Phân tích thiết kế hệ thống: Quản lý điều hành Công ty du lịch - Quản lý tiền lương

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng

Lời giới thiệu
Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin nh vũ bão hiện nay, việc
ứng dụng các thành tựu của tin học trong đời sống trở nên vô cùng cần thiết, với
những u việt mà coong nghệ thông tin đem lại cho con ngời đã làm thay đổi cả một
cách làm việc mới một cách làm viêc hiệu quả đem lại nhiều ích lợi nh tính chính
xác, nhanh chóng thuận tiện. Cùng với đó là một t duy mới về công việc của con ng-
ời.

Đối với Việt Nam cũng vậy, Việc ứng dụng và phát triển công nghiệ tin học trong
đời sống đòi hỏi vô cùng cấp bách đối với nền kinh tế của nớc ta hiện nay. Với
những chính sách của Đảng và nhà nớc, cùng với nhu cầu đòi hỏi của xã hội , việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống cũng nh công việc đợc đa lên hàng đầu
trong sự nghiệp phát triển của nớc nhà.

Đặc biệt đối với bài toán quản lý việc tin học hoá đã trở thành nhu cầu vô cùng cần
thiết tại các doanh nghiệp hiện nay. Việc nhà quản lý nắm bắt đợc thông tin kịp thời
nhanh chóng chính xác là một nhu cầu vô cùng cần thiết khi quản lý doanh nghiệp
của mình. Trong khi đó với những công việc bàn giấy thủ công, công việc đó vô cùng
khó khăn và mất rất nhiều thời gian, mà hiệu quả công việc không cao so. Nhng nếu
tin học hoá trong công tác quản lý, thì mọi việc vô cùng đơn giản và thuận tiện. Giảm
rất nhièu chi phí, nâng cao hiệu xuất công việc, tốn ít thời gian và đặc biệt là vô cùng
chính xác.

1
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
Với hệ thống quản lý điều hành của một công ty du lịch chúng ta còn có thể áp
dụng quản lý với rất nhiều công việc khác nhau nh quản lý điều hành nhân viên, quản

lý điều hành các toul du lịch hay quản lý điều hành trả lơng cho cán bộ công nhân
viên vv Tuy nhiên do diều kiện khuôn khổ của bài tập phân tích thiết kế hệ thống
này em chỉ nêu và giải quyết với bài toán trả lơng cho công nhân viên tại một công ty
du lịch. Với điều kiện thực tế dựa trên việc trả lơng cho công nhân viên tại công ty du
lịch và thơng mại Thủ Đô. Hơn nữa do điều kiện thực tế viêc chi trả lơng còn có liên
quan tới rất nhiều nghiệp vụ khác nhau nên trên phạm vi bài này chỉ có phân tích và
thiết kế những công việc chủ yếu của nghiệp vụ trả lơng

Mặc dù đã cố gắng nhng do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài còn nhiều
thiếu xót rất mong thầy giáo và các bạn sinh viên cho ý kiến và giúp đỡ để em có thể
hoàn thành đề tài tốt hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tới các bạn cùng lớp,
anh Sơn phòng kế toán công ty du lịch và thơng mại Thủ Đô đã đọng viên và giúp đỡ
trong quá trình làm đè tài này. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn chân thành tới
thầy giáo PTS Đào Thanh Tĩnh đã trực tiếp giảng dạy và hớng dẫn em làm tốt đè tài
này

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội ngày 30-4-2005
Sinh viên
Nguyễn Tiến Đức



2
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
Chơng I : khảo sát hệ thống
A. Thực trạng

Công ty du lịch và thơng mại Thủ Đô là một công ty nhà nớc chuyên kinh doanh
các loại hình du lịch tại việt Nam với nhiệm vụ thực hiện kinh doanh tổ chức các toul
du lịch tai Việt Nam. Đây là một công ty nổi tiếng trong trong nớc làm nhiệm vụ
cung ứng về các toul du lịch.

Công việc cấp phát lơng tởng nh nó là một công việc rất tất yếu đối với mọi công
ty. Nhng để quản lý nó vận hành hoạt động một cách trôi chảy, vừa tiết kiệm về thời
gian, vừa đem lại hiệu quả cao thì không chỉ trong thời buổi hiện tại mà trong tơng lai
việc tin học hoá bài toán Quản Lý Cấp Phát Lơng sẽ làm cho các công việc trở lên dễ
dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp lại có tính mềm dẻo nhng vẫn có tính bảo mật
cao đối với nhiều đối tợng sử dụng khác nhau.

