó dừng lại, bỏ đi mà không đưa ra lời kết cho mục
đích chính của mình. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa ra lời kết, điều đó có thể vì bạn chưa
đưa ra được lý do thích đáng để khách hàng mua sản phẩm của bạn. Trong trường hợp đó, hãy
quay lại bước thứ bảy và hỏi xem tại sao. Nếu bạn đã theo sát các bước lời khuyên từ một đến
chín, khách hàng của bạn sẽ cảm thấy hào hứng hợp tác với bạn, và thậm chí họ còn giúp bạn
đưa ra lời kết. Đừng ngạc nhiên khi họ hỏi: “Khi nào chúng ta bắt đầu hợp tác?”

( Tổng hợp)
Nguồn : bwportal