LẬP KẾ HOẠCH MICE VỀ CÔNG TY DƯỢC MỸ PHẨM HERBALIFE: Môn QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG
KHOA DU LỊCH

BÁO CÁO CUỐI KỲ
MÔN: QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ
ĐỀ TÀI: LẬP KẾ HOẠCH MICE VỀ CÔNG TY DƯỢC MỸ PHẨM HERBALIFE
GVHD: Thầy Hồ Trần Vũ – Cơ Nguyễn Thị Khánh Ngọc
Nhóm:

1


BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ
TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
ST
T

1

Họ và tên

MSSV

Cơng việc

1

Nguyễn Tường Vy

197KS13222

Phân chia cơng việc
Kinh phí
Tổng quan lại bài

2

Hồ Lê Minh Ngọc

197KS12618

Tổng hợp và hoàn thiện tiểu
luận

3

Nguyễn Văn Hưng

197LH24278

Nhận xét về nơi tổ chức

4

Nguyễn Tịnh Nghi

197LH24362

Lời mở đầu
Lời cảm ơn

5

Hồ Nguyễn Gia Huy

197LH11565

Khái niệm mice
Tổ chức mice

6

Nguyễn Bá Khương

197LH24299

Khái niệm mice
Tổ chức mice

7

Võ Nhật Duy

197KS24718

Giới thiệu sự kiện
Nhiệm vụ
Quy trình tổ chức sự kiện

8

Phạm Vũ Hải

197LH34168

Loại hình mice
Tác động của mice

Đánh
giá

100%


MỤC LỤC :

1


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, với sự kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, các thành viên trong nhóm
“CHƯA CĨ TÊN” – Lớp 01 xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến với GV. Nguyễn Thị
Khánh Ngọc và GV. Hồ Trần Vũ, người ln chỉ dạy và tận tình giúp đỡ chúng em trong
suốt q trình học mơn quản trị sự kiện và hội nghị, để chúng em có thể làm được bài
cuối kì được thành cơng và tốt đẹp hơn.
Lời cuối cùng, chúng em xin một lần nữa gửi lời cảm ơn đến GV. Nguyễn Thị
Khánh Ngọc và GV. Hồ Trần Vũ đã đồng thành cùng chúng em trong mơn học này,
những bài giảng, hướng dẫn tận tình là tiền đề để chúng em có một bài báo cáo hồn
chỉnh và có thêm những kiến thức về tổ chức sự kiện và hội nghị. Cảm ơn thầy cô và xin
chúc thầy cô sức khỏe và thành công.

Xin trân trọng cảm ơn!
Nhóm “CHƯA CĨ TÊN”– Lớp 01

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong
phú, người tiêu dùng luôn phải đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Họ đã gặp
khó khăn trong việc phân tích và đánh giá sản phẩm cách doanh nghiệp ln tìm cách để
tạo một hình ảnh theo phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình ảnh
đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào
nhận thức của khách hàng. Các doanh nghiệp định vị vào quảng cáo thương hiệu của
mình bằng nhiều cách: thơng qua quảng cáo – Public Relation – PR hoặc các hình thức
truyền thơng khác…. Với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí
khách hàng. Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thơng hiện nay,
quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hịa thì PR là phương pháp mà các
doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý. Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là
event - tổ chức sự kiện - một công cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng
để quảng bá cho thương hiệu của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là
không thể phủ nhận. Bên cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó
cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là
đối với khách hàng mục tiêu. Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết, chính vì thế
nhóm chúng em làm bài luận này để đưa ra những thiếu sót và đề xuất thêm về việc hồn
thiện quy trình của tổ chức sự kiện.
•

Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính:

+ Phân tích vai trò, cơ sở lý luận, tầm quan trọng của tổ chức sụ kiện trong đề sống hiện
nay
+ Xây dựng và hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện team building của cơng ty Dược
phẩm Herbalife
•

Đối tượng, phương pháp, phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu:
1


Nghiên cứu đối tượng chính là tạo một kì nghỉ thoải mái cho các nhân viên trong công ty
vui chơi, team building giúp toàn thể đoàn kết hơn
+ Phương pháp nghiên cứu:
Tất cả các thành viên trong nhóm cùng nhau thảo luận
1.

Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Quan sát, điều tra và thực hiện sự kiện

2.

Phương pháp hệ thống tư duy: Phân tích thống kê thơng tin số liệu, thông tin về

khách tiêu dùng, đặt điểm tổ chức sự kiện
3.

Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh và đối chiếu các việc đã làm và thực hiện

trong sự kiện

•

Tóm tắt nội dung nghiên cứu:

Ngoài ra phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo của nhóm bao gồm 5 nội dung chủ
yếu:
+ Chương 1: Các khái niệm cơ bản
+ Chương 2: Đặc điểm tổ chức sự kiện
+ Chương 3: Các loại hình sự kiện
+ Chương 4: Tác động của sự kiện
+ Chương 5: Quy trình cảu sự kiện
+ Chương 5: Nhận xét

1


CHƯƠNG 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Khái niệm sự kiện
Sự kiện là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các
phương tiện truyền thơng quan tâm.
Theo từ điển Tiếng Việt thì sự kiện là một việc quan trọng xảy ra, ví dụ như một
sự kiện lịch sử, một sự kiện thể thao của quốc gia, châu lục.
Theo Getz (1991) thì định nghĩa sự kiện là “một hoạt dộng xảy ra chỉ một lần hoặc
thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường”.
Sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó cịn bao
hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội
như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
1

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động
tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương,
giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
Tóm lại sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định,
tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp
xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia
•

Khái niệm về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là quá trình tổ chức, thực hiện những hoạt động sẽ xảy ra trong

trong sự kiện. Quá trình từ lúc bắt đầu hình thành cho đến khi kết thúc để đảm bảo toàn
bộ chương trình được diễn ra theo kế hoạch. Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện
trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến
những người tham gia sự kiện và xã hội. Từ đó khiến cơng chúng được truyền đạt đầy đủ
những nội dung mà đơn vị chủ quản muốn gửi đến.
Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:
•

Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

•

Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân,

tiệc cuối năm,…
•

Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

•

Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…

•

Các sự kiện liên quan đến bn bán hàng hóa

•

Sự kiện liên hoan, lễ hội

•

Các sự kiện hịa nhạc, đêm nhạc hịa tấu

•

Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí

•

Các hoạt động sự kiện phim ảnh

1


•

Sự kiện hội thảo, hội nghị

•

Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

1


CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện
- Đặc điểm của tổ chức sự kiện là mỗi sự kiện phải có ý tưởng khác nhau, khơng thể áp
dụng một ý tưởng vào nhiều chương trình sự kiện
- Mỗi sự kiện sẽ có một đối tượng và mục tiêu khác nhau, nhằm truyền tải những thông
điệp khác nhau.
-Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ
có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành.
--Sản phẩm không bao giờ lặp đi lặp lại, mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một
không gian thời gian, gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối
hợp tạo ra nó.
- Các đơn vị tổ chức sự kiện phải có màu sắc riêng nhằm mục đích gây sự ấn tượng.
- Phải biết áp dụng ý tưởng đúng sự kiện, nếu áp dụng sự kiện này vào sự kiện khác thì sẽ
khơng truyền tải được đầy đủ thông điệp, trong nhiều trường hợp đối tác sẽ thấy sự thiếu
chuyên nghiệp, nhàm chán
2.2. Đặc điểm về lao động
Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như:
-

Lao động trong tổ chức sự kiện địi hỏi tính chun mơn hóa và đa dạng nhiều về

ngành nghề, cơng việc, máy móc khó có thể thay thế con người.
-

Lao Động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù. Trong thực tế mỗi

nghiệp vụ trong tổ chức sự kiện địi hỏi số lượng nhân viên có chun mơn phù hợp. Do
mục tiêu của các sự kiện đặt ra rất cao, vì vậy tính chun mơn hóa mới có thể đạt được
kết quả trong các công việc của tổ Chức sự kiện.
-

Tính tổ chức, khả năng phối hợp cơng việc của các bộ phận trong một sự Kiện đòi

hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tổ chức sự kiện là
1


sự hỗn hợp của những loại hình kinh doanh khác nhau, thực hiện những chức năng khác
nhau, có kiến thức, quan điểm khác nhau. Tất cả các bộ phận quản lý và nhân viên tham
gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công chung cho sự kiện. Do
vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận. Có hàng
trăm vấn đề khác nhau cùng xảy ra cùng một lúc trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc
điều phối và giải quyết vấn đề liên tục xảy ra và khơng bao giờ chấm dứt trong cả quy
trình này, Từ khi xây dựng chủ đề ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện.
-

Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất

nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
-

Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ

phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo
(hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao
tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có u cầu ln phải có thái độ vui vẻ, chuẩn
mực trong công việc.
2.3. Đặc điểm về vị trí, cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện
Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, vị trí
nào cũng có thể tạo thành một event, sự kiện nếu chúng ta lên kế hoạch cụ thể. Quan
trọng là chúng ta biết sử dụng đúng cách,sáng tạo và hợp lí vào nó.
•

VỊ TRÍ
Để có được một hoạt động tổ chức sự kiện hồn chỉnh thì bao gồm rất nhiều sự

góp mặt và giúp đỡ giữa nhiều cơng việc khác nhau của tổ chức sự kiện. Các vị trí cơng
việc này ln có những tính chất và đặc điểm khác nhau nhưng lại có mối quan hệ mật
thiết với nhau tạo nên một chuỗi hoạt động hoàn chỉnh nhất có thể, thực hiện tốt nhất
những mục tiêu đã đề ra của chương trình tổ chức sự kiện.
Người điều phối tổ chức sự kiện: Đây là công việc vô cùng quan trọng trong tổ
chức sự kiện, nếu chúng ta hay bắt gặp một người luôn đứng sau cánh gà và cầm chiếc
mic để điều phối thì chính là họ - người điều phối tổ chức sự kiện. Có thể thấy được rằng
1


tính chất cơng việc này cần sự tư duy logic, hoạt bát, linh hoạt trong cơng việc. Họ sẽ có
nhiệm vụ đứng lên và chỉ đạo tất cả như: người dẫn, âm thanh, ánh sáng, các yếu tố liên
quan đến chương trình để sao cho mọi sự kiện trong chương trình từ lúc bắt đầu cho đến
khi kết thúc đều được diễn ra đúng theo kế hoạch đề ra. Họ cũng là người “chạy” liện tục
trong chương trình để giải quyết các vấn đề khó khăn có thể khơng may diễn ra như: sự

cố về người dẫn, ban giám khảo, khách mời, thiết bị, âm thanh,…. Công việc quả là rất
bận rộn và nhiều áp lực nhưng họ lại là người quan trọng trong hoạt động tổ chức
Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện: Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cũng
đóng góp vai trị vơ cùng to lớn, đây là sự sống cịn của chương trình. Khi mà người lên
kế hoạch cần có nhiệm vụ khảo sát địa hình, địa điểm tổ chức của sự kiện đó, logistic,
liên hệ và bàn luận về vấn đề tài chính với bộ phận tài chính của doanh nghiệp tổ
chức.Địi hỏi họ cần đưa ra những kế hoạch sao cho phù hợp với nội dung chương trình
đưa ra nhằm đảm bảo yếu tố về địa điểm, không gian phù hợp với khách hàng mục tiêu
và sản phẩm, làm việc với các cơ quan chính quyền về địa điểm tổ chức tránh được các
hậu quả gây tranh cãi.
Người quản lý dịch vụ khách hàng: Đây là công việc dành cho những người có
khả năng thuyết phục tốt, giao tiếp giỏi vì họ chính là một phần nịng cốt trong q trình
diễn ra sự kiện. Họ là những người vô cùng giỏi trong những việc giải quyết các vấn đề
từ phía khách hàng, chẳng hạn như khi khách hàng cần tìm hiểu thơng tin về sản phẩm,
những thắc mắc về dịch vụ,... Họ chính là người giải quyết và đem lại cho khách hàng
những câu trả lời thỏa mãn và hài lòng khách hàng, gắn kết, tạo sự tin tưởng của khách
hàng đối với sản của phẩm doanh nghiệp.
Người quản lý sự kiện: Nếu chỉ riêng người điều phối sự kiện thơi thì chưa đủ mà
cịn có một quản lý sự kiện để giải quyết các vấn đề phát sinh có trong chương trình,
giám sát những hoạt động của chương trình sao cho nội dung được diễn ra theo đúng kế
hoạch đã lên trước đó.Nhiệm vụ của họ sẽ giữ cho chương trình được tổ chức êm xuôi
tránh những điều bất thường khi có vấn đề xảy ra, điều động phối hợp hợp lý từng bộ
phận của chương trình.
1


