Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin (Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG

GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN
CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ
Ban hành theo QĐ số: ……/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 201…
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)

Tên tác giả: Vũ Trƣờng Duy
Năm ban hành: 2018


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT), nhu
cầu phát triển phần mềm ngày càng tăng, đặc biệt là những phần mềm lớn, có
phạm vi ứng dụng rộng rãi, xây dựng trong nhiều năm, huy động một đội ngũ đông
đảo những chuyên gia phần mềm khác nhau.
Các phần mềm đƣợc thiết kế và xây dựng trong khuôn khổ những dự án
CNTT. Rất nhiều bài học thực tế ở Việt Nam và trên thế giới đã cho thấy rằng dự
án càng lớn thì khả năng thành cơng càng ít. Việc quản lý dự CNTT ngày càng
chứng tỏ vai trị đặc biệt quan trọng của nó, góp phần đảm bảo thành công cho dự
án. Quản lý dự án, từ chỗ là một nghệ thuật, đã đƣợc nghiên cứu, tổng kết và phát

triển thành một môn khoa học. Đây là một môn học mang nhiều yếu tố của khoa
học xã hội, đƣợc ứng dụng trong khoa học tự nhiên.
Giáo trình này gồm các nội dung chính sau:
Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ
Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Bài 3: ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN
Bài 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN
Bài 5: BẢNG CÔNG VIỆC
Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO
Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC
LƢỢNG, TÀI NGUYÊN
Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC
Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN
Bài 12: ĐẶC DIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bài 13: KIỂM SỐT DỰ ÁN
Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM
Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN
Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và
giáo trình khác nhau nhƣng tác giả khơng khỏi tránh đƣợc những thiếu sót và hạn
chế. Tác giả chân thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo
trình ngày một hồn thiện hơn.
An Giang, ngày tháng năm 2018
Tham gia biên soạn
Vũ Trường Duy
2


MỤC LỤC

Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ .............................................................................................................. 8
I. KHOA HỌC QUẢN LÝ

8

1. Lịch sử về sự phát triển của tƣ tƣởng quản lý

8

2. Khái niệm về quản lý

10

3. Đặc điểm chung của Hệ thống quản lý

11

II. DỰ ÁN

12

1. Khái niệm về dự án

12

2. Tính chất của dự án

12

3. Một số nguyên nhân thất bại của dự án

13

Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN ................................................................................... 15
I. QUẢN LÝ DỰ ÁN

15

1. Khái niệm về quản lý dự án

15

2. Các nội dung chính của quản lý dự án

15

3. Phong cách quản lý dự án

16

II. NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

18

1. Bảng phân vai trong dự án

18

2. Lựa chọn nhân sự cho Ban quản lý và Nhóm chun mơn

18

3. Những trở ngại cho việc quản lý dự án

21

4. Việc ra quyết định của ngƣời quản lý dự án

21

Bài 3: ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN ............................................................................................................... 23
I. ĐƠN VỊ TÀI TRỢ

23

II. KHÁCH HÀNG

23

III.BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

23

IV. TỔ CHUYÊN MÔN

24

V. HƢỚNG DẪN TRỢ GIÚP ĐỐI VỚI DỰ ÁN CNTT

24

Bài 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN ............................................................................................................................ 26
I. MỤC ĐÍCH-MỤC TIÊU DỰ ÁN.

26

II. TÀI LIỆU MƠ TẢ DỰ ÁN.

28

III.KHUNG TÀI LIỆU MÔ TẢ CHO DỰ ÁN CNTT

30

1. Mơ tả dự án

30

2. Mục đích và mục tiêu của dự án

30

3. Phạm vi dự án

30

IV. CÁC BƢỚC TIẾN HÀNH KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN

31

V. LỰA CHỌN CƠNG NGHỆ THỰC HIỆN VÀ MƠ HÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN

32

Bài 5: BẢNG CÔNG VIỆC ...................................................................................................................................... 35
I. KHÁI NIỆM VỀ BẢNG CÔNG VIỆC

35

II. NHỮNG YẾU TỐ TRONG BẢNG CÔNG VIỆC

35

III.CẤU TRÚC BẢNG CÔNG VIỆC

36

IV. CÁC BƢỚC XÂY DỰNG BẢNG CƠNG VIỆC

38

V. LƢU Ý VÀ CÁC VÍ DỤ

39

Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN ............................................................. 44
I. ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN

44

3


1. Các kỹ thuật làm ƣớc lƣợng thời gian

44

2. Các bƣớc khi làm ƣớc lƣợng thời gian

46

3. Lƣu ý và hƣớng dẫn trợ giúp

47

II. ƢỚC LƢỢNG CHI PHÍ

52

1. Phân loại chi phí

52

2. Cách tính chi phí

53

III.CÁC PHƢƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC HẠNG MỤC CHI PHÍ DỰ ÁN

53

IV. THỰC HÀNH CÁCH TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN VỚI CÁC DỰ ÁN CNTT

54

Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO ....................................................................................................................................... 58
I. ĐỊNH NGHĨA RỦI RO

58

II. XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO

58

Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN .................... 62
I. LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

62

1. Mục đích

62

2. Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT

62

3. Sơ đồ Gantt

63

II. CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN

65

1. Hình đồ tài nguyên

65

2. Cách xây dựng hình đồ

66

3. Hƣớng dẫn bổ sung

69

Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM ............................................................................................................................... 74
I. GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN

74

1. Giới thiệu chung

74

2. Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án

74

II. PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

75

1. Chuẩn bị

75

2. Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project)

82

3. Khai báo tài nguyên sẽ sử dụng trong dự án

88

4. Bắt đầu với bƣớc lập dự án

89

5. Cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện dự án

96

6. Xác lập đƣờng găng của dự án

97

7. In các biểu đồ và báo cáo

98

Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC .................................................................................................................. 100
I. CÁC THỦ TỤC DỰ ÁN

