Phân tích thiết kế hệ thống quản lý trung tâm học thêm

LỜI NĨI ĐẦU
Ngày nay cơng nghệ thơng tin đã được ứng dụng rất rộng rãi và phổ biến trong tất
cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Hầu như tất cả các cơ quan đơn vị từ lớn đến nhỏ đều
cố gắng đưa công nghệ thông tin vào hỗ trợ trong cơng việc của mình. Trong bối cảnh
cơng nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin ngày càng phát triển như vũ bão, thay đổi
trong khoảng thời gian rất ngắn thì ở nước ta càng cần phải đẩy nhanh tốc độ của việc áp
dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực của cuộc sống. Công nghệ thông tin cũng là
một trong những tiêu chí để đánh giá sự phát triển của một xã hội. Qua đó ta cũng thấy
được tầm quan trọng trong chiến lược công nghệ thông tin ở nước ta.
Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý khơng cịn xa lạ với các cơ
quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhập vào lĩnh vực đời
sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý lương … trong các cơ quan, quản lý chương
trình đào tạo, quản lý điểm học sinh sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đại học
cao đẳng và trung học phổ thông…
Đặc biệt trong giáo dục & đào tạo, công tác quản lý điểm của người học trong quá
trình học tập là rất phức tạp và địi hỏi độ chính xác cao. Đảm bảo khi mỗi một học viên
tốt nghiệp cũng như đang học tập thì điểm học tập phản ánh đúng khả năng, năng lực
thực sự của họ. Trong suốt quá trình đó, điểm học tập và điểm thi tốt nghiệp là cơ sở để
xếp loại đánh giá chất lượng của học viên, qua đó có thể trao cho học viên những văn
bằng, chứng chỉ quan trọng. Do đó cơng tác quản lý điểm địi hỏi phải có sự thống nhất
và tuyệt đối chính xác giúp cho các cơ quan quản lý có điều chỉnh hợp lý, kịp thời về
phương pháp quản lý và kế hoạch đào tạo.
Hệ thống quản lý điểm sẽ giúp công tác quản lý điểm ở các trung tâm tiếng anhtin học giải quyết được những khó khăn nêu trên và tăng tính hiệu quả của cơng tác quản
lý.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Hồi Anh đã hướng dẫn giúp đỡ em
trong q trình học tập cũng như làm bài tập lớn môn học


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU------------------------------------------------------------------------------------- 1
MỤC LỤC------------------------------------------------------------------------------------------ 2

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG---------------------------------------------------------4
1.1 Mô tả hệ thống------------------------------------------------------------------------------ 4
1.1.1

Nhiệm vụ cơ bản---------------------------------------------------------------------4

1.1.2

Cơ cấu tổ chức-----------------------------------------------------------------------4

1.1.3

Quy trình xử lý và quy tắc quản lý-------------------------------------------------4

1.1.4

Mẫu biểu------------------------------------------------------------------------------ 6

1.2 Mơ hình hóa hệ thống-------------------------------------------------------------------- 11
1.2.1

Mơ hình tiến trình nghiệp vụ------------------------------------------------------11

1.2.2

Biểu đồ hoạt động------------------------------------------------------------------ 13

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG-----------------------------------------------------19
2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ---------------------------------------------------------19
2.1.1

Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ-----------------------------------------------19

2.1.2

Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ-------------------------------------------------24

2.1.3

Đặc tả tiến trình nghiệp vụ--------------------------------------------------------29

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ-------------------------------------------------------------38
2.2.1

Mơ hình dữ liệu ban đầu-----------------------------------------------------------38

2.2.2

Chuẩn hóa dữ liệu------------------------------------------------------------------ 42

2.2.3

Đặc tả dữ liệu----------------------------------------------------------------------- 52

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG--------------------------------------------------------57
3.1 Thiết kế tổng thể--------------------------------------------------------------------------57
3.1.1

Xác định tiến trình hệ thống-------------------------------------------------------57

3.1.2

Xác định kho dữ liệu hệ thống----------------------------------------------------60

3.1.3

DFD hệ thống----------------------------------------------------------------------- 62

3.2 Thiết kế kiểm sốt------------------------------------------------------------------------- 63
3.2.1

Xác định nhóm người dùng--------------------------------------------------------63

3.2.2

Phân định quyền hạn nhóm người dùng-----------------------------------------63


3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu--------------------------------------------------------------------- 66
3.3.1

Đánh giá nhu cầu bảo mật--------------------------------------------------------66

3.3.2

Đánh giá nhu cầu cải thiện tính hiệu quả---------------------------------------67

3.3.3

Mơ hình dữ liệu hệ thống----------------------------------------------------------68

3.3.4

Đặc tả bảng dữ liệu----------------------------------------------------------------69

3.4 Thiết kế giao diện người –máy----------------------------------------------------------74
3.4.1

Thiết kế hệ thống đơn chọn--------------------------------------------------------74

3.4.2

Thiết kế form nhập liệu cho danh mục-------------------------------------------75

3.4.3

Thiết kế form xử lý nghiệp vụ-----------------------------------------------------80

3.4.4

Thiết kế báo cáo--------------------------------------------------------------------87

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN-------------------------------------------------91
TÀI LIỆU THAM KHẢO---------------------------------------------------------------------- 91


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1 Mô tả hệ thống
1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản
 Đăng ký lịch học cho học viên

 Giáo viên thực hiện giảng dạy cho học viên theo lịch học.
 Trung tâm tổ chức thi và trả kết quả cho học viên
 Phòng đào tạo in, trả bằng, chứng chỉ ngoại ngữ (tin học) cho học viên
1.1.2 Cơ cấu tổ chức

STT
1

2

Tên bộ phận
Bộ phận quản lý đào tạo

Bộ phận quản lý học
viên






Chức năng
Xây dựng chương trình đào tạo
Lập thời khóa biểu cho học viên
Phân cơng giáo viên giảng dạy
Thực hiện việc tổ chức thi và trả kết quả,

trả bằng (chứng chỉ)
 Nhập hồ sơ học viên vào hệ thống
 Cập nhật danh sách học viên, danh sách

các lớp môn học
 Thực hiện việc ghép lớp, chuyển lớp, tách

3

Bộ phận quản lý điểm

lớp
 Cập nhật điểm khi kết thúc khóa.
 Cập nhật điểm thành phần khi có đợt
kiểm tra.
 Thống kê kết quả học tập tồn khóa
 Thống kê danh sách học viên học lại, thi
lại, dựa trên quy định trung tâm

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
STT
1
2

Mã quy trình
QT01
QT02

Tên quy trình
Cập nhật hồ sơ học viên khóa mới
Tổ chức giảng dạy

Mẫu biểu sử dụng
MB01

MB02, MB03

3

QT03

Tổ chức thi cuối khóa

MB04
4


4

QT04

Thống kê học viên không đạt

MB05, MB06

5

QT05

Trả bằng, chứng chỉ

MB07, MB08

 QT01: Cập nhật hồ sơ học viên khóa mới
o Khi trung tâm tuyển sinh khóa mới, bộ phận quản lý đào tạo của trung tâm

(1) cập nhật hồ sơ học viên mới, lưu thông tin về học viên vào hệ thống.
o Sau khi đã có đầy đủ thơng tin của từng học viên, bộ phận quản lý đào tạo
dựa vào trình độ học viên đăng lý tiến hành (2) phân lớp, (3) in danh sách
học viên của từng lớp (MB01)
o Sau khi đã phân lớp cho từng học viên, phòng đào tạo sẽ (4) lên kế hoạch
đào tạo cho tồn khóa
 QT02: Tổ chức giảng dạy
o Bộ phận quản lý đào tạo (5) phân công giáo viên giảng dạy , (6) sắp xếp
lịch học cho mỗi lớp, (7) đưa ra danh sách lớp (MB02)
o Trong quá trình học giáo viên tổ chức (8) kiểm tra theo từng đợt, kết quả
(9) ghi vào phiếu điểm(MB03), kí và xác nhận gửi cho bộ phận quản lý
điểm.
o Bộ phận quản lý điểm sẽ (10) cập nhật điểm cho học viên trong toàn khóa
học. Điểm này sẽ là điểm q trình (điểm lần 1) của học viên
 QT03: Tổ chức thi cuối khóa
o Trung tâm tổ chức (11) thi kết thúc khóa cho học viên, sau khi có điểm thi,
giáo viên (12) tổng hợp điểm
o Giáo viên (13) gửi kết quả thi cuối khóa(MB04) cho bộ phận quản lý
điểm tiến hành cập nhật
 QT04: Thống kê học viên khơng đạt
o Khi hồn thành khóa học, bộ phận quản lý điểm sẽ so sánh điểm TB học
viên với mức điểm quy định để (14) đánh giá học viên.
o Những học viên có điểm TB dưới 5.0 sẽ phải thi lại, bộ phận quản lý điểm
(15) lập danh sách học viên thi lại(MB05) gửi cho phịng đào tạo
o Nếu học viên vẫn có điểm dưới 5 sẽ phải học lại với các lớp khóa sau.
o Bộ phận quản lý điểm (16) tổng hợp danh sách học viên học lại(MB06)
gửi cho phòng đào tạo để chuẩn bị kế hoạch cho học lại với khóa kế tiếp
 QT05: Trả bằng, chứng chỉ
5

o Bộ phận quản lý điểm sẽ tổng hợp điểm thành phần của từng học viên, cập
nhật (17) tính điểm trung bình và lưu vào hệ thống, (18) in kết quả học tập
cuối khóa (MB8) gửi cho bộ phận quản lý đào tạo
o Bộ phận quản lý đào tạo thực hiện (19) in bảng điểm cá nhân(MB7), (20)
trả bằng, chứng chỉ cho học viên, và kết thúc khóa học.
1.1.4 Mẫu biểu
STT

Mã mẫu biểu

Tên mẫu biểu

Mã Quy trình

1

MB01

Danh sách học viên

QT01

2

MB02

Danh sách lớp học

QT02

3

MB03

Phiếu điểm

QT02

4

MB04

Kết quả thi cuối khóa

QT03

5

MB05

Danh sách học viên thi lại

QT04

6

MB06

Danh sách học viên học lại

QT04

7

MB07

Bảng điểm cá nhân

QT05

8

MB08

Kết quả học tập cuối khóa

QT05



Mẫu biểu 01: Danh sách học viên (MB01)

6




Mẫu biểu 02: Danh sách lớp học (MB02)

7




Mẫu Biểu 03: Phiếu điểm (MB03)

 Mẫu Biểu 04: Kết quả thi cuối khóa (MB04)

8


 Mẫu biểu 05: Danh sách thi lại (MB05)

 Mẫu Biểu 06: Danh sách học lại (MB06)

9




Mẫu Biểu 07: Bảng điểm cá nhân (MB07)



Mẫu biểu 8: Kết quả học tập cuối khóa

10

1.2 Mơ hình hóa hệ thống
1.2.1 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
a) Các ký hiệu sử dụng

Ký hiệu

Chức năng
Mô tả bộ phận của hệ thống, tên của chức năng ghi
bên trong

Mô tả hướng của luồng dữ liệu, tên luồng dữ liệu
ghi trên mũi tên

Mơ tả tác nhân bên ngồi của hệ thống, tên tác nhân

b) Vẽ mơ hình

11


12


1.2.2 Biểu đồ hoạt động
a) Ký hiệu sử dụng
Ký hiệu

Chức năng
Mô tả đường bơi, ô trên là tên của bộ phận hoặc
tác nhân, ô dưới mô tả các hoạt động bộ phận

đó.

Dùng hình trịn trắng có mũi tên chỉ từ hình trịn
xuống dưới để mơ tả điểm bắt đầu

Dùng hình trịn có chấm đen ở giữa cùng mũi
tên chỉ từ trên xuống hình trịn để mơ tả điểm kết
thúc
Mơ tả Công việc nghiệp vụ

Mô tả Điều kiện lựa chọn

Mô tả Kho dữ liệu

Mô tả mẫu biểu

Mô tả luồng công việc

Mô tả luồng dữ liệu

13


b) Vẽ biểu đồ hoạt động

QT01: Cập nhật hồ sơ học viên khóa mới

14

QT02: Tổ chức giảng dạy

15


QT03: Tổ chức thi cuối khóa

16


QT04: Thống kê học viên không đạt

QT05: Trả bằng, chứng chỉ
17


18


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1 Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết
1. Tìm chức năng có thể có của hệ thống
Từ quy trình xử lý, xác định được các chức năng sau có thể xuất hiện trong hệ thống:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)

(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
(17)
(18)
(19)
(20)

cập nhật hồ sơ
phân lớp
in danh sách học viên từng lớp
lên kế hoạch đào tạo
phân công giáo viên
sắp xếp lịch học
đưa ra danh sách lớp
kiểm tra theo từng đợt
ghi vào phiếu điểm
cập nhật điểm
thi kết thúc khóa
tổng hợp điểm
gửi kết quả thi cuối khóa
đánh giá học viên

lập danh sách học viên thi lại
tổng hợp danh sách học viên học lại
tính điểm trung bình
in kết quả học tập
in bảng điểm cá nhân
trả bằng