Trợ lý sự kiện: Họ là những trợ lý nhanh nhẹn và có khả năng giải quyết nhiều
cơng việc giúp cho quản lý sự kiện nếu như có việc bận. Nhiệm vụ của họ chính là gọi
điện, kiểm tra thơng tin khách hàng, liên hệ với những bên liên quan đến sự kiện của
doanh nghiệp, họ phải nắm rõ lịch trình hoạt động của sự kiện để có thể dễ dàng trong

việc điều động nhân sự.
Biên đạo: Công việc này dành cho những người quản lý việc điều phối một
chương trình biểu diễn, các chương trình ca múa nhạc nhằm giúp cho khách hàng cảm
thấy thoái mái, thư giãn trong q trình truyền thơng tổ chức sản phẩm. Người biên đạo
phải có cái nhìn và hướng dẫn các thành viên trong ca mua nhạc tập luyện sao cho tốt và
hoàn chỉnh từng bài.
Chỉ đạo nghệ thuật: Người hợp tác chặt chẽ với bộ phận như marketing và truyền
thông trong việc hỗ trợ đưa ra các chương trình tổ chức mang đúng ý nghĩa thông điệp.
Và liên hệ, gây dựng mối quan hệ tới các bên hỗ trợ chương trình, trao đổi về truyền
thơng và quảng bá chương trình. Họ có khả năng truyền đạt tốt và đưa ra những kế hoạch,
ý tưởng cho chương trình, vai trị vơ cùng quan trọng nên họ có thể nắm bắt và điều phối
nhiều bộ phận của chương trình.
Lập trình âm thanh ánh sáng: Đây cũng là một trong những công việc quan
trọng, nhiệm vụ của họ là điều chỉnh và tập trung cao độ về từng tiết mục trong chương
trình, điều chỉnh âm lượng mic, nhạc, âm thanh và ánh sáng sao cho phù hợp đối với
người trên sân khấu cũng cũng khiến khán giản phải nắm bắt và xem được các chương
trình.Âm thanh, ánh sáng cũng góp phần vơ cùng lớn trong việc tạo cho khách hàng mục
tiêu sự thích thú và cuốn hút về nội dụng chương trình.
Đạo diễn: Người làm việc cùng với quản lý nghệ thuật của chương trình, họ có
trách nhiệm chỉ đạo có tiết mục và quản lý nội dung chương trình sao cho phù hợp, đồng
thời họ cũng làm việc với những bên như thiết kế để đảm bảo ý tưởng, ngân sách chương
trình để đảm bảo chi phí.