100

II. MÔ TẢ LUỒNG CÔNG VIỆC

100

Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN............................................................................................................................................ 103
I. HỒ SƠ QUẢN LÝ DỰ ÁN

103

II. CÁC BIỂU MẪU

104

III.BÁO CÁO

104

IV. THƢ VIỆN DỰ ÁN, LƢU TRỮ

105

V. CÁC BIÊN BẢN

105

VI. VĂN PHÒNG DỰ ÁN

105

Bài 12: ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................................................... 106
I. LỊCH SỬ CỦA VIỆC LÀM PHẦN MỀM

106

4


II. ĐẶC ĐIỂM CỦA VIỆC XÂY DỰNG NHỮNG PHẦN MỀM LỚN

107

III.ĐẶC THÙ VÀ ĐỘ ĐO CỦA DỰ ÁN CNTT

108

Bài 13: KIỂM SOÁT DỰ ÁN ................................................................................................................................. 110
I. CÁC YẾU TỐ LÀM ẢNH HƢỞNG ĐẾN NĂNG SUẤT VÀ CHẤT LƢỢNG CỦA DỰ ÁN CNTT

110

II. THU THẬP, ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

111

III.LẬP KẾ HOẠCH PHỊNG NGỪA RỦI RO

111

IV. KIỂM SỐT TÀI LIỆU DỰ ÁN

112

V. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐIỀU CHỈNH

114

VI. KIỂM SOÁT THAY ĐỔI

115

VII.

CHỈNH SỬA VÀ LẬP KẾ HOẠCH LẠI

117

Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM ................................................................................................................... 119
I. KHỐN NGỒI

119

1. Khốn ngồi - các vấn đề chung

119

2. Dịch vụ khốn ngồi

119

3. Rủi ro liên quan tới khốn ngồi

120

4. Tiến trình quản lý rủi ro

120

5. Thẩm định rủi ro và lập kế hoạch chiến lƣợc

120

6. Chọn bên thứ ba và trách nhiệm nghề nghiệp

121

7. Vấn đề hợp đồng

121

8. Giám sát mối quan hệ bên thứ ba

121

II. HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN

122

1. Cấu phần hợp đồng

122

2. Quản lý hợp đồng

123

3. Quản lý nhà cung cấp

124

Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN ................................................................................................................................... 128
I. ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

128

II. CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ, CÁC THÔNG SỐ ĐÁNH GIÁ

128

1. Phƣơng pháp đánh giá

128

2. Thông số đánh giá

129

III.LẬP BÁO CÁO TỔNG THỂ

129

IV. NHỮNG VIỆC LÀM KHI KẾT THÚC DỰ ÁN

129

V. TOÀN CẢNH VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT

130

VI. MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN

130

CÁC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN .................................................................................................................... 132
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................................................... 133

5


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
Mã mơn học: MH 32
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học/mơ đun:
- Vị trí: Mơn học đƣợc bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học

chung, các môn học cơ sở chun ngành đào tạo chun mơn nghề.
- Tính chất: Là môn chuyên ngành tự chọn.
- Ý nghĩa và vai trị của mơ học: Đây là mơn học đào tạo chuyên môn nghề,
cung cấp cho sinh viên các kỹ năng quản lý các dự án công nghệ thông tin cơ bản
nhất.
Mục tiêu của mơn học/mơ đun:
-Về kiến thức:
+ Trình bày đƣợc các phƣơng pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án
nói chung và dự án cơng nghệ thơng tin nói riêng..
+ Lựa chọn đƣợc các giải pháp cho việc quản lý công nghệ thông tin trong
thực tiễn.
-Về kỹ năng:
+ Hoạch định đƣợc những công việc cần chuẩn bị trƣớc khi một dự án
CNTT hoạt động.
+ Thực hiện đƣợc các hoạt động quản lý và kiểm soát trong khi dự án CNTT
hoạt động.
-Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: luôn cẩn thận, tự giác, tự học hỏi, nghiên
cứu chuyên sâu.

6


Nội dung của môn học/mô đun
Chƣơng 1: Tổng quan về công nghệ phần mềm
1. Định nghĩa cơ bản và các thuật ngữ về CNPM
2. Quy trình xây dựng phần mềm
Chƣơng 2: Quản lý dự án phần mềm
1. Tiến trình quản lý phần mềm
2. Lập kế hoạch dự án phần mềm
3. Theo dõi dự án phần mềm

4. Quản lý rủi ro
5. Kiểm tra
Chƣơng 3: Phân tích yêu cầu và hệ thống phần mềm
1. Yêu cầu hệ thống
2. Yêu cầu của ngƣời sử dụng
3. Tài liệu đặc tả yêu cầu
4. Quy trình xác định u cầu
5. Các mơ hình hệ thống
6. Kiểm tra
Chƣơng 4: Thiết kế và cài đặt phần mềm
1. Các nền tảng thiết kế phần mềm
2. Thiết kế giao diện ngƣời dùng
Chƣơng 5: Kiểm thử và bảo trì phần mềm
1. Bảo đảm chất lƣợng phần mềm
2. Kiểm thử phần mềm
3. Kiểm tra

7


Bài 1:
DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ
Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h)
Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm,
có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý
hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý.
Để hiểu rõ và làm chủ đƣợc những kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ,
hoạt đông quản lý dự án, cụ thể là các dự án công nghệ thống tin - CNTT, trƣớc
tiên, các chúng ta cần phải trang bị những kiến thức cơ bản nhằm khai thông khái
niệm, thuật ngữ về quản lý dự án CNTT.

Mục tiêu của bài:
- Phân tích đƣợc các khái niệm về quản lý và dự án.
- Phân tích đƣợc các đặc điểm chung của hệ thống quản lý.
- Phân tích đƣợc các tính chất của dự án và nắm bắt một số nguyên nhân thất
bại dự án.
Nội dung của bài:
I. KHOA HỌC QUẢN LÝ
1. Lịch sử về sự phát triển của tƣ tƣởng quản lý
Hoạt động quản lý đã có từ rất lâu, nhƣng khoa học quản lý lại rất mới mẻ. Có
tồn tại nhiều chủ thuyết khác nhau về quản lý.
a) Thời Trung Hoa cổ đại
- Khổng tử: Đức trị
 Khổng Tử: 551 TCN - 479 TCN (Thời Xuân Thu)
 Lấy "Nhân" là nguyên tắc cơ bản, quy định hoạt động của chủ thể quản lý
và quan hệ với đối tƣợng quản lý. Động viên, khuyến khích.
 Xuất phát điểm của con ngƣời: Thiện. Cơng-Tƣ thống nhất
 Khuyến khích chủ nghĩa "quân tử", đả phá chủ nghĩa "tiểu nhân"
 Nhấn mạnh tâm và đức của ngƣời quản lý
- Hàn Phi Tử: Pháp trị
 Hàn Phi Tử: 403 TCN - 221 TCN (Thời Chiến Quốc)
 Lấy"Pháp" là nguyên tắc cơ bản, quy định hoạt động của chủ thể quản lý và
quan hệ với đối tƣợng quản lý. Thƣởng phạt công minh.
 Xuất phát điểm của con ngƣời: ác, vụ lợi. Công-Tƣ mâu thuẫn.
 Ủng hộ chuyên chế, cổ vũ độc tài
 Ba khái niệm cơ bản trong quản lý: "thế" (quyền lực), ""pháp" (luật pháp),
"thuật" (biện pháp quản lý).
8


b) Trƣờng phái cổ điển trong thời kỳ đầu của phát triển công nghiệp

Sự ra đời: Thế kỷ 18, công nghiệp bắt đầu phát triển ở Châu Âu dẫn đến sự ra
đời các nhà máy, cơng ty từ đó xuất hiện nhu cầu quản lý
c) Lý thuyết quản lý một cách khoa học (Scientific Management)
- Freadrich Winslow Taylor (Mỹ), ...
- Quy trình lao động hợp lý, khơng trùng lặp, tốn ít sức, năng suất cao
- Tiêu chuẩn hố cơng việc, đặt ra định mức, trả lƣơng theo sản phẩm
- Chuyên mơn hố lao động
- Tiền thƣởng là động cơ thúc đẩy sản xuất
d) Lý thuyết "quản lý hành chính - tổ chức"
- Henry Fayol (Pháp), Max Weber (Đức),...
- Các chức năng quản lý: POSDCORB
 P: Planning - Lập kế hoạch
 O: Organizing - tổ chức (xác định phân cấp quản lý)
 S: Staffing - quản lý nhân sự
 D: Directing - Chỉ đạo
 CO: coordinating - Phối hợp (=>họp)
 R: Reviewing - Kiểm tra
 B: Budgeting - Tài chính, ngân sách
- Các nguyên tắc quản lý
- Các nguyên tắc ra quyết định
e) Trƣờng phái tâm lý - xã hội trong thời kỳ hiện đại
- Coi trọng mối quan hệ con ngƣời
- Xem xét quản lý trên quan điểm tâm lý học
- Năng suất làm việc phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố tâm lý, xã hội của đối
tƣợng quản lý
- Ngƣời quản lý tìm cách gia tăng sự thoả mãn tâm lý và nhu cầu tinh thần
của nhân viên
- Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong tổ chức
f) Trƣờng phái định lƣợng về quản lý
- Cố gắng áp dụng các bộ môn khoa học khác phục vụ cho quản lý

- Không coi trọng các yếu tố tâm lý, xã hội
- Các bộ môn khoa học đƣợc áp dụng cho quản lý: lý thuyết hệ tthống, lý
thuyết xác suất, lý thuyết thống kê, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết mô phỏng,
lý thuyết xếp hàng, lý thuyết quyết định, tin học
g) Một vài tƣ tƣởng quản lý của xã hội đƣơng đại (từ 1960 đến nay)
9


Ví dụ về một mơ hình mới quản lý nhà máy, doanh nghiệp của Nhật
Nhật
Châu Âu
- Làm việc suốt đời

- Làm việc theo hợp đồng, có thời hạn

- Đánh giá và đề bạt chậm - Đánh giá và đề bạt nhanh
- Công nhân đa năng

- Công nhân đƣợc chuyên môn hoá

- Cơ chế kiểm tra gián tiếp - Cơ chế kiểm tra trực tiếp
- Quyết định tập thể

- Quyết định cá nhân

- Trách nhiệm tập thể

- Trách nhiệm cá nhân

- Quyền lợi toàn cục

- Quyền lợi riêng
Tƣ duy về quản lý theo dự án phát triển mạnh trong thời kì phổ cập công
nghệ thông tin, khi mà môi trƣờng kinh tế trở thành tồn cầu và mang tính biến
chuyển khơng ngừng.
2. Khái niệm về quản lý
Quản lý (nói chung) là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản
lý nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi
trƣờng. Từ khái niệm trên ta thấy quản lý sẽ có:
- Chủ thể quản lý (ngƣời quản lý)
- Đối tƣợng quản lý (ngƣời bị quản lý)
- Có mục tiêu cần đạt đƣợc
- Có mơi trƣờng quản lý
Vì sao cần quản lý: Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hồn cảnh mơi
trƣờng ln biến động và nguồn lực hạn chế. Quản lý tạo ra giá trị gia tăng của 1 tổ
chức.
Có thể cần phân tích thêm yếu tố quản lý trong điều kiện biến động của môi
trƣờng để thấy sự tƣơng phản giữa quản lý cổ điển và quản lý hiện đại.
Chính yếu tố biến động này đã dẫn tới việc quản lý theo dự án trở thành trọng
tâm cho thời nay, đối lập với quản lý hành chính quan liêu cổ điển.
Ví dụ:
Đối
Mục tiêu cần đạt
Chủ thể Q/lý
tƣợng
Mơi trƣờng (có thể biến động)
đƣợc
Q/lý
Quản lý học tập
trong trƣờng học
- Điều kiện dạy, học trong

