Luận văn: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4 ppt

Luận văn
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY
BK4
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế
thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước
yêu cầu của cơ chế thị trường các tổ chức cũng như các doanh
nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng
nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông
tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác
tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi
doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành
sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết
định đề ra.
Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng
hoá được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị điều đương nhiên. Ứng dụng CNTT sẽ
mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất
là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu
thế giới tại các nước Âu Mỹ đạt được nhiều thành công một phần
cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm
phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằm cho phép
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh.
Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của
Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh

nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm
phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh
của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công
ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang
cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn
cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình .
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết được
yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy
giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4
Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chương :
 Chương I : Giới thiệu công ty Thương mại và Phát Triển
Công Nghệ Bách Khoa 4.
 Chương II : Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận chung
về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
 Chương III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán
hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty.

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4
1.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ
PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4
Công ty Thương Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là
doanh nghiệp tư nhân, được Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà
Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo
quyết định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
 Tên công ty
Công ty thương mại và phát triển công nghệ
Bách Khoa 4
 Tên viết tắt: BK4
 Tên giao dịch
CôngTy Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ
Bách Khoa 4
 Trụ sở công ty
Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội
 Giám đốc : Nguyễn văn Phước
 Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282.
Fax: (04) 5584098
Email: BK4@fpt. vn
2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHÍNH BK4 ĐĂNG KÍ
- Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều
khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lường.

- Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học.
- Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử bưu chính viễn thông.
- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành các thiết bị điện tử,
tin học, thông tin, máy văn phòng.
- Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện,
điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng.
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BK4
 Mô hình quản lý của BK4 có dạng như sau :












Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ
phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty. Nhân viên của các phòng ban một bộ
phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thường được điều
động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty.
Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các
phòng ban cũng như giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty.
+ Các cơ sở chính của BK4
Ban Giám
Đốc

Phòng
Maketing

Phòng
Hành
Chính

Phòng
Kế Hoạch

Phòng
Kỹ Thuật

Phòng
Kế Toán
+ Nhà số : 69 Phố Vọng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội.
Tel: (04)6281595-0912423118.
+ Nhà số : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội
Tel: (04)5584097.
+ Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội.
Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224.
+Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa –Hà Nội.
Tel: (04)5584098.
Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực
hiện việc kinh doanh lưu chuyển hàng được nhập tại kho hàng 29
Cầu Hoà Mục.
4. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
4.1. BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò
rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của toàn công ty.

Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh
doanh của toàn công ty.
Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là :
 Nghiên cứu và đề ra các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn
cho công ty.
 Ra các quyết định quản lý.
 Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn.
 Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dưới.
4.2. PHÒNG KẾ HOẠCH
 Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và kế hoạch
phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lược phát triển
kinh doanh và chiến lược quản lý trong từng giai đoạn.
 Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao
hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh.
 Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật tư, hàng hoá tại trụ
sở chính cuả công ty.
 Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch
nghiên cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi
nhánh mới.
Tại phòng này các chiến lược kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng như
trong dài hạn đề được đề xuất và nghiên cứu. Những thành viên thuộc phòng
này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể
là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác.
4.3. PHÒNG KINH DOANH
Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lượng nhân viên
thuộc phòng này là tương đối lớn. Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm
việc tại trụ sở công ty cũng như có thể làm việc tại các chi nhánh. Phòng
Maketing thường phải phụ trách các công việc như sau :
 Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho
các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực.

 Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và
ngoài khu vực.
 Cố vấn, tham mưu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới
thiệu sản phẩm.
 Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán
hàng hoá.
 Thực hiện các công việc khác được giám đốc giao cho …
4.4. PHÒNG KẾ TOÁN
 Đề xuất, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản
lý, tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch
toán, báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lương của toàn
công ty sao cho phù hợp với quy định nhà nước.
 Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng như tại các chi
nhánh của công ty.
 Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lương cho công
ty.
Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài
chính kế toán khi có yêu cầu.
4.5. PHÒNG KỸ THUẬT
 Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho
công ty.
 Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch
nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất
lượng của hàng hoá được bán ra ngoài thị trường.
 Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và
lắp ráp, thực hiện các giao dịch.
 Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho
các trụ sở cũng như các chi nhánh.
 Phối hợp với phòng lưu trữ vận hành và phục hồi dữ liệu
trong việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao

dữ liệu.
 Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý
tổ chức nhân sự, tiền lương; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài
sản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyên
dùng…
 Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máy
móc của toàn công ty.
 Thực hiện các chương trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán
bộ cho các chi nhánh.
 Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện
cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và
kỹ thuật.
 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao…
4.6. PHÒNG HÀNH CHÍNH
Phòng hành chính luôn luôn thường trực tại công ty, phòng hành
chính thường đảm nhiệm các công việc sau :
 Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch
buôn bán hàng hoá.
 Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc
hàng ngày.
 Thiết lập lịch công tác thường nhật cho các nhân viên.
 Hỗ trợ, tham mưu cùng giám đốc trong các vấn đề khác …
5. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG HIỆN NAY CỦA BK4
Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực mà
công ty đang hoạt động cũng như mục tiêu và phương hướng
trong tươnglai của BK4.
Công ty đang cố gắng dần tạo ra một thị trường trong các lĩnh
vực :
 Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy
photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số lượng không

hạn chế.
 Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp các loại máy tính.
 Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng
thể về mạng.
 Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán…
6. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG TRONG TƯƠNG LAI
 Tiến hành mở rộng đầu tư, mua sắm các phương tiện,
trang thiết bị cho các cơ sở của mình. Qua đó sẽ tạo được
sự gắn kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng
như giữa các chi nhánh với nhau.
Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ
dàng hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình.
 Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc
nhất là đối với khu vực phí Bắc. Các đại lý này sẽ tiến
hành nhập hàng hoá tại trụ sở nhưng sẽ độc lập trong các
giao dịch của mình. Qua mức hàng hoá nhập vào của
mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có được
thông qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng
hoá.
Từng bước thiết lập một thị trường thống nhất trong lĩnh vực kinh
doanh máy tính.
7. SỰ CẦN THIẾT VÀ NHỮNG CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA
PHẦN MỀM QLBH
Như đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty
BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính. Vấn
đề nghiên cứu xây dựng một hệ thống thông tin, quản lý lượng
hàng hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan
trọng. Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một
phần mềm quản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong
giao dịch buôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông

tin mang tính chiến lược. Phần mềm được xây dựng với mục đích
đầu tiên là quản lý lượng hàng nhập xuất, giảm bớt các thao tác
thủ công trong hoạt kinh doanh. Ngoài ra phần mềm còn cung
cấp các thông tin về tình hình xuất nhập của các loại thiết bị,
biến động của lượng hàng nhập xuất, tìm kiếm các thông tin trợ
giúp, giải đáp ý kiến khách hàng cũng như người quản lý. Việc sử
dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của
công ty với khách hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt được
nhiều thao tác thủ công, dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm
kiếm thông tin, cập nhập thông tin về lượng hàng nhập xuất,
lượng hàng tồn kho, nhà cung cấp và thời gian xử lý đơn đặt hàng
góp phần nâng cao hiệu quả công tác sản xuất kinh doanh. Công
việc của người quản lý là cập nhật thông tin các thiết bị, linh
kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý của khách hàng quản lý
hoạt động bán hàng một cách hiệu quả, bao gồm quản lý bán
hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp…
Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả của
các hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhân
qua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo công
ty…
CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CẦN PHẢI CÓ CỦA PHẦN MỀM
1. Hoá đơn nhập xuất hàng hoá:
Phần môdule này hàng hoá nhập xuất của công ty sẽ được tiến
hành nhập số liệu. Công việc này có thể tiến hành ở phòng
Maketing tại trụ sở của công ty cũng như tại các chi nhánh.
2. Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hàng
hoá theo tháng quý, năm :
Thông qua các thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdule
này sẽ tự động tra cứu trong cơ sở dữ liệu những thông tin phù
hợp nhất cung cấp cho người sử dụng.

3. Tìm kiếm hàng theo: mã hàng, tên hàng, lượng nhập
xuất …
Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ được máy tính tự động
tìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ được đưa ra.
4. Cập nhật khách hàng.
Tại đây chúng ta có thể tiến hành nhập thêm một khách hàng mới
cũng như có thể chỉnh sửa theo ý muốn.
6. Lên danh sách khách hàng.
Khi chúng ta muốn lên một danh sách khách hàng theo một tiêu
chí nào đó thì phần môdule này sẽ giúp tạo ra một bảng danh sách
khách hàng.
7. Lên danh sách nhân viên
Phần môdule này hỗ trợ việc tạo và in ra một bảng danh sách các
nhân viên trong cả công ty.
8. Lập danh sách các loại hàng bán
Tại đây thì danh sách của các loại hàng bán sẽ được lập và in ra
theo một tiêu chí nhất định
9. Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mã khách, tên
khách, địa chỉ, điện thoại.
10. In hóa đơn bán hàng, nhập hàng
Các hoá đơn được lập tại phần môdule nhập xuất hàng hoá sẽ
được in ra từ phầ môdule này.
11. Lập hóa đơn thanh toán
12. Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn
Từ các thông tin tra cứu được nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ
trợ người sử dụng để tìm kiếm được một thông tin phù hợp
13. Thống kê
CHƯƠNG II
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN

I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu
thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các
ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và
thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào(Inputs) của hệ
thống thông tin được lấy từ các nguồn(Sources) và được xử lý
bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ
từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu(Storage).
Mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận : bộ phận đưa dữ
liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Ta có thể thấy rõ hơn được vấn đề trên thông qua hình vẽ minh
hoạ sau :






Ví dụ 1
Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian
đã làm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền được
ghi trên các hồ sơ, tạo ra các tờ séc trả lương hoặc thực hiện
việc gửi tiền tự động vào các tài khoản của nhân viên ăn lương
và chuyển các thông tin về khoản tiền đó cho người được lĩnh.
Vây đây là một hệ thống thông tin.
Hệ thống trả lương có thể được thực hiện một cách thủ công

hoặc bằng phương tiện máy móc. Đó có thể là phương tiện
chưa tự động hoá hoặc tự động hoá hoàn toàn như maý tính bỏ
túi và máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với
một số đĩa từ và máy in laser. Hệ thống thông tin này cũng
chịu sự ràng buộc có thể là những thoả thuận giữa chủ và nhân
viên, các thoả thuận về thời điểm trả lương cho từng nhóm
công nhân.
Ví dụ 2
Ngu
ồ
n

Thu th
ậ
p

Kho d
ữ

li
ệ
u

Xử lý và lưu
gi
ữ

Phân Phát

Đích

Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của
cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ
trong công việc. Việc sử dụng những ghi chép đó vào những
thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét
tăng lương… tạo ra một hệ thống thông tin. Trong trường hợp
này ông chủ tịch vừa là người sử dụng thông tin vừa là người
tạo ra thông tin. Phương tiện sử dụng chỉ đơn giản là một
quyển sổ ghi chép cá nhân. Mặc dù vậy thì đây vẫn được coi là
một hệ thống thông tin hội đầy đủ các tiêu chuẩn về hệ thống
thông tin.
Qua hai ví dụ trên ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tin
khác nhau (1)Hệ thống chính thức, (2) Hệ thống không chính
thức.
Một hệ thống thông tin chính thức thường bao gồm một tập hợp
các quy tắc và các phương thức làm việc có văn bản rõ ràng
hoặc ít ra là được thiết lập theo truyền thống . Đó là hệ thống
trả lương nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà
cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây
dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía
cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau cũng như
những hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ
chức.
2. Phân loại hệ thống thông tin tại trong một
tổ chức :
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin hay được dùng trong
các tổ chức. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu
ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm
cơ sở để phân loại.
2. 1 phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin
đầu ra :

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác
nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt
động mà nó trợ giúp. Theo cách này có năm loại :
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch.
 Hệ thống thông tin quản lý.
 Hệ thống trợ giúp và ra quyết định.
 Hệ chuyên gia .
 Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
a. Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction Processing
System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tỏ chức
thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay
hoặc những nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài
liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó . Các hệ thống xử lý
giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các
hoạt đông của tổ chức . Chúng trợ giúp các hoạt động của tổ chức
ở mức tác nghiệp. Có thể kể đến các hệ thống thuộc loại này như
:Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi
khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của sinh
viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhập tài
khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế.
b. hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment
information System)
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển
quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào
các cơ sở dũ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng
như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo
ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo
yêu cầu. Các báo cáo này thường có tính chất so sánh, chúng

làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự
kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện
thời của một công ty trong cùng một ngành công nghiệp, dữ
liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.
c. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS(Decision Support
System)
là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được
mô tả như một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn : xác
định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và
lựa chọn một phương án .
d. Hệ thống chuyên gia ES(expert system)
đó là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ ngiên cứu trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học
những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó .
e. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh
ISCA(information system for competitive advantage)
Hệ thống loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược .
Khi nghiên cứu một Hệ Thống Thông Tin mà không tính đến
môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng nó chỉ
đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thông thông tin
quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên
gia .
Hệ thống thông tin tăng cương khả năng cạnh tranh được thiết
kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có
thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là tổ
chức khác của ngành công nghiệp… Nêú như những hệ thống
được xác định trước đây có mục đích rõ ràng là trợ giúp các
hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức
cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược(vì

vậy có thể gọi là Hệ Thống Thông Tin chiến lược). Chúng cho
phép tổ chúc thành công trong việc đối đầu với các lực lượng
cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các
doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế
và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.
2. 2. Phân loại Hệ Thống Thông Tin tại công ty BK4
Các thông tin trong công ty BK4 được phân chia theo cấp quản
lý, đồng thời chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng
phục vụ. Để hiểu rõ thêm về cách phân chia này ta đi xem xét
bảng phân loại các hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp
BK4.
Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra
quyết định tại công ty BK4:

Tài Chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Kinh doanh
chiến lược


Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Kinh doanh
chiến thuật

Hệ thống

thông tin
văn phòng
Tài chính
chiến tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Kinh doanh
tác nghiệp

3. MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau
tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề
cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: mô hình
logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
3.1 Mô hình logic
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu
thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả
hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ
thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cầu hỏi “Cái gì?” và “Để
làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng
như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
3.2 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy
được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết
quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện
để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và
v trớ cụng tỏc trong hot ng x lý, cỏc th tc th cụng cng
nh nhng yu t v a im thc hin x lý d liu, loi mn
hỡnh hoc bn phớm c s dng. Mụ hỡnh ny cng chỳ ý ti

mt thi gian ca h thng, ngha l v nhng thi im m cỏc
hot ng x lý d liu khỏc nhau xy ra. Nú tr li cõu hi: Cỏi
gỡ? Ai? õu? v Khi no?
3.4 Mụ hỡnh vt lý trong
Mụ hỡnh vt lý trong liờn quan ti nhng khớa cnh vt lý
ca h thng, tuy nhiờn khụng phi l cỏi nhỡn ca ngi s dng
m l ca nhõn viờn k thut. Chng hn, ú l nhng thụng tin
liờn quan ti loi trang thit b c dựng thc hin h thng,
dung lng kho lu tr v tc x lý ca thit b, t chc vt lý
ca d liu trong kho cha, cu trỳc ca cỏc chng trỡnh v ngụn
ng th hin. Mụ hỡnh gii ỏp cõu hi: Nh th no?
Mi mụ hỡnh l kt qu ca mt gúc nhỡn khỏc nhau, mụ hỡnh
logic l kt qu ca gúc nhỡn qun lý, mụ hỡnh vt lý ngoi l kt
qu ca gúc nhỡn s dng, v mụ hỡnh vt lý trong l kt qu ca
gúc nhỡn k thut. Ba mụ hỡnh trờn cú n nh khỏc nhau, mụ
hỡnh logic l n nh nht v mụ hỡnh vt lý trong l hay bin i
nht.




Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Mô hình logic
(góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(góc nhìn kỹ thuật)
Cái gì? Để làm gì?

Cái gì? ở đâu? Khi
nào
Nh thế nào?
Ba mô hình của một hệ thống thông tin



4. CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ
thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về
hệ thống. Sau đây là các ký pháp của hai loại sơ đồ này.
Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông
tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu,
việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:



- Kho lưu trữ dữ liệu


Thñ c«ng Giao t¸c ngêi - m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn
Thñ c«ng
Tin häc hãa


- Dòng thông tin

- Điều khiển

Lưu ý:
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có
mũi tên chỉ hướng.
- Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa
từ.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống
thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng ở trên góc độ trừu
tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các
lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi
chốn hay thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ
luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để
làm gì.
Tµi liÖu
Sau đây là các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
(DFD), ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký
pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.






Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát
nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào

chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung
chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn,
có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ
khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân
rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta
phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…
Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD
Tªn ngêi/bé phËn
ph¸t/nhËn tin
Nguån hoÆc ®Ých
Dßng d÷ liÖu
Tªn dßng d÷ liÖu
TiÕn tr×nh xö lý
Kho d÷ liÖu
Tªn tiÕn
tr×nh xö lý
TÖp d÷ liÖu
1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên, trừ luồng giữa xử lý và
kho dữ liệu
2. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi
cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
3. Xử lý luôn phải được đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
5. Tên kho xử lý phải là một động từ.
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào
phải khác với luồng ra từ một xử lý.
7. Đối với việc phân rã DFD, thông thường, một xử lý mà
logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu

trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức
phân rã.
10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của
một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một
DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn
hon nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing)
của DFD.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ
được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau,
cho bất kỳ qui mô dự án cũng như kích cỡ của tổ chức nào. Ngày
nay, một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm
cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số
phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ
luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ
giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên
quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực
hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện ra lỗi trên
sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm của nhà phân tích.
Động Tĩnh
Vật lý
IFD
(Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin
SD
(System Dictionary)
Từ điển hệ thống,
Các phích vật lý

Logic
DFD
(Data Flow Dagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu
SD
(System Dictionary)
Từ điển hệ thống,
Các phích vật lý


II. Các giai đoạn để phân tích, thiết kế HTTT
Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả
của một giai đoạn, có thể (và đôi khi là cần thiết) phải quay về
giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số
nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế
hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành,
Các công cụ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin