Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8-3

Lời nói đầu
Học đi đôi với hành , đó là câu nói đã có từ rất lâu của cha ông ta . Học
trên giảng đờng những lý thuyết , bài học làm cơ sở cho chúng ta ứng dụng vào
thực tiễn , lý luận mà không có thực tiễn ứng dụng thì chỉ là lý luận suông , còn
nếu ta bắt tay vào thực tế mà không học , không có kiến thức thì không thể làm
đúng theo yêu cầu của công việc , nhất lại là làm kế toán . Vì vậy , sau ba năm
ruỡi ngồi trên ghế giảng đờng , tiếp thu kiến thức từ rất nhiều môn học , nhiều
mảng , từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng nh chính trị và nhất là các kiến thức về
kế toán . Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên không bị lạc lõng giữa khối l-
ợng kiến thức trên sách vở , cũng nh không bị bỡ ngỡ , lúng túng trong quá trình
đi xin việc cũng nh làm việc , nhà trờng đã dành một học kỳ cho sinh viên tiến
hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ đợc tiếp xúc trực tiếp với các
hoạt động , công việc cũng nh công tác kế toán tại cơ sở thực tập . Thông qua giai
đoạn thực tập tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , em đã đợc tiếp xúc trực
tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạt động điều
hành , quản lý trong Công ty . Đây là một giai đoạn đầy khó khăn , lúng túng vì
kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trên thực tế cả về cách
quản lý cũng nh công tác hạch toán kế toán . Mặc dù vậy , trong thời gian tìm
hiểu tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , trên cở sở vận dụng những kiến
thức đại cơng cũng nh chuyên ngành vào việc quan sát , đánh giá thực tế về Công
ty nhằm nắm bắt đợc một cách chung nhất , khái quát nhất quá trình hình thành ,
quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng nh qui trình hạch toán kế toán
trong doanh nghiệp . Để thực hiện đợc điều đó , từ những ngày thực tập đầu tiên ,
em đã tiếp xúc với các phòng ban trong Công ty , đặc biệt là phòng kế toán , với
các nhân viên trong phòng nhằm thu thập tài liệu , tìm hiểu về các khía cạnh cần
thiết để viết Báo cáo tổng hợp .
Báo cáo của em bao gồm ba phần nh sau :
Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật t và xuất
nhập khẩu hoá chất
Phần II : Tổ chức kế toán tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .
Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

.
Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý
tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .
I - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty vật t và xuất
nhập khẩu hoá chất .
Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất ra đời trong hoàn cảnh chiến tranh
phá hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nớc ta , thấy trớc đợc
tình hình nớc ta sẽ thắng lợi , Tỗng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC-
QLKT vào ngày 4/11/1969 thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chức
năng đợc giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chất về mặt
quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất .
Vào năm 1985 ,khi đất nớc vừa thống nhất đợc 10 năm , Tổng cục hoá chất
nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá , nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong
nớc ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824 / HC TCCBĐT ngày 25/12/1985
đổi tên Công ty vật t vận tải hóa chất thành Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá
chất . Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn ngành hoá chất ,
Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và
cung ứng vật t , đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở
trong Tổng cục hoá chất , có t cách pháp nhân về ngoại thơng , có tài khoản ngoại
tệ , có thể tự tạo các quan hệ với các đối tác không cần thông qua Tổng cục hoá
chất .
Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Công ty , vào ngày 4/9/1992 ,
Tổng cục hoá chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt động của
Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất , bổ sung kinh doanh các loại nguyên
liệu , vật t , thiết bị dùng trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm của các xí
nghiệp trong cùng ngành , làm dịch vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia công cơ khí .
Ngày 20/11/91 , Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành
lập lại các doanh nghiệp nhà nớc , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất cũng
không nằm ngoài quyết định này , do đó Công ty cũng đã tiến hành thành lập lại
theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công ty quy định mức