Ban Giám hiệu Giáo
Dạy tốt - Học trƣờng
(đứng đầu là viêntốt(Quy ra các chỉ - Điều kiện sinh hoạt, đi lại
Hiệu trƣởng)
Sinh viên tiêu, con số cụ thể) trong thành phố
- Tình hình chính trị, xã hội của
10


nhà nƣớc- ảnh hƣởng của thế
giới- ảnh hƣởng của tự nhiên,
khí hậu
Một số khái niệm khác nhau (đều đƣợc chấp nhận) về quản lý:
- Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thơng qua nỗ lực của những ngƣời khác
(khái niệm định tính)
- Quản lý là cơng tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự
khác nhau trong cùng một tổ chức
- Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy và kiểm tra các nguồn
lực của cơ quan, nhằm đạt đƣợc mục đích với hiệu quả cao trong điều kiện mơi
trƣờng ln ln biến động.
Đây là khái niệm mang tính kiến thiết, trong đó:
 Lập kế hoạch: q trình thiết lập các mục tiêu và những phƣơng thức hành
động để đạt mục tiêu
 Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu
 Chỉ huy: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt
nhất, vì lợi ích của tổ chức
 Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh, uốn nắn các hoạt động để đảm
bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch
3. Đặc điểm chung của Hệ thống quản lý
- Có chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý

- Chủ thể quản lý: tạo ra các tác động quản lý
- Đối tƣợng quản lý: tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý
 Các mục đích là thống nhất giữa chủ thể và đối tƣợng quản lý
 Có sự trao đổi thơng tin nhiều chiều. Chủ thể quản lý phải thu nhận thông
tin từ nhiều nguồn khác nhau
- Tính linh hoạt, thích nghi, điều chỉnh, đổi mới của chủ thể quản lý. Môi
trƣờng quản lý luôn biến động.
11


Kết luận: Quản lý là 1 tiến trình năng động; Quản lý là một nghệ thuật, một
khoa học, một nghề.
* Quản lý là một nghệ thuật:
Vì sao là nghệ thuật ? Vì:
- Sự đa dạng, phong phú, mn màu mn vẻ của sự vật, hiện tƣợng
- Quản lý cơ quan hành chính ≠ quản lý doanh nghiệp ≠ quản lý trƣờng học ≠
quản lý dự án
- Quản lý dự án A ≠ Quản lý dự án B
- Không phải mọi hiện tƣợng đều mang tính quy luật
- Khơng phải mọi quy luật đều đã đƣợc tổng kết thành lý luận
- Quản lý là sự tác động đến con ngƣời, mà con ngƣời thì rất phức tạp. Địi
hỏi ngƣời quản lý phải khéo léo, linh hoạt
- Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm của ngƣời quản lý, cá tính của
ngƣời quản lý, cơ may, vận rủi
* Quản lý là một khoa học:
Vì sao là khoa học ? Vì:
- Tổng hợp và vận dụng các quy luật: kinh tế, công nghệ, xã hội
- Vận dụng những thành tựu của khoa học, công nghệ trong quản lý: các
phƣơng pháp dự báo, tâm lý học, tin học

* Quản lý là một nghề:
Vì sao là một nghề ? Vì:
- Phải học mới làm đƣợc
- Muốn thực hành đƣợc, phải có đƣợc nhiều yếu tố ban đầu: cách học, chƣơng
trình học, năng khiếu nghề nghiệp, ...)
II.

DỰ ÁN

1. Khái niệm về dự án
Dự án là một tập hợp các công việc, đƣợc thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt
đƣợc một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.
Do đó dự án phải:
- Dự kiến đội hình thực hiện (nguồn nhân lực)
- Có ngày bắt đầu, ngày kết thúc
- Có ít nhất 1 con số, nói lên kinh phí cho phép thực hiện cơng việc
- Mơ tả đƣợc rõ ràng kết quả (output) của công việc. Sau khi kết thúc cơng
việc, phải có đƣợc cái gì, với những đặc tính/đặc điểm gì, giá trị sử dụng nhƣ thế
nào, hiệu quả ra làm sao?
- Có 1 khoản tiền cấp cho Dự án thực hiện. Ngƣời (hoặc đơn vị) cấp tiền gọi
là chủ đầu tƣ
- Có một tổ chức chặt chẽ theo dõi và thu thập mọi thông tin phát sinh trong
quá trình thực hiện dự án để giúp cho các cấp lãnh đạo và tổ dự án theo dõi sát sao
việc thực hiện dự án
2. Tính chất của dự án
12


- Phân biệt hoạt động dự án và các hoạt động nghiệp vụ
Hoạt động dự án

Hoạt động nghiệp vụ

Tạo ra một sản phẩm xác định

Cho ra cùng một sản phẩm

Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc

Liên tục

Đội ngũ nhiều chun mơn khác nhau=> Khó trao Các kỹ năng chun mơn
đổi=> Ngại chia xẻ thơng tin
hóa
Đội hình tạm thời- Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh Tổ chức ổn định- Có điều
thần đồng đội- Khó có điều kiện đào tạo thành viên kiện đào tạo, nâng cấp các
trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay
thành viên trong nhóm
Dự án chỉ làm 1 lần

