Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đoàn Thành - Thực trạng và giải pháp

Chuyên đề tốt nghiệp
Chơng I
Tổng quan về
Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành
Tên giao dịch: DOTHA Co., Ltd (Doan Thanh Limited Company)
Trụ sở chính: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hai Bà Trng - Hà Nội
Điện thoại: (+84-4) 636 1793
Fax: (+84-4) 636 3310
Địa chỉ E-mail:
Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Sản xuất rợu vang hoa quả các loại.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty đợc chia thành 3 giai đoạn
lớn nh sau:
+ Giai đoạn 1990 - 1995: Sản xuất thủ công
Giai đoạn n y Công ty mới chỉ l một cơ sở sản xuất t nhân nhỏ hẹp. Cơ
sở sản xuất tiền thân này chỉ chuyên sản xuất rợu vang hoa quả và nớc giải khát
lên men. Sản phẩm truyền thống là rợu vang hoa quả pha chế các loại và đến
những năm 90, cơ sở sản xuất mới đợc đầu t trang thiết bị, công nghệ sản xuất.
Thời gian đầu, cơ sở sản xuất chỉ có 15 ngời l m, cơ sở vật chất còn nghèo nàn,
sản xuất hoàn toàn thủ công.
+ Giai đoạn 1996 - 2003: Bán cơ giới và cơ giới hóa
Đây là giai đoạn phát triển về năng lực sản xuất, chất lợng sản phẩm và
thị trờng tiêu thụ của cơ sở. Lúc n y, cơ sở sản xuất chính thức đ ợc thành lập
công ty có tên là Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành. Trong giai đoạn
n y, Công ty tích cực đổi mới trang thiết bị và công nghệ nhằm làm nâng cao
sản lợng sản xuất và chất lợng sản phẩm.
1
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Giai đoạn từ 2004 đến nay: Cơ giới hóa
Công ty đã đầu từ gần 2 tỷ đồng cho thiết bị, xởng sản xuất và văn

phòng: hệ thống chứa, ống dẫn đã đợc inox hóa, xởng sản xuất đã đợc cải tạo
nâng cấp, thiết bị văn phòng đợc trang bị hiện đại Đặc biệt từ năm 2005,
Công ty đầu t thiết bị nhằm cơ giới hóa và tự động hóa quá trình sản xuất để
chuẩn bị tốt hơn cho hội nhập thị trờng trong nớc và khu vực. Chính vì vậy, sản
lợng và chất lợng sản phẩm không ngừng gia tăng.
Nhờ những đầu t và đổi mới trang thiết bị, công nghệ sản xuất, Công ty
không ngừng phát triển lớn mạnh. Công ty không những làm chủ thị trờng trong
nớc mà còn từng bớc xâm nhập thị trờng khu vực thông qua những lô hàng xuất
khẩu sang Trung Quốc vàThái Lan. Sản lợng và chất lợng sản phẩm sản xuất
không ngừng gia tăng. Sản lợng rợu vang của Công ty đã tăng từ 4.7 triệu lít
(2005) lên 5.8 triệu lít (2006) v 6.5 triệu lít (2007).
Trong 6 tháng đầu năm 2005, các chỉ tiêu kinh tế đều vợt cùng kỳ năm
trớc. Doanh thu đạt 18 tỷ đồng tăng 15.12% so với cùng kỳ năm 2004, lợi
nhuận trớc thuế đạt 2.350 triệu đồng vợt 8% so với cùng kỳ năm 2004.
Dới đây là một số chỉ tiêu kinh tế (Bảng 1.1) mà Công ty đã đạt đợc trong
những năm gần đây:
Bảng 1.1 - Thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh
Stt Chỉ tiêu Đvt 2004 2005 2006 2007
1 Doanh thu Tỷ đồng 15 18.5 19.8 20.7
2 Sản lợng Triệu lít 3.5 4.7 5.8 6.5
3 Lợi nhuận Tỷ đồng 2.2 2.35 2.7 3
4 Mức nộp ngân sách Triệu đồng 9.9 10 10 10.2
5 Thu nhập bình quân/ngời Triệu/tháng 1.3 1.4 1.45 1.6
2
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2 Đặc điểm kinh doanh và quản lý
Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành chuyên sản xuất kinh doanh r-
ợu vang hoa quả các loại có nồng độ thấp (14-15% vol) đợc chiết xuất từ nhiều
loại hoa quả tơi có giá trị dinh dỡng cao và hơng vị phong phú nh: nho, dứa, táo,
dâu... Do vậy, Công ty luôn chú trọng hàng đầu vào công tác kiểm dịch vệ sinh

nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm và sức khỏe cho ngời tiêu dùng. Độ nặng nhẹ
của rợu vang gồm hai yếu tố chính là hơng và vị, trong đó hơng là yếu tố quan
trọng nhất, hơng gồm có hơng rợu và hơng quả. Hơng rợu đợc tạo ra từ quá
trình lên men, hơng quả đợc tạo ra từ các loại trái cây tơi khác nhau. Và đây
chính là đặc tính nổi trội của sản phẩm.
Cùng một loại nguyên vật liệu Công ty có thể pha chế ra một số loại vang
khác nhau có hơng vị rất đặc biệt. Đến nay, Công ty đã có hơn 10 loại rợu vang
khác nhau đợc đóng trong 20 loại chai có mẫu mã và kiểu dáng rất phong phú
làm cho sản phẩm của Công ty trở lên đa dạng và đáp ứng ngày càng lớn thị
hiếu của ngời tiêu dùng. Đặc điểm sản phẩm của Công ty là càng để lâu chất l-
ợng càng tốt, do đó khi bán hàng cạnh tranh, Công ty có thể chuyển sản phẩm
từ thị trờng này sang thị trờng khác.
Để năng cao chất lợng sản phẩm Công ty đã không ngừng đầu t thích
đáng vào máy móc, thiết bị công nghệ. Các máy móc đợc nhập từ Nhật Bản,
Pháp, Italia và Hà Lan.
Với hệ thống inox liên hoàn, các trạm máy bơm đẩy bằng inox có thể
chuyển tải các loại chất lỏng (nớc, cốt quả, dịch vang) giữa các bộ phận sản
xuất. Các máy rửa chai tự động và chiết chai tự động định lợng, các máy đóng
nút chai, dây chuyền tải chai góp phần tăng năng suất, hạ giá thành tạo ra sản
phẩm có chất lợng cao, uy tín trên thị trờng. Dới đây là quy trình công nghệ sản
xuất rợu vang (Sơ đồ 1.1):
Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ qui trình sản xuất rợu vang
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Cùng với quá trình phát triển Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy
tổ chức quản lý của mình để tận dụng hết khả năng sẵn có nhằm đảm bảo cho
quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Toàn bộ hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty đợc điều hành với bộ máy quản lý nh sau (Sơ đồ 1.2):
Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh và quản lý
KSC

Rút cốt quả
Nhập kho
15%-20%
giống men
Lên men chính
Bã
Ngâm đường
Nguyên liệu quả
KSC
KSC
Rửa Chai
Sơ chế
Lên men phụ
Lọc
Lọc
Đóng nút
Dán nhãn, đ.hộp
KSC
KSC
KSC
Xuất kho
4
Th nh phẩm
Chuyên đề tốt nghiệp
Qua sơ đồ trên ta thấy, các phòng ban và các bộ phận của Công ty đều
chịu sự quản lý của Giám đốc và Phó giám đốc. Trong đó:
- Giám đốc: Là ngời trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Phó giám đốc: Là ngời giúp Giám đốc quản lý các nhiệm vụ sản xuất,
chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các nhiệm vụ đợc giao.
- Phòng tổ chức: Thực hiện các công tác tổ chức nhân sự, quản lý lao

động , tiền lơng của Công ty.
- Phòng hành chính: Thực hiện quản lý tài chính, quản lý hồ sơ, văn th lu
trữ và các thiết bị văn phòng.
- Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, tính toán chi
Giám đốc công ty
Phó giám đốc
P.
HC
tổng
hợp
P.
cung
tiêu
P.
kế
hoạch
vật tư
P.
thị
trường
v
KD
P.
kế
toán
Các bộ phận sản xuất
CN
cửa
h ng
KD

TH
CN
cửa
h ng
N.
Đô
Bộ phận
đóng rư
ợu
và rửa
chai
Bộ
phận
lọc
vang
Bộ
phận
lên
men
Bộ
phận
thành
phẩm
Bộ phận
dán mác
và
đóng hộp
5
P.
quản

lý
chất l-
ợng
Chuyên đề tốt nghiệp
phí, thu hồi công nợ đảm bảo cho hoạt động tài chính của Công ty đợc lành
mạnh và thông suốt.
- Phòng kế hoạch vật t: Làm nhiệm vụ nghiên cứu, tiếp cận và phân tích
các nguồn nguyên liệu đầu vào, đảm bảo cung cấp kịp thời, đủ số lợng và đúng
chất lợng cho quá trình sản xuất, đồng thời tổ chức công tác tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng quản lý chất lợng: Quản lý chất lợng sản phẩm, đảm bảo chất l-
ợng sản phẩm bán ra, nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm.
- Phòng thị trờng và kinh doanh: Nghiên cứu phát triển, mở rộng thị tr-
ờng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu tiêu dùng và thực
hiện công tác tiêu thụ sản phẩm.
- Các chi nhánh cửa hàng: Thực hiện nhiệm vụ bán hàng, giới thiệu sản
phẩm và thu thập thông tin từ khách hàng.
- Các bộ phận sản xuất: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất ra sản
phẩm của Công ty nh: lên men, lọc vang, dán mác và đóng gói sản phẩm
1.3 đặc điểm tổ chức kế toán
1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Trong Công ty, bộ máy kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Bộ máy này
theo dõi toàn bộ tình hình biến động tài sản và nguồn vốn của Công ty, giúp
Giám đốc trong việc ra quyết định sản xuất, cân đối và xử lý về tài chính cũng
nh chính sách tiêu thụ sản phẩm thích hợp góp phần tạo hiệu quả cao cho Công
ty. Với vai trò to lớn nh vậy nên yêu cầu bộ máy kế toán phải đợc tổ chức một
cách khoa học. Cơ cấu tổ chức của Công ty là cơ cấu tổ chức theo kiểu chức
năng. Trong đó, các phòng ban và bộ phận sản xuất thực hiện nhiệm vụ đợc
giao và chịu trách nhiệm về công việc mình phụ trách.
Tại Công ty, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình sau (Sơ đồ 1.3):
Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ bộ máy kế toán

6
Chuyên đề tốt nghiệp
- Phòng kế toán Công ty: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm
tra toàn bộ công tác kế toán tại Công ty, giúp ban giám đốc thực hiện các chế
độ Nhà nớc quy định. Ngoài ra, còn giúp ban giám đốc tập hợp số liệu, tổ chức
phân tích các hoạt động kinh tế, tìm ra các biện pháp quản lý nhằm đảm bảo
mọi hoạt động thu lại kết quả cao. Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp có trách
nhiệm giám sát và hớng dẫn trực tiếp các phần hành kế toán trong Công ty, tập
hợp số liệu từ các phần hành. Từ các phần hành đó vào sổ cái các tài khoản, trên
cơ sở các dữ liệu thu thập đợc, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính (Bảng
cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ,
Thuyết minh báo cáo tài chính).
- Kế toán về chi phí và thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi,
các chứng từ mua vật t, hàng hoá, các khoản phải trả, phải nộp tiến hành ghi
vào sổ chi tiết các tài khoản theo các chứng từ gốc tơng ứng. Cuối tháng, căn cứ
vào sổ chi tiết và vào nhật ký chứng từ liên quan. Ngoài ra, kế toán còn căn cứ
vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng để tiến hành tổng hợp chi phí tiền lơng
cho từng đối tợng sử dụng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ dựa trên lơng cơ bản,
lơng thực tế, sau đó lập bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm.
- Kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho: Theo dõi giám sát nguyên vật
Phòng kế toán công ty
Kế toán
nguyên
vật liệu v
h ng tồn
kho
Kế toán
về
chi phí
và

thanh toán
Kế toán
về tiêu
thụ
và
TSCĐ
Kế toán các chi nhánh trực thuộc
Thủ
quỹ
7
Chuyên đề tốt nghiệp
liệu đầu v o cả về số l ợng cũng nh chất lợng trong quá trình nhập kho, lập hoá
đơn chứng từ theo luật kế toán đồng thời phản ánh lên báo biểu và sổ sách kế
toán.
- Kế toán về tiêu thụ và tài sản cố định: Kế toán phụ trách phần này có
nhiệm vụ phản ánh doanh thu tiêu thụ từng loại sản phẩm trên các bản cân đối
nhập - xuất - tồn, bảng tổng hợp tiêu thụ, sổ chi ti t tiêu thụ. Ngoài ra, kế toán
còn phải theo dõi số lợng, chủng loại tài sản cố định tới từng bộ phận sử dụng
trong toàn Công ty, phản ánh kịp thời tăng, giảm tài sản hoặc thiếu hụt từ đó
trình lên ban lãnh đạo Công ty để có biện pháp xử lý. H ng quý lập bảng tính và
phân bổ khấu hao, lập các báo cáo phản ánh giá trị nguyên giá, hao mòn của
từng tài sản, lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp mà Bộ tài chính đã quy định để theo dõi
tài sản cố định cho từng bộ phận sử dụng.
- Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào phiếu
thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ, cuối
ngày chuyển toàn bộ phiếu chi, phiếu thu sang phòng kế toán chi phí và thanh
toán.
- Kế toán các chi nhánh trực thuộc: Có trách nhiệm tổng hợp các số liệu
và cung cấp những thông tin cần thiết định kỳ vào cuối tháng cho kế toán Công
ty.

1.3.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán
a) Chế độ chứng từ kế toán
Chng t k toỏn l cỏc vn bn minh chng v cỏc nghip v kinh t
ó phỏt sinh. Lp chng t k toỏn l khõu u tiờn v cú ý ngha quan trng
trong chu trỡnh k toỏn. Chng t k toỏn l cn c phỏp lý cho vic ghi s k
toỏn v chng minh tớnh hp phỏp ca ti sn.
Hình thức chứng từ kế toán Công ty áp dụng nh sau:
8
Chuyên đề tốt nghiệp
- Tiền mặt (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kiểm kê
quỹ): Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của tất cả các loại tiền mặt, ngoại tệ,
các khoản tạm ứng của Công ty nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho
quản lý và kế toán trong Công ty.
- Bán h ng (Hóa đơn giá trị gia tăng - Ký hiệu: 01GTGT-3LL): Theo dõi
chặt chẽ doanh thu tiêu thụ của Công ty v l m cơ sở ghi sổ doanh thu và các sổ
kế toán liên quan, thanh toán tiền.
- Tiền lơng (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng (thởng), Phiếu
báo làm thêm giờ, Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH ): Làm căn
cứ để thanh toán tiền lơng cho nhân viên và tính trợ cấp BHXH trả thay lơng
theo chế độ qui định.
- Hàng tồn kho bao gồm:
+ Phiếu nhập kho: Xác nhận số lợng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho
ở Công ty, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác nhận trách nhiệm
với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lợng hàng hóa xuất kho cho các
bộ phận sử dụng trong đơn vị và làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá
thành sản phẩm.
+ Thẻ kho: Theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại sản phẩm,
h ng hoá ở từng kho, làm căn cứ xác nhận tồn kho hàng hóa và xác nhận trách
nhiệm của thủ kho.

b) Chế độ sổ kế toán
Công tác kế toán của đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và
kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán, thông qua quá trình ghi chép, theo dõi
tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ sách kế toán cần thiết. Hình thức kế
toán hiện nay của Công ty là hình thức Nhật ký chứng từ. Trong hình thức Nhật
ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ, đợc đánh số từ nhật ký chứng từ số 1 đến
nhật ký chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản
9
Chuyên đề tốt nghiệp
ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế có các tài khoản.
Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một hay một số tài khoản có nội dung kinh
tế giống nhau hoặc có quan hệ mật thiết với nhau.
Hình thức này bao gồm các loại sổ:
+ Nhật ký chứng từ
+ Bảng kê
+ Sổ cái
+ Các bảng phân bổ và sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
Báo cáo tài chính của Công ty đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính ban hành
10
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng kê
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ Thẻ sổ chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính

Chuyên đề tốt nghiệp
tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006. Việc lập báo cáo tài chính
đợc thực hiện vào cuối kỳ kế toán quý, năm. Cuối kỳ kế toán, phòng kế toán của
Công ty có trách nhiệm nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết
toán cho đơn vị kế toán của Bộ tài chính để hoàn thành báo cáo tài chính hợp
nhất. Và đồng thời nộp cho cơ quan tài chính và kho bạc Nhà nớc để phối hợp
kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân
sách Nhà nớc và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Chơng II
Tình hình thực tế về tổ chức kế toán
nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm
hữu hạn Đoàn Thành
2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu,
phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Là một công ty chuyên sản xuất kinh doanh rợu vang hoa quả các loại,
do vậy nguyên vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt, không
giống với các loại nguyên vật liệu của các doanh nghiệp khác. ở Công ty,
nguyên vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồng thời
giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó, với Công ty,
chất lợng, số lợng, phẩm chất của nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định trong
việc sản xuất ra sản phẩm có chất lợng.
Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là các loại hoa quả tơi nh: táo, dứa,
dâu, nho Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn có mà
phải theo mùa vụ. Vì vậy, Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dự trữ
nguyên vật liệu cho phù hợp. Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả để sản
xuất sẽ rất dễ h hỏng làm giảm chất lợng, do đó cần có biện pháp thu mua, bảo
quản và dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục.

2.1.1 Quản lý nguyên vật liệu
Tại Công ty, nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong trong
tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, các nghiệp vụ về nguyên vật liệu tại Công ty
thờng xuyên diễn ra thờng xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải đợc
12
Chuyên đề tốt nghiệp
bảo quản nghiêm ngặt. Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyên vật liệu tại
Công ty ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau:
+ Về tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt số lợng và chủng loại đợc
thực hiện ở phòng kế hoạch vật t. Do nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty là
các loại nguyên vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng sẵn có, vì vậy
khi mùa vụ tới, Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại
nguyên vật liệu khi mua về phải đa vào xử lý ngay nếu không rất dễ bị h
hỏng nh: dâu, táo Định kỳ mỗi tháng một lần, phòng kế hoạch vật t sẽ
tổng hợp và báo cáo cả về số lợng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu.
Việc theo dõi nh vậy sẽ đợc phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu, vật
liệu.
+ Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết là mua
trong nớc, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nớc ngoài. Thông thờng thì
nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lợng lớn, cho nên Công ty thờng
cho ngời đến tận nơi để nghiệm thu và mua về để nhằm đảm bảo chất lợng đúng
theo yêu cầu.
Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty đợc phòng kế hoạch vật
t thực hiện. Phòng vật t này căn cứ vào giấy đề nghị mua nguyên vật liệu của
phòng kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho cùng tình hình sản xuất của
Công ty để từ đó phòng kế hoạch vật t sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp
thích hợp, đảm bảo thu mua vật t đúng chất lợng, số lợng, giá cả phù hợp để đáp
ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời luân chuyển vật t liên

tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên vật liệu của
Công ty thờng đợc mua từ các Công ty nh Công ty thuỷ tinh Hải Phòng, Công ty
đờng Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá, Đại lý phân phối hoa
13
Chuyên đề tốt nghiệp
quả Miền Bắc I Mỗi khi Công ty có nhu cầu cần nhập vật t thì báo trớc cho
bên cung cấp về số lợng, chủng loại, thậm chí là giá có thể mua, sau đó bên
cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thể lựa chọn. Công ty
thờng ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công ty này.
Về việc vận chuyển vật t, thì khi vật t đợc mua xong có thể do bên bán
vận chuyển (khi này cới phí vận chuyển đã đợc tính vào giá bán) hoặc là do
Công ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy.
+ Về tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Khi các cơ sở sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làm
giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật t để phòng kế hoạch vật t xem xét.
Giấy đề nghị này phải có chữ ký của Giám đốc, kế toán nguyên vật liệu và hàng
tồn kho, thủ kho và tổ trởng quản lý bộ phận đó. Nếu nguyên vật liệu mà cơ sở
sản xuất này cần sử dụng đang còn có trong kho, thì phòng kế hoạch vật t viết
phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu về để tiến
hành sản xuất theo đúng nh dự định. Nếu nguyên vật liệu này trong kho đã hết
hay là không đủ cho cơ sở sản xuất lấy thì phòng kế hoạch vật t phải làm giấy
đề nghị mua loại vật t này, có xác nhận của trởng phòng rồi gửi lên giám đốc ký
thì mới đợc phép đi mua loại vật t này về nhập kho, rồi sau đó xuất kho cho bộ
phận đó sử dụng.
+ Về tình hình bảo quản nguyên vật liệu
Hiện nay nguyên vật liệu đợc bảo quản ở 4 kho trong cùng một hệ thống
kho của Công ty, bao gồm:
- Kho nguyên liệu: là kho chứa hoa quả , đờng kính, hơng liệu
- Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình nh axit,
đạm, hơng chanh, phẩm màu và các loại vật liệu nh điện, sắt thép, công cụ dụng

cụ
- Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói
14
Chuyên đề tốt nghiệp
- Kho chai: đợc sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ
2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu
Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trớc hết là xác định các loại nguyên
vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quản lý,
sử dụng, dự trữ chúng một cách thuận tiện, chính xác, chặt chẽ, đầy đủ cả về
mặt số lợng lẫn chất lợng.
Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty rất
phong phú và đa dạng. Khối lợng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của
Công ty tơng đối lớn, chiếm 35% khối lợng hàng tồn kho của Công ty với trên
50 loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại có
chức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyên vật
liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết đợc từng loại, từng thứ nguyên vật
liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả.
Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thành các
loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng chủ yếu của quá trình sản xuất, là cơ
sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh: táo, dâu, dứa, nho, đ-
ờng
- Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sản
phẩm nhng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, tạo điều kiện
cho quá trình sản xuất bình thờng nh các loại vật liệu điện, các loại hơng liệu,
men khô, axit chanh, phẩm màu
- Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất nh dầu FO,
dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế,
sửa chữa các loại máy móc, thiết bị nh ốc vít, bulông, vòng bi

- Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, nắp, hộp giấy
15
Chuyên đề tốt nghiệp
2.1.4 Đánh giá nguyên vật liệu
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho
+ Nhập kho do mua ngoài:
- Đối với nguyên vật liệu đợc mua từ trong nớc
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ở
Công ty đều đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và đợc tính nh sau:
= +
Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật
liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể đợc tính riêng hoặc là đ-
ợc tính trong giá bán).
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 71 ngày 12/01/2006 về việc mua động cơ
điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927 ngày 12/01/2006, số
lợng 02 động cơ, giá cha có thuế là 1.695.000đ (thuế suất GTGT là 5%), chi phí
vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá mua nhập kho của 02 động
cơ điện này là:
1.695.000 x 2 + 15.000 = 3.405.000đ
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nớc ngoài về nh hơng cốm, enzim,
dịch Termamyl thì:
= + + +
Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 17/01/2006 về việc mua hơng cốm của hãng
Robec (Pháp)
- Trị giá mua hơng cốm: 135.064.935đ
- Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ
- Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.818đ
- Chi phí khác: 2.544.339đ
Vậy trị giá thực tế của hơng cốm nhập kho là:
16

Chuyên đề tốt nghiệp
135.064.935 + 6.753.247 + 14.181.818 + 2.544.339 = 158.544.339đ
+ Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
= +
Ví dụ: Trong tháng 1/2006 Công ty xuất dâu để ép cốt quả.
- Trị giá dâu xuất kho: 173.732.400đ
- Chi phí vận chuyển: 12.174.074đ
Vậy trị giá dâu nhập kho là:
173.732.400 + 12.174.074 = 185.906.474đ
- Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập
bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác
định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phơng pháp tính giá
nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả
trên thị trờng là rất khó.
Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thờng xuyên, số l-
ợng lớn nh đờng, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho đợc tính theo ph-
ơng pháp bình quân gia truyền. Với phơng pháp tính giá nh thế này thì cứ đến
cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho nguyên vật liệu xuất kho:
Giá bình quân =
Sau khi tính đợc giá thực tế của từng loại nguyên vật liệu kế toán nguyên
vật liệu áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tợng sử dụng và tính ra giá trị
thực tế nguyên vật liệu xuất dùng:
Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lợng NVL xuất dùng
Ví dụ 1: Tại Công ty trong tháng 2/2006 có tình hình sau:
- Ngày 13/2/2006 nhập 20 tấn dứa, đơn giá 1.500.000đ/tấn, thành tiền là:
30.000.000đ.
17
Chuyên đề tốt nghiệp
- Ngày 20/2/2006 nhập 30 tấn dứa, đơn giá 1.500.000đ/tấn, thành tiền là:

45.000.000đ.
- Ngày 17/2/2006 xuất ra 45 tấn.
- Tồn kho 1/1/2006 với số lợng 10 tấn, đơn giá 1.450.000đ/tấn, thành tiền
là: 14.500.000đ.
B ớc 1: Tính đơn giá bình quân
Đơn giá
bình quân =
14.500.000 + 30.000.000 + 45.000.000
10 + 20 + 30
=1.491.660đ/tấn
B ớc 2:
Giá trị thực tế của
NVL xuất kho
= 45 x 1.491.660 = 67.124.700đ
Ví dụ 2: Trong tháng 5/2006 có các số liệu về đờng nh sau:
- Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ: 42.503.327đ
- Số lợng tồn kho đầu kỳ: 125,4kg
- Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ: 158.554.339kg
- Số lợng nhập trong kỳ: 500 kg
- Số lợng thực xuất trong kỳ: 160,243 kg
Khi đó kế toán xác định giá thực tế đờng xuất trong kỳ là: 54.313.083đ.
Đối với nhiều loại nguyên vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp
vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lợng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá đợc
kịp thời và đơn giản thì kế toán thờng lấy giá xuất chính là giá nhập kho của
nguyên vật liệu đó luôn.
2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu
2.2.1 Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu trên hệ thống chứng từ kế
toán
18
Chuyên đề tốt nghiệp

a) Thủ tục nhập kho
Tại kho hàng, khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ phòng vật t ghi vào
phiếu nhập kho theo các nội dung: Tên, quy cách, đơn vị tính, số lợng vật t mua
vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp với phiếu nhập kho. Sau đó trởng
phòng vật t xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thu mua hay không theo
hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập. Nếu phù hợp thì
ký duyệt vào phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật
liệu. Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lợng, chất lợng, quy cách
ghi trên hợp đồng. Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất l-
ợng thì nhập kho và ghi vào Báo cáo KSC phần nhận xét là đảm bảo chất l-
ợng. Ngợc lại, thủ kho cha nhập kho nguyên vật liệu mà chờ ý kiến của ban
lãnh đạo Công ty để xác định nguyên nhân và xử lý.
Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi theo số thực nhập sẽ chia
làm 3 liên:
Liên 1: Thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho.
Liên 2: Gửi kèm hoá đơn thanh toán cho kế toán.
Liên 3: Lu ở phòng vật t.
Ví dụ: ở Công ty, tháng 11/2006 có nghiệp vụ mua nguyên vật liệu (táo)
về nhập kho. Khi nguyên vật liệu về kho căn cứ vào HĐGTGT liên 2 số 165605
ngày 22/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả Miền Bắc I, cán bộ phòng vật t
ghi vào phiếu nhập kho số 55 ngày 23/11/2006 trên cơ sở Hợp đồng mua bán
hàng hóa số 00003 ngày 20/11/2006 giữa hai bên.
Biểu 2.1:
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 22 tháng 11 năm 2006
Mẫu số: 01GTKT-3LLL
Ký hiệu: DL/2006B
Số: 0165605

19
Chuyên đề tốt nghiệp
Đơn vị bán: Đại lý phân phối hoa quả Miền Bắc I
Địa chỉ: 206 Đào Duy Anh - TP. Lào Cai - Tỉnh Lào Cai
Số tài khoản: 21211
Điện thoại: 0210 8490350 Mã số: 010711114
Họ tên ngời mua: Đỗ Thị Thu Hà
Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Điện thoại: 04 6368077
Số tài khoản: 00243
Hình thức thanh toán: TGNH Mã số: 0101767909
TT Tên hàng hoá, vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 1 x 2=3
1 Táo Tấn 50 1.200.000 60.000.000
Cộng tiền hàng: 60.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 66.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu mơi sáu triệu đồng chẵn.
Ngời mua hàng
(Ký, họ tên)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Khi về đến Công ty, thủ kho và ban KCS căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu
nhập kho và lập báo cáo kết quả kiểm tra sản phẩm.
Biểu 2.2:
20
Chuyên đề tốt nghiệp

Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 23 tháng 11 năm 2006
Mẫu: 01-VT
Số: 55
Nợ: 331
Có: 112
Họ tên ngời mua: Đỗ Thị Thu Hà
Theo Hợp đồng số: 00003 ngày 20/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả Miền
Bắc I.
Nhập tại kho: Cty TNHH Đoàn Thành
STT
Tên nhãn hiệu
quy cách, phẩm
chất vật t
Mã
số
Đvt
Số lựơng
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Táo Tấn 50 1.200.000 60.000.000
Tổng tiền: 60.000.000
Thuế GTGT: 10%

6.000.000
Tổng số tiền phải thanh toán:
66.000.000
Cộng tiền: Sáu mơi sáu triệu đồng chẵn.
Nhập ngày 23 tháng 11 năm 2006
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Ngời giao hàng
(Ký, họ tên)
Biểu 2.3:
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Biên bản kiểm nghiệm
Ngày 23 tháng 11 năm 2006
MB 02/08-01
Số: 13
21
Chuyên đề tốt nghiệp
- Căn cứ hợp đồng số 00003 ngày 20/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả
Miền Bắc I.
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông (Bà): Nguyễn Thu Hơng (Trởng ban)
Ông (Bà): Nguyễn Thúy Nga
Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Hải
đã kiểm nghiệm:
STT Nội dung kiểm tra Đvt

Phớng pháp
kiểm tra
Kết quả
kiểm tra
Nhận xét
1
2
Tên sản phẩm:
-Táo
Các chỉ tiêu kiểm tra:
- Số lợng
- Chất lợng
Tấn
Cân
Nh hợp
đồng
Đủ
Đạt yêu
cầu
Kết luận: Đạt yêu cầu nh hợp đồng.
Trởng ban
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Nhân viên KCS
(Ký, họ tên)
Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu phòng vật t sẽ tham khảo thị trờng
và thu thập giấy báo giá của các đơn vị bán hàng. Căn cứ vào giấy báo giá,
phòng kế hoạch vật t sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng có đầy đủ chữ ký xác nhận
của: thủ trởng đơn vị, kế toán trởng, phụ trách bộ phận và ngời đề nghị tạm ứng.

Ví dụ: Ngày 16/11/2006 căn cứ vào giấy báo giá của Công ty thuỷ tinh
Hải Phòng, ông Quang - Phòng kế hoạch vật t viết vào giấy đề nghị tạm ứng:
Biểu 2.4:
22
Chuyên đề tốt nghiệp
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Giấy đề nghị tạm ứng
Số: 26
Ngày 16 tháng 11 năm 2006
Kính gửi: Phòng Kế toán
Tên tôi là: Trần Vinh Quang
Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật t
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 10.000.000đ
Số tiền ghi bằng chữ: Mời triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Mua chai
Thời hạn thanh toán: Cuối tháng
Thủ trởng đ.vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
b) Thủ tục xuất kho
Căn cứ vào yêu cầu đợc tính toán theo đúng định mức sử dụng nội bộ của
đội trởng và thủ trởng. Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra lập phiếu xuất nguyên
vật liệu trình thủ trởng đơn vị ký duyệt. Thủ kho phải ghi số thực xuất, cả thủ
kho và ngời lĩnh nguyên vật liệu phải ký vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chia làm 3 liên:
Liên 1: Thủ kho giữ
Liên 2: Giao cho ngời lĩnh vật t
Liên 3: Lu ở phòng vật t
Ví dụ: Ngày 30/11/2006 có giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu dùng để
sản xuất, cụ thể xuất 50 tấn than để phục vụ cho việc nấu, chng cất nớc ép.

Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra và lập phiếu xuất kho.
23
Chuyên đề tốt nghiệp
Biểu 2.5:
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Phiếu xuất kho
Ngày 30 tháng 11 năm 2006
Mẫu: 01-VT
Số: 37
Nợ: 621
Có: 112
Họ tên ngời nhận hàng: Bùi Trung Kiên
Địa chỉ: Bộ phận lọc vang
Lý do xuất: Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho việc nấu, chng cất nớc ép
Xuất tại kho: Nguyên vật liệu
STT
Tên nhãn hiệu
quy cách, phẩm
chất vật t
Mã
số
Đvt
Số lựơng
Yêu
cầu
Thực
xuất
Đơn
giá

Thành
tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Than Tấn 50 50 380.000 19.000.000
Tổng:
19.000.000
Cộng tiền: Mời chín triệu đồng chẵn.
Xuất ngày 30 tháng 11 năm 2006
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Ngời nhận
(Ký, họ tên)
Thủ trởng đ.vị
(Ký, họ tên)
2.2.2 Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu trên hệ thống sổ kế toán
a) Thủ tục nhập kho
Do Công ty TNHH Đoàn Thành là một doanh nghiệp sản xuất, do đó
nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng rất đa dạng và phóng phú, nghiệp vụ nhập -
xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày. Vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật
liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc. Công ty đã tổ chức hạch toán
24
Chuyên đề tốt nghiệp
nguyên vật liệu của mình theo phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp này
thì việc hạch toán chi tiết diễn ra ở kho và phòng kế toán.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập
- xuất - tồn kho của loại vật t, hàng hoá theo chi tiết số lợng. Thẻ kho do kế toán

lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng
ngày khi có nghiệp vụ phát sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất nguyên vật
liệu và ghi vào chứng từ nhập, xuất. Thủ kho ghi số lợng nhập, xuất vào thẻ kho,
mỗi chứng từ đợc nhận một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số
nhập, số xuất để ghi vào cột tồn của thẻ kho.
25