vốn hoạt động nh sau :
Vốn kinh doanh : 12.082,0 triệu đồng
Vốn ngân sách nhà nớc cấp : 11.414,0 ,,
Vốn tự bổ sung : 659,0 ,,
Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật t thiết bị ,
vận tải , các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phòng , phân bón ,
phân NPK và các loại hàng hoá khác .
Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàn
cầu hoá , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ra
nhập tổ chức quốc tế WTO Tổ chức thơng mại thế giới , theo QĐ số
13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và
hoạt động của Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .
Theo quyết định này , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán
độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà nớc
đầu t , thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các
mục tiêu kinh tế xã hội do Nhà nớc giao . Công ty có :
1. Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Việtnam Chemical Import and
Export Corporation )
2. Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội
3. Có t cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự
4. Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huy
động
5. Con dấu theo quy định của Nhà nớc
6. Tài khoản riêng
7. Bảng cân đối tài sản , các quỹ theo qui định của Chính phủ và hớng dẫn
của Tổng công ty
Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thể phủ
nhận trong nền kinh tế thị trờng và là một trong những doanh nghiệp đứng đầu
ngành hoá chất và của Trung ơng . Trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không
ngừng , đến nay Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2 tỷ mỗi

năm , kết quả này đạt đợc là một cố gắng của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu
phấn đấu trong những năm tiếp theo .
II - Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty vật t xuất nhập
khẩu hoá chất
1 . Đặc điểm về ngành nghề .
Theo , quyết định thành lập DNNN số 60/CNNg/TC ngày 13/02/1993 của
Bộ Công nghiệp nặng qui định ngành nghề kinh doanh nh sau : Kinh doanh các
loại vật t , thiết bị , vận tải , hoá chất và các hàng hoá khác .
Sau đó , ngày 19/8/1995 bổ sung thêm sản xuất thêm Silicát , mút xốp ,
kem giặt , phân bón NPK , bột nhẹ , kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm hoá
chất dân dụng .
Vào ngày 26/10/1995 Công ty bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanh
nh sau : Kinh doanh thiết bị điện , điện lạnh và thiết bị văn phòng , kinh doanh
xuất nhập khẩu trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng .
2 - Đặc điểm về sản phẩm , loại hàng hoá .
Về kinh doanh vật t , nguyên liệu , máy móc thiết bị :
Đây là lĩnh vực hoạt động chính của Công ty , mang lại doanh thu cũng nh lợi
nhuận chủ yếu . Với mối liên hệ bạn hàng trong và ngoài nớc đã đợc xây dựng từ
rất lâu , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống của công ty nh : hạt
nhựa , hoá chất các loại ( các loại sunfat , acid , hạt nhựa PP ,PE ,PVC ...), Công
ty còn tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng khác với khối lợng lớn nh Soda , các
loại hoá chất cho sản xuất cao su , máy móc thiết bị , dây truyền sản xuất ... cho
các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty , đặc biệt là lĩnh vực đấu thầu cung ứng
các dây truyền công nghệ , thiết bị , máy móc nhập khẩu phục vụ cho đầu t đổi
mới công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của các đơn vị trong ngành . Kết quả
đạt đợc trong việc kinh doanh các mặt hàng này năm 2002 ớc tính doanh thu là
khoảng 440 tỷ đồng chiếm khoảng 80% doanh thu toàn công ty .
Hoạt động kinh doanh tiêu thụ phân bón :
Đây là mặt hàng kinh doanh khá phức tạp , khả năng rủi ro lớn bởi nó chịu ảnh
hởng rất nhiều của điều kiện thời tiết , nhất là trong những năm mà thiên tai , bão