Quản Lý Cấp Phát Lơng là một công việc đòi hỏi có độ chính xác cao. Hơn nữa
đây còn là một bài toán khá mới đối với các công ty của Việt Nam , bởi việc áp dụng
tin học hoá còn hạn chế mặt khác quy mô Quản Lý Cấp Phát Lơng của các công ty t-
ơng đối nhỏ. Tuy nhiên với chiến lợc tin học hoá hiện đại hoá các phơng pháp Quản
Lý Cấp Phát Lơng thì cần phải có một hệ thống theo dõi và quản lý một cách khoa
học phù hợp với những chiến lợc đã đề ra trong định hớng phát triển của công ty
mình
3
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
Qua việc khảo sát thực tế công việc Quản Lý Cấp Phát Lơng tại Công ty du lịch
và thơng mại Thủ Đô, em đã có đợc những điểm cơ bản cùng với cơ cấu quản lý của
hệ thống. Nội dung của thực trạng công việc khảo sát nh sau:

Trớc tiên công ty du lịch và thơng mại thủ đô là một công ty nhà nớc nên mọi
hoạt đông của công ty về việc chi trả lơng cho cán bộ công nhân đều theo quy định
của nhà nớc về việc chi trả lơng. Việc Quản Lý Cấp Phát Lơng của công ty trên, hoàn
toàn đang phải quản lý các công việc một cách thủ công: từ công việc nhập công cán,

xử lý tính toán, duyệt công, cho đến việc xây dựng, tạo lập bảng thanh toán... dù nhờ
vào một số mẫu biểu nh: bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, việc giám định công
cán, chế độ của các phòng ban cho đến việc tính toán bảng xác nhận Bảng thanh toán
của giám đốc đến việc cấp phát lơng. Duy chỉ có sự hỗ chợ công việc tính toán bảng
công nhờ phần mềm EXEL. Thực chất ra hoàn toàn cha có một hệ thống quản lý và
cấp phát lơng nào tại cơ quan đợc lập trình xây dựng hệ thống bằng bất kỳ ngôn ngữ
lập trình tin học nào.

Từ đó cá nhân em nghĩ: Với thực trạng của công việc trên hoàn toàn không tránh
khỏi sự thất thoát về thông tin, sự giám định sẽ dẫn đến sai sót, mất nhiều thời gian
khi cấp phát chi trả lơng cho công nhân viên công ty. Lợi ích của việc tin học hoá vào
Quản Lý Cấp Phát Lơng sẽ giảm đợc thời gian và công sức cho nhân viên phòng kế
toán hàng tháng phải làm bản lơng cho nhân viên. hơn nữa việc đó sẽ giúp cho nhà
quản lý nhan chóng nắm bắt đợc tình hình lơng của nhân viên đồng thời tạo cho cán
bộ công nhân viên thêm tin tởng về mặt tiền lơng do tránh đợc sai sót do trớc đay làm
thủ công.
B. yêu Cầu Của Hệ Thống Mới:
4
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
Chính vì vậy đòi hỏi khi xây dựng một hệ thống tin học hoá việc cấp phát lơng là
phải chính xác tránh thất thoát thông tin, đem lại sự linh hoạt cho hệ thống, tiết kiệm
về thời gian và tránh sai sót trong việc cấp phát chi trả lơng.
Hơn thế nữa việc xây dựng hệ thống mới bằng cách tin học hoá phải có sự mềm
dẻo, dễ thích nghi với công việc chuyển đổi từ thủ công lên tin học hoá cho ngời sử
dụng, để sao cho khi mọi tình huống bất ngờ xảy ra chính bản thân ngời sử dụng có
thể tự tìm kiếm sửa đổi và cập nhật thông tin mới một cách dễ dàng và chính
xác.Cùng với đó các nhà quản lý luôn luôn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng hay
diều chỉnh mức lơng sao cho phù hợp với thực tế của công ty.

5
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
Chơng II: phân tích hệ thống
A. Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ :
1, Liệt kê các chức năng :
Sau khi khảo sát đã dẫn tới việc hình thành các chức năng sau:
a. Chức năng tiếp nhận thông tin:
- Bảng chấm công của các bộ phận.
- Chế độ lơng.
- Các chế độ khác.
- Lu trữ.
b. Xử lý sơ bộ:
- Giám định của các phòng ban.
- Tính toán duyệt công:
+Đối chiếu theo họ tên.
+Đối chiếu theo chế độ lơng.
+Đối chiếu các loại công.
+Đối chiếu theo chế độ khác
-Lập bảng thanh toán sơ bộ.
- Kiểm tra và điều chỉnh
c. Xử lý và xác nhận:
- Xử lý đặc biệt:
+Xử lý theo tên.
+Đối chiếu sửa chữa.
6
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
- Xác nhận bảng thanh toán.
+Xác nhận của kế toán trởng.

+Xác nhận của giám đốc.
- Xử lý bảng thanh toán lơng:
+Phòng tài vụ tiếp nhận bảng thanh toán.
+Thủ quỹ chi lơng (Tiền Mặt).
d. Chi trả lơng( cấp phát lơng):

Khối gián tiếp:
+Chuẩn bị toul du lịch .
+Điều hành toul du lịch Nhân viên
+Gián tiếp khác.
-Khối trực tiếp:
+Trực tiếp điều hành.
+Phục vụ du lịch Nhân viên
+Trực tiếp hớng dẫn du lịch
2, Sơ đồ chức năng nghiệp vụ:
7
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
8
Quản Lý Và Cấp Phát Lương
Quản Lý Và Cấp Phát Lương
Các Chế độ
Khác
Các Chế độ
Khác

Chế
Độ Lương

Chế
Độ Lương

Tiếp Nhận Thông Tin
Tiếp Nhận Thông Tin
Xử Lý Sơ Bộ
Xử Lý Sơ Bộ
Giám Định
Của Các
Phòng Ban
Giám Định
Của Các
Phòng Ban
Tính Toán
Duyệt Công
Tính Toán
Duyệt Công
Lâp Bảng
Thanh Toán
Sơ Bộ
Lâp Bảng
Thanh Toán
Sơ Bộ
Kiểm Tra &
Điều Chỉnh
Kiểm Tra &
Điều Chỉnh
Xử Lý Đặc
Biệt
Xử Lý Đặc

Biệt
Xác Nhận
Bảng Thanh
Toán
Xác Nhận
Bảng Thanh
Toán
Xử Lý Bảng
Thanh Toán
Lương
Xử Lý Bảng
Thanh Toán
Lương
Bộ Phận
Gián Tiếp
Bộ Phận
Gián Tiếp
Bộ Phận
Trực Tiếp
Bộ Phận
Trực Tiếp
Xử Lý & Xác Nhận
Xử Lý & Xác Nhận
Chi Trả (Cấp Phát) Lương
Chi Trả (Cấp Phát) Lương
Xử Lý
Theo Tên
Xử Lý
Theo Tên
Bộ Phận

Trực Tiếp
Bộ Phận
Trực Tiếp
Bộ Phận
Gián Tiếp
Bộ Phận
Gián Tiếp
Đối Chiếu
Xử Lý
Đối Chiếu
Xử Lý
Giám Đốc
Xác Nhận
Giám Đốc
Xác Nhận
KTT Xác
Nhận
KTT Xác
Nhận
P.Tàivụ
Tiếp Nhận
P.Tàivụ
Tiếp Nhận
T.Qũi Chi
Lươn
(Tiền)
T.Qũi Chi
Lươn
(Tiền)
Đối Chiếu

Công
Đối Chiếu
Công
Đối Chiếu
Trế Độ
Đối Chiếu
Trế Độ
Đối
ChiếuTr.Đ
ộ Lương
Đối
ChiếuTr.Đ
ộ Lương
Đối Chiếu
Theo Tên
Đối Chiếu
Theo Tên
Lưu Trữ
Lưu Trữ
Bảng Chấm
Công
Bảng Chấm
Công
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
B. Phân tích chức năng:
1. Phân tích các chức năng
*Đối với chức năng tiếp nhận thông tin:
-Từ thực tế quản lý lơng của toàn công ty lại dựa hoàn toàn vào việc thu thập các
bảng chấm công từ các bộ phận ( gián tiếp, trực tiếp ), các chế độ lơng và các chế độ

khác nh: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, làm thêm giờ, tạm ứng, các khoản cộng trừ
khác... Do vậy các chức năng trên phải mang tính tất yếu trong việc thu thập thông tin
tạo nền móng cho các quá trình sau.
*Chức năng sử lý sơ bộ:
9
Bộ Phận Gián
Tiếp
Bộ Phận Trực
Tiếp
Chuẩn
Bị
Toul
Du
lịch
Điều
Hành
Toul
Du
lịch
Gián
Tiếp
Nhân
viên
Chi Trả (Cấp Phát)
Lơng
Nhân
viên
Nhân
viên
Trực

Tiếp
Hớng
dẫn
du
Phục
Vụ
Du
Lịch
Nhân
viên
Nhân
viên
Trực
Tiếp
Điều
Hành
Nhân
viên
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
- Bao gồm sự giám định của các phòng ban nh: kế hoạch, diều hành, kế hoạch, tài
vụ... nhằm khẳng định cho các sự kiện, các dữ liệu trong bảng chấm công là chính
xác. Tiếp đó sau khi giám định xong phải Tính Toán Duyệt Công, nhờ vào sự đối
chiếu họ tên của các nhân viên trong từng bộ phận từ đó đối chiếu tiếp với chế độ l-
ơng nh: cấp bậc lơng, hệ số lơng, các chế độ khác nh: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y
tế... các loại công nh: công theo tháng, công theo sản phẩm, công theo thời gian. Với
tất cả việc tính toán và gíam định các bảng công của từng bộ phận lập nên bảng thanh
toán sơ bộ.
Sau đó phải kiểm tra xem việc thiết lập đã đúng, đã trùng lặp cha và có cần sửa đổi
không.

*Chức năng xử lý và xác nhận:
- Cần phải có một khâu xử lý đặc biệt với tất cả các bảng thanh toán nhờ vào việc
xử lý đối chiếu theo từng họ tên gồm: đầy đủ các dữ liệu đã có trong từng bộ phận và
tiếp tục đối chiếu, sửa chữa lại lần nữa trớc khi xác nhận chính thức bảng Thanh Toán
Lơng.
- Việc xác nhận chính thức bảng thanh toán lơng phải đợc xác nhận bởi Giám đốc,
sau đó đến Kế toán trởng từ đó kế toán trởng sẽ chuyển giao cho thủ quĩ tiếp nhận
bảng Thanh Toán Lơng và chuẩn bị ngân quĩ (Tiền Mặt) chi trả lơng.
*Chức năng chi trả ( Cấp phát lơng ):
-Là một trong những chức năng quản lý cũng khá phức tạp việc chi trả từ thủ quĩ đến
các bộ phận Gián tiếp và Trực tiếp. ở bộ phận Gián tiếp thì chi trả phân bổ tiếp về các
khâu Chuẩn bị toul du lịch , Điều hành toul , Gián tiếp và cuối cùng là đến tay các
Nhân viên. Cũng nh vậy ở bộ phận Trực tiếp sẽ chi trả về các khâu Trực tiếp điều
hành, Phục vụ du lịch và Trực tiếp hớng dẫn du lịch rồi cuối cùng cũng là các Nhân
viên
2.Sơ đồ dòng dữ liệu:
2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mức đỉnh:
10
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
Bảng Chấm Công
Lu Trữ
Dữ
Liệu
Kho Dữ Liệu

Đối chiếu Dữ liệu Dữ
liệu
Giám định
tính toan duyệt công

Tạo lập


Chuyển Bảng Thanh Toán
giao Kiểm tra
Bảng Chấm
Công
Ký nhận

Bảng Thanh Toán
Thủ quĩ tiếp nhận
11
Tiếp Nhận
Thông Tin
Tiếp Nhận
Thông Tin
Các Phòng
Ban
Xử Lý Sơ Bộ
Xử Lý Sơ Bộ
Xử Lý Và

Xác Nhận
Xử Lý Và

Xác Nhận
Chi Trả (Cấp
Phát) Lương
Chi Trả (Cấp
Phát) Lương

Phòng Tài Vụ
Các Bộ Phận
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch
Quản lý tiền lơng
chi lơng
Tiền


2.2 Sơ Đồ: Dòng Dữ Liệu _ Mức Dới Đỉnh
1, Chức Năng Tiếp Nhận Thông Tin
Danh sách các nhân viên các Đvị Danh sách các nhân viên các Đ.vị


Bảng Công Bảng
Công
Dữ Liệu Kho dữ liệu



12
Bộ phận trực tiếpBộ phận gián tiếp
Tiếp Nhân
Thông Tin
Tiếp Nhân
Thông Tin
Các Phòng Ban