Công việc lặp lại và dễ hiểu

Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí đƣợc cấp

Làm việc trong một kinh phí
thƣờng xuyên hàng năm

Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu

Phải đảm bảo làm lâu dài

Chi phí hàng năm đƣợc tính
Ngày kết thúc và chi phí đƣợc tính theo dự kiến và
dựa trên kinh nghiệm trong
phụ thuộc vào sự quản lý
quá khứ
- Tính duy nhất của kết quả dự án
Dự án nhằm đạt đƣợc một kết quả mà trƣớc đó chƣa làm, hoặc chƣa có dẫn
đếnkết quả của dự án đƣợc hình thành dần dần, từng bƣớc, từng giai đoạn. Làm
đƣợc đến đâu thì biết đến đó.
Ví dụ:
Hoạt động Dự án

Hoạt động nghiệp vụ

Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ
Sản xuất vũ khí hàng loạt
trụ
Xây dựng một phần mềm mới, áp dụng một phần mềm trong hoạt động thƣờng
do cơ quan đặt hàng
ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tƣ, sản xuất...)
Chế tạo một loại xe máy mới

Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn,
theo kế hoạch đƣợc giao

Thử nghiệm một dây chuyền
sản xuất theo công nghệ mới
3. Một số nguyên nhân thất bại của dự án
- Các hình thức kết thúc dự án:

 Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) đúng
thời hạn
13


 Hết kinh phí trƣớc thời hạn (Kết thúc thất bại)
Ví dụ 1: nghiên cứu chế thuốc chữa bệnh SIDA. Chi tiêu hết số tiền đƣợc cấp
mà vẫn khơng tìm ra lời giải. Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng khơng
cịn ý nghĩa)
Ví dụ 2: xây dựng sân vận động cho SeaGame
- Các tiêu chuẩn để đánh giá một dự án là thất bại
 Không đáp ứng đƣợc các mục tiêu đã đề ra ban đầu
 Không đáp ứng đƣợc thời hạn
 Vƣợt quá ngân sách cho phép (20-30%)
- Các lý do khiến dự án thất bại
 (17%) Khơng lƣờng đƣợc phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc
=> dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí khơng chính xác
 (21%) Thiếu thơng tin
 (18%) Không rõ mục tiêu
 (32%) Quản lý dự án kém
 (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ
chức khiến cho không áp dụng đƣợc kết quả dự án, ngƣời bỏ ra đi, ....)
- Cáchkhắc phục
 Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án
 Quản lý dự án tốt
Câu hỏi ôn tập
1. Cho biết khái niệm về dự án và những tính chất của nó?
2. Trình bày đặc điểm chung của hệ thống quản lý?

14

Bài 2:
QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h)
Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào các dự án. Tồn thế giới chi gần 10
nghìn tỉ USD cho tất cả các loại dự án, trong số 40.7 nghìn tỉ USD của tổng sản
lƣợng toàn cầu. Hơn 16 triệu ngƣời xem quản trị dự án là nghề của mình; ngƣời
quản trị dự án có lƣơng trung bình hơn 82,000 USD mỗi năm. Hơn nửa triệu dự án
phát triển các ứng dụng CNTT đƣợc khởi động trong năm 2001, so với 300,000 dự
án năm 2000.
Các chuyên gia đang nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án. Tom
Peters đã viết trong cuốn sách của mình "Reinventing Work: the Project 50",
"Ngày nay muốn chiến thắng chúng ta phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!"
Trong hoạt động dự án nói chung và trong cơng tác quản trị dự án nói
riêng,nhà quản trị dự án là những ngƣời tham gia trực tiếp vào cơng tác quản lý dự
án(nên cịn đƣợc gọi là cán bộ quản lý dự án) và giữ vai trò rất quan trọng trong
cơcấu tổ chức dự án, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay
thấtbại của dự án.
Mục tiêu của bài:
- Phân tích đƣợc tính chất, nội dung, phong cách quản lý dự án.
- Xác định đƣợc vai trò, trách nhiệm cũng nhƣ tầm quan trọng của ngƣời
quản lý trong việc xây dựng, phát triển, kiểm soát một dự án.
Nội dung của bài:
I.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Khái niệm về quản lý dự án
Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật

nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm sốt và kết thúc
dự án.
Mơt dự án đƣợc quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn đƣợc chủ đầu tƣ
về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lƣợng kết quả.
2. Các nội dung chính của quản lý dự án
- Việc quản lý dự án đã có từ thời xƣa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự
tháp và các kỳ quan thế giới....
- Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đƣa ra khái niệm sơ đồ Gantt:quản lý công việc
theo thời gian

15


- Cuối những năm 50': PERT (Program Evaluation and Review Technique) và
CPM (Critical Path Method): quản lý công việc trên những ràng buộc khác (độ ƣu
tiên, kinh phí, ...)
- Sau này, lý luận về QLDA đƣợc bổ sung thêm những ý tƣởng về tổ chức,
kiểm soát, sử dụng tài nguyên (nhấn mạnh đến tính chất xã hội của khoa học
QLDA)
- Phân biệt hai loại công việc: Quản lý dự án và thực hiện dự án
3. Phong cách quản lý dự án

(1)- (3): Quản lý bị động
Ví dụ:
(1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, khơng quan
tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó.
(2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Khơng có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn
với các phƣơng pháp cũ, công nghệ cũ
(3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn
thì mới lo huy động thật đơng ngƣời làm cho xong

(4): Quản lý chủ động, tích cực. Suốt q trình thực hiện dự án khơng bị động
về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tƣởng).
a) Một phong cách quản lý dự án thụ động có những đặc tính:
- Ngƣời quản lý ln đứng sau các mục tiêu của dự án
- Hấp tấp, bị kích động, nghĩ về tƣơng lai ngắn
- Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trƣớc mắt,
khơng nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bƣớc đi đúng hay khơng.
- Khơng kiểm sốt đƣợc tình thế. Nhiêù khi phải thay đổi kế hoạch và tổ
chức
b) Hậu quả của quản lý dự án thụ động:
16


- Kết quả thu đƣợc không ổn định, phải sửa lại thƣờng xuyên
- Tinh thần làm việc trong dự án không cởi mở, hợp tác
- Năng suất thấp, công việc không chạy
- Rối loạn trong điều hành
- Không sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên, nhân lực
- Bị động trƣớc những thay đổi: yêu cầu của khách hàng, biến động về nhân
sự, dẫn đến tình trạng "ngƣời quản lý dự án bị dự án quản lý" (the changes
manage the project managers, rather than the project managers managing the
changes)
- Hồ sơ dự án kém chất lƣợng
- Nói chung => dự án bị chậm tiến độ, tiêu vƣợt quá kinh phí. Chất lƣợng dự
án không đảm bảo, chất lƣợng khả nghi.
c) Các nguyên lý chung của phƣơng pháp luận quản lý dự án
- Linh hoạt, mềm dẻo
Ví dụ:
 Lập lịch biểu thực hiện khơng cứng nhắc
 Đội hình thực hiện khơng cứng nhắc

 Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc
 Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc
- Hƣớngkết quả, không hƣớng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hƣởng
kết quả dự án)
Ví dụ:
 Dự án xây nhà
• Mục đích: xây nhà đẹp
• Các nhiệm vụ: mua vật liệu, xây, trát, hồn thiện
 Dự án làm phần mềm
• Mục đích: có phần mềm đáp ứng u cầu
• Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử
- Huy động sự tham gia của mọi ngƣời
- Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm ngƣời khơn ngoan, đƣợc
chọn lựa, những ngƣời đƣợc trời phú cho các năng lực đặc biệt.
- Cần “dân chủ hoá" việc lập kế hoạch.
- Những ngƣời tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh
thái độ “thụ động”.
- Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ.
- Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên
Ví dụ:
 Dự án phần mềm:
Trách nhiệm của ngƣời phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử
 Dự án xây dựng:
Trách nhiệm của ngƣời thiết kế, ngƣời thi công
- Tài liệu cô đọng và có chất lƣợng
 Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhƣng
 Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!
- Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng)
17

- Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)
Ví dụ: Dự án làm phần mềm. Các độ đo cho 1 nhân viên lập trình
- Số dịng lệnh của chƣơng trình
- Thời gian hồn thành một module chƣơng trình
- Số lỗi phát hiện ra khi kiểm thử chƣơng trình
- Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chƣơng trình
- Tốc độ xử lý của chƣơng trình
- Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chƣơng trình? Khơng phải là một độ đo
tốt
- Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình? Khơng phải là một độ đo tốt
- Suy nghĩ một cách nhìn xa trơng rộng
II.

NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Bảng phân vai trong dự án
- Ngƣời quản lý dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết
quả của dự án. Có vai trị chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục
tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án đƣợc thực hiện có hiệu lực
và hiệu quả
- Ngƣời tài trợ dự án (PS-Project sponsor). Cấp tiền cho dự án hoạt động,
phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng.
- Tổ dự án (PT - Project team). Hỗ trợ cho Ngƣời quản lý dự án để thực hiện
thành công dự án. Bao gồm những ngƣời vừa có kỹ năng và năng lực
- Khách hàng. (Client): Thụ hƣởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử ngƣời hỗ
trợ dự án. Là ngƣời chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án
- Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm Ngƣời quản lý dự án và Tổ
dự án, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án
- Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án): nhóm tƣ vấn,

nhóm kỹ thuật, nhóm thƣ ký, ...
- Thực tế ở Việt Nam: thông thƣờng Ngƣời quản lý dự án là ngƣời phụ trách
ban điều là hành (còn gọi Ban quản lý dự án)
2. Lựa chọn nhân sự cho Ban quản lý và Nhóm chuyên mơn
- Các tiêu chuẩn cần có:
 Kiến thức kỹ thuật
 Có chun mơn đặc biệt gì phục vụ dự án?
 Đã có kinh nghiệm với dự án tƣơng tự nào chƣa?
 Hiện có tham gia dự án nào khác khơng?
 Nếu có thì khi nào kết thúc?
 Có thể dành bao nhiêu thời gian cho dự án?
 Khối lƣợng công việc chun mơn hiện nay của ngƣời đó? có thể giảm
bớt? Dự đốn thời gian tới? Có thể tham gia suốt q trình dự án đƣợc khơng?
 Có hăng hái tham gia nhóm dự án khơng?
 Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không?
18


 Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt khơng?
 Có tinh thần trách nhiệm khơng?
 Có tinh thần hợp tác khơng?
 Thủ trƣởng của ngƣời đó có ủng hộ không?
- Những điều nên tránh
 Tuyển chọn những ngƣời giống mình
 Thiếu ngƣời có sáng kiến hay ham học hỏi
 Hiểu lầm nội dung của dự án
 Trách nhiệm không rõ ràng
 Quyền hạn không rõ ràng
 Phân việc không đều, không rõ ràng
 Không xác định đƣợc những ngƣời liên quan đến dự án

 Mục tiêu chung không rõ
 Thông tin không thông suốt
 Thành viên thiếu tin tƣởng nhau - nghi kị nhau
 Quyền lợi cá nhân của thành viên không phù hợp với công việc của dự án
 Không cam kết thực hiện kế hoạch
 Không có tinh thần đồng đội
 Khơng quan tâm tới chất lƣợng cơng việc
- Nói về ngƣời quản lý dự án
 Trách nhiệm của ngƣời quản lý dự án
Là ngƣời có ảnh hƣởng tới mọi ngƣời để đạt tới các mục đích và mục tiêu của
dự án. Có những trọng trách:
 Nắm vững những nội dung bao quát chung về công việc, cấu trúc phân
việc, lịch biểu và ngân sách.
 Trao đổi với các anh em: bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp,
và thủ tục làm việc. Ý tƣởng là trao đổi cởi mở và trung thực.
 Động viên, khuấy động tinh thần làm việc: bao gồm khích lệ, phân việc,
mời tham gia và uỷ quyền.
 Theo dõi công việc: bao gồm theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện
trạng
 Hỗ trợ cho mọi ngƣời
 Xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm:
o Bổ nhiệm ngƣời phụ trách
o Phân bổ trách nhiệm
o Khuyến khích tinh thần đồng đội
o Làm phát sinh lịng nhiệt tình
o Thành lập sự thống nhất chỉ huy
o Quản lý trách nhiệm
o Cung cấp môi trƣờng làm việc tốt
o Trao đổi với anh em
 Các sức ép trên vai ngƣời quản lý dự án

Những sức ép làm cho ngƣời quản lý thƣờng rơi vào phong cách quản lý bị
động. Đó là các sức ép:
 Từ phía khách hàng
19


Uy tín, danh dự
 Tài chính
 Từ thủ trƣởng cấp trên
 Thủ tục hành chính
 Nhân sự (sự đồng thuận, sự hợp tác, sự "chung thuỷ")
 Thị trƣờng (cạnh tranh)
 Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lƣợng
 Nguồn nhân lực hạn chế
 Công nghệ
 Phẩm chất của ngƣời quản lý dự án
 Khả năng tâm sự, thông cảm với ngƣời khác. Ngƣời quản lý dự án phải
có khả năng quan hệ tích cực với mọi ngƣời. Họ phải tích cực nghe và có khả
năng thơng cảm với nhu cầu của mọi ngƣời.
 Khả năng diễn đạt. Ngƣời quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý
tƣởng của mình dƣới dạng lời và viết. Trình bày lời thƣờng xuất hiện với các
dự án và kĩ năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng
viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án.
 Tính kiên quyết. Ngƣời quản lý dự án phải không tránh né việc đƣa ra các
quyết định cứng rắn. Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá. Tuy
nhiên cần đƣa ra quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu
quả.
 Tính khách quan. Ngƣời quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận
những thơng tin quan trọng khơng muốn nghe.
 Tồn tâm toàn ý. Ngƣời quản lý dự án nên dồn tồn tâm tồn ý cho sự

thành cơng của dự án. Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật,
điều hành hành và tài chính để hồn thành các mục đích và mục tiêu. Việc
thiếu nhiệt tình có thể trở thành lây lan sang những ngƣời tham dự khác, làm
cho năng suất có thể bị giảm.
 Đầu tầu, gƣơng mẫu, lôi cuốn. Ngƣời quản lý dự án cần có khả năng làm
cho mọi ngƣời tham dự vào dự án và duy trì sự tham dự đó cho tới khi đạt
đƣợc các mục đích và mục tiêu. Nếu ngƣời quản lý dự án không thể động viên
đƣợc anh em thì cả nhóm sẽ khơng thực hiện tốt cơng việc
 Trung thực. Nếu ngƣời quản lý dự án không đạt về mặt này, thì việc quản
lý dự án sẽ rất khó khăn. Sự tin tƣởng sẽ bị suy giảm, gây ấn tƣợng không tốt
của anh em.
 Nhất quán. Ngƣời quản lý dự án khơng thể đi chệch tầm nhìn, ngoại trừ
những hoàn cảnh bất khả kháng. Ngƣời quản lý dự án phải ra các quyết định
để đạt tới các mục đích và mục tiêu dự án. Tính nhất qn ni dƣỡng cho sự
ổn định và làm cho những ngƣời tham dự thích ứng với hồn cảnh thay đổi.
Việc thiếu nhất quán hay dẫn đến sự bất đồng.
 Tầm nhìn xa trơng rộng. Ngƣời quản lý dự án phải có khả năng thấy kết
quả cuối cùng, cho dù nó khơng rõ ràng trong ý niệm của những ngƣời khác.
Họ phải có khả năng hình dung dự án đi tới đâu và bảo đảm mọi thứ xảy ra để
đạt tới tầm nhìn dự án.


20


Phản ứng tích cực. Ngƣời quản lý dự án khơng đợi cho sự việc xảy ra rồi
mới hành động. Phải đƣa ra sáng kiến để giữ cho dự án tiến lên theo kế hoạch.
Phải chấp nhận độ phức tạp và sự thay đổi. (Chìa khố là quản lý thay đổi chứ
không phải phản ứng thụ động).


3. Những trở ngại cho việc quản lý dự án
- Việc đƣa vào kỉ luật quản lý dự án không dễ dàng. Một số ngƣời chống lại
việc thực hành quản lý dự án bởi vì họ cảm thấy nó đụng chạm tới "độc lập chun
mơn" của mình, muốn "giấu nghề"
- Một số khác có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để phạt
- Một số khác đấu tranh với quản lý dự án bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm
sự sáng tạo.
- Một số ngƣời chống lại quản lý dự án vì khó chịu với những phiền phức
hành chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ...). Thực ra đó là những việc cần thiết
thực sự
4. Việc ra quyết định của ngƣời quản lý dự án
Ra quyết định là một hành động quan trọng của ngƣời quản lý.Thực chất,
quản lý là một quá trình ra quyết định
Các mức độ ra quyết định: (tuỳ vào tầm ảnh hƣởng của quyết định đến mục
tiêu quản lý)
- Ở cấp cao, các quyết định liên quan tới các mục tiêu chung
- Ở cấp trung gian, các quyết định liên quan tới các mục tiêu cụ thể, các vấn
đề chuyên môn, công nghệ
- Ở cấp thấp, các quyết định liên quan trực tiếp đến sự chỉ đạo thực hiện về
nghiệp vụ trong hoạt động
Ví dụ:
Quản lý sản xuất
 Quyết định tăng thêm/ cắt giảm 1 phân xƣởng sản xuất (cấp cao)
 Quyết định tăng lƣơng đồng loạt, cải tiến chế độ tiền thƣởng (cấp cao)
 Quyết định cải tiến 1 dây chuyền sản xuất (cấp trung gian hoặc cấp thấp)
 Quyết định tin học hoá quản lý (cấp cao hoặc cấp trung gian)
 Quyết định trừ lƣơng 1 nhân viên vi phạm kỷ luật (cấp thấp)
 Quyết định cho toàn bộ nhà máy nghỉ 1 ngày để đi picnic tập thể
Quản lý trƣờng đại học

 Quyết định quy chế tuyển sinh (cấp cao)
 Quyết định mở thêm 1 khoa mới (cấp cao)
 Quyết định tăng/giảm 1 môn học (cấp cao hoặc cấp trung gian)
 Quyết định tặng học bổng cho một số học sinh giỏi (cấp trung gian)
 Quyết định thay đổi lịch thi (cấp thấp hoặc cấp trung gian)
Nguyên tắc ra quyết định:
 Không ra quyết định về vấn đề khơng cịn thích hợp
 Khơng ra quyết định vội vàng, khi vấn đề chƣa đủ chín
 Khơng ra quyết định thiếu hiệu lực thi hành
21


 Không ra quyết định thuộc trách nhiệm, quyền hạn của ngƣời khác
Câu hỏi ơn tập
1. Trình bày các ngun lý chung của phƣơng pháp luận quản lý dự án?
2. Cho biết bảng phân vai trong dự án?
3. Phẩm chất của ngƣời quản lý dự án gồm những phẩm chất nào?

22


Bài 3:
ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN
Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h)
Mỗi thành viên trong dự án đều có một vài trò, trách nhiệm, tầm ảnh hƣởng
khác nhau. Bài này trình bày về chức năng, vai trị, nhiệm vụ của từng đối tƣợng
tham gia dự án.
Mục tiêu của bài:
- Xác định và phân tách rạch ròi chức năng, vai trò, nhiệm vụ của từng đối
tƣợng tham gia dự án.

- Phân biệt đƣợc đối tƣợng quyết định đến thành công của dự án
Nội dung của bài:
I.

ĐƠN VỊ TÀI TRỢ

- Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi
tiếp hay cho chết giữa chừng
- Bổ nhiệm ngƣời quản lý dự án
- Thiết lập các mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này đƣợc
đáp ứng
- Kí các hợp đồng pháp lí, khi đƣợc yêu cầu
- Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh
- Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và thay đổi
- Có quyền ký duyệt những thay đổi liên quan đến phác thảo dự án
- Kí xác nhận nghiệm thu những kết quả chủ chốt nhất
- Kí xác nhận kết thúc dự án
II.

KHÁCH HÀNG

- Thụ hƣởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử ngƣời hỗ trợ dự án. Là ngƣời
chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án.
- Phát biểu yêu cầu
- Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công
- Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao
III.

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

- Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Quản lý dự án, thƣ ký, các trƣởng
nhóm, ....
- Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao
- Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ
chức/đơn vị
- Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án
23


- Đảm bảo dự án trong thực hiện trong phạm vi đã xác định
- Hƣớng dẫn về các vấn đề có liên quan tới quản lý rủi ro
- Xem xét và giải quyết các yêu cầu
- Xem xét và tƣ vấn về những yêu cầu thay đổi dự án
IV.

TỔ CHUYÊN MƠN

- Cung cấp thơng tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải
làm, các sản phẩm chuyển giao, và các ƣớc lƣợng
- Hồn thành các cơng việc nhƣ đƣợc xác định trong bản kế hoạch dự án
- Báo cáo hiện trạng cho ngƣời quản lý dự án
- Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện
V.

HƢỚNG DẪN TRỢ GIÚP ĐỐI VỚI DỰ ÁN CNTT

- Năng lực quản lý của trƣởng nhóm và số ngƣời trong mỗi nhóm
Trƣởng nhóm/Số năm kinh nghiệm
Tổ chức Lãnh đạo

Chun mơn
Số lƣợng tối đa thành viên trong nhóm
6

4

3 7±2

5

3

1 4±2

4
2
0 2±1
+ Chuyên mơn: Kinh nghiệm về cơng việc (phân tích, phát triển/lập trình, bảo
trì, ...)
+ Tổ chức: Kinh nghiệm về tổ chức làm phần mềm và phƣơng pháp luận phát
triển
+ Lãnh đạo: Kinh nghiệm về phụ trách
Ví dụ:
+ Một trƣởng nhóm, nếu chƣa có kinh nghiệm về lãnh đạo, khơng nên bố trí
phụ trách nhóm nhiều hơn 3 ngƣời
+ Một nhóm gồm 7-9 ngƣời phải do 1 ngƣời phụ trách có ít nhất 6 năm kinh
nghiệm làm thực tế, trong đó 4 năm tổ chức và 3 năm phụ trách
- Thành phần, cơ cấu:
Loại
án

Dự Môi trƣờng phát triển phần % ngƣời
mềm
nghề

lành % phân
viên

tích

Cũ

Cũ

25-33

25-33

Cũ

Mới

33-50

25-33

Mới

Cũ

33-50

33-50
24


Mới

Mới
50-67
33-50
+ Loại dự án và loại môi trƣờng là cũ khi nhóm phát triển phần mềm có ít
nhất 2 năm kinh nghiệm về dự án và môi trƣờng thực hiện dự án
+ Ngƣời lành nghề là ngƣời có trên 5 năm kinh nghiệm trong các công việc
liên quan đến phát triển phần mềm
+ Phân tích viên là những ngƣời đã đƣợc học và đã từng huấn luyện ngƣời
khác về việc xác định bài tốn và tìm giải pháp cho ứng dụng.
Câu hỏi ơn tập
1. Trình bày chức năng, vai trị, nhiệm vụ của ban quản lý dự án?
2. Trình bày chức năng, vai trò, nhiệm vụ của Đơn vị tài trợ?

25