lụt thờng xuyên xẩy ra trên khắp thế giới . Năm 2002 doanh thu từ kinh doanh
phân bón chỉ đạt khoảng 50 tỷ đồng , trong đó phần lớn là từ việc tiêu thụ các loại
phân bón cụ thể :
Về kinh doanh các loại phân lân nội địa :
Kinh doanh chủ yếu các mặt hàng của các công ty Lân Ninh Bình , Lân
Lâm Thao , Lân Văn Điển ...
- Về kinh doanh phân bón nhập khẩu : Tiêu thụ NA , kali .
- Để tăng nguồn thu , công ty còn tiến hành thực hiện các hoạt động tiếp
nhận vận chuyển hàng hoá , vận chuyển Quặng Apatite , dịch vụ cho thuê kho
bãi , liên doanh cho thuê văn phòng , cửa hàng xăng dầu ...
Ngoài ra , Công ty cũng tiến hành sản xuất thơng phẩm có liên quan đến
hoá chất , hàng gia công nhằm bù đắp chi phí và bắt đầu có lãi mặc dù cha đáng
kể .
3 - Đặc điểm về qui mô hoạt động , thị trờng kinh doanh .
Khi nớc ta thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quan liêu bao cấp sang thực hiện
cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc , với chính sách mở cửa nền kinh tế ,
mậu dịch ở biên giới phát triển mạnh mẽ , xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo
nhiều điều kiên thuận lợi song cũng gây ra nhiều khó khăn và thách thức mới ,
đặc biệt là cuộc chiến chống khủng bố trên phạm vi toàn cầu cũng nh ảnh hởng
của thiên tai lũ lụt liên tiếp xẩy ra trong nớc ở cả ba miền cộng với sự biến động
(tăng) liên tục của tỷ giá ngoại tệ dẫn đến sự biến động của giá cả thị trờng và
cuối cùng là làm thay đổi ( dù không đáng kể ) qui mô hoạt động và thị trờng kinh
doanh .
Dới đây là báo cáo kim ngạch NK và XK của Công ty sang thị trờng các n-
ớc cũng nh nhập khẩu từ các nớc sang thị trờng Việt Nam thể hiện qui mô hoạt
động và thị trờng kinh doanh của Công ty Trong năm 2002 (Biểu số 1 )
Biểu số 1 : Báo cáo tình hình nhập khẩu cả năm 2002
Danh mục
Đơn vị Số lợng Trị giá Tỉ lệ(%)
Tổng kim ngạch

Usd 50,925.33 18,286,202.0
4
100
NtTiên
,, 10,818.20 6,020,782.68 32.93
Singapore
,, 450.20 493,969.00
Trung quốc
,, 21,954.20 3,951,660.00 21.61
Thuỵ điển
,, 57.80 149,646.00
Đài loan
,, 1,598.46 1,239,612.00 6.78
đức
,, 540.00 421,890.00
Nhật bản
,, 3,335.65 2,077,706.36 11.36
Nga
,, 6,538.00 1,054,018.00 5.76
Indonesia
,, 17.00 7,820.00
Malaysia
,, 35.82 44,117.00
Ân độ
,, 1,002.00 520,327.00
Thái lan
,, 1,919.00 1,439,095.00 7.87
Iran
,, 868.00 396,642.00
A rập xê út

,, 469.00 249,761.00
Mỹ
,, 1,301.00 189,258.00
Pháp
,, 21.00 26,898.00
( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch )
Nh vậy , qua Báo cáo nhâp khẩu năm 2002 ta có thể thấy rằng quy mô hoạt
đông của công ty là khá rộng , qua tỷ lệ thị phần xuất khẩu thì thị trờng chính của
Công ty là Nam Triều Tiên ( Chiếm 32,93% ) , trong năm 2003 với những trục
trặc do các vấn đề Chính trị và mối quan hệ với Mỹ đang gặp nhiều khó khăn do
đó đây là nơi đầu t sẽ có nguy cơ gặp nhiều rủi ro bắt buộc Công ty phải cẩn thận
trong nhập khẩu . Tiếp theo là đến Trung Quốc ( Chiếm tới 21,61 % ) , đây là một
thị trờng rộng lớn và có nhiều tiềm năng nên công ty cần có biện pháp thúc đẩy
nhập khẩu và xuất khẩu hơn nữa . Ngoài ra Công ty còn tiến hành nhập khẩu từ
các nớc nh Nhật Bản : 11,36% , Thái Lan: 7,87% ...
Biểu số 2 : Báo cáo tình hình xuất khẩu năm 2002
Danh mục Đơn vị Số lợng Trị giá Tỉ lệ(%)
Kim ngạch XK USD 100.00 40,000.00 100
Myanmar ,, 60.00 22,800.00 57
KCX Tân Thuận ,, 40.00 17,200.00 43
( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch )
Qua tình hình xuất khẩu ta thấy so với nhập khẩu thì đây quả là một con số
quá nhỏ , thị trờng xuất khẩu thì quá eo hẹp , gói gọn . Trong những năm gần đây
càng ngày lợng xuất khẩu càng thu hẹp , năm 2002 chỉ xuất khẩu vào Myama và
khu chế xuất Tân thuận . Với chức danh là Công ty vật t XNK hoá chất thì đây
quả là cha xứng đáng với tầm vóc của nó , vì vậy doanh nghiệp cần đẩy mạnh hơn
nữa tìm kiếm thị trờng xuất khẩu nhằm thu đợc lợi nhuận từ bên ngoài và thu
ngoại tệ vào trong nớc .
4 - Quan hệ của Công ty với các bên liên quan .
Lợi nhuận của Công ty một phần là do nhập khẩu hoá chất từ nớc ngoài về