2. Loại bỏ những chức năng trùng lặp
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)

cập nhật hồ sơ
phân lớp
in danh sách học viên từng lớp
lên kế hoạch đào tạo
phân công giáo viên
sắp xếp lịch học
đưa ra danh sách lớp
kiểm tra theo từng đợt
ghi vào phiếu điểm
19

(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
(17)

cập nhật điểm
thi kết thúc khóa
gửi kết quả thi cuối khóa
đánh giá học viên
lập danh sách học viên thi lại
tổng hợp danh sách học viên học lại
tính điểm trung bình
in bảng điểm cá nhân
(18) trả bằng
3. Tìm và gom nhóm chức năng đơn giản lại

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

(11)
(12)
(13)
(14)

cập nhật hồ sơ
phân lớp
in danh sách học viên từng lớp
lên kế hoạch đào tạo
phân công giáo viên
đưa ra danh sách lớp
kiểm tra học viên
cập nhật điểm
thi kết thúc khóa
đánh giá học viên
lập danh sách học viên thi lại, học lại
tính điểm trung bình
in bảng điểm cá nhân
trả bằng

4. Loại bỏ chức năng khơng có ý nghĩa với hệ thống
(1) cập nhật hồ sơ
(2) phân lớp
(3) in danh sách học viên từng lớp
(4) lên kế hoạch đào tạo
(5) phân công giáo viên
(6) đưa ra danh sách lớp
(7) cập nhật điểm
(8) thi kết thúc khóa
(9) lập danh sách học viên thi lại, học lại

(10) in bảng điểm cá nhân
(11) trả bằng
5. Chuẩn hóa lại tên các chức năng
(1) Cập nhật hồ sơ
20


(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)

Phân lớp
Lập danh sách học viên theo lớp
Lập kế hoạch đào tạo
Phân công giáo viên
Lập danh sách lớp
Cập nhật điểm
Thi kết thúc khóa
Lập danh sách học viên khơng đạt
In bảng điểm cá nhân
Trao trả bằng(chứng chỉ)

6. Bảng tổng hợp chức năng

STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Mã chức năng
TT01
TT02
TT03
TT04
TT05
TT06
TT07
TT08
TT09
TT10
TT11

Tên chức năng
Cập nhật hồ sơ
Phân lớp
Lập danh sách học viên theo lớp

Lập kế hoạch đào tạo
Phân công giáo viên
Lập danh sách lớp
Cập nhật điểm
Thi kết thúc khóa
Lập danh sách học viên không đạt
In bảng điểm cá nhân
Trao trả bằng(chứng chỉ)

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng
STT
1
2
3
4
5
6
7
8

Chức năng mức 2
Mã CN
Tên chức năng
TT04
Lập kế hoạch đào tạo
TT05
phân công giáo viên
TT06
Lập danh sách lớp
TT10

In bảng điểm cá nhân
Trao trả bằng(chứng
TT11
chỉ)
TT01
Cập nhật hồ sơ
TT02
Phân lớp
TT03
Lập danh sách học viên
theo lớp

Chức năng mức 1

Chức năng
mức 0

Quản lý đào tạo

Quản lý học viên

Quản lý điểm
trung tâm
ngoại ngữ- tin
học

21


9

10

TT07
TT08

11

TT09

Cập nhật điểm
Thi kết thúc khóa
Lập danh sách học viên
khơng đạt

Quản lý điểm

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
1.Ký hiệu sử dụng
a) Chức năng





Là công việc tổ chức cần làm
Được phân thành nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết
Tên gọi: động từ + bổ ngữ
Biểu diễn: Hình chữ nhật

b) Quan hệ phân cấp

 Mỗi chức năng phân rã thành nhiều chức năng con
 Ta nói chức năng con quan hệ phân cấp với chức năng cha.

2. Vẽ sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

22


2.1.2 Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ
2.1.2.1 Ký hiệu sử dụng
Tiến trình: là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động của thông tin
được biểu diễn bằng hình ơvan, bên trong có tên của chức năng đó

23


Luồng dữ liệu: luồng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, được biểu diễn bằng mũi
tên trên đó có ghi thông tin di chuyển

Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ, tên kho chỉ dữ liệu trong kho, biểu diễn
bằng cặp đường thẳng song song chứa tên của thơng tin cần cất giữ

Tác nhân bên ngồi: là 1 người hoặc 1 nhóm người nằm ngồi hệ thơng nhưng có trao
đổi trực tiếp với hệ thống

Tác nhân bên trong:

1 số quy tắc:

24

2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh

2.1.2.3 DFD mức đỉnh

25