1


•

CƠ SỞ VẬT CHẤT, KỸ THUẬT

Trong quá trình tổ chức sự kiện thì việc chuẩn bị các trang thiết bị cơ sở vật chất là
một quá trình khá quan trọng.Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự
thành cơng hay thất bại của một chương trình sự kiện. Điều kiện vật chất bao gồm tất cả
các yếu tố liên quan như: địa điểm, khuôn viên, sân khấu, baner, áp phích, bàn ghế, hệ
thống âm thanh, micro, DVD, máy chiếu,….Chắc chắn là khơng một chương trình nào có
thể thiếu những trang thiết bị nêu trên.
Địa điểm: Đây là một trong những điều kiện cần lưu ý khi tiến hành lên ý tưởng một
kế hoạch tổ chức sự kiện. Với từng địa điểm khác nhau sẽ có được những thuận lợi và
khó khăn khác nhau, những điều này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình
diễn ra sự kiện.Tùy từng mặt bằng mà quy mô của sự kiện cũng sẽ được điều chỉnh lớn
hay nhỏ, có cách thiết kế như thế nào để tối ưu hóa tất cả các lợi thế và hạn chế hết mức
các nhược điểm mà mặt bằng mang lại.
Sân khấu: Tùy từng sự kiện khác nhau, thiết kế sân khấu sẽ được trang trí khác
nhau , dựa theo chủ đề của sự kiện. Sâu khấu là nơi thu hút sự chú ý của buổi Event nhất
vì thế việc thiết kế nên một sân khấu ấn tượng, bắt mắt và phù hợp với chủ đề sẽ mang
lại những lợi ích lớn, góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện.
Baner áp phích: Đây được coi như là một trong những phương tiện truyền thông khá
hữu dụng trong việc quảng bá các chương trình, sự kiện cho mọi người, để mọi người
biết đến chương trình và quyết định tham dự. Nếu Baner, áp phích được treo đúng địa
điểm sẽ thu hút được người xem nhiều hơn từ đó tạo được nhiều tiếng vang cho sự kiện
đang được tổ chức.
Bàn ghế: Giúp khách tham quan tạo ấn tượng với buổi Event thì bàn ghế cũng là
một yếu tố quan trọng. Tuy chỉ là một phần nhỏ trong chương trình nhưng lại liên quan
mật thiết đến hình ảnh cơng ty. Người làm sự kiện cần phải tiên liệu số người tham dự và
chuẩn bị đầy đủ bàn ghế nếu có trường hợp bất ngờ xảy ra, để đảm bảo khách hàng luôn

1


có được chỗ ngồi thuận lợi, từ đó tạo được ấn tượng tốt với họ, một trong những khách

hàng tiềm năng của công ty
Âm thanh, micro: việc chuẩn bị âm thanh, micro là một vấn đề thiết yếu.Để một
chương trình sự kiện được hồnh tráng nhất khơng thể thiếu một dàn âm thanh chất lượng
truyền tải chính xác nhất các thơng tin mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng.
Ngồi ra, âm thanh cịn giúp người tham dự khơng nhàm chán trong lúc tham gia sự kiện,
bởi âm nhạc là thứ giúp gây sự thu hút cho tất cả mọi người. Với một bộ âm thanh sống
động, thì sẽ gây ra hiệu ứng lan tỏa tốt cho các chương trình, đặc biệt là các chương trình
âm nhạc, đơn cử như The Remix (Hịa âm ánh sáng), từ đó giúp cho người xem trải
nghiệm được tồn bộ chương trình và giúp chương trình tạo ấn tượng tốt với khách giả.
DvD máy chiếu: Đây được xem như thiết bị cần thiết để truyền tải thông tin đến cho
người xem. Nếu xảy ra sơ xuất với DVD hay máy chiếu sẽ khiến cho chương trình bị
ngắt quãng, tồn tại nhiều khoảng “thời gian chết” từ đó gây nên ấn tượng khơng tốt cho
người xem tạo cho họ cảm giác không chuyên nghiệp từ chương trình.
Với tất cả những yếu tố trên chúng ta thấy được rằng việc chuẩn bị cơ sở vật chất cho
chương trình Event là một vấn đề khơng thể thiếu. Vì vậy, cần tiên liệu những tình
huống xấu có thể xảy ra và dự trù các phương án để chương trình sự kiện diễn ra một
cách thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.
•

Hoạt động

Tính tổ chức, khả năng phối hợp cơng việc của các bộ phận trong tổ chức Sự kiện đòi
hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm
đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập
một cách cụ thể hơn, bao gồm:
1 . Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;
2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
1

3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
11 . Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
14. Chăm sóc khách hàng;
15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá
trình tổ chức một sự kiện cụ thể. Theo dịng chảy thời gian có thể thấy: Các hoạt động
như: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; hình thành chủ đề, lập
chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến và
quảng bá sự kiện; thuộc giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện.
Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gồm các hoạt động: tổ chức đón tiếp và khai mạc
sự kiện; tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; tổ chức phục vụ ăn uống
trong sự kiện; tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện; Giai đoạn cuối bao
gồm các hoạt động kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

1


1

CHƯƠNG 3: CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
3.1. Với xã hội:
Quy mơ của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số
lượng người tham gia,nguồn tài chính,thị thường mục tiêu,mục đích hay quy mơ của
khơng gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự
kiện để xác định quy mơ (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được
tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được)
Với số lượng 100 khách của cơng ty Herbalife thì đây là sự kiện nhỏ với mức độ
ảnh hưởng hẹp ( giới hạn trong phạm vi 1 tổ chức doanh nghiệp, thời gian tổ chức sự kiện
khá gắn nội dung hoạt động ít,ít tốn thời gian và kinh phí )
3.2. Phân loại theo nội dung
- Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ
- Theo độ dài thời gian thì sự kiện diễn ra trong ngày nên đây là sự kiện ngắn ngày
Có những loại hình sự kiện thường gặp như sau :
1. Sự kiện mang tính chất kinh doanh:
- như kỉ niệm ngày sinh nhật , ngày thành lập , ngày truyền thống của công ty
( Corporate envent )
- Sự kiện gây quỹ cho công ty , gây quỹ cho người nghèo, gây quỹ cho những mục đích
mang tính tích cực khác ( Fundrasing events)
- Triễn lãm các sản phẩm cũ và mới của công ty, triễn lãm các đồ vật quý giá
( Exhibitions)
- Hội chợ thương mại nhằm quảng cáo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của
các doanh nghiệp ( Trade fairs).
- Hội nghị giao lưu và gặp gỡ với khách hàng, đối tác ( Customers Meetings)
- Các đại hội cổ đông , tổng kết thường niên
1


- Lễ khai trương , khánh thành , động thổ, tiệc
2. Sự kiện liên quan đến giáo dục , khoa học:

- hội thảo , hội nghị về văn hóa giáo dục như diễn thuyết , hội thảo về vấn đề trong học
đường , trao đổi ,…
- liên hoan về các cuộc thi như cuộc thi học sinh giỏi , giác viên xuất sắc , ngơi trường 3
tốt,…
- các chương trình , vui chơi giải trí về giáo dục văn hóa như : đường lên đỉnh Olympia ,
siêu trí tuệ , nhân tài đất việt ,…
3. Sự kiện văn hóa mang hơi hướng truyền thống đất nước, tín ngưỡng và phong tục tập
quán:
- Cưới hỏi ( chạm ngõ , lễ rước dâu , lễ ăn hỏi , lễ xin dâu , lễ lại mặt ,…)
- Đám tang ( phát tang , phúng viếng , tế vong , quay cữu , tế cơm,..
- Mừng thọ người lớn tuổi , sinh nhật
- Social and cultural events ( văn hóa và xã hội)
- Giao lưu văn hóa các nước với nhau
4. Các sự kiên liên quan tới giải trí ( âm nhạc , nghệ thuật )
- các lễ hội , liên hoan , hội thi ( như liên hoan tiếng hát măng non, văn nghệ mừng ngày
nhà giáo Việt Nam 20-11,…)
- các buổi concert , liveshow , performances
- festival âm nhạc
- triễn lãm và biểu diễn nghệ thuật
- giới thiệu các sản phẩm âm nhạc mới , biểu diễn từ thiện , PR tên tuổi.
5. Các sự kiện liên quan về thể thao
1