bán cho các doanh nghiệp nhà nớc ( chủ yếu là trong Tổng công ty ) , các mối
quan hệ với các công ty ở nớc ngoài nói chung là tốt , không có các kiện cáo hay
phá vỡ hợp đồng giữa các bên , mặc dù hiểu biết của công ty đối với các đối tác
nớc ngoài cha thực sự rõ ràng , nhng với việc ký kết các hợp đồng rõ ràng và minh
bạch , với đội ngũ những ngời ký kết hợp đồng thành thạo cho nên cả 2 bên đều
thoả mãn về nhau mà không có khúc mắc gì . Còn trong quá trình bán hàng cho
các doanh nghiệp trong nớc thì do đây là chỉ tiêu từ Tổng công ty giao xuống nên
đã có sự hiểu biết khá rõ về các loại hình kinh doanh cũng nh sự quan biết giữa
các thành viên trong ban giám đốc do đó cha có gì xẩy ra mà không đợc giải
quyết kịp thời và tốt đẹp . Ngoài ra , công ty còn tiến hành liên doanh ( HĐTC)
với Công ty Mecanimex ( Nhà liên doanh 35 Tràng thi ) và Vinachimex( Nhà liên
doanh 37 Tràng thi) với mục tiêu 2 bên cùng có lợi , doanh thu từ 2 liên doanh
này là khá cao cộng với 2 giám đốc của 2 liên doanh này là bạn của nhau nên mối
quan hệ thật sự tốt đẹp .
III - Kết quả hoạt động một số năm gần đây .
Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002
Biểu số : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây
( Đơn vị : 1000đ )
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620
Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135
Tổng TS 155091122 112596372 186308755
Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432
Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323
Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755
Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556
Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277
Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279
Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459
Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820

Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102
Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436
Tổng thu nhập trớc thuế 1550691 1615572 1618358
Thuế TNDN 449931 500728 517844
Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514
Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000
( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 )
Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh
nghiệp ( Biểu số 4) để thấy và so sánh đợc tình hình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp , qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cố
gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không .
Biểu số 4 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây :
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077
Hệ số đầu t TSCĐ 0.0504 0.0664 0.0438
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007%
Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lợng hàng hoá
lu chuyển nhiều , do đó vốn lu động của doanh nghiệp là rất cao còn TSCĐ thì rất
nhỏ , Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu t ngắn hạn chiếm 95,56% tổng số tài
sản , TSCĐ chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% còn ít hơn cả năm 2001 và 2000 .
Hệ số tài trợ tính bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức
độ độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp , nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm
bao nhiêu trong tổng nguồn vốn , qua bảng trên thấy rằng hệ số này còn rất nhỏ
chứng tỏ hầu hết tài sản của doanh nghiệp đều đợc đầu t bằng nguồn vốn vay , do
đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu . Hệ
số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn
( phải thanh toán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ) , trong 3 năm
trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏ doanh nghiệp có
đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh

nghiệp là bình thờng càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lu chuyển vốn
nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao . Nhìn vào tỷ
suất lợi nhuận trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần , chứng tỏ doanh nghiệp đã cố
gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh
nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận . Thu nhập bình
quân của doanh nghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá , đây quả là
một cố gắng lớn của doanh nghiệp trong việc tăng thu nhập cho ngời lao động
theo từng năm , nhng so với mức lạm phát trong những năm gần đây thì mức tăng
này cũng cha phải là cao bởi nếu so với mức tăng 25% của giá vàng trong năm
2002 so với các năm trớc thì mức tăng thu nhập nh vậy cũng cha đảm bảo cho lắm
. Lợi nhuận của công ty có đợc là từ hoạt động kinh doanh ( chiếm khoảng ) ,
ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính ( chiếm tới ) mà chủ yếu là từ các
khoản đầu t tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và các khoản đầu t
dài hạn khác ) . Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lý TSCĐ và một vài
các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ .
Nhìn chung tình hình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là
rất tốt , các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo , các tỷ suất đều đang tăng
dần theo thời gian là dấu hiệu tốt . Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của
doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh
nghiệp đợc đảm bảo hơn nữa . Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại
hình hoạt động của doanh nghiệp là kinh doanh chứ không phải loại hình hoạt
động cho thuê tài chính do đó cần tăng cờng thu nhập từ hoạt động kinh doanh
xuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa .
IV . Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở Công ty vật t và
xuất nhập khẩu hoá chất
1 - Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong công ty
Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh
doanh ở các doanh nghiệp nói riêng đợc diễn ra thờng xuyên , liên tục thì một vấn
đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động . Vì vậy , tìm hiểu về lao động trong
công ty là công việc quan trọng khi tiến hành tìm hiểu tổng quan về công ty . Sau

đây là biểu cơ cấu lao động của công ty ( Biểu số 5)
Biểu số 5 : Cơ cấu lao động trong công ty
Chỉ tiêu Tổng số
CNV
Số lợng
(ngời)
Tỉ lệ (%)
Giới tính :
- Nam
- Nữ
276 195
81
70.66
29.34
Trình độ :
- Đại học
- Cao đẳng
- Trung cấp
- Nhân viên và thợ kỹ thuật
276
52
40
37
147
18.84
14.49
13.41
53.26
- Thuộc CNVCNN
- Hợp đồng dài hạn

- Hợp đồng ngắn hạn
276
3
98
175
1.08
35.51
63.41
- Văn phòng công ty ( Hà Nội )
- Xí nghiệp ( Hà Tây )
- Chi nhánh TPHCM
- Chi nhánh Hải Phòng
- Chi nhánh Đà Nẵng
276
35
101+11Mùa vụ
48+40 Mùa vụ
36
5
12.68
40.58
31.88
13.04
1.82
( Trích từ báo cáo lao động của phòng tổ chức )
Công ty có tổng cộng là 276 ngời , ngoài số lợng trên còn có một số nhân
viên đang đi học văn bằng II theo sự hỗ trợ về mặt tài chính của công ty , trong số
3 ngời là viên chức nhà nớc là GĐ, PGĐ , Kế toán trởng , còn lại là hợp đồng dài
hạn và ngắn hạn . Nhìn chung , với con số theo báo cáo này thì đây là công ty có
mặt bằng trình độ còn không đợc cao lắm ( so với các công ty khác trong cùng

một ngành ) , điều này có thể gây một số bất lợi trong việc điều hành và quản lý
bởi đây là công ty có cả nhiệm vụ xuất nhập khẩu cần một trình độ hiểu biết sâu
rộng về các kiến thức trong quản lý cũng nh trình độ trong sản xuất để đáp ứng
yêu cầu về kỹ thuật cũng nh kinh doanh .
Theo báo cáo thì doanh thu của xí nghiệp không cao lắm trong khi số lợng
lao động là khá cao , nh vậy nó sẽ chiếm một tỷ lệ lơng nhiều hơn mức cần thiết ,
vì vậy doanh nghiệp cần xem xét thu hẹp sản xuất hoặc nâng cao trình độ để đẩy
mạnh sản xuất hơn nữa nhằm thu đợc hiệu quả cao hơn .
Để không lãng phí khối lợng lao động không có công việc ổn định nên
công ty đã tiến hành thuê lao động theo mùa vụ , đây là cách quản lý tốt nhằm tiết
kiệm chi phí và không mất thêm nhân viên quản lý khối lợng lao động này .
2 - Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty .
Do đây là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thơng mại nên tổ chức quản lý
và sản xuất phải tổ chức phù hợp với yêu cầu của quản lý đặt ra , phải phân chia
trách nhiệm rõ ràng , có sự chỉ huy tập trung thống nhất nhằm đảm bảo tăng hiệu
quả trong kinh doanh .
Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến , nghĩa là các nhân viên
trong công ty tổ chức thực hiện theo một đờng thẳng , ngời thừa hành chỉ nhận và
thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp ngời phụ trách chịu trách
nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những ngời dới quyền mình . Giám đốc
đợc sự giúp sức của các phòng ban chức năng , các chuyên gia trong việc suy nghĩ
, tìm tòi , nghiên cứu tìm những giải pháp tối u cho các vấn đề quản lý . Tuy nhiên
, quyền quyết định vẫn thuộc về giám đốc . Những quyết định quản lý do các
phòng ban chức năng nghiên cứu , đề xuất khi đợc thủ trởng thông qua biến thành
mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới . Dới đây là mô hình tổ chức quản lý
của công ty ( Sơ đồ số 1 ) :
Sơ đồ 1 : Bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc
Phó giám đốc
P. Tổ chức ,

hành chính
P.Kế
hoạch
P.Vận tải
P.Xuất
nhập khẩu
P.Kế toán,
tài chính
P.Xây dựng
cơ bản
Chi nhánh vật tư
XNK hoá chất
TPHCM
Chi nhánh vật
tư XNK Hải
Phòng
Chi nhánh vật
tư hóa chất
Đà Nẵng
Xí nghiệp vật
tư vận tải Hoá
chất
( Trích tài liệu từ Phòng tổ chức )
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban :
Giám đốc Công ty là ngời chịu trách nhiệm duy nhất trớc Tổng công ty
quyết định toàn bộ các nhiệm vụ quản lý kinh doanh của công ty .
Phó giám đốc giúp việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty
theo sự giao phó của Giám đốc , chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về
các nhiệm vụ đợc Giám đốc giao và uỷ quyền .
Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất , nhập khẩu vật t ,

thiết bị , các loại hoá chất , phân bón , các nguyên liệu hoá chất và các loại hàng
hoá khác .Thực hiện kế hoạch , nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu , xuất khẩu của
giám đốc giao , hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có
hiệu quả .Thực hiện đầy đủ mọi quy định về quản lý hàng hoá , quản lý luồng
hàng hoá ra vào cảng một cách chính xác .
Phòng tổ chức hành chính : Căn cứ chức năng , nhiệm vụ của Công ty ,
nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất , sắp xếp cán bộ công nhân
viên hợp lý , đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ .
Nghiên cứu cải tiến tổ chức lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các đơn vị
trong phạm vi công ty .
Phòng xây dựng cơ bản : Căn cứ kế hoạch kiến thiết cơ bản của Công ty ,
tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản . Dự toán kinh phí , vật t
xây dựng đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xin cấp
phát vốn để trình Tổng công ty hoá chất duyệt .
Phòng kế hoạch : Nghiên cứu , nắm vững chỉ thị , nghị quyết và chỉ tiêu kế
hoạch của Tổng công ty giao cho Công ty . Tiến hành lập kế hoạch chung của
Công ty về các mặt : Tài chính , lao động và tiền lơng , kỹ thuật cơ bản , vận
chuyển trình Giám đốc ký duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện
Phòng vận tải : Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị , lập kế
hoạch vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả cảng nhanh . Nắm
chắc số lợng , chất lợng phơng tiện vận tải của Công ty để điều động cho các đơn
vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng khi có yêu cầu .
Xí nghiệp vận tải hoá chất : Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm
cơ khí , phân bón NPK , kinh doanh vật t , thiết bị , các loại hoá chất , sửa chữa
trung đại tu ô tô , sản xuất Silicat đáp ứng sản xuất hàng hoá .
Các chi nhánh trực thuộc : Tổ chức trung chuyển , quản lý các mặt hàng :
vật t , thiết bị , vận tải , cấp phát các vận đơn , chứng từ , uỷ quyền kí kết các hợp
đồng kinh tế . Ngoài ra , chi nhánh TPHCM còn có thể trực tiếp xuất nhập khẩu
uỷ thác các hợp đồng kinh tế do công ty giao , kinh doanh các mặt hàng trong nớc
do công ty uỷ nhiệm .

Phần II : tổ chức kế toán tại Công ty vật t và xuất nhập
khẩu hoá chất
I - Đặc điểm quản lý tài chính
Đặc điểm quản lý tài chính của công ty đợc quy định nh sau :
Đợc sử dụng vốn và các quỹ khác của công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sản
xuất kinh doanh theo nguyên tắc có hiệu quả , bảo toàn và phát triển vốn , trờng
hợp sử dụng các loại vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho các loại vốn
và quỹ đó thì phải theo nguyên tắc có hoàn trả , có thể tự huy động vốn trong
công nhân viên chức và ở ngoài công ty để đầu t phát triển và hoạt động kinh
doanh nhng không làm thay đổi hình thức sở hữu nhà nớc của công ty , đợc phát
hành trái phiếu theo quy định của nhà nớc . Trong qúa trình hoạt động sẽ hình
thành các quỹ đầu t phát triển , quĩ khen thởng , quĩ phúc lợi , quĩ dự trữ tài chính
và quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hớng dẫn của Bộ tài chính và của Tổng
công ty đợc hội đồng quản trị phê duyệt , đợc sử dụng các quỹ nêu trên theo quy
định của pháp luật . Sau khi làm đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc , lập các quĩ theo
quy định , công ty chia lợi nhuận còn lại cho ngời lao động theo cống hiến của
mỗi ngời và kết quả kinh doanh .
Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ và các qui định về sử dụng
và quản lý vốn , tài sản , các quĩ , về kế toán , hạch toán , chế độ kiểm toán và các
chế độ khác về tài chính theo qui định của nhà nớc và Qui chế tài chính của Tổng
công ty . Ngoài ra , trách nhiệm của Ban lãnh đạo Công ty là phải công bố công
khai tình hình tài chính trong năm cho công nhân viên chức và các thông tin để
đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty khi tiến hành tổng kết
cuối năm .
II -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
1 - Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán .
Theo qui định tại điều lệ công ty , bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo
phơng thức trực tuyến chức năng tức các công việc liên quan đến phòng kế toán
thì kế toán trởng ( trởng phòng ) tổng hợp các số liệu lấy từ kế toán tổng hợp , còn
kế toán tổng hợp tiến hành lấy số liệu từ kế toán phần hành chuyển đến và tổng

hợp đa ra các báo cáo tài chính và các báo cáo khác để phục vụ cho việc ra các
quyết định kinh doanh . Theo hình thức này , toàn đơn vị không chỉ lập một phòng
kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp , chi nhánh ,
mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính , ở chi nhánh
Thành phố Hồ Chí Minh , xí nghiệp và chi nhánh Thành Phố Hải Phòng vẫn có bộ
phận kế toán riêng , phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng làm nhiệm vụ tổng hợp
để xác định kết quả kinh doanh
2 - Cơ cấu lao động kế toán
Do quy mô hoạt động của công ty khá rộng , có 4 chi nhánh ở 4 tỉnh thành ,
cộng với các hoạt động xuất nhập khẩu ,do đó phòng kế toán có 8 nhân viên kiêm
các công việc khác nhau , trong đó có 8 nhân viên có trình độ đại học , trong đó
có cả những ngời không phải chuyên nghành kế toán , có 2 ngời đang đi học thêm
văn bằng hai ( chiếm 25%) , do tính chất công việc cần sự kiên trì và cẩn thận , vì
vậy chỉ duy nhất có một nhân viên là nam còn lại 7 nhân viên là nữ , điều này tạo
ra khá nhiều khó khăn cho phòng trong các công việc cần đòi hỏi có sức khoẻ nh
đi lại , thanh toán và quan hệ với ngân hàng , các đối tác ... Phòng kế toán là nơi
tập trung trình độ cao so với các phòng ban khác do công việc cần thiết phải có
trình độ phân tích , tổng hợp nhằm đa ra các thông tin cho Giám đốc cũng nh các
phòng ban khác để ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh .
3 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán .
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : ( Sơ đồ số 2 )
Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán

( Trích tài liệu từ Phòng kế toán )
Phòng kế toán có các chức năng , nhiệm vụ sau :
Ghi chép , tính toán , phản ánh số hiện có , tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản , vật t , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinh
doanh của đơn vị .
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạch thu ,
chi tài chính , tiến hành thu , nộp , tính toán , kiểm tra việc giữ gìn và sử

dụng các loại tài sản , vật t , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp
thời những hành động tham ô , lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ
luật kinh tế tài chính của nhà nớc .
Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh , kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế , tài chính , phục vụ
công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê
và thông tin tài chính . Phản ánh , giám đốc các nghiệp vụ xuất , nhập
khẩu , thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thơng vụ xuất , nhập khẩu để
đảm bảo cán cân ngoại thơng .
Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán :
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
(kế toán TSCĐ)
Kế toán thanh
toán và theo
dõi tiền lương
Kế toán các
nghiệp vụ mua
bán hàng hoá
Kế toán
ngân hàng
Thủ quỹ
Bộ phận kế toán
chi nhánh
TPHCM
Bộ phận kế toán
xí nghiệp
Bộ phận kế toán chi
nhánh TP Hải Phòng