- Thi đấu các bộ môn thể thao ( hội khỏe Phù Đổng, bé khỏe bé ngoan,…)
- đón tiếp , chào mừng,báo cơng, diễn đồn
6. Sự kiện nhà nước : là loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng ,
thuộc về cơ quan nhà nước.
- tổng kết,khen thường và tun dương người có cơng với đất nước
- phát động phong trào thi đua

- dự hội thảo,hội nghị
- lễ đón các nguyên thủ, các người có chức trách lớn của đất nước hoặc những quốc gia
khác ghé thăm Việt Nam.
7. Các sự kiện truyền thông : thường những sự kiện như thế này sẽ có tính truyền thông
cao, do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện , được giới báo
chí truyền thơng quan tâm rất mực quan tâm.
- Lễ ra mắt , ghi nhận thương hiệu
- Thu hút nhà tài trợ , PR , gây quỹ , phát động phong trào
- Lễ ra mắt họp báo,…

1


CHƯƠNG 4: TÁC ĐỘNG SỰ KIỆN
4.1. Xã hội
Việc phát triển địa phương không được lập kế hoạch thường được quyết định một
cách ngẫu nhiên và có thể gây ra các vẩn đề quá tải về nước, chất thải và các cơ sở hạ
tầng giao thơng của cơng cộng góp phần nâng cao đời sống cho người dân, phát triển nền
văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.
Thay đổi văn hóa do du khách gây ra có thể là tích cực hoặc tiêu cực, nhưng bằng
cách nào đi nữa nó cũng xảy ra mà cộng đồng khơng có cơ hội để quyết định theo cách
họ muốn thay đổi trong thực tế. Một số người bên ngồi khơng muốn dân số bản xứ bị
thay đổi số khác có thể thấy họ như một thị trường mới để gây ảnh hưởng. Bản thân
người bản xứ có thể bị giao thoa những ý thích như muốn hiện đại hóa văn hóa của họ,
muốn giữ lại cách sống truyển thống, hoặc đơn giản là muốn có một cuộc sống tử tế cho
dù có địi hỏi phải thay đổi gì đi nữa. Ngồi ra, tổ chức tốt các sự kiện truyền thông một
cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa
của quốc gia, nâng cao giá trị truyền thống, tự hào dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng
cao bản sắc văn hóa, tính đa dạng của dân tộc.
Biện pháp:

Tố chức sự kiện góp phần tạo nên một khối lượng việc làm nhất định cho xã hội,
góp phần nâng cao đời sống cho người dân, phát triển nền văn hóa tiên tiến, đậm đà bản
sắc dân tộc
Sự kiện giúp con người có thể giao lưu, đoàn kết , tiếp cận cuộc sống hiện đại, góp
phần nâng cao cuộc sống
Ngồi ra tổ chức các sự kiện truyền thông một cách chuyên nghiệp sẽ tác động
trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của quốc gia, nâng cao giá trị.
Trao quyền văn hóa và trao đổi văn hóa khi các khách du lịch gặp gỡ những người
dân địa phương và tìm hiểu văn hóa truyền thống của họ.

1


Nhận thức về bảo tồn của cộng đồng địa phương phổ biến cho nhiều người là
không đánh giá đầy đủ những gì có xung quanh họ và lấy đi những gì họ cho phép.
Thơng thường, những người bên ngồi có cái nhìn mới hơn và đánh giá cao về nguồn lợi
của chúng ta.
Về các ảnh hưởng tiêu cực : Một số sự kiện có thể kéo theo các tệ nạn xã hội như:
cướp giật, móc túi, sử dụng các chất kích thích, cờ bạc, mất trật tự cơng cộng ở địa
phương…
Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo
sự chú ý của mọi người vào sự kiện họ có thể làm cho quần chúng quên đi những vấn đề
lẽ ra cần phải được chú ý hơn.
4.2. Môi trường:
Với sự tham gia của nhiểu người thì ý thức bảo vệ mơi trường sẽ bị hạn chế như
vứt rác bừa bãi, phá hoại tài sản của doanh nghiệp, ô nhiễm tiếng ồn.
Tác động mơi trường từ số lượng lớn du khách có thể phá vỡ môi trường tự nhiên
Biện pháp:
Để khắc phục những tình trạng trên thì cơng ty tổ chức sự kiện nên dặn dò trước
mọi người khi tới du lịch và các doanh nghiệp cần để bảng không làm ô nhiễm mơi

trường trong khu du lịch của mình và nhắc nhở với những đổi tượng có ý thức kém và xử
nghiêm với khách nào có ý dịnh phá hoại mơi trường. Một số sự kiện được diễn ra để bày
tỏ thông điệp bảo vệ môi trường, kêu gọi mọi người cùng nhau chung tay vì mơi trường
và vì con người. Sự kiện là cơ hội để giới thiệu những đặc điểm của môi trường nơi tổ
chức sự kiện.
4.3. Với kinh tế
Tính khơng bền vững của kinh tế có thể làm cho cộng đồng rủi ro theo sự dao
động về như cầu nhu lịch. Ngồi ra, sự tăng giá có thể xảy ra khi du khách và cư dân địa
phương cũng muốn những dịch vụ và sản phẩm

1


Khi các sự kiện lớn diễn ra cùng một lúc sẽ gây sức ép càng cao đối với cơ sở hạ
tầng, tăng chi phí cho các hoạt động, dịch vụ khác như: hoạt động bảo vệ trật tự, an ninh,
cứu hỏa, y tế…
Lợi tức du lịch có thể bị rị rỉ ra bên ngoài vùng nếu du khách mua sắm những sản
phẩm quốc tế và đỡ đầu cho các doanh nghiệp quốc tế thay vì các sản phẩm và dịch vụ
của địa phương. Một số rò rỉ kinh tế là bình thường, nhưng nó cần phải được giới hạn.
Biện pháp:
Góp phần thúc đẩy nền kinh tế tại khu du lịch, tạo thu nhập cho người dân địa
phương
Đồng thời thúc đẩy doanh thu của doanh nghiệp thông qua việc quảng bá hình ảnh
Tạo nhiều mối quan hệ với các cơng ty tổ chức sự kiện để kinh tế của doanh
nghiệp được phát triển
Tạo thu nhập bền vững cho các doanh nghiệp, đối tác, nhân viên địa phương
Tổ chức sự kiện góp phần phát triển ngành du lịch, kéo theo sự phát triển của các
ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng,… Với các
sự kiện lớn, mang tầm cỡ quốc gia thì quá trình chuẩn bị cơ sở vật chất cho sự kiện sẽ tạo
điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền kinh tế.

4.4. Các thành phần tham gia tổ chức sự kiện
Một sự kiện diễn ra ln có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự
kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện.
Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia
vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện
bao gồm các nhóm chính:
Nhà đầu tư sự kiện : Là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh
nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện và chịu trách
1


nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích
khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.
Nhà tổ chức sự kiện : là những tổ chức doanh nghiệp, những người được nhà đầu
tư sự kiện thuê và được ủy quyền thựchiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc,
quyền lợi và nghĩa vụ nhấtđịnh trong quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự
kiện nhà tổ chức sựkiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan
đến sựkiện.
Khách mời : là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự
kiện chủ động mời thamdự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng
chính mà mục tiêusự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một
trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự
kiện.Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả
những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trịnhất định về tinh thần
hoặc vật chất.
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện : là những tổ chức, doanh
nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu
trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phịng, an ninh…) cho q
trình tổ chức sự kiện thơng qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác)
được ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ

nhất định liên quan đến q trình tổ chức sự kiện.
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện : Là chính quyền và cư dân giới hạn
trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện.
Phạm vi giới hạn lớn hay nhỏ, tùy theo mức dộ ảnh hưởng cũng như quy mô của
sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thơn, phường xã, một cơ quan, trường học rộng hơn
có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ quốc gia,